Molntjänster inom redovisning
- Hur molntjänster skapat nya spelregler på marknaden
Masteruppsats 30 hp
Masterprogrammet i management, kommunikation och IT Företagsekonomiska institutionen
Uppsala universitet VT 2019
Datum för inlämning: 2019-06-03
Julia Carlsson
Michaela Werme
Abstract
This study aims to explore Swedish organizations within the accounting industry that have adapted their operations to the recent introduction of cloud services. Fortnox, a cloud service provider, has transformed the working methods of organizations, changed the relationship with customers and contributed to creating new rules for the market within accounting. Semi- structured interviews were conducted with employees using Fortnox in their work in areas relevant to accounting. The theoretical framework in this study combines the TOE-framework with theories such as sociomateriality, IT-strategy and technology acceptance. The study goes one step further and investigates how individuals perceive organizational change in the accounting industry as a result of cloud services. The results show that cloud services have enabled major organizational changes where accounting firms have made the strategic choice to diversify and move towards counseling. The speed with which the individual perceives that the business is adapting depends on both the individual and structural conditions that exist.
Denna studie syftar till att undersöka svenska organisationer inom redovisningsbranschen som anpassat sin verksamhet till följd av införandet av molntjänster. Inom ramen för molntjänster menas här hur användandet av Fortnox har förändrat organisationens arbetssätt och relation till kunden samt bidragit till att skapa nya spelregler för marknaden. Datainsamling har skett genom semi-strukturerade intervjuer från organisationer med anställda med relevant koppling till redovisning och som använder sig av molntjänsten Fortnox i sitt arbete. Det teoretiska ramverket för denna studie applicerar TOE-ramverket på en kvalitativ forskningsmetod och kombinerar ramverket med teorier kring sociomaterialitet, IT-strategi och teknologiacceptans av teknologi. Kombinationen leder studien djupare in på hur individer uppfattar att organisationer inom redovisningsbranschen förändrar sitt arbete med löpande redovisning till följd av
molntjänster. Resultatet visar att molntjänster har möjliggjort större organisatoriska
förändringar där redovisningsbyråer gjort det strategiska valet att diversifiera sig och övergå mer mot rådgivning. Hur snabbt individen uppfattar att verksamheten anpassar sig beror på vilka individuella förutsättningar samt strukturella förutsättningar som finns.
Key words: Cloud accounting, Molntjänster, TOE-framework, IT-strategy, Accounting, Organizational change, Innovation
Förord
Vi vill börja med att tacka samtliga respondenter från respektive organisation - utan Er skulle denna studie inte varit möjlig! Vi vill även passa på att tacka vår handledare Jukka Hohenthal vid företagsekonomiska institutionen vid Uppsala universitet för att du gett oss råd och delat med dig av din ovärderliga kunskap inom området. Vi är även tacksamma för de värdefulla tips och råd vi mottagit från våra opponenter som har bidragit till uppsatsens kvalité. Att ta fram denna
masteruppsats har varit en krävande och rejält utmanande process, och vi har vår familj och vänner att tacka för stöttning genom hela uppsatsskrivandet.
Julia Carlsson och Michaela Werme
Innehållsförteckning
1. Inledning 1
1.1 Bakgrund 1
1.2 Problematisering 3
1.3 Syfte 4
1.3.1 Frågeställning 4
1.4 Avgränsningar 5
2. Molntjänster i redovisningsbranschen 6
2.1 Fortnox 7
3. Teoretiskt ramverk 8
3.1 Teknik, organisation & omgivning (TOE) 10
3.1.1 Teknisk kontext 11
3.1.1.1 Tillgänglighet och egenskaper 11
3.1.1.2 Sociomaterialitet 12
3.1.1.3 IT-strategi 13
3.1.2 Organisatorisk kontext 14
3.1.2.1 Strukturer och kommunikation 14
3.1.2.2 Acceptans av teknologi och IT-mognad 15
3.1.3 Omgivningens kontext 18
3.1.3.1 Förutsättningar och struktur på marknaden 18
3.1.3.2 Tillgänglighet kompetenser 18
3.1.3.3 Statligt stöd 19
3.2 Sammanfattning teoretiskt ramverk 19
3.3 Grafisk modell 20
4. Metod 21
4.1 Val av forskningsansats 21
4.2 Förstudie 22
4.2.1 Resultat av förstudie 23
4.3 Kvalitativ metod 24
4.3.1 Urval 24
4.3.2 Ämnesguide 26
4.3.3 Operationalisering 27
4.3.4 Semi-strukturerade intervjuer 27
4.3.5 Fördjupningsintervjuer 28
4.4 Metodkritik 28
4.5 Källkritik 29
5. Resultat & analys 31
5.1 Teknik 31
5.1.1 Molntjänsten Fortnox 31
5.1.2 Automatisering 33
5.1.3 Analys 34
5.2 Organisationen 40
5.2.1 Inställning, intresse & ålder 40
5.2.2 Ledarskapets betydelse 42
5.2.3 Kommunikation 43
5.2.4 Analys 44
5.3 Omgivning 48
5.3.1 Kundens roll 48
5.3.2 Lagar och regelverk 50
5.3.3 Analys 51
5.4 Sammanfattning resultat och analys 54
5.4.1 Mer rådgivning och högre kvalitet 54
5.4.2 Kunskapsutbyte och sociomaterialitet 54
5.4.3 Drivkrafter på marknaden och kundernas efterfrågan 55
6. Slutsats och Diskussion 57
6.1 Diskussion 57
6.2 Vidare forskning 60
6.3 Slutsats 61
6.4 Bidrag 62
7. Källförteckning 63
8. Bilagor 68
8.1 Intervjuguide semi-strukturerade intervjuer 68
8.2 Ämnesguide fördjupningsintervjuer 69
1. Inledning
I detta avsnitt är avsikten att förklara den bakgrund som ligger till grund för studien samt hur bakgrunden visar på den problematisering som författarna avser undersöka.
1.1 Bakgrund
Teknologi är något som finns överallt och för många branscher är det idag en nödvändighet för att möjliggöra arbetsprocesser. Teknologi utgör en stor del av budgeten för många företag, där höga summor läggs ner på dessa typer av investeringar (Orlikowski & Scott, 2008). Inom forskning av organisationer saknas det trots allt ett perspektiv på hur teknologi påverkar en organisation. En observation gjordes av Orlikowski och Scott (2008) där de granskade fyra stora vetenskapliga journaler inom området för organisationsforskning under åren 1997 och 2006, och kom fram till att endast 5% av dessa behandlade forskning kring teknologi inom organisationer.
De menar att organisationsforskning är komplext och väger ofta in många andra faktorer såsom ekonomiska, politiska, strategiska eller sociologiska faktorer, och därmed har de teknologiska faktorerna en tendens att falla bort (Orlikowski & Scott, 2008). En modell som behandlar denna typ av komplexitet inom organisationer som står inför en process av teknologisk förändring är Technology-Organisation-Environment-ramverket (Baker, 2012). Ramverket, hädanefter kallat TOE, är en teori på organisationsnivå som förklarar att dessa tre olika aspekter, teknologi, organisation och omgivning, av en organisations kontext påverkar hur väl verksamhetens anpassar sig till, och inför, tekniska innovationer (Baker, 2012).
En bransch som historiskt sett har haft en lägre nivå av innovation men som på senaste tiden utvecklats tekniskt är redovisningsbranschen (Dimitriu & Matei, 2014). En teknisk innovation kan definieras som en process som uppstår till följd av att en möjlighet till en ny marknad eller ny tjänst av en existerande teknisk uppfinning upptäcks (Garcia & Calantone, 2002). Processen som uppstår består av utveckling, tillverkning och marknadsföring som drivs framåt med målet att nå kommersiell framgång med uppfinningen (Garcia & Calantone, 2002). En av de stora förändringarna som denna bransch har genomgått är digitalisering, som enligt
Nationalencyklopedin kan definieras som material av skilda slag omformas för att kunna
bearbetas i dator, med andra ord analog form till digital form (Lindholm, 2019) men definieras också som den process som leder samhället från ett postindustriellt informationssamhälle till ett digitalt samhälle (Riedl et al., 2017). Ett nytt digitalt verktyg inom redovisningsbranschen är teknologin molntjänster, och då marknaden för bokföring rör sig mer mot digitala produkter så kan det för företag i branschen bli oundvikligt att gå över till molntjänster (Dimitriu & Matei, 2014). En molntjänst kan definieras som en mjukvara som tidigare behövts installeras på användarens dator, som nu kan köras över en webbläsare och tillhandahålls av en extern part på ett enkelt sätt (Dimitriu & Matei, 2014). Enligt Wiik Andreassen (2017) är det på grund av de höga kostnaderna för manuellt arbete inom redovisningsbranschen som det nu sker en ökad fokusering på utveckling av IT och molntjänster. Den löpande redovisningen existerar till följd av bokföringslagen som lagstadgar att alla näringsverksamheter har bokföringsplikt, och att alla affärshändelser skall ha verifikationer och dessa skall sparas i ordnat skick i minst sju år (Visma, 2018). De verktyg som används för att utföra dessa arbetsuppgifter är främst olika typer av redovisningssystem, där utbudet av olika system är stort. Introduktionen av molntjänster har revolutionerat det traditionella sättet att erbjuda verktyg för redovisningsarbetet, där det sker ett skifte för branschen mot mer onlinebaserade tjänster (Dimitriu & Matei, 2014). Fortnox är ett exempel på en snabbt växande molntjänst inom branschen, och detta webbaserade
redovisningssystem har över 250 000 användare och erbjuder funktioner inom bland annat bokföring och fakturering (Fortnox, 2019). De erbjuder produkter för egenföretagare, föreningar och redovisningsbyråer med det centrala budskapet om att en digital redovisning gör arbetet lättare och lämnar tid över till kunderna, där exempelvis rådgivningen kan ta en större roll i det dagliga arbetet (Fortnox, 2019). Tack vare de populära molntjänsterna som erbjuds ges möjlighet att ta del av relevant information när som helst, var som helst (Grant Thornton, 2019). Uhl och Gollenia (2014) förutspår att år 2025 så kommer de flesta internet- och webbtjänsterna vara molntjänster, och att de flesta företag kommer att använda molnhjälpmedel i sin
datoranvändning. Om man ska tro på dessa trendspaningar så kommer alltså fler och fler företag att implementera molntjänster som lösning, och allt fler information kommer att lagras digitalt.
Redovisningsbranschen är idag präglad av hård konkurrens där löner och varukostnader växer samtidigt som priset för deras tjänster sjunker allt mer, detta menar Roar Wiik Andreassen, VD på redovisningsbolaget Azet, i bloggen “Framtidens ekonomifunktion” en framtidsspaning på
redovisningsbranschen. Wiik Andreassen (2017) menar att det traditionella arbetssättet håller på att ändras från att en konsult hanterar allt åt en kund till att redovisningskonsulter blir mer som kontrollanter av transaktioner och mer mot att vara en specialist eller rådgivare vilket sätter nya krav på kompetens hos redovisningskonsulterna i form av utbildning. Flera mindre företag i Sverige väljer att anlita en redovisningsbyrå för att sköta deras ekonomi som kan besitta högre kompetens inom redovisning, arbeta med effektiva processer och moderna IT-lösningar (Azet, 2019, Grant Thornton, 2019, LRF Konsult, 2019). Att arbeta digitalt är något som kan användas för att sälja in dessa tjänster till sina kunder (Azet, 2019, Grant Thornton, 2019, LRF Konsult, 2019). En trend som kan tänkas sammanfalla med denna utveckling är att två globala jättar inom redovisningsbranschen som tidigare har erbjudit tjänster inom outsourcing av
ekonomifunktionen nu säljer av sina redovisningstjänster och satsar istället enbart på sina tjänster inom revision och rådgivning (PwC, 2018 & KPMG, 2018). Enligt pressmeddelanden från båda företagen väljer de att framhäva att avyttringen av affärsområdet möjliggör deras satsning på rådgivning och revision. Det kan däremot vara så att de inte uttrycker hela sanningen, utan att en bidragande del till avyttringen kan vara de minskade marginalerna i redovisningsbranschen tack vare ökad kostnad för manuellt arbete och en sänkning av priser som Wiik Andreassen (2017) uttrycker det. Allt fler företag i norden har satsat mer och mer på digitala transaktioner, vilket innebär att löpande bokföring har börjat att automatiseras och inte kräver lika mycket
handpåläggning av mänsklig arbetskraft samtidigt som kostnaderna för manuellt arbete ökar inom branschen (Wiik Andreassen, 2017). Automatiserade verifikationer gör att yrket
redovisningskonsult går mot att vara en specialist istället för att sköta alla ekonomitjänster åt ett företag, menar Azets VD (Wiik Andreassen, 2017).
1.2 Problematisering
Arbetsuppgifterna inom redovisningsbranschen består vanligen av löpande bokföring,
leverantör- och kundreskontra, momsredovisning, deklaration och rapportering (Grant Thornton, 2019, LRF Konsult, 2019). Många av dessa arbetsuppgifter förenklas nu tack vare
introduktionen av molntjänster, då integrerade onlinesystem minskar den mängd arbete som krävs av redovisningsavdelningar enligt Dimitriu och Matei (2014). Molntjänster kan bland annat generera automatiserade bokföringsrapporter för olika typer av transaktioner, förbereda bokslutsrapporter och automatisera avstämningar av finansiella konton (Dimitriu & Matei,
2014). Enligt Strategiska forskningsrådet så kommer bokföring- och redovisningsassistenter med 97% säkerhet att ersättas helt med digital teknik de kommande 20 åren (Fölster, 2014). Dimitriu och Matei (2014) menar att de som arbetar professionellt med redovisning kanske behöver fundera på hur deras yrke kommer att påverkas av molntjänster, både när man pratar om standarder och processer men även i form av yrkesroll och kompetens. I flera olika industrier vittnar även organisationer om snabba förändringar i konsumenternas efterfrågan (Denner, Puschel & Röglinger, 2018). Vad detta medför är inte bara att företag får en möjlighet att ta vara på digitala möjligheter, utan det medför också att de får nya spelregler inom marknaden att ta hänsyn till (Denner et al. 2018).
Molntjänster kan ses som en teknisk innovation som har haft stor inverkan på
redovisningsbranschen, då molntjänster enligt Dimitriu och Matei (2014) har förändrat det traditionella sättet att arbeta med redovisning genom att det erbjuder organisationen nya verktyg att arbeta med. Hur organisationer anpassar sig till tekniska innovationer kan enligt Baker (2012) skilja sig åt beroende på kontext. Därmed kan det vara intressant att undersöka hur det dagliga arbetet med löpande redovisning i olika organisationer anpassar sig till följd av att molntjänster införs i organisationer.
1.3 Syfte
I och med införandet av molntjänster inom redovisning syftar denna studie till att undersöka hur svenska organisationer inom redovisningsbranschen anpassat sin verksamhet till följd av
införandet av den tekniska innovationen molntjänster, baserat på de kontexter organisationen befinner sig i. Studien ämnar undersöka hur molntjänster förändrat arbetet med löpande redovisning genom att studera hur individer uppfattar förändringen.
1.3.1 Frågeställning
Frågeställningen som undersökningen ämnar besvara genom datainsamling och analys av teori är följande:
Hur uppfattar individer att molntjänster förändrat deras arbete med löpande redovisning?
1.4 Avgränsningar
Denna studie omfattar företag inom redovisnings- och bokföringsbranschen med arbetsområden såsom de beskrivits av företag verksamma inom redovisningsbranschen (Grant Thornton, 2019, LRF Konsult, 2019, Azet, 2019). De företag inom redovisningsbranschen som studien fokuserar på är redovisningsbyråer som erbjuder ekonomitjänster åt andra företag. Det arbete med löpande redovisning som syftas till är de processer som krävs av alla företag enligt bokföringslagen (Visma, 2018). Studien avser endast undersöka redovisningsbyråer som arbetar med en molntjänst och som har sin geografiska position i Sverige.
2. Molntjänster i redovisningsbranschen
Till följd av ökad teknologisk innovation i samhället sker det stora förändringar inom branschen för redovisning. En trend är att digitalisera verksamheten och skapa sig en lämplig infrastruktur genom att använda sig av exempelvis molntjänster. Uhl och Gollenia (2014) beskriver
molntjänster som en möjlighet att leverera, dela och ta betalt för olika typer av datoriserade koncept såsom plattform eller mjukvara över ett datorbaserat nätverk. Gemensamt för studier kring molntjänster är att de främsta fördelarna med dessa är att det innebär besparingar, högre prestation, skalbarhet, tillförlitlighet, kortare tid för implementation samt att det blir möjligt med nya funktioner (Dimitriu & Matei, 2014; Uhl & Gollenia, 2014).
Enligt Maresova (2015) är molntjänster inte bara ett försök att minska kostnader för verksamheten utan även få en konkurrensfördel i sin bransch då en molntjänst i regel går snabbare att implementera inom organisationen än ett traditionellt system som även kräver investeringar i en väl fungerande infrastruktur i form av hård- och mjukvara. Kombinationen mellan molntjänster och aktiviteter hos molnbaserade redovisningsföretag har lett fram till ett nytt begrepp som Maresova (2015) beskriver som Cloud Accounting, molnbaserad redovisning.
Från att man gått ifrån mycket pappershantering och manuell bokföring blir molnbaserad redovisning allt vanligare, vilket innebär att företag kan betala en annan aktör för att sköta stora delar av redovisningsprocessen och faktiskt även helt eliminera behovet av att anlita en
redovisningskonsult (Dimitriu & Matei, 2014). Dimitriu och Matei (2014) menar att molnbaserad redovisning tar branschen till en helt ny dimension tack vare utvecklingen av molntjänster i allmänhet. Företag som överväger att använda sig av molnbaserad redovisning bör dock fundera över vilka förändringar det innebär för dem i form av exempelvis utbildning av personal och nya systemimplementationer (Dimitriu & Matei, 2014).
Det som identifieras som ett hinder för att som företag anpassa sig till ny teknologi, är bland annat affärsmodellen, samarbeten och kompetenskrav, bland annat i syfte att förvalta och underhålla de olika komponenterna i infrastrukturen (Dimitriu & Matei, 2014). En av de
viktigaste resurserna för ett företag är information och hur man med hjälp av rätt teknologi kan ta tillvara på information på ett så bra sätt som möjligt (Schumacher, Erol & Sihn, 2016). Lagring
och behandling av data i en molntjänst innebär att användaren inte med säkerhet kan veta var data fysiskt lagras och att detta innebär en stor risk. De negativa sidorna, som exempelvis dataintrång, är mycket allvarligt inom denna typ av tjänst. Denna aspekt menar Wišniewski (2013) är särskilt viktig för parter inom bank-, finans- och försäkringsbranschen vilket kan skapa begränsningar med just molntjänster. Eftersom bokföringslagen kräver en viss mängd
dokumentation och lagring så ställer detta krav på redovisningsfirmor att se till att lagringen sker på ett bra sätt. Precis som med många andra lösningar kan en lösning på ett problem skapa nya problem och risker (Wišniewski, 2013). Om en IT-investering inte är anpassad till verkligheten kan detta snarare innebära högre kostnader vilket bör tas i beaktande av beslutsfattare.
Teknologier såsom molntjänster kan behöva modifieras eller vidareutvecklas innan de kan integreras i den befintliga verksamheten. Därför behöver ledare inom organisationer se till att de har rätt kärnkompetens, förutsättningar och resurser för den teknologi som skall integreras (Greitemann, Christ, Matzat & Reinhart, 2014).
2.1 Fortnox
Fortnox är en leverantör av en helt webbaserad molntjänst med över 250 000 användare i Sverige, som har som slogan “småföretagens bästa vän” (Fortnox, 2019). De erbjuder tjänster inom bokföring, fakturering, lönehantering, offerter samt olika register till sina målgrupper som består av egenföretagare, redovisningsbyråer, föreningar och skolor (Fortnox, 2019). De fördelar med molntjänster som de själva väljer att framhäva på sin hemsida är att molntjänster hjälper dig som kund att minska risken för fel, underlätta ditt arbete och effektivisera verksamheten
(Fortnox, 2019). Tjänsten går ut på att kunden betalar en månatlig summa för de antal moduler som de aktiverat från Fortnox, och dessa moduler går att skala upp för att de ska passa
verksamhetens behov (Fortnox, 2019).
3. Teoretiskt ramverk
Som tidigare avsnitt Molntjänster i redovisningsbranschen beskriver så är molntjänster en populär informationsteknologi, hädanefter förkortad som IT, inom redovisningsbranschen. IT är idag en term som globalt uppfattas som ett viktigt verktyg för att skapa förutsättningar för konkurrenskraftighet, inte bara åt företag men för den nationella ekonomin, det menar Oliveira och Martins (2011). Det finns en gemensam övertygelse att IT påverkar produktiviteten positivt hos organisationer, men dessa effekter kommer bara realiseras om IT är något som är väl spritt inom organisationen och att det är användbart för användarna. Det är med andra ord viktigt att förstå de avgörande faktorerna för IT-implementering (Oliveira & Martins, 2011). En brist som Orlikowski och Scott (2008) identifierat inom organisationsforskningen är hur tekniken påverkar organisationer, eftersom organisationer ses som ett komplext område med många olika faktorer att räkna in.
Ett framträdande ramverk för att förklara implementering och anpassning av teknologisk innovation inom organisationer kallas för TOE-ramverket, en förkortning av Technology, Organization & Environment, som presenterades redan år 1990 av författarna Tornatzky och Fleischer (Baker, 2012). TOE-ramverket är hjälpsam för förståelsen av kritiska faktorer vid implementering och anpassning av olika sorters teknisk innovation inom organisationer (Lian, Yen & Wang, 2014). Mycket forskning har gjorts med TOE som ramverk där många olika typer av tekniska innovationer har undersökts i många olika branscher (Oliveira & Martins, 2011).
Baker (2012) menar att TOE-ramverket har använts i många olika forskningsmiljöer på grund av att den är enkel att anpassa till olika typer av branscher och olika delar av världen. Ramverket har historiskt sett ofta används inom kvantitativ forskning (Oliveira & Martins, 2011), men ramverket har även tillämpats för kvalitativ forskning (Alshamaila, Papagiannidis & Li, 2013).
Ett vanligt tillvägagångssätt i tidigare forskning är intervjuer med flera olika organisationer för att slutligen utföra en faktoranalys över resultatet, där det sedan dras kvantitativa slutsatser från empirin (Oliveira & Martins, 2011). Alshamaila et al (2013) utgick helt från en kvalitativ forskningsmetod med semi-strukturerade intervjuer för att undersöka processen av införandet av molntjänster på små- till medelstora företag i England. Alshamaila et al (2013) ansåg att en kvalitativ undersökning gav en mer ingående förståelse och flexibilitet för att undersöka
införandet av molntjänster än en kvantitativ metod. TOE-ramverket har ett starkt empiriskt stöd genom tidigare forskning, där ramverket används enskilt eller i kombination med andra
teoretiska grunder för att undersöka teknologisk innovation på organisationsnivå (Oliveira &
Martins, 2011). Baker (2012) menar att den anses vara en generell teori som inte har utvecklats så mycket under dessa år, främst för att den har mycket likheter med andra teorier, exempelvis DOI-ramverket (Diffusion of Innovation), eller EDI-teorin (Electronic Data Interchange).
Sålänge det förekommer nya innovationer och nya sätt för företag att anpassa sig till dessa så kommer TOE-ramverket vara en lämplig teori för forskare och praktiker att få en bättre
förståelse kring dessa fenomen (Baker, 2012). Enligt Baker (2012) kan det vara fördelaktigt att inte ha en enda teori som beskriver alla typer av innovationer då innovationer kan skilja sig stort mellan typ av innovation, och därmed är det bättre att kombinera TOE-ramverket med andra teorier. På grund av detta så har flera forskare kombinerat TOE-ramverket med andra teorier för att ge sitt teoretiska bidrag inom forskningen kring anpassning till innovationer i flera olika branscher och marknader (Oliveira & Martins, 2011). Studier som använder sig av TOE- ramverket har fått utstå en del kritik på grund av den bredd som teorin har med många olika förklarande attribut, där kritiken består av att forskare väljer ut de attribut som passar för deras studie och frångår de attribut som inte passar in för studien (Alshamaila et al., 2013). Ashamaila et al (2013), som utförde en kvalitativ undersökning med TOE-ramverket som utgångspunkt, bemöter den kritiken genom att låta intervjufrågorna vara ospecificerade till ett specifikt attribut för TOE-ramverket, och därmed låta respondenterna själva välja ut vilka områden de vill framhäva.
Det teoretiska ramverket för denna studie har inspirerats främst av två fall av tidigare forskning.
Dels en studie av Alshamaila et al (2013) som kombinerar kvalitativ forskning med TOE- ramverket för att undersöka små- och medelstora verksamheter och deras anpassning till molntjänster. Dels kommer det teoretiska ramverket inspireras av Baker (2012) som menar att TOE-ramverket med fördel kan kombineras med andra teorier. På grund av den observation som gjorts av att teknikens roll inom organisationer ofta faller bort i forskning enligt Orlikowski och Scott (2008) så kommer den studie att framhäva teknikens roll ytterligare genom att inkludera teorier kring sociomaterialitet och strategi för att stärka TOE-ramverket i den teknologiska
kontexten. Även den organisatoriska kontexten kommer att stärkas med teorier kring teknologiacceptans och IT-mognad för att få en bättre förståelse för den organisatoriska kontexten. Därmed kommer denna studie att ta teoretiskt stöd från TOE-ramverket som i kombination med relevanta teorier inom sociomaterialitet, strategi, teknologiacceptans och IT- mognad avser att komplettera den brist på djup som tidigare forskning har funnit i TOE- ramverket. Vidare följer en presentation av TOE-ramverket, som kompletterats med andra relevanta teorier i syfte att mynna ut i ett grafiskt, teoretiskt ramverk.
3.1 Teknik, organisation & omgivning (TOE)
TOE-ramverket ser på anpassning till innovationen som ett resultat av samspelet mellan den tekniska -, organisatoriska- och omgivningens kontext av den aktuella organisationen. Dessa tre kontexter påvisar både möjligheter och begränsningar för teknisk innovation inom verksamheter, och varje kontext utvecklas mer ingående i följande stycke och sammanfattas i Tabell 1. TOE- ramverket nedan.
TOE-ramverket fångar upp tre viktiga aspekter för anpassning till ny teknologi, och mycket av den tidigare forskningen tar upp flera aspekter som samlas upp på ett bra sätt av TOE-ramverket.
Genom att kombinera tidigare forskning med TOE-ramverket som mall får studien ett ramverk att applicera på insamlade data, och får följande huvudrubriker; Teknik, Organisation &
Omgivning. Dessa tre teman är desamma som TOE-ramverket, men det stärks av annan forskning som tar upp liknande innehåll som tidigare nämnt. Detta kan bidra till att stärka relevansen för det teoretiska ramverket. I följande stycke kommer varje kontext att introduceras vidare tillsammans med relevant tidigare forskning som kan stärka användbarheten av just detta ramverk. Inledningsvis sammanfattas TOE-ramverket såsom den är skapad enligt tidigare forskning i följande Tabell 1. TOE-ramverket.
Teknisk kontext (Internt och externt)
Tillgänglighet Egenskaper
Intern och extern teknologi för verksamheten.
Kontexten inkluderar nuvarande processer, utrustning samt tillgänglig extern teknologi.
Organisatorisk kontext (Internt)
Formella och informella länkade strukturer
Kommunikationsprocesser Storlek
Tillgång till resurser
Beskriver de deskriptiva egenskaperna av en organisation.
Exempelvis struktur på ledarskap, storlek och omfattning av
organisationen.
Omgivningskontext (Externt)
Förutsättningar för marknaden
Marknadsstruktur
Tillgänglighet kompetenser och tekniska verktyg Statligt stöd
Beskriver den arena där en organisation bedriver sin verksamhet.
Den arenan innefattar industrin i sin helhet, konkurrenter och statliga aspekter.
Tabell 1. TOE-ramverket (Oliveira & Martins, 2011; Baker, 2012)
3.1.1 Teknisk kontext
I följande stycke förklaras de teorier som ligger som grund för den tekniska kontexten i det teoretiska ramverket. Den tekniska kontexten enligt TOE-ramverket inkluderar all tillgänglig teknologi, intern såväl som extern, och stärks av teorier inom sociomaterialitet samt strategi.
3.1.1.1 Tillgänglighet och egenskaper
Här räknas teknologi in som redan finns på företaget samt teknologi som finns tillgänglig på marknaden. Den teknologi som redan finns på företaget påverkar beslutet då den sätter gränser för i vilken utsträckning en ny teknik kan införas och i vilken hastighet. Den teknologi som finns tillgänglig på marknaden påverkar beslutet då den sätter gränser kring vilka innovationer som finns på marknaden just nu, men det påverkar även genom att visa exempel från andra
organisationer hur innovationen har införts där och lett till förändringar där (Baker, 2012). En viktig aspekt när man överväger att implementera en teknisk innovation är enligt författarna om teknologin kommer innebära en framhävning eller försämring av kompetensen inom
organisationen gentemot marknaden. Innovationer som bidrar till att kompetens förstärks tillåter organisationen att gradvis ändras då den förstärker de redan existerande kompetenser och får en stärkt position. Innovationer som resulterar i att kompetens försämras innebär att den gör existerande kompetens inom organisationer överflödig, och kan innebära en eliminering av organisationen helt då den kompetensen nu ersatts av innovation. Ett exempel som Baker (2012) ger är molntjänster där företag som tidigare haft en konkurrensfördel av sin IT-expertis nu kan bevittna hur deras tjänster inte längre efterfrågas.
3.1.1.2 Sociomaterialitet
Materialitet är ett begrepp inom sociomaterialitet och som är relevant forskningsområde som ser på hur det sociala och det materiella sammanflätas. Digitala artefakt kan ses som materiella lika mycket som fysiska föremål då det är uppbyggt av beståndsdelar såsom olika mjukvara och hårdvara enligt Leonardi (2010). Det är när materiella artefakter förenas med sociala påverkansfaktorer som de över tid kan bli sociomateriella, såsom hur e-mail kan påverka arbetsbelastning och arbetstider. Som Orlikowski (2007) uttrycker det: “The social and the material are considered to be inextricably related - there is no social that is not also material, and no material that is not also social.”. Med hänsyn till vad dessa forskare säger dras slutsatsen att alla materiella ting, fysiska såväl som digitala har en påverkan på sin sociala omgivning.
Orlikowski och Scott (2008) riktar in sig på sociomaterialitet i sin genomgång av
organisationsforskningen de senaste 10 åren och identifierar två huvudsakliga inriktningar i vilken roll tekniken ges i organisationsforskningen. Den ena inriktningen ser på IT som en separat entitet som interagerar med olika delar av en organisation men som blir mer framträdande vid särskilda tillfällen såsom innovationer, förändringar och avveckling exempelvis. I den inriktningen ser man teknologin som en oberoende variabel som påverkar andra variabler. Anledningen till att forskning om teknik inom organisationer är viktig är för att den i sin tur anses påverka andra sociala strukturer, kvalitén på arbete, maktskiften mellan anställda och chefer samt påverka skillnader i antalet anställda (Orlikowski & Scott, 2008).
Utformningen av teknik kan även påverka hur en organisation ser ut och dess interna kunskaper (Orlikowski och Scott, 2008).
Det sociomateriella synsättet är en intressant synvinkel på hur all typ av materialitet, digital såväl som fysisk, påverkar den sociala miljön och sättet hur en organisation arbetar. Därmed utgår denna studie från att i och med en förändring från en fysisk arbetsprocess till en mer digital så kommer även den sociala miljön att påverkas på något sätt som innan studien inte är känd och är intressant att observera. Detta synsätt med IT och teknik som en separat entitet inom en
organisation instämmer med hur denna studie angriper ett teoretiskt område inom teknologi och förändring. Tekniken behandlas som en oberoende variabel som i sin tur påverkar den beroende variabeln organisationen.
3.1.1.3 IT-strategi
Tack vare att teknologin ständigt utvecklas så visar Bharadwaj et al (2013) att många
organisationer oavsett storlek dra många fördelar av minskade kostnader, ökad prestanda och ökad global uppkoppling med hjälp av nutida teknologi. När allt fler processer sköts digitalt och efter introduktionen av sociala medier så förändras även relationerna inom företaget, både gentemot kunder och leverantörer samt mellan anställda. Detta gör att företag tjänar på att anpassa sin strategi till den digitala eran för att fullt ut kunna tillgodoräkna sig dessa fördelar.
Inom forskning för organisatoriska förändringar så spelar tekniken olika roller i hur mycket den påverkar och på vilket sätt. Dedrick, Gurbaxani och Kraemer (2003) menar att IT inte enbart kan ses som ett verktyg för att automatisera nuvarande processer, utan huvudsakligen fungerar det som en möjliggörare för organisatorisk förändring. De menar vidare på att det är denna
organisatoriska förändring som i sin tur kan leda till ytterligare produktivitetsförbättringar inom ett företag, och inte automatiseringen som sker via IT-investeringar i sig. Markus (2004) väljer i sin artikel att skilja på begreppen IT-investeringar och techno change, där techno change
definieras som en omfattande organisatorisk förändring, vilket är likt definitionen given av Dedrick et al (2003). En sådan organisatorisk förändring som han kallar techno change omfattar hela värdekedjan, både personer inom organisationen såväl som externa intressenter, och en IT- investering definieras ha ett kortare perspektiv. Enligt Markus (2004) bör man utgå från synsättet
techno change för att nå bästa resultat av sin investering, och se implementeringen som en ny teknisk livscykel som ska genomsyra hela verksamheten, och som en teknisk totalförändring på flera plan för att det ska ge önskat resultat på lång sikt.
Det är dags för företag att sluta skilja på IT-strategi som en separat strategi, det menar Bharadwaj et al (2013). De menar att IT-strategi ofta ses som en separat strategi, underlägsen till den
huvudsakliga strategin i många företag. Istället bör företag implementera en digital affärsstrategi där båda delarna får ta plats lika mycket för att maximera företagets prestation. Ett annat område där forskning har bedrivits av flera är kring vilken roll man ger tekniska innovationer inom ett företag som står inför förändring.
3.1.2 Organisatorisk kontext
I följande stycke presenteras den organisatoriska kontexten, där TOE-ramverket menar att denna kontext påverkar beslut kring anpassning till ny teknologi på många olika sätt, och beskriver de tillgångar och egenskaper som finns hos den interna organisationen (Baker, 2012). Denna kontext kombineras med teorier inom IT-mognad och teknologiacceptans i det teoretiska ramverket.
3.1.2.1 Strukturer och kommunikation
I organisatoriska kontextens egenskaper ingår faktorer såsom firmans storlek, tillgång till
resurser, processer för intern kommunikation och strukturer mellan medarbetarna. Just strukturer som länkar samman medarbetare mellan olika avdelningar är någonting som särskilt gynnar innovation, och informella agenter med sammankopplande effekt, exempelvis produktägare, är något som särskilt gynnar anpassning. Exempel på sådana funktioner inom en organisation kan vara krossfunktionella grupper och medarbetare med formell eller informell koppling till andra avdelningar. Forskningen visar att en decentraliserad organisation är bäst för anpassning av innovationen till verksamheten, men för bästa möjliga anpassning i en verksamhet är genom en mer centraliserad styrning (Baker, 2012). Skillnaden innebär bland annat att individer som har mer flytande ansvarsfördelning inbjuder till kommunikation mellan avdelningar och led snarare än uppifrån och ner och det hjälper till med anpassningen av innovationen till verksamheten. När det kommer till anpassning till innovationen så gynnas den mer av en centraliserad
beslutsfattning med tydliga rollbeskrivningar och formella relationer för rapportering (Baker, 2012). En annan aspekt av kommunikation som kan framhäva innovation är hur ledningen använder sig av kommunikationsprocesser inom företaget. Genom att förmedla vikten av teknisk innovation på företaget och hur dessa kan bidra till företagets vision och syfte kan medarbetarna inspireras och hyllas för innovation både formellt och informellt (Baker, 2012).
Storlek på verksamhet och tillgång till resurser är två faktorer som forskats mycket kring men som sällan får tillräckligt starka samband. Storlek exempelvis har det funnits samband mellan att större företag är mer benägna att tillämpa nya innovationer, men det menas på att det inte kan uteslutas att detta samband kan bero på en annan faktor såsom tillgänglighet av en särskild resurs (Baker, 2012).
I den organisatoriska kontexten kan det även vara intressant att titta på liknande teorier inom IT- strategi såsom i tekniska kontexten då en av möjligheterna med teknologi är att de kan förändra en hel organisations strategi från grunden och utvecklas till något annat. Dedrick et al (2003) menar att IT inte främst är till för att automatisera processer, utan huvudsakligen för att möjliggöra en större organisatorisk förändring. Detta innebär att det inte är själva
automatiseringen som är den egentliga vinsten, utan det är de organisatoriska förändringarna som följer. Det kan även vara intressant att väva in IT-mognad i organisatoriska kontexten för att skapa förståelse för hur accepterande organisationerna är av ny teknologi. Ragowsky, Licker och Gefen (2012) menar att ett företag med högre IT-mognad i regel lättare att få med sig användarna än de företag som har en låg IT-mognad, vilket vore intressant att undersöka på
redovisningsbyråerna och dess användare. Uhl och Gollenia (2014) identifierar tre huvudsakliga dimensioner med olika nivåer av IT-mognad som kan underlätta vid tolkning av IT-
mognadsnivåer på organisationer.
3.1.2.2 Acceptans av teknologi och IT-mognad
Tekniska förändringar inom företag är ett område där mycket forskning har bedrivits, men forskningen tar många olika vägar. Technology acceptance model förkortas ofta TAM inom forskningen, och är en modell som utvecklades 1986 av Davis men som efter dess har utvecklats och används av många forskare för att förklara framgången av en IT-implementation (Legris,
Ingham & Collerette, 2003). TAM undersöker attityder mot ett system som kan förklara hur väl ett system kommer att användas när systemet väl har implementerats, detta med de förklarande variablerna “Upplevd användbarhet” och “Upplevd användarvänlighet”. Legris et al. (2003) anser att en svaghet med TAM är att den lyfts fram som en individuell fråga i en hel
organisationsdynamik, vilket författarna menar krockar med tidigare forskning som säger att implementation av IT påverkas starkt av organisatoriska dynamiker. Teorier om acceptans av teknologi baseras på individnivå och förklarar attityder hos enskilda individer inom
organisationer (Oliveira & Martins, 2011).
Ragowsky et al. (2012) lyfter att en viktig aspekt för att lyckas med en investering i IT är just acceptans av teknologin och de inom verksamheten som introducerar teknologin till resten av företaget. Motstånd till förändring är något som kan förekomma i de flesta förändringsprojekt, men enligt Ragowsky et al. (2012) har ett företag med högre IT-mognad i regel lättare att få med sig användarna än de företag som har en låg IT-mognad. Organisatorisk IT-mognad är en teori som ser på hur väl en verksamhet anpassar sig till sin IT och hur individerna inom organisationen tar eget ansvar för att tillgodogöra sig teknologin i ens arbete i så stor utsträckning som möjligt, där acceptans anses vara en viktig del att kunna tillgodogöra sig teknologin (Ragowsky et al., 2012). Författarna förklarar vidare organisatorisk IT-mognad som det mått där de icke-IT- kunniga användarna såväl som de IT-kunniga inom en organisation förstår värdet och
användbarheten av en IT-investering som en organisation gör för att kunna bidra till mervärde för deras arbete. De menar att den mer traditionella teorin inom IT-mognad beskriver en
organisations tekniska egenskaper och hur den interna ledningen styr dessa på bästa möjliga sätt.
Författarna menar att tidigare modeller har fokuserat på hur IT ska anpassas till en verksamhet för att kunna generera värde, men den här modellen tittar mer på hur individer som använder sig av IT tar ansvar för att förstå sig på tekniken för att kunna omvandla den till sin fördel i sitt arbete.
Förutom att fokusera på acceptans och tillgodogörande av teknologi inom verksamheten som Ragowsky et al. (2012) beskriver så kan IT-mognad även beskrivas som en teori som fokuserar på helhetsperspektivet av IT-investeringar inom verksamheter. Flera forskare har tittat på fenomenet IT-mognad och utformat en uppsjö med olika modeller för att beskriva fenomenet
(Becker et al., 2010). Vad vissa av författarna menar är att IT-mognad inte innebär hur pass teknologiskt kunnig personalen är eller antalet datorer som finns inom företaget. Snarare
beskriver IT-mognad hur villiga företaget är att se på IT som en viktig konkurrensfördel, och hur mycket företaget låter sina digitala förmågor smälta ihop med verksamhetens övergripande mål och vision. Enligt Ragowsky et al. (2012) så menar tidigare forskning att anledningen till att många IT-implementeringar misslyckas är på grund av kvalitén på användandet och för att organisationen inte varit redo för förändringen. Becker et al. (2010) beskriver IT-mognad som ett sätt att utvärdera de digitala förmågor som finns hos en organisation genom att mäta sig mot andra organisationer som en sorts normativ referensmodell. En av dimensionerna av IT-mognad enligt Uhl och Gollenia (2014) är hur man i verksamheten mäter och värdesätter de digitala förmågor som finns. En låg nivå har brist på mätning och värdesätter digitala förmågor lågt, medan en hög nivå av IT-mognad anser digitala förmågor vara en del av de strategiska målen för verksamheten och dessa mäts med hjälp av exempelvis KPI:er precis som de andra målen för verksamheten.
Att ledare och chefer har ett intresse i att utveckla IT i verksamheten är viktigt för att göra smarta investeringar ur ett strategiskt perspektiv. Det finns mycket att vinna på för företag att hela tiden jobba med innovation av produkter och tjänster, förändra beteende på grund av nya lagar och regler eller på grund av att konkurrenter gör förändringar i sin strategi menar Dyerson, Spinelli &
Harindranath (2016). Enligt författaren är kunskapen om IT hos chefer och ledare i mindre företag och organisationer det som kan komma att forma vilka förutsättningar verksamheten har inom området. Även Uhl och Gollenia (2014) framhäver att ledarskap är en viktig dimension i IT-mognadsgrad inom organisationer, där ledare med hög mognadsnivå ständigt söker efter nya sätt att förbättra de digitala förmågorna i sin verksamhet och som ständigt involverar digitala möjligheter i handlingsplaner för verksamheten. Uhl och Gollenia (2014) menar dessutom att kulturen är en viktig del av IT-mognad, där mogna verksamheter har hög tro på de digitala förmågorna genom hela verksamheten. Trots att molntjänster är en av de snabbast växande teknologierna används den förhållandevis lite i EU, jämfört med snittet i världen. Anledningen till det kan enligt Maresova (2015) bero på att företagsledare och chefer inte är tillräckligt motiverade till att introducera nya teknologier i sin verksamhet. Författaren menar att bristen på motivation till förändringen kan bero på olika faktorer, dels för att IT är svårt att mäta, det är för
tekniskt, det finns för lite underlag för att bedöma vilka risker som finns förknippade med investeringen samt att teknologin enbart löser delar av verksamhetens problem eller processer (Maresova, 2015).
3.1.3 Omgivningens kontext
Detta är den sista delen av det teoretiska ramverket, som presenteras i sin helhet i en grafisk modell efter detta stycke. Lagar och regler, strukturen på marknaden och tillgången eller
avsaknaden av teknikleverantörer är det som utgör omgivnings kontext i TOE-ramverket, som på engelska översätts till “Environmental context” (Baker, 2012).
3.1.3.1 Förutsättningar och struktur på marknaden
Just marknadsstruktur är en aspekt som det forskats mycket kring, som menar att en industri eller bransch med hög förändringstakt tenderar att innovera sin verksamhet snabbare, medans mogna och avtagande industrier har ett mer varierande förhållande till innovation. Enligt Baker (2012) så är använder vissa verksamheter den avtagande industrin som ett sätt att innovera genom effektiviseringsåtgärder eller genom att utöka sitt utbud till andra industrier. Det kvarstår däremot empirisk forskning på just kopplingen mellan branschens livscykel och anpassning av innovation innan den forskningen kan säkerställas helt.
Anpassning till ny teknik blir inte längre en möjlighet utan ett måste för de företag som vill hänga med i utvecklingen och för att överleva i konkurrensen (Denner et al., 2018). Nyckeln för att behålla sin konkurrenskraft i denna digitaliserade värld är att vara närmare sina kunder och att kunna erbjuda produkter och tjänster med ett mervärde på kortast möjligast tid menar Bansal och Agarwals (2015). Enligt författarna så är det denna konkurrenskraft som gör att företag idag allt mer implementerar nya affärssystem för att se till att företagets processer håller samma nivå som sina konkurrenter.
3.1.3.2 Tillgänglighet kompetenser
Tillgång eller avsaknad av kompetens och tekniska verktyg påverkar en industri då den styr innovationer att bli tekniskt orienterade eller mänskligt orienterade. Om teknisk kompetens har
höga löner inom industrin innebär det att fler verksamheter söker efter tekniskt orienterade innovationer för att kunna kringgå höga lönekostnader för rätt kompetens (Baker, 2012).
3.1.3.3 Statligt stöd
Externa regulationer från myndigheter kan påverka innovationstakten drastiskt med olika typer av krav och hinder från att genomföra innovationer. Industrier såsom byggnadsindustrin och lantbruk innebär ofta tuffa krav på kvalitet och patentsökande, och därmed blir det mer invecklade och avancerade än en annan industri som inte har samma krav (Baker, 2012).
Bankindustrin är en annan bransch som har fler krav vid innovationer, där lagen ställer stora krav på säkerhet och spårbarhet (Baker, 2012). Därmed kan bestämmelser från myndigheterna både gynna innovation i form av nya krav som en bransch förväntas följa, eller drastiskt sakta ner innovation då vissa branscher har flera regler att följa (Baker, 2012).
3.2 Sammanfattning teoretiskt ramverk
Vad olika teorier visar oss är att det finns många olika aspekter kring vilken roll som teknologi har i organisationer och hur den påverkar sin omgivning. Bland annat visar forskningen att relationerna både mellan anställda, kunder och leverantörer förändras med hjälp av teknologin.
Kunders efterfrågan och krav på företag är även en aspekt som förändras i och med de teknologiska förändringarna på marknaden, där anpassning till ny teknik inte längre är en möjlighet, utan ett måste, för företagen att kunna hänga med i marknaden. Det anses viktigt att de teknologiska förändringar och investeringar som görs på en verksamhet genomsyrar hela verksamheten på alla plan för att investeringen skall bli så framgångsrik som möjligt på lång sikt.
Framgången av en innovation är även något som kan förklaras av teknologisk acceptans inom företag. IT-mognad är en teori som bygger på hur väl anställda tillgodogör sig ny teknologi i sitt arbete, som i stor utsträckning kräver att de anställda har accepterat teknologin för att den ska vara användbar för dem. Under den tekniska kontexten kan teorier som behandlar
sociomaterialitet och IT-strategi vara intressanta att gå in mer på djupet kring. Sociomaterialitet såsom Orlikowski och Scott (2008) definierat den menar att teknik är en materialitet inom organisationer som påverkar de sociala miljöerna. Därför vore det intressant att titta på hur tekniken som materialitet påverkar redovisningsbyråer i form av sociala strukturer, interna kunskaper, maktskiften mellan anställda och chefer och andra intressanta aspekter av deras
teorier. IT-strategi är en intressant synvinkel att inkludera i tekniska kontexten för att ge en djupare syn på vad tekniken kan göra för organisationen som helhet, och hur strategin kan anpassas till följd av tekniken och vice versa. Bharadwaj et al (2013) menar att organisationer maximerar prestation genom att integrera IT-strategi med huvudstrategi då tekniken innebär chanser att öka prestanda och minska kostnader tack vare IT. Detta liknar den teori som Markus (2004) kallar för techno change, där en teknisk förändring behöver genomsyra hela
verksamheten och låta tekniken ändra alla arbetsprocesser för att bli framgångsrik. Hur TOE kombineras med relevanta teorier illustreras nedan med hjälp av en grafisk modell. Detta bildar det teoretiska ramverk som ligger till grund för studien.
3.3 Grafisk modell
I föregående stycke presenteras och motiveras TOE samt de kompletterande teorier som ligger till grund för det teoretiska ramverket för denna studie. Nedan visas Bild 1. Teoretiskt ramverk som är en grafisk modell över det teoretiska ramverket där utvald forskning som anses relevant för en given kontext kombineras med TOE-ramverket.
Bild 1. Teoretiskt ramverk
4. Metod
Syftet med denna explorativa studie är att skapa en djupare förståelse för hur företag verksamma inom redovisningsbranschen anpassar sin verksamhet till följd av införandet av molntjänster.
4.1 Val av forskningsansats
När syftet är att skapa sig en djupare förståelse inom ett ämne eller en specifik situation menar Bryman och Bell (2013) att kvalitativa forskningsstrategier lämpar sig särskilt bra. Kvalitativa forskningsmetoder kan enligt författaren vara intervjuer, observationer eller fokusgrupper.
Intervjuer kan ske genom personlig kontakt eller via telefon. Då frågeställningen för denna studie ämnar undersöka uppfattningen om ett fenomen så lämpar sig en kvalitativ forskningsmetod bäst.
Intervjuer är ett sätt för två olika parter att nå en gemensam förståelse, reflektion och förklaring kring ett givet område enligt Easterby-Smith, Thorpe och Jackson (2015). Författarna nämner även att det huvudsakliga syftet med kvalitativa intervjuer är att skapa en förståelse av
respondentens perspektiv och undersöka deras synpunkt inom ett visst område samt att
undersöka varför respondenten har denna synpunkt. Det är enligt Björklund & Paulsson (2003) viktigt att vara uppmärksam på hur ledande frågor som ställs och att det i den mån det går helst skall undvikas. Eftersom studien är av explorativ art, har det varit ett intresse från författarnas sida att inte bestämma alla frågor på förhand, så kallat strukturerade intervjuer, utan att lämna utrymme för att formulera en del av frågorna i efterhand och där det av undersökaren anses lämpligt att ställa en följdfråga. När ämnesområdena är bestämda men frågorna formuleras efterhand kallas det för semistrukturerade intervjuer. Med avseende av detta har denna studie därmed utgått från semi-strukturerade intervjuer för att skapa en förståelse för vad användningen av molntjänster innebär för de utvalda respondenterna.
Genom denna metod får författarna tillgång till primärdata, det vill säga data som samlats in i syfte att användas i den aktuella studien (Björklund & Paulsson, 2003). Relevanta teorier används för att förklara den observerade verklighet som framkommer vid datainsamlingen och denna tillsammans med insamlad empiri ligger i sin tur till grund för den formulerade teorin.
Därmed vandrar studien fram och tillbaka mellan de olika abstraktionsnivåerna och ämnet studeras på ett abduktivt sätt (Björklund & Paulsson, 2003). Detta tillvägagångssätt ansågs lämpligt eftersom det fanns vissa svårigheter med att förstå verkligheten och metoden är då ett sätt att ge studien validitet. Processen beskrivs grafiskt i följande Bild 2. Grafisk beskrivning av forskningsprocessen.
Bild 2. Grafisk beskrivning av forskningsprocessen
4.2 Förstudie
Validitet i en kvalitativ undersökning handlar om ifall det man avser undersöka är relaterat till verkligheten och problemställningen (Harboe, 2013). För att skapa en förståelse för verkligheten och de problem som kan finnas så utfördes en förstudie innan den faktiska datainsamlingen startade genom att hålla en djupgående intervju med en anställd på en av de branschledande återförsäljarna av affärssystem och molntjänster. Respondentens roll på företaget var Business Development Manager (i resultatdelen hänvisad till som endast Manager) under tiden för
intervjun. Dessa frågor handlade om att skapa en förståelse för de behov som användare av molntjänster uttrycker sig ha och de digitala lösningar som företag erbjuder till sina kunder idag.
På så sätt kan denna kunskap finnas som grundförståelse inför intervjuer så att ämnesguiden inför den kvalitativa datainsamlingen innefattar relevanta ämnen som speglar verkligheten inom redovisningsbranschen och därmed bidrar till ökad validitet av undersökningen.
En kritisk reflektion av att hålla en förstudie på detta vis är att intervjun riskerar att skapa en tidig bias hos de som utför studien där åsikter kan formas åt ett håll som kanske inte stämmer med verkligheten för respondenterna. Detta är tagit i beräkning vid operationaliseringen av
intervjufrågor där frågorna ställs på ett så öppet och fritt sätt som möjligt för att undvika frågor som är värderade åt ett visst håll.
4.2.1 Resultat av förstudie
Det resultat som kunde hämtas från förstudien med Manager på mjukvaruföretaget var att en stor trend inom teknik i redovisningsbranschen var molntjänster, och tillgänglighet till systemen oavsett var man satt verkade vara högt prioriterat hos kunder. Detta företag har enligt Manager haft som strategi sedan 2010 att gå mot fullständiga molntjänster, och vinsterna de får baserat på att molntjänsterna har ökat sedan dess från 5% till 60%. Detta stärker hennes uppfattning om att det är en växande trend sett till den markanta ökningen i försäljning av molntjänster till sina kunder. Enligt henne så skiljer sig inte teknologin bakom molntjänster från ”On Premise”-
systemen (lokalt installerade system) längre inom ramen för prestanda, då dagens molntjänster är ordentligt utvecklade och minst lika kraftfulla som systemen som installeras direkt på datorn. Det finns så mycket positivt med molntjänster att det enda negativa hon kan se är svårigheterna kring att arbeta offline, och att det ställer nya krav på att företagen som använder sig av moln har en pålitlig internetuppkoppling. En annan trend Manager kan identifiera kring kunder i nuläget är att folk blir mer och mer otåliga att få komma igång med nya system. Det går mycket snabbare för en kund med en molntjänst att komma igång än vad som gäller för ”On-premise”-system, då det senare kan kräva många konsulttimmar innan de är igång på egen hand. Tanken bakom
molntjänster är att du ska kunna klicka igång ditt företag på bara en dag med hjälp av en applikationskonsult.
Automatisering är ett ord som lyfts flera gånger av Manager och där hon uttrycker att:
”Automatisering är ett nyckelord i vår verksamhet. Så istället för att kunden då ska behöva göra en massa manuell bokföring och hålla på liksom med reseräkningar manuellt så vill vi
egentligen att det ska kunna köpas med ett knapptryck, väldigt snabbt och enkelt, det är våra lösningar”.
Sammanfattningsvis gav förstudien insikt i hur molntjänster bidrar till automatisering av arbetsuppgifter, enkelhet i användande och snabb uppstart. Dessa insikter gav författarna en indikation på hur ämnesguiden för intervjuerna löpande skulle utformas.
4.3 Kvalitativ metod
Easterby-Smith et al. (2015) menar att fördelen med semi-strukturerade intervjuer är att intervjun blir mer personlig och respondenten kan uppmanas att berätta mer fritt om sina upplevelser inom området, samt att icke-verbala ledtrådar som kroppsspråk och tonläge kan ge en indikation på att det finns möjlighet att utveckla frågan och gå mer på djupet. För att fånga dessa icke-verbala ledtrådar utfördes majoriteten av intervjuerna på respondentens kontor, och de intervjuer som utfördes på distans skedde via videolänk för att kunna studera ansiktsuttryck och ge
respondenten en tydlig presentation om oss själva. Två av respondenterna kontaktades via videolänk och fem respondenter träffades på plats. Intervjuerna tog som mest 75 minuter och som minst 35 minuter och varierade på grund av den semi-strukturerade metoden där vissa intervjuer inbjöd till fler följdfrågor än andra intervjuer. En mer detaljerad beskrivning av respondenterna finnes under Tabell 2. Respondenter.
4.3.1 Urval
Studien grundar sig i intervjuer med sju respondenter hos sex olika organisationer som arbetar, eller nyligen har arbetat med, molntjänsten Fortnox. Studien ämnar undersöka bolag som är verksamma inom redovisningsbranschen i Sverige. De utvalda sex organisationerna befinner sig i olika storlekskategorier, där fyra av bolagen klassas som småföretag enligt Europeiska
Kommissionen (2016) med färre än 250 anställda, och två av bolagen klassas som större med 1400 anställda respektive 1200 anställda på sina kontor i Sverige. Urvalet har baserats till stor del på det nätverk och de kontakter som funnits tillgängliga och därmed har ett
