Uppföljning av externa utförare 2018
Kultur- och fritidsnämnden
1 Nämndens uppföljningsansvar
Beskrivning
Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för allmän kulturverksamhet,
biblioteksverksamhet, kulturskola, idrottsverksamhet, fritidsverksamhet för ungdomar 16 - 20 år, turism, lotteriverksamhet samt bidrag till ungdoms- och kulturföreningar samt handikapporganisationer.
Följande verksamhet drivs av privata utförare på kultur- och fritidsnämndens uppdrag:
- Sollentuna sim- och sporthall. Utförare: Medley AB - Edsvik konsthall. Utförare: Edsviken Konsthall AB - Väsjöbacken. Utförare: Hajstar Fritid AB
Avtalet för konsthallen är för närvarande under omförhandling eller översyn. Det nya avtalet är planerat att träda i kraft 2020.
1.1 Former för uppföljning
Beskrivning
Uppföljning av verksamheterna sker genom regelbunden och riktad uppföljning inklusive avtalsuppföljning. Detta sker dels genom skriftliga rapporter från verksamheterna och dels genom uppföljningsmöten med verksamheterna. Dessa uppföljningsmöten sker i olika intervaller för de olika verksamheterna. Mötena dokumenteras och diarieförs.
Brukaruppföljningen sker i anslutning till den regelbundna uppföljningen. Utförarna har i uppdrag att genomföra brukarundersökningar årligen som rapporteras tillsammans med den skriftliga rapporteringen. Kultur- och fritidsnämnden följer även upp brukarna genom de brukarundersökningar/medborgarundersökningar som utförs för hela kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden då de verksamheter som drivs av externa utförare utgör en viktig del av kommunens kultur- och fritidsutbud.
Ekonomisk uppföljning sker vid uppföljningsmötena samt genom årsrapporter från verksamheterna.
1.2 Verksamhetsrapporter
Beskrivning
Verksamheterna ska rapportera in uppgifter relaterade till verksamheterna årligen, se tidplan nedan.
Verksamhetsrapporten ska under året innehålla:
- Nulägesanalys och avvikelserapportering av betydelse för verksamheten - Årsrapport
- Nyckeltal
Kultur- och fritidsnämnden begär följande nyckeltal från de externa utförarna:
- Antal besökare i verksamheten, redovisas årsvis
- Svar på utförda brukarundersökningar eller inkomna synpunkter på verksamheten
Dessutom bevakar kultur- och fritidskontoret de synpunkter som kommer kommunen till del genom kommunens ordinarie synpunktshantering och tar upp inkomna
synpunkter på verksamheterna vid de regelbundna uppföljningsmötena.
Information från uppföljningsmötena och rapporterna delges nämnden och allmänheten vid kultur- och fritidsnämndens löpande rapportering där de externa utförarna
inkluderas i rapporteringen. Återkoppling till utförarna sker kontinuerligt vid uppföljningsmöten.
2. Uppföljning av verksamheterna 2018 med nyckeltal
2.1 Sollentuna sim- och sporthall.
Utförare: Medley AB
Nulägesanalys och avvikelserapportering av betydelse för verksamheten Saknas – komplettering kommer
2.2 Edsvik konsthall.
Utförare: Edsviken Konsthall AB
Värt att notera är att konsthallens avtal med kommunen snart löper ut och ett nytt avtal för konsthallen ska tecknas under 2019. Inför detta förbereds för ett
upphandlingsförfarande med hjälp av en extern konsult.
Verksamhetens nulägesanalys och avvikelserapportering
Året 2018 markerade ett tuffare år för konsthallen. Sidoverksamhet i form av folkhögskolekurser som tidigare kunnat finansiera delar av konsthallsverksamheten avslutades vilket gjorde ett kraftigt avtryck på resultatsidan. Trots ett fortsatt högt besökstryck på konsthallen tappade vi något i betalande besökare i förhållande till föregående år. Sommarens värmebölja innebar ett stort ekonomiskt bortfall både i entréavgifter likväl som provisionsintäkter för såld konst.
Äldre negativa resultat och ickelikvida aktieägartillskott gör att konsthallen fortfarande dras med ett likviditetsunderskott, trots positiva resultat både 2017 och 2018. Detta har medfört att konsthallen under hösten 2018 ansågs sig nödgad att under året planera för att lägga ner konsthallsverksamhet i lokalerna på konsthall Väst. Denna verksamhet har tidigare drivits utan ytterligare medfinansiering av Sollentuna kommun. Nedläggningen var ett led i konsthallens ambition att tydligare fokusera på kommunal- och
landstingsfinansierad kärnverksamhet på konsthall Öst.
Utställningsmässigt var 2018 ett betydligt mer utvecklande år då vi försökte nya infallsvinklar för att balansera de ekonomiska förutsättningarna för att bedriva
konsthallsverksamhet. Bland annat provade vi förutsättningarna för en rent kommersiell utställning i samarbete med Gudrun Sjödén.
Även detta år var satte vi Sollentuna kommun på konst- och kulturkartan, med fina inslag om våra uppskattade utställningar i både kulturtidskrifter och dagspress. De särskilda satsningar som gjordes under året riktade sig mot barn och unga från olika kulturella och sociala sammanhang.
Besökare och fria kurser
Antalet besökare under 2018 återgick till drygt 7 6001 betalande individer eller personer med vernissagekort. En liten osäkerhet finns i siffrorna då tyvärr bristfällig statistik på personer med vernissagekort per utställning har förts och saknas helt för april, en av våra starkaste månader, och för en mindre utställning i augusti. En rimlig uppskattning är att besöksantalet exklusive gratisentré av t.ex. konstkurselever uppgår till ca 8 000 personer. Detta är en markant sänkning från föregående år. Liksom föregående år kan vi se att satsningar på barn och unga har varit framgångsrik och vi kan se att
besökarantalet för denna målgrupp kvarstår på den nivå vi kunde se föregående verksamhetsår.
Utställningsverksamheten
Under 2018 visade vi 24 planerade utställningar inom ramen för det kommunala uppdraget. En blygsam ökning från föregående års 23 utställningar inklusive vår populära Art Fair och vår jurybedömda Höstsalong. Ökningen bestod detta år av en mindre julsalong under ett fåtal veckor för att avsluta utställningsverksamheten på konsthall Väst. Under året hade vi, liksom tidigare år, utställningar av både nationella som internationella konstnärer. En utställning som sticker ut något från årets
utställningsprogram genomfördes efter långvarigt samarbete med en NGO i Japan var den gemensamma utställningen Art Brut där funktionsnedsatta konstnärer visade upp en fantastisk konstskatt. På konsthall Väst visades den stora utställningen med Erland Cullberg som med särskilt stöd från Sollentuna kommun kunde visa upp ett magnifikt tvärsnitt av den store Cullbergs samlade verk.
Verksamheten drevs till betydande del med medel från Sollentuna kommun och bidraget gick huvudsakligen till transporter, marknadsföring, lokalunderhåll i samband med utställningsverksamheten, grafisk formgivning, vissa administrativa kostnader, föreläsningar och barnaktiviteter. Utställningsdelen av konsthallens planerade verksamhet var under 2018 öppen under ca 270 dagar.
Samarbete med Sollentunas skolor
Årets samarbete med Sollentuna kommuns estet- och medielärare kulminerade i den uppskattade utställningen Rötter på konsthall Öst I och II där olika konstnärliga uttryck användes för att undersöka identitet, traditioner och tillhörighet.
Nyckeltal
- Antal besökare i verksamheten, redovisas årsvis Totalt antal
besökare 2016
Totalt antal besökare 2017
Totalt antal besökare 2018
6752 9029 Ca 8000*
* Viss besöksstatistik saknas.
Svar på utförda brukarundersökningar eller inkomna synpunkter på verksamheten:
Inga utförda brukarundersökningar under året eller inkomna synpunkter på verksamheten har inkommit.
2. 3 Väsjöbacken.
Utförare: Hajstar Fritid AB Saknas – komplettering kommer
3.3 Kultur- och fritidskontorets synpunkter
Kultur- och fritidskontoret har besvarat den kommungemensamma enkäten om uppföljning av externa utförare som skickades ut under vintern 2018. Det finns ett behov av bättre struktur för denna återrapportering. Under 2019 blir det särskilt
angeläget att titta på detta då ytterligare två verksamheter med externa utförare har lagts till kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. Den kommande upphandlingen av konsthallen gör också att det finns utrymme för tydligare krav på uppföljning och inriktning i samband med att nytt avtal tecknas.
