Innehållsförteckning
Sammanfattning...3
Inledning...4
Nämndens ansvarsområde ...4
Viktiga händelser ...5
Uppföljning av politiska plattformen...7
Uppföljning av mål och indikatorer ...11
KF mål nr 1. I Haninge ska miljö- och klimatarbetet vara i framkant...11
KF mål nr 3. I Haninge ska medborgarna vara trygga oavsett skede av livet...13
Strategiska politiska uppdrag (Från KF eller nämnd) ...22
Ekonomisk uppföljning...26
Driftredovisning...26
Förvaltningens budgetram ...26
Resultat per avdelning...27
Investeringsredovisning ...31
Personalstatistik...33
Internkontroll...35
Kommungemensam uppföljning...35
Nämndens uppföljning ...39
Nämndens kvalitetsberättelse...42
Nämndens egna avsnitt...56
Verksamhetsstatistik ...56
Nämndspecifik uppföljning...58
Sammanfattning
Äldrenämndens budgetram för 2020 uppgick till 842,8 mnkr och det
ackumulerade utfallet för året blev 797,9 mnkr. Utfallet innebär ett överskott med 44,8 mnkr eller med 5,3 procent mot budgetramen.
Överskottet beror i till största del på minskad på efterfrågan av insatser pga.
pandemin. Främst har det inneburit lägre kostnader för hemtjänst hos
beställaravdelningen. Ett underskott inom den egna utförarorganisationen av hemtjänst finns däremot som minskar överskottet gällande hemtjänst totalt för kommunen. Ett arbete pågår för att bedriva den kommunala hemtjänsten med de resurser som kan finansieras med den ersättningsmodell som gäller från oktober 2020.
Pandemin har inneburit ett hårt tryck på nämndens verksamheter 2020 med anledning av smittorisk och införda restriktioner. Vissa verksamheter har hållit stängt under året för att minska smittorisken. Ett intensivt arbete har pågått för att säkra skyddsutrustning till kommunens vård och omsorg. Det har hela tiden funnits skyddsutrustning att tillgå för de situationer där det behövts och stora upphandlingar har gjorts. Pandemins inledande fas under tidig vår innebar ett intensivt arbete med att anpassa rutiner och arbetssätt för att minimera
smittorisk och samtidigt upprätthålla en verksamhet som svarar mot insatsbehov.
Efter en period av minskad samhällsspridning under sommaren skedde en tydlig ökning under hösten. Erfarenheter från vårens hantering av pandemin har inneburit en god beredskap att möta en ökad smittspridning. Rutiner och arbetssätt är etablerade och förankrade hos personalen.
Införandet av välfärdstekniska lösningar har fortgått under 2020, vilket bedöms öka förutsättningarna för en trygg och söker omsorg. Med hjälp av lås som öppnas och stängs automatiskt, slipper kunder på kommunens vård- och omsorgsboende att riskera obehöriga i de egna lägenheterna. Digital nattillsyn
har under året börjat användas för alltfler kunder, vilket innebär färre fysiska tillsynsbesök som riskerar störa nattvilan. Därutöver har Appva införts som är ett digitalt signeringssystem, vilket minskar risk för uteblivna HSL-insatser.
Personalens kompetens har stor betydelse för förutsättningarna att bedriva en trygg och säker omsorg. Under 2020 har förberedelser pågått för deltagande i äldreomsorgslyftet som startats i januari 2021. Med hjälp av statliga medel kan kommunal och privat hemtjänst låta medarbetare kombinera en anställning med utbildning till undersköterska eller vårdbiträde på betald arbetstid.
Inledning
I årsredovisningen redovisas ekonomiskt bokslut 2020 i enlighet med Rådet för kommunal redovisnings (RKR) instruktioner.
I förvaltningsberättelsen följer nämnderna upp och rapporterar resultat för fullmäktiges mål, fullmäktiges uppdrag samt uppföljning av internkontroll. I uppföljningen redovisas resultatet av de indikatorer, mål och uppdrag samt kontrollmoment i internkontrollplanen som respektive nämnd ansvarar för. För vissa indikatorer anges inga utfall i nämndernas årsredovisningar. Det rör indikatorer där utfall finns tillgängliga först senare under 2021.
Nämndens ansvarsområde
Äldrenämnden ansvarar för kommunens vård och omsorg till personer över 65 år och äldre. Vården och omsorgen utövas i form av förebyggande verksamhet, dagverksamhet, hemtjänst, korttidsboende och vård- och omsorgsboende.
Viktiga händelser
Pandemin
Pandemin har inneburit ett hårt tryck på nämndens verksamheter 2020 med anledning av smittorisk och införda restriktioner. Vissa verksamheter har hållit stängt under året för att minska smittorisken. Ett intensivt arbete har pågått för att säkra skyddsutrustning till kommunens vård och omsorg. Det har hela tiden funnits skyddsutrustning att tillgå för de situationer där det behövts och stora upphandlingar har gjorts. Pandemins inledande fas under tidig vår innebar ett intensivt arbete med att anpassa rutiner och arbetssätt för att minimera
smittorisk och samtidigt upprätthålla en verksamhet som svarar mot insatsbehov.
Efter en period av minskad samhällsspridning under sommaren skedde en tydlig ökning under hösten. Erfarenheter från vårens hantering av pandemin har inneburit en god beredskap att möta en ökad smittspridning. Rutiner och arbetssätt är etablerade och förankrade hos personalen.
Välfärdsteknik
Införandet av välfärdstekniska lösningar för ökad trygghet har fortgått under 2020. Samtliga kommunala vård- och omsorgsboenden har numera hotellås vilket uppskattas innebära en ökad trygghet hos de äldre då risken att
konfronteras med icke behöriga personer i den egna lägenheten minskar. Låsen öppnas och stängs automatiskt med hjälp av en sensor som behörig personal och berörd boende bär kring handleden.
Under året har det skett en ökning av hemtjänst-kundernas efterfrågan av digital nattillsyn. Förvaltningens förhoppning är att det ökade intresset ska kvarstå efter pandemin och att alltfler ska upptäcka fördelen med att minimera fysiska
tillsynsbesök som kan störa nattvilan. Utöver nyttan för kunden, innebär ett utökat användande av digital nattillsyn ett mer resurseffektivt nyttjande av personal, samt en viss miljövinst i form av minskade transporter.
Appva, ett system för digital signering av insatser enligt hälso- och
sjukvårdslagen har under 2020 införts på samtliga av kommunens vård- och omsorgsboenden för äldre. Systemet bidrar främst till en tryggare vård och omsorg då risken för fel eller missade insatser minskar. Det innebär även en tidsbesparing i förhållande till hantering av signeringslistor i pappersform.
Bildandet av social- och äldreförvaltningen
Från den 1 januari 2020 är tidigare socialförvaltningen och äldreförvaltningen ersatta av den nybildade social- och äldreförvaltningen. Sammanslagningen innebär förutsättningar för effektivare kommunikationsvägar i ärenden som berör olika verksamhetsområden, och förenklar ett enhetligt arbetssätt såväl vad gäller verksamhetens kvalitetsutveckling som i det löpande arbetet.
Sammanslagningen förväntas därmed främja såväl resurseffektivitet som kundens upplevda kvalitet.
Äldreomsorgslyftet
För att öka kvaliteten på insatserna och tryggheten inom vård- och
omsorgsboendena och hemtjänsten är målsättningen att medarbetare har som
lägst undersköterskeexamen. Förvaltningen deltar i och med den målsättningen i Äldreomsorgslyftet, vilket innebär att en anställning ska kunna kombineras med utbildning till undersköterska eller vårdbiträde på betald arbetstid och staten finansierar lönekostnaden för den tid den anställde är frånvarande på grund av studier. Förberedelsearbete har pågått under 2020. Startdatum är den 11 januari 2021 och satsningen beräknas pågå i Haninge till utgången av år 2022. Den vänder sig både till kommunens utförare och till de privata utförarna i kommunen.
Uppföljning av politiska plattformen
Mittensamarbetet har kommit överens om en politisk plattform med fyra
utgångspunkter som ska styra den politiska viljan under mandatperioden. Det är
Ett Haninge som är öppet och demokratiskt
Ett Haninge som är ekologiskt hållbart
Ett Haninge som fortsätter att utvecklas
Ett Haninge som håller ihop
Den politiska plattformen innehåller ett stort antal åtgärder som ska göras under mandatperioden. Åtgärderna är av olika karaktär, handlar både om konkreta aktiviteter eller mer omfattande utredningar. Vissa åtgärder ingår i
kärnverksamheten och förbättras löpande. Det finns även åtgärder som omfattas av de övergripande målen i mål och budget eller som pågår som följd av tidigare uppdrag.
Alla de nio åtgärder som nämnden ansvarar för har integrerats i förvaltningens ordinarie verksamhetsplanering, uppföljning och rapportering.
Nedan sammanfattas det arbete som skett under 2020 inom olika åtgärdspunkter.
D20. Kommunen ska införa en utevistelsegaranti på de kommunala vård- och omsorgsboendena
Förvaltningen utreder utevistelsegarantins utformning, vilket innebär att utevistelsegaranti definieras liksom formerna för uppföljning.
Under 2020 har pandemin starkt har bidragit till att utevistelse har ökat. En del aktiviteter som annars hade bedrivits inomhus har skett utomhus och det har även gällt besök från anhöriga.
D21. Antalet sociala aktiviteter för äldre på kommunens äldreboenden ska öka under mandatperioden
Enligt målsättningen ska samtliga boenden från slutet av 2020 kunna erbjuda två gemensamma aktiviteter per dag på vardagar och en per dag under helger.
På grund av smittorisken under pandemin är möjligheterna begränsade att genomföra aktiviteter i grupp, varför individuella aktiviteter till stor del har genomförts istället.
Det finns i nuläget en beredskap att genomföra sociala aktiviteter enligt målsättningen i den utsträckning som pandemin tillåter.
D22. Kommunen ska utveckla särskilda kultur- och fritidsinsatser till äldre med syfte att bryta isolering och ensamhet
En kontinuerlig samverkan sker mellan social- och äldreförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen för att utveckla de kultur- och fritidsinsatser som riktas mot äldre. Detta ingår i förvaltningarnas kärnverksamhet.
Själva genomförandet av aktiviteter har under året behövt anpassas efter rådande smittorisk. En del kulturaktiviteter har således flyttat utomhus, exempelvis har musikunderhållning utomhus arrangerats genom samarbete mellan social- och äldreförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen och ytterligare konserter är inplanerade till våren. Äldrenämnden har beviljat föreningsbidrag till
Fredagsfys Sverige, som är en del av Riksförbundet Hälsofrämjande,
hälsofrämjande träning och aktivitet för de äldre på vård- och omsorgsboendena.
Aktiviteterna bedrivs utomhus i anslutning till träffpunkt i avvaktan på att pandemin ska upphöra.
Under hösten har ett samarbete pågått med kultur- och fritidsförvaltningen som riktar sig till äldre och isolerade kommuninvånare under pandemin. Det innebär att prioriterade målgrupper fått möjlighet att delta i “miljöverkstans”
utomhuspedagogik som är ett upplevelsebaserat lärande med många sinnen involverade. Planering av vårens aktiviteter pågår.
D24. Ordinarie personal inom äldreomsorgen ska i högre grad avlastas för att kunna ge mer tid till brukare
Social- och äldreförvaltningen har vidtagit ett flertal åtgärder som kan bidra till att medarbetarna inom äldreomsorgen ska kunna ge mer tid till brukarna.
Arbetet sammanfattas nedan och fortsätter som en del av förvaltningens utvecklingsarbete.
Serviceteam
Inom hemtjänsten har planering skett för införande av serviceteam. Innebörden är att medarbetare som saknar vårdutbildning ges möjlighet till anställning för att utföra serviceinsatser, vilket möjliggör för utbildad personal att enbart utföra omsorgsinsatser. Social- och äldreförvaltningen har valt att avvakta med att starta serviceteam under rådande pandemi.
Serviceassistenter på vård- och omsorgsboenden
Under det andra delåret avlastade nio serviceassistenter omvårdnadspersonal på vård- och omsorgsboenden genom att utföra arbetsuppgifter såsom
matuppläggning och städning. Serviceassistenterna var anställda via förvaltningens arbetsmarknadsenhet.
Matinköp inom hemtjänst
Sedan den 15 maj 2020 används extern leverantör för matinköp inom
Västerhaninge hemtjänst. Detta innebär att omsorgspersonal där inte behöver
ägna tid åt att handla i matbutik åt kunder. Tidsåtgången för insatsen är nu begränsad till att vid behov hjälpa till vid beställning.
Digital signering
Appva är ett system för digital signering som under 2020 har införts på kommunens vård- och omsorgsboenden för äldre och därutöver även på
gruppbostäder, servicebostäder och daglig verksamhet enligt LSS. Systemet ger en överblick över HSL-insatser som ska utföras under dagen och påminnelser skickas om insatsen inte blir utförd i tid. Digital signering innebär en betydande tidsbesparing för HSL-personal i jämförelse med hantering av signeringslistor i pappersform och påminnelsefunktionen spar tid för omvårdnadspersonal.
Social- och äldreförvaltningen avser att även för SOL-insatser tillämpa planering och påminnelser digitalt, vilket kan möjliggöra ytterligare tidsbesparing för omvårdnadspersonal.
Digital tillsyn
Digital tillsyn på natten är ett sätt för verksamheten att undvika schemalagda besök nattetid och istället använda tiden där den bäst behövs. Under hösten har användandet av digital nattillsyn ökat bland hemtjänstkunderna.
Nytt verksamhetssystem
Social- och äldreförvaltningen står inför en implementeringsprocess av ett nytt verksamhetssystem. Det nya systemet förväntas ytterligare minska tidsåtgången för omsorgspersonalens informationshantering.
D25. Samarbetet med pensionärsorganisationerna och organisationer för personer med funktionsnedsättning ska utvecklas
Samarbetet sker i första hand genom pensionärsråd och funktionshinderråd där råden ska få information och vara delaktiga i alla nämnders arbete.
Målsättningen har inför 2020 varit att utveckla rådens delaktighet i olika frågor tidigare i processen. Under pandemin har råden efterfrågat och i omgångar fått skriftlig information om social- och äldreförvaltningens arbete med covid-19.
Ordföranden i äldrenämnden och social- och äldredirektören började i slutet på 2019 att träffa representanter för alla pensionsföreningar för att diskutera olika aktuella äldrefrågor inom äldrenämndens ansvarsområde.
Framtidsgruppens arbete utvärderades vid årsskiftet. De har i mindre grupper jobbat med ett möbelkoncept för vård- och omsorgsboendena, tittat på
välfärdsteknik och utveckling av träffpunkterna. Möbelkonceptet ligger till grund för de upphandlingar av möbler som påbörjats 2020. Pensionärsföreningarna har fört upp att tiden är inne att vidareutveckla eller förändra modellen med
framtidsgrupper och samtal förs om detta.
Under 2021 kommer alla förvaltningar att sträva efter att underlätta för
pensionärsråd och funktionshinderråd att få möjlighet att vara mer delaktiga i de stora frågor som planeras i de olika nämnderna.
D26. Möjligheten att införa Matkasse inom hemtjänsten ska utredas
Möjligheten till införande av matkasse ses över. Till viktiga delar i utredningen hör omvärldsanalys, översyn av möjligheten till upphandling och avstämning med pensionärsorganisationer.
Utgångspunkten är att matkassen ska innebära färdiga måltider som lätt kan prepareras av hemtjänsten eller den äldre. Syftet är att den äldre ska uppleva en
högre grad av självständighet och tillfredsställelse med måltiden och att förenklad tillredning ska innebära avlastning för personalen.
Om utredningen visar att det finns möjlighet till upphandling så beräknas den påbörjas i mars 2021.
Ett införande av matkasse behöver föregås av en precisering av villkoren för att erhålla insatsen. Därutöver ska personal introduceras i tillvägagångssätt vid utförandet.
Uppföljning av mål och indikatorer
Summering mål 1 och 3
Mål Bedömnin
g 1 I Haninge ska miljö- och klimatarbete vara i framkant.
3 I Haninge ska medborgarna vara trygga oavsett skede i livet.
I hög grad uppfyllt
KF mål nr 1. I Haninge ska miljö- och klimatarbetet vara i framkant
Beskrivning:
Haninge bidrar till renare luft, marker, vatten och giftfria miljöer. Fossilfria resor och transporter i kommunen ska öka. På längre sikt (år 2025) ska kommunens resor och transporter vara fossilfria enligt det klimat- och miljöpolitiska
programmet. Alla resor i Haninge som geografiskt område ska vara fossilfria år 2030. Naturvärden, biologisk mångfald och ekologiska spridningssamband ska skyddas och utvecklas. Kommunens verksamheter ska utgå ifrån ett tydligt ekologiskt hållbarhetsperspektiv.
Bedömning
I hög grad uppfyllt
Nyckeltal Utfall 2017
Utfall 2018
Utfall 2019
Utfall 2020
Mål 2020
Mål 2021
Mål 2022
Mål 2023 KF Utsläpp av
växthusgaser från kommunens resor och transporter *
321 936 780 624 468 312
KF
Energianvändning i kommunala lokaler**
168 163 158 162 -2% -4% -6%
KF
Energianvändning i kommunala bostäder**
124 117 114 120 117 -1% -1% -1%
ÄN Andel inköpta ekologiska
livsmedel (%)
28% 26% 23% 28% 30% 35% 40% 40%
* Värden har ändrats pga. förändrat beräkningssätt från 2019
** Målvärden från 2021 och senare är ändrade pga. förändrat beräkningssätt från 2021
Kommentar:
Verksamhet inom äldrenämnden ansvarsområde har bidragit till målet om ett miljö- och komatarbete i framkant. Det har skett genom digitala möten, minskat användande av fossila bränslen vid transporter och inköp av ekologiska
livsmedel.
Digitala möten
Social- och äldreförvaltningen adresserade ett behov av en tjänst för säkra digitala videomöten under våren 2020. Genom en sådan tjänst säkerställer
förvaltningen att personlig eller känslig information inte sprids till obehöriga vid möten med den enskilde och kan därmed ersätta transporter till möten så som vårdplaneringar, SIP-möten och uppföljningar av insatser. Förvaltningen har stora volymer av dessa möten som även kräver en stor mängd resurser, både när det gäller antal deltagare och långa transporttider. Kommunens IT-strateger arbetade fram underlag för en tjänst som sedan kunde avropas i början av juni 2020 och direkt därefter påbörjades implementering. Vissa tekniska hinder har tillstött under året, vilka i januari 2021 ännu kvarstår att lösa. Därmed används verktyget i nuläget i mindre utsträckning än enligt avsikt. När verktyget är redo att nyttjas fullt beräknas det ha stor betydelse för en fortsatt minskning av transporter.
Även om tjänsten säkra digitala videomöten ännu inte kunnat användas i avsedd utsträckning, har många möten som inte hanterar känsliga uppgifter till stor del ersatts av digitala möten under året. Effekten har blivit en betydande minskning i fordonsanvändande.
Transporter med minskad användning av fossila bränslen
Där transporter ändå måste göras, prioriteras transporter som kräver mindre eller inga fossila utsläpp. Merparten av äldreomsorgens transporter sker inom hemtjänsten. I nuläget används i huvudsak hybridbilar som nyttjar såväl el som fossila drivmedel. Under året har arbetet fortsatt vad gäller att byta fossildrivna fordon till elfordon och där det inte är möjligt, till fordon med gasdrift.
Ekologiska livsmedelsinköp
Förvaltningens målsättning är att alltid välja ekologiska alternativ vid
livsmedelsinköp där det är möjligt. Den sammantagna andelen inköpt mat som
är ekologisk uppgick under året till 28 procent vilket är en god väg mot 2020 års målvärde som är 30 procent.
KF mål nr 3. I Haninge ska medborgarna vara trygga oavsett skede av livet
Beskrivning:
Medborgaren ska känna sig trygg i Haninge oavsett var i kommunen man bor, bakgrund och ålder. För att skapa trygghet ska kommunal omsorg erbjudas när behov uppstår. Insatser utformas utifrån medborgarens egna förutsättningar.
Äldre har tillgång till god omsorg med bibehållet oberoende. Multisjuka, ofta äldre personer, ställer höga krav på fungerande samverkan inom kommunen och med regionen
Bedömning
I hög grad uppfyllt
Nyckeltal Utfall 2017
Utfall 2018
Utfall 2019
Utfall 2020
Mål 202 0
Mål 202 1
Mål 202 2
Mål 202 3 KF
Trygghetsind ex (lokal mätning)
1,6 1,9 1,6 1,6 1,6
KF Anmälda brott om skadegörelse per 1000 invånare
25,6 25,5 28,4 24,5 24,0 23,5 23,0
ÄN
Brukarbedöm ning särskilt boende äldreomsorg- bemötande (%) (kolada U23520)
96% 93% 92% 92% 93% 96% 96% 96%
ÄN
Brukarbedöm ning särskilt boende äldreomsorg, trygghet (%) (kolada U23521)
84% 87% 86% 85% 87% 88% 90% 90%
ÄN
Brukarbedöm ning
hemtjänst äldreomsorg, bemötande (%) (kolada U21504)
99% 97% 96% 98% 97% 97% 99% 99%
ÄN
Brukarbedöm ning
hemtjänst äldreomsorg, trygghet (%) (kolada U21505)
86% 85% 85% 87% 87% 87% 89% 89%
Kommentar:
Förvaltningen har ett flertal projekt samt samverkar med både interna och externa parter för att bidra till att äldre ska känna sig trygga. Nedan beskrivs detta arbete.
Trygghet i offentlig utomhusmiljö
Under året har bland annat trygghets- och tillgänglighetsinventeringar gjorts och belysning setts över på mörka platser i syfte att öka tryggheten i offentliga
utomhusmiljöer.
För att ge äldre ökade möjligheter till social gemenskap och fysisk aktivitet utomhus utan rädsla att utsättas för brott, har de under året haft möjlighet att delta i promenader där personal från allmän dagverksamhet respektive
träffpunkter deltar.
Rutiner för att främja trygghet i mötet med insatspersonalen
För att öka tryggheten hos de äldre har förvaltningen sett över ett flertal rutiner under 2020. Bland annat bär nu alla hemtjänstmedarbetare synligt tjänste-id för att motverka oro hos äldre för att icke behöriga personer ska ta sig in i deras hem. Utöver det har rutiner för hantering av de boendes privata medel
tydliggjorts på vård- och omsorgsboendena med syfte att minska oro för stöld hos de boende.
Personalkontinuitens betydelse
För de flesta äldre är det mest tryggt att få stöd och hjälp av personer som de känner igen och som de har skapat en relation till. Det påverkar också känslan av ett gott bemötande. Brottförebyggande rådet har även pekat ut just god
personalkontinuitet som en viktig faktor som minskar de äldres risk och oro att drabbas av besök av obehöriga i hemmet.
Hög personalkontinuitet är en viktig utgångspunkt i hemtjänstens och vård- och omsorgsboendenas schemaplanering. Förvaltningen har utvecklat bemanning för att använda tillsvidareanställd personal i så stor utsträckning som möjligt, till exempel genom heltidsresan, en omställning till en organisation där heltid är norm för tillsvidareanställd personal. I november månad noterades att den genomsnittliga sysselsättningsgraden för tillsvidareanställd personal inom vård- och omsorgsboende var 92,9 procent och inom hemtjänst 96,3 procent. I de fall verksamhetens egen personal under året behövt kompletteras med tillskott av personal från bemanningscenter, har personal i så hög grad som möjligt återkommande arbetat inom en och samma enhet.
Personalkontinuiteten och därmed de äldres trygghet påverkas också positivt om sjukfrånvaron minskar. Den minskning av arbetsgrupperna som genomförts under 2019 som del av det nära ledarskapet syftar till att skapa bättre arbetsmiljö och friskare medarbetare i och med ökade förutsättningar att uppmärksamma tidiga tecken på bland annat ohälsa och bristande arbetsmiljö1. Det nära ledarskapet bedöms också ha haft betydelse för att främja trygghet under
1 https://www.suntarbetsliv.se/forskning/ledarskap-och-organisation/nara-till-chefen-pa-friska-
arbetsplatser/
pandemin då den ökat förutsättningar för att förändra arbetssätt och ökat möjligheten till tydlighet i informationsflödet kring till exempel en ökad mängd reviderade rutiner.
Då målsättningen är att i så hög grad som möjligt använda tillsvidareanställd personal inom äldreomsorgen i mötet mellan människor för att öka tryggheten, använde förvaltningen under sommarperioden serviceassistenter som anställdes via förvaltningens arbetsmarknadsenhet. Dessa har kunnat avlasta
omsorgspersonalen med till exempel matuppläggning och städning så att omsorgspersonalen fått mer tid till det vård- och omsorgsnära arbetet. För att säkerställa bemanning gjordes ytterligare förstärkning med 70
visstidsanställningar inom äldreomsorgen under perioden 1 maj – 31 augusti, utöver tillsättningen av sommarvikarier. Av dessa förlängdes 40
visstidsanställningar till och med 31 oktober.
Årlig mätning görs av personalkontinuiteten inom hemtjänsten. Detta genom att antalet personal som kunderna möter under en 14-dagarsperiod i
oktober/september räknas. Genomsnittligt antal oavsett regi blev 11 år 2020, och 17 inom hemtjänst i kommunens regi. Avseende 2020 har pandemin inneburit en utmaning eftersom sjukfrånvaro bland ordinarie personal har bidragit till behovet att nyttja vikarier. Det sätt att arbeta med frågan som beskrivits ovan bedöms dock ge förutsättningarna för en positiv utveckling av personalkontinuiteten.
Individanpassning av insatser
Under våren 2020 togs beslut att implementering av arbetssättet Individens behov i centrum (IBIC) kommer fortgå fram till 31 mars 2021. IBIC syftar till att förbättra planeringen och uppföljningen av genomförandet tillsammans med individen. Det ökar förutsättningarna att skräddarsy individanpassade arbetssätt
genom tydligt beskrivna behov och mål som individen haft full delaktighet i.
IBIC gör det även möjligt att följa upp och utvärdera kvaliteten i arbetet och systematiskt följa upp förbättringsområden i verksamheten. Implementeringen har fram till nu berört verksamheter inom området funktionsnedsättning. Under våren och sommaren 2020 har planering påbörjats för att inkludera
äldrenämndens verksamheter i implementeringsarbetet.
För att den äldre ska kunna känna sig trygg med att insatserna utförs utifrån dennes självbestämmande och integritet, är en genomförandeplan som beskriver hur insatserna ska utföras viktig. Ett kunskapshöjande arbete har bedrivits inom hemtjänst och på vård- och omsorgsboenden under 2020 för att öka kvaliteten i genomförandeplaner. Därutöver har tydliga rutiner utarbetats för upprättande och uppföljning av genomförandeplaner och en tydlig guide för hantering av momenten i verksamhetssystemet.
Tydliga rutiner och kompetenshöjande satsningar
Under året har förvaltningen fortsatt arbetet med att se till att uppdaterade rutiner alltid finns digitalt tillgängliga för berörda medarbetare för att säkerställa en samordnad, trygg och säker omsorg. Frågan har varit särskilt aktuell med anledning av rådande pandemi.
För att öka kvaliteten på insatserna och tryggheten inom vård- och
omsorgsboendena och hemtjänsten är målsättningen att medarbetare har som lägst undersköterskeexamen. Förvaltningen deltar i och med den målsättningen i Äldreomsorgslyftet, vilket innebär att en anställning ska kunna kombineras med utbildning till undersköterska eller vårdbiträde på betald arbetstid och staten finansierar lönekostnaden för den tid den anställde är frånvarande på grund av studier. Startdatum är den 11 januari 2021 och satsningen beräknas pågå i
Haninge till utgången av år 2022. Den vänder sig både till kommunens utförare och till de privata utförarna i kommunen.
SKR och Kommunal har kompletterat regeringens satsning med en överenskommelse om att alla inom kommunal regi som deltar i
Äldreomsorgslyftet erbjuds en fast anställning på heltid. Förvaltningen har valt att ställa som villkor att privata utförare för att kunna ta del av medlen, ger sina anställda samma erbjudande. Detta utifrån principen att alla utförare i
valfrihetssystemet ska behandlas lika.
Genom ett lokalt kollektivavtal i Haninge kan även redan tillsvidareanställda i kommunens regi medverka i äldreomsorgslyftet under förutsättning att de erbjuds heltidsanställning. Dessa villkor gäller också för privata utförare.
Inom kommunens äldreomsorg förväntas utbildningssatsningen innebära 10 examinerade undersköterskor och 47 vårdbiträden. Samtliga av de fyra deltagare som i nuläget inte har tillsvidareanställning tillhör de 10 som förväntas erhålla undersköterskeexamen. En deltagare från privat utförare medverkar.
Trygghetsfrämjande genom välfärdsteknik
Införandet av välfärdstekniska lösningar för ökad trygghet fortgår. Samtliga kommunala vård- och omsorgsboenden har numera hotellås vilket uppskattas innebära en ökad trygghet hos de äldre då risken att konfronteras med icke behöriga personer i den egna lägenheten minskar. Låsen öppnas och stängs automatiskt med hjälp av en sensor som behörig personal och berörd boende bär kring handleden.
En betydande förändring som märkts mot slutet av året är att hemtjänst-
kundernas efterfrågan av digital nattillsyn har ökat. Förvaltningens förhoppning är att det ökade intresset ska kvarstå och att alltfler kunder ska upptäcka fördelen
med att minimera fysiska tillsynsbesök som kan riskera att störa nattvilan. Utöver nyttan för kunden, innebär ett utökat användande av digital nattillsyn ett mer resurseffektivt nyttjande av personal, samt en viss miljövinst i form av minskade transporter.
Appva, ett system för digital signering har under 2020 införts på samtliga av kommunens vård- och omsorgsboenden för äldre. Systemet bidrar främst till en tryggare vård och omsorg då risken för fel eller missade insatser minskar.
Systemet omfattar förutom signering även registrering av ett antal mätvärden så som till exempel blodsocker och under våren infördes mätvärden som är viktiga för vård vid covid-19, så som registrering av syremättnad, andningsfrekvens och kroppstemperatur. Mätvärden och data delas i realtid med all personal som arbetar med kunden eller brukaren för en mer samordnad, tryggare och säkrare vård. Systemet innebär även att rapportering sker direkt från Appva till
Socialstyrelsens hälsodataregister2 över insatser inom kommunal hälso- och sjukvård.
Pandemin – påverkan och hantering
Nedan beskrivs pandemins påverkan och förvaltningens åtgärdsarbete inom en rad olika områden.
- Införskaffande av skyddsutrustning
2 https://www.socialstyrelsen.se/globalassets/sharepoint-dokument/dokument-
webb/ovrigt/halsodataregister-information-nyttan-med-register.pdf
Ett intensivt arbete pågick under våren för att säkra skyddsutrustning till
kommunens vård och omsorg och har fortsatt sätta stor prägel på förvaltningens arbete under året. Det har hela tiden funnits skyddsutrustning att tillgå för de situationer där det behövts och stora upphandlingar har gjorts. Förvaltningen har påbörjat att skapa ett lager med tre månaders extra förbrukning av
skyddsutrustning med syfte att klara av bristperioder. Under det andra delåret förbättrades tillgången hos leverantörer för flera typer av skyddsmaterial som till exempel munskydd.
- Anpassning av insatsutförandet
I och med pandemin tog förvaltningen fram en särskild avdelning för att kunna ta emot äldre personer som smittats eller blivit sjuka i covid 19 i syfte att minska risk för smittspridning. Kompetens och arbetssätt ställdes om för att bedriva en mer kvalificerad hälso- och sjukvård på avdelningen. När smittspridningen avtog under delår 2, återgick avdelningen i den löpande verksamheten som
korttidsboende för personer med demenssjukdom och personer med kognitiv svikt.
Även arbetssättet inom hemtjänsten ställdes om och förvaltningen skapade ett specialteam för att på bästa sätt kunna ge stöd, omsorg och service till personer med konstaterad smitta eller tydliga symptom på covid-19. Specialteamet har gett vård- och omsorg som är särskilt anpassad och när den enskilde sedan blivit frisk har hon eller han återgått till sin ordinarie privata eller kommunala
hemtjänstutförare. Även specialteamet stängdes ner i samband med en minskande smittspridning under delår 2. Både den särskilda avdelningen och specialteamet går att starta upp igen ifall behov uppstår.
- Beredskap vid den ökade samhällsspridningen under höst/vinter
Sedan hösten 2020 är smittläget åter förvärrat i Sverige liksom i stora delar av övriga världen. Social- och äldreförvaltningen befinner sig sedan den 18 november i så kallat stabsläge. Det innebär att en särskild grupp inom förvaltningen har utsetts för att i ett beredskapsläge följa utvecklingen samt snabbt kunna utvärdera information och vid behov vidta nödvändiga åtgärder och fatta beslut inom social- och äldreförvaltningens verksamhetsområde.
I januari 2021 har det ännu inte bedömts nödvändigt att åter starta upp den särskilda avdelningen inom vård- och omsorgsboende eller hemtjänstens specialteam. En stor skillnad mellan nuvarande situation och den som rådde i våras är att nu finns erfarenheter från vårens arbete med Corona för att utveckla metoder och ha en god beredskap att möta olika situationer när det gäller fortsatt smittspridning. Inom äldreomsorgen finns anpassade rutiner och arbetssätt som är etablerade och förankrade hos personalen. Sveriges kommuner och regioner (SKR) har gjort en nationell mätning av hur Socialstyrelsens föreskrifter om basala hygienrutinerna och klädregler följs vid patientnära arbete på vård- och omsorgsboenden. Mätningen visar att följsamheten i Sverige är hög rent generellt och att Haninge placerar sig på den övre fjärdedelen av de
verksamheter som har granskats. Resultatet är ett tydligt tecken på att rutiner vid misstänkt eller konstaterad smitta är väl inarbetade i organisationen.
På grund av den ökande smittspridningen har social- och äldreförvaltningen med start i november infört en tillfällig förstärkning av skyddsutrustningen som rör alla verksamheter med personer i riskgrupp. Detta innebär att både visir och munskydd ska användas i alla ansiktsnära omvårdnadssituationer med brukare som enligt Socialstyrelsens kriterier tillhör en riskgrupp. Med ansiktsnära menas situationer med mindre än en meters avstånd mellan personal och
insatsmottagare, så som vid matning, omvårdnad i sängen, tandborstning och så vidare.
Ytterligare en åtgärd är att antigentester börjat användas under december månad på kommunens vård- och omsorgsboenden för äldre, som komplement till PCR- tester. Antigentester ger snabbare resultat än PCR-tester för vilka utfallet tar ca två dygn. Användandet av antigentester bedöms främst öka möjligheten att snabbt hitta personal och boende som är smittbärande utan symptom.
Vaccination utgör ett kraftfullt verktyg för att motverka smittspridningen.
Vaccination av boende på vård- och omsorgsboenden för äldre har påbörjats i kommunen under det nya årets första vecka. Sedan den 11 januari 2021 erbjuds även vaccination till personal inom såväl privat som kommunal regi som utför insatser inom hemtjänst och vård- och omsorgsboende för äldre.
- Begränsningar i verksamheterna av smittskyddsskäl
Tillfälliga begränsningar gjordes i verksamheterna under det första delåret 2020 för att minska smittspridning. Träffpunkterna stängdes och regeringen beslutade om besöksförbud på äldreboenden. För att personer boende på vård- och
omsorgsboende ska kunna träffa sin anhöriga installerades under året plexiglasskärmar utomhus på samtliga vård- och omsorgsboenden och möjligheten att använda digitala lösningar infördes.
Enligt nationellt regeringsbeslut avskaffades besöksförbudet på vård- och
omsorgsboenden den 1 oktober. Social- och äldreförvaltningen utarbetade inför detta rutiner med syftet att möjliggöra så säkra besök som möjligt med
minimerad risk för smitta, vilka grundar sig på Socialstyrelsens föreskrifter samt Folkhälsomyndighetens och Region Stockholms rekommendationer.
Mot bakgrund av höstens förvärrade smittspridning av Covid-19 i samhället, beslutade äldrenämnden den 18 november om en tillfällig avrådan från besök på
kommunens egna vård- och omsorgsboenden till den 17 december. Beslut om förlängd giltighetstid för avrådan fattades den 16 december och därefter på nytt den 13 januari 2021. Nuvarande giltighetstid sträcker sig till den 17 februari.
Efter giltighetstidens utgång fattas ett nytt beslut om vad som ska gälla därefter.
Avrådans avsikt är att besök ska ske restriktivt för att förhindra en ökad smittspridning.
Vad gäller träffpunkter, har de av smittskyddsskäl inte kunnat bedriva aktiviteter inomhus sedan pandemins utbrott under våren, men vid gynnsamt väder har aktiviteter erbjudits utomhus.
Även dagverksamhet med allmän inriktning har fortsatt att hålla stängt av
smittskyddskäl, men dagverksamhet med demensinriktning erbjuds sedan den 15 september 2020 i begränsad omfattning. Begränsad dagverksamhet har inneburit ett behov att istället erbjuda utökad hemtjänst. Inte heller avlösning eller
växelvård har kunnat starta upp igen under året. Vid insatsbehov har istället längre avlastningsperioder på korttidsboende beviljats, vilket bedöms innebära mindre risk för smittspridning än flera kortare vistelser.
- Åtgärder för att för att minska negativ inverkan av verksamhetsanpassningar
Anpassningarna av äldreomsorgens verksamhet har gjorts för att minska risken för smittspridning och för att därmed skydda de äldre. Det har även varit viktigt att stödja de äldre för att de ska må så bra som möjligt trots den ansträngning som pandemin och medföljande restriktioner innebär.
Som ovan beskrivits har social- och äldreförvaltningen under året börjat med personalledda promenader utomhus för äldre som under trygga former vill få fysisk motion och social gemenskap. Kommunens hälsocoacher som jobbar på träffpunkterna har under året även tagit fram träningsprogram anpassat för
seniorer. Träningsprogram och instruktioner har filmats och publicerats på Haninge.se för att möjliggöra och uppmuntra fysisk aktivitet i hemmen. Det finns även möjlighet för äldre att beställa mat för avhämtning som vanligtvis serveras på lunchrestaurangen Café matlådan som ligger i anslutning till Tallhöjdens träffpunkt och allmänna dagverksamhet.
På kommunens vård- och omsorgsbonden tillhandahålls digitala lösningar för kontakt med anhöriga på distans.
Personal på dagverksamhet och träffpunkter har utökat sin nåbarhet per telefon för äldre som känner behov av stödjande samtal eller som vill få råd om vart de ska vända sig i olika typer av situationer. Även den förändring i äldreomsorgens chefsorganisation som inleddes 2019 och fullbordades 2020 har haft betydelse.
Genom inrättandet av gruppchefer har nåbarheten ökat för insatsmottagare och anhöriga.
Därutöver har olika typer av utomhusarrangemang anordnats vid vård- och omsorgsboenden för äldre, exempelvis träningspass som letts av instruktör och musikunderhållning. Kultur- och fritidsförvaltningen erbjuder även möjlighet att iordningsställa kassar med låneböcker för avhämtning utanför bibliotek, alternativt hemleverans av låneböcker.
- Utvärdering av pandemins hantering
Pandemin har inneburit ett hårt tryck på nämndens verksamheter 2020 med anledning av smittorisk och införda restriktioner. Vissa verksamheter har hållit stängt under året för att minska smittorisken. Förvaltningen har tagit initiativ till en avgränsad utvärdering av förvaltningens ledningsinsatser under våren 2020 till våren 2021 med anledning av pandemin, i syfte att identifiera
förbättringsområden och framgångsfaktorer. Utredningsuppdraget godkändes av
nämnden i juni och beräknas vara återrapporterat senast under det andra delåret 2021.
Trygghet på vård- och omsorgsboenden för äldre enligt Socialstyrelsens årliga mätning
Socialstyrelsen sänder årligen ut en enkät till landets kunder inom hemtjänst och på vård- och omsorgsboende för äldre. Årets undersökning genomfördes från mitten av mars till och med 24 maj 2020. Av de äldre i Haninge med insats på vård- och omsorgsboende svarade 85 % antingen att det känns mycket tryggt eller ganska tryggt att bo på vård- och omsorgsboendet, vilket är alldeles under föregående års nivå då andelen uppgick till 86%. Andel svarande i Haninge som antingen angett att det känns mycket tryggt eller ganska tryggt att bo hemma med stöd från hemtjänsten uppgick till 87%. Detta innebär en ökning med två procentenheter från föregående år.
Utfallet för Haninges hemtjänst sammanfaller med 2020 års målvärde och för vård- och omsorgsboende innebär utfallet att målvärdet är nära att nås, men två procentenheter återstår.
Haninges utfall inom hemtjänsten kan även jämföras med ett medel på 83%
bland länets kommuner och för vård- och omsorgsboende i Haninge sammanfaller utfallet med länsmedel.
Strategiska politiska uppdrag (Från KF eller nämnd)
Fullmäktige har gett kommunstyrelsen och nämnderna uppdrag som ska genomföras och återrapporteras. Uppdragen har givits i Mål och budget 2020 eller fortsätter från 2019, 2018 eller 2017 års Mål och budget.
De KF-uppdrag som nämnden/styrelsen ansvarar för kommenteras och bedöms.
För varje uppdrag redovisas resultat och status för uppdraget bedöms (ej påbörjad, påbörjad, väntar, färdig, avvikelse (stoppad, försenad) eller dialog behövs med politiker).
Titel Status
Strategiska politiska uppdrag 2019 ÄN Trygghetsboende
Kommentar:
Den 2 april 2019 infördes i socialtjänstlagen ett förtydligande om möjligheten för kommuner att tillhandahålla trygghetsbostäder som biståndsbedömd insats. Biståndsbedömt trygghetsboende är en boendeform för äldre människor som främst behöver stöd och hjälp i boendet och annan lättåtkomlig service och som därutöver har behov av att bryta oönskad
isolering. Målgruppen för denna boendeform har inte behov av vård dygnet runt.
Kommunstyrelsen fattade 2019-06-11, § 133, beslut om uppdragsdirektiv för att utreda möjligheten att införa trygghetsbostad som biståndsbedömd insats i Haninge kommun. I november presenterade kommunstyrelseförvaltningen en initial analys, Återrapportering av uppdragsdirektiv om trygghetsbostad som biståndsbedömd insats (Dnr KS 2019/269). I rapporten föreslås att andra pågående utrednings- och analysuppdrag inväntas innan ett slutgiltigt ställningstagande görs.
Social- och äldreförvaltningen har medverkat i att ta fram underlag inför ärendets vidare hantering och inför äldrenämndens sammanträde 2020-06-17 tog nämnden del av en tjänsteskrivelse som utgjorde en återrapportering avseende uppdragsdirektivet från kommunstyrelsen om trygghetsbostad som biståndsbedömd insats.
Äldrenämnden beslutade vid sammanträdet att föreslå kommunstyrelsen att i nuläget avstå från att införa trygghetsboende som biståndsbedömd insats, men att frågan tas upp till förnyad prövning om 3-4 år. Äldrenämnden beslutade även att godkänna förvaltningens tjänsteskrivelse som sitt svar till
kommunstyrelsen.
I tjänsteskrivelsen beskrivs svårbedömda kostnadsökningar som ett införande av insatsen trygghetboende skulle medföra för kommunen. Tjänsteskrivelsen framför även att nuvarande analys tyder på ett begränsat kundunderlag.
Därutöver beskrivs betydelsen av dialog med kommunens pensionärsorganisationer kring behov och alternativ.
Kommunstyrelsen beslutade 2020-08-31 att Haninge kommun avstår från att införa trygghetsbostad som biståndsbedömd insats och att återrapporteringen med anledning av uppdragsdirektivet därmed är avslutad.
2020 KF Effektivisering och ökad samordning
Beskrivning i mål- och budget 2020-2021:
Effektivisering och ökad samordning KSF (Alla) Totalt fördelas cirka 76 mnkr från ekonomi, HR och kommunikation till nämnderna för dessa tjänster.
Utöver det tillkommer cirka 107 mnkr för IT, varav runt 65 mnkr är fasta kostnader, samt 39 mnkr avseende serviceenheten. Uppskattningsvis är det 150 mnkr i fasta kostnader som årligen fördelas till nämnderna från KSF. I SUP (Södertörns utvecklingsplan) finns nu ett nytt delområde "Ökad funktionell samordning mellan kommunerna". En ökad samordning skall
innebära en högre effektivitet än om varje kommun arbetar för sig. Exempel på tänkbara processer som kan samordnas är upphandling, systemförvaltning, löneadministration, ekonomiadministration gemensamt tryckeri m.m.
Förslaget är att lägga ett effektiviseringskrav på 5% av den totala årskostnaden 2020. Eftersom detta kräver ett större arbete föreslås halvårseffekten sparas in 2020. Förvaltningen bör utöver det utreda ytterligare effektiviserings- och samordningsmöjligheter inom detta område inför budget 2021 och framåt.
Ramjustering 2020: 3 800 tkr Kommentar:
Effektiviseringsåtgärder under 2020 som rör ökad samordning, har till stor del skett som del av sammanslagningen mellan socialförvaltningen och
äldreförvaltningen och beskrivs i avrapporteringen av detta strategiska uppdrag. Därutöver har samordning under 2020 rört upphandling inom södertörnsgemenskapen för att säkerställa skyddsutrustning under den
pågående pandemin och med regionen vad gäller förebyggande och hantering av situationer med smittspridning av covid-19. Samordningen har varit
nödvändig i arbetet för en god och säker vård, men har också inneburit ett mer resurseffektivt arbetssätt än om kommunen skulle hanterat dessa frågor helt på egen hand. Under pandemin har resurser även nyttjats över
förvaltningsgränsen vad gäller åtgärder för att motverka psykisk ohälsa hos äldre under den sociala isolering som restriktioner medför. Hit hör samverkan mellan social- och äldreförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen vad gäller kultur- och fritidsaktiviteter för äldre, däribland utomhuskonserter på vård- och omsorgsboenden och äldres deltagande i “miljöverkstans”
utomhuspedagogik som är ett upplevelsebaserat lärande med många sinnen involverade.
2020 KF Ökad kostnadsmedvetenhet i alla verksamheter Beskrivning i mål- och budget 2020-2021:
Under arbetets gång har det blivit tydligt att åtgärdsförslagen ser lite olika ut.
En del av förslagen som har hamnat på listan är av typen ”kostnader som vi skall vara restriktiva med”. KDLG kommer att titta vidare på dessa kostnader och hitta sätt att få genomslag i verksamheterna gällande ökad
kostnadsmedvetenhet inom dessa områden. Exempel på sådana kostnader är:
konsulter, kurser och konferenser, användning av Winn, fikabröd och arbetsluncher, styrning av exempelvis telefoniutbudet, representation.
Ramjustering 2020: 1 000 tkr (fördelas)
Kommentar:
Äldreomsorgens verksamheter har under året arbetat enligt kommunens regelverk avseende inköp och hantering av kommunens medel. För att hålla nere kostnader har kommunens egna lokaler nyttjats i så stor utsträckning som möjligt vid planeringsdagar och liknande. Konsulter har använts sparsamt, och endast i de fall då verksamhetens egna resurser inte bedömts tillräckliga.
En oavsiktlig besparande effekt har infallit med anledning av pandemin. Detta då möten på distans innebär att kostnader för eventuella externa lokaler, fikabröd etcetera helt uteblir. Vid en uppskattning av de långsiktiga
ekonomiska följderna av arbete på distans behöver arbetets resultat bedömas.
En närmare analys är i nuläget svår att göra, men förvaltningens upplevelse är att ett stort antal arbetsuppgifter som inte utgörs av direkt insatsutförande, kan bedrivas med ett likvärdigt resultat på distans som på ordinarie
arbetsplats.
Pandemin har samtidigt inneburit en del kraftiga kostnadsökningar, inte minst på grund av ökat behov av skyddsutrustning. Detta motstrider inte
kostnadsmedvetenhet, då åtgärder som vidtagits med anledning av pandemin varit avgörande för förutsättningarna att bedriva en god och säker vård.
Ett flertal aktiviteter vittnar om kostnadsmedvetenhet under 2020 inom äldreomsorgen. Hemgångsteamet har avvecklats eftersom ordinarie hemtjänstverksamhet bedömts tillräcklig för att säkra en trygg och säker hemgång efter sluten vård.
Omplaceringar av gjorts för att sänka kostnader för HVB-platser.
Kostnaden för korttidsplatser har fortsatt minska under 2020 genom snabbare övergång till ordinärt boende eller beslut om insats på vård- och
omsorgsboende. För att hålla nere kostnaderna på vård- och omsorgsboende, planeras in- och utflyttning på så vis att tiden då platser står outnyttjade minimeras.
Åtgärder har vidtagits med anledning av det höga kostnadsläget för hemtjänst i Haninge. Översyn har gjorts av handläggning i ärenden med mycket stort antal beviljade timmar. Detta för att verifiera att insatsbehovet motiverar tid i beviljad utsträckning. Genom införandet av digital tidsregistrering har
förvaltningen även fått precisa verktyg för att följa upp överenstämmelsen mellan beställd och utförd tid inom hemtjänst, och därmed att utförare erhåller rätt ersättning.
Ytterligare exempel på kostnadseffektivt arbetssätt utgörs av
schemaplaneringen, vilken sker med utgångspunkten att arbetstimmarna för enheternas egen personal ska matchas över dygnet med kundernas
insatsbehov. Detta för att minimera behovet att nyttja extra personalresurser.
2020 KF Sammanslagning SOF och ÄF
Beskrivning i mål- och budget 2020-2021:
Det finns förslag om att slå samman äldreförvaltningen och socialförvaltningen från och med 1 januari 2020. Bedömningen är att den nya
förvaltningsorganisationen i så fall kommer att medföra effektiviseringar på ledningsnivå och i verksamheterna under 2020. Utredning pågår och det finns ännu inga beslutade åtgärder eller exakt sammanställt belopp för
effektiviseringsmöjligheterna. Förvaltningens bedömning är dock i nuläget att effektiviseringarna bör kunna uppgå till minst 4,0 mnkr under 2020.
Ramjustering 2020: 4 000 tkr Kommentar:
Från den 1 januari 2020 är tidigare socialförvaltningen och äldreförvaltningen ersatta av den nybildade social- och äldreförvaltningen. Sammanslagningen har inneburit ökade möjligheter till samverkan och samnyttjande av resurser inom socialtjänsten. Två förvaltningschefer har ersatts av en och det
sammantagna antalet avdelningar har minskat. Enheter inom bland annat administration, utredning, bemanning och verksamhetsutveckling arbetar numera gentemot hela socialtjänsten. Sammanslagningen innebär
förutsättningar för effektivare kommunikationsvägar i ärenden som berör olika verksamhetsområden, och förenklar ett enhetligt arbetssätt såväl vad gäller verksamhetens kvalitetsutveckling som i det löpande arbetet.
Ekonomisk uppföljning
Driftredovisning
Äldrenämndens budgetram för 2020 uppgick till 842,8 mnkr och det
ackumulerade utfallet för året blev 797,9 mnkr. Utfallet innebär ett överskott med 44,8 mnkr eller med 5,3 procent mot budgetramen.
Överskottet beror i till största del på minskad på efterfrågan av insatser pga.
pandemin. Främst har det inneburit lägre kostnader för hemtjänst hos
beställaravdelningen. Ett underskott inom den egna utförarorganisationen av hemtjänst finns däremot som minskar överskottet gällande hemtjänst totalt för kommunen. Ett arbete pågår för att bedriva den kommunala hemtjänsten med de resurser som kan finansieras med den ersättningsmodell som gäller från oktober 2020.
Förvaltningens budgetram
Kommunfullmäktige beslutade om Mål och Budget för 2020-2021 i juni 2019, enligt beslutet fastställdes äldrenämndens driftbudgetram för 2020 till 846,2 mnkr (2019-06-10, § 109). Kommunfullmäktige beslutade i december 2019 att genomföra justeringar vad gäller budgetramarna för 2020, äldrenämndens budgetram minskades med 2,4 mnkr. Beslutet innebär att äldrenämndens budgetram för 2020 justerades till 843,8 mnkr (KF 2019-12-09, § 197).
Beslut om överföring av driftmedel från 2019 till 2020 beslutades (2020-05-11,
§83) och nämndens budgetram minskades med 1,1 mnkr till 842,8 mnkr.
Resultat per avdelning Utfall Jan - dec 2020
Bud Ack Jan – dec 2020
Avvikelse Jan - dec 2020
Äldrenämnden inkl.
föreningsbidrag 1 885 1 790 -95
Förvaltningsgemens
amt 35 493 36 076 582
Avdelning
Förebyggande 19 526 18 868 -658
Avdelning Stöd, service och
hemtjänst 20 495 0 -20 495
Avdelning Vård- och omsorgsboende och
HSL 346 0 -346
Avdelning Beställare funktionsnedsättnin
g och äldre 720 194 786 045 65 851
Summa 797 939 842 779 44 840
Nettokostnader samt budget och avvikelse (tusentals kronor)
I följande avsnitt redovisas nämndens samt avdelningarnas nettokostnader samt avvikelser för perioden januari-december 2020. Kostnader redovisas med
positiva tal och intäkter med negativa tal. Avvikelser som innebär högre kostnader än budgeterat redovisas med negativa tal.
Äldrenämnden
Under ansvarsområdet redovisas kostnader för bidrag till föreningar och arvoden m.m. till äldrenämndens ledamöter.
Utfallet för perioden är ett underskott med 0,1 mnkr. Underskottet beror på att utbetalt föreningsbidrag överstiger budget.
Förvaltningsgemensam verksamhet (Verksamhetsstöd och utveckling samt förvaltningsdirektör)
Avdelningens uppdrag är att ge stöd och service till
kärnverksamheter/avdelningar förvaltningsledningen och de förtroendevalda i äldrenämnden. Här ingår vissa förvaltningsgemensamma tjänster, till exempel interna avtal med kommunstyrelseförvaltningen, verksamhetssystem och systemförvaltning.
Utfall för perioden är ett överskott med 0,6 mnkr (årsomslutning 56,0 mnkr).
Avdelning Förebyggande
Avdelningen ansvarar för träffpunkter, anhöriganställningar,
demenssamordnare, fixarservice, seniorlägenheter, hörsel och syn, uppsökande verksamhet, hälsoutvecklare, dagverksamhet somatisk och dagverksamhet demens.
Utfall för perioden är ett underskott med 0,7 mnkr (årsomslutning 66,5 mnkr).
Avdelning Stöd, service och hemtjänst
Avdelningen ansvarar inom äldrenämnden för bemanningscentrum som har som uppdrag att bemanna korttidsfrånvaro och kortare planerad frånvaro upp till två veckor eller efter överenskommelse. Här finns även hemtjänst inom Handen, Brandbergen och Västerhaninge.
Utfall Jan - dec 2020
Bud Ack Jan - dec 2020
Avvikelse Jan - dec 2020
Avdelningsledning 8 220 0 8 220
Bemanningscentrum 4 942 0 -4 942
Hemtjänst 23 757 0 -23 757
Stöd och natt 17 0 -17
Summa 20 495 0 -20 495
Nettokostnader samt budget och avvikelse (tusentals kronor)
Utfall för perioden är ett underskott med 20,5 mnkr (årsomslutning 154,5
mnkr). Statsbidraget för covid-19 på 9,4 mnkr är bokfört på avdelningsledningen och inte fördelat på hemtjänst och bemanningscentrum. Underskottet beror på att kostnader för bemanningscentrum inte har kunnat debiteras verksamheterna fullt ut som beräknat i budget pga. förändring i system. Det finns istället ett motsvarande överskott hos verksamheterna.
En av de tre hemtjänstenheterna har ett större underskott, men även de andra två enheterna har ett underskott. Detta beror på att intäkterna är lägre än budgeterat, medan kostnaderna inte anpassats. Åtgärder för att komma till rätta med underskottet pågår.
Avdelning Vård- och omsorgsboende och HSL
Avdelningen består av fem vård- och omsorgsboenden. Johanneslund,
Hagagården, Malmgården, Ros-Anders och Vallagården. Inom avdelningen finns även Terrassen vård- och omsorgsboende som är under uppbyggnad.
Avdelningen har 295 platser och Terrassen beräknas starta den 1 mars 2021 (55 platser för demenssjuka och somatiska platser). Inom avdelningen ingår också hälso- och sjukvårdsinsatser för LSS och FoU Nestor.
Avdelningens vård- och omsorgsboenden har demensplatser, somatiska platser samt korttidsplatser/växelvårdsplatser. Inom avdelningen finns Vårt kök som i huvudsak levererar lunch och middag till vård- och omsorgsboende.
Utfall Jan - dec 2020
Bud Ack Jan - dec 2020
Avvikelse Jan - dec 2020
Avdelningsledning 10 738 -5 10 733
Kök 983 -1 179 -2 162
Johanneslund vård-
och omsorgsboende 6 262 0 -6 262
Malmgården vård-
och omsorgsboende -581 -178 402
Ros-Anders gård vård- och
omsorgsboende 606 -600 -1 206
Vallagården vård-
och omsorgsboende 1 805 1 962 157
Hagagården vård-
och omsorgsboende 2 008 0 -2 008
FoU Nestor 0 0 0
Summa 346 0 -346
Nettokostnader samt budget och avvikelse (tusentals kronor)
Utfall för perioden är ett underskott med 0,3 mnkr (årsomslutning 249,2 mnkr).
Statsbidraget för covid-19 på 10,8 mnkr är bokfört på avdelningsledningen.
Avdelning Beställare funktionsnedsättning och äldre
Utfall för perioden är ett överskott med 65,9 mnkr (omslutning 876,7 mnkr).
Covid-19 har medfört lägre kostnader för beställaren pga. t ex stängning av dagverksamhet och minskade kostnader för hemtjänst. Därutöver har personer med HVB-insats omplacerats till lägre kostnader. Det finns också några vakanser inom avdelningen.
Verksamhet
Utfall Jan - dec 2020
Bud Ack Jan - dec 2020
Avvikelse Jan - dec 2020
Gemensam ÄN-verksamhet 26 615 29 622 3 008
Färdtjänst/Riksfärdtjänst 64 150 86
Hemtjänst +65 201 642 235 000 33 358
Personlig assistans +65 LSS 19 426 18 000 -1 426
Kontaktperson, boendestöd och
ledsagning 1 145 0 -1 145
Anhörigvårdare 7 968 10 500 2 532
Hemgångsteamet 1 068 4 273 3 205
Dagverksamhet somatisk 7 974 11 080 3 106
Daglig verksamhet enl. LSS äldre 1 218 1 520 302
Dagverksamhet dementa 13 371 20 400 7 029
Korttidsboende/avlastning/växel
vård 40 669 45 000 4 331
HVB äldre 8 603 13 000 4 397
Utskrivningsklara 28 5 000 4 972
Särskilt boende 364 750 364 708 -42
Särskilt boende LSS äldre 19 201 18 492 -709
Bostadsanpassning 6 453 9 300 2 847
Summa 720 194 786 045 65 851
Nettokostnader samt budget och avvikelse (tusentals kronor)
Investeringsredovisning
Äldrenämndens ursprungliga investeringsbudget var 10,0 mnkr efter beslut av fullmäktiges Mål och budget 2020. Fullmäktige beslutade i april om överföring av oförbrukade investeringsmedel från 2019 med 14,1 mnkr. Total
investeringsbudget för året är därmed 24,1 mnkr.
Ackumulerat utfall totalt för perioden är 8,5 mnkr. Utfallet motsvarar 35,3 procent av total årsbudget. Överskottet i investeringsbudgeten på 15,6 mnkr beror på att vissa påbörjade renoveringsprojekt inte slutförts under året samt att några projekt som planerades genomföras 2020 förskjutits till 2021.
Upphandlande och införande av verksamhetssystem har försenats, men pågår.
Utfallet för påbörjade men ej avslutade projekt kommer att belasta 2021 års investeringsbudget i den mån investeringsmedlen kan överföras.
Johanneslund vård- och omsorgsboende kommer att få hotellås installerade under 2021. Projektet är försenat.
Ett nytt vård- och omsorgsboende, Terrassen, öppnar mars 2021.
Investeringsredovisning, specificerad per projekt
Projekt
Utfall Jan - Dec 2020
Bud Ack Jan - Dec 2020
Utfall % av Budget Helår 23594 - AV-utrustning- Kansliet SÄF 18
24502 - Inventarier Boende 214
24503 - Inventarier ej boende 245
24510 - Hotell lås 125 1 050 11,9%
24515 - Reservkraft särskilt boende 4 800 24525 - Upphandlande och införande av
verksamhetssystem, SN och ÄN 1 145 8 015 14,3%
24527 - Wifi Våbo 43 24613 - Renovering Haga kök (rättning av
felkontering från tidigare år) -10
24617 - Nytt vård- och omsorgsboende Terrassen 6 316 6 243 101,2%
24618 - Möbelkoncept Hagagården 2 000
24619 - Cyklar och elscootrar VH hemtjänst okt
2020 41
24621 - Passagesystem- Hemtjänsten
Hantverkavägen 25C 83
24622 - Tvättmaskiner och torktumlare-
Hemtjänsten Hantverkarvägen 25C 81 24623 - Lokalanpassning för hemtjänsten
Hantverkarvägen 25 C 200
29999 - Övriga investeringsprojekt - ej fördelade
investeringsmedel 1 987
Summa 8 502 24 095 35,3%
Investeringsredovisning, utförda av Tornberget åt äldrenämnden Investeringsobjekt Nämnd Prognos
(mkr)
Budget (mkr)
Uppföljning/kommentar
Malmgården ÄN 0 0 Förstudie avseende reservkraft klar.
Vega skola &
aktivitetshus
GFN, KFN,
ÄN
465,6 440 Färdigställande av granskning av programhandlingar pågår, bygglov skickas in september 2020. Inflyttning planerad till sommaren 2023
Personalstatistik
Organisation till axel: Äldrenämnden Avtal AB: AB
Organisation till axel: Äldrenämnden Avtal AB: AB Jan Feb Ma
r
Apr Maj Jun Jul Au g
Sep Okt No v
De c 20
19
% 12.
1%
11.
1%
10.
0%
8.8
% 9.1
% 9.3
% 8.0
% 8.4
% 10.
4%
10.
1%
10.
6%
11.
4%
20 20
% 9.8
% 9.4
% 16.
8%
22.
9%
15.
7%
10.
7%
9.2
% 9.5
% 10.
3%
12.
1%
13.
4%
11.
9%
År: 2020 Organisation till axel: Äldrenämnden Avtal AB: AB
2019 2020
Total sjukfrånvaro % ack 9.9% 12.7%
Sjukfrånvaro % <60 dgr ack 42.7% 57.4%
Sjukfrånvaro % >=60 dgr ack 57.3% 42.6%
Total sjukfrv i %, kvinnor 10.7% 13.4%
Total sjukfrv i %, män 5.2% 7.8%
Total sjukfrv i % <29 år 9.4% 10.8%
Total sjukfrv i % 30-49 10.5% 12.5%
Total sjukfrv i %=>50 år 9.5% 13.0%
Kommentar:
Sjukfrånvaron under 2020 uppgår till totalt 12, 7 procent vilket innebär en ökning om 2,8 procentenheter jämfört med 2019. Ökningen ser ungefär lika ut för män och kvinnor och är högst bland medarbetare i den högsta
ålderskategorin. Det är korttidsfrånvaron som orsakar totalökningen, medan andelen långtidsfrånvarande har sjunkit.
Den ökade frånvaron tillskrivs sannolikt Corona-pandemin. Sjukfrånvaron har legat något högre under hela 2020, men högst och störst skillnad mot 2019, syns den period under våren då smittan kom och tog fart samt när den ökade igen under hösten.
Aktiva rehabiliteringsinsatser har fortsatt under året för att minska
långtidssjukfrånvaron, ett arbete som planeras fortsätta samordnas av HR- enheten under 2021. Likaså kommer ett löpande arbete ske med att åtgärda och följa upp handlingsplaner för arbetsmiljön.
Internkontroll
En god internkontroll kännetecknas av att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv, att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig, att regler och riktlinjer följs samt att möjliga risker ringas in, bedöms och förebyggs.
En övergripande riskanalys ligger till grund för vilka kommungemensamma kontroller som ska ingå i internkontrollplanerna. Utöver detta har varje nämnd gjort en riskanalys för sitt ansvarsområde, och kompletterat med egna kontroller som ska göras enligt nämndens internkontrollplan. I internkontrollplanen har nämnden beslutat när uppföljningarna ska göras och kontroller sker inte alltid i delårsrapporteringen.
I delårsrapporten rapporteras ett sammandrag av uppföljning av de kontroller från nämndernas interna kontrollplaner som gjorts första halvåret, samt övriga åtgärder för förbättrad intern kontroll i verksamheterna.
Kommungemensam uppföljning
Masterdata
Inom masterdataprojektet som startade 2015 har informationshantering i kommunens system setts över. Detta med syftet är att säkerställa korrekt information och att automatisera uppdateringar av den.
Ett av projektmålen är att chefsorganisationen ska ha setts över senast 2020.
Kontrollpunkten syftar till att verifiera detta.
Som ett led i projektet har automatisering genomförts av chefers
behörighetsstyrning. Genom en enhetlig rollstruktur kan behörigheter styras
utan behov av administration i form av blankett-hantering. Genomförda förändringar innebär att nyskapande, ändring och avslut av chefskonton i beslutsstödsystemet sker automatiskt via personalsystemet.
Styrgruppen har på projektledarens inrådan beslutat att avsluta och stänga projektet masterdata. Detta utifrån bedömningen att förutsättningar saknas att nå ytterligare effektmål.
Kommunens interna kontroll
Kommunens revisionsbolag, EY, gör en årlig granskning av administrativa processer med koppling till finansiell rapportering. Uppföljning enligt internkontrollplan har gjorts av att rekommendationerna i granskningen avseende 2018, har genomförts. Rekommendationerna kom under våren 2019.
Av sex rekommendationer till kommunen från EY har tre åtgärdats. För kvarstående tre rekommendationer pågår arbete.
En av dessa rör endast kommunstyrelsen. För rekommendation b och c finns ingen enkel lösning, utan problemen kommer att kvarstå så länge användare inte följer regelverken. Information om detta har lyfts till kommundirektörens
ledningsgrupp. Resultat för enskilda nämnder saknas. Nedan är en sammantagen bild för hela kommunen.
Kvarstående, ännu ej helt åtgärdade rekommendationer från EY är följande:
