Hörby kommun 242 80 Hörby| Besöksadress: Ringsjövägen 4| Tel: 0415-37 80 00| Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.horby.se Hörby kommun 242 80 Hörby| Besöksadress: Ringsjövägen 4 | Tel: 0415-37 80 00 | Fax: 0415-134 77
kommunen@horby.se | www.horby.se
Mattias Präntare Kommunikatör
2020-01-03
Innehållsförteckning
Kommunikationsplanens syfte... 3
Prioriterade utvecklingsområden... 3
Intern kommunikation – medarbetarnas rätt till insyn... 3
Planerad kommunikation – proaktivitet och effektivitet... 3
Kunskap & resursstöd – verksamheternas ansvar för kommunikationen4 Mål... 4
Årsaktivitetsplan... 5
Kommunikationsplanens syfte
Den här planen pekar ut områden och prioriteringar som samhällsbyggnadsförvaltningen vill utveckla under 2020 och är vägledande för årets kommunikationsarbete.
Planeringen bygger vidare på det föregående årets plan.
Utvecklingsområden är formulerade och prioriterade av förvaltningskommunikatören utifrån löpande dialog med ledningsgrupp och medarbetare.
Målet är att säkerställa att förvaltningens kommunikationsaktiviteter bidrar till att förvaltningens verksamhetsmål uppnås och att de genomförs på ett resurseffektivt sätt.
God kommunikation är ett gemensamt ansvar och en förutsättning för att stärka relationer med omvärlden och inom förvaltningen.
Kommunikatörens roll är att löpande säkerställa och se till så att förutsättningarna för god kommunikation finns inom förvaltningen.
Hänsyn har tagits till de fokusområden som pekats ut i
kommunikationsstrategin för samhällsbyggnadsförvaltningen (handling # 8 i ärende TN 2016/130). Områdena är Service &
tillgänglighet, Öppenhet & delaktighet och Synlighet.
Planen åtföljs av en översiktlig aktivitetslista.
Prioriterade utvecklingsområden
De prioriterade utvecklingsområdena är vägledande för var kommunikatören - utöver dagliga arbetsuppgifter - ska lägga sitt fokus under 2020.
Intern kommunikation – medarbetarnas rätt till insyn Hörby kommuns organisation är inne i en omfattande
förändringsprocess. Förvaltningens internkommunikation behöver vara i särskilt fokus under 2020. Förvaltningen behöver ha beredskap för att snabbt nå ut med information internt och även ta initiativ när det kommer signaler om upplevelse av informationsvakuum.
Förvaltningen ska ta ägarskap i informationsfrågor där
förvaltningens medarbetare har intresse av insyn och delaktighet.
Planerad kommunikation – proaktivitet och effektivitet Förvaltningen ska fortsatt utveckla det strategiska
kommunikationsarbetet. Genom att planera kommunikationsinsatser i förväg så kan vi röra oss ifrån en händelsestyrd och reaktiv
kommunikation till en proaktiv och mer initiativtagande kommunikation.
Kunskap & resursstöd – verksamheternas ansvar för kommunikationen Vi ska använda våra resurser klokt. Kommunikation ska vara en del av verksamheternas eget DNA. Kommunikatören ska fortsätta verka för att stödja verksamheterna. Fokuspunkter för 2020 är:
Planera och erbjuda utbildningsinsatser för att höja
medarbetarnas kunskap och förmåga. Exempelvis workshops och praktiska övningar
Formalisera och utveckla formerna för förvaltningens interna
nätverksgrupp ”SBF Webbredaktörer”, där förvaltningens
verksamheter gemensamt utvecklar innehållet och tjänsterna
på webben, intranätet och även andra kommunikationsfrågor.
Mål
Under 2020 ska förvaltningen:
Genonmföra åtgärder för att säkerställa och förbättra den interna kommunikationen.
Ha fastställt en uppdaterad kommunikationsstrategi, kommunikationsårplan 2020 samt gjort utvärdering.
Erbjudit, genomfört och planerat utbildningsinsatser på tema
kommunikation i verksamheter där behov finns.
Årsaktivitetsplan 2020
Verksamhet
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Revideringsdatum
19-12-10
Vad? När? Hur? Varför? Ansvarig
Förändringskommunikation Hela
2020 Se över befintliga kontaktytor med medarbetare och
säkerställa att information om omorganisation och relaterade förändringar når ut löpande, vid fasta tidpunkter och efter behov
SBF kan bidra till att minska upplevelse av
informationsvakuum hos medarbetarna och skapa tydlighet i
förändringsprocessen.
Kommunikatör i samarbete med ledningsgrupp
Verksamhetsanpassade utbildningar på tema kommunikation
2020 Vår och höst
Tematiska workshops och anpassade utbildningar till medarbetare. Erbjuds verksamheterna och planeras i samråd med dessa. Även SBF Webbredaktörsgrupp jobbar med frågorna.
Medarbetarnas förmåga att kommunicera är
grundläggande för effektiv organisationskommunikation
Kommunikatör samordnar
Driva frågan om förstärkt grafisk profil, DAM och omvärldsbevakningstjänst
2020 Lyft behoven till central nivå genom dialog och avstämning med KLF kommunikation och ledning.
Verktyg för att hantera bilder, nyhetsbevakning etc är grundläggande för proaktivitet, snabbhet och lagefterlevnad (GDPR etc)
Kommunikatör driver frågan
Proaktiv kommunikation – artiklar med frågor och svar
Löpande Förbered artiklar med fakta, fördjupning samt vanliga frågor och svar.
Kopplat till kommande projekt etc.
Förvaltningen behöver vara proaktiv och ge tydlig information i ett tidigt skede, t.ex provborrning efter vanadin,
vinterväghållningsrutiner, avlägsnande av dämmar
Kommunikatör i dialog
verksamheter
