Verksamhetsberättelse 2018
Kultur- och fritidsnämnden
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 4
1.1 Nämndens uppdrag ... 4
1.2 Nämndens grunduppdrag och målgrupp ... 4
1.3 Nämndens vision ... 4
2 Året som gått ... 5
3 Ekonomi ... 8
3.1 Sammanfattning ... 8
3.2 Driftredovisning Kultur- och fritidsnämnden ... 8
3.3 Kommentar till utfall, budget och föregående prognos ... 8
3.4 Kommentar till prognossäkerhet ... 9
3.5 Kommentar till budgetföljsamhet ... 9
3.6 Kommentarer till utfall per verksamhetsnivå på bruttonivå ... 9
3.7 Uppföljning av årets förändringar ... 10
3.8 Investeringsredovisning ... 10
3.9 Återsökning av statsbidrag ... 11
4 Styrdokument ... 12
4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 12
4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 12
4.3 Näringslivsstrategi ... 13
4.4 Personalpolicy ... 13
5 Mål ... 14
5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 14
5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 16
5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 17
6 Uppdrag ... 18
6.1 Löpande uppdrag: Uppdrag att återrapportera arbetet avseende Sollentuna Ungdomsråd... 18
7 Riskhantering - internkontroll ... 20
7.1 Avtalshantering - uppföljning av ingångna avtal sker inte i tid och på rätt sätt ... 20
7.2 Risk att medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter ... 20
7.3 Risk att nyanställda inte får tillräcklig introduktion under sin första tid ... 21
7.4 Microplast från konstgräsplaner (granulat) förorenar dagvatten på grund av felaktig skötsel och underhåll ... 21
7.5 Inköp gjorda hos icke upphandlad leverantör eller inköp utanför ramavtal ... 21
7.6 Föreningsbidrag - Handläggningsprocessen följer ej regelverk ... 22
7.7 Felaktig användning av konto/moms/attest och anteckning vid kontering av fakturor ... 23
7.8 Måluppfyllelse generellt ... 23
7.9 Uppdrag från nämnd återrapporteras inte i tid ... 23
7.10 Risk att arkivering och gallring inte sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan ... 23
8 Kvalitet ... 25
9 Barnbokslut - verksamheten ur ett barnperspektiv ... 26
9.1 Barnets rätt att inte diskrimineras ... 26
9.2 Barnets bästa i främsta rummet ... 26
9.3 Barnets rätt till liv och utveckling ... 27
9.4 Barnets rätt att få uttrycka sina åsikter ... 28
Bilagor
Bilaga 1: Kvalitetsrapport (Kultur- och fritidsnamnden) Bilaga 2: Bilaga 1.1Kvalitetsindikatorer - bilaga Bilaga 3: Bilaga 1.2 Utfall vs budget 2018
Bilaga 4: Kvalitetsrapport Biblioteken i Sollentuna 2018-0064 KFN-1 Bilaga 5: Kvalitetsrapport Idrott Sollentuna 2018-0069 KFN-1
Bilaga 6: Kvalitetsrapport Sollentuna kulturskola 2018-0067 KFN-1 Bilaga 7: Kvalitetsrapport Ungdomsverksamheten 2018-0041 KFN-1 Bilaga 8: Verksamhet i extern regi
Bilaga 9: Uppfoljning av externa utforare 2018 - komple
1 Inledning
1.1 Nämndens uppdrag
BeskrivningKultur- och fritidsnämnden ansvarar för allmän kulturverksamhet, biblioteksverksamhet, kulturskola, idrottsverksamhet, fritidsverksamhet för ungdomar 16 - 20 år, turism,
lotteriverksamhet. I uppdraget ingår även att fördela bidrag till ungdoms- och kulturföreningar samt till föreningar med verksamhet för personer med funktionsvariationer.
1.2 Nämndens grunduppdrag och målgrupp
BeskrivningKultur- och fritidsnämndens uppdrag är inte lagstadgat, med undantag av
biblioteksverksamheten som regleras i Bibliotekslagen (2013:801) samt handläggning av lotteritillstånd enligt Lotterilagen (1994:1000). Verksamheterna ska bedrivas i enlighet med övriga lagar och regler som styr offentlig verksamhet samt arbetsmiljölagstiftning i Sverige.
Verksamheten ska bedrivas utifrån Kommunallagen (1991:900) och då i synnerhet
lokaliserings- och likställighetsprinciperna. Dessutom ska verksamheten bedrivas i enlighet med exempelvis Förvaltningslagen (1986:223), Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), Diskrimineringslagen (2008:567) och Dataskyddsförordningen (EU 2016/679), m.fl.
Verksamheten som bedrivs ska vara av allmänt intresse för kommunens invånare och sträva efter att behandla alla kommunens invånare lika i de fall det inte finns skäl för något annat.
Detta innebär att kultur- och fritidsnämndens generella målgrupp består av alla invånare i Sollentuna kommun. Kommunallagen innehåller även förbud mot att stödja enskilda företag samt förbud mot att ta ut högre avgifter än de som motsvarar kommunens egna kostnader förutom i de fall det görs i syfte att tillgodose ett allmänt samhälleligt intresse. Vad gäller olika former av föreningsstöd, ges möjligheten till kommunala bidrag, bistånd och stöd till bland annat ungdomsorganisationer i Lag (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Kommunen har i hög utsträckning mandat att styra över om sådana stöd och bidrag ges samt hur de i sådana fall utformas.
1.3 Nämndens vision
BeskrivningKultur- och fritidsnämndens vision lyder: I Sollentuna är det lätt att ha en aktiv fritid.
Denna vision är en konkretisering av Sollentuna kommuns övergripande vision om Sveriges mest attraktiva kommun utifrån nämndens verksamhetsområde. Inom kultur- och
fritidsnämndens verksamheter kultur, idrott och fritid för barn och unga innebär det att verksamheterna ska arbeta för att uppfylla invånarnas behov av fritid och rekreation. Kultur- och fritidsnämndens utbud ska vara tillgängligt, både vad gäller verksamhet och anläggningar.
De kommunala bidragen ska göra det enkelt för den som vill engagera sig eller delta i föreningslivet.
2 Året som gått
Nämndens måluppfyllelse
Nämnden beslutade om fyra mål för nämndens verksamhet 2018. Två av dessa mål är treåriga och två av målen har varit ettåriga. Nämndens måluppfyllnad bedöms som god. Av de beslutade målen är tre mål uppfyllda utifrån årets förväntade resultat. Detta gäller de två ettåriga målen samt ett av de treåriga målen. Ett mål bedöms som delvis uppfyllt. Anledningarna till detta är flera men delvis beror det på att KFK har prioriterat om vissa arbetsuppgifter som uppkommit under året vilket lett till att vissa planerade aktiviteter fått stå tillbaka. För att hantera detta under den återstående tidplanen för målet har det omformulerats inför verksamhetsplanen 2019 och brutits ned i tre mer specifika utvecklingsmål för verksamheterna.
Viktigaste händelserna och resultaten
Medborgarundersökningar och resultat av dessa
Under 2018 genomfördes två större medborgarundersökningar som berör kultur- och fritidsnämndens område. Dels SCBs medborgarundersökning och dels kultur- och fritidsnämndens kultur- och fritidsvaneundersökning. Båda undersökningarna visar att Sollentunas invånare över lag är nöjda med kultur- och fritidsverksamheterna och utbudet i kommunen. Det finns dock vissa utvecklingsområden. Dessa är bland annat kopplade till verksamhet för ungdomar samt tillgången till idrottsanläggningar. Det finns även en indikation i undersökningarna på att invånarna efterfrågar en mer samlad plats för kultur i kommunen.
Samtidigt är det uppenbart att kommunens vuxna invånare till stor del får sitt behov av tillgång till kulturella upplevelser tillgodosett genom närheten till Stockholm. I arbetet med
verksamhetsplanering 2019 har detta vägts in i omformuleringarna av ovan nämnda nämndmål.
Strukturkartläggning
Under 2018 har kultur- och fritidskontorets verksamheter börjat arbeta fram strukturkartor över kommunen som visar varifrån de kommuninvånare som besöker en verksamhet kommer.
Kartorna baseras på anonymiserade utdrag ur register från verksamheterna. Den enda sökbara metadata som bevarats är postnumret vilket gör att kartorna visar antal personer i registret fördelat på postnummer. Samtidigt har kartenheten på miljö- och byggnadskontoret på kultur- och fritidskontorets uppdrag tagit fram kartor över socioekonomisk bakgrund samt
utbildningsnivå baserat på SCBs befolkningsstatistik.
Revisionsrapport om föreningsbidrag
PWC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna gjort en undersökning av kommunens hantering av föreningsbidrag. Denna pekade på ett antal förbättringsområden för kommunens hantering av dessa bidrag i allmänhet och kultur- och fritidsnämndens i synnerhet. Under 2018 har arbetet med att se över rutiner och ta fram förslag på åtgärder påbörjats. Bland annat har en utredning om möjligheterna att skapa en samlad hantering av kommunens föreningsstöd genom etablerandet av en föreningsbyrå inletts i samarbete med övriga berörda kontor. Detta arbete kommer att fortgå under 2019.
Lovaktiviteter 2018
Genom Socialstyrelsen fick Sollentuna kommun 1,5 miljoner i statligt bidrag för lovaktiviteter.
Dessa medel har under 2018 använts av kultur- och fritidsnämndens verksamheter i samarbete med föreningslivet för att skapa lovaktiviteter på samtliga skollov. Aktiviteterna som innefattar hela nämndens verksamhetsområde har under året besökts av ca 8000 av kommunens barn från förskoleålder upp till högstadium. Dessutom har ungdomar över 16 år kunnat erbjudas
sommarjobb inom ramen för lovverksamheten.
Mer för fler
Biblioteken och kulturskolan har under 2018 deltagit i SKLs projekt Mer för fler i syfte att lära sig metoder för att nå barn och unga som inte deltar i dessa kulturverksamheter. I samband med projektet har verksamheterna exempelvis tagit fram strukturkartor som visar från vilka
postnummerområden i kommunen som verksamheternas besökare i första hand kommer. Dessa kartor kommer hjälpa verksamheterna att särskilt fokusera på de områden där representationen bland elever och låntagare är låg. Dessutom kommer kartorna ligga till underlag för kontorets arbete med uppföljning av kultur- och fritidsvaneundersökningen och analys av resultaten utifrån exempelvis geografiska och socio-ekonomiska faktorer.
Arena Edsberg
Biblioteksfilialen i Arena Edsberg har under året arbetat med att ändra inriktning mot en mer uttalad familjeinriktning. Hela filialen har anpassats för att passa barn och föräldrar.
Populationen i Edsberg förändras och då Väsjön byggs är biblioteket övertygade om att den nya inriktningen kommer att vara positiv för området.
HBT-certifiering av ungdomsverksamheterna
Under 2018 har ungdomsverksamheterna Arena Satelliten och fritidsgården Northside genomfört HBT-certifieringar. Dessutom har biblioteken förnyat sin certifiering.
School's out Winter Edition
School´s Out, som är Stockholms näst största ungdomsfestival, arrangerades i juni för åttonde gången av Arena Satelliten och för andra året i rad utanför Arena Satelliten vid busstorget i Tureberg istället för i Edsbergsparken. Under december arrangerades även ett School's Out Winter Edition på Arena Satelliten. Det var ett ungdomsproducerat event med ca 720 besökare.
Satsningar på breddidrott
Kultur- och fritidskontorets idrottskonsulenter erbjuder via föreningslivet möjligheter för ungdomar att delta i aktiviteter för personer som inte hittat till det traditionella föreningslivet.
Exempelvis bedrivs öppen verksamhet i fotbollshallen på fredagkvällar där ca 50-70 stycken ungdomar i åldern 16-25 år har besökt verksamheten varje fredag. Aktiviteter som dessa och det riktade stödet till föreningar som vill möjliggöra för personer med funktionsnedsättning att delta i föreningsverksamhet bidrog till att Sollentuna kommun steg en placering på rankningen över Sveriges idrottskommuner. Särskilt omnämndes Sollentuna kommun i kategorin Årets
Breddidrottskommun där Sollentuna för första gången blev nominerade i denna kategori.
Kulturskolans ekonomiska utmaningar
Löneförhöjningar samt fler timanställda och vikarier än planerat under 2018 genererade en högre kostnad än budget. Intäkterna blev även lägre än budgeterat samtidigt som verksamheten haft samma kostnader. Underskottet har i år kunnat täckas genom omfördelning av medel från biblioteksverksamheten till kulturskolan. Verksamheten behöver ses över men inför 2019 har nämnden gjort en omfördelning inom egen budgetram och kulturskolan har tillförts tillfälliga extramedel för att täcka personal- och driftkostnader. Detta är en förutsättning för att satsning och utveckling av skolan ska kunna genomföras i linje med inriktningen i den politiska plattformen för Sollentuna kommun 2019 - 2022.
Utredning om Edsviksområdet
Kommunen genomför för närvarande en omfattande översyn av den kommunala verksamheten på Edsviksområdet. Översynen handlar både om den kommunala förvaltningen av parken och lokalerna men även om vilket utbud som finns tillgängligt för allmänheten när denna besöker området. Det är en omfattande process där kultur- och fritidsnämnden är en av flera inblandade aktörer. Då Edsvik konsthall drivs på uppdrag av kultur- och fritidsnämnden och avtalsperioden för nuvarande avtal löpt ut måste verksamheten åter upphandlas. Som ett led i detta arbete genomför kultur- och fritidskontoret med hjälp av en extern konsult en utredning kopplat till dels konsthallens roll i området men också till vilka andra typer av verksamheter som skulle kunna tillföra mervärde till besökarna i parken och till de verksamheter som finns där idag.
Prestationscentrum för mångkamp
I december stod det klart att Svenska friidrottsförbundet beslutat att lägga det nationella prestationscentret för mångkamp i Sollentuna. Sollentuna tilldelades centrumet i konkurrens med flera andra större kommuner, det slutliga valet stod exempelvis mellan Sollentuna och
Uppsala.
Bagarby Camp
Som ett samarbete mellan Idrott Sollentuna, föreningslivet och fritidsgården Northside anordnades Bagarby Camp i Tureberg där fritidsgården flyttade ut sin verksamhet under en vecka i juni och ungdomarna fick prova på en rad olika aktiviteter.
Den nya dataskyddslagen och GDPR
Den 25 maj 2018 trädde EUs nya Dataskyddsförordning (GDPR, The General Data Protection Regulation), i kraft. Syftet med det nya regelverket är att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Samma regler gäller inom hela EU. I Sverige konkretiseras GDPR genom den nya Dataskyddslagen som trädde ikraft samma datum. För kultur- och fritidskontoret innebar införandet av den nya lagstiftningen ett intensivt arbete att kartlägga och informera om GDPR i verksamheterna under vintern och våren 2018. Detta var tidskrävande för kontoret och innebar att prioriteringar av arbetsuppgifter behövde göras, dock gick införandet av nya regler och rutiner utan större problem.
Fritidsgårdsenheten
I samband med budget för 2019 beslutades att alla kommunens fritidsgårdar skulle föras över från barn- och ungdomsnämnden till kultur- och fritidsnämnden från och med 1 januari 2019.
Detta är ett led i den översyn av tjänstemanna- och nämndsorganisationen som kommunen genomfört. Under hösten 2018 arbetade kultur- och fritidskontoret tillsammans med barn- och utbildningskontoret för att förbereda för denna organisationsförändring som trädde i kraft som planerat den 1 januari 2019. Alla kommunens fritidsgårdar är nu samlade inom en
fritidsgårdsenhet på den nya avdelningen ”Idrott och fritid”.
3 Ekonomi
3.1 Sammanfattning
3.2 Driftredovisning Kultur- och fritidsnämnden
Utfall
2017
Utfall 2018
Budget
2018 Utfall % Avvikelse Prognos nov KULTUR- OCH
FRITIDSNÄMND
Intäkter -31 092 -31 185 -30 546 102 639 -30 303
Kostnader 174 399 176 315 175 690 100 -625 175 447
Netto (tkr) 143 308 145 130 145 144 100 14 145 144
PER VERKSAMHETSNIVÅ Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 587 612 645 95 33 645
Netto (tkr) 587 612 645 95 33 645
Kultur- och fritidskontor
Intäkter -803 -1 336 -1 721 78 -385 -1 315
Kostnader 7 763 8 285 9 270 89 985 8 608
Netto (tkr) 6 959 6 949 7 549 92 600 7 293
Idrotts- och friluftsverksamhet
Intäkter -16 610 -17 178 -17 705 97 -527 -17 705
Kostnader 85 814 84 789 85 655 99 866 84 704
Netto (tkr) 69 203 67 611 67 950 100 339 66 999
Kultur-, bibliotek- och ungd.verksamhet
Intäkter -13 678 -12 671 -11 120 114 1 551 -11 283
Kostnader 80 112 82 752 80 120 103 -2 632 81 490
Netto (tkr) 66 434 70 081 69 000 102 -1 081 70 207
Prel. kostnader-interna 0 0 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 124 -124 0 0 124 0
3.3 Kommentar till utfall, budget och föregående prognos
Kultur- och fritidsnämnden redovisar ett utfall med ett överskott om 0,01 miljoner kronor mot budget och stämmer väldigt väl överens med budget och prognos.
Kultur- och Fritidskontorets intäkter avser beviljade och utbetalda bidrag från Socialstyrelsen avseende lovaktiviteter men dessa blev lägre än budgeterat och prognostiserat då nämnden inte lyckades förbruka alla medel för övriga lov och en del föreningar inte hann fakturera för jullovsaktiviteter under 2018. Detta resulterade även i lägre kostnader då intäkter och kostnader ska täcka varandra för att inte ha någon påverkan på nämndens utfall.
Idrotts- och friluftsverksamhetens nettoutfall blev något lägre än budget men högre än prognostiserat beroende på att intäkter blev något lägre än budgeterat då nämnden inte fakturerat alla interna kostnader för 2018 och därmed även höll nere kostnaderna för att balansera upp utfallet.
Kultur-, bibliotek- och ungdomsverksamhet gör ett nettounderskott med 1 miljon kronor mot budget men utfallet blev något lägre än prognos. Totala intäkter är högre än budgeterat främst på grund av lönebidrag från Arbetsförmedlingen för fritidsgård och bibliotek. Kostnaderna blev 1,4 miljoner kronor högre än budgeterat och detta avser främst Kulturskolan som gör ett negativt underskott dels på grund av högre lönekostnader och dels på grund av att intäkterna inte blev lika höga som budgeterat.
3.4 Kommentar till prognossäkerhet
Kultur- och fritidsnämnden redovisar ett utfall med en differens om 0,01 miljoner kronor mot prognos vilket ger 0% i avvikelse.
Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Prognossäkerhet (%) -0,4 % 0,2 % 0 %
3.5 Kommentar till budgetföljsamhet
Inför budget 2018 arbetades budgetmodellen för Kultur- och fritidsnämnden om då den tidigare var lite snedvriden mot verksamheterna och har stämt väl överens med utfallet mellan nämndens huvudinriktningar, idrott och kultur. Utfall mot budget för nämnden blev 0,01 miljoner kronor vilket är 0% i avvikelse.
Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Budgetföljsamhet (%) 0,5 % 0,2 % 0 %
3.6 Kommentarer till utfall per verksamhetsnivå på bruttonivå
Stabens omslutning har ökats med ca 0,85 miljoner kronor då bidrag har sökts och beviljats från Socialstyrelsen.
Medlen ska gå till sommarlovsaktiviteter med 0,68 miljoner kronor samt övriga lovaktiviteter med 0,85 miljoner kronor. Lovaktiviteter ska vara kostnadsfria för barn och unga i åldrarna 6 - 15 år och ska ge barn och unga stimulans och personlig utveckling, stimulera både flickors och pojkars deltagande, främja integration och skapa nya kontaktytor mellan barn med olika sociala bakgrunder. Utifrån detta kommer kultur- och fritidskontoret genomföra lovprogram
tillsammans med föreningslivet och fritidsgårdar.
Dessa bidrag kommer inte att påverka nettoutfallet och kostnader kommer att täckas med bidragsmedel vartefter de uppstår.
Nämndens förbrukade medel uppgår till 95 % av budget. Arvoden består av 53 % av nämndens budget och den största händelsen under året är stipendieutdelning som äger rum i december varje år.
Kultur- och fritidskontor uppgår till 92 % i förbrukade medel mot budget. Intäkterna avser bidragspengar för lovaktiviteter som även bokas om till olika verksamheter vartefter kostnader uppstått och därav skillnad i utfall av intäkter mellan budget och prognos. Av 1,5 miljoner i statligt bidrag för lovaktiviteter har vi använt drygt 1,06 miljoner. Bidraget för övriga lov beviljades under kvartal 1 2018 vilket gjorde att sportlovet inte hann organiseras. Till jullovet blev det inte så hög uppslutning från föreningar med aktiviteter som tänkt.
Idrotts- och friluftsverksamhetens utfall uppgår till 100 % av tilldelad budgetram. Intäkterna är lite lägre än budgeterat då all efterskottsfakturering för hallhyra avseende HT - 2018 ej är gjord ännu. Sista dag för fakturering internt låg tidigare än terminsavslut och då kommuner ej bokar upp interna skulder eller intäkter mellan nämnder över årsskifte blir det eftersläp med vissa intäkter. Kostnaderna blev lägre än budgeterat då bland annat nya Edsbergshallen blev färdigställd i december så kostnaderna har inte haft helårseffekt. Personal har inte heller varit fulltalig på grund av vakans och sjukskrivning vilket genererat lägre personalkostnad än budget.
Kultur-, bibliotek- och ungd.verksamhet
Edsvik och allmänkulturen har nyttjat 99 % av tilldelad budget trots att Edsvik Konsthall nyttjat 109 % av budget. Då verksamheten går med förlust har nämnden behövt tillskjuta extra bidrag under året för att täcka upp för löner och kringkostnader för utställningar. Detta har varit möjligt då utrymme har funnits på grund av att verksamhetschef för Edsvik slutade i september och en längre sjukskrivning inom allmänkulturen resulterat i lägre personalkostnader och skapat ett utrymme mot budget. Inför 2019 har konsthallen sagt upp västra flygeln, som hyrts direkt av TFN och utöver detta gör de en översyn av sin verksamhet för att få en ekonomi i balans.
Biblioteken uppgår till ett utfall med 95 % mot budget. Intäkterna blev 63 % högre än budgeterat och detta är dels på grund av att verksamheten börjat använda internservice för lokaluthyrning, vilket genererat större uthyrningsfrekvens men främst för att biblioteken erhållit lönebidrag från Arbetsförmedlingen. Kostnaderna blev också lägre än budget främst på grund av lägre personalkostnader då man haft vakanser men också för andra sökta och beviljade bidrag som gjort att verksamheten inte behövt använda lika mycket av sin driftbudget.
Kulturskolan uppnår till 109 % mot budgetram. Löneförhöjning samt timanställda och vikarier genererade en högre kostnad än budget. Intäkterna blev lägre än budgeterat samtidigt som verksamheten haft samma kostnadsmassa ändå. Detta underskott har kunnat täckas genom omfördelning av medel i år från biblioteksverksamheten. Verksamheten behöver ses över men inför 2019 har nämnden gjort en omfördelning inom egen budgetram och kulturskolan har tillförts tillfälliga extramedel för att täcka personal- och driftkostnader så att satsning och utveckling av skolan ska stämma väl överens med den politiska plattformen.
Ungd.verksamhet uppgår till 97 % i använda medel mot budget. Inom denna
verksamhetsgrupp ingår Arena Satelliten, Northside fritidsgård, daglig LSS-verksamhet och fältverksamhet. Arena Satelliten har använt 103 % av sin budgetram. Fältverksamheten har inte varit fulltalig vilket genererade en lägre personalkostnad än budgeterat och det resulterade i ett utfall med 69 % mot budget. Fritidsgård Northside har använt 90 % av budgetramen tack vare att verksamheten erhållit mer i lönebidrag från Arbetsförmedlingen än budgeterat men också på grund av att det statliga lovbidraget använts för aktiviteter som annars hade behövt tas ifrån ordinarie driftmedel om det ens varit möjligt. LSS-verksamheten gick med underskott på grund av högre lönekostnader men förlusten har kunnat täckas via de andra verksamheterna med överskott. Inför 2019 har verksamheten planerat om personalen.
3.7 Uppföljning av årets förändringar
Nivåpåverkande förändringar
Budget
2018 (tkr) Utfall Avvikelse Kommentar
Sporthall Edsberg hyra -1 300 -413 -887 Färdigställd först i december 2018
Sporthall Tegelhagen
hyra 0 0 0
Fritidsfältare -1 300 -1 622 322
Tillskjutna medel avser två personal men bemanningen har varit tre stycken under en period. Målet är fyra stycken.
Simhallen 2 000 -2 000 0
3.8 Investeringsredovisning
Av årets planerade investeringar har vissa blivit försenade eller uppskjutna vilket resulterat i att nämnden inte behövt använda årets investeringsram.
Investeringar Årsbudget Utfall Avvikelse
125 1 700 125 1 575
3.9 Återsökning av statsbidrag
Myndighet Medel helår 2018 Medel - utfall
Socialstyrelsen
(sommarlovspengar) 675 912 675 912
Socialstyrelsen (övriga
lovpengar) 845 314 845 314
Kulturrådet 585 000 585 000
Arbetsförmedlingen 894 610 894 610
4 Styrdokument
Styrdokument:
4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin
En meningsfull fritid är viktigt ur ett socialt hållbarhetsperspektiv och det är också främst inom det området kultur- och fritidsverksamheternas främjande arbete kan ge en effekt på samhället i stort.
Lovverksamheterna, som kultur- och fritidskontoret (KFK) sökt och fått medel för från Socialstyrelsen, kan i viss utsträckning ha en trygghetsskapande effekt. Lovverksamheten erbjuder meningsfulla aktiviteter vilket i sin tur kan ha en främjande funktion. Aktiviteterna kan motverka att unga i ett område har något att göra istället för att bara "hänga runt". Över lag var det en lugn sommar i
Sollentuna 2018. Unga i åldrarna 6-15 år erbjöds 24 aktiviteter och fyra barnteaterföreställningar samt en sommaröppen fritidsgård. 15 föreningar var med och arrangerade aktiviteter samt privata aktörer och andra kommunala verksamheter. Totalt hade aktiviteterna ca 4 700 deltagare. Det kan jämföras med förra årets ca 3 200 deltagare under sommarlovsaktiviteterna. Dessutom hade KFK:s egna verksamheter aktiviteter; fritidsgården Northside med allaktivitetsarrangemanget Bagarby Camp samt sportlägret Summer Camp. Ungdomar över 16 år har även erbjudits att sommarjobba med flera av lovaktiviteterna. Förutom sommarlovsaktiviteterna har aktiviteter genomförts på sportlov, påsklov, höstlov och jullov. Totalt har lovaktiviteterna arrangerade av kultur- och fritidskontoret i samarbete med föreningslivet haft ca 8 000 deltagare under 2018.
KFK deltar även i kommunövergripande grupper med trygghet i fokus till exempel BRÅ (det lokala Brottsförebyggande rådet) och projektet EST (Effektiv samordning för trygghet) med fokus på trygghetsskapande arbete i Tureberg och Edsberg. EST-projektet är en samordning av rapportering tillsammans med skola, säkerhetsenhet, polis och socialtjänst, bostadsbolag, räddningstjänst med flera.
I ungdomsverksamheten finns en uppsökande enhet med mobila fritidsledare, som rör sig ute i kommunen. De mobila fritidsledarna har nu samtliga fritidsledare på plats efter höstens rekrytering.
De söker upp och har dialog med unga i utemiljöer som till exempel parker, lekplatser eller skolgårdar.
De arbetar med att bygga relationer till unga vilket i förlängningen kan ha en förebyggande verkan. De mobila fritidsledarna besöker även regelbundet kommunens fritidsgårdar. Fritidsledarna arbetar även dagtid på vissa skolor.
Styrdokument:
4.2 Integrationspolicy/integrationsplan
Nyanlända eller nya i Sverige täcker inte riktigt in spännvidden hos en målgrupp som även kan innefatta individer som har bott ett par eller flera år i Sverige och Sollentuna men ändå inte upplever samhörighet med majoritetssamhället. Integrationen får därför ske på olika nivåer. För de som bott lite längre i Sverige finns till exempel bibliotekets litteratur på andra språk i en särskild avdelning på biblioteket, Ny i Sverige-rummet. På biblioteket finns dessutom Rådrum, ett projekt som erbjuder samhällsvägledning för framförallt nyanlända. Det är ett samarbete med den ideella organisationen IM (Individuell människohjälp). Inom idrottsverksamheten stöttar idrottskonsulenterna föreningar som vill ordna aktiviteter för personer som inte hittat till det traditionella föreningslivet än, exempelvis bedrivs öppen verksamhet i fotbollshallen på fredagkvällar, 21.30-23.30, ca 50-70 stycken ungdomar i åldern 16-25 år har besökt verksamheten varje fredag.
Regeringen har under mandatperioden delat ut bidrag, via Socialstyrelsen, till alla kommuner i Sverige som arrangerar aktiviteter på skolloven. Målgruppen är barn och unga 6-15 år. Syftet med bidraget är kommunerna ska kunna erbjuda avgiftsfria aktiviteter under loven. Beloppen grundar sig på statistik över antalet barn i hushåll med ekonomiskt bistånd. Kultur- och fritidskontoret har ansvarat för projektet i Sollentuna kommun, rekvirera pengarna, skapar intressanta verksamheter och
samordnar alla insatser. Under 2018 har ca 8 000 barn deltagit i lovaktiviteterna. Medlen från Socialstyrelsen upphör i januari 2019.
Tillsammans med integrationssamordnaren har KFKs kansli gjort en genomgång av den aktivitetsplan som är kopplad till integrationsplanen. Merparten av de aktiviteter som står där är pågående eller genomförda. Det KFK skulle kunna utveckla är arbetet med workshop för föreningar att söka medel från till exempel Riksidrottsförbundet eller Arvsfonden. Det har KFK gjort tidigare men inte under 2018.
Kultur- och fritidskontoret har arbetat för att få in fler nyanlända på praktik- eller instegsjobb under året och under året har kontoret haft tre personer med subventionerad anställning i KFKs verksamheter.
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Antal praktik- eller subventionerade
arbetsplatser för nyanlända 0 0 3 3
Kommentar Tertial 3 2018
Kultur- och fritidskontoret har under 2018 haft tre personer i instegsjobb. En har arbetat på biblioteket och två på fritidsgården Northside. Anläggningschefen på kultur- och fritid idrott, har varit i dialog med utbildnings- och arbetsmarknadskontoret (UAK) för att hitta en lämplig person, men ingen lämplig kandidat hittades.
Styrdokument:
4.3 Näringslivsstrategi
Kultur och fritidskontoret (KFK) har ett budgetuppdrag att ta fram en långsiktig plan för Edsvikområdet och dess inriktning. KFK har anställt en konsult för att ta fram underlag till en strategi för området.
Underlaget ska vara klart under våren 2019 och ske ge en vägledning till vad för slags intressenter som bör finnas i området för att öka attraktionskraften.
KFK har deltagit i en workshop kring skriftlig kommunikation anordnad av kommunledningskontoret.
Dessutom har KFKs ledningsgrupp tagit fram ett förslag till utökad samverkan med näringslivet som ett utvecklingsområde inför målstyrningsarbetet 2019 och nämndens verksamhetsplan.
Styrdokument:
4.4 Personalpolicy
Resultaten för medarbetarenkäten 2017 såg förhållandevis bra ut för kultur- och fritidskontorets del och inga särskilda aktiviteter har genomförts under 2018. Resultaten från 2017 ligger till stöd för verksamhetens kontinuerliga arbete med medarbetarskap som fortsatt under 2018. Alla chefer har deltagit i kommunens process för aktiva åtgärder inom ramen för diskrimineringslagen, aktiviteter har genomförts inom alla verksamheter. Dessutom har kompetensförsörjningsplanerna uppdaterats.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018
Sjukfrånvaro i % 4,92 % 3,44 % 5,62 % 5 %
Kommentar Tertial 3 2018
Sjukfrånvaron har gått upp något från 2017. Bedömningen är dock att sjukfrånvaron inte avsevärt överstiger det kommunala målet på 5 % och att uppgången från 2017 inte är markant, därför bedöms indikatorn som godkänd. Det är viktigt att notera att kultur- och fritidskontoret har ca 100 medarbetare vilket innebär att personalnyckeltalen kan variera kraftigt från period till period utan att det handlar om särskilt många individer. En uppgång med ca 2 % får i det perspektivet ses som en mindre rörelse.
Personalomsättning, extern (%) 11,24 % 4,35 % 9,38 % 15 % Kommentar Tertial 3 2018
Personalomsättningen inom kultur- och fritidskontoret har stigit med ca 5 % sedan 2017. Det är viktigt att notera att denna stigning sker från en mycket låg nivå och att kultur- och fritidskontoret har ca 100 medarbetare vilket innebär att personalnyckeltalen kan variera kraftigt från period till period utan att det handlar om särskilt många individer. Den noterade siffran på 9,38 % för 2018 ligger under
genomsnittligt målvärde för kommunen som helhet och under kultur- och fritidsnämndens målvärde.
HME (hållbart medarbetarengagemang) - 77,2 - -
Kommentar Tertial 2 2018
Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät genomförs först 2019. Kultur- och
fritidskontoret som helhet har ökat sitt resultat sedan förra mätningen. Efter mätningen 2015 arbetade kontoret vidare med sitt resultat. Den största åtgärden blev den nya chefsorganisation som införts på kultur- och fritidskontoret, vilket möjliggjort att de nya verksamhetscheferna (idrott- och kultur) kunnat vara mer närvarande i verksamheterna.
5 Mål
Övergripande mål:
5.1 Trygghet och välfärd genom livet
Nämndmål:5.1.1 Sollentunas barn och ungdomar ska ha möjlighet till en aktiv fritid
Kultur- och fritidsnämndens vision är " I Sollentuna är det lätt att ha en aktiv fritid" och i begreppet
"aktiv fritid" inkluderas alla former av aktivt deltagande i samhället under den fria tiden utanför arbete och skola. Detta innebär även att alla barns rätt till delaktighet i och inflytande över sin fritid måste säkerställas. Utmaningen för kultur- och fritidsnämndens verksamheter är att nå ut till en bredd i barn- och ungdomsgruppen med sina insatser samt säkerställa att utbudet motsvarar förväntningarna i grupperna.
Syftet med denna målsättning är att nämndens verksamheter ska arbeta med att på olika sätt möjliggöra en aktiv fritid för de barn och ungdomar som är underrepresenterade i de fritidsaktiviteter som kommunen och andra aktörer erbjuder. Under 2018 har följande resultat förväntats:
Genomförd kultur- och fritidsvaneundersökning bland kommunens barn och unga
Förbättrad placering inom rankningen "Årets Breddidrottskommun"
Genomförda strukturkartläggningar inom enheterna för att kunna rikta satsningar mot underrepresenterade barn och unga i respektive verksamhet
Säkerställa att barnperspektivet genomsyrar nämndens beslut genom införandet av barnchecklistor
Förbättrat tjänstemannastöd till Sollentuna Ungdomsråd (SUR)
Kultur- och fritidsvaneundersökningen genomfördes i år med en särskild satsning på målgruppen barn och unga, vilket ger ett bra underlag för nämndens utvecklingsarbete riktat till målgruppen de
närmaste åren. Nära två av tre kommuninvånare från den yngre målgruppen tycker att det i
Sollentuna finns tillräckligt för dem att göra på fritiden. Det som bör analyseras vidare är den tredjedel som inte tycker att det finns tillräckligt att göra på fritiden. Det finns även en stor grupp som anger att det finns saker som hindrar dem från att göra de aktiviteter de vill. Vilka åtgärder som kultur- och fritidsnämnden kan genomföra för att begränsa dessa hinder behöver analyseras och eventuella åtgärder genomföras under 2019.
Strukturkartor baserade på postnummerområden i kommunen har tagits fram för kulturskolans elever och för de barn och unga som är aktiva låntagare på biblioteken. Underlagen har använts av
verksamheterna som ett medel för att fortsätta arbeta med de lärdomar verksamheterna fått med sig från projektet Mer för fler. Det är tydligt att vissa områden är underrepresenterade både i
kulturskolans verksamhet och bland de aktiva låntagarna på biblioteket. Dessa underlag blir även viktiga i genomgången av resultaten på kultur- och fritidsvaneundersökningen.
I och med att lovaktiviteter samordnats och finansierats via kultur- och fritidskontoret under alla skollov 2018 har vissa aktiviteter kunnat fokuseras på prioriterade grupper. Exempelvis genom samarbete med enheten för flyktingstöd där familjer i deras verksamhet haft förtur till platserna.
Tjänstemannastödet till Sollentuna ungdomsråd har utvecklats under året och rådet får stöd i hur de ska rekrytera fler medlemmar och använda olika vägar för dialog och inflytande för ungdomar i Sollentuna.
Bedömningen är att målet är delvis uppfyllt. Anledningen till att resultatet för året endast är att betrakta som delvis uppfyllt är i första hand att kontorets arbete med att systematiskt inkludera barnperspektivet i ärendeberedningen inte har lyckats. Dessutom visar indikatorn från kultur- och fritidsvaneundersökningen att 15 % av kommunens barn och unga inte anser att de inte har tillräckligt att göra på sin fritid. Dessutom svarar ca 35 % att det finns saker som hindrar dem att göra de aktiviteter de vill på sin fritid. Dessa resultat indikerar att det fortfarande finns mycket att åtgärda för att nå målet att Sollentunas barn och ungdomar har möjlighet att ha en aktiv fritid.
För att sätta extra fokus på detta arbete har detta nämndmål gjorts om till tre mer riktade mål i samband med verksamhetsplan 2019.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Andel barn och unga som tycker det
finns tillräckligt för unga att göra i Sollentuna
- - 85 % Ingen
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018
Kommentar
Enkäten genomfördes för första gången under 2018. Inför planeringen 2019 har det föreslagits att målet inför kommande mätningar ska uppgå till 90 %. Då 85 % är ett gott resultat men inte når upp till
önskvärt målvärde görs bedömningen att indikatorn ska klassas som nästan uppfylld, alltså med en gul markering.
Andel nämndärenden som innehåller
en barnchecklista - - 0 % 100 %
Kommentar
Arbetet med barnchecklistor har inte kommit igång som önskat på kontoret under 2018. Orsaker har bland annat varit omfördelning av arbetsuppgifter mellan olika personer och tidsbrist hos handläggande tjänstemän.
Placering Årets breddidrottskommun - - God God
Kommentar
Sollentuna kommun förbättrade sin placering i rankingen Årets Idrottskommun under 2018. Föregående placerade sig Sollentuna på plats 23, i år placerade sig Sollentuna på plats 22. Inom ramen för Årets Breddidrottkommun nominerades Sollentuna för första gången under 2018. Sollentuna var även en av en handfull kommuner som inte vann utmärkelsen men som ändå särskilt uppmärksammades i samband med att priset delades ut. Därför bedöms uppfyllelsen av indikatorn som "God".
Nämndmål:
5.1.2 Föreningsstödet ska främja lika rättigheter och möjligheter för kommunens invånare att ha en aktiv fritid oberoende av kön, förutsättningar eller bakgrund
Föreningslivet är en viktig aktör för att skapa ett socialt hållbart samhälle. Ett brett föreningsliv skapar möjlighet till en aktiv fritid för alla åldersgrupper i samhället, oavsett förutsättningar eller social bakgrund. Det är därför viktigt att kultur- och fritidsnämnden stödjer de föreningar som aktivt arbetar med de invånare som av olika anledningar har en begränsad möjlighet till en aktiv och meningsfull fritid. Detta är ett långsiktigt arbete som kommer att löpa under tre år, 2018 - 2020. Ett särskilt fokus för detta mål har under 2018 varit att skapa förutsättningar för personer med en funktionsnedsättning att ha en aktiv fritid.
Inför 2018 fanns förväntningar på att föreningsbidragens regelverk skulle revideras och det strategiska programmet för kultur, idrott och fritid tas fram. På grund av i första hand den beslutade omorganisationen av tjänstemannaorganisationen sköts arbetet med att färdigställa de strategiska programmen på framtiden. Detta gjorde också att arbetet med att justera regelverken försenades.
Stödet till föreningarna har dock utvecklats under året och särskilt med fokus på stöd till föreningar som erbjuder eller vill erbjuda verksamhet för personer med funktionsnedsättning. Kontoret ger exempelvis stöd till dessa föreningar genom utbildning och kunskapsöverföring. Samtidigt har en inventering av idrottsanläggningarna påbörjats för att på så sätt skapa förutsättningarna för att personer med exempelvis funktionsnedsättningar ska kunna delta i föreningsverksamhet på dessa platser. Därför bedöms att målet för 2018 har uppfyllts.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Ökat antal föreningar som erbjuder
verksamhet för personer med
funktionsvariation i Sollentuna och som beviljats bidrag i enlighet med
nämndens ”Bidragsregler för verksamhet för personer med funktionsvariationer”
3 3 3 4
Kommentar
Antalet föreningar som erbjuder verksamhet för personer med funktionsnedsättning och som får stöd för verksamheten från KFN uppgår vid årsskiftet till tre föreningar. Under året har två föreningar slutat med aktiviteter för gruppen av orsaker kultur- och fritidskontoret inte kunnat påverka. Dock har två nya föreningsaktiveter tillkommit varför resultatet ses som godkänt trots att utfallet inte ökat 2018.
Övergripande mål:
5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt
Nämndmål:5.2.1 Sollentunas mötesplatser för kreativitet och aktivitet ska vara tillgängliga och hållbara
Ett av kultur- och fritidsnämndens uppdrag är att möjliggöra för kommunens invånare att mötas för kreativa eller fysiska aktiviteter. För att säkerställa att Sollentuna kommuns invånares har möjligheter till en aktiv fritid, ett livslångt lärande och ett socialt sammanhang är det viktigt att mötesplatser finns i kommunens olika delar. Kultur-, idrotts- och fritidsanläggningar och lokaler i Sollentuna kommun ska vara socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbara.
Under 2018 genomförs SCBs medborgarundersökning och kultur- och fritidsnämndens verksamheter förväntas ha ett fortsatt gott resultat i den mätningen. De verksamheter som påbörjat HBT-certifiering förväntas slutföra detta. Dessutom förväntas verksamheterna arbeta för att sprida tillgången till verksamheterna i kommunens olika delar.
Som en del i arbetet med att sprida tillgången till verksamheterna har biblioteken i Sollentuna och Sollentuna kulturskola deltagit i Sveriges kommuner- och landsting (SKL), Kulturskolerådet samt Svensk biblioteksförenings projekt "Mer för fler". Syftet med projektet har varit att via ett metodstöd som SKL tagit fram, nå ut till grupper som kulturskolan och biblioteken inte når ut till idag. "Mer för fler" avslutades i oktober 2018 och resultaten från projektet har använts i verksamhetsplaneringen för 2019. Som ett led i arbetet med att överbygga den digitala klyftan har biblioteket dessutom förbättrat och utökat sitt utbud av digitala tjänster. Under året har biblioteket genomfört en datorskola för vuxna vid 10 tillfällen som nådde 65 personer, majoriteten kvinnor. Syftet med datorskolan var öka den digitala kunskapen.
Under 2018 har ytterligare verksamheter avslutat HBT-certifieringar. Totalt har nu tre av kultur- och fritidskontorets enheter genomfört en HBT-certifiering. Certifierade verksamheter är biblioteken, Arena Satelliten och fritidsgården Northside. Kultur- och fritidskontoret har även gått en gemensam
utbildning om HBTQ-frågor.
Idrott Sollentunas drift- och anläggningsenhet har med hjälp av konsulter genomfört ett arbete som syftat till att ta fram åtgärder för att minska spridningen av granulat från konstgräsplaner. Dessa åtgärder har implementerats under 2018.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Antal enheter som genomfört HBT-
certifiering eller utbildning 1 3 4 4
Kommentar
Under 2018 har Arena Satelliten och Northside blivit klara med sin HBTQ-certifiering, som påbörjades under 2017. Personalen för ungdomsverksamheten har genomgått en utbildning i regi av RFSL. Totalt har nu fyra av kultur- och fritidskontorets enheter genomgått en utbildning i HBTQ-frågor eller gjort en HBTQ-certifiering. Certifierade verksamheter är biblioteket, Arena Satelliten och fritidsgården Northside.
Kultur- och fritidskontoret har gått en gemensam utbildning om HBTQ-frågor.
Bibliotekets öppethållande utöver 08-17 på vardagar, timmar/vecka, inklusive meröppna bibliotek
54 55 62 55
Kommentar
Genomgång av öppettider på biblioteken inklusive meröppet visar att under 2018 har biblioteken varit tillgängliga för besökare 62 timmar per vecka utöver kontorstid (08 - 17 på vardagar).
Nöjd Region-Index - Fritidsaktiviteter 68 68 67 68
Kommentar
SCBs medborgarundersökning genomfördes under våren 2018. Sollentunas placering inom NRI - Fritidsmöjligheter har sjunkit med en punkt. Resultatet är att betrakta som oförändrat sedan föregående år då förändringen skett inom felmarginalen.
Öppettider i sim- och sporthall, antal timmar utöver 8 - 17 på vardagar, timmar/vecka
41 42 42 42
Kommentar
Simhallen har samma öppettider som föregående år.
Övergripande mål:
5.3 Attraktiv och effektiv organisation
Nämndmål:5.3.1 Attraktiv och effektiv organisation
Kultur- och fritidsnämnden ska via kultur- och fritidskontoret vara en attraktiv arbetsgivare som lockar medarbetare med olika kompetenser och bakgrund. Det är viktigt för en offentlig aktör att eftersträva en bred mångfald vad gäller kompetenser i organisationen. Detta är viktigt både ur ett
utvecklingsperspektiv och för att kunna locka morgondagens medarbetare som i många fall sätter högt värde på att den arbetsplats man väljer att arbeta på också har värderingar man kan känna igen sig i. KFK har snarare en utmaning i att ha en relativt låg personalomsättning. Det kan i förlängningen innebära att förvaltningen står utan nödvändig kompetens för att möta framtidens utmaningar.
Kultur- och fritidsnämnden är en mycket effektiv förvaltning sett till kostnader och utfall.
Verksamheterna har under de senaste åren genomfört en mängd mindre effektiviseringar för att hantera pris- och lönekostnader samt ett ökat krav på kvalitet från medborgarna. Sollentuna redovisar relativt låga kostnader för samtliga verksamheter inom till exempel kulturområdet.
Under 2018 har kontoret fortsatt att arbeta med resultaten från medarbetarenkäten som genomfördes 2017. Särskilda fokus har varit att medarbetare och chefer ska ha förtroende för organisationen och känna sig delaktiga i verksamheten. Enheterna har även genomfört olika aktiviteter för att förbättra arbetsmiljön och effektiviteten i organisationen.
HBTQ-certifieringen eller utbildningsinsatserna, som pågår i nämndens verksamheter, är ett sätt att genom kompetensutveckling öka medvetenheten kring normkritik och mångfald. Detta är även ett sätt att skapa en inkluderande organisationskultur som kan locka framtida medarbetare.
Idrott Sollentunas drift- och anläggningsenhet har exempelvis fokuserat på att förbättra arbetsmiljö och gemenskap genom att spela hockey tillsammans varje vecka. Kansliet på kultur- och
fritidskontoret har gått en gemensam projektledarutbildning som ett sätt att skapa gemensamma synsätt och effektiva processer. Biblioteket har genomfört åtgärder kopplade till de synpunkter som lämnades av Arbetsmiljöverket vid deras särskilda granskning av landets folkbibliotek under 2017, dessa åtgärder är godkända av verket. Arbetsmiljö är även en stående punkt på bibliotekets APT för att säkerställa att frågan inte glöms bort. Även inom ungdomsverksamheterna har arbetsmiljöfrågan varit i fokus under 2018. Personalen i Arena Satelliten upplever att arbetsmiljön förbättrats sedan nya arbetssätt införts.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Andelen som svarar positivt på frågan
om effektivitet i
medarbetarundersökningen (%)
- 71 % - -
Kommentar
Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät eventuellt genomförs först 2019. Kultur- och fritidskontoret har förbättrat sitt resultat på flera områden sedan senaste undersökning 2015. Kultur- och fritidskontoret har bland annat arbetat aktivt med målarbetet, sedan mätning 2015 (mått 45) vilket visar på ett bättre resultat 2017 (mått 51). De förbättrade resultaten kan också vara en konsekvens av en tydligare ledning och tillgänglighet i och med en ny chefsorganisation.
Ledarskapsindex -
Medarbetarengagemang (HME) - 80 - -
Kommentar
Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät eventuellt genomförs först 2019. Resultatet från Medarbetarenkäten visar på en påtaglig ökning i resultatet för Ledarskapsindex. En förklaring är troligtvis den nya chefsorganisationen som kom på plats under 2016. Det möjliggjorde en tätare kontakt med ledningen för enheterna, än tidigare.
Motivationsindex -
Medarbetarengagemang (HME) - 77,5 - -
Kommentar
Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät eventuellt genomförs först 2019. Medel för kultur- och fritidsförvaltningar, liknande kommuner, 2015 var 81. Värt att notera i senaste
medarbetarenkät är att HME har ökat totalt sett för KFK. Den analys som gjorts tyder på att den nya chefsorganisationen bidragit till ett ökat resultat.
6 Uppdrag
Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.
Uppdrag
Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare
Status Kommentar
Budgetuppdrag om det framtida Edsvik
KF 2016- 12-01 (Årsskiftet -
17)
Uppdraget om framtidens Edsvik
lämnandes till kommunstyrelsen i samband med Verksamhetsberättelsen 2017.
Kommunstyrelsen efterfrågade ett tydliggörande av en långsiktig plan och inriktning för Edsviksområdet. KLK bereder detta ärende för KS under hösten 2018.
Kommunfullmäktige ger kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att från och med 2018
återrapportera arbetet avseende Sollentuna Ungdomsråd löpande vid rapportering per tertial 2 (delårsrapport) och helår (verksamhetsberättelsen).
Tertialrapp ort 2 2018- 10-01 Verksamhe
tsberättels e 2019-??-
??
Kultur- och fritidskontoret utgör tjänstemannastöd för Sollentuna ungdomsråd. Under 2018 har en av kontoret utsedd tjänsteman arbetat med att stödja ungdomarna i deras arbete med ungdomsinflytande. Ungdomarna har genomfört Ungdomens dag, besvarat remisser från kommunala nämnder och haft möten med den politiska
kontaktgruppen enligt plan.
Då tjänstemannastödet till Sollentuna ungdomsråd sedan två år tillbaka ingår som en del i nämndens
verksamhetsområde föreslår kultur- och fritidskontoret att den särskilda
uppdragsrapporteringen av arbetet upphör i och med verksamhetsberättelsen 2018.
Istället rapporteras tjänstemannastödet till ungdomsrådet inom ramen för ordinarie verksamhetsrapportering till nämnd och fullmäktige.
6.1 Löpande uppdrag: Uppdrag att återrapportera arbetet avseende Sollentuna Ungdomsråd
Medlemmarna i Sollentuna Ungdomsråd (SUR) är i åldern 13 -19 år. Under 2018 har rådet haft 28 medlemsmöten och fyra möten med de av kommunfullmäktige utsedda kontaktpolitikerna.
Mötena utgör en viktig möjlighet för dialog mellan rådet och politikerna. Under året har fokus under dessa möten varit bland annat ungdomsmottagningarna, boende för studenter och unga samt Stockholmsenkäten.
SURs huvudfokus under våren var att rekrytera nya medlemmar genom informationsinsatser i skolor samt genom att medverka på nationaldagsfirandet i Edsbergsparken och på School's out festival. Under sommaren och i början av hösten fokuserade rådet på Ungdomens dag som de anordnande på Arena Satelliten den 18 oktober. Trots rådets fokus på att rekrytera nya medlemmar under vårterminen och under Ungdomens dag har detta tyvärr inte resulterat i att medlemsantalet har ökat mer än marginellt. Under 2018 gick rådet från fem till sju aktiva medlemmar. Det har under hösten dock blivit fler som deltar vid rådets möten.
Under Ungdomens dag bjuder SUR in elever från årskurs 6 - 9 för att ta del av föreläsningar och diskussioner kring ett specifikt tema. Temat 2018 var "Att påverka som ung - med fokus på
lokal påverkan". Under dagen deltog 124 elever från elva av kommunens grundskolor.
Den av kultur- och fritidskontoret utsedda tjänsteperson som utgör SURs tjänstemannastöd har medverkat vid flertalet av SURs möten för att hjälpa rådet framåt i sitt arbete, och för att finnas som stöd vid svar på remisser samt i kontakten med kommunen och politiken.
Kultur- och fritidskontoret bedömer att SURs situation är problematisk. Det låga antalet medlemmar påverkar både rådets representation och funktion. Syftet med
kontaktpolitikermötena blir även otydlig då det är låg representation av ungdomar vid dessa möten. För att öka antalet medlemmar och på så vis även representationen behöver rådet instans utvecklas och göras synligare i kommunen och speciellt hos målgruppen. Under hösten tog SUR tillsammans med tjänstepersonen från kultur- och fritidskontoret ett steg i att utveckla SUR och på så sätt öka synligheten av rådet. En workshop på temat utveckling gjordes i november. De tankar och idéer som kom fram i samband med denna workshop kommer SUR tillsammans med tjänstepersonen att arbeta vidare med under våren 2019.
Då tjänstemannastödet till Sollentuna ungdomsråd sedan två år tillbaka ingår som en del i nämndens verksamhetsområde föreslår kultur- och fritidskontoret att den särskilda uppdragsrapporteringen av arbetet upphör i och med verksamhetsberättelsen 2018. Istället rapporteras tjänstemannastödet till ungdomsrådet inom ramen för ordinarie
verksamhetsrapportering till nämnd och fullmäktige.
7 Riskhantering - internkontroll
Kultur- och fritidskontoret har identifierat tio risker inom ramen för internkontroll som berör kontorets verksamheter som helhet. Sex av de tio identifierade riskerna i 2018 års
internkontrollplan visar på ingen avvikelse då kontoret upprättat och implementerat rutiner som följs upp. Tre stycken riskområden har fortfarande mindre avvikelser och det finns flera orsaker till detta. På grund av den arbetsmängd som byggdes upp under våren har inte alla åtgärder genomförts fullt ut. I tillägg tog implementeringen av GDPR mycket av kansliets resurser under våren, såväl innan som efter införandet av den nya Dataskyddslagen den 25 maj.
De kontroller och åtgärder som fortfarande kräver arbete har planerats in i internkontrollplan för 2019. Ett riskområde bedöms ha en större avvikelse, detta avser området inköp. I många fall har inte upphandlade leverantörer kunnat leverera efter verksamheternas specifika krav. På grund av detta har verksamheterna istället vänt sig till icke-ramavtalade leverantörer. Direktupphandling har inte prioriterats, på grund av resursbrist. Arbetet med att hantera detta riskområde och genomföra kontroller och åtgärder fortsätter under 2019. Direktupphandling på större inköp samt återkommande inköp ska prioriteras och rutiner skapas för att säkerställa detta i så hög utsträckning som möjligt.
7.1 Avtalshantering - uppföljning av ingångna avtal sker inte i tid och på rätt sätt
Orsak
Det finns idag ingen bra process för att följa upp förvaltningens avtal. Avtalen hanteras lokalt hos verksamheter och enheter. Det är osäkert om alla avtal registrerats som de ska i P360 och även de som är registrerade där har inget systemstöd för uppföljning utan detta sker manuellt.
Status Åtgärder
Mindre avvikelse Kontroll av hur ingångna avtal följs upp Kommentar Tertial 3 2018
Arbetet är påbörjat. Kontoret håller på att kartlägga vilka avtal som finns i organisationen och hur de hanteras. För att säkerställa uppföljning så har förfrågan gjorts till inköp/upphandlingsenheten på KLK för att inhämta kunskap från andra förvaltningar för att se om någon har ett fungerande system som KFK också skulle kunna dra fördel av.
7.2 Risk att medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter
Orsak
Det har observerats att medarbetare ligger kvar som användare i olika IT-system långt efter att anställningen avslutats. Då ingen samordning av IT-system och personalsystem finns centralt i kommunen måste kontoret säkerställa att rutiner för avslut av personal i IT-system finns och följs.
Status Åtgärder
Mindre avvikelse Identifiera om det finns rutiner för avslut av medarbetare i olika system och om dessa följs
Kommentar Tertial 3 2018
ITK-personer på respektive enhet har identifierat vilka system som de gör beställningar till och säkerställt att det finns rutiner för avslut av medarbetare och att dessa följs. Rutinerna är fortfarande mycket resurskrävande och allt genomförs manuellt. Därför behöver rutinerna kontinuerligt följas upp då det är lätt att missar sker.
