EXAMENSARBETE
En fallstudie av kommunalt beredskapsarbete
Erika Enberg
Filosofie kandidatexamen Systemvetenskap
Luleå tekniska universitet Institutionen för system- och rymdteknik
En fallstudie av kommunalt
beredskapsarbete
Erika Enberg 2011- 12- 28
D0032N – Examensarbete systemvetenskap Antal sidor:50
Sammanfattning
Under och efter flodvågskatastrofen i Asien 2004 stod det klart att det svenska beredskapsarbetet hade brister i både planering och förmåga. Skolverket fann år 2006 att det finns skolor där personalen inte är medveten om att en beredskapsplan finns, även om den generellt sågs som viktig.
En genomförbar beredskapsplan är viktig för att personal ska ha mental beredskap inför en kris. Det råder brist på undersökningar om beredskapsplanering inom representativa institutioner. Av denna anledning har jag under 2011 genomfört en fallstudie av hur Bodens kommuns Barn – och ungdoms förvaltning framställer en beredskapsplan.
Studien visade att det ofta är det sunda förnuftet som får avgöra beslut i beredskapshanteringen.
MSB.se är en av huvudkällorna för ny information inom beredskapsområdet. Skolorna använder sig av information från BUF och arbetsmiljöverket vid beredskapsplanering. Skolorna ska använda sig av tillbudsrapporteringssystemet ”Stil” och WIS används under övningar. Geografiskt Informations System verktyg används främst av säkerhetssamordnaren och utomstående experter. Det är säkerhetssamordnaren som har det största ansvaret i beredskapsprocessen. I Boden kommuns Barn – och ungdomsförvaltning är det främst den administrative utvecklaren som har det största ansvaret i framställningsprocessen. Säkerhetssamordnaren informerar Risk och Säkerhetsgruppen som består av förvaltningarnas representanter, representanter från polisen, försvaret, kommunala bolag och landstinget. Även dessa aktörer är med och påverkar. Övrig personal kan främst påverka framställningen vid övningar då deras förslag kan leda till revideringar.
Abstract
During and after the Asian tsunami in 2004, it was clear that the Swedish rescue efforts were deficient in both planning and ability. The Swedish national agency for education found in 2006 that there are schools where the employees are not aware of the existence of a crisis plan even though it was generally regarded as important. A workable emergency plan is important since it gives the staff the mental preparedness to deal with a crisis. There is a lack of studies on emergency planning in representative institutions. For this reason I have performed a case study during 2011 of how the muncipality of Boden Children and youth administration produces a crisis plan.
The study showed that it is often the common sense that decides how decisions will be made in crisis management. MSB.se is one of the main sources of new information within the crisis area. Schools use the information from BUF and Arbetsmiljöverket in their crisis planning. Schools will use the incident reporting system “Stil” and WIS is used during scenarios. MSB.se is one of the main sources for new information on crisis management. Geographic Information System tools are largely used by the Securitycoordinator and external experts. It is the Securitycoordinator has the greatest responsibility for the crisis process. In the Children and youth administration the administrative developer has the greatest responsibility in the production process. The Securitycoordinator informs the Risc and Securitygroup which consists of representatives of administrations, representatives from the police, armed forces, local authorities and county council. These participants are involved in the shaping of a crisis plan. Other staff may primarily affect the production during scenarios where their proposals could lead to revisions.
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 1
1.1 Information under beredskapsarbete ... 1
1.2 Beredskapsplaner ... 2
1.3 Problemområde - beredskapsarbete ... 2
1.4 Syfte ... 3
2 Teori ... 4
2.1 Krishanterings variabler ... 4
2.1.1 Variabeln Typ ... 4
2.1.2 Variabeln Fas ... 5
2.1.3 Variabeln System ... 7
2.1.4 Variabeln Aktörer ... 8
2.2 Effektivt beredskapsarbete ... 8
2.2.1 Samverkan med andra aktörer ... 9
2.2.2 Krisplanering i skola – rekommendationer ... 10
2.3 IKT i krishantering ... 11
2.3.1 IKT verktyg för beredskapsplanering och krishantering ... 11
2.3.2 IKT -verktyg – lokala varianter ... 13
3. Metod ... 14
3.1 Forskningsansats ... 14
3.2 Litteraturundersökning ... 14
3.3 Strategi och urval ... 15
3.4 Datainsamling ... 16
3.4.1 Analys – ansats & teknik... 17
3.4.2 Validitet och Reliabilitet ... 18
3.4.3 Etik ... 18
4 Empiri ... 19
4.1 Beredskapsarbete inom Bodens kommun ... 19
4.1.1 Ansvar och utbildning ... 20
4.1.2 Riskanalys och system ... 20
4.2 Empiriresultat ... 21
4.2.2 Framställning ... 22
4.2.3 Övningar och dokument ... 22
4.2.4 Verktyg och utrustning ... 23
4.2.5 Framtidsplaner ... 23
5 Analys ... 26
5.1 Strategisk handling ... 26
5.1.1 Övningar ... 27
5.2 Tekniska och strukturella handlingar ... 28
5.3 Utvärderande och diagnostisk handling ... 29
5.4 Kommunikations handling ... 30
5.5 Psykologisk och kulturell handling ... 30
5.6 Områden och utbildningsansvar ... 31
6 Slutsats och slutdiskussion ... 32
6.1 Metod kritik ... 32
6.2 Diskussion ... 33
6.3 Slutsats ... 34
6.3.1 Rekommendationer för fortsatt forskningsarbete ... 34
Bilaga 1 ... 38
Bilaga 2 ... 39
Bilaga 3 ... 40
Bilaga 4 ... 41
1
1. Inledning
Under denna rubrik presenteras mitt problemområde med fynd från olika forskare och artiklar.
Texten leder läsaren ner från beredskap på riksnivå till kommunal nivå genom inledning och problemområde. Inledningen avslutas med mitt arbetes syfte och avgränsning.
1.1 Information under beredskapsarbete
Under och efter flodvågskatastrofen i Asien 2004 stod det klart att det svenska beredskapsarbetet hade brister i både planering och förmåga. En stor del av informationen fann de anhöriga över internet eller genom media och det var uppenbart att organisering saknades. Detta försvårade exempelvis identifiering av döda och kontakt mellan myndigheter. Därför inrättade regeringskansliet ett kansli för krishantering i vars uppgifter det bland annat ingår att sammanställa en bild över rådande krissituationer(Tsunamin i Sydostasien annandag jul 2004. 2010). Kansliet kom att kallas Krisberedskapsmyndigheten och numera har det bytt namn till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, eller MSB. Sammanställda lägesbeskrivningar förmedlas till regeringskansliet och berörda myndigheter och beskrivningarna ska finnas på den MSB -ledda hemsidan krisberedskap.se eller MSB.se(Myndigheten för samhällsskydd och beredskap.2011). MSBs hemsida är även idag samlingsplats för information, utbildningsmaterial och nyheter som riktar sig till kommuner och privatpersoner. Detta ger aktörer involverade i beredskapsarbete anledning att besöka sidan även under vardagliga former.
Eriksson(2006) beskriver en situation där en kommun använder den egna webbsidan för krisinformation under en pågående händelse. Detta gjorde Lindköpings kommun under 2004 då ett dubbelmord där barn varit inblandade ägde rum. På den lokala kommunhemsidan skapades samlingar av information till media och allmänhet. Eriksson(2006) menar att det i vissa fall är svårt att få korrekt och snabb information från delaktiga i räddningsinsatser men överlag fungerar denna lösning för de delaktiga i informationsprocessen som informationssekreterare och olika kommunikatörer. Detta skapar dock en slags envägskommunikation vilken inte alltid svarar på de frågor som allmänheten kan ha. I Lindköping fann Eriksson(2006) även att informationsansvariga blev beroende av teknisk personal som lade upp all information. Han fann att det skedde ett slags maktskifte då teknisk personal nu fick ett slags övertag(Eriksson, M.2006). Dåvarande Krisberedskapsmyndigheten, numera MSB, finansierade år 2009 en undersökning som visade att informationshantering är den största akilleshälen i kommuners krisarbete eftersom organisationen under en kris är så pass annorlunda mot den som används till vardags. Grupper ansvariga för kommunikation och information, kan ha ett större övningsbehov där även samspelet med ledningen ska ingå(van Laere, J. Lindblom, J. Susi, J.2009).
2
1.2 Beredskapsplaner
Länsstyrelsen ska ge stöd åt kommunerna i förebyggande arbete det vill säga att planera och förbereda krisarbetet genom utbildning, planering, risk och sårbarhetsanalys och övningar. Tanken är också att länsstyrelsen ska följa upp kommunernas krishanteringsförmåga för att denna ska kunna utvecklas och förbättras(Länsstyrelser stöder kommunerna. 2008). Jag tolkar detta som att Länsstyrelsen ger kommunen i uppdrag att skapa en beredskapsplan och att kommunen i sin tur delar ut ansvaret till en av dess avdelningar.
Mathiasson(2008) skriver om beredskapsarbete inom skolan och menar att det krävs energi och resurser för en god beredskap och att personalen måste motiveras av ledningen för att en god beredskapsplan skapas och övningar genomförs. Om inte genomförbara beredskapsplaner finns kommer inte personal att vara mentalt förberedda i en krissituation vilket givetvis även försvårar för personalen att fortfarande känna sig som auktoriteter inför elever. Den gemensamma processen med att arbeta fram en beredskapsplan innan krisen har brutit ut skapar, eller lägger i alla fall grunden för, den beredskap personalen bör känna i en krissituation(Mathiasson, L. 2008).
Enligt Skolverkets rapport Dnr 2005:414, som togs fram efter flodvågskatastrofen i Asien 2005, att de flesta tillfrågade rektorer tyckte en beredskapsplan hade varit till stor hjälp under den pågående krisen. Skolors beredskapsplaner baserats ofta på tillgängligt material som arbetsmiljöverkets föreskrifter, material från Rädda barnen och skolverkets egna rekommendationer enligt Skolverkets rapport Dnr 2005:414. Det fanns dock skolor som använt andra skolors beredskapsplaner som mall för den egna och enligt de flesta rektorer hade de varit ett bra stöd under pågående kris. På tre av skolorna i undersökningen var inte personalen medveten om någon beredskapsplan men generellt fanns det kännedom hos personalen om dess innehåll. Generellt sågs beredskapsplanen som användbar och viktig men en skola uppgav att de endast såg den som en pappersprodukt(Lindmark, U. 2006).
1.3 Problemområde - beredskapsarbete
Många förskolor anser sig sakna en beredskapsplan enligt en undersökning gjord 2005. Författarna tror att detta beror på att plan finns men att personal saknar tid att sätta sig in i denna. Det kan även finnas en anställd som är någorlunda kvalificerad att diskutera svårare frågor med barnen men denna kunskap är inte alltid överförd till övriga anställda(Malm, A & Rydén, A.2005). Som nämnts ovan fann skolverket i sin undersökning att tre skolor hade personal som inte visste om det fanns någon beredskapsplan(Lindmark, U. 2006). Det är svårt att tro att det inte redan i förskolan förekommer så kallade ”brandövningar” som vi alla säkert varit med om så förskolorna har nog haft någon form av beredskap. Trots detta är det oroväckande att de anställda inte anser sig ha någon beredskapsplan.
Jag undrar om detta visar på en skillnad mellan bestämmelser och vardagen. Kanske kommunförvaltningarna inte alltid följer upp sitt ansvar att informera och utbilda de anställda?
Planering inför kris, eller beredskapsplanering, står inte högt på agendan konstaterar Drennan och McConnelln(2006). Detta anser de kan bero på att krisen i sig själv inte låter sig förutbestämmas så lätt. ”Pappersberedskap”, som författarna kallar det när planer övas i teorin, kan vara enklare att genomföra än beredskapsplanering som kräver samarbete med flera olika fragmenterade och åtskiljda intressen. Detta gör att beredskapsplanering kan vara svårare att genomföra och inte hamnar högst på dagordningen innan kris är ett faktum(Drennan, L. & McConnelln, A. 2006).
3 Stark(2010) påpekar att det råder brist på undersökningar inom beredskapsplaneringsområdet gjorda på representativa institutioner, exempelvis en kommun. (Stark, A. 2010). Detta kan tyda på ett kunskapshål vilket gör skapandet av beredskapsplaner inom kommunförvaltningar till ett lämpligt forskningsområde.
1.4 Syfte
Syftet med detta arbete är att undersöka hur en kommun utför sitt beredskapsarbete för olika kriser.
Forskningsfråga: Vad skiljer beredskapsarbete i teorin från beredskapsarbete i praktiken?
Avgränsning:
Undersökningen kommer främst att omfatta en kommun förvaltning och dennas beredskapsarbete.
Jag kommer främst att ställa frågor om hur beredskapsarbetet går till innan krisen bryter ut.
4
2 Teori
Under denna rubrik kommer resultatet av min litteraturstudie att redovisas. Kapitlet börjar med en djupare genomgång av faktorer som ingår i krishantering och hur aktörer påverkar och påverkas.
Skolverkets rekommendationer används som exempel på hur beredskapsarbetet kan gå till. Kapitlet avslutas med en genomgång av några av de IKT verktyg som förekommer inom beredskapsarbetet.
Författares beskrivningar kan i förekommande fall sammanfattas i en underliggande tabell som passar in författarens beskrivning i en tabell över krisarbetets olika faser.
2.1 Krishanterings variabler
Enligt Mitroff och Pearson(1993) finns det fyra olika krisvariabler: typer, fas, system och aktörer(Mitroff, I, I & Pearson, M, C. 1993).
Tabell 1. Krishanteringsvariabler (Egen översättning av Mitroff, I, I & Pearson, M, C. 1993).
Krishanterings variabel
Beskrivning av problem som varje variabel innefattar
1. Typ Vilka kriser ska organisationen förbereda sig för?
Vilket omfång bör organisationens beredskapsplaner ha?
Vilket krisscenario, om någon finns, kan organisationen säkert ignorera?
Hur motiveras vilka krisscenarion som inkluderas eller ignoreras?
2. Fas Vilken är den generella tidsfas som alla kriser genomgår?
Vilka är de detaljerade aktiviteterna i varje fas?
Vad måste hanteras i varje fas?
Är det nog att endast agera eller måste vi planera?
3. System Vilka system orsakar/förebygger kriser?
Hur väl förstås dessa system?
Hur kan dessa system och dess agerande hanteras?
- Teknik
- Mänsklig faktor
- Organisations infrastruktur - Organisations kultur - Känslor
- Interaktioner
4. Aktörer Vilka aktörer påverkar krishanteringen?
Vilka aktörer påverkas av krishanteringen?
Hur kan aktörer bli systematiskt analyserade och förberedda inför en kris? (How can the stakeholders be systematically analyzed and anticipated for any crisis?)
2.1.1 Variabeln Typ
Mitroff och Pearson(1993) menar att en organisations beredskapsplanering börjar med en förståelse av den specifika krisens natur, en identifiering av krisens ”typ”. En kännedom om de sju olika kristyperna och de frågor som bör ställas(se tabell 1) anses av Mitroff och Pearson(1993) kunna stärka organisationens förmåga att hantera kriser av samma typ. Om organisationen tidigare arbetat med en kris av viss typ har de beredskap för hantering av annan kris av samma typ eftersom
5 förberedelsen kräver liknande tankearbete. Liknande problem måste adresseras, beslut och handlingsplan är ungefär de samma och författarna anser att alla organisationer bör förbereda sig på minst en av varje typ av kris för att kostnadseffektivt utvidga sin krisförberedelse. Det finns en tendens att endast förebereda sig för den typ av kris som står organisationen närmast, exempelvis informations företag förbereder sig för förlust av data, tekniskt företag för elavbrott osv. Detta gör att annan typ av kris kan komma som en total överraskning. En kris kommer sällan ensam utan kan utlösa flera kriser samtidigt eller i följd och det är därför klokt att förbereda sig för scenarion där kriser inträffar samtidigt. Organisationen kan på detta vis systematiskt undersöka hur beredskapsplanen passar och vilka ändringar som ska göras för varje individuell kris.
Beredskapsplaner och förberedelser bör överlag undersökas som ett helt system. Mitroff och Pearson(1993) identifierar sju olika typer av kris.
Tabell 2: Typer av kriser (Egen översättning av Mitroff, I, I & Pearson, M, C. 1993).
Typer av kris Exempel
Extern ekonomisk attack
Utpressning, mutor, bojkott, ”Hostile takeover”
Extern informations attack
Kopieringsskyddsintrång, förlust av information, förfalskning, rykten Mega-damage Olyckor rörande miljön ex. oljeutsläpp
Psycho Terrorism, piratkopiering, sabotage, chefskidnappning, sexuella trakasserier, ryktesspridning
Förnimmelse Skadat rykte
Produktionshalt Återkallning av produkter, defekta produkter, fabriks fel, data haveri, dålig säkerhet, maskinfel eller felaktig produktion
Arbetsrelaterad hälsa Sjukdomar
2.1.2 Variabeln Fas
Tabell 3: Krisarbetets olika faser. Egen tolkning av definitioner av termer som används under vilken fas av en krissituation enligt insamlat teoretisk referensram.
Krisarbete
Före Under Efter
Beredskapsarbete Krisplanering/risk management
Planering Riskanalys Utbildning
Krishantering Implementering av
beredskapsplan Samarbete med utomstående
aktörer
Återuppbyggande Analys av arbete
Inlärning
Termerna inom de olika faserna av krisarbete kan växla beroende på vem som använder dem.
Krisarbete kan ofta benämnas som ”krishantering”.
6 Mitroff och Pearson(1993) identifierar fem faser av krishantering:
Tabell 4: Krisvariabeln Fas (Egen översättning av Mitroff, I, I & Pearson, M, C. 1993).
Fas i
krishantering
Beskrivning
Första signalen Brukar ignoreras av de flesta organisationer om de inte försöker förhindra att den upptäcks! Det svåra kan även vara att upptäcka de första signalerna genom det brus av information som en organisation dagligen utsätts för. En organisation som är förberedd gör en stor sak av att ständigt försöka hitta fel och brister i arbetsrutin och beslutsfattande struktur som kan rättas till innan de växer sig för stora. En förberedd organisation har en öppen informations kanal för varningssignaler och erkänner information som innebär något negativt.
Förebygg/förbered Innebär att den förberedda organisationen ständigt letar fel innan de växer sig för stora. Tanken är att organisationen för så mycket som möjligt för att förbygga kriser från att utbryta och att organisationen effektivt hanterar de som händer trots allt arbete med att förebygga dem. I denna fas ingår att organisationen skapar kristteam, kris träning och övningar.
Isolering/begränsa skada
Organisationen förväntas begränsa krisens effekter genom detaljerade planer på hur en lokal kris inte ska sprida sig till resten av organisationen eller dess miljö.
Återhämtning Organisationen sätter igång sin plan för återupprättning av organisationens struktur på kort och lång sikt. Planen ska svara på frågor som ”Vilka är de minimala procedurer och operationer vi behöver för att återhämta oss och gå tillbaka till arbetet?”,” Vilka nyckelaktiviteter och uppgifter måste utföras för att ge service till våra viktigaste kunder?”. I detta läge ska även alternativa planer för data operationer och data backup framställas.
Inlärning Hänvisar till den reflektion och kritiska granskning av utförd krishantering som leder till inlärning och förbättring av existerande beredskapsplaner.
Den förberedda organisationen måste lära sig av det som hänt för att kunna hantera nästa kris på ett bättre sätt. Krishantering som fungerat är ingens ”fel” – poängen är att organisationen på detta vis tar reda på vad som har fungerat och vad som inte gjorde det.
Mitroff och Pearson(1993) faser kan med hjälp av tabell 3 indelas i :
Krisarbete
Före Under Efter
Första signalen Förebygg/förbered
Isolering/begränsa Återhämtning Inlärning
7
2.1.3 Variabeln System
Beslutsfattare bör undersöka kris -förmåga hos fem olika organisations -system för att kunna uppskatta hur förberedd organisationen är.
Tabell 5: Krishanterings variabel System(Egen översättning av Mitroff, I, I & Pearson, M, C. 1993).
Variabel System Beskrivning
Tekniska Består av mekanismer som uppgifter, material och utrustning som stödjer en uppgifts slutförande – detta är ett kritiskt moment. Om tekniska system som olika former av larm och avstängningsmekanism inte finns tillgängligt, och i fungerande skick, innebär det en brist i krishanteringen.
Mänskliga faktorn Integreringen av människor och maskiner. Om maskiner är designade efter användarnas behov, tar hänsyn till användarens kunskaps - och känslomässiga begränsningar så kan organisationen ha förberedelse inför kris då användarna arbetar under stress.
Infrastrukturella Kritisk faktor i krishanteringen, här inkluderas kommunikation mellan avdelningar och organisations nivåer, arbetsbeskrivningar som beskriver ansvar vid krishanterings aktiviteter och rapportering av första tecknen på kris.
Kulturella Reflektion av de högsta chefernas attityd emot Beredskapsarbete Känslomässiga/föreställningar Reflektion av de högsta chefernas uppfattning av organisationens
förmåga att stå emot/hantera kris
Beredskapsarbetet ska vara knutet till pågående aktiviteter, roller och arbetsuppgifter, och beredskapsgrupper bör vara etablerade i den vanliga infrastrukturen. I beredskapsgruppen bör de mest kvalificerade, eller personal med mest beslutande ansvar, ingå. Idealet är att organisationens alla toppchefer ingår i beredskapsgruppen och att dessa deltar i övningar och planering(Mitroff, I, I &
Pearson, M, C. 1993). Enligt Bin och Lagadec(2000) är detta ideal svårt att uppnå i verkligheten. Att praktiskt öva inför krisen är viktigt men det är ofta svårt att inkludera de högst rankade aktörerna i en organisation vilket ofta leder till att dessa inte har beredskap när krisen väl brutit ut. Dessa aktörer kan sitta i beslutande position under kris och kan därför vara tveksamma till hur hanteringen av situationen sätts igång, vem som ska kontaktas och när(Bin, A & Lagadec, P. 2000).
I en krissituation befinner sig organisationen i ett slags viktlöst läge där de vanliga arbetssätten och uppgifterna kan vara satta ur spel, utökade eller i riskzonen. Det är här organisationen behöver ett flexibelt förhållningssätt eftersom det inte alltid är möjligt att följa en tidigare framtagen beredskapsplan till punkt och pricka. Det är därför övningar inför en kris är en viktig del av beredskapsarbetet. En krisövning är dock ofta inte designad för de övre lagren i organisationen då chefer ofta inte är intresserade av att delta. Detta får ofta till följd att beslut blir tveksamma och att ledningen försöker tillämpa en klassisk modell för ett helt nytt koncept vilket kan ge mindre framgångsrika resultat. Svårigheten ligger i att hitta övningar som ledningen kan tänka sig att delta i(Bin, A & Lagadec, P. 2000). Den energi som läggs på beredskapsarbete är ofta beroende av de kulturella systemvärdena inom organisationen. Attityd mot exempelvis meddelanden av dåliga nyheter och information som sprids bland personal i organisationen är exempel på detta. Det generella kulturella klimatet i organisationen avspeglar den föreställning som finns hos högre chefer.
I slutändan är det alltid beslutsfattarnas upplevelse av organisationens risk att hamna i en krissituation och dess möjligheter att hantera en sådan som bestämmer framgången för beredskapsarbetet(Mitroff, I, I & Pearson, M, C. 1993).
8
2.1.4 Variabeln Aktörer
Som nämns ovan är det organisationens toppskick som avgör hur viktig beredskapsplanering anses vara. En chef med föreställningen att organisationen är osårbar kommer inte att uppmuntra, eller delta i, beredskapsplanering. Organisationen bör se över hur dess agerande i en krissituation kommer att upplevas av aktörer utanför beredskapsgruppen som exempelvis kunder, fackförbund, personal eller medborgare. Organisationen bör inse att dess krishantering kan påverka andra aktörer(Mitroff, I, I & Pearson, M, C. 1993).
2.2 Effektivt beredskapsarbete
Mitroff och Pearson(1993) har tagit fram en checklista som de anser tar upp de punkter som bör hanteras i effektivt beredskapsarbete. Denna checklista kommer att presenteras nedan.
Tabell 6: Checklista för effektivt beredskapsarbete(Egen översättning av Mitroff, I, I & Pearson, M, C. 1993).
Beredskapsarbete - strategisk checklista
Punkter (BA = Beredskapsarbete)
Strategisk handling 1. Integrera BA I strategiska planerings processer
2. Integrera BA i uttalanden om organisationens förträfflighet 3. Inkludera utomstående i styrelsen och i BA team
4. Tillhandahåll träning och workshops i BA
5. Exponera organisationens medlemmar för krissimuleringar 6. Skapa en mångfald eller portfölj av BA strategier
Tekniska och strukturella handlingar
1. Skapa ett BA team
2. Avsätt budget utgifter för BA
3. Utse ansvariga för uppdatering av kris policys/manualer
4. Datorisera inventariet för KH resurser(ex. Personalens kunskaper) 5. Utse ett kris kontrolls rum(kommando -brygga)
6. Säkerställ teknisk säkerhets backup viktiga områden(ex. data system) 7. Etablera fungerande kontakter med utomstående KH experter Utvärderande och
diagnostisk handling
1. Utför laglig och ekonomisk granskning av hot och belastningar 2. Ändra försäkring så att denna täcker BA eventualiteter
3. Utför granskning av miljöhot
4. Prioritera aktiviteter som behövs för daglig verksamhet 5. Etablera spår -system för tidiga varningstecken
6. Etablera spår -system för uppföljning av tidigare inträffade kriser eller möjliga krissituationer
Kommunikations handling
1. Tillhandahåll mediaträning för BA
2. Förbättra kommunikations linjer med lokala grupper 3. Förbättra kommunikation med inblandade aktörer (ex.
polismyndighet) Psykologisk och kulturell
handling
1. Öka medvetenheten om ett starkt intresse av BA finns hos organisationens ledare
2. Förbättra relationen med aktivist grupper
3. Förbättra uppåtgående kommunikation för alla inkluderat aktörer med dåliga nyheter
4. Förbättra nedåtgående kommunikation om BA program och ansvar 5. Tillhandahåll utbildning om mänskligt och känslomässig påverkan av kris
6. Tillhandahåll psykologiskt stöd tjänst 7. Förstärk minnet av tidigare kris eller fara
9 Denna checklista anser Mitroff och Pearson(1993) kan hjälpa organisationen att prioritera rätt tankesätt och handlingar för beredskapsarbete så att de integreras i organisationens strategiska, strukturella, diagnostiska, kommunikations och kulturella – handlingar. Effektivt beredskapsarbete kräver skräddarsydda lösningar för den miljö de är menade att användas i. Om beslutsfattare utvärderar och utökar sin kapacitet i de fyra krishanteringsvariablerna blir dessa mer medvetna om organisationens svagheter och krishanteringsprocessen fortsätter. En version av beredskapsplanen är inte nog! Planen ska ständigt utvecklas för att förbättra dess svagheter. Dessa aktörer inser även att beredskapsplanen kan visa sig vara otillräcklig när krisen utbryter. Poängen med beredskapsplanering blir här att öva på hur en kris kan lösas kreativt, att vara beredd på det otänkbara! (Mitroff, I, I &
Pearson, M, C. 1993).
Detta stöds av Bin och Lagadec(2000) som menar att en strukturerad handlingsplan(approach) för krishantering oftast visar sig effektivare än att improvisera och att kreativt försöka lösa en pågående kris i en organisation utan plan. De föreslår att beredskapsarbete bör erbjuda en lösning som innehåller både kreativa och förutseende strategier. I en krissituation är det bra att ha en förutbestämd lösning på ett problem men aktörer i krishantering bör vara flexibla om en sådan lösning krävs. (Bin, A & Lagadec, P. 2000)
Clair och Pearson(1998) menar att krishanteringen har varit effektiv när normala aktiviteter kan återupptas eller fortsätta, organisationens eller externa aktörers förluster är minimala och inlärning har skett vilket tillämpas på senare incidenter. Det är svårt att bedöma om krishanteringen varit effektiv eller inte i praktiken. En organisation kan effektivt ha skyddat ekonomiska intressen och det kan ha kostat mer med beredskapsarbete än att städa upp efter krisen. Samtidigt kan organisationen ha ignorerat första varningssignalen och dessutom förlorat sitt anseende mot allmänheten bland annat eftersom de vägrat lära sig något av krisen. (Clair, A, J. & Pearson, M, C. 1998).
2.2.1 Samverkan med andra aktörer
Ödlund(2010) anser att beredskapsarbete inom offentlig sektor mest handlar om att fördela begränsade resurser mellan olika delar av en organisation som kan ha helt olika målsättningar. Detta kan skapa spänningar mellan avdelningar, speciellt under en krissituation på grund av kraven från situationen, organisationen eller avdelningens begränsningar och individers beteende. Under en pågående krissituation kan både allmänheten och personal inom offentligt sektor känna att det finns en osäkerhet på vem som bestämmer. Det kan vara svårt att veta vem som bestämmer prioriteringar, koordinerar resurser och frågor kring regelverk, mandat och hur aktiviteter som inte ingår i vanliga budgeten finansieras. Ödlund(2010) menar vidare att det händer att roller skiftar, en person som i vanliga fall inte har en hög rang i hierarkin kan under kris plötsligt vara den som bestämmer. De som i vanliga fall inte tycker om att ta emot order av andra kanske inte klarar av denna maktskiftning och detta stjäl energi och tid från viktigt krisarbete. En direkt order kan för vissa deltagare verka aggressiv vilket ger aggressivitet till svar. Detta kan exempelvis hända när brandmän ska samarbeta med kontorspersonal. Möjligheten att delta i förberedande aktiviteter som kräver samarbete beror på hur chefer prioriterar detta, hur dessa delegerar, tid som finns över och hur arbetsbördan ser ut(Ödlund, A. 2010). Detta stödjer Mitroff och Pearson(1993) som anser att organisationens toppskick avgör beredskapsarbetes prioritering.
Ödlund(2010) skriver vidare att personal kan uppleva att det finns territorier, prestige och att missförstånd uppstår under krisarbetet eftersom många deltagare kan ifrågasätta andra deltagares
10 sätt att arbeta. Samarbetsövningar kan ge större kunskap om hur andra avdelningars, eller aktörer inom beredskapsarbetet, arbetsuppgifter faktiskt går till och därmed borde förståelsen för hur beslut fattas öka. Det i sin tur kan ge färre personalkonflikter under pågående kris. Det förekommer att auktoriteter avbryter sitt arbete under pågående kris på grund av någon fråga som aktörerna inte kan komma överens om. Då det inte finns någon ”hackordning” inom samarbetet mellan olika, möjligen lika högt uppsatta, chefer hamnar aktörerna i ett dödläge som avslutar samarbetet. Detta kan många gånger handla om prestige frågor. Nätverk mellan andra närliggande organisationer ses som positivt och samarbete mellan dessa skapar informella band vilket leder till tillit och förtroende.
Det är till slut individer och inte organisationens regler som utför samarbeten och hur väl dessa lyckas vilket påverkar krishanteringen. Under kris brukar samarbetet mellan kommun och landsting fungera bra, antagligen eftersom de även samarbetar under vardagliga former(Ödlund, A. 2010).
2.2.2 Krisplanering i skola – rekommendationer
Skolverket, före detta Myndigheten för skolutveckling skriver att det oftast inte är de stora, eller
”extraordinära”, händelserna som måste hanteras av en skolas beredskapsarbete. Oftare handlar det om mindre, mer lokala, incidenter som kanske inte rör fler än några elever. Skolor bör därför ha en beredskapsplan som hanterar de vuxnas hantering av situationer beroende på dennas närhet och krisens storlek. Genom beredskapsplaner skapas struktur och trygghet för eleverna och i denna bör det även ingå en uppföljningshjälp och första hjälpen kunskaper(Mathiasson, L. 2008). Skolverket anser likt Mitroff och Pearson(1993) och Bin och Lagadec(2000) att beredskapsplaneringen skapar mental beredskap för kriser och de mänskliga reaktioner som följer och det är viktigt att tid sätts åt sidan för detta arbete. Under planeringen skapas en tilltro till personalens egen och organisationens möjligheter att hantera krisen – detta händer inte om skolan helt enkelt kopierar en annan organisations planer! Det bör inom organisationen finnas personal som håller sig ajour med ny kunskap och forskning inom krishantering. Denna eller dessa bör sedan se till att de nya idéerna får del i beredskapsplanen. (Mathiasson, L. 2008)
I beredskapsplanen kan följande situationer som involverar personal och barn tas upp med konkreta tillvägagångssätt:
Skador och akut sjukdom
Dödsfall under och utanför skoltid
Självmord, våld och hot ex. mobbing
Brand
Bombhot
Extraordinär händelse möjligen med mediebevakning. (Mathiasson, L. 2008)
Skolverket skriver vidare att det kan på skolor finnas en kris – eller beredskapsgrupp som hanterar bildandet av ny kunskap. I brist på beredskapsplan kan det vara denna grupp som hanterar utvecklingen av beredskapsplanen. I gruppen kan rektor, kontakt - eller klass lärare, kurator, skolsköterska, skolpsykolog och möjligen en präst i konsultroll ingå på en vanlig skola.
Medlemmarnas roller kan bero på skolans organisation. I gruppens uppgifter kan det ingå att utveckla beredskapsplanen, lägga in möjliga scenarion och händelser i denna, uppdatera planen, se till att planerna blir kända för berörda, initiera övningar, se till att personal får utbildning(även expeditionspersonal), samla in relevant information och möjligen dela ut denna samt att organisera insatser om krisen så kräver. Beredskapsplanen bör inte vara för detaljerad men inte heller för
11 generell, detaljer ger inte flexibilitet och en alltför kortfattad plan ger inte stöd i beredskapshanteringen(Mathiasson, L. 2008).
Ovanstående är ett exempel på vilka kriser som kan ingå. Jämfört med Mitroff och Pearsons(1993) sju olika typer av kriser så saknas extern ekonomisk attack, arbetsrelaterad hälsa och definitivt produktionshalt. Typerna mega -damage, psycho, extern informationsattack och förnimmelse kan gälla både elever och skola. De motsvaras närmast av brand, mobbing eller bombhot, olika typer av fusk och skadat rykte för skolan och eleverna.
Skolverket rekommenderar att för planering och vidareutveckling är det även bra att diverse nödtelefonnummer ingår i beredskapsplanen. Här bör även finnas rutiner för hur informations ska spridas som vem som ska informera vem och när krisgrupp ska sammankallas. En beredskapsplan kan även inkludera planer för hur organisationen ska fungera under krisarbete, hur roller och ansvar fördelas samt lednings- och övrig personals uppgifter under krissituation. Det är även bra att det finns en lista över vilka disponibla resurser som finns tillgängliga som exempelvis teknisk utrustning, lokaler och personalresurser. Beredskapsplanen kan även inkludera en prioriteringslista med tidschema så att det står klart när vilka åtgärder ska sättas in av de ansvariga med direkta, tidiga och långsiktiga åtgärder. Det bör finnas riktlinjer för hantering av information och mediehantering, checklistor för kvalitetssäkring samt tillägg eller material i beredskapspärm i form av exempelvis utkast till brev till anhörig vid dödsfall, pressmeddelanden med mera(Mathiasson, L. 2008).
2.3 IKT i krishantering
IKT anses av Appelman et al(2009) som en “social” form av teknologi eftersom ändringar i verktygen genast leder till ändringar i arbetsrutiner, eller beteende. Människor litar på teknologi när de vet att den kommer att leverera det positiva resultat som förväntas. I en pressad situation är det dessutom troligt att den enskilde individen faller tillbaka i gamla vanor eller det som tidigare är inlärt vilket kan påverka de beslut som tas. I en krissituation kan individen känna igen mönster som påminner om något som finns i tidigare bestämd beredskapsplan, även om det inte är samma sak. Detta brukar leda till att beredskapsplanen implementeras även om det inte är den mest passande. Om teknologi ska användas måste den ingå i de vanliga arbetsrutinerna för att vara effektiv under en krissituation.
Under en pågående krissituation finns inte tid för att lära sig hur ny teknologi fungerar och hur de kan vara till hjälp utan de flesta handlingar kommer att ske nästan automatiskt(Appelman, J. et al.2009).
Vardagsanvändning av de system som kommer att utnyttjas under kris kan alltså ses som form av beredskap eller övning. Detta stämmer med vad Mitroff och Pearson(1993) sagt om att planeringen av beredskapsplanen ger möjlighet att öva in olika tankesätt för olika typer av kriser vilket därmed ger förberedelse om organisationen möter en kris den saknar plan för men är av samma typ som kris som ingår i beredskapsplanen(Mitroff, I, I & Pearson, M, C. 1993). När personalen är vana vid system som används under krisen kan alltså flexiblare, mer korrekta beslut tas om hur beredskapsplanen ska användas.
2.3.1 IKT verktyg för beredskapsplanering och krishantering
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap(MSB) erbjuder år 2011 flera olika utbildningsmaterial för kommun och landsting via sin hemsida MSB.se. Utbildningsmaterialet kan vara utformat som en
12 Windows Power Point presentation, en rapport eller vägledning. Här finns även material om exempelvis skolbränder med statistik och rapporter som kan ge vägledning vid framställning av en beredskapsplan eller riskanalys.
MSB har även utvecklat ett Webbaserat Informations System (WIS) för myndighet, kommun, landsting och privata aktörer med ansvar under en extraordinär händelse. WIS är som det hörs på namnet ett webbaserat system och är kostnadsfritt för alla behöriga, även aktörer i övriga Norden kan ansöka om access. WIS har utvecklats för att aktörer inom svensk krishantering ska kunna dela information före, under och efter en krissituation. MSB uppmanar till ”vardagsanvändning” för att användarna i lugn och ro ska kunna bekanta sig med WIS funktioner och layout. WIS utvecklas i samarbete med användare/aktörer och tanken är att det ska kunna användas i hela den svenska krishanteringsapparaten. Aktörer i WIS kan publicera dagboksnoteringar som delas med de andra användarna. Detta gör att aktörer kan följa varandras händelseutveckling under kris eller förberedande arbete i form av exempelvis större övningar som planeras eller har utförts. Användare kan utbildas genom sin länsstyrelse och sedan januari 2011 är 296 aktörer anslutna. WIS har 5800 användare som består av drygt 80 % av alla Sveriges kommuner och samtliga länsstyrelser(WIS.
2011).
Kommunens storlek har betydelse för vilken slags tekniskt informationssystem som väljs för krishantering. Enligt undersökning gjord 2010 gäller detta framförallt valet av WIS, MSB utvecklat Webbaserat Informations System, eftersom större kommuner har möjlighet att utveckla egna system som passar kommunens behov bättre. Mindre kommuner kan vara mer positiva till WIS bland annat på grund av dess enkelhet eftersom ett mer komplext system kräver utbildning och upprätthållning av personalens kompetens. Kommuner kan även påverkas i sitt val av system efter samtal med andra kommuner, men det anses att WIS borde vara obligatoriskt eftersom val av system då skulle förenklas(Ramsell, E. 2010). Detta bör betyda att kommuner kan göra helt olika val och att det kan finnas en stor variation av system vilket eventuellt kan påverka en rikstäckande krisinsats.
Radiokommunikation för Effektiv Ledning, även kallad RAKEL, är ett nationellt digitalt radiokommunikationssystem som ska bistå myndighet och organisations kommunikation under en krissituation. Systemet erbjuds också av MSB till betalande abonnenter. Systemet är säkrat och fungerar med fasta allmänna telenät och mobilnät. RAKEL kan användas i krissituation som kanal för att förmedla information och direktiv från myndigheter till allmänheten, av olika medier för att säkra kommunikation mellan SOS alarm och Sveriges radio, omlokalisering av reservsändningsplatser och informationsspridning som ersättare för vanliga telefonnätet.(Risk- och sårbarhetsanalys av mediesektorn 2008. 2008). Radiosystemet används idag av främst räddningstjänst inom kommun och det finns även tendenser att använda RAKEL inom hemtjänst och andra verksamheter. RAKEL är idag i bruk inom tretton statliga myndigheter som Polis, Kriminalvård, Trafikverket, Strålsäkerhetsmyndigheten och Regeringskansliet. RAKEL används dagligen inom socialtjänsten och skolor i vissa län som kommunikationsverktyg för exempelvis lokalisering av anställda eller under kris.
Det kommunala bolaget Stockholm Vatten använder även de RAKEL för kommunikation mellan de anställda. Bolaget har funnit att kommunikationen effektiviserats genom funktioner som öppna meddelanden vilket gör att de resurser som finns närmast nås av meddelandet samtidigt som hjälp behövts för vanliga arbetsuppgifter. Personal med tillgång till RAKEL -systemet som arbetar ensamma kan använda funktioner som nödsamtal till arbetsledare eller larmcentral. Systemet kan även användas för portöppning eller driftsinformation. Tekniken som används, Tetra standard, används
13 även i övriga norden vilket torde underlätta samarbete eller räddningsinsats över gränserna. (Rakel, Sveriges nya kommunikationssystem, 2010).
Min egen observation är att eftersom RAKEL systemet anses stabilare än det vanliga mobilnätet ter det sig troligt att det används under exempelvis övning på landsbygd eller mindre bebyggda områden i landet. Eftersom så pass många aktörer i den offentliga sektorn börjat använda sig av RAKEL, ytterligare utbyggning är trolig, bör framtida beredskapsplaner inkludera systemet. Antingen som en självklar del av kommunikation mellan olika aktörgrupper eller hur användning ska ske under krissituation.
2.3.2 IKT -verktyg – lokala varianter
Geografiskt Informations System (GIS) är samlingsnamnet på datorbaserade system som samlar in, bearbetar, analyserar och presenterar geografisk information i en programsvit. I sammanhanget förekommer även begreppet GIT, eller Geografisk informationsteknik som representerar de olika tekniker som används för bildbehandling, radardata, laserskanning, GPS eller inskanning och bearbetning av analog information som kartor. Inmatade information kan presenteras som statistik eller en karta med flera lager. Informationen läggs in i flera lager med exempelvis information om vägar, terräng, elnät, position och bebyggelse vilket kan användas för väginventering och liknande aktiviteter utan att personen som utför arbetet behöver besöka platsen som studeras. GIS används i alla möjliga sammanhang, dock främst för framställning av kartor. Karttjänster har haft ett stort uppsving de senaste åren med tjänster som Eniro.se, Hitta.se och Google Earth som används både professionellt och av allmänheten(Geografiskt informationssystem. 2011).
Jag har själv använt GIS applikationer. Styrkan hos dessa ligger framförallt i analyserna som kan framställas. Utan att befinna sig på plats går det att ta fram vilken punkt som är den högsta i ett landskap, vilken väg som är den kortaste till visst mål. Med hjälp av befolkningsdata, vägnät och lager som visar bostäder i området kan bullerstatistik, avgasutsläpp och annat beräknas.
Carlsson -Kanyama et al(2009) skriver att GIS används idag i kommuners beredskapsplanering och krishantering. Kristianstads kommun använder GIS-baserade analyser för beredskapsplanering inför översvämningar. Kommunens tekniska förvaltning arbetar med ett system kallat ”Flood Watch Kristianstad” vilket kan integreras i ArcGIS, vilket är den vanligaste GIS sviten. Här beräknas data som flöden och vattennivå. Resultatet används vid beredskapsplanering och krishantering. Underlagsdata får kommunen från Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut (SMHI) och kommunens egna kraftstationer. Kristianstads kommun använder även ett webbaserat GIS –verktyg kallat Windstorms vilket är ett resultat av EU-projektet Preview. Previews syfte är att medlemsländerna själva ska utveckla GIS-tjänster för beredskapsplanering. Windstorms används för att ta fram uppdaterade prognoser över vindstyrka och riktning. Tjänsten stödjer kommunens förmåga att planera inför en kris(Carlsson -Kanyama, A., et al. 2009). Windstorms är ett exempel på ett beredskapssystem som är utvecklat för de egna, lokala, behoven hos en kommun.
14
3. Metod
Under denna del kommer jag att redovisa hur jag gått tillväga för att uppfylla arbetets syfte och svara på min forskningsfråga.
3.1 Forskningsansats
Mitt arbete är en utforskande kvalitativ studie vilket innebär att jag vill hitta nya insikter och möjligen se ett fenomen i ett nytt ljus. En utforskande studie kan ofta användas när man inte riktigt vet vad problemet är, när man vill veta ”vad som händer” och ställa frågor. En utforskande studie utförs ofta med föregående litteraturstudier och intervjuer med experter (Saunders, M., et al. 2007). Detta stämmer med mitt arbete då jag velat utforska ett, för mig, nytt område.
Saunders, et al(2007) skriver att i en deduktiv forskningsansats skapar forskaren en hypotes efter litteraturstudie som ska visa en testbar relation mellan två eller fler koncept eller variabler. Denna hypotes ska testas och resultera i en bekräftning eller utökning av teorin som hypotesen baseras på(Saunders, M., et al. 2007). Jag har en deduktiv ansats, tidigare arbeten har studeras och teori har bildats, och sedan studerat verkligheten för att förstå problemet på ett djupare plan(Saunders, M., et al. 2007). En deduktiv ansats brukar höra samman med en kvantitativ studie. Min forskningsfråga med efterföljande arbete yttrar dock sig som en kvalitativ studie.
3.2 Litteraturundersökning
Det finns idag enligt min uppfattning en brist på litteratur eller forskning om hur kommuners beredskapsplanering går till. Det finns givetvis riktlinjer för hur kommun och skolväsende bör sköta beredskapsplanering men det har varit svårt att hitta exempel från empiri.
Litteratursökningar har pågått sen vecka 3 år 2011. Sökningar har främst utförts i Luleå tekniska universitets databaser. Mina mest framgångsrika sökningar med flest användbara resultat var sökningar i Google scholar och Google. Förmodligen beror detta på att dessa inte bara har access till vetenskapliga skrifter utan även myndigheters webbsidor som MSB.se där viktig bakgrundsinformation hittats.
15 Tabell 7: Redovisning av litteraturundersökning
Databas Resultatmängd Sökord i olika
kombinationer på engelska och svenska
Web of science(LTU) +++ Kris, skola
krisberedskap Krishantering, skola Krishantering, IT Krishantering, IKT Krishantering, Kommun Bodenskommun, beredskapsplan
Krisplanering (med ovan beskrivna sökord) Krishanteringssystem Skola, beredskapsplan Skolverket, beredskapsplan Beredskapsplan, IKT
Crisis management in school Crisis management, ICT Crisis management, IT Crisis prevention ICT, crisis handling Crisis gaming simulation
Ebesco(LTU) +
Artiklar – samsök 6 databaser(LTU)
++
Google scholar(LTU) +++++
Google ++++
Wiley Online Library – Journal of Contingencies and Crisis Management
++++
School planing & management Arkiv
++
3.3 Strategi och urval
Under detta arbete har jag använt mig av en fallstudie då denna strategi kan ge möjlighet till mer detaljerade svar på min forskningsfråga. Fallstudier är en av de vanligaste kvalitativa strategierna för en kvalitativ studie och används när forskare vill ha en rik förståelse för sammanhanget som insamlad data befinner sig i(Saunders, M., et al. 2007). Jag ville ha svar på ”hur” kommunen genomför beredskapsarbetet och egna observationer ansågs av mig vara det bästa sättet att ta reda detta.
Genom att observera och ställa frågor får jag en känsla för det sammanhang som frågorna besvarats i vilket kan ge mig en uppfattning om huruvida det kan finnas andra orsaker till situationen. Attityder hos respondent kan även ge förståelse som inte framgår i exempelvis en enkätstudie.
Vid en fallstudie kan forskaren använda sig av triangulering som innebär olika former av insamlingsmetoder används inom samma studie, även vid studie av ett enskilt fall. En forskare kan göra intervju, enkät och ta del av sekundär data vilkas resultat sedan bidrar till resultatet(Saunders, M.,et al. 2007). I detta fall har inte enkät utförts men jag har tagit del av sekundär data förutom min huvudsakliga datainsamlingsteknik vilket har varit semi -strukturerade intervjuer. Jag valde semi - strukturerad intervju eftersom jag då kan ta med redan förberedda frågor och beroende på svar har jag möjlighet att ställa följdfrågor. Detta ger mig möjligheten att få djupare svar som bättre kan besvara mitt syfte samtidigt är jag inte helt oförberedd och måste söka efter frågor att ställa när jag befinner mig på plats. Intervjuer som datainsamlingsmetod har även varit passande då det inte finns så mycket skrivet om beredskapsplanering på denna nivå. Vid direktkontakt i form av en intervju har
16 jag möjlighet att ta reda på ytterligare information om andra, för mig nya, lösningar som kanske används inom kommunen. Jag har även tagit del av sekundär data i form av rapporter, riktlinjer och andra dokument som hittats under litteraturstudie eller efter förslag från respondent.
Mitt arbete har koncentrerats till Bodens kommun i Norrbotten. Bedömningsurval används när forskare vill använda det egna omdömet för att välja fall som de anser svara på forskningsfrågan bäst. Oftast används denna metod när forskaren arbetar med få eller bara ett fall och därför vill välja fall som forskaren tror kommer att ge bäst data. Vanligtvis rör det sig om ett typiskt fall eller extremt fall(Saunders, M., et al.2007). Jag har valt att undersöka Bodens kommun baserat på dess geografiska närhet. Jag anser även att resultat från en mindre kommun möjligen kan vara exempel på ett ”typiskt fall” för hur det kan se ut i andra kommuner. Jag tror inte resultatet kan generaliseras men likheter med andra liknande kommuner finns säkert. Detta gäller speciellt om kommunerna använder sig av liknande generella riktlinjer för krishantering även om olikheter i ledarskap och planering bör finnas.
Jag har även använt mig av den så kallade snöbollstekniken, deltagare i population ger tips om andra möjliga deltagare som kan användas i studien(Saunders, M., et al. 2007). I början av arbetet hade jag inte en fullständigt klar bild över hur arbetsfördelningen ser ut inom kommunen. Efter tips från insatta personer har antalet kontaktpersoner och respondenter ändrats eller utökats.
3.4 Datainsamling
Vecka 3 tog jag första kontakten med Bodens kommun i syfte att ta reda på mer om deras beredskapsarbetes plan för skolorna. Mail skickades ut vecka 6 till Bodens kommun, Luleå kommun och länsstyrelsen. Under vecka 12 skickades ytterligare e-post, nu med mer definierade frågor om kommunens beredskapsplanering, till chefen för Bodens Barn och Ungdomsförvaltning. Härifrån blev jag hänvisad till annan person i förvaltningen som även kontaktades per e-post under vecka 12. Min tanke med e-post kontakt har varit att hitta lämpliga personer som sedan kan kontaktas per telefon.
Vecka 14 kontaktades BUF igen för att få fram ett namn på en ytterligare kontaktperson inom BUFs krisberedningsgrupp, i detta fall säkerhetssamordnaren. Säkerhetssamordnaren kontaktades och en intervju utfördes vecka 16. Chefen för BUF kontaktades återigen vecka 19 och intervju med chef och administratör skedde samma vecka. Under vecka 20 utfördes en telefonintervju med en rektor för högstadieskola i Bodens kommun. Intervjusvar har antecknats och transkriberats direkt efter intervju.
Tabell 8: Redovisning av analysenheter efter exempel av Yin(2006).
D E S I G N
Data insamlings källa Studieresultat
Om en individ
Från en individ Från en organisation
Om fall är individ Om en organisation Säkerhetssamordnare
Administratör Rektor
Handlingsprogram Verksamhetsplan Lokal beredskapsplan
Om fall är organisation
Svar har inte spelats in eftersom utrustningen skulle vara ett distraktionsmoment för mig och förmodligen då även respondenten(Yin, R.2006).
17 Mina frågor har varit utformade med tanke på att de ska ställas till en person men de har även varit kategoriserade efter ämnet som de varit tänkta att besvara. Genom att skapa flera kategorier ville jag tidigt kunna kategorisera mina svar för att underlätta en senare analys. Jag avsåg även använda kategorierna som ett stöd i frågeställningen då jag valt att utföra semi -strukturerade intervjuer.
Till en början baserades mina respondent frågor på Mitroff och Pearsons(1993) krisvariabler och checklista för effektivt beredskapsarbete(se tabell 6). Dessa kriterier har gällt hur det ”ska se ut”
inte hur det ”faktiskt ser ut”. Eftersom det varit svårt att hitta andra exempel på hur det går till inom kommuner som jag kunnat jämföra med har jag använt Mitroff och Pearson(1993) som ett teoretiskt exempel på hur det går till.
Efterhand har jag omformat frågor och lagt till egna för att dessa ska ta fram svar på min forskningsfråga. Frågorna har ändrat plats efter den person som har intervjuats för att skapa ett mer logiskt flöde. Alla frågor har inte alltid kunnat besvaras och jag har även ställt följdfrågor, förklarat mer vad jag varit ute efter om respondent inte förstått och ställt frågor som inte finns i de förberedda frågorna.
Jag har så långt som möjligt ställt ”hur” frågor snarare än ”varför” frågor. Dels har detta berott på mitt syfte och forskningsfråga men respondent kan även bli negativt inställd, eller reserverad, när intervjuare ställer ”varför” frågor(Saunders, M., et al. 2007).
3.4.1 Analys – ansats & teknik
Det finns enligt Saunders et al(2007) inga standardiserade metoder för analys av kvalitativ data på samma sätt som det gör för analys av kvantitativ data. Det finns däremot många traditioner och regler för hur denna typ av analys ska gå till.
Yin(2006) anser att någon form av ”Pattern -matching”, eller mönster jämförings logik är den mest
”önskvärda” vid utförandet av analysen en fallstudie. Mönster jämförelse jämför ett empiriskt grundat mönster med ett eller flera förväntat eller förutsagt mönster. I de fall dessa stämmer överens kan studiens interna validitet stärkas. I denna studie har empiri jämförts med den teoretiska referensramen. Jag har även påbörjat viss analys efter varje utförd intervju. Detta har varit oundvikligt eftersom jag under transkriberings aktiviteter redan börjat reflektera och jämföra det som sagts med tidigare inhämtad information. På så vis kan även en viss löpande analys ha utförts även om jag hela tiden avsett att påbörja analysen när allt material är insamlat.
Vid analys av större mängder öppna intervjuer och dokument kan olika program som CAQDAS eller NUDIST användas. Dessa är en stor hjälp vid kategorisering av större mängder text och forskarna behöver inte ”skumma igenom” (Yin, R. 2006). Den mängd material jag samlat in för detta arbete är inte lika stor som de som avses i exempel där program har använts och jag anser jag mig vara kapabel att själv finna gemensamma drag i den text som samlats in från empiri och tidigare utförd litteraturstudie. Jag har jämfört respondenternas svar mot varandra och de svar jag tycker mig hittat under mitt teorikapitel.
