Omsorgsförvaltningen Administration Tel 0480-45 00 00 vx│asa.strandlund@kalmar.se
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare Datum Ärendebeteckning
Åsa Strandlund 2021-02-16 ON 2020/0160
52743
Omsorgsnämnden
Avtalsuppföljning - Ståthållaren och Liljan
Förslag till beslut
Med grund i genomförd avtalsuppföljning beslutar omsorgsnämnden att Nor- landia uppfyller de krav som ställs i avtalet för verksamheterna Ståthållaren och Liljan.
Bakgrund
Uppföljning har genomförts av omsorgsförvaltningen och upphandlingsenhet- en, Kalmar kommun, avseende avtal och krav i förfrågningsunderlag med Nor- landias verksamheter Ståthållaren och Liljan.
Sammanfattning och bedömning
Vid årets uppföljning låg fokus på verksamheternas kvalitetsarbete samt HSL- frågor. Av de områden som behandlades var det två områden som bedömdes inte fullt ut uppfylla kraven på kvalitetsarbetet. Det handlar om Synpunkter och klagomål samt introduktion av ny personal. Efter att uppföljningen ge- nomförts har Norlandia inkommit med en handlingsplan med anledning av det som framkommit.
Med hänvisning till resultatet av genomförd uppföljning tillsammans med verk- samhetens redovisade åtgärder görs bedömningen att företaget uppfyller kra- ven i gällande avtal. Resultatet av verksamhetens handlingsplan kommer följas upp vid nästkommande uppföljning.
Åsa Strandlund Mattias Ask
Kvalitets- och miljöstrateg Förvaltningschef
Bilagor
- Avtalsuppföljning Ståthållaren och Liljan, Norlandia 2020-12-19
- Komplettering från Norlandia beträffande avtalsuppföljning 2020-12-19 gäl- lande Liljan och Ståthållarens vård- och omsorgsboende
Omsorgsförvaltningen Address Tel 0480-45 00 00 vx │
Handläggare Datum
Åsa Strandlund 20 2021-01-07
0480-45 27 43
Avtalsuppföljning Ståthållaren och Liljan, Norlandia 20-12-09
Uppföljningen delades upp i tre sittningar: undersköterskor och teamledare, sjuksköterskor samt regionchef och verksamhetschef. och teamchefer, sjukskö- terskor samt ledning. Vid avtalsuppföljning lades fokus på avtalets kvalitetsfrå- gor. Under rådande omständigheter med Covid – 19 genomfördes avtalsupp- följningen helt via länk. Inför mötet hade omsorgsförvaltningen tagit del av efterfrågade rutiner och dokument inom aktuella områden.
Sammanfattning
Resultatet av uppföljningen visar på att verksamheten har ett kvalitetstänk som genomsyrar arbetet och att kvalitetsfrågan är väl känd bland personalen. Verk- samheten arbetar med risk- och sårbarhetsanalyser vilket har blivit än mer ak- tuellt med tanke på rådande Corona-läge då också kvalitetstänket har uppmärk- sammats än mer. Av vad som framkom under samtalen med personalen finns det ett utvecklingsbehov avseende arbetet med synpunkter och klagomål. Om- sorgsförvaltningen ser därför att ledningen behöver arbeta extra med att göra arbetet med synpunkter och klagomål väl känd hos personalen och visa på kopplingen mellan rutiner för synpunkter och klagomål och verksamhetens kvalitets- och utvecklingsarbete. Det finns också en osäkerhet vad det gäller rutin för introduktion vilket ledningen behöver titta vidare kring.
Av de rutiner som omsorgsförvaltningen har tagit del av inför avtalsuppfölj- ningen görs bedömningen att de uppfyller kraven som ställs i SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systema- tiskt kvalitetsarbete.
Dokumentation av genomförd insats
I verksamheterna arbetar man med kontaktmannaskap där kontaktpersonen ansvarar för genomförandeplan, kontakt med anhöriga samt att ta fram PPP.
PPP används som underlag för det dagliga arbetet. Genomförandeplanen upp- dateras minst var sjätte månad. Personalen hänvisar till den rutin som finns avseende dokumentation och genomförandeplaner.
Synpunkter och klagomål
Personalen uppger att det finns blanketter för synpunkter och klagomål men att det inte finns några särskilda rutiner för arbetet med detta. De känner heller inte till hur hanteringen av inkomna blanketter sker. Enligt personalen tar de
2 (3)
mesta synpunkter emot muntligt. Under pandemin har det inkommit mycket synpunkter från anhöriga. Inga klagomål via blankett har tagits emot. Ledning- en uppger att synpunkter och klagomål hanteras utifrån aktuell rutin och att de lyfts på APT.
Avvikelsehantering – rapporteringsskyldighet – Lex Sarah – Lex Maria Det finns rutiner av vad personalen uppger som de flesta avvikelser. Arbetet med avvikelserapportering upplevs som enkel och avvikelser rapporteras in kontinuerligt. Återkoppling av avvikelserna sker på APT och måndagsmöten.
Sjuksköterskorna uppger att avvikelserapporteringar sker flera gånger i veckan.
Förra året var det mycket läkemedelsavvikelser på Ståthållaren men dessa har minskat efter att flera åtgärder sattes in. De säger också att det tidigare var många avvikelser som missades på Liljan men att personalen där blivit mycket bättre på att skriva avvikelser. Arbetsmiljöavvikelser registreras i TQM.
Personalen uppger att det har gjorts en Lex Sarah-anmälan under året. Man pratar inte så mycket om Lex Sarah i verksamheterna utöver då det har skett en Lex Sarah-incident. Lex Maria- anmälan har inte gjorts under de senaste tio åren men personalen vet hur rutinen ser ut. I samtal med ledningen uppges att information om Lex Sarah och Lex Maria ges återkommande årligen och att det ligger på verksamhetschefen att ansvara för detta.
Tillräcklig bemanning
Upplevelsen är att det är bra med sjuksköterskor på plats måndag till fredag.
Läget för helgen ses över på fredagen. Joursjuksköterskan kan alltid nås och denna möjlighet används ofta.
Introduktion av ny personal
Med anledning av Covid 19 har introduktionen av nyanställd personal påver- kats något. Nyanställda går alltid bredvid en ordinarie morgon och kväll och får introduktion på det sättet. Uppföljning av nyanställda görs av teamledaren.
Personalen kan tycka att det är lite omständligt med rutinen för introduktion.
När det gäller sjuksköterskorna finns det en tveksamhet om det finns en fast- ställd rutin. Ofta har introduktionen skett allt eftersom.
Kompetensförsörjning – kunskapsbaserad verksamhet
Under året har kompetensutvecklingen hållits i lite mindre omfattning på grund av pandemin. Sjuksköterskorna kände inte till om det fanns en kompe- tensutvecklingsplan för deras del men ledningen uppgav att det finns en fram- tagen plan även för dem trots att fokus under året har hamnat på utbildningar relaterade till pandemin. Även medarbetarsamtal har legat lite på is med anled- ning av detta. Utbildningar har handlat om basala hygienrutiner och Corona.
Verksamheten har en Corona info-pärm som hela tiden uppdateras och där personalen måste signera att de läst informationen.
Mat och måltider
Det finns en rutin för nattfasta och mätningar genomförs i enlighet med den.
Uppföljning görs i senior alert två gånger per år.
3 (3)
Tillgänglighet
Kontakt med anhöriga görs i dagsläget till mestadels via mailutskick. Utskick görs kontinuerligt med aktuell information. Kontakt mellan anhöriga och bo- ende sköts digitalt. Många har telefoner själva som de använder. Verksamheten har också köpt in ipads för omsorgstagare att använda i kontakt med anhöriga.
Verksamheten har inte stött på några tillfällen då behov av tolk har varit aktu- ellt och frågan har därför inte varit uppe i personalgruppen.
Covid 19
Det har kommit mycket nya rutiner kring Corona. Detta dokumenteras och all Personal tar del av rutinerna på ett bra sätt. Det har fungerat bra med
skyddsutrustningen, det har funnits mycket skyddsutrustning att tillgå även att det har funnits mycket oro hos personalen om vad som är rätt och fel skydd.
Basala hygienrutiner följs och det genomförs regelbundet utbildningar från Norlandia.
Det har inte varit några stora problem med bemanning under Corona. Det finns en plan för plötslig personalbrist men verksamheten är så pass liten så någon större oro kring detta finns inte.
Extern samverkan
Samarbetet med kommunen fungerar bra generellt. Personal brukar ha bra kontakt med sjuksköterskorna. Även samarbetet med regionen fungerar okej. Det finns en bra kontakt med läkare vilken besöker verksamheterna en gång i veckan. Det finns ett problem med att upprätta SIP på grund av vad man upplever som motsättningar från primärvården.
Rutiner
I samband med uppföljningen tog omsorgsförvaltningen del av nedanstående rutiner:
• Avvikelser, synpunkter och klagomål – Ta emot och utreda
• Synpunkter och klagomål
• Lex Sarah – central rutin
• Kränkande särbehandling och trakasserier – central rutin
• Privata medel – central rutin
• Introduktion omvårdnadspersonal
• Ny boende flyttar in SoL – central rutin Kompetens
Huvuddelen av verksamhetens anställda har en sjuksköterske- eller underskö- terskeutbildning. På Liljan finns det fem vårdbiträden tillsvidareanställda. Efter kontakt med verksamhetschef framkommer att två av dessa ska gå äldre- omsorgslyftet, en har valt att själv kombinera sin natt-tjänst med studier. En av dem det berör är långtidssjukskriven och har därför inte någon aktuell kompe- tensutvecklingsplan och den sista personen det handlar om har en upprättad individuell kompetensutvecklingsplan där kompletterande studier till underskö- terska finns med.
Åsa Strandlund
Kvalitets- och miljöstrateg, Omsorgsförvaltningen Kalmar kommun
Till: 2021-01-29 Kalmar Kommuns
Omsorgsförvaltningen Åsa Strandlund
Kvalitets- och miljöstrateg
Komplettering avtalsuppföljning 2020-12-09 Norlandia Liljan och Ståthållarens vård och omsorgsboende
Kalmar kommun genomförde ett teamsmöte med omvårdnadspersonal, sjuksköterskor,
verksamhetschef och regionchef den 9 december 2020 för en uppföljning av utvalda delar i avtalet. Efter mötet önskar Omsorgsförvaltningen en komplettering på hur ledningen avser att arbeta med rutinen synpunkter och klagomål så att den är väl känd hos personalen och visa på kopplingen mellan rutiner för synpunkter och klagomål och verksamhetens kvalitets- och utvecklingsarbete. Omsorgsförvaltningen önskar även få en komplettering vad det gäller rutinen för introduktion.
Synpunkter och klagomål
Verksamhetschef har mejlat ut till alla medarbetare på Liljan och Ståthållaren om att ta del av rutinen
”synpunkter och klagomål” i veckobrev den 30 december 2020 där det finns läskvittens. I mejlet hänvisas även till rutinen i TQM (Norlandias kvalitets- och miljöledningssystem) samt med vilket ID nummer. Alla medarbetare har tillgång till TQM.
I veckobrevet den 8 januari mejlar verksamhetschef ut hur vi arbetar med rutiner och varför rutiner finns. Även detta har genomförts under tidigare år via APT.
Genomgång på veckomöten av rutinen synpunkter och klagomål har gjorts.
Inplanerad genomgång och repetition av rutinen kommer att ske på APT under Q 1 2021.
Introduktion av personal
Verksamheterna har lokal rutin för introduktion samt en checklista för omsorgspersonal. På checklistan står det tydligt vilken person som den nyanställde ska vända sig till. Omsorgspersonal som är nyanställda får information både skriftligt och muntligt samt ”bredvidgång” i verksamheten. Hur många arbetspass
”bredvidgång” varierar för hur stor erfarenhet och kompetens den nya medarbetaren besitter samt vilken befattning som den nyanställde har. Verksamhetschef har sett över introduktions materialet och checklistan. Introduktionsmaterialet kommer presenteras på APT under februari 2021 för
medarbetarna.
Norlandia har även introduktionsprogram för legitimerad personal (sjuksköterskor).
Med vänliga hälsningar För Norlandia
Madeleine Sjödahl, verksamhetschef Liljan & Ståthållaren
