11/12/21
Hur kan ett
processorienterat
arbetssätt effektivisera arbetet med
dokumentplanering och arkivering?
Bertil Axelsson 0702-73 28 29
bertil.axelsson@arkivnamnden.goteborg.se bax@visalfa.se
11/12/21
Vi behöver börja med att klara ut tre saker
•Processorienterat arbetssätt
•Effektivisera
•Dokumentplanering
Vad menas???
11/12/21
Fokus på värdeskapandet
Nöjd kund Kundbehov
värdeskapande process
11/12/21
värdeskapande process
Beskriva organisationen eller processerna?
11/12/21
Processerna för
dokumentplanering och arkivering
Upprätta dokument- hanteringsplan
Gör materialet
sökbart Gallra och
bevara enligt plan
Ställ av hamdlingar Utgallrade
handlingar Dokumenthanteringsplan
Handlingar för arkivering
"Levande"
handlingar
"Levande"
handlingar
Arkivlagen
Arkiverade handlingar
Sökbar förteckning Sök i arkiv-
förteckning Förfrågan
Sökuppdrag
Sök- resultat Sekretess- bestäm- melser PUL
Vilka yrkesroller får stöd av processerna?
11/12/21
Processkarta -
organisationsschema
• Kunden finns inte i organisationsschemat
• Ingen har översikt över det ”horisontella”
värdeskapandet
• Kunden har ett fragmenterat gränssnitt mot verksamheten
• Fokus på chefen - inte på kunden
värdeskapande process
11/12/21
Ett processorienterat arbetssätt
Arbeta processinriktat med
dokumentplanering och arkivering
Göra en processinriktad presentation av dokumentplanen/arkivförteckningen
11/12/21
Några exempel…
Utveckling av arbetssättet på en stadsdel i Gbg Dokumentation av process för ärendehantering Utveckling av Visual Arkiv
Processledning
11/12/21
Dokumentplanering - en grundläggande
begreppsmodell
Dokument- hantering
Dokument- (hanterings-)
plan Dokument-
hanterings- system
Dokument- planerings-
system
Dokument- planering
Skapar Planerar
Stöder
Gallrings- plan Innehåller
Stöder
Handlingar Handlings-
Hanterar Består av slag
Reglerar
11/12/21
Två aspekter på effektivitet
Inre effektivitet
•Att upprätta dokumenthanteringsplanen och arkivförteckningen på ett effektivt sätt
Yttre effektivitet
•Att göra dokumentplan och arkivförteckning
så bra att de blir till största nytta för mottagarna
11/12/21
Kan ett processinriktat arbetssätt öka den inre
effektiviteten?
Ja, obetingat!
11/12/21
Kan en processinriktad presentation göra det
lättare och meningsfullare att läsa dokumentplaner och
arkivförteckningar?
Ja, kanske
• om den beskrivna organisationen
1. har ett begränsat antal urskiljbara processer 2. arbetar någorlunda processinriktat
• om mottagarna tänker processinriktat
