Molntjänsten Fortnox

Majoriteten av respondenterna använder sig av den webbaserade molntjänsten Fortnox som är en molntjänst för löpande redovisning. Fortnox lagrar data åt användarna och är en säker databas enligt respondent 3. Det tog enligt respondent 3 några dagar att föra över innehållet från deras tidigare programleverantör Visma till Fortnox, när de gick från ett system till ett annat. Många av respondenterna säger att de har använt Visma tidigare men att det är en nackdel med ett program installerat på datorn då det kräver regelbundna uppdateringar som är tidskrävande. Man behöver aldrig uppdatera programvaran i Fortnox som med Visma, detta är en fördel då det sparar tid.

Respondent 6 säger dock att ta steget är ett hinder för att anpassa sig till ny teknik, både tidsmässigt och pengamässigt för organisationen. Dock så menar respondent 7 att en nackdel med ett webbaserat program är att om internet stryps så kan de inte arbeta. En fördel men Fortnox citeras av nedan:

“Det positiva är att ju att du kommer åt det överallt. Du kan sitta var som helst, du kan sitta hemma och jobba och sådär.” (Respondent 1)

En annan aspekt med Fortnox enligt respondent 3 är att programmet sällan har tolkat en faktura fel och att det är mer troligt att människan gör fler fel än programmet. Respondent 6 förklarar att vid överförande av information till varandra minskar molntjänster risken för dubbelarbete.

Istället för att skriva ut en redan digitalt lagrad faktura så kan båda istället ta del av den via molntjänsten. Respondent 6 förklarar även att man sitter så mycket som möjligt med Fortnox och

att när man får in antingen en pärm eller en inloggning till Fortnox från sina kunder. Respondent 5 menar att molntjänsten är positivt både för kunden och medarbetarna då man nu kan samla information på ett och samma ställe, vilket underlättar om kunden har flera olika tjänster på redovisningsbyrån. Kunden behöver bara ladda upp dokument på en plats, och samtliga medarbetare kan både ta del av samma information oavsett vilken tjänst som utförs.

När Fortnox används så är det kunden och Fortnox som äger kundens redovisning.

Redovisningsbyråerna är endast en mellanhand vilken innebär att vid byte av redovisningsbyrå då är det bara för en annan redovisningskonsult att logga in och fortsätta. Fortnox storhet är enligt respondent 3 att man kan integrera nästan vad som helst, många olika moduler. Fortnox satsar mycket på merförsäljning och att sälja fler moduler då de tar betalt per modul och det ökar användarens månadskostnad. Innovationen Bank-ID har bidragit till att det nu är enklare att hantera saker digitalt, före krävdes mer blanketter, nu kan man signera blanketter digitalt med Bank-ID. Det finns integrationer i Fortnox som tillåter att filer laddas upp direkt till myndigheter, exempelvis Skatteverket, samt olika bank-kopplingar, mellan bank och Fortnox. Man använder sig av filkommunikation; tidigare fanns en teknisk begränsning i vilken typ av fil du kunde ladda upp men numera går det att ladda upp vilket filformat som helst.

Flera av respondenterna förklarar att det finns en kundportal där man tillhandahåller information åt kunderna och via en applikation i telefonen snabbt kan kontrollera sin bokföring samt attestera fakturor. Alla viktiga dokument för kunden laddas upp som både de och redovisningsbyrån har tillgång till. Detta är bättre än att skicka massa krypterade mail till varandra eller fysiskt hämta upp material.

Respondent 6 förklarar att de på deras organisation utöver införandet av Fortnox även har provat olika typer av program för att göra verksamheten ännu mer molnbaserad. För dessa PDF-program testade man för olika funktioner innan man har säker på vad som skulle införas, exempelvis substitut för en överstrykningspenna för att kunna ersätta pappershanteringen helt.

Respondent 6 menar att man måste lägga ner tid för att förstå vilka program som är lämpliga med hänsyn till funktion och kostnad. Nu slipper man söka i pärmar och kan istället söka direkt i ett program, det gör att arbetet går snabbare.

5.1.2 Automatisering

Sedan Fortnox introducerades förklarar respondent 1 att slutprodukten oftast är densamma men att rutinerna runt omkring har genomgått en förändring, till exempel att allt nu ligger i molnet och är lätt att komma åt. På sin höjd kanske man har en pärm med lite kvitton. Nu med

molntjänsterna får de in material snabbare från kunderna och kan snabbt skapa rapporter. Många led i processen försvinner så det blir mer tid över, och oftast blir det mer rätt. Maskinerna som läser siffror, roboten, har enligt respondent 3 bättre ögon än en människa. Så länge fakturan är avläsbar blir det oftast rätt och att digitalt innebär att förenkla, förkorta tiden och kvalitet blir högre. Respondent 1 bekräftar detta och säger att:

“Framförallt så märker man att alla de här, alla påminnelseavgifter försvinner, allt som har med inkasso försvinner” (Respondent 1)

Respondent 7 anser att det går mycket snabbare nu när programmen kan prata med varandra vilket leder till att bokföringen kan ske lite mer automatiskt, exempelvis integration med ett kassasystem. Det löser många timmars onödigt knappande på datorn. Följden blir kortare tid och därmed en lägre kostnad för kunden. Detta bidrar till att kunden nu också kan ta mer semester och även befinna sig utomlands. Kunden behöver inte vara orolig för att fakturor inte blir betalda. Kunden kan också få möjlighet till att starta fler företag då pappersarbetet minskat.

Detta ger redovisningsbyrån, enligt respondent 3, mer utrymme till fler kunder. Många kunder upplever att de kan registrera mycket löpande redovisning själva tack vare fördelarna med molntjänster.

Enligt respondent 1 krävs det en person som arbetar med inkommande då det kommer mer varje dag. Tidigare fick respondenten in en pärm en gång i månaden till skillnad mot när man kan redovisa löpande och underlag redan finns lagrade digitalt, då måste man istället gå in på kundens bokföringskonto en gång i veckan.

“Den största förändringen är ju att vi hade ett helt rum, 20 kvm som var bara fyllt utav pärmar när jag kom hit, nu är det fyra stycken arbetsplatser istället. Så det är ju den största

förändringen man märker rent fysiskt, alltså verkligen märker för att vi har ju fler arbetsplatser

på grund av att vi inte har en massa onödiga papper som bara ligger överallt, nu ligger allt i molnet istället. Så det är den största förändringen jag kan tänka på” (Respondent 6)

För gamla akter hyr företaget ett förråd att förvara dem i. Respondent 2 menar att folk vill slippa pappersarbete och att alla pärmar är helt onödiga då det inte är någon som kollar i dem. Ett motto på respondentens företag är att de skall bli helt pappersfria. Tidigare hade företaget

redovisningsassistenter anställda som skulle scanna in och sortera papper, dock så menar respondent 2 att man inte behöver en sådan person som skannar in allt om dokumenten kommer in digitalt. Respondent 7 säger dock att skrivarna används mer än någonsin nu då man ofta skriver ut papper för att det är lättare att stämma av än att göra det på en skärm. Respondent 3 bekräftar beteendet och säger att denne gärna skriver ut dokument för att kunna kladda på dem och mer använder skärmen för att skriva.

5.1.3 Analys

Bharadwaj et al. (2013) visar att tack vare ny teknologi så kan många organisationer oavsett storlek dra många fördelar av minskade kostnader, ökad prestanda och ökad global uppkoppling.

Detta är en punkt som majoriteten av respondenterna bekräftar, främst med hänsyn till minskade kostnader och ökad prestanda. Respondenterna menar att i och med automatiseringen så kan de ta sig an fler kunder än de kunde förut, och därmed prestera mer, och de bekräftar även att antal fel minskar när datorer fyller i siffrorna än när människan gör det.

“...De här maskinerna som läser siffrorna, de här robotarna, jag tycker de har bättre ögon än vad vi har. Vi människor kan knappa in fel ibland, de där gör sällan, jag har kollat lite, hur ofta den gör fel, och den gör fel på faktura om den inte är avläsbar men annars gör den oftast rätt, men det behöver ändå mänskligt öga med moms och så. Så digitalt det är för att förenkla och förkorta tiden och bättre kvalité” (Respondent 3)

“Det som har blivit bättre med digitalisering det är att det går snabbt och det ger utrymme till fler kunder då, och det, jag känner att kvalitén är bättre, men det krävs en person som dagligen arbetar med inkommande, för det kommer mer varje dag.” (Respondent 3)

Tillgänglighet av intern såväl som extern teknik är en faktor som påverkar beslut av införande av innovationer på ett företag enligt Baker (2012). Den teknologi som har funnits internt kan

påverka till vilken utsträckning och hastighet en teknik kan anpassas in i verksamheten. I Fortnoxs fall så krävs endast en webbläsare, vilket gör att införandet av Fortnox som teknisk innovation på företagen har gått snabbt i och med att respondenternas har haft tillgång till webbläsare som är den teknik som krävs. Utbudet av redovisningsprogram på marknaden är relativt stort i nuläget enligt en av respondenterna, och han hade provat många olika program på marknaden innan valet föll på just Fortnox.

“Det fanns kanske 6 olika ekonomiprogram och jag hade konto på samtliga, Speedledger, jag hade på e-ekonomi, jag hade på Visma, och jag gjorde faktiskt bokföring på alla, testade. Men det som gjorde avgörande och som var helhet det var Fortnox, fortfarande Fortnox saknade en funktion men den ändå övervägde att jag ska välja dem. (Respondent 3)

”Ja det är faktiskt det börjar från 2016 då en kund vi fick från PWC, och den kunden hade sådan här Fortnox, och när jag skulle ta över kunden och skulle hämta pärmarna från PWC då sa de till mig att de hade Fortnox. Då sa jag okej, då kör vi betalfil, allt det här, och det är scanning lösning så de hade ju hela den här inscanningslösningen och när jag tittade på den, wow, det är mycket bra det här och det fungerar” (Respondent 3)

Tillgänglig teknik på marknaden kan visa exempel från andra organisationer och ge exempel på hur den kan implementeras och användas där enligt Baker (2012). Citatet ovan belyser hur respondenten fått insyn i hur den aktuella programvara Fortnox har hjälpt en annan organisation, och därför kände han sig manad att implementera denna på sin egen byrå då de upplevt

svårigheter med sin tidigare programvara Visma.

Teknologiska innovationer kan enligt Baker (2012) ha en förstärkande eller försämrande effekt på befintliga kompetenser inom en organisation som har påverkan i när en innovation ska implementeras. Innovationer som stärker kompetenser hjälper organisationen att gradvis stärka sina kompetenser och få en starkare position. Innovationer som försämrar kompetenser gör existerande kompetenser överflödiga och riskerar att helt utesluta en organisation då

innovationen tar över en stor del av det som tidigare varit en komparativ fördel hos en

organisation (Baker, 2012). Fortnox är en mjukvara som automatiserar en stor del av det arbete som redovisningsekonomer har jobbat med dagligen under en lång tid genom att den kan läsa av kassasystem, integreras med banken och automatiskt importera händelser på kontot. Även fakturor kan nu läsas av i systemet, och detta medför att flera av respondenterna uppger att de nu får tid över till annat, eller en möjlighet att ta sig an flera kunder. Flera respondenter uppgav även att mänskliga fel såsom att knappa in fel siffror har minskat efter införandet av Fortnox, då denna del av arbetet helt har automatiserats, och deras jobb till stor del nu innebär att kontrollera det som programmet gör. På detta sätt kan det tolkas som att Fortnox innebär en försämring av kompetenser inom organisationer, då den tar bort fördelen av att kunna knappa in siffror och successivt kommer helt utesluta den arbetsuppgiften från organisationer. Ju mer Fortnox automatiserar och förenklar arbetsuppgifterna, desto mindre kommer kompetenserna hos individerna att behövas på redovisningsbyråerna inom just löpande redovisning. Studien visar dock att respondenternas attityder mot molntjänsten som kan komma att utkonkurrera

individerna är genomgående positiva, vilket kan tyda på att tekniken inte har full betydelse för organisationens framgång, utan att det finns fler faktorer som gör organisationen

konkurrenskraftig på marknaden.

Detta skifte i efterfråga av kompetenser är något som respondenterna tar upp i olika situationer.

En av respondenterna säger följande om att kunder har möjlighet att göra sin egen bokföring mycket enklare nu med tillgång till Fortnox:

“Där kommer vi till det bästa av det här. För går de över till bokföring, att de gör det, vi tackar dem, för vi, då börjar vi köra den här rådgivningsdelen. (Företaget) vi är ett råd och

redovisning, om redovisning vi antar att det försvinner helt, vilket det aldrig gör, det finns fortfarande de som behöver att vi gör lite jobb åt dem, men då blir den här rådgivningsdelen mycket större. Och den här rådgivning delen, när jag tar tid då tar jag 1000 kr i timmen eftersom efterfrågan blir större, då kan vi höja priset, du vet det blir efterfrågan och utbud. Då tar man 1200 eller 1500 i timmen, och kunden, då är det bara såhär ’vad ska jag göra’. För det här systemet kan aldrig hjälpa dem hur de ska tänka, hur de ska utveckla sitt företag. Då gör jag mindre, då blir vi lite juristaktiga du vet, att man ger råd och hjälper dem i vissa case. Jag skulle

faktiskt uppskatta att flera kunder skötte sin bokföring, att vi bara var kontrollerande funktion, och jag tror fler redovisningsbyråer skulle uppskatta det, att vi stämmer av, att det är rätt, och sedan att vi ger dem rådgivning.” (Respondent 3)

Den här inställningen till hur IT möjliggör för andra organisatoriska förändringar är något som Dedrick et al. (2003) tar upp. De menar att IT är mer en ett sätt att bara automatisera nuvarande processer, att IT huvudsakligen fungerar som en möjliggörare till större organisatorisk

förändring. Denna organisatoriska förändring kan i sin tur leda till ytterligare

produktivitetsförbättringar inom ett företag menar författarna. För denna studie kan teorin tolkas såsom att IT har automatiserat processen för löpande redovisning, men att denna automatisering har i sin tur lett till en större organisatorisk förändring. Denna förändring innebär ett skifte i företagets strategi, och respondenten menar att redovisningsbyråer går över till att syssla med rådgivning till sina kunder. Flera andra respondenter bekräftar detta under intervjuer när de ser på framtiden för företaget efter att denna automatisering har skett i branschen:

“Vår organisation om 20 år? Då sysslar vi väl mest med rådgivningsbiten då” (Respondent 4)

“Alla gör ju en viss typ av rådgivning oavsett på vilken nivå man är” (Respondent 5)

“Om du till exempel får många timmar över där så hinner du ju också med analysera kunden och hjälpa kunden att vad har du haft för stora kostnader? Du kanske har stora elkostnader, varför har du så höga elkostnader, har du ett dåligt avtal? Anlitar du för höga

underleverantörer, alltså vad kan du förbättra för någonting så att kunden mer förstår? För att det finns ju också en anledning till att kunden anlitar en redovisningsbyrå, och det är ju för att kunden inte kan det själv.” (Respondent 6)

Denna förändring är även något som ändrar relationen till kunderna och leverantörerna i högsta grad då man går från ett företag som sysslar med en viss tjänst till att helt gå över till rådgivning.

Det bekräftar teorin av Bharadwaj et al. (2013) som menar att när allt fler processer sköts digitalt så förändras relationerna inom företaget såväl som mot kunder och leverantörer samt mellan anställda. Att kunna vara bollplank på fler plan än bara redovisning är dessutom en av

huvudstrategierna hos en av respondenterna som berättar att deras organisation välkomnar denna övergång till rådgivning då det är det i huvudsak de vill erbjuda sina kunder.

“Jämfört med konkurrenterna, jag tror vi har valt en målgrupp som, det är oftast, våra kunder består av lite mer av företag med invandrarbakgrund, de är lite begränsade av språk och sådant som folk borde kunna klara sig själv med, men det är därför vi håller i handen lite mer. Jag tror det är därför vi har lite mer tjänster och mer öppna att fylla i blanketter och läsa typ.”

(Respondent 3)

Teorin kring att automatisering av processer kan innebära större organisatoriska förändringar av Dedrick et al. (2003) har likheter med teorin av Markus (2004) kring förändring inte bara av en del av verksamheten, utan techno change som innefattar hela värdekedjan inom en organisation.

Enligt Markus (2004) är det viktigt att se en IT-investering som en teknisk totalförändring som genomsyrar hela verksamheten, detta för att förändringen ska vara framgångsrik på längre sikt.

Respondent 3 talar mycket om hur man vill se sig själva som en digital byrå och talar om att de har mål om att vara helt pappersfria i framtiden. Däremot är det några av respondenterna som har gått över till ett digitalt arbetssätt, men fortfarande skriver ut papper för att de anser att det är lättare att arbete i pappersform. Dessa respondenter anser sig vara digitala arbetsplatser, men de har inte till fullt anammat en techno change i den aspekten, då de fortfarande använder sig av gamla arbetssätt i sitt dagliga arbete.

“Jag får den i mitt system, jag läser den i PDF, men när jag ska börja jobba jag skriver ut den och river den sen, för jag vill ändå ha den på papper, jag vet inte varför, men ibland är det skönt att kunna kladda lite enklare, och ha dataskärmen för skrift och så.” (Respondent 3)

“Skrivaren används mer än någonsin egentligen, som bara sedan kastas i retur. Så att man ska nog inte säga att pappershanteringen direkt har försvunnit ändå tyvärr på det sättet, förutom att jag har mycket mindre bokföringspärmar och sådär för att det ligger inscannat… Ja man måste skriva ut när man, det har liksom inte hängt med riktigt. Det är svårt att stämma av på skärm och så också, det är lättare att skriva ut fortfarande så det har inte riktigt följt med.”

(Respondent 7)

En av de stora förändringarna som företaget beskriver historiskt är förvandlingen från en

redovisningsbyrå fullt med pärmar och papper, till en digital byrå med så få papper som möjligt.

Många respondenter beskriver förändringen som positiv, då papper och pärmar ses som ett ineffektivt och långsamt arbetssätt när det kommer till att leta reda på information och de föredrar att leta och sortera information digitalt. Papper och pärmar har scannats in, och mycket av mängderna av papper och pärmar har försvunnit från organisationen. Detta har lämnat avtryck i organisationerna på olika sätt enligt respondenterna. Ett exempel är hur bortförandet av

pärmarna innebar nya arbetsplatser för 4 personer:

“Den största förändringen är ju att vi hade ett helt rum, 20 kvm som var bara fyllt utav pärmar när jag kom hit, nu är det 4 stycken arbetsplatser istället. Så det är ju den största förändringen man märker rent fysiskt, alltså verkligen märker för att vi har ju fler arbetsplatser på grund av att vi inte har en massa onödiga papper som bara ligger överallt, nu ligger allt i molnet istället.

Så det är den största förändringen jag kan tänka på” (Respondent 6)

Detta är ett exempel på hur pärmar och papper har en sociomateriell påverkan på organisationen.

Papper och pärmar motsvarar ett materiellt artefakt som enligt Orlikowski (2007) efter en tid även påverkar den sociala miljön i ett givet sammanhang. Förändringar i materialitet i form av teknik kan i sin tur innebära maktskiften, kvalitetsskillnad på arbetet, påverka andra sociala strukturer samt förändra interna kunskaper (Orlikowski & Scott, 2008). Bortförandet av papper och pärmar har i detta fall inneburit en möjlighet för 4 nya personer att arbeta, vilket möjligen kan ge bättre arbetsro eller trivsamhet på arbetsplatsen jämfört med innan när pärmar och papper stod där som associerades med någonting negativt. Kvalitén kan även sägas gå upp, då det enklare går att få en översikt via ett system i datorn och hitta rätt information för en kund givet

Papper och pärmar motsvarar ett materiellt artefakt som enligt Orlikowski (2007) efter en tid även påverkar den sociala miljön i ett givet sammanhang. Förändringar i materialitet i form av teknik kan i sin tur innebära maktskiften, kvalitetsskillnad på arbetet, påverka andra sociala strukturer samt förändra interna kunskaper (Orlikowski & Scott, 2008). Bortförandet av papper och pärmar har i detta fall inneburit en möjlighet för 4 nya personer att arbeta, vilket möjligen kan ge bättre arbetsro eller trivsamhet på arbetsplatsen jämfört med innan när pärmar och papper stod där som associerades med någonting negativt. Kvalitén kan även sägas gå upp, då det enklare går att få en översikt via ett system i datorn och hitta rätt information för en kund givet