Kunskapsöverföring inom projektstyrning
- En massa massakunskap på Södra Cell Mörrum
Författare: Carla Hansen, 911203-5226 Författare: Dennis Johansson, 920205-0374 Examinator: Fredrik Karlsson
Handledare: Pia Nylinder Termin: Vårterminen 2015 Ämne: Ekonomistyrning Kurskod: 4FE12E
Förord
Denna studie är ett examensarbete inom fördjupningen controller på Civilekonomprogrammet vid Ekonomihögskolan på Linnéuniversitetet i Växjö. Studien utfördes under vårterminen
2015 och omfattar 30 högskolepoäng.
Vi vill rikta ett tack till vår handledare Pia Nylinder som under studiens gång har väglett oss med djupgående feedback, intressanta infallsvinklar att ta hänsyn till samt
litteraturhänvisning.
Vi vill även tacka examinator Fredrik Karlsson för dennes vägledning under skrivandets gång.
Vidare vill vi tacka Ulf Svensson på Södra Cell Mörrum för möjligheten att samarbeta med företaget för att genomföra detta examensarbete. Vi tackar även resterande respondenter från
Södra Cell Mörrum som ställt upp på att bli intervjuade, det har varit nödvändigt för att genomföra studien.
Vi vill även tacka våra opponentgrupper som försett oss med skarpa insikter och förslag under färdigställandet som har bidragit att kontinuerligt förbättra uppsatsen.
Slutligen vill vi tacka oss själva för att vi lyckats stå ut med varandra under 5 månaders tid!
___________________________
Carla Hansen 911203-5226
________________________________
Dennis Johansson 920205-0374
Sammanfattning
Titel: Kunskapsöverföring inom projektstyrning – En massa massakunskap på Södra Cell Mörrum
Författare: Carla Hansen & Dennis Johansson
Kurs: 4FE12E – Examensarbete i Controller för Civilekonomprogrammet Handledare: Pia Nylinder
Examinator: Fredrik Karlsson
Institution: Ekonomihögskolan, Linnéuniversitetet i Växjö
Nyckelord: Projektstyrning, Kunskapshantering, Kunskapsöverföring, Planering, Organisering, Uppföljning, Processindustri
Inledning: Det har blivit allt vanligare att företag driver sin verksamhet i projektform.
Projektarbetet har fått större betydelse och är vanligt förekommande inom industri och förvaltning. Studiens fallföretag är Södra Cell Mörrum som är verksamt inom processindustrin. Inom företaget bedrivs projekt på daglig basis med varierande storlek. Södra Cell Mörrum har stött på problem i deras projektstyrning gällande säkerställandet av kunskapsöverföring mellan projekt. Forskningen inom ämnesområdet projektstyrning är utbredd, däremot när den utförs i samband med kunskapsöverföring är den inte lika väldokumenterad. Efter en genomsökning av ämnesområdet har en brist av forskning inom ämnesområdet påträffats relaterad till processindustrin.
Syftet: Syftet med studien är att via en genomgång av Södra Cell Mörrums projektstyrning kartlägga projektarbetet i en sammanställning. Ur sammanställningen skall barriärer för kunskapsöverföring mellan projekt identifieras. Vidare är syftet att utföra en jämförelse och analys av Södra Cell Mörrums projektarbete utifrån befintlig litteratur inom ämnesområdet projektstyrning kopplat till kunskapsöverföring för att föreslå en uppdaterad modell som utvecklar kunskapsöverföringen.
Metod: Området som har utforskats har varit Södra Cell Mörrums projektstyrning, vilket innebär att detta är en fallstudie och studien har en deduktiv ansats.
Utgångspunkten har varit i befintliga teorier som sedan har vävts samman med empiriskt material från semi-strukturerade intervjuer och dokument. En kvalitativ inriktning har valts för studien för att få en tydligare insikt i Södra Cell Mörrums projektarbete.
Slutsats: De barriärer i Södra Cell Mörrums projektstyrning som identifierats är tidsbrist samt en avsaknad systematik för dokumentering av lärdomar och misstag. För att säkerställa kunskapsöverföring inom projektstyrningen rekommenderas Södra Cell Mörrum genomföra förändringar i planeringsfasen av projektstyrningen. Det som föreslås är en addering av till två milstolpar i milstolpeplaneringen, vilka är reflektionsmöte och projektrapporter som behandlar ovanstående barriärer.
Abstract
Title: Knowledge transfer in project management – Pulp knowledge at Södra Cell Mörrum Authors: Carla Hansen & Dennis Johansson
Course: 4FE12E – Master thesis in Business and Economics, Controller Tutor: Pia Nylinder
Examiner: Fredrik Karlsson
Institution: Business School, Linnaeus University in Växjö
Keywords: Project Management, Knowledge Management, Knowledge Transfer, Planning, Organizing, Follow-up, Processing Industry
Introduction: It has become more common for companies to operate their businesses on a project basis. Projects have gained significance and are frequently occurring within the industry and administration. The company at hand for this case study is Södra Cell Mörrum, a company that operates within the processing industry. Projects are conducted on a daily basis with varying sizes at Södra Cell Mörrum. The company has experienced issues in their project management when it comes to ensuring knowledge transfer in between projects. Science within the area of project management is comprehensive, although when conducted in connection with knowledge transfer it is not as extensive. A gap has been found after a thorough search within the area of project management combined with knowledge transfer related to the processing industry.
Purpose: The purpose of this study is to map the project management of Södra Cell Mörrum in a compilation. The compilation identifies flaws regarding knowledge transfer in between projects. Furthermore, the project management of Södra Cell Mörrum will be compared and analyzed based on existing theories within the research area of project management related to knowledge transfer in order to suggest a developed model that ensures knowledge transfer.
Method: The area of research for this study has been the project management of Södra Cell Mörrum, hence being a case study following a deductive research approach. The premise takes place in existing theories whom have been intertwined with empirical material ranging from semi-structured interviews and documents. A qualitative direction has been chosen for this study to gain an enhanced insight in the project management of Södra Cell Mörrum.
Conclusion: The flaws that have been identified within the project management of Södra Cell Mörrum are constituted by a lack of time as well as a deficiency regarding a systematic documentation of mistakes and experiences. In order for the company to secure knowledge transfer within the project management it is recommended that the milestone planning is changed towards including two additional milestones.
These milestones consist of reverberation meetings and project reports, both of whom manage the flaws mentioned above.
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 1
1.1 Bakgrund ... 1
1.2 Problemdiskussion ... 4
1.3 Forskningsfråga och syfte ... 7
1.4 Disposition ... 8
2 Metod ... 9
2.1 Forskningsansats ... 9
2.2 Forskningsstrategi ... 9
2.3 Nuvarande forskningsmetodik inom ämnesområdet ... 9
2.4 Fallstudie ... 10
2.5 Insamling av teoretisk referensram ... 11
2.6 Insamling av empiriskt material ... 11
2.6.1 Val av respondenter ... 12
2.6.2 Bearbetning och analys av data ... 15
2.7 Etiska aspekter ... 15
2.7.1 Informationskravet och falska förespeglingar ... 15
2.7.2 Samtyckeskravet ... 15
2.7.3 Anonymitetskravet ... 16
2.8 Kvalitetskriterier ... 16
2.8.1 Begreppsvaliditet ... 16
2.8.2 Intern validitet ... 16
2.8.3 Extern validitet ... 16
2.8.4 Reliabilitet ... 17
3 Teoretisk referensram ... 18
3.1 Projekt ... 18
3.1.1 Projektstyrning ... 19
3.1.2 Projektkommunikation ... 20
3.1.3 Projektadministration ... 20
3.1.4 Projektets livscykel ... 21
3.1.5 Riskhantering ... 21
3.2 Projektplanering ... 22
3.2.1 Milstolpeplanering ... 22
3.2.2 Gantt schema ... 23
3.2.3 Aktivitetsplanering ... 24
3.2.4 Målformulering inom projektplanering ... 24
3.2.5 Risker med projektplanering ... 25
3.3 Projektorganisering ... 25
3.3.1 Gruppsammansättning av projektorganisationen ... 27
3.3.2 Genomförandet ... 27
3.3.3 Risker med projektorganisering ... 27
3.4 Projektuppföljning ... 28
3.4.1 Rapportering ... 28
3.4.2 Följa upp projekten ... 28
3.4.3 Projektmöten ... 29
3.4.4 Risker med projektuppföljning ... 29
3.5 Faktorer för framgångsrika projekt ... 30
3.6 Kunskapshantering ... 30
3.6.1 Lärande organisation ... 31
3.6.2 Intellektuellt kapital ... 31
3.6.3 Typer av kunskap ... 32
3.6.4 SECI ... 32
3.6.5 Nivåer av kunskap ... 34
3.6.6 Organisationskultur som påverkande faktor för kunskapsöverföring ... 34
3.6.7 Motivation som påverkande faktor för kunskapsöverföring ... 35
3.6.8 Barriärer för överföring av kunskap ... 36
3.6.9 Kriterier för lyckad kunskapsöverföring ... 36
3.6.10 Strategier för kunskapsöverföring ... 37
3.6.11 Kunskapsöverföring som process ... 38
3.7 Sammanställning av den teoretiska referensramen ... 39
4 Södra Cell Mörrum ... 42
4.1 Företagspresentation ... 42
4.1.1 Sammanställning av intervjupersoner ... 43
4.2 Södra Cell Mörrums projekt ... 43
4.3 Södra Cell Mörrums projektplanering ... 46
4.4 Södra Cell Mörrums projektorganisering ... 48
4.5 Södra Cell Mörrums projektuppföljning ... 49
4.6 Södra Cell Mörrums kunskapshantering ... 51
4.7 Sammanställning av det empiriska materialet ... 55
5 Analys ... 57
5.1 Projekt ... 57
5.1.1 Projektstyrning ... 58
5.1.2 Projektkommunikation ... 58
5.1.3 Projektadministration ... 59
5.1.4 Projektets livscykel ... 59
5.1.5 Riskhantering i projektarbetet ... 60
5.2 Projektplanering ... 60
5.2.1 Milstolpeplanering ... 60
5.2.2 Aktivitetsplanering ... 61
5.2.3 Målformulering inom projektplanering ... 62
5.2.4 Risker med projektplanering ... 62
5.3 Projektorganisering ... 63
5.3.1 Gruppsammansättning ... 63
5.3.2 Genomförande ... 64
5.3.3 Risker med projektorganisering ... 64
5.4 Projektuppföljning ... 64
5.4.1 Rapportering ... 65
5.4.2 Följa upp projekten ... 65
5.4.3 Projektmöten ... 66
5.4.4 Risker med projektuppföljning ... 67
5.5 Kunskapshantering ... 67
5.5.1 Lärande organisation ... 69
5.5.2 Intellektuellt kapital ... 69
5.5.3 Typer av kunskap ... 70
5.5.4 SECI ... 71
5.5.5 Nivåer av kunskap ... 72
5.5.6 Organisationskultur som påverkande faktor för kunskapsöverföring ... 72
5.5.7 Motivation som påverkande faktor för kunskapsöverföring ... 73
5.5.8 Barriärer för överföring av kunskap ... 74
5.5.9 Kriterier för lyckad kunskapsöverföring ... 75
5.5.10 Strategier för kunskapsöverföring ... 76
5.5.11 Kunskapsöverföring som process ... 77
5.6 Tillämpat lösningsförslag ... 78
6 Slutsats ... 81
6.1 Återkoppling till frågeställningar ... 81
6.2 Diskussion ... 82
6.3 Uppsatsens begränsningar ... 83
6.4 Reflektioner över studien ... 84
6.5 Förslag till vidare forskning ... 84
Källförteckning ... 85
Bilagor ... 95
Bilaga 1 – Intervjuguide för intervju med Bengt Petersson, projektledare ... 95
Bilaga 2 – Intervjuguide för intervju med Jan-Olof Karlsson, teknikchef och projektchef . 97 Bilaga 3 – Intervjuguide för intervju med Jörgen Lindström, projektledare ... 99
Bilaga 4 – Intervjuguide för intervju med Åsa Eliasson, projektadministratör ... 102
Bilaga 5 – Intervjuguide för intervju med Jorma Johansson, processtekniker ... 104
Bilaga 6 – Intervjuguide för intervju med Sofia Johansson, ekonom och administratör och Ulf Svensson, ekonomichef ... 106
Bilaga 7 – Intervjuguide för intervju med Martin Joelsson-Säll, driftingenjör ... 108
Figurförteckning
Figur 1 - Fyra olika projekttyper av Lock (2013, s. 5) ... 19
Figur 2 – Exempel på en milstolpeplan innehållande olika milstolpar ... 23
Figur 3 – Milstolpeplanering och Gantt schema kombinerat ... 24
Figur 4 – SECI modellen av Nonaka och Konno (1998, s. 43) ... 33
Figur 5 – Processen för kunskapsöverföring ... 39
Figur 6 – Sammanställd modell av den teoretiska referensramen ... 41
Figur 7 – Sammanställning av kunskapsöverföring inom projektstyrning på Södra Cell Mörrrum ... 56
Figur 8 – Uppdaterad modell för en utvecklad kunskapsöverföring ... 80
Figur 9 – Exemplifierad milstolpeplan med visualiserad tidsaspekt ... 80
1
1 Inledning
Södra Cell Mörrum är verksamt inom processindustrin och har stött på brister i deras arbete med kunskapsöverföring inom projekt. Litteraturen har till stor del fokuserat på byggbranschen och forskning gällande kunskapsöverföring inom projektstyrning är begränsad samt avsaknad i relation till processindustrin. Denna studie kartlägger Södra Cell Mörrums projektstyrning i en modell och sedan följer förslag på förändringar inom projektstyrningen som säkerställer kunskapsöverföring mellan projekt. Det inledande avsnittet förser läsaren med en beskrivning av projektstyrningen och dess delar samt kunskapsöverföring inom projekt. Därefter presenteras problemet som skall behandlas och vidare presenteras forskningsfrågorna som ska besvaras samt studiens syfte.
1.1 Bakgrund
Det har blivit allt vanligare att företag driver sin verksamhet i projektform (Olve &
Samuelson, 2008). Det ökade intresset i projekt kan sökas till utvecklingen som formar samhället och den ekonomiska sfären. Denna utveckling för med sig nya krav och problem för företag samt att företags investerings- och personalpolicy, sättet att göra affärer, organiseringen av produktionsresurser, vilka produktsatsningar som prioriteras och så vidare påverkas. Detta har lett till att en ökad decentraliseringsgrad, högre krav på kompetensutveckling och organisatorisk flexibilitet samt ett större behov av organisationslösningar som ger nya möjligheter för arbets- och beslutsfördelning. Därför har projektarbetet fått större betydelse, då arbetsformen ger tillfälle att ta vara på de möjligheter som utvecklingen skapar. Projekt är vanligt förekommande inom industri och förvaltning (Macheridis, 2010).
Begreppet projekt används nuförtiden för att antyda olika företeelser och förhållanden av olika slag. Däremot saknas en gemensam definition av begreppet inom litteraturen för projektledning. Dock finns det en gemensam uppfattning om fyra särdrag som präglar ett projekt, vilka är förutbestämda prestationsmål, förutbestämd livscykel, förutbestämd resursförbrukning samt en tillfällig men fast organisation (Macheridis, 2010).
Specifikt för arbete inom projekt är att det finns en tydlig start- och slutpunkt samt ett detaljerat syfte som uppnås genom en samling aktiviteter (Olve et al. 2008). Dessutom innebär ett projekt att en engångsuppgift ska genomföras, det vill säga en arbetsuppgift som
2
inte har utförts tidigare och som kräver ett annat arbetssätt än uppgifterna i linjeorganisationen (Andersen, Grude & Haug, 2013). Ett vanligt projekt för flera slags företag är tillfälliga leveranser av produkter eller tjänster, exempelvis ett fungerande system som levereras av ett industriföretag, uppdrag som utförs av konsultföretag eller verksamheten hos byggföretag som naturligen sker i projekt. Även i organisationer som egentligen inte är tillverkande genomförs projekt som innebär omfattande fysisk produktion, såsom nybyggnationer av sjukhus (Olve et al. 2008). Styrkan i projekt är att det ger goda möjligheter att ta tillvara på ämnesmässig och personlig utveckling samt att projektmedarbetare får ökad förståelse för organisationens funktioner och dess utvecklingsmöjligheter. Projektarbete medför också strategisk styrning med avsikten att skapa ett bättre och bredare underlag för accepterade lösningar, bidra till nya samarbetsmönster samt driftiga och mer sammansatta organisationslösningar (Macheridis, 2010).
Ett projekt kan struktureras genom att dela upp projektet i en beslutsprocess och en projektprocess. Beslutsprocessen omfattar strategiska, taktiska samt operativa beslut medan projektprocessen innebär i stora drag utförandet av olika projektaktiviteter. Det är möjligt att tillämpa detta på nästan alla typer av projekt. Beslutsprocessen samspelar med projektprocessen, med det menas att de strategiska, taktiska och operativa besluten styr projektprocessen, dock behövs underlag från arbetet i projektprocessen vid beslutsfattandet (Olve et al. 2008).
Studiens fallföretag är Södra Cell Mörrum som är verksamt inom processindustrin. I fabriken finns det två produktionslinjer för framställning av pappers- och textilmassa. Den största delen av pappersmassan levereras till pappersbruk i Europa för produktion av till exempel tidningspapper och tissueprodukter såsom blöjor, kaffefilter och tryckpapper. Textilmassan exporteras främst till Asien för framställning av cellulosabaserade textilfibrer såsom viskos eller lyocell (Södra, 2014a). Inom företaget bedrivs projekt på daglig basis med varierande storlek. Södra Cell Mörrum har stött på problem i deras projektstyrning gällande säkerställandet av kunskapsöverföring mellan projekt.
Södra Cell Mörrum är ett företag inom processindustrin där processtillverkning tillämpas, vilket innebär produktion som skapar mervärde genom att materialet blandas, separeras, formas och/eller ger kemiska reaktioner. Denna produktion sker antingen löpande eller i
3
mängder. En del av dessa företag tillämpar även processflödestillverkning, som är en tillverkningsstrategi där alla produktionsserier har en minimal mängd avbrott i processen. Det vill säga att väntetiden elimineras. I litteraturen delas tillverkningsföretag upp i diskreta och icke-diskreta, vilket syftar till materialet som används i tillverkningen. Diskret avser fasta material som inte förändras samt behåller sin form. Icke-diskreta material kan vara vätskor, pappersmassor, slam, gaser och pulver som under tillverkningen avdunstar, expanderar, krymper, absorberar fukt eller torkas ut. Gemensamt för icke-diskreta material är den ständiga förändringen samt de behöver bevaras i förpackningar. Företag inom processindustrin använder sig av icke-diskreta material, oavsett om produktionen sker löpande eller i mängd (Dennis & Meredith, 2000).
Projektstyrningen består av tre delar, nämligen planering, organisering och uppföljning av projektarbetet (Andersen et al. 2013). Inom planeringen handlar det om att fastställa ramarna för hur projektarbetet skall gå till. Inom organiseringen sätts projektorganisationen samman (Macheridis, 2010). Uppföljningsfasen kännetecknas av att kontrollera om det finns avvikelser mellan den verkliga situationen och planen för projektarbetet (Andersen et al.
2013). Genom projektplaner, budgetar och övervakningssystem uppfylls syftet med projektstyrningen, vilket är att uppnå projektets uppsatta mål. Viktiga styrparametrar är tid, kostnad och kvalitet (Macheridis, 2010).
Syftet med projektplaneringen är att skapa en förståelse för uppgiften som ska lösas, ge en överblick över arbetet samt utgöra underlag för uppföljning och fördelning av resurser och arbetsuppgifter (Andersen et al. 2013). Projektplaner beskrivs som ett bevis på att uppdragsgivaren godkänner projektledarens sätt att tolka samt genomföra projektet, då projektledaren ansvarar för planering, genomförande och avslutning. Projektledaren har det övergripande ansvaret för att målen uppnås men genom att använda projektplanen som underlag kan uppdragsgivaren följa projektarbetet (Macheridis, 2010).
Projektorganiseringens viktigaste syfte är att underlätta planering, styrning och uppföljning av projektarbetet. Genom projektorganiseringen skapas förutsättningarna för en god samordning av arbetet (Wisén & Lindblom, 2009). Projektorganiseringen bör delas upp i två delar, det vill säga att den övergripande och grundläggande organiseringen av projektet bör skiljas från den konkreta arbetsfördelningen (Andersen et al. 2013). För att lösa arbetsuppgiften består
4
projektorganisationen av medarbetare med olika intressen och kompetenser. Dessutom bör organiseringen anpassas till projektets art och mål (Wisén et al. 2009).
Projektuppföljningen inom projektstyrningen kännetecknas av att analysera projektsituationen, besluta om eventuella åtgärder samt genomförandet av dessa. Rapportering är en viktig del i uppföljningen då den används för att beskriva hur en situation är och vad som inträffat. Rapporter är viktiga för att kunna kontrollera om planerna följs och därmed tillsätta åtgärder om behovet skulle uppstå. Det är viktigt att fastställa om det finns någon avvikelse mellan situationen och planen samt analysera varför en eventuell avvikelse uppstått.
Denna arbetsgång fortsätter med att besluta vad som måste göras för att revidera situationen samt verkställa det beslut som är lämpligt för korrigeringen (Andersen et al. 2013).
Kunskap kan genereras inom organisationer på olika nivåer, det kan vara på individuell nivå, på projektnivå och även mellan projekt, det vill säga på organisationsnivå (Macheridis, 2010).
Kunskap används och utvecklas i synnerhet på operativa nivåer, dock är kunskap en strategisk resurs som säkerställer organisationens överlevnad på lång sikt. ’Knowledge management’
(kunskapshantering) är ett ämnesområde som har växt fram under de senaste 20 åren och belyser olika administrativa processer samt mekanismer med användning för hantering och koordinering av kunskap (Söderlund & Tell, 2012). Med kunskapshantering avses en fortlöpande dokumentering av erfarenheter inom projekt vilket möjliggör bättre grund för jämförelser mellan projekt. Genom dokumenteringen går det att urskilja essentiella mekanismer för en bättre hantering av projekt (Schindler & Eppler, 2003). Behovet av kunskap skapar ett organisatoriskt problem, eftersom produktionen kräver på så sätt att medarbetare med olika bakgrund samlas för att integrera sina specialistkunskaper. Detta medför att många projekt möter en stor utmaning när kunskap från olika specialistområden ska integreras samt när denna integration ska styras i rätt riktning menar (Söderlund et al.
2012).
1.2 Problemdiskussion
Under senare år har kunskapen om projektstyrning utvecklats och intresset för skillnader i utförandet av projekt mellan olika branscher och projektsammanhang har ökat. Detta har lett till en ökad medvetenhet om att specifika projekt kan kräva att processer och metoder anpassas (Bryde, 2007).
5
Företag ställs inför olika problem i projektarbetet. Då varje projekt är unikt står projektledaren inför en ny och på förhand okänd uppgift där det kan uppkomma svårigheter med att tilldela rätt personer passande arbetsuppgifter inom rätt tidsram. Tilldelningen kan innebära att människor med olika bakgrunder som inte arbetat tillsammans tidigare sätts samman för att arbeta gemensamt under projektets löptid. Om dessa resurser inte organiseras med omsorg kan det skada gruppdynamiken och försvåra förutsättningarna för ett lyckat projekt (Mir &
Pinnington, 2014).
Det är viktigt med en tydlig förankring av projektet inom verksamheten det bedrivs inom samt en skarp uppdragsbeskrivning för projektet. En ofullständig förankring av projektet kan leda till ett svagt samband mellan projektplanen och planen för verksamheten. Risken finns att ett svagt samband försätter projektet på kollisionskurs med övergripande verksamhetsplaner vilket innebär att projektet kan tvingas lägga ned. Vidare är obalanser i ambitionsnivåer övervägande om projektet saknar en tydlig uppdragsbeskrivning om vad som skall utföras.
Uppdragsbeskrivningar tenderar i alltför hög grad fokusera på de tekniska målen med ett projekt (vad som skall åstadkommas) och utelämna delar av de mänskliga målen (vem som skall utföra handlingarna och hur). En ofullständig uppdragsbeskrivning kan då innebära en motsättning hos projektdeltagarna som motverkar möjligheterna för ett bra genomförande (Ahern, Leavy & Byrne, 2014).
Gällande erfarenheter och lärdomar från projektstyrning är ansvaret hos projektledarna begränsat till den tidsram för vilket projektet grundar sig på och vanligtvis finns det inte några långsiktiga mål med kunskapsöverföring från ett projekt till ett annat (Turner, Huemann &
Keegan, 2008). Kunskapsinhämtning från projektstyrningen är en väsentlig del och det är angeläget att samla in, spara och sprida vidare erfarenheter från individuella projekt för en utökad kunskap i framtida åtaganden (Andersson & Müller, 2007). Utbytet av information mellan projektdeltagare är väsentligt och kunskapsöverföring kan förbättra kvaliteten på projektarbetet samt ha en inverkan på om projektet i slutändan blir framgångsrikt (Nesheim &
Smith, 2015). Ett projekts verkställande utgörs sällan av en implementeringsprocess utan snarare en skapandeprocess av kunskap som involverar lärande (Engwall, 2003).
Forskningen inom ämnesområdet projektstyrning är utbredd, däremot när den utförs i samband med kunskapsöverföring är den inte lika väldokumenterad. Efter en genomsökning av ämnesområdet kunskapsöverföring inom projektstyrning har en brist av forskning
6
påträffats relaterad till processindustrin. Bosch-Sijtsema och Henriksson (2014) utför en studie inom samma ämnesområde som denna uppsats ämnar behandla fast inom byggbranschen. Det påvisar att projektinriktade industrier har ett tydligt fokus mot slutdatumet av projektet och att det sällan är en passande miljö för kunskapsarbete. Reich, Gemino och Sauer (2014) utför en studie där de tittar på vilken inverkan kunskapshanteringen har på projektens resultat, dock inom IT-sektorn. Senaratne och Sexton (2008) undersöker kunskapshanteringen inom byggbranschen och hävdar att kunskap inom denna bransch främst uppstår via problemlösningar som involverar gruppdiskussioner och dialoger. Kunskapen som uppstår genom detta tillvägagångssätt är övervägande av tyst karaktär och en viktig del inom byggbranschen (mer om tyst och explicit kunskap i avsnitt 3.6.3). Dessa exemplifierar typer av studier som utförs inom det tänkta ämnesvalet däremot har inget funnits som behandlar detta inom processindustrin. Projekt skiljer sig åt och specifika projekt kräver en anpassning av metoder och processer, vidare menar Bryde (2007) att projektstyrningen i olika branscher är av intresse att studera. Detta då forskningen har fokuserat till största del på byggbranschen och medfört en mer utvecklad projektstyrning i jämförelse med andra branscher (Bryde, 2007). Forskningen behandlar mestadels projektstyrning med kunskapsöverföring inom verkstadsindustrin och i och med att projekt inom processindustrin skiljer sig åt genom ett internt fokus (Collin, 2012) och att tidigare forskning saknas inom området finns det ett behov av att studera detta ämnesområde inom processindustrin.
Processindustrin som bransch kännetecknas av en ombytlighet i kvalitén av råmaterialet som skall förädlas (Rice & Norback, 1987). I en modell gjord av Taylor, Sewart och Bolander (1981) karaktäriserar de pappersmassaindustrin (som är en del av processindustrin) med en relativt låg grad av differentiering gällande produktutbudet. Installationer i fabriker inom processindustrin är initialt kostsamma och en hög användningsgrad med så få avbrott som möjligt för reparationer i driften är en viktig faktor för framgång (Ashayeri, Teelen & Selen, 1996). Processindustrin har utmärkande drag och skiljer sig mot andra tillverkningsindustrier då projekt som drivs ofta har ett internt fokus för att modernisera den egna anläggningen medan projekt som drivs i andra tillverkningsindustrier ofta har ett externt fokus gentemot kund (Collin, 2012 och COWI AB, 2014). Med denna information till hands ter det sig intressant att kolla på projektstyrningen inom processindustrin samt urskilja hur informationen från den kommer till god användning för lärande.
7
Kunskapsöverföring inom projektstyrning är det centrala ämnet som denna uppsats ämnar behandla. Detta ska genomföras genom en fallstudie hos Södra Cell Mörrum som har stött på brister i deras arbete med kunskapsöverföring inom projekt. Intentionen är att studera företagets nuvarande projektprocess och ge förslag på hur företaget kan anpassa denna för att bevara erfarenheter från arbetet i projekten innan det är dags för att ta sig an nästkommande projekt. Förhoppningen är även att studiens resultat skall vara applicerbara för andra företag inom samma bransch. Avsikten är även att bidra med forskningsmaterial gällande kunskapsöverföring inom projektstyrningen och fylla ett teoretiskt hålrum för detta ämne inom forskningen specifikt för processindustrin.
1.3 Forskningsfråga och syfte
Resonemanget i föregående avsnitt leder till följande formulerade forskningsfrågor och syfte:
- Vilka barriärer kan identifieras gällande kunskapsöverföring från projektarbetet på Södra Cell Mörrum?
- Hur kan Södra Cell Mörrum förändra sitt arbete inom projektstyrningen för att säkerställa kunskapsöverföring?
Syftet med studien är att via en genomgång av Södra Cell Mörrums projektstyrning kartlägga projektarbetet i en sammanställning. Ur sammanställningen skall barriärer för kunskapsöverföring mellan projekt identifieras. Vidare är syftet att utföra en jämförelse och analys av Södra Cell Mörrums projektarbete utifrån befintlig litteratur inom ämnesområdet projektstyrning kopplat till kunskapsöverföring för att föreslå en uppdaterad modell som utvecklar kunskapsöverföringen.
8 1.4 Disposition
1 Inledning: Det inledande kapitlet ger en inblick i projektstyrning och kunskapsöverföring.
Problemet som behandlas är en ofullständig kunskapsöverföring inom Södra Cell Mörrums projektstyrning. Detta problem bearbetas och sedermera presenteras ämnesområdets position inom forskningen.
2 Metod: Det efterföljande kapitlet behandlar denna studies tillvägagångssätt. I detta kapitel redogörs för de val som gjorts under arbetets fortlöpande såsom en motivering för deduktiv forskningsansats samt en kvalitativ forskningsstrategi. Mot slutet presenteras de etiska övervägandena som det har tagits hänsyn till under studiens gång.
3 Teoretisk referensram: Det tredje kapitlet utgör den teoretiska referensramen och behandlar teorier inom projektstyrning, projektplanering, projektorganisering, projektuppföljning samt kunskapshantering. Teorierna sammanställs i en integrerad teoretisk modell som övergripande behandlar ämnesområdena projektstyrning och kunskapshantering.
4 Södra Cell Mörrum: I detta avsnitt redogörs en företagspresentation om Södra Cell Mörrum följt av en kartläggning av företagets nuvarande hantering av projekt samt bevarande av kunskap. Kapitlet avslutas med en modell som visar den nuvarande kunskapsöverföringen inom företagets projektarbete.
5 Analys: I det femte kapitlet görs jämförelser mellan den teoretiska referensramen och den insamlade informationen från Södra Cell Mörrum. Materialet analyseras och ett lösningsförslag presenteras som ligger till grund för kommande slutsats.
6 Slutsats: I det avslutande kapitlet besvaras frågeställningarna, där presenteras även en diskussion om resultaten, uppsatsens begränsningar, egna reflektioner och förslag till vidare forskning inom ämnesområdet.
9
2 Metod
Detta kapitel redogör för de tillvägagångssätt som har valts för genomförandet av studien, det vill säga en kvalitativ forskningsstrategi och en deduktiv forskningsansats. Det presenteras även hur tidigare forskning inom ämnesområdet bedrivits. Därefter motiveras valet av en fallstudie följt av de tekniker som använts vid insamlingen av data. Kapitlet avslutas med en diskussion angående etiska överväganden och kvalitetsmått.
2.1 Forskningsansats
Studien av Södra Cell Mörrum där problemet bristfällig kunskapsöverföring mellan projekt studerats har haft utgångspunkter i befintliga teorier som sedan har vävts samman med empiriskt material från intervjuer och dokument, vilket överensstämmer med den deduktiva forskningsansatsen (Bryman & Bell, 2005 och Trost, 2010). Utifrån framtagen teori utfördes insamling av empiriskt material som sedermera jämfördes med det teoretiska materialet.
Motiveringen till den deduktiva forskningsansatsen är att denna studie har teori som utgångspunkt för att sedan använda den vid insamling och tolkning av empirisk information.
2.2 Forskningsstrategi
Den kvalitativa forskningsstrategin omfattar ett undersökande synsätt där forskaren utvärderar sociala företeelsers handlande i utmärkande kontexter (Bryman et al. 2005). Forskare använder en kvalitativ inriktning då en tydligare insikt eftersöks för ett speciellt ämne eller situation. Begränsningen för denna inriktning är den inskränkta möjligheten till generalisering samt att det finns en risk att resultaten blir påverkade av undersökarens personliga åsikter och funderingar (Björklund & Paulsson, 2012 och Trost, 2010). Denna studies intention har varit att klargöra Södra Cell Mörrums projektstyrningsprocess för att kunna ge förslag på hur företaget kan utveckla kunskapsöverföringen, detta genom att lägga större vikt vid sociala företeelser såsom en uppfattad kartläggning av arbetet inom projekt. Åtskillnaden mot en tydligare insikt gjorde att studien motiverades åt den kvalitativa forskningsstrategin vilket är inriktningen som har valts. Trots de limitationer som angetts med den kvalitativa forskningsstrategin är inte syftet med studien att generera utmärkande generaliserbara resultat och därmed ter det sig naturligt att denna forskningsstrategi valts för detta arbete.
2.3 Nuvarande forskningsmetodik inom ämnesområdet
Ämnet projektstyrning har utgått ifrån olika metodansatser. Efter en genomsökning av akademiska tidskrifter har både kvantitativa och kvalitativa inslag använts. För att nämna
10
några exempel har Medina och Medina (2014) använts sig av en kombination mellan kvalitativ och kvantitativ forskningsmetodik genom att tillämpa både semi-strukturerade intervjuer samt datainsamling i enkätform. Denna studie hade i syfte att undersöka projektledarens inblandning gällande kunskapshantering i svenska projektinriktade organisationer och den blandade forskningsmetodiken bedömdes vara relevant för den studien. Forskningsresultaten uppvisade en inblandning men att graden var låg. Mir et al.
(2014) använde sig endast av en kvantitativ forskningsmetodik genom hypotes och sambandsprövningar i deras jämförelsestudie av hur projekthantering inverkar på projektens framgång och de fann ett samband. Carvalho och Rabechini Jr (2015) kombinerade sin studie med enkäter och en ingående litteraturundersökning samt uppställning av hypoteser i sökandet riskhanteringens inverkan på ett projekts framgång där de fann en viss korrelation. Ahola, Ruuska, Artto och Kujala (2014) använde sig av en citatanalys för att komma fram till sina forskningsresultat med start från året 2005. Denna forskningsmetodik bedömdes vara tillräcklig för att undersöka projektstyrningen och dess ursprung. De upptäckte två synsätt historiskt inom litteraturen där projektstyrningen sågs som både extern och intern funktion i förhållande till projektet. Ahern et al. (2014) utgick från en kvalitativ forskningsmetodik genom användning av litteraturgenomsökning samt semi-strukturerade intervjuer. Det ansågs vara en lämplig metodik för att undersöka hur problemlösning inom projekten kan förbättra det organisatoriska lärandet. Dessa exempel uppvisar en mångfacetterad forskningsmetodik.
Denna studie har likt Ahern et al. (2014) utgått ifrån en kvalitativ forskningsmetodik som avsett en förbättring inom projektarbetet. För att föreslå hur kunskapsöverföringen kan utvecklas inom Södra Cell Mörrums projektarbete har en litteraturgenomsökning samt semi- strukturerade intervjuer genomförts.
2.4 Fallstudie
Området som har utforskats har varit Södra Cell Mörrums projektstyrning, därav har arbetsmetoden byggts utifrån en empirisk studie av ett specificerat fall. Denna studie har genomförts genom en ingående undersökning av ett specificerat studieobjekt, det vill säga Södra Cell Mörrums projektstyrning och kunskapshantering i projekt, vilket överensstämmer med beskrivningen av en fallstudie (Rosenqvist & Andrén, 2006 och Merriam, 2008).
Fallstudier som undersökningsmetod används främst när en forskare vill inhämta information om ett specifikt fall, ett fall kan då vara en organisation, situation eller en grupp individer (Patel & Davidsson, 2011). Fallföretagets projektstyrning har studerats utifrån ett
11
helhetsperspektiv för att samla in täckande information i syfte att slutligen ge förslag på åtgärder för att utveckla kunskapsöverföring inom arbetet med projekt. Generaliserbarheten hos de resultat som erhålls vid fallstudier är ofta begränsade i sin natur och är beroende av vilka fall som valdes. Metoden kommer ofta till användning när forskaren vill studera processer och förändringar och det är vanligt att information av olika karaktär samlas in för att ge en så utförlig bild av det angelägna fallet som möjligt (Merriam, 2009). Studien strävar efter att utveckla Södra Cell Mörrums projektstyrning för att säkerställa kunskapsöverföring, därmed är målet inte att generera utmärkande generaliserbara resultat dock är det tänkt att förslagen kan vara till användning för andra organisationer inom processindustrin.
2.5 Insamling av teoretisk referensram
Den teoretiska referensramen är uppbyggd på information som har samlats in från böcker och vetenskapliga artiklar. Relevant teori inom ämnesområdet har valts ut och sammanställts i kapitel tre. Vid valet av teori har litteratur inhämtats från databaserna OneSearch samt Business Source Premier för att hitta vetenskapliga artiklar. Sökorden som har använts för att få fram betydelsefull teori är kombinationer av begreppen: project management, project governance, knowledge management, knowledge sharing, knowledge transfer, project success, project follow-up, processing industry. Vidare har funktionen Web of Science varit användbar vid sökningar efter aktuell litteratur då den förser forskaren med information över vart en forskningspublikation använts efter publicering. Det har förenklat arbetet med sökandet efter en aktuell teoretisk referensram.
2.6 Insamling av empiriskt material
Enligt Yin (2007) är intervjuformen ett av de viktigaste underlagen för information vid en fallstudie. Vid studien av Södra Cell Mörrum har avsikten varit att intervjuerna skulle ses som en konversation kring ett specificerat samtalsämne där respondenterna kunde svara fritt samtidigt som intervjuarna behöll viss kontroll över samtalsinriktningen. Denna beskrivning stämmer överens med redogörelsen av en semi-strukturerad form av intervju (Bryman et al.
2005 och Trost, 2010). Under studiens gång har även en gruppintervju utförts. Trost (2010) förklarar att denna intervjuform uppvisar fördelar då respondenterna kan påvisa olika perspektiv på samma frågeställning samt driva diskussionen med varandra. Faran som kan uppstå med användningen av gruppintervju är det faktum att respondenterna kan påverka varandra och indirekt varandras svar. Förhoppningen var att erhålla svar ur olika perspektiv genom denna intervjuform. Alla utförda intervjuer har tillåtits spelas in för att förenkla
12
kategoriseringen av det insamlade materialet. Inför intervjutillfällena har frågorna anpassats för respondenternas organisatoriska roller. Den bakomliggande tanken med en anpassad frågeordning var att få ett bättre flyt i konversationen samt anpassa frågorna efter de svar respondenten gav ut. Stor vikt har lagts vid att underlätta för respondenterna att förstå intervjufrågorna på ett korrekt sätt för att ge dem möjligheten att svara utifrån reella upplevelser. Detta har gjorts genom att urvalet av frågor har anpassats till varje respondent utifrån roll inom organisationen. Tanken har vidare varit att använda det som Bryman et al.
(2005) benämner som inledande frågor, detta går ut på att respondenten inledningsvis erhåller frågor av enkel natur som att berätta om sina arbetsåtaganden samt sig själv. Detta alltför att underlätta för respondenten att känna sig mer bekväm med efterföljande frågor gällande huvudsyftet med studien.
Vid framtagandet av intervjufrågor fungerade den teoretiska referensramen som utgångspunkt vid formuleringen av frågorna rent innehållsmässigt. Vid utformningen av frågorna användes två tidigare uppsatser som inspiration avseende uppbyggnad och ordningsföljd. En del av frågorna gällande kunskapshantering formulerades med hjälp av en uppsats som behandlade kunskapsdelning inom nätverksföretag (se Håkansson & Wedefelt, 2003). Frågor gällande projektstyrningens delar samt kunskapsöverföring formulerades med inspiration av en studie som behandlade kunskapsöverföring inom ett projektbaserat industriföretag (se Asp- Schneider & Eriksson-Edgren, 2001). Fördelen med att ta hjälp från tidigare intervjuer och formulering av frågor var att ta lärdom från tidigare gjorda studier. Förhoppningen var att frågorna skulle formuleras på ett lättförståeligt sätt och kompletteras med ytterligare frågor och därmed minska risken för inslag av personliga åsikter och ställningstaganden.
2.6.1 Val av respondenter
Förhoppningen var att få tillträde till att intervjua personer med olika befattningar inom organisationen för att klargöra och sammanställa en klarare uppfattning av verksamheten samt erhålla en tydlig bild över hur projektstyrningen genomsyrades inom organisationen. Urvalet av respondenter togs fram med assistans av en kontaktperson inom Södra Cell Mörrum som hjälpte till att förmedla kontaktuppgifter till andra individer inom organisationen baserat på kriterierna för urvalet som kommunicerades på förhand. Kriterierna innehöll beskrivningar på olika organisatoriska roller som lämpades för studiens utformning. Genom denna förmedling erhölls kontakt med ytterligare nyckelpersoner som kunde föreslå personer inom organisationen som stämde överens med önskemålen. Tillvägagångssättet att slussas vidare
13
till andra respondenter liknar ett snöbollsurval (Merriam, 2009). Förhoppningen var att det slutgiltiga urvalet av respondenter skulle kunna uppvisa en representativ bild och kännedom om rutiner i en större grupp. Målsättningen var därmed att intervjua olika roller inom organisationen som berörs av arbetet med projekt och vid formuleringen av kriterier föreslogs roller såsom ekonom, administratör, projektledare, delprojektledare, inköpare och processtekniker.
Genom att anpassa intervjutillfällena efter respondenternas scheman kunde sex intervjuer hållas på plats hos fallföretaget Södra Cell Mörrum strax utanför Karlshamn. Av dessa sex personliga intervjuer som genomfördes på plats utfördes en i gruppform om två respondenter.
En respondent var inte anträffbar vid det planerade intervjutillfället men gick med på att genomföra en telefonintervju. Sju intervjutillfällen med sammanlagt åtta respondenter bedömdes tillräckligt för att hålla det insamlade materialet överskådligt och hanterligt.
Urvalet var tillräckligt stort för att kunna urskilja samband och olikheter i respondenternas svar för att kunna skapa ett helhetsintryck samt uppnå empirisk mättnad. Här följer en presentation av samtliga respondenter i kronologisk ordning baserat på när intervjuerna hölls:
Bengt Petersson, Projektledare, Personlig intervju 25/3-2015 60 min
Bengt Petersson arbetar som projektledare inom Södra Cell Mörrum och har arbetat i företaget under 6 års tid. Bengt har tidigare erfarenhet som säljare och servicetekniker. Som projektledare har han ett övergripande ansvar över projekten han tilldelas och arbetar exempelvis med gruppsammansättning och fastställande av budgetar och tidsramar.
Jan- Olof Karlsson, Teknikchef/ Projektchef, Personlig intervju 25/3-2015 60 min
Har jobbat inom Södra Cell Mörrum i 29 år. Jan-Olof började som elektronikingenjör och har sedan dess arbetat som systemtekniker, eltekniker, delprojektledning inom el, IT-tekniker och projektledare. Som teknikchef ansvarar han för den delen inom fabriken som jobbar med att bygga om anläggningen och att supporta med ingenjörskompetensen inom yrkesområdena.
Jörgen Lindström, Projektledare, Personlig intervju 25/3-2015 60 min
Jörgen har jobbat inom organisationen under 16 års tid och är fostrad inom skogsindustrin.
Han började jobba inom forskning och utveckling och arbetade med kvalitetsfrågor. Sedan dess har Jörgen arbetat några år som beställare inom projektarbetet. Under sin tid på Södra Cell Mörrum har han haft 8 olika roller inom organisationen och för närvarande arbetar han
14
som projektledare där han nämner att hans största arbetsuppgift är att föra samman projektgruppen och se till att arbetet inom projektet fortskrider.
Åsa Eliasson, Projektadministratör, Personlig intervju 25/3-2015 40 min
Åsa har arbetat på Södra Cell Mörrum under 32 års tid och arbetar som administratör inom projekt och investeringar. Hennes arbetsuppgifter går ut på att hålla reda på dokumentation i alla dess former, allt från administrering till uppföljning.
Jorma Johansson, Processtekniker, Personlig intervju 25/3-2015 60 min
Har jobbat på Södra Cell Mörrum under 38 års tid. Jorma har genomfört flera internutbildningar under sin tid på företaget men har främst arbetat som operatör/
processtekniker under hela sin karriär. Som processtekniker arbetar han med granska att projekten som föreslås är genomförbara genom att arbeta med förprojektering.
Sofia Johansson, Ekonom/Administratör, Gruppintervju 25/3-2015 50 min
Har arbetat inom organisationen under 7 års tid. Har sedan 2011 arbetat främst med särkostnader och analyser av projekten och fungerar numera även som ekonomiskt stöd gentemot projektledare. Fungerar som en servicefunktion under projektets gång och förser nyckelpersoner med ekonomisk data.
Ulf Svensson, Ekonomichef, Gruppintervju 25/3-2015 50 min
Ulf Svensson har jobbat på företaget under 14 års tid. Ulf är ekonomichef samt en medlem i beredningsgruppen för beslut och investeringar. Jobbar främst med fasta kostnader och investeringar. Är involverad i projekten som ekonomisk controller och är med före, under och efter projektets genomförande.
Martin Joelsson-Säll, Driftsingenjör, Telefonintervju 27/3-2015 40 min
Martin har arbetat inom företaget under 8 års tid. Under sin tid på företaget har han tidigare arbetat som processingenjör och produktionsingenjör och idag arbetar han som driftsingenjör.
Som driftsingenjör är han ofta projektansvarig vilket inrymmer att säkerställa lönsamhet och att projektet får avsedd effekt.
15 2.6.2 Bearbetning och analys av data
Informationen som samlats in genom intervjufrågorna har legat till grund för det empiriska avsnittet och detta har skapat ett utseende som försöker efterlikna den teoretiska referensramen för att därmed åstadkomma en tydlig ordningsföljd. Informationen från intervjuerna har även kategoriserats efter upplägget i det teoretiska avsnittet och följt temat med frågor om projekt i helhet följt av projektstyrningens delar och avslutades med kunskapsöverföring. Informationen från respektive teman i intervjuerna har sedan valts ut och utgjort underlaget till det empiriska materialet. Det empiriska kapitlet innehåller inte enbart information kopplad till den teoretiska referensramen utan även frånskilda utmärkande förklaringar av verksamheten i sin helhet. Det empiriska materialet som har samlats in analyserades genom att underlaget ställdes gentemot den teoretiska informationen. Detta har medfört att även det efterföljande analysavsnittet har fått ett liknande upplägg då det bygger på jämförelser mellan det teoretiska och empiriska underlaget.
2.7 Etiska aspekter
Under studiens gång togs hänsyn till olika etiska aspekter för att följa etiska riktlinjer och samtidigt skydda fallföretaget samt intervjupersonernas anonymitet och samtycke. Följande fyra krav strävades att uppnås under arbetets gång:
2.7.1 Informationskravet och falska förespeglingar
Detta krav innebär att studien genomfördes på ett öppet sätt vilket betyder att intervjupersonerna i förväg fick ta del av information angående upplägg, syfte, undersökningsfrågor samt vilka delar som ingick i undersökningen. Det är inte tillåtet att som forskare ge ut falsk eller vilseledande information till fallföretaget eller deltagare i undersökningen (Bryman et al. 2005). Södra Cell Mörrum fick ta del av arbetets upplägg, syfte samt vilka åtaganden som krävdes från företagets sida i ett tidigt skede. I överenskommelse med företaget fick intervjupersonerna ta del av intervjuguiden två veckor innan intervjuerna ägde rum.
2.7.2 Samtyckeskravet
Forskningens deltagare ska själva få bestämma om de vill medverka samt ha möjligheten att avbryta sin medverkan omgående (Rosenqvist et al. 2006). Fallföretaget har varit medvetet om att de kunde avbryta sin medverkan på begäran. Dessutom fanns möjligheten för företaget att läsa igenom empirikapitlet för att göra eventuella ändringar innan studien publicerades, vilket genomfördes.
16 2.7.3 Anonymitetskravet
Södra Cell Mörrum erbjöds anonymitet däremot upplevde ingen av respondenterna något problem med att publiceras med sitt namn och sin titel. Respondenternas titel har uppmärksammats eftersom det har ansetts väsentligt att inkludera sådan information då titeln inrymmer en viss typ av kunskap. Samtliga intervjuer avslutades med frågan om anonymitet men alla respondenterna gav sitt medgivande.
2.8 Kvalitetskriterier
Det finns fyra kvalitetskriterier som beskrivs i Yin (2007) som har i syfte att säkerställa kvalitén i fallstudier. Dessa kriterier kallas för begreppsvaliditet, intern validitet, extern validitet och reliabilitet.
2.8.1 Begreppsvaliditet
I strävan efter att uppnå begreppsvaliditet föreslår Yin (2007) tre olika sätt. Genom att använda flera källor vid datainsamlingen och låta en extern observatör samt en nyckelinformant granska fallstudierapporten innan den färdigställds, kan begreppsvaliditet uppnås. Den teoretiska referensramen i denna studie har byggts upp på information hämtad från vetenskapliga artiklar samt böcker och så långt som det är möjligt har informationen styrkts av flera olika källor. Dessutom har uppsatsen granskats av både handledare, examinator och andra studenter under arbetets gång men även av fallföretaget och samtliga respondenter, i en strävan att uppnå begreppsvaliditet.
2.8.2 Intern validitet
Intern validitet handlar om att undvika felaktiga samband och effekter. Enligt Yin (2007) kan detta göras genom att bevisa att en händelse påverkas av en annan. Dessutom krävs det att teorier ställs mot varandra för att uppfylla kriteriet. Yin (2007) menar att analys som saknar stöd kan leda till oriktiga resultat. Det teoretiska kapitlet har bestått av olika källor som styrkte och bestred varandra. I den utsträckning det har varit möjligt har samtida källor använts. En beskrivning av datainsamlingen har inkluderats tidigare i detta kapitel samt en redogörelse av urvalet av respondenter, detta för att visa vad som ledde fram till resultatet. För att undvika att felaktiga samband och effekter har fallföretaget läst det färdigställda empirikapitlet och därefter har korrigeringar av fel samt missförstånd gjorts.
2.8.3 Extern validitet
Extern validitet bedömer om det är möjligt att generalisera undersökningens resultat och tillämpa det inom andra områden. Yin (2007) menar att syftet med fallstudier inte är att
17
generalisera en population, men det är utförbart att utveckla och generalisera teoretiska påståenden, så kallat analytiskt generalisering. Målet med studien har varit att uppfylla teoretisk relevans och empirisk nytta samt att resultatet skulle vara applicerbart för andra företag inom samma bransch som Södra Cell Mörrum. Detta har behandlats genom att studera den nuvarande projektstyrningen hos Södra Cell Mörrum och slutligen föreslå utvecklingsåtgärder inom kunskapsöverföringen i projektarbetet med eventuell användbarhet för andra företag inom processindustrin.
2.8.4 Reliabilitet
Reliabilitet beskrivs av Yin (2007) som ett kriterium vars mål är att minska felaktigheter och skevheter i en studie. Kriteriet innebär att andra forskare ska kunna utföra undersökningen igen och komma fram till samma resultat och slutsatser genom att genomföra studien med samma metoder. Intentionen har varit att presentera ett välbeskrivet metodavsnitt där det framgår hur insamlingen av data har gått till samt redogöra för analysprocessen, detta för att på så sätt öka studiens reliabilitet. Samtidigt har det varit viktigt att den empiriska informationen som andra forskare får ta del av är densamma, därför är intervjuguiden en väsentlig del av studien. Intervjuguiden har bifogats i slutet av uppsatsen och utformats med noggrant utvalda frågor, byggda på teorikapitlet samt formulerade på ett sätt som inte leder intervjupersonen.
18
3 Teoretisk referensram
Detta kapitel inleds med en ingående beskrivning av projekt i sin helhet. Vidare är kapitlet indelat efter projektstyrningens olika delar, det vill säga projektplanering, projektorganisering och projektuppföljning. Därefter följer ett avsnitt om kunskapshantering.
Avslutningsvis sammanställs teorikapitlet i en modell.
3.1 Projekt
Projekt är en unik process som består av ett antal synkroniserade och styrda aktiviteter och måste ha en bestämd start- och sluttidpunkt. Budgeten för projektet är begränsad och det finns bestämmelser gällande personella resurser och rena pengar. Både tidpunkterna och budgeten kan komma att ändras under arbetets gång. Ett projekt har ett mål som uppfyller särskilda krav och genomförs vanligtvis med en tillfällig organisation. Det bör krävas resurser från olika delar av organisationen för att bedriva ett projekt, i annat fall finns det inget motiv för att underlåta linjeorganisationens redan fastställda ansvarsroller och befogenheter (Kamél, 2014 och Tonnquist, 2014).
Alla projekt delar en gemensam egenskap, vilket är att idéer och aktiviteter framställs i form av nya strävanden. Händelser och uppgifter som leder till slutförandet av ett projekt kan aldrig förutses med absolut precision, vilket medför att risk och osäkerhet ständigt är aktuellt.
Antalet projekt som har överskridit budgeten, avslutats försent eller även övergetts innan det har blivit färdigställt är många (Lock, 2013). Projekt har i syfte att åstadkomma organisationens strategi. De strategiska målen som är nödvändiga bestäms av organisationens strategi, vilket i sin tur beslutar målen i varje projektportfölj. Detta bestämmer i sin tur vilka projekt som behövs genomföras (Müller, 2009).
Förnyelse är den huvudsakliga egenskapen hos projekt som identifierats. Ett projekt innebär ett steg mot det okända, förenat med risker och osäkerheter. Två projekt är aldrig identiska, även om ett projekt upprepas så kommer projekten skiljas åt gällande kommersiella, administrativa eller fysiska aspekter. Lock (2013) har dock framställt fyra olika generella typer av projekt: projekttyp 1 – anläggningsarbete eller kemitekniska- och byggprojekt, projekttyp 2 – tillverkningsprojekt, projekttyp 3 – ledningsprojekt (interna projekt) samt projekttyp 4 – projekt för vetenskaplig forskning.
19 Figur 1 - Fyra olika projekttyper av Lock (2013, s. 5)
Projektarbetet är ett arbetssätt som fungerar effektivt i strävan att förverkliga visioner och affärsmål. Det är lättare att definiera projekt än att starta nya avdelningar i ett företag, vilket även hjälper företag att agera fort när marknaden kräver det på grund av hårdare konkurrens och högre osäkerhet. Ett projekt ska leda till utveckling samt lönsamhet för verksamheten och anses därför vara en investering. Det finns externa projekt och interna projekt, där externt innebär att projektet drivs åt en kund medan interna projekt genomförs inom en organisation med egna resurser eller inhyrd personal. Externa projekt ska medföra lönsamhet för både organisationen och kunden, medan interna projekt innebär att organisationen får nyttan (Tonnquist, 2014).
3.1.1 Projektstyrning
Projektstyrning innebär definiering av och målsättning för organisationens projekt, planer och portföljer, vilket görs i syfte att uppnå de strategiska målen. Dessutom bör resurserna som ska användas för att uppnå målen också definieras, exempelvis genom vilka modeller resurserna
20
ska fördelas. I projektstyrningen inkluderar det även att kontrollera framåtskridandet samt genomföra åtgärder som korrigerar arbetet vid avvikelse från planen (Müller, 2009). Syftet med projektstyrning är att förutse så många faror och problem som möjligt samt att planera, organisera och kontrollera aktiviteter för att framgångsrikt färdigställa projekt, trots alla risker. Denna process bör påbörjas långt före varje resurs är engagerad och måste fortsätta tills allt arbete är avslutat (Lock, 2013).
3.1.2 Projektkommunikation
Informationsöverföring sker i en process där det finns både en sändare och en mottagare och kallas för kommunikation. Kommunikation förekommer mestadels som en tvåvägsprocess och innebär ett utbyte av tankar, åsikter eller information i form av tal, skrift eller tecken.
Oavsett vilken roll projektmedlemmarna har i projektorganisationen är det viktigt att alla ansvarar för sin kommunikation och det de vill kommunicera fram. Det är kommunikationen som får budskap att nå fram och är på så sätt en av de viktigaste redskapen varje projektmedlem har. Det är viktigt att sändaren tar sitt ansvar på riktigt och ser till att syftet med kommunikationen uppnås och att målgruppen förstår innehållet. Bristande kommunikationsansvar innebär bland annat att ansvaret överlämnas till mottagarna som själva får avgöra om de behöver informationen samt att alldeles för mycket information ges ut på samma gång utan att stämma av om mottagarna har uppfattat budskapet. Vid förändringar är det viktigt att kontrollera att medarbetarna har förstått informationen, vid annat fall kan medarbetarna agera på annat sätt än förväntat (Kamél, 2014).
3.1.3 Projektadministration
Projektadministration innefattar processer och medel som är nödvändiga i planeringen och styrningen av projekt. Genom projektadministration underlättas projektstyrningen så att fokus läggs på det praktiska arbetet. I en tidig fas av projektet bör ett system skapas som kontinuerligt samlar in samt sammanställer information om projektläget, delar ut information till intressenter, hanterar den löpande planeringen av bland annat möten och markerar viktiga moment. Projektadministrationen har i uppgift att stödja projektprocessen så att den fortlöper på ett sätt som medför att kvalitén på slutprodukten säkerställs samt att målen uppnås i tid utan att budgeten överskrids. Detta genom att dela ut information till involverade aktörer (Macheridis, 2010).
21 3.1.4 Projektets livscykel
Ett projekt består av olika faser som benämns olika av författare men vanligtvis kallas för initiering, planering, genomförande, avslut och effekthemtagning. I initieringsfasen utformas en projektidé samt en investeringskalkyl. Vidare tas mer detaljer om behov, nytta och lösning upp i syfte att framställa en tidsplan och budget, detta sker i planeringsfasen. I nästa fas, genomförandet, följs projektplanen som är resultatet av planeringsarbetet. I denna fas ska projektarbetet styras, följas upp, rapporteras samt hantera avvikelser och ändringar men även se till att projektgruppen fungerar på ett bra sätt. Arbetet i avslutningsfasen innebär att resultatet summeras samt att erfarenheterna tas till vara på och sammanställs i en användbar slutrapport. Effekthemtagning som är den sista fasen innebär att effekterna av projektinvesteringen hämtas hem av linjeorganisationen efter att resultatet har varit i drift en tid (Kamél, 2014 och Tonnquist, 2014).
3.1.5 Riskhantering
För att utveckla verksamheter och uppnå vissa möjligheter krävs det vanligtvis ett visst risktagande. En väl inarbetad riskhantering skapar fördelar för organisationer i deras försök att uppnå vissa möjligheter, vilket är positivt i jämförelse med andra som inte vågar ta risker.
Medarbetarnas syn på risk och vilka värderingar som läggs i begreppet påverkas av organisationen de är verksamma inom. Typen av risk som personer från olika yrken tänker på i första hand kan skilja sig åt, däremot finns det likheter gällande sättet organisationer agerar på, det vill säga att identifiera risker, bedöma konsekvenserna samt att vidta åtgärder (Wendestam, 2008).
En riskanalys går ut på att försöka bedöma vad som kan inträffa och bedöma vilka konsekvenser olika händelser kan föra med sig. En riskanalys kan delas upp i fyra steg:
riskidentifiering, riskkvantifiering, riskbedömning och riskomhändertagande. Dessa steg utgör riskhanteringens processflöde. Riskidentifiering innebär att händelser som involverar risker synliggörs, vilket görs vanligtvis genom egna eller andras erfarenheter. För att upptäcka risker är checklistor och andra metodstöd vanliga hjälpmedel. Riskkvantifiering handlar om att bedöma riskerna och klargöra dess konsekvenser. Syftet med riskbedömningen är att bestämma vilka åtgärder som ska vidtas, till exempel ta ställning till om händelsen kan uppstå eller om förebyggande åtgärder måste utföras för att undvika att händelsen sker. Händelser kan hanteras på olika sätt i praktiken, det vill säga det finns olika riskstrategier som kan följas som innebär bland annat att risken elimineras, överförs, accepteras, reduceras, delas eller
22
förvärvas. Riskomhändertagandet har att göra med den kontinuerliga riskhanteringen och går ut på att arbetet med riskhantering pågår under hela livscykeln. Detta är viktigt då nya händelser uppkommer ständigt som påverkar riskbedömningen (Wendestam, 2008 och Tonnquist, 2014).
3.2 Projektplanering
I planeringsarbetet fastställs ramarna för hur arbetet med projektet ska gå till (Macheridis, 2010).
3.2.1 Milstolpeplanering
Milstolpeplanering utgör den överordnade planeringen av ett projekt. Den används för att (Andersen et al. 2013):
Skapa förståelse för uppgiften
Ge en överblick över det arbete som skall utföras
Skapa underlag för att utlova resurser
Skapa underlag för arbetsfördelning och organisering
Framkalla underlag för uppföljning
Milstolpar är nyckelmoment eller punkter i tiden som kan identifieras inom ett projekt. En milstolpe beskriver vad som skall uppnås, inte hur (Bergner & Friedrich, 2010). Milstolpar fungerar även som kontrollstationer inom projekten och används för att försäkra sig om att arbetet ligger på rätt kurs. Vid formuleringen av milstolparna är det av vikt att säkerställa en lösningsneutralitet. Med det avses att de måste formuleras som konkreta mål där det tydligt går att kontrollera om det uppnåtts eller ej (Andersen et al. 2013 och Larsson, 2012).
En milstolpeplan är en sammansatt karta av de identifierade milstolparna som visar när i tiden uppgifter inom projektet planeras påbörjas samt fortlöpa över tid. En milstolpeplan, i sin natur, är en logisk plan som visar följdriktiga samband i projektarbetet. För att nå en viss milstolpe måste en rad aktiviteter utföras och trots att den är logiskt byggd bör det nämnas att arbetet med en specifik milstolpe i vissa fall kan påbörjas trots att framförliggande milstolpe ej avklarats (Bergner et al. 2010).
