Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2015-02-01
Inga-Lill Fritsch Sidan 1 av 4
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0418 KS-3 Diariekod: 109
Kommunstyrelsen
Redovisning av intern kontroll 2014 för Sollentuna kommun och uppdrag i intern kontrollplan 2015
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
1. Information i bilaga 1 och 2 till kommunledningskontorets
tjänsteutlåtande 2015-02-01, avseende redovisning av intern kontroll 2014, läggs till handlingarna.
2. Nämnderna ska i sin interna kontrollplan för 2015 kontrollera om delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegations- ordning samt reglerna i kommunallagen.
3. Nämnderna ska i sin interna kontrollplan för 2015 kontrollera vid
representations/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfteoch program till fakturorna.
4. Kultur- och fritidsnämnden och socialnämnden ska i sina interna kontrollplaner 2015 ta med kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant och att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.
5. Barn- och ungdomsnämnden ska i sin interna kontrollplan 2015 ta med att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.
Sammanfattning
Av kommunallagen följer att nämnderna har ansvar för den interna
kontrollen inom sitt ansvarsområde. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer för den interna kontrollen i november 2003. I oktober 2014 beslutade fullmäktige om nya regler för intern kontroll som kommer att tillämpas från och med intern kontrollplan 2015.
Samtliga nämnder har lämnat redovisning av intern kontroll 2014. Samtliga nämnder har redovisat bisysslor i sina nämnder, men alla har inte redovisat i samband med redovisning av intern kontrollplan 2014.
Bakgrund
Av kommunallagen följer att nämnderna har ansvar för den interna
kontrollen inom sitt ansvarsområde. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer för den interna kontrollen i november 2003. I oktober 2014 beslutade fullmäktige om nya regler för intern kontroll som kommer att tillämpas från och med intern kontrollplan 2015. Av reglerna följer bland annat att
kommunstyrelsen med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärderar nämndernas interna kontroll och vid behov föreslår åtgärder.
Tjänsteutlåtande
2015-02-01
Dnr 2014/0418 KS-3 Sidan 2 av 4
Kommunledningskontorets beredning
Kommunstyrelsen uppmanade nämnderna att i de interna kontrollplanerna för 2014, ta med kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant, att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut och att det inte
förekommer otillåtna bisysslor. Samtliga nämnder har redovisat bisysslor till sina nämnder, men alla har inte redovisat i samband med redovisning av intern kontrollplan 2014.
Kommunstyrelsen, trafik- och fastighetsnämnden, utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, vård- och omsorgsnämnden samt miljö- och byggnadsnämnden har redovisat kontroll av behörig attestant och jäv.
Överföryndarnämnden och rösjöstyrelsen har under 2014 gjort kontroller motsvarande kontroll av behörig attestant och jäv, men har inte redovisat i samband med redovisning av intern kontrollplan 2014. Barn- och
ungdomsnämnden har under hösten 2013/våren 2014 kontrollerat att besluts attest är gjord av behörig attestant. Redovisning är inte med i intern
kontrollplan 2014. Jäv har inte kontrollerats.
Kommunledningskontoret föreslår att:
1. Kultur- och fritidsnämnden och socialnämnden ska i sina interna kontrollplaner för 2015 ta med kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant och att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.
2. Barn- och ungdomsnämnden ska i sin interna kontrollplan 2015 kontrollera att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.
Redovisning av de interna kontrollplanerna för 2014 framgår av bilaga 1 och 2.
Kommunstyrelsen har följt planen, förutom att granskning av person- uppgiftsavtal ej genomförts på grund av personalbrist. Utfallet på genomförd granskning är god. Fakturor för utbildning/konferenser och representation har granskats vid två tillfällen under året och slumpmässigt valts ut. Kvalitetskontroll har skett inom plan- och exploateringsområdet.
Trafik- och fastighetsnämnden har följt planen. Utfallet av granskningen är god. Ett antal rutiner inom fakturahanteringen har granskats. Brister i rutiner har åtgärdats under året.
Barn- och ungdomsnämnden har följt planen. Områden som har granskats är fakturering av barnomsorgsavgifter, externa bidrag inom nämnden samt lämnade bidrag – omsorg på obekväm tid. Åtgärder och förändringar har skett under 2014 för att få bättre kontroll. Arbetet kommer att fortsätta under 2015.
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har följt planen. En genomgång av ekonomi- och prognosarbetet för gymnasiebudgeten har gjorts.
Socialnämnden har följt planen. Det är fakturagranskningar som har skett.
Den största bristen fanns på fakturor avseende ekonomiskt bistånd.
Tjänsteutlåtande
2015-02-01
Dnr 2014/0418 KS-3 Sidan 3 av 4
Granskningar har skett två gånger under året. Förbättring har skett redan vid andra granskningen.
Vård- och omsorgsnämnden har följt planen. Kontroll har skett av individbeslut, handläggningstider samt av VOK:s adressregister över leverantörer i LOV. Granskningen har bland annat medfört att rutin har uppdaterats.
Kultur- och fritidsnämnden har följt planen. Granskning har gjorts av rutin kring skydd av tillgångar samt utbetalning av aktivitetsbidrag. En
lås/säkerhetsrutinbeskrivning har tagits fram. Brister i bidragshanteringen är förbättrade. Ett nytt system har köpts in och ska utvärderas under 2015.
Miljö- och byggnadsnämnden har följt planen. Granskning har skett att debitering sker enligt kommunens taxa. Vid kontroll av att beslutsattest görs av behörig attestant uppkom att rutiner måste skärps och att utbildning genomförs.
Rösjöstyrelsen har följt planen. Granskning har genomförts av rutiner som gäller elever som inte når målen, skada och försvinnande av barn samt ansökan och antagandet till skolan mellan skolvalsperioderna.
Överförmyndarnämnden har följt planen. Granskning har gjorts på
återsökning av arvoden, ärenden blir korrekt registrerade samt att ärenden blir korrekt avregistrerade. Utfallet på granskningen är god.
Intern kontrollplan 2015
Enligt 6 kap. 33 § kommunallagen får en nämnd uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett viss ärende eller i en viss grupp av ärenden. Enligt 35
§ ska sådana delegationsbeslut anmälas till nämnden i den ordning som nämnden bestämmer.
I Sollentuna kommun beslutar nämnderna om delegering genom att anta delegationsordningar. Av delegationsordningen framgår vilka ärenden som är delegerade, vem som är delegat och på vilket sätt delegationsbesluten ska återrapporteras till nämnden.
Det är väsentligt att delegationsbesluten anmäls enligt den ovan beskrivna rutinen, främst av två skäl:
- Nämnden ska ges möjlighet att kontrollera att delegaten fattar beslut inom sin behörighet
- I vissa fall är tiden för överklagande av delegationsbeslut avhängig av att beslutet anmälts till nämnden och anslagits på kommunens anslagstavla.
I samband med fakturor som rör representation, kurser eller konferenser är det viktigt att syfte, deltagare och program bifogas vid betalning.
Tjänsteutlåtande
2015-02-01
Dnr 2014/0418 KS-3 Sidan 4 av 4
Katarina Kämpe Leif Hildebrand
Kommundirektör
Inga-Lill Fritsch
Bilaga 1: Redovisning av intern kontroll 2014.
Bilaga 2: Redovisning av intern kontroll 2014, Överförmyndarnämnden
