KALLELSE TILL UTSKOTTET FÖR STÖD OCH STRATEGI
Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med Utskottet för stöd och strategi, onsdag den 12 juni 2019, kl. 10:00. Näset, kommunhuset
Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare.
OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten!
Irja Gustavsson Ellinor Halldan
Ordförande Sekreterare
Ledamöter
Irja Gustavsson, ordförande (S) Jonas Bernström (S)
Jonas Kleber, v ordförande (C) Ulf Axelsson (V)
Pär-Ove Lindqvist (M) Nils Detlofsson ((L)) Tom Persson (SD)
Ersättare Linda Svahn (S) Sandra Olsson (S) Mathz Eriksson (C) Fredrik Vessling (V) Göran Gustavsson (M) Markus Lundin (KD) Fredrik Rosenbecker (SD)
Föredragningslista
Nr. Ärende Dnr Föredragande Tid
Val av justerare
Förslag: Jonas Bernström (S) med Nils Detlofsson (L) som ersättare
Justering sker på torsdag den 20 juni 2019 kl.
15.00 på sekreterarens rum
Beslutsärenden 1. Ekonomi för måltidsenheten KS
2019/77 Louise Auer, Kerstin Rogemyr
10.00
2. Information om bilpool Kerstin
Rogemyr, Johanna Bergman
3. Information e-handel Kerstin
Rogemyr 4. Granskning av kommunens
krisberedskap KS
2019/184 Henrik Arenvang
5. Verksamhetsplan för Krisberedskap &
civilt försvar 2019 KS
2019/182 Henrik Arenvang
6. Löneväxling mot miljöbilsförmån KS
2019/188 Henrik Arenvang
7. Remiss - Motion från Sanna Jansson (L) om ordningsvakter i Lindesbergs stad vid större evenemang
KS
2018/467 Henrik
Arenvang
Sida 2 av 8
1. Ekonomi för måltidsenheten
1.1. Handlingar
KS 2019-77-3 Ekonomi för måltidsenheten 278028_445136_0.pdf (inkluderad nedan) KS 2019-77-2 Protokollsutdrag från Utskottet för stöd och strategis sammanträde den 4 mars 20 276261_1_1.pdf (inkluderad nedan)
KS 2019-77-1 Verksamhetsberättelse januari-december 2018 KLK.pdf
275893_1_1.pdf (inkluderad nedan)
TJÄNSTESKRIVELSE 1 (4)
2019-06-05 KS 2019/77
Måltidsenheten Louise Auer 0581-810 21
louise.auer@lindesberg.se
Lindesbergs kommun Stentäppsgatan 5 kommun@lindesberg.se ORG NR 212000-2015 WEBB lindesberg.se 711 80 Lindesberg 711 35 Lindesberg TEL 0581-810 00 BANKGIRO 821-3134
Utskottet för stöd och strategi
Ekonomi för måltidsenheten
Förslag till beslut
Utskottet för stöd och strategi tackar förvaltningen för informationen.
Ärendebeskrivning
I samband med sammanträde i Utskottet för stöd och strategi 190304 tog utskottet beslutet att till mig i egenskap av kostchef ge uppdraget att lägga fram förslag för att minska måltidsenhetens kostnader.
• ”Enbart en kött- eller fiskrätt och ett vegetariskt alternativ ska serveras”
Utskottet gav i uppdrag att måltidsenheten enbart ska servera en kött-/fågel- /fiskrätt samt en vegetariskt rätt varje dag. I de fall som gästen av någon anledning inte önskar äta huvudrättens ingrediens hänvisas personen till det vegetariska alternativet. Det nya arbetssättet har implementerats på
måltidsenhetens enheter och gästen hänvisas numer till det vegetariska alternativet.
Kostnadsmässigt så bidrar inte de nya serveringsrutinerna till att minska livsmedelskostnaderna i så stor utsträckning. Ett räkneexempel:
Det totala inköpet av oberett (rått) tärnat och strimlat nötkött för år 2018 var 2899 kg, vilket också är den klart största produktgruppen inom nötkött, till ett kilopris om 94,17 kr/kg, dvs totalt ca 273 000 kr i råvarukostnad. Ponerat att allt strimlat och tärnat nötkött skulle ersättas med fläskkött och quorn
(vegetarisk råvara) så skulle inköpet för detta ligga på ca 177 000 kr/år motsvarande ett snitt på 61 kr/kg. Förtjänsten skulle därmed ha blivit ca 96 000 kr/år, motsvarande ca 33 kr/kg.
Skillnaden i kilopris mellan nötkött och fläskkött är störst för produktgruppen i exemplet ovan varför jag har valt att använda det som exempel. Om man tittar på färsk nötfärs kontra färsk fläskfärs är skillnaden endast 4 kr/kg och volymen är begränsad. Det skiljer inte heller någon större summa mellan köttbullar av fläsk- respektive nötkött.
• ”Förstärkt dialog med barn- och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen för att sänka kostnader och aktivt arbeta för att minska på matsvinnet”
Nuläget är att dialogen/kommunikationen mellan måltidsenheten och
köpande förvaltningar, i detta fall barn- och utbildningsförvaltningen och
socialförvaltningen, ser olika ut beroende på enhet och organisatorisk nivå.
2 (4)
Inom gymnasieskolan deltar kökschefen i regelbundna kostråd (2-3 ggr/termin) tillsammans med skolsköterska, trygghetssamordnare, pedagogisk personal samt elevrepresentanter. Varannan vecka sker en avstämning med trygghetssamordnare som är en bra länk mellan skola och måltidspersonalen på Lindeskolan.
Inom grundskolan förekommer kostråd mellan måltidspersonal och den pedagogiska verksamheten på cirka hälften av enheterna och på andra inte. På vissa pedagogiska enheter är det väldigt svårt för måltidsenheten att få gehör inför vikten av att ha regelbunden kontakt bla genom gemensamma kostråd.
Inom förskolan förekommer möten mellan kökschef, verksamhetschef och förskolechefer två gånger per termin. Kontakten fungerar bra och det finns en bra och snabb återkoppling sinsemellan. Två gånger per år hålls kostråd där kockar och pedagoger från varje enhet deltar tillsammans med en
förskolechef som representerar verksamheten. På hälften av enheterna deltar måltidspersonalen på förskolornas veckomöten. Anledningen till att det haltar på vissa enheter är för att tiden för dessa möten ligger när måltidspersonalen har som mest att göra och tiden sätts av pedagogerna.
Inom äldreomsorgen förekommer regelbundna avstämningar mellan måltidsenheten och representanter från socialförvaltningen. Det hålls kontinuerliga kostmöten inom såväl hemtjänsten som avdelningar på respektive boende.
För att förbättra kommunikationen mellan förvaltningarna har jag initierat kontinuerliga avstämningar mellan verksamhetschefer och mig i egenskap av kostchef samt biträdande kostchef. En första kallelse är skickad och första mötet kommer att hållas i inledningen av höstterminen 2019. Vid mötet kommer en punkt att vara att få till stånd kostråd på de enheter där det idag inte fungerar. Vidare planeras också en förbättrad och regelbunden kontakt mellan måltidsenhetens kökschefer och skolans rektorer men som har visats ovan förutsätter det också ett engagemang från förvaltningarnas sida att prioritera och möjliggöra för kostenhetens personal att delta på t.ex. kostråd.
• ”Under en period minskas inköp av ekologiska livsmedel ner”
Redan dagen efter utskottets sammanträde informerades måltidsenhetens enheter om att de ekologiska inköpen omedelbart skulle strypas inom ramen för vårt livsmedelsavtal. Inom vissa varugrupper på kommunens
livsmedelsavtal finns inga andra val än just ekologiska produkter. Ett exempel på ett sådant område är mjölk och andra mejerivaror. Om vårt livsmedelsavtal ska kunna följas så kan vi därmed inte strypa inköpen av ekologiska varor helt. Följs inte de upphandlade avtalen riskerar kommunen/måltidsenheten skadeståndsansvar för avtalsbrott till förmån för leverantörerna.
Inköpsstatistiken för måltidsenheten visar att de ekologiska inköpen har minskat med ca 7,8 procent sedan beslutet togs och kommunicerades. I kronor innebär minskningen en besparing på ca 34 500 kr. En minskning av det ekologiska värdet har därmed inte fört med sig några större besparingar.
Efter att ha analyserat statistiken och enheternas inköpsmönster finns det
dock ytterligare ett litet utrymme att kunna minska de ekologiska inköpen
men det kommer inte att generera några större summor i besparingar.
3 (4)
I samband med den analys som har gjorts i samband med ovanstående punkter gjordes även analys av de åtta senaste årens prisutveckling på livsmedel. Rapporten visar att våra livsmedelsinköp har ökat med 39% eller ca 4 896 000 kr. Uträkningen baseras på samma mängd inköpt mat år 2010 som år 2018 och tar därmed bort faktorn gällande portionsantal.
För att gå vidare och analysera de ökade livsmedelskostnaderna ytterligare så har jag även sett till andra faktorer som kan påverka ett högre
livsmedelsinköp över tid. Faktorer som avses här är en ökning av ekologiska inköp och framför allt ökade inköp av livsmedel med svenskt ursprung. Dessa faktorer kan sammanfatattas med en kvalitetshöjning av våra inköp och den mat som serveras. Uppskattningsvis står de beskrivna faktorerna för ca 14 procent av de ökade livsmedelskostnaderna på 39%. De återstående 25% kan direkt härröras till höjda livsmedelspriser
Längre tillbaka i tiden har indexuppräkningen (prisökningen) för livsmedel varit ca 2 % per år men de senaste åren har prisökning varit runt 4% per år.
Senaste året sticker dock ut med en prisökning på ca 9%, en ökningstakt som bedöms vara ihållande de närmaste åren enligt leverantörernas prognoser.
Orsaken till detta är 2018 års värmerekord som har medfört generella prisökningar inom livsmedelssektorn för såväl privatpersoner, offentlig sektor som företag.
Slutsatsen av ovan innebär att vid befintlig budget krävs större insatser än de i USS beslutade åtgärderna som visserligen minskar kostnader men inte i den utsträckning som behövs för att måltidsenheten skall generera ett resultat i balans med befintlig budget.
För att uppnå ett resultat i balans inom befintlig budgetram krävs åtgärder såsom:
- Utesluta inköp av livsmedel producerade i Sverige
- Servera fil och smörgås som lunch i skolorna en dag i veckan.
- Avgift införs för elever och lärare inom skolmåltiden vid gymnasieskolan då det enligt lag inte är en avgiftsfri måltid.
- Betydande neddragning av personal vilket medför avveckling av enheter samt större andel halv/helfabrikat.
Genomförs ovanstående åtgärder vill jag påpeka att det innebär frånsteg från kommunens kostpolitiska program, avsiktsförklaringar om närproducerat samt riktlinjer från Livsmedelsverket om näringsinnehåll i skolmåltiderna.
Därutöver kommer samtliga avtal på sikt behöva förhandlas om då de inte
motsvarar en förändrad kvalitetsinriktning för kosten som åtgärderna
innebär.
4 (4)
Min slutsats är därmed att måltidsenhetens budget bör förstärkas på lägst den nivå som motsvaras av den kostnadsökning utanför måltidsenhetens kontroll om 39% som redovisas ovan. Alternativt förstärka budgeten hos köpande förvaltningar, Barn- och utbildningsförvaltningen och Socialförvaltningen. Det anser jag är en nödvändighet för att bibehålla den kvalitet vi idag har inom måltidsenheten samt för att ge rätt förutsättningar nu när vi går in i
byggnationen av ett nytt produktionskök som är baserat på en stark
viljeyttring från kommunen om att producera mer från grunden och erbjuda fler alternativa rätter, en målbild som inte är möjlig att uppnå med dagens budget. Vidare bör en löpande indexuppräkning av livsmedelskostnaderna göras årligen för att täcka ökade livsmedelspriser.
Redan nu genomför jag en effektivisering av måltidsenheten (t.ex. hantering av måltidssvinn) och översyn av personalplanering samt genomgång av verksamheten i stort i syfte att minska kostenhetens nuvarande underskott.
Arbetet med måltidsverksamhetens verksamhetsutveckling, där
kostnadseffektivisering är en mycket viktig del, fortsätter att prägla enheten framöver.
Louise Auer
Handläggare
LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag 8 (11) Sammanträdesdatum:
Utskottet för stöd och strategi 2019-03-04
Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
USS §8/19 Dnr: KS 2019/77
Ekonomi för måltidsenheten
Beslut
Utskottet för stöd och strategi uppdrar till kostchefen att ta fram ett förslag för att minska på kostnaderna för måltidsenheten. I förslaget ska följande punkter finnas med:
Enbart en kött- eller fiskrätt och ett vegetariskt alternativ ska serveras.
Förstärkt dialog med barn- och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen för att sänka kostnader och aktivt arbeta för att minska på matsvinnet.
Under en period minskas inköp av ekologiska alternativ ner.
Förslaget ska presenteras för utskottet för stöd och strategi den 27 maj 2019.
Ärendebeskrivning
Ekonomichef Gunilla Sandgren och kostchef Louise Auer redogör för måltidsenhetens ekonomi och utmaningar för utskottet för stöd och strategi.
Måltidsenheten redovisar ett underskott med 2 mnkr som inte har reglerats enligt modellen för kostnadsbudgetering. Som redovisats, tidigare under året, beror underskottet till stor del på ökade kostnader för livsmedel och transporter.
Ledamöternas förslag till beslut
Ordförande Irja Gustavsson (S) föreslår att utskottet för stöd och strategi uppdrar åt kostchefen att ta fram ett förslag för att minska på kostnaderna för måltidsenheten. I förslaget ska följande punkter finnas med:
Enbart en kött- eller fiskrätt och ett vegetariskt alternativ ska serveras.
Förstärkt dialog med barn- och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen för att sänka kostnader och aktivt arbeta för att minska på matsvinnet.
Under en period minskas inköp av ekologiska alternativ ner.
LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag 9 (11) Sammanträdesdatum:
Utskottet för stöd och strategi 2019-03-04
Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Förslaget ska presenteras för utskottet för stöd och strategi den 27 maj 2019.
_____
Meddelas för åtgärd
Kostchefen
LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag 10 (11) Sammanträdesdatum:
Utskottet för stöd och strategi 2019-03-04
Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
1
KS 2019/56-5
Nämndernas
verksamhetsberättelse 2018
Kommunledningskontor
2
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning och viktiga händelser ... 3
2 Ekonomi ... 3
3 Investeringar ... 6
4 Verksamhet ... 6
5 Systematiskt arbetsmiljöarbete, inklusive jämställdhet ... 7
6 Måluppfyllelse nämndmål ... 8
7 Planerade förbättringsåtgärder ... 11
3
1 Sammanfattning och viktiga händelser
Under året har alla enheter inom kommunledningskontoret arbetat för utveckling och effektivisering av
verksamheten för att kunna ge ett bättre stöd till kärnverksamheterna.
Av kommunledningskontorets mål bedöms samtliga vara delvis uppnådda.
Att vara en attraktiv arbetsgivare innefattar många delar. Att aktivt arbetaa med
hälsofrämjande insatser, följa lagar och avtal, ett aktivt lönebildningsarbete, delaktighet genom samverkan och inte minst få varje medarbetare att vilja delta i att Lindesbergs kommun utvecklas. Kommunens
hälsofrämjande arbete har gott renommé och flera andra kommuner vill ta del av den helhet av insatser som kommunen arbetar med. Trots detta uppfylls inte max 5 procents
sjukfrånvaro.
Arbetet med att ta fram en ny
kommunövergripande styrmodell har pågått under året, där utgångspunkten ska vara att förenkla och effektivisera planering och uppföljning så att tid läggs på rätt saker som leder till en förbättring för medborgarna.
Arbetet med att implementera styrmodellen kommer att fortsätta under 2019.
För att vara ett bra stöd till
kärnverksamheterna är en viktig del digitalisering och rätt användande av
verksamhetssystem. Flera systemförändringar har genomförts för att underlätta för våra verksamheter. Ett utökat användande av Office 365 möjliggör för alla verksamheter att nyttja den moderna tekniken på ett tidsenligt sätt, men kräver ofta ett ändrat arbetssätt.
Arbetet med att införa fler e-tjänster har påbörjats. Det ska bidra till att förenkla för medborgarna i olika typer av ansökningar till kommunen samt även för interna processer, med målet att den interna administrationen ska minska.
Kommunledningskontoret har under året påbörjat arbetet för att säkerställa att verksamheterna arbetar i enlighet med Dataskyddsförordningen som trädde i kraft i maj 2018. Det kan även ses som en del i arbetet med informationssäkerhet, som kräver ett kontinuerligt arbete och stöd till
verksamheterna.
För att stärka kommunens varumärke och profil har en ny grafisk profil, samt en ny servicewebb lanserats under året.
Kommunledningskontoret visar totalt ett +-0 resultat mot budget.
2 Ekonomi
Kommunledningskontoret håller budgeten 2018 och redovisar ett +- 0 resultat.
Kommunledning redovisar ett underskott med 0,9 Mnkr. Kontot för kommunutvecklande insatser visar ett underskott som beror på kostnader för nedskrivningar av inventarier, jubileumsfirande och annonser.
Politisk verksamhet visar ett underskott med 0,5 Mnkr som beror på att kostnaden för valet blev högre än budgeterat samt att kostnaden för licenser och läsplattor för förtroendevalda belastar kontot 2018.
Personalenhetens överskott förklaras med förskjutning av licenskostnader, mindre utbildningar, återsökning av statliga medel kopplat till rehabilitering samt mindre
kostnader för insatser kopplat till andra aktörer än företagshälsovården.
Kansliets överskott beror till största delen av att lönekostnaden för arkivet har varit lägre än budget. Avtalet med de andra kommuner har upphört under 2018.
Ekonomienhetens överskott kan förklaras med att projektmedel för e-handel inte har förbrukats under 2018. Projektet har startat i januari 2019. Övrig verksamhet inom
ekonomiområdet som innefattar försäkringar och medlemsavgifter till SKL mm redovisar ett underskott som beror på ökade
försäkringskostnader som belastar centrala
konton.
4 IT-enheten visar ett underskott totalt men om
man exkluderar utköpet av leasingdatorer så redovisar IT-driften ett överskott.
Utköpet uppgår till 1,5 mnkr och kommer att sänka kostnaden de kommande åren för leasing. Under året har kostnader för flytt ifrån Bullerberget av kommunens servrar påbörjats, vilket redovisas under
fastighetsförvaltning IT.
Måltidsenheten redovisar ett underskott med 2 mnkr som inte har reglerats enligt modellen för kostnadsbudgetering. Som redovisats, tidigare under året, beror underskottet till stor del på ökade kostnader för livsmedel och transporter. Livsmedelsgrossister aviserade, efter sommaren, en prishöjning på ca 10 % för livsmedel överlag. Till grund för höjningen sägs faktorer som den torra och varma sommaren samt ökade kostnader för drivmedel, ligga bakom.
Första halvåret reglerades mot grundskolan och beloppet uppgick till 1 mnkr.
Det underskott som ligger kvar på måltid vid årsskiftet avser till största delen grundskolan.
Det utredningsuppdrag som kommundirektören har fått enligt
Kommunstyrelsens beslut är att utreda hur budgeteringen av kosten skall se ut och hanteras i framtiden samt även föreslå olika alternativ och konsekvenser. Delredovisning skall ske senast juni 2019. I avvaktan på denna utredning regleras inte underskottet mot nämnderna. Sedan några år tillbaka i tiden kan vi se en trend som innebär ett ökat antal portioner där år 2017 sticker ut med den högsta ökningen. Under 2018 har
portionsstatistiken gått ner från föregående år men ligger fortfarande högre än 2016 vilket visas i diagram.
5
Driftredovisning (Mnkr)
Verksamhet Kostnad Intäkt Netto Nettobudget Budgetavvikelse Bokslut 2017 Netto
Kommunledning 7,3 2,5 4,8 3,9 -0,9 4,2
Politiskverksamhet 6,8 0,5 6,3 5,8 -0,5 4,9
Ekonomistyrning 2,0 0,0 2,0 2,4 0,4 1,6
Kanslienhet 12,8 1,1 11,7 13,0 1,3 11,4
Personalenhet 10,6 0,4 10,2 10,7 0,5 9,5
Ekonomienhet 14,7 9,0 5,7 7,6 1,9 6,3
Övrig verksamhet,
ekonomi 1,5 0,0 1,5 1,0 -0,5 1,3
IT-teleenhet 29,8 7,6 22,2 21,4 -0,8 27,5
- därav inköp av
datorer 1,5 0,0 1,5 0,0 -1,5 0,0
Fastighetsförvaltning IT
2,4 2,2 0,3 0,0 -0,3 0,0
Övrig verksamhet,
personal 3,3 0,2 3,1 3,2 0,1 3,3
Personalbefrämjande verksamhet
6,0 0,6 5,4 6,2 0,8 5,1
Måltidsverksamhet 58,6 55,8 2,7 0,7 -2,0 0,8
Total 155,8 79,9 75,9 75,9 0,0 75,9
6
3 Investeringar
Projekt Utgifter Inkomster Nettoinvestering Budget 2018 Avvikelse mot budget Björkhagaskolan
inventarier kök 0,0 0,0 0,0 0,4 0,4
Utrustning
måltid 0,5 0,0 0,5 0,2 -0,3
Till KS
förfogande 0,0 0,0 0,0 2,0 2,0
Laddstolpar 0,4 0,0 0,4 0,3 -0,1
E-tjänster 0,0 0,0 0,0 0,2 0,2
Ny lokal IT möbler och inventarier
0,6 0,0 0,6 0,4 -0,2
Utökad funktion
W-lan 0,0 0,0 0,0 0,2 0,2
Summa
investeringar 1,5 0,0 1,5 3,7 2,2
4 Verksamhet
Kommunledningskontoret består av kommunledning, politisk verksamhet, ekonomistyrning/inköp, kanslienheten, ekonomienheten, personalenheten, IT- och teleenheten samt måltidsverksamheten.
Kommunledningskontorets främsta uppdrag är att vara stödverksamhet till
kärnverksamheterna som arbetar direkt mot medborgarna. I kommunledning ingår kommunchefens ansvarsområden med kommunutvecklande insatser, internationell verksamhet, folkhälsa, strategisk funktion samt integration.
Av kommunledningskontorets mål bedöms samtliga vara delvis uppnådda.
Att vara en attraktiv arbetsgivare innefattar många delar. Att aktivt arbetaa med
hälsofrämjande insatser, följa lagar och avtal, ett aktivt lönebildningsarbete, delaktighet genom samverkan och inte minst få varje medarbetare att vilja delta i att Lindesbergs kommun utvecklas. Under året har erbjudande om förmånscykel tagit form, beslut tagits om att ge flexibilitet gällande val av
motionstimme eller motionspeng samt insatser genomförts för att aktivt kunna validera kunskap för att möta framtidens kompetensförsörjning.
Kommunens hälsofrämjande arbete har gott renommé och flera andra kommuner vill ta del av den helhet av insatser som kommunen arbetar med. Trots detta uppfylls inte max 5 procents sjukfrånvaro. Arbetet kan alltid utvecklas men vi behöver också vara medvetna om att kommunen själv inte äger arbetet. Den aktiva samverkan som behövs mellan företagshälsovård, specialistsjukvård, vårdcentraler och inte minst
Försäkringskassan innebär en fortsatt utmaning. Förändringar i lag och avtal påverkar också i vilken omfattning vi som arbetsgivare kan vara en aktör som snabbt och smidigt kan agera för bästa återgång i arbete för medarbetaren.
Arbetet med att ta fram en ny
kommunövergripande styrmodell har pågått under året, där utgångspunkten ska vara att förenkla och effektivisera planering och uppföljning så att tid läggs på rätt saker som leder till en förbättring för medborgarna.
Arbetet med att implementera styrmodellen kommer att fortsätta under 2019.
För att vara ett bra stöd till
kärnverksamheterna är en viktig del
digitalisering och rätt användande av
verksamhetssystem.
7 Flera systemförändringar har genomförts för
att underlätta för våra verksamheter, såsom ett mer modernt system för
ansökningshandlingar, system för att handha vikariehantering, möjlighet att göra
ekonomiska prognoser. Dessutom pågår planering för att i samarbete med IT-enheten, säkerställa persondata genom koppling mellan Skatteverket och kommunens lönesystem. Ett utökat användande av Office 365 möjliggör för alla verksamheter att nyttja den moderna tekniken på ett tidsenligt sätt, men kräver ofta ett ändrat arbetssätt. Det ger också en
möjlighet till tidseffektivisering genom att kunna ha virtuella möten. Arbetet med att införa fler e-tjänster har påbörjats. Det ska bidra till att förenkla för medborgarna i olika typer av ansökningar till kommunen eftersom medborgarna ska kunna skicka in sina
ansökningar digitalt istället för i papper. Detta gäller även för interna processer, med målet att den interna administrationen ska minska.
För att stärka kommunens varumärke och profil har en ny grafisk profil, samt en ny servicewebb lanserats under året.
Kommunledningskontoret har under året påbörjat arbetet för att säkerställa att verksamheterna arbetar i enlighet med Dataskyddsförordningen som trädde i kraft i maj 2018. Det kan även ses som en del i
arbetet med informationssäkerhet, som kräver ett kontinuerligt arbete och stöd till
verksamheterna.
Som ett led i ökad kvalitet och effektivitet har IT-stödet centraliserats och ökad samverkan har inletts både inom kommunkoncernen och inom KNÖL-samarbetet (Kommunerna i Norra Örebro Län).
Lindesbergs kommun är sedan ca sex år del av det finska förvaltningsområdet och under året har arbetet för detta tydliggjorts och en kartläggning har genomförts för att kunna se vilka behov som finns hos kommunens medborgare med finsk bakgrund.
Barnkonventionen
Enligt artikel 13 i barnkonventionen ska varje barn ha rätt till yttrandefrihet, att tänka, tycka och uttrycka sina åsikter. Som en del i
kommunens arbete med dessa frågor
genomfördes under året en demokratidag med fokus på mötet mellan ungdomar och
politiker. Syftet var att möjliggöra för dialog mellan ungdomar och politiker. Ungdomarna fick också föra fram vilken service de tycker är viktig att ha framöver och var i kommunen den ska erbjudas, under temat Att äga
framtiden.
5 Systematiskt arbetsmiljöarbete, inklusive jämställdhet
Personalenheten arbetar med övergripande stöd till verksamheterna vad gäller både systematiskt arbetsmiljöarbete samt jämställdhet. Under 2018 har arbetet med arbetsvärdering uppdaterats samt att rutin vid kränkande särbehandling och sexuella
trakasserier omarbetats.
Alla chefer inom kommunledningskontoret genomför årligen medarbetar- och lönesamtal.
Varje enhet inom kommunledningskontoret har arbetsplatsträffar månatligen.
Kommunövergripande samverkansgrupp är kommunledningskontorets samverkansgrupp.
Även resultatet av medarbetarenkäten är en viktig del i förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete.
Arbetsmiljön i några av
kommunledningskontorets verksamheter är i
behov av förbättring, något som utan åtgärd skulle kunna leda till föreläggande från Arbetsmiljöverket. Det gäller i synnerhet arkivlokaler, samt flera av kommunens kök, där gränsen för produktion av antal portioner är nådd på flera enheter. Inom måltidsenheten är även kompetensförsörjning en stor
utmaning, vilket påverkar arbetsmiljön negativt. Den nuvarande strukturen med ett stort antal små enheter påverkar både lokal- och personalsituationen, där färre och större enheter skulle förbättra arbetsmiljön.
Personalenheten har 2018 nya lönekriterier
som också antagits utifrån Vision och
Akademikerförbundet SSR att kunna gälla
kommunövergripande om verksamheter inom
främst administrativ karaktär inte har egna
antagna.
8
Revision har genomförts och rapporterats
genom PWC, granskning av kommunens arbete för att motverka och hantera hot och
våld mot anställda och förtroendevalda. Olika förbättringsområden är identifierade och diskuterade för åtgärd tillsammans med fackliga organisationer.
6 Måluppfyllelse nämndmål
Inriktningsmål:
6.1 Medborgarna upplever bra kommunal service med kvalitet
Nämndens
mål Analys Indikatorer Utfall Målvärde
Möjligheten för
medborgarna att nå
kommunens verksamheter via telefon och e-post för att få svar på en enkel fråga ska öka
Målet bedöms vara delvis uppnått. Resultatet för de som får ett direkt svar på en enkel fråga på telefon har försämrats igen efter en förbättring under föregående mätning. Det största förbättringsområdet är fortfarande att vi inte är tillgängliga på telefon. Svarstiden till växeln får ett mycket bra resultat, men därefter tappas samtal för att handläggare har
telefontider, eller inte är på plats. Andel av de som ställt en enkel fråga via telefon som uppfattar att de fått ett gott bemötande når inte upp till målvärdet.
Resultatet för svar på e-post har försämrats jämfört med de två föregående åren. Det är några e-post som inte besvarats alls av handläggare i organisationen.
Resultat på riksnivå visar att de kommuner som har en traditionell växel ligger på ungefär samma nivå som Lindesbergs kommun. De kommuner som får ett resultat som ligger nära målvärdet har i regel ett kontaktcenter som svarar på enkla frågor via telefon och e-post direkt. Det är i vidarebefordringen av
telefonsamtal och e-post som servicen tappas.
För att öka tillgängligheten ytterligare bör skapandet av ett kontaktcenter övervägas.
Kommunens webbinformation till
medborgarna, vilken visar hur lätt det är att hitta information på kommunens webbplats når nästan upp till målvärdet och visar ett betydligt bättre resultat än föregående mätningar. Det beror på att ett omfattande arbete med att göra om webbplatsen pågått och enny servicewebb lanserades i juni 2018.
Andel av de som skickar in en enkel fråga via e-post som får svar inom två arbetsdagar (%)
83% 94%
Andel av de som tar kontakt med kommunen via telefon som får ett direkt svar på en enkel fråga (%)
47% 65%
Andel av de som via telefon ställt en enkel fråga som uppfattar att de fått ett gott bemötande
78% 99%
9 Nämndens
mål Analys Indikatorer Utfall Målvärde
Kommunens webbinformation till medborgarna, Informationsindex
83% 85%
Inriktningsmål:
6.2 Lindesberg kommun är en attraktiv arbetsgivare
Nämndens
mål Analys Indikatorer Utfall Målvärde
Kommunledni ngskontoret är en attraktiv arbetsgivare
Målet bedöms vara delvis uppnått. Inom kommunledningskontoret är det främst
måltidsenheten som behöver öka andelen heltider.
En stor medvetenhetoch önskan finns att ha heltider i högre omfattning. Utifrån den struktur med många små enheter som kommunen har idag, så är det svårt att öka andelen ytterligare utan kostnadsökningar som inte kan försvaras.
Det är även inom måltidsenheten som andelen som inte har tillsvidareanställning är högre än inom övriga enheter. Rätt kompetens för uppdraget är viktigt för att inneha tillsvidareanställning. Enheten har under året genomfört prov av att låta en
medarbetare validera sin kompetens motsvarande kockbehörighet.
Sjukfrånvaron varierar stort inom
kommunledningskontorets enheter. Utifrån analys genomförs åtgärder både på individ-och gruppnivå.
Varje enhet arbetar utifrån att öka varje medarbetares delaktighet. Utifrån
medarbetarenkäten kan fortsatt arbete göras på varje enhet genom dialog både genom medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar.
Andel tillsvidare- anställda med heltids- anställning
79,2% 65,5%
Andel medarbetare med en tillsvidare- anställning
88% 86%
Sjukfrånvaro hos
medarbetare
6,51 % 5%
Resultat i medarbetar- enkätens fråga om
uppföljning och
utvärdering av enhetens mål
3,8 4,2
Resultat i medarbetar- enkätens fråga om att se fram emot att gå till arbetet
4,09 4,4
Cheferna upplever bra stöd från kommunledni ngskontorets stödverksam- heter
Kommunledningskontoret genomförde inte någon serviceenkät under 2018. Men resultatet från de två tidigare serviceenkäterna visade att bemötande gav bäst resultat och största förbättringsområdet var leverans i rätt tid. Utifrån resultatet arbetar kommunledningskontorets stödverksamheter med att vidareutveckla chefsstödet, både genom utbildningar och informationsmaterialet som finns på intranätet.
Resultat i kommun- lednings- kontorets serviceenkät
4,5
10
Inriktningsmål:
6.3 Medborgarna upplever att de är delaktiga i kommunens verksamheter
Nämndens
mål Analys Indikatorer Utfall Målvärde
Kommunledni ngskontoret möjliggör för kommunikatio n och dialog med
medborgarna
Målet bedöms vara delvis uppnått.
Det är svårt att få fram ett korrekt utfall för antal matråd. För vissa verksamheter, i synnerhet inom äldreomsorgen, är det en naturlig del i
verksamheten där det ofta överstiger fyra per år.
Inom andra verksamheter fungerar det sämre. Det sker en kontinuerlig dialog kring hur det ska kunna utvecklas.
Målvärdet för antalet medborgardialoger är uppnått.
Det är främst ärenden kopplade till fysisk planering, där medborgardialog använts.
Genom den nya servicewebben som lanserades 2018 och utvecklingen av kommunens arbete med sociala medier, har medborgarna fler kanaler att kommunicera med kommunen genom.
Antal matråd med elever och enskilda inom vård och omsorg
4
Nöjd- Inflytande- Index från SCB:s
medborgarund ersökning
42%
Antal
medborgardial oger (antal ärenden i KS/KF där medborgar- dialoger används)
5 4
Inriktningsmål:
6.4 Lindesbergs kommun har en hållbar ekologisk utveckling
Nämndens
mål Analys Indikatorer Utfall Målvärde
Kommunledni ngskontoret ska främja att hållbara ekologiska alternativ utvecklas och används
Målet bedöms vara delvis uppnått.
Målvärdet för ekologiska livsmedel inom
måltidsverksamheten är uppnått och resultatet visar på en stadigt uppåtgående trend.
Måltidsverksamheten arbetar aktivt med att matsvinnet ska minska, men där målvärdet inte riktigt nås.
Koldioxidutsläpp för kommunledningskontorets (inklusive bilpoolen) tjänsteresor är på ungefär samma nivå som föregående år, både för
kommunledningskontoret och totalt i kommunen.
Eftersom värdet inte minskat kan det finnas
anledning att se över om utbudet av bilar motsvarar behovet, eller om en minskning av antalet bilar är möjligt.
Andel ekologiska livsmedel (%)
34% 34%
Koldioxid-- utsläpp för kommunens tjänsteresor
35,65 35,72
Matsvinnet ska minska.
4%
11
7 Planerade förbättringsåtgärder
Under året arbetar alla enheter inom
kommunledningskontoret för utveckling och effektivisering av verksamheten så att bättre stöd till kärnverksamheterna och till
kommunens chefer ska kunna ges.
För att öka attraktiviteten som arbetsgivare och vara ett bra stöd till chefer och
medarbetare är en viktig del att ha IT-system som på bästa möjliga sätt säkerställer kvalitet med användarvänlighet. Vi behöver använda de system vi har på bästa sätt och fortsätta arbeta med att få bort manuella hanteringar och öka tydligheten gentemot
verksamheterna, så att det blir lätt att göra rätt. Ett sätt att förenkla den interna
administrationen för att underlätta för chefer och medarbetare är det pågående arbetet med att ta fram e-tjänster för våra
stödverksamheter. I detta arbete är det viktigt att se över våra interna processer och
arbetssätt så att vi som stödverksamheter blir ett bra sammanhållet stöd till verksamheternas grunduppdrag.
Måltidsenheten har en stor
rekryteringsutmaning. Det är svårt att rekrytera kockar och mycket svårt att ha vikarier för det stora antal enheter som finns idag. Antalet enheter påverkar också målet att öka antalet heltider, något som inte ses som möjligt att nå med den struktur som finns idag. Detta tillsammans med stora
renoveringsbehov för flera kök gör att det vore positivt både för arbetsmiljön och kompetensförsörjningen om antalet enheter minskar.
Måltidsenheten har en stor
rekryteringsutmaning. Det är svårt att
rekrytera kockar och mycket svårt att ha
Sida 3 av 8
2. Information om bilpool
Sida 4 av 8
3. Information e-handel
Sida 5 av 8
4. Granskning av kommunens krisberedskap
4.1. Handlingar
KS 2019-184-2 Granskning av kommunens krisberedskap 277984_1_1.pdf (inkluderad nedan)
KS 2019-184-1 Revisionsrapport Granskning kommunens krisberedskap.pdf
277870_1_1_Bortredigerad.pdf (inkluderad nedan)
TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1)
2019-06-04 KS 2019/184
Kommunledningskontoret Henrik Arenvang
0581-810 34
henrik.arenvang@lindesberg.se
Lindesbergs kommun Stentäppsgatan 5 kommun@lindesberg.se ORG NR 212000-2015 WEBB lindesberg.se 711 80 Lindesberg 711 35 Lindesberg TEL 0581-810 00 BANKGIRO 821-3134
Utskottet för stöd och strategi
Granskning av kommunens krisberedskap
Förslag till beslut
Förvaltningen föreslår utskottet för stöd och strategi besluta att
Kommundirektören får i uppdrag att ta fram förslag till ”Organisation och budget” för kommunens Krisberedskap. Kommundirektören ska ta hänsyn till de rekommendationer som revisorerna presenterar i sin rapport.
Förslaget ska presenteras på sammanträdet i augusti 2019 för utskottet för stöd och strategi.
Ärendebeskrivning
Konsultföretaget PWC har på uppdrag av de kommunala revisorerna
genomfört en granskning av kommunens krisberedskap. I rapporten finns ett antal rekommendationer till åtgärder som revisorerna önskar
kommunstyrelsens svar på innan 26 september 2019.
Henrik Arenvang Kommundirektör
För åtgärd:
Kommundirektören För kännedom:
Säkerhetskoordinator Bilagor:
Revisionsrapport Granskning av kommunens krisberedskap.
KS 2019/184-1
Revisionsrapport
Granskning av kommunens krisberedskap
Lindesbergs kommun April 2019
Daniela Todosijevic Sophie Karlsson
1
Innehållsförteckning
Sammanfattning 2
1.Inledning 3
1.1 Bakgrund 3
1.2 Syfte och Revisionsfråga 3
1.3 Revisionskriterier 3
1.4 Kontrollmål 3
1.5 Avgränsning 3
1.6 Metod 3
2. Iakttagelser och bedömningar 5
2.1 Organisation för krisledning och krisberedskap Kontrollmål: Har kommunen en ändamålsenlig organisation för krisledning/ - beredskap? 5
2.1.1 Politisk organisation 5
2.1.2 Tjänstemannaorganisation 5
2.1.3 Beredskap 7
2.1.4 Bedömning 8
2.2 Systematiskt arbete 9
2.2.1 Dokumentation 9
2.2.2 Övning och utbildning 10
2.3.3 Bedömning 10
2.3 Risk – och sårbarhetsanalys 11
Kontrollmål: Genomför kommunen risk- och sårbarhetsanalys i enlighet med MSB:s
riktlinjer? 11
2.3.1. Bedömning 11
2.4 Samverkan 12
Kontrollmål: Arbetar kommunen ändamålsenligt med samverkan utifrån ett
krisberedskapsperspektiv? 12
2.4.1. Bedömning 13
3. Revisionell bedömning 14
4. Bilagor 16
Bilaga 1 – Granskad dokumentation 16
Bilaga 2 – Förkortningar 16
2
Sammanfattning
PwC har på uppdrag av Lindesberg kommuns förtroendevalda revisorer granskat kommunens krisberedskap. Den övergripande revisionsfrågan, följt av kontrollmål, är:
Har kommunstyrelsen säkerställt att det finns en tillräcklig krisberedskap i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer?
Efter genomförd granskning bedömer vi att Lindesbergs kommunstyrelse inte har säkerställt en krisberedskap i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer. Detta då förbättrings- potential främst identifierats inom organisation i det systematiska arbetet men även avseende risk - och sårbarhetsanalysen och samverkansarbetet.
För sammanställd bedömning av respektive kontrollmål se avsnitt 3.
Rekommendationer
Efter genomförd granskning lämnas följande rekommendationer till kommunstyrelsen:
Säkerställ ändamålsenlig och förankrad dokumentation avseende krisberedskap samt kontinuerlig uppföljning av denna.
Tillgodose att krisberedskapsorganisationens syfte och ansvar dokumenteras och tydligt kommuniceras ut i kommunens verksamheter.
Utred behovet av ett formellt beredskapskrav både i tjänstemannaorganisationen och i den politiska organisationen.
Säkerställ en kommunövergripande utbildnings- och övningsplan vilken inkluderar uppföljning och erfarenhetsåterföring.
Utred former för samverkan mellan aktörer som tillgodoser samhällsviktig verksamhet och initiera samverkan mellan dessa aktörer.
3
1.Inledning
1.1 Bakgrund
Kommunerna har en viktig roll i samhällets krisberedskap. Kommunen ansvarar bland annat för stöd, service och information till invånarna. Ju bättre kommunerna är på att hantera kriser, desto bättre blir hela samhället på att hantera kriser.
En viktig grund för kommunernas krisberedskap är de uppgifter som framgår av lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Lagen syftar till att kommuner skall minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Kommuner skall därigenom också uppnå en grundläggande förmåga till civilt försvar. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun.
Enligt lagen skall kommunen analysera vilka extraordinära händelser som kan inträffa inom kommunen och hur de kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet ska värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Vidare skall det även finnas en
krisledningsnämnd i varje kommun för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser.
Revisorerna har med utgångspunkt i väsentlighet och risk funnit det angeläget att granska Lindesbergs kommuns beredskap inför och vid kris, katastrof eller extraordinära händelser.
1.2 Syfte och Revisionsfråga
Syftet med granskningen är att besvara revisionsfrågan: Har kommunstyrelsen säkerställt att det finns en tillräcklig krisberedskap i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer?
1.3 Revisionskriterier
Lag (2006:544) samt förordning (2006:637) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH, FEH).
Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) föreskrifter om kommuners risk- och sårbarhetsanalyser (MSBFS 2015:5).
Överenskommelse om kommunernas krisberedskap (MSB 2012-5541).
1.4 Kontrollmål
För att besvara revisionsfrågan har följande kontrollmål formulerats:
● Har kommunen en ändamålsenlig organisation för krisledning och krisberedskap?
● Har kommunen ändamålsenlig dokumentation för krisberedskap och arbetar de systematiskt med krisberedskap genom utbildnings- och övningsinsatser?
● Genomför kommunen risk- och sårbarhetsanalys i enlighet med MSB:s riktlinjer?
● Arbetar kommunen med samverkan utifrån ett krisberedskapsperspektiv?
1.5 Avgränsning
Granskningen omfattar kommunstyrelsen. I övrigt se de kontrollmål som formulerats.
1.6 Metod
Vi har inom ramen för uppdraget granskat styrande dokumentation samt genomfört intervjuer med berörda tjänstemän och politiker.
4 Intervjuer har genomförts med:
Kommundirektör, Lindesbergs kommun
Säkerhetskoordinator med ansvar för krisberedskap i Lindesberg och Nora, Lindesbergs kommun
Säkerhetsskyddschef och IT- chef , Lindesbergs kommun
Kommunstyrelsens ordförande, Lindesbergs kommun
Kommunikatör med helhetsansvar för kommunens kommunikation, Lindesbergs kommun
En lista på den dokumentation som granskningen tagit del av återfinns i bilaga 1. Rapporten har faktagranskats av de intervjuade.
5
2. Iakttagelser och bedömningar
2.1 Organisation för krisledning och krisberedskap
Kontrollmål: Har kommunen en ändamålsenlig organisation för krisledning/ - beredskap?
2.1.1 Politisk organisation
I kommuner och landsting ska det enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (härefter benämnd LEH) finnas en krisledningsnämnd (KLN) för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser i fredstid. KLN:s verksamhet regleras enligt LEH. KLN:s funktion finns i kommunen beskrivet i dokumentet “Krishanteringsplan - Handlingsplan för organisation och ledning vid små och stora oönskade händelser” (2016-01-18, reviderad 2017). Under intervjuerna framkommer att all dokumentation rörande krisberedskap kommer att ses över under aktuell mandatperiod.
Det är KLN:s ordförande eller vice ordförande (tillika kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande) som fattar beslut om när nämnden ska träda i kraft. Om möjligt ska beslutet fattas i samråd med kommundirektören. Är ordförande eller vice ordförande inte tillgängliga kan beslut om sammankallande fattas av enskild ledamot och ska i dessa fall beslutas om kollegialt av nämnden.
I tidigare nämnda krishanteringsplan anges att KLN utöver ordförande består av ledamöter i kommunstyrelsens tillväxtutskott. I intervju förklaras dock att en omorganisation skett i och med den nya mandatperioden vilket resulterat i att KLN numera utgörs av ledamöter i stöd- och strategiutskottet.
Kontakten mellan tjänstemannaorganisationen och politiken uppges fungera bra. I och med att tjänstepersoner och politiker sitter i samma byggnad uppges informationsspridning ske naturligt.
Bland intervjuade tjänstepersoner är uppfattningen att stöd- och strategiutskottet som KLN svarar till är intresserade av frågor som rör krisberedskap.
2.1.2 Tjänstemannaorganisation
Bild 1: Organisationsschema kommunens ordinarie krisberedskapsorganisation
6 I Lindesbergs kommun ansvarar en säkerhetskoordinator för kommunens krisberedskaps- arbete. Denna funktion köptes tidigare in av Nerikes Brandkår men sedan två år tillbaka finns en säkerhetskoordinator anställd hos kommunen. Tjänsten är en halvtidstjänst då
säkerhetskoordinatorn även ansvarar för Nora kommuns krisberedskap. Det förklaras i intervju att det finns en samstämmighet i kommunen kring att arbetsuppgifterna är för många för att klara av på en halvtidstjänst. Säkerhetskoordinatorn kommer med anledning av detta att från och med hösten 2019 att övergå till att vara heltidsanställd i Lindesbergs kommun och endast ansvara för denna kommuns krisberedskapsarbete.
I säkerhetskoordinatorns arbetsuppgifter ingår bland annat att ansvara för att genomföra övningar, samverka, planera internt, planera för utbildningar och ta fram material. Uppfattningen är att det råder en otydlighet kring vilka arbetsuppgifter och vilket ansvar som faller inom
säkerhetskoordinatorns ansvarsområde. Det finns en arbetsbeskrivning men den upplevs som allmänt ställd. Under rubriken “ansvar och befogenheter” i arbetsbeskrivningen beskrivs säkerhetskoordinatorns arbetsuppgifter i generella termer, såsom ”genomföra utbildnings- och informationsinsatser” och ”samverka med länsstyrelsen och andra myndigheter”. Detta leder enligt en intervjuad till att uppgifterna och arbetsbördan lätt utökas utan att detta diskuteras. I intervju förklaras att det fanns en osäkerhet kring vad som ingick i säkerhetskoordinators arbetsuppgifter redan när denna anställdes. Det var heller inte uttalat hur det systematiska arbetet skulle ske. Idag pågår en diskussion kring hur arbetet kan utformas utifrån årshjul och utifrån en fyraårsperiod.
Ytterst ansvarig för krisberedskapsfrågorna i Lindesbergs kommun är kommundirektören. Denne är ny i sin tjänst och tillträdde i oktober 2018. Det finns även en IT-chef och tillika
säkerhetsskyddschef som svarar för åtkomst till nät och telefoni under en eventuell kris. Av intervjuer framkommer att säkerhetskoordinator utbildat kommundirektören i
krisberedskapsorganisationen. Under våren 2019 har kommunen även köpt in en halvtidstjänst från Örebro kommun i form av en projektanställd person som kommer att arbeta med
framtagandet av risk- och sårbarhetsanalysen, RSA, för mandatperioden 2019-2022.
Det förklaras i intervju att ett arbete med att definiera krisberedskapsorganisationen behövs för att säkerställa ett ändamålsenligt arbete framåt. Vidare uppger en av de intervjuade att
organisationens roll inte upplevs vara känd eller förankrad i verksamheten.
Krisledningsorganisation
Bild 2: Organisationsschema kommunens krisledningsorganisation som beskriven i krishanteringsplanen
7 Kommunens krisledningsorganisation beskrivs i kommunens krishanteringsplan. Samtlig
dokumentation som rör krishantering och beredskap är dock framtagen innan säkerhetskoordinatorn anställdes och ska som tidigare nämnt omarbetas.
I krishanteringsplanen beskrivs att kommunen har en central krisledningsstab bestående av kommunchef, stabschef samt en stab som bemannas efter händelsernas behov. Staben ska under en kris agera stöd till beslutsfattare genom att bland annat följa händelseutvecklingen vid kris och ta fram relevant underlag. I intervju förklaras att stabschef utgörs av
systemförvaltningsledare på kommunens IT- avdelning. En beskrivning av stabschefens roll och ansvar finns i kommunens krishanteringsplan och uppges även finnas på intranätet samt
utskrivet i kommunens krislokaler. Tanken är att det i framtiden ska finnas två stabschefer, för att säkra beredskap vid en eventuell händelse.
Krisstödsfunktionen POSOM (Psykiskt och socialt omhändertagande) finns i Lindesbergs kommun. Gruppens uppgift är att organisera och leda ett psykiskt och socialt omhändertagande av mer eller mindre lindrigt drabbade människor vid en större olycka. Målet för gruppens verksamhet är ett omhändertagande som förebygger psykiskt ohälsa på sikt.
Det förklaras att händelser av mer eller mindre allvarlig karaktär har inträffat under föregående mandatperiod men att beslut tagits om att inte inkalla KLN. Som exempel nämns bland annat torkan under sommaren 2018 då kommunstyrelsens ordförande (KSO) kontaktades men beslutade att händelsen kunde hanteras utan att KLN kallades in.
Krisledningsstaben har däremot sammankallats under mandatperioden, exempelvis i samband med en allvarlig händelse som inträffade vid en av utbildningsförvaltningens verksamheter.
Kriskommunikation
I Lindesbergs kommun finns en anställd kommunikatör. Kommunen har även en
kriskommunikationsgrupp som är kopplad till krisledningsstaben. Kommunikatören har rollen som samordnare i denna grupp.
Uppfattningen hos kommunikatören är att arbetet med kriskommunikation är prioriterat av kommunen. Dock betonas att de resurser som finns kriskommunikation inte är tillräckliga för att tillgodose behovet av intern och extern kommunikation vid en större händelse. Kommunens krisinformationsgrupp har nyligen använts i samband med den allvarliga händelse som inträffade i Barn- och utbildningsförvaltningen 2017. Händelsen rörde övergrepp mot barn på en förskola.
Kommunens kommunikatör ingick då i krisledningsstaben.
2.1.3 Beredskap
Lindesbergs kommun har inte någon tjänsteman i beredskap (TiB) eller motsvarande funktion. I intervju förklaras att inkallning sker via SOS alarm. I kommunen finns kontaktlistor för
tjänstepersoner och politiker.
Det finns ingen uttalad person som ska kontaktas vid kris men intervjuade menar att det finns en förväntan att kommunchefen ska finnas i beredskap. I vilken utsträckning detta ska ske finns dock inte dokumenterat. Det är heller inte dokumenterat vem som ska kontaktas i de fall då kommunchefen är oanträffbar. Formella beredskapskrav saknas på tjänstepersonerna i krisberedskapsorganisationen och i krisledningsstaben.
Det uppges i intervju att kommunens nuvarande krisledningsorganisation behöver förtydligas och kommuniceras ut i verksamheterna för att säkra en fungerande beredskap. Det behöver bli naturligt för verksamheterna att kontakta och informera den centrala organisationen vid en eventuell händelse. Kontinuerlig kommunikation mellan förvaltningarna och
8 krisberedskapsorganisationen finns i dagsläget inte. Kunskap i förvaltningarna om vad som faller inom säkerhetskoordinators ansvarsområde uppges även saknas.
Även inom den politiska organisationen saknas ett formellt beredskapskrav. Dock förklaras i intervju att kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande aldrig är borta samtidigt. Det hänvisas även till att kommunens mindre storlek gör att det finns en naturlig kännedom kring vem som är KSO och hur denna ska kontaktas.
2.1.4 Bedömning
Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt.
Vi konstaterar att det finns en otydlighet kring kommunens krisledningsorganisation och krisberedskapsorganisation och det saknas tydligt beskrivna roller för de centrala funktionerna.
Ansvaret för krisberedskapsorganisationen i Lindesbergs kommun faller i hög grad på säkerhetskoordinatorn men säkerhetskoordinatorns arbetsbeskrivning är allmänt hållen och rollen är otydligt kommunicerad i organisationen. Det framgår inte heller hur dennes uppdrag förhåller sig till säkerhetsskyddschefen (tillika IT-chef) och hur de samverkar för att
krisberedskapsförmågan inom kommunen ska fungera. Att ha ansvariga tjänstemän på plats innebär inte att krisorganisationen fungerar. Detta behöver kommuniceras regelbundet,
framhållas i olika sammanhang, samt inpräntas i det dagliga arbetet, tills dess att det blivit en del av organisationens gängse förhållningssätt till hur man bedriver hela sin verksamhet. Detta är viktigt såväl för det kontinuerliga arbetet med krisberedskap som för arbetet vid en eventuell kris.
Vidare ser vi att det finns en otydlighet kring roller och ansvar inom krisledningsorganisationen, där det finns tydliga risker för otydlighet och överlappning mellan kommunchef, IT-chef,
säkerhetsskyddschef och säkerhetskoordinator. Av intervjuer framträder ett behov av att förtydliga både vad som faller inom ramen för säkerhetskoordinatorns arbetsuppgifter och hur krisberedskapsorganisationen ska arbeta. Vi vill i sammanhanget framhålla vikten av tydliga arbetsuppgifter, då detta skapar tydliga roller och mandat att verka inom. Det underlättar även det löpande uppföljningsarbetet och det uppföljningsarbete som är en naturlig del efter en händelse eller kris.
Vi framhåller även att det faktum att säkerhetskoordinatorn kallas just “koordinator” sänder budskapet att dennes roll är underordnad andra centrala funktioner, vilket i förlängningen innebär att dennes mandat blir kringskuret. Det finns därför anledning att kommunen i samband med heltidsanställningen av koordinatorn ser över möjligheten att uppgraderar denne till
säkerhetschef, möjligen med visst ansvar för säkerhetsskydd.
Vad gäller arbetssätt och funktioner konstateras att en otydlighet finns även här och organisationen arbetar idag ad hoc. Inkallning och larmning bygger på personberoende och informell kunskap inom organisationen. Detta kan visa sig vara förödande i händelse av en kris som kan inträffa var som helst i organisationen. I anslutning till detta noteras att kommunen i dagsläget inte har en Tjänsteperson i beredskap, TiB, eller motsvarande funktion. I dagsläget finns inget lagkrav på att kommuner ska ha en TiB. Funktionen utgör dock en möjlighet att säkerställa beredskap för larm, snabb aktivering av krisorganisationen och ett informationsflöde vid en händelse. Det faktum att kommunen saknar formella beredskapskrav utgör därför en risk och medför en otydlighet kring roller och ansvar. Det är i detta sammanhang viktigt att skilja på tillgänglighet och beredskap. I intervjuerna framkom exempelvis att tjänstepersoner i kommunen under sommarens torka upplevde en otydlighet kring huruvida de skulle vara i beredskap eller inte. Med anledning av detta rekommenderar vi kommunstyrelsen att säkerställa ett formellt beredskapskrav både i tjänstemannaorganisationen och i den politiska organisationen.
9 Avslutningsvis noteras att det finns personberoende inom krisberedskapsarbetet i kommunen, då ansvar och arbetsuppgifter är koncentrerade kring en person. Detta skapar en sårbarhet i den händelse att personen skulle sluta eller av annan anledning vara otillgänglig. Bristen på redundans i detta avseende är således uppenbar. Personberoendet kan minimeras genom att dokumentation av krisberedskapsarbetet sker kontinuerligt, vilket i dagsläget inte är fallet. I anslutning till detta ser vi en tänkbar sårbarhet i att säkerhetskoordinatorn utöver ordinarie ansvar även utbildar sina överordnade, vilka är ytterst ansvariga i händelse av en kris.
2.2 Systematiskt arbete
Kontrollmål: Har kommunen ändamålsenlig dokumentation och arbetar de systematiskt
med krisberedskap genom utbildnings- och övningsinsatser?
2.2.1 Dokumentation
Den centrala dokumentationen för krisberedskap inom Lindesbergs kommun består av:
Krishanteringsplan - Handlingsplan för organisation och ledning vid små som stora oönskade händelser (KF 2014-04-08, reviderad 2016 och 2017)
Styrdokument kris och beredskap för mandatperioden 2015-2018 (KS 2016-02-16, reviderad 2017)
Kriskommunikationsplan (KS 2014-12-08)
Risk - och sårbarhetsanalys 2015-2018 (KF 2015-11-24)
Utöver den kommunövergripande dokumentationen finns även en länsövergripande strategisk handlingsplan för krisberedskap, framtagen av Örebro län.
Krishanteringsplanen beskriver övergripande krisledningsorganisationen vid ordinarie verksamhet och vid kris. Väsentliga begrepp och samverkanspartners (exempelvis Nerikes Brandkår och Länsstyrelsen) beskrivs och lokaler som ska användas vid kris omnämns i ett stycke. Planen har ett formulerat syfte och mål.
Styrdokument kris och beredskap för mandatperioden 2015-2018 fokuserar på vilket arbete och vilka åtgärder som ska genomföras under mandatperioden. En övnings- och utbildningsplan presenteras; exempelvis anges att krisledningsnämnden under 2016, 2017 och 2018 ska utbildas i stab- och ledningsmetodik.
Kriskommunikationsplan - kommunen har en kriskommunikationsplan som är framtagen som ett stöd till krisledningen och kompletterar krishanteringsplanen. I kriskommunikationsplanen preciseras när planen ska användas, mål och strategi för kriskommunikation, vilka kanaler som ska användas vid kriskommunikationsarbetet m.m.
Kommunen har även tagit fram en Risk- och sårbarhetsanalys för perioden 2015-2018 vilken berörs närmare under kontrollmål 3.
Den genomgående bilden som återges vid intervjuer är att ovan nämnd dokumentation varken är implementerad eller används i kommunen. Det uppges att dokumentationen inte har
kommunicerats ut i organisationen, vilket i praktiken innebär att få känner till den. Vidare förklaras att krishanteringsplanen testades i en övning men att den då inte upplevdes som ändamålsenlig eller operativt gångbar. Intervjuade är tveksamma till om anställda i kommunen i dagsläget skulle använda dokumentationen för råd vid en eventuell kris. Avseende
kriskommunikation framkommer i intervjuer att kriskommunikationsplanen fanns med som ett
10 stöd för beslutsunderlag vid en händelse som inträffade vid Barn- och utbildningsförvaltningen 2017.
Nuvarande dokumentation för krisberedskap togs fram innan kommunens säkerhetskoordinator anställdes. I intervju förklaras att befintlig dokumentationen inte har reviderats. Kommunen fokuserar istället på att arbeta fram ny dokumentation. Detta ska enligt uppgift ske efter att arbetet med RSA:n för 2019-2022 avslutats. Ett exempel på otydlighet är att tidigare nämnda krishanteringsplan anger att KLN utöver ordförande består av ledamöter från kommunstyrelsens tillväxtutskott. I intervju förklaras dock att en omorganisation skett i och med den nya
mandatperioden vilket resulterat i att KLN numera utgörs av ledamöter i stöd- och strategiutskottet. Detta avspeglas dock inte i dokumentationen.
Det uppges i intervju att kommunens förvaltningar har egna beredskapsplaner. En målsättning för kommunen är att säkerhetskoordinatorn ska stötta förvaltningarna i deras arbete med dessa.
2.2.2 Övning och utbildning
I Styrdokument Kris och beredskap för mandatperioden 2015-2018 finns en utbildnings - och övningsplan för kommunen. Planen anger övergripande vilket år utbildning eller övning ska genomföras samt vilken förvaltning eller enhet som ska genomgå den. Av intervjuer framkommer dock att övnings- och utbildningsplanen, precis som dokumentationen överlag, inte är
implementerad i verksamheterna och således inte efterlevs. Däremot framgår att vissa utbildningar skett under mandatperioden.
Under hösten 2016 hölls utbildningar i att bemöta media vid kris. Utbildningar i stabsmetodik genomfördes även 2016 samt 2018 och förvaltningsspecifika övningar och utbildningar har även genomförts rörande exempelvis hot och våld. Dessa har inte dock inte följts upp.
Det framhålls i intervju att en utbildning för den nya krisledningsnämnden hölls i januari 2019. På regional nivå har en utbildningsserie tagits fram tillsammans med länsstyrelsen. Det är tänkt att KLN och krisledningsstaben genom denna ska utbildas fyra halvdagar per år med fokus på deras roll vid en kris. Ett gott samarbete uppges även finnas med Region Örebro län kring utbildning i stabsmetodik.
Gällande regionala övningar har bland annat säkerhetskoordinator, kommunikatör och säkerhetsskyddschef samt politiker deltagit i samverkansövningen Sonja som genomfördes under hösten 2018. Någon kommunspecifik uppföljning har inte skett av övningen.
I intervju lyfts att kommunen saknar en struktur och metod för utvärdering och uppföljning. En utvärderingsmodell som belyser hur utvärderingar ska ske och varför efterfrågas. Vidare uppges att en uppdaterad utbildnings- och övningsplan för kommunen ska tas fram i samband med den nya RSA:n.
2.3.3 Bedömning
Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt.
I Lindesbergs kommun finns dokumentation som behandlar krisberedskapsarbetet. Dock visar granskningen att dokumentationen inte upplevs som ändamålsenlig och att den varken är förankrad i verksamheterna eller i krisberedskapsorganisationen. Uppfattningen bland intervjuade är att dokumentationen inte fyller sitt syfte vid en kris. För att säkerställa att dokumentation som rör krisberedskapsarbetet fyller sitt syfte bör dokumentationen uppdateras och revideras. Innehållet bör vidare förankras i kommunens verksamheter för att kunna utgöra ett relevant verktyg och stöd i en faktiskt hantering.
11 I nuvarande dokumentation finns en utbildnings- och övningsplan för mandatperioden 2015- 2018. Denna har dock inte efterlevts eller följts upp. Vi noterar att viss utbildning har skett sedan 2016 och ser positivt på de samarbeten som kommunen deltar i rörande utbildningsinsatser. Vi har dock inte funnit någon dokumentation som styrker vad som övats och med vilka inom organisationen. För att säkra att utbildning och övning sker kontinuerligt rekommenderar vi att kommunen tar fram en utbildnings- och övningsplan som preciserar när och för vem utbildning ska ske under kommande mandatperiod. Planen bör ha sin utgångspunkt i den risk-och sårbarhetsanalys som kommunen tar fram för att säkerställa att man utbildar och övar
behovsstyrt för att en kompetenshöjning inom relevanta områden. Utbildnings-och övningsplanen bör också kompletteras med en struktur för utvärdering och uppföljning av genomförda
aktiviteter.
2.3 Risk – och sårbarhetsanalys
Kontrollmål: Genomför kommunen risk- och sårbarhetsanalys i enlighet med MSB:s
riktlinjer?
Vid tidpunkten för granskningen pågår ett arbete med att ta fram en risk- och sårbarhetsanalys, RSA, för mandatperioden 2019-2022. Det är beräknat att arbetet RSA:n ska färdigställas under våren 2019. Då en övervägande del av krisberedskapsorganisationen (säkerhetskoordinator, kommunchef) inte hade tillträtt när förra mandatperiodens RSA togs fram har de således inte varit delaktiga i framtagandet av den.
En jämförelse av kommunens RSA för 2015-2018 med MSB 2015:5 visar att analysen innehåller de rubriker som rekommenderas i föreskriften. Exempelvis identifieras samhällsviktig verksamhet och kritiska beroenden inom kommunens geografiska område och identifierade sårbarheter beskrivs. I intervjuer lyfts dock att RSA:n för 2015-2018, precis som övrig dokumentation om krisberedskap, inte är tydligt kommunicerad ut i verksamheterna. Det uppges att ett arbete framåt kommer att krävas för att kommunicera ut den nya RSA:n till alla delar av organisationen.
Någon uppföljning av RSA för 2015-2018 har inte skett. Det förklaras under intervjuer med att ett beslut har tagits om att arbeta fram en helt ny RSA istället för att bygga vidare på den gamla. Det lyfts att det genom ett samarbete i länet finns ett länsövergripande underlag och stöd för
processen med att ta fram en RSA.
Rent praktiskt kommer workshops med samtliga förvaltningar att arrangeras inför framtagandet av den nya RSA:n. Detta genomförs av den projektanställda personen från Örebro kommun och säkerhetskoordinator. Dessa workshops ska mynna ut i förvaltningsspecifika rapporter som kommer att utgöra underlaget för den nya RSA:n. Det understryks att kontinuitetsplanering kommer att ingå i arbetet med förvaltningarna. Även de kommunala bolagen och
kommunalförbunden kommer att vara med i den nya RSA:n. En förhoppnings hos intervjuade är att arbetet med RSA:n ska belysa krisarbetet och sätta det på agendan på förvaltningsnivå.
Av intervjuer framkommer att vissa delar av organisationen upplever att det är otydligt hur de ska involveras i arbetet med RSA:n.
2.3.1. Bedömning
Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt.
Vi konstaterar att kommunen för mandatperioden 2015-2018 har tagit fram en RSA med rubriker enligt MSB:s föreskrifter. Samtidigt noterar vi att uppfattningen bland intervjuade är att RSA inte
