Hur digitaliseringen förändrar ekonomernas arbetsroll

(1)

Hur digitaliseringen förändrar

ekonomernas arbetsroll

- En fallstudie inom serviceförvaltningen i Stockholms kommun

Rasmus Feingold (860311) Sara Soltani (841211) Adam Wendt (910627)

Mälardalens högskola Akademin för Ekonomi, Samhälle och Teknik (EST)

Kandidatuppsats i företagsekonomi, 15 hp Kurskod: FOA300

Grupp 14

(2)

Sammanfattning

Datum: 9 juni 2020

Nivå: Kandidatuppsats i företagsekonomi, 15 hp

Institution: Akademin för Ekonomi, Samhälle och Teknik (EST), Mälardalens högskola. Författare: Rasmus Feingold, Sara Soltani och Adam Wendt

Handledare: Esbjörn Segelod

Nyckelord: Digitalisering, Automatisering, Ekonomer, Arbetssätt, Offentlig sektor, Kommun.

Titel: Hur digitaliseringen förändrar ekonomernas arbetsroll - En fallstudie inom serviceförvaltningen i Stockholms kommun

Forskningsfrågor:

1: Hur arbetar serviceförvaltningens ekonomiska verksamhet med digitaliseringen i Stockholms kommun?

2: Vilka framtida möjligheter och utmaningar föreligger vid digitaliseringen inom förvaltningen i uppsatsens studie?

3: Vad finns det för för- och nackdelar med arbetssättet i och med digitaliseringen inom serviceförvaltningen?

Syfte: Syftet med studien är att kartlägga och analysera erfarenheter från digitaliseringen i serviceförvaltningen i Stockholms kommun, dess framtida möjligheter och utmaningar, hur serviceförvaltningens ekonomiska verksamhet arbetar med digitaliseringen samt vilka för- och nackdelar det finns.

Metod: I uppsatsen användes en kvalitativ metod. Datainsamling gjordes genom intervjuer med kommunalt ansvariga och medarbetare inom den ekonomiska verksamheten i

serviceförvaltningen.

Slutsatser: Handlingsstyrning som anses byråkratiskt sker inom serviceförvaltningen och försvårar digitaliseringens framfart. Utmaningen blir att behålla mänskliga tjänster på

avdelningen. Som fördelar och som möjligheter är alla nya sätt som digitaliseringen erbjuder och effektiviserar verksamheten. Nackdelarna är den fysiska hälsoaspekten.

(3)

Abstract

Date: 9th June 2020

Level: Bachelor thesis in Business Administration 15 ESTS

Institution: School of Business, Society and Engineering, Mälardalen University Authors: Rasmus Feingold, Sara Soltani and Adam Wendt

Tutor: Esbjörn Segelod

Keywords: Digitization/digitalisation, Automation, Economists, Working methods, Public sector, Municipality

Title: How digitalization is changing economists' way of working - A case study in service management in Stockholm municipality

Research questions:

1. How does the economic activity of the service administration work with digitalization in Stockholm municipality?

2. What future opportunities and challenges exist in the digitalisation of the administration in the study?

3. What are the advantages and disadvantages of working with digitalization in the service administration?

Purpose: The purpose of the study is to map and analyze experiences from the digitalization in the service administration in Stockholm municipality, its future opportunities and

challenges, how service economics work with digitalization and what advantages and disadvantages there are.

Method: The thesis used a qualitative management method. Data collection was done through interviews with municipal managers and employees in the finance department who run

financial activities in service administration.

Conclusions: Action control that is considered bureaucratic takes place within the service administration and makes the progress of digitization more difficult. The challenge will be to retain human services in the department. As benefits and opportunities are all new ways that digitalization offers and streamlines operations. The disadvantages are the physical health aspect.

(4)

Förord

Författarna av uppsatsen skulle vilja rikta ett stort tack till respondenterna som ställde upp på serviceförvaltningen i Stockholms kommun. Tack för det trevliga bemötandet samt tiden som intervjuerna krävde. Den insatsen gjorde att studien kunde genomföras.

Ett extra stort tack till uppsatsens handledare Esbjörn Segelod, slutseminariets handledare Fredrik Jeanson samt opponenterna vid seminariumstillfällena som har givit vägledning samt kommit med goda råd och synpunkter. Slutligen vill forskningsgruppen även tacka varandra för ett bra samarbete.

Feingold, Rasmus Soltani, Sara Wendt, Adam Eskilstuna, 2020

(5)

Innehållsförteckning

1. Inledning ... 1 1.1 Bakgrund ... 1 1.2 Problemformulering ... 2 1.3 Syfte ... 3 1.4 Frågeställningar ... 3 2. Teoretisk referensram ... 4 2.1 Digitalisering ... 4

2.2 Digitaliseringens effektivisering på redovisnings- och revisionsbranschen ... 5

2.3 Ekonomistyrsystem ... 5

2.3.1 Resultatstyrning... 5

2.3.2 Handlingsstyrning ... 6

2.4 Hur digitaliseringen påverkar personalstyrkan ... 6

2.5 Arbetssätt automatiseras bort ... 6

2.6 Byråkrati ... 7

2.7 Juridikens och politikens påverkan på digitaliseringen ... 8

3. Metod ... 10 3.1 Undersökningsmetod ... 10 3.2 Datainsamling ... 10 3.3 Litteraturstudie... 11 3.4 Forskningsdesign ... 11 3.5 Urval av fallstudie ... 11 3.6 Kvalitetskriterier ... 12 3.6.1 Trovärdighet ... 12 3.6.2 Äkthet ... 13 3.7 Etiska överväganden ... 13

3.8 Problematik med fallstudie som forskningsdesign ... 14

3.9 Operationalisering ... 14

3.10 Analysmetod ... 15

4. Empiri ... 16

Intervjuperson A - Systemadministratör ... 16

Digitaliseringen inom den ekonomiska verksamheten ... 16

Möjligheter och utmaningar med digitalisering ... 17

Fördelar och nackdelar med digitalisering ... 17

Intervjuperson B – Ekonomiadministratör ... 18

(6)

Möjligheter och utmaningar med digitaliseringen ... 18

Fördelar och nackdelar med digitaliseringen ... 18

Intervjuperson C - Ekonomiadministratör ... 19

Digitalisering inom den ekonomiska verksamheten ... 19

Intervjuperson D – Enhetschef ... 20

Intervjuperson E - Ekonomiadministratör ... 21

Intervjuperson F – Enhetschef ... 22

Digitaliseringen inom den ekonomiska verksamheten ... 22

Intervjuperson G - Systemadministratör ... 25

5. Analys ... 27

5.1 Digitalisering ... 27

5.2 Digitaliseringens effektivisering på redovisnings- och revisionsbranschen ... 27

5.3 Ekonomistyrsystem ... 28

5.4 Hur digitaliseringen påverkar personalstyrkan ... 29

5.5 Arbetssätt automatiseras bort ... 29

5.6 Byråkrati ... 30

5.7 Juridikens och politikens påverkan på digitaliseringen ... 31

6. Slutsatser, diskussion och förslag till vidare forskning ... 32

6.1 Slutsatser ... 32

6.2 Diskussion ... 33

6.3 Förslag till vidare forskning ... 34

7. Referenser ... 35

(7)

1

1. Inledning

Det inledande avsnittet speglar bakgrunden samt problemformuleringen till

forskningsområdet. Därefter behandlar kapitlet uppsatsens syfte och som avslutning återfinns arbetets frågeställningar.

1.1 Bakgrund

Ekonomens roll förändras på grund av att ekonomyrket ofta genomgår förändringar av olika slag (Baldvinsdottir, Burns, Nørreklit & Scapens, 2009b; Goretzki, Strauss & Weber, 2013). Tidigare har ekonomens roll mest fokuserat på att sammanställa finansiell information och inrikta sig på det förflutna vilket fortfarande är aktuellt men rollen har utvidgats visar forskning sedan 1950-talet (Granlund & Lukka, 1997; Lindvall, 2009; Paulsson, 2012). Ekonomens roll har breddats med fler arbetsuppgifter som till exempel ska fokusera mer på framtiden än på det förflutna, arbeta med både finansiell och icke-finansiell information, ha insyn i verksamheten, social kompetens, samt kunna arbeta i team och hjälpa både medarbetare och ledning (Byrne & Pierce, 2007; Graham, Davey-Evans & Toon, 2012; Granlund & Lukka, 1997; Lindvall, 2009; Paulsson, 2012).

Den digitala tekniken har mer eller mindre tagit över våra liv. De allra flesta företag, organisation och institutioner har satsat eller satsar på digitalisering. Satsningarna görs exempelvis genom föreläsningar, kurser, nya tekniska verktyg, utbildning och seminarier. Om organisationer och institutioner inte satsar på digitalisering kommer de att förlora konkurrensförmåga i det samhälle som utvecklar sig dagligen (Hagberg & Jonsson, 2016). Klarhet behöver göras mellan två begrepp på engelska, digitization och digitalization som båda blivit översatt till digitalisering på svenska. Begreppet digitization betyder att konvertera analog information till digital information. Det kallas också för informationsdigitalisering. Däremot innebär digitalization att information och kommunikation i samhället mellan individer, organisation och aktörer sker via nya kanaler och nya sätt. Användning av informationsteknik ökar i samhället och kallas för den samhälleliga digitaliseringen (Hagberg & Jonsson, 2016).

Sedan 1990-talet då internetanvändning blev tillgängligt för allmänheten har digitaliseringen utvecklats och enligt Cöster och Westelius (2016) lever människor i ett samhälle där allt är kopplat till datorer och att nästan alla har smartphones. Användningen av smartphones har lett till en social revolution eftersom allt fler människor har tillgång till information genom digital teknik. Hagberg och Jonsson (2016) anser att organisationer har påverkats av IT-utvecklingen och förändringen i samhället behöver anpassa sig till människors levnadssätt. Med det menas att digitalisering har blivit aktuellt och en central fråga för alla organisationer. Utan strategier för digitalisering är det omöjligt för organisationer att bedriva sina verksamheter vidare. Digitaliseringen har förändrat samhället och allt fler verksamheter har blivit och blir mer digitaliserade. På så vis har det förändrat hur individer lever och arbetar. Dessa förändringar ger förutsättningar och möjligheter att göra verksamheter som inte kunde göras förut, arbete som inte gjordes tidigare samt kontakt till myndigheter på ett sätt som inte tidigare var möjligt (Sveriges kommuner och regioner, 2019). Sverige har satsat resurser för att bli bäst i världen när det gäller digitalisering. På olika nivåer arbetar olika myndigheter för att utveckla

(8)

2 digitalisering inom sina verksamheter. År 2019 ersatte SKR (Sveriges kommuner och regioner) sin handlingsplan för digitalisering som hette ”Handlingsplan 2017–2025: Förutsättningar för digital utveckling i kommuner och regioner” med SKR:s strategi för digital utveckling i en digital tid”. Strategin konstaterar att det förmodligen är arbetsuppgifter inom områden som administration, ekonomi, service, transport och teknik som kommer påverkas i störst utsträckning i framtiden (SKR, 2019). År 2018 skapades en ny statlig myndighet kallad “Myndighet för digital förvaltning” som i sitt uppdrag har att koordinera och ge stöd till den offentliga förvaltningen (kommuner, regioner och statliga myndigheter) för att denna ska bli mer effektiv och ändamålsenlig.

1.2 Problemformulering

Enligt tidigare forskning tror ekonomer i kommunala förvaltningar att arbetsuppgifter kommer att bli annorlunda i framtiden på grund av teknikens utveckling (Baldvinsdottir, Burns, Nørreklit & Scapens, 2009a; Goretzki, et al., 2013). Antalet studier som har

koncentrerat sig på ekonomens roll inom offentlig sektor är dock fåtalig. Dessa studier har främst genomförts inom privat sektor (Granlund & Lukka, 1997). Paulsson (2012) menar dock att det krävs mer forskning inom offentlig sektor för att fylla detta gap.

Det pågår en debatt om hur den offentliga sektorn klarar av digitaliseringen jämfört med den privata sektorn. Ekholm, Jebari och Markovic (2018) förklarar att kommunerna endast

spenderar tolv procent av de medel som används till förändring, innovation och utveckling på IT, vilket är hälften så stor andel som inom näringslivet. Kommunernas IT-budgetar ligger i snitt på 2,7 procent av omsättningen 2017, vilket är mindre än andra verksamheter. Snittet för offentlig sektor ligger på 3,3 procent. Detta kan jämföras med finanssektorn som ligger i topp med cirka 12,4 procent av omsättningen.

Trots att kommunernas IT-budgetar är lägre än andra verksamheter är det, enligt en

undersökning från Visma, just offentlig sektor som har allra högst digitaliseringsgrad. Enligt undersökningen ligger den offentliga sektorn i topp, där 52 procent av branschen anses vara digitaliserad. Därefter kommer finans- och försäkringsverksamhet på 48 procent och på en tredje plats kommer fastighetsverksamhet på 46 procent. Digitaliseringen är en komplex fråga när det gäller att mäta vart olika verksamheter ligger i utvecklingen, där det inte är ovanligt att studier får olika resultat (Johansson, 2016).

Stockholm kommun uttalar sig om att digitalisering är en viktig strategisk fråga för framtiden och de satsar på att vara världens smartaste stad år 2040 (Stockholms stad, 2018). Enligt Europeiska kommissionen ligger Sverige på en andra plats i EU när det gäller digitalisering (European Commission [EC], 2019), och enligt IMD World Competitiveness Center (2019) ligger Sverige på en global tredjeplats när det gäller digital konkurrenskraft. Sverige ligger ofta i topp på globala rankningar när det gäller digitalisering, både när det gäller digitalisering inom den privata- och den offentliga sektorn. Därför kan Stockholm kommuns mål att bli världens smartaste stad år 2040 ses som genomförbart och möjligt. Vad Stockholms kommun har för utmaningar och strategier för att nå detta mål kan då vara intressant att fördjupa sig i. Digitaliseringens utveckling har gynnat ekonomer, och då framförallt akademiska ekonomer med utbildning. I och med automatiseringen uppstår nya arbetsuppgifter som kommer att paketeras på helt nya sätt och med nya yrkestitlar. Uppdragsplanering, upphandlingscontroller och kommunikatörer är exempel på jobb som ökar och blir allt mer diversifierade. En

(9)

3 kombination av ekonomiska och juridiska kunskaper tillsammans med

digitaliseringskompetens kommer att bli särskilt eftertraktad. Generalister kommer att få det betydligt svårare i framtiden och kommer förr eller senare att behöva specialisera sig. I framtiden spås efterfrågan på kompetensutveckling och mer specialiserade

ekonomiutbildningar att öka (Johansson, 2017). Intressanta områden att studera i denna uppsats blir att fördjupa sig i hur efterfrågan inom Stockholms kommun kommer att förändras på grund av digitaliseringen när det gäller specialisering för ekonomer och vilka typer av ekonomijobb som kan drabbas av en efterfrågeminskning eller om efterfrågan försvinner helt.

1.3 Syfte

Syftet med studien är att kartlägga och analysera erfarenheter från digitaliseringen i

serviceförvaltningen i Stockholms kommun, dess framtida möjligheter och utmaningar, hur serviceförvaltningens ekonomiska verksamhet arbetar med digitaliseringen samt vilka för- och nackdelar det finns.

1.4 Frågeställningar

1: Hur arbetar serviceförvaltningens ekonomiska verksamhet med digitaliseringen i Stockholms kommun?

2: Vilka framtida möjligheter och utmaningar föreligger vid digitaliseringen inom förvaltningen i uppsatsens studie?

3: Vad finns det för för- och nackdelar med arbetssättet i och med digitaliseringen inom serviceförvaltningen?

(10)

4

2. Teoretisk referensram

Det här avsnittet handlar om studiens teoretiska referensram. För att förstå och få en inblick i forskningsområdet presenteras först digitalisering och digitaliseringens effekter på

redovisnings- och revisionsbranschen. Vidare utreds begreppen resultatstyrning och handlingsstyrning för ekonomistyrningen. Avslutningsvis presenteras definitionerna av hur digitaliseringen påverkar personalstyrkan, arbetssätt automatiseras bort, byråkrati samt juridikens och politikens påverkan på digitaliseringen.

2.1 Digitalisering

Enligt Katarina L Gidlund, professor och digitaliseringsforskare vid Mittuniversitet, är digitalisering lika med tre stycken S. Dessa tre S:en står för saker, sätt och samhälle. Det första S:et är sakerna, som kallas för artefakterna på forskningsspråk. Det är mobilerna, datorerna och sakerna som visuellt kan ses men även kännas av fysiskt. I dessa saker finns även program, koder och system. Det räknas fortfarande som saker eftersom de finns där och är skapat av människan. Det andra S:et är sätt. Det vill säga att nya sätt som uppkommer. Nya beteenden som att till exempel betala parkeringen med mobilen trots att bilen redan är

lämnad. Ett annat exempel är att två personer kommunicerar via text på ett sätt som inte var möjligt tidigare. Hanteringen av ärenden sker även på nya sätt i våra organisationer och det är fortfarande organiserings- och verksamhetsutveckling med digitaliseringens möjligheter. Det tredje S:et är mer komplicerat att förstå sig på, och det är en ytterligare dimension som syftar på samhället. Samhället kan förklaras med begreppet industrialisering. Det handlar om att visa att samhället, värderingar och vad som är viktigt görs om. Industrialisering handlar i

synnerhet om effektivisering. På samhällsnivå handlar det om vilka värderingar och logiker som eftersträvas samt hur samhället ska avbildas efter dessa. Grunden för industrialiseringen var att det eftersträvades att fler folk skulle få tak över huvudet, mat och möjligheten att kunna resa smidigare. Idag finns andra utmaningar i stora delar av världen. Det är mer sällan det pratas om dessa utmaningar och individer kan fråga sig vad det är för egentliga

utmaningar som digitaliseringen ska svara på. Enligt professor Katarina L Gidlund är det viktigt att kunskap finns om definitionen av dessa tre S om någon ska gå in i en

digitaliseringsprocess. Professorn menar att det är vanligt att folk ofta förstår sig på de två första S:en medan det är svårare att ha en diskussion om det tredje. Om det inte går att

förklara det meningsfulla med det som ska digitaliseras eller göras så är det svårt att få folk på sin sida eftersom personer fastnar och inte förstår sig på vad digitaliseringen hänger ihop med och vad helhetsbilden är (Eriksson, 2019).

Cöster och Westelius (2016) menar att digitaliseringen inte bara påverkar hur människor organiserar sig i civilsamhället utan även hur detta sker på arbetsplatserna. Digitaliseringen möjliggör arbete från olika platser istället för fysiska möten. Detta sker via

kommunikationskanaler som bland annat mejl, sms, digitala videokonferenser och specifika företagsapplikationer. Denna utveckling har lett till en effektivisering i både kostnad och tid för organisationer, menar Liew (2015).

Caballero och Kingston (2009) har skrivit teorier om att institutionell förändring i organisationer ligger i fokus för det som kallas exogena och endogena parametrar. Med exogena menas de förändringar som är externa och som sker i samhället och påverkar organisationer. Exempel på de förändringarna är globalisering, ny kunskap och teknologisk utveckling. Med endogena menas struktur, regler och normer som finns i organisationer. Andersson, Axelsson och Rosenqvist (2013) anser att interna kompetenser behöver göras om

(11)

5 på grund av samhällets utveckling. På samma sätt betonar Lavie (2006) att grunden till en institutionell förändring i organisationer är teknologiutveckling.

2.2 Digitaliseringens effektivisering på redovisnings- och revisionsbranschen

Lee, Whitworth, och Hermanson (2015) menar att tidigare arbetsuppgifter som tog lång tid att utföra har ersatts med digitala lösningar och program. Uppgifterna som handlar om lättare manuella arbetsuppgifter, att granska och analysera bokslut i pappersform har övergått till olika digitaliserade system. Banker, Chang och Kao (2002) hänvisar till att de två enskilt viktigaste faktorerna till förändringarna är programvara och kunskapsdelande applikationer som bidragit till att IT ersatt arbetskraft och genom detta förändrat arbetsprocessen.

Förbättrade system har ersatt pappershantering av digitala verifikationer och fakturor. Enligt Kairos Future (2013) anses den största trenden under 2010-talet inom redovisningsbranschen vara digitaliseringen. Inom redovisnings- och revisionsbranschen förväntas rådgivning bli allt mer dominerande efter 2010-talet då 80 procent av arbetet handlade om grundläggande redovisning och endast 20 procent avsedde rådgivning. Siffrorna uppskattas bli omvända i framtiden eftersom kunder kommer kunna göra fler ekonomiuppgifter själva digitalt och därav spås rådgivning bli en viktig källa för att bibehålla och bygga kundrelationer.

Arbetarens sociala kompetens och kunskap kommer då bli avgörande inom redovisnings- och revisionsbranschen.

2.3 Ekonomistyrsystem

Efter att organisationen utformat mål och strategier är ledningens huvudsakliga göromål att steg för steg se till att målen uppfylls genom att styra människor (Merchant, 1982). Enligt Otley (1999) är det som regel fokus på finansiella mått då en organisations prestation studeras och en rikare bild av hur styrning ska genomföras genom interna aktiviteter efterfrågas av författaren. Ekonomistyrsystemen handlingsstyrning samt resultatstyrning kan nyttjas i olika kombinationer och det är vanligt att de integrerar med varandra (Merchant & Van der Stede, 2012). Det är i enlighet med Herath (2007) betydelsefullt att styrsystemen är utformade på ett optimalt sätt vilket annars leder till outnyttjade resurser och att organisationen blir ineffektiv.

2.3.1 Resultatstyrning

Merchant och Van der Stede (2007) menar att resultatstyrning innefattar att styra med mål för de anställda, men att inte arbetssättet styrs för att uppnå målen. De anställda har alltså ”fria” tyglar för att nå dessa mål men det finns konsekvenser i form av belöningar och

bestraffningar, beroende på hur resultaten blir. Det ligger i medarbetarens ansvar och skyldighet att de mål som organisationen satt uppnås (Picard & Reis, 2002). För att skapa incitament till ett väl utfört arbete samt ökad motivation kan eventuella belöningar

sammankopplas med önskade mål. Denna styrningsmodell påstås vara mest effektiv då anställda själva kan vara med att påverka samt att de får vetskap om önskat resultat. Att på ett effektivt sätt kunna kontrollera resultaten som är mätbara ses som en viktig del (Merchant & Van der Stede, 2007). Detta för att ha möjlighet till att följa upp arbetet på ett smidigt sätt (Ekonomistyrningsverket, 2018).

(12)

6

2.3.2 Handlingsstyrning

Handlingsstyrningens syfte är att styra de anställdas handlingar eftersom det är den mest direkta styrningsmodellen (Sanches, Velez & Ramon, 2007). Att arbetssättet är standardiserat samt har låg övervakning är kännetecken för handlingsstyrning. Modellen används ofta i byråkratiska organisationer där det är strikt med tydliga riktlinjer och regler. Personalens handlingar styrs genom väl utpräglade processer som ska följas (Merchant & Van der Stede, 2007). Fördelarna med handlingsstyrning är kopplade till att organisationer inte är beroende av individen då samma standardiserade arbetsuppgifter lätt kan skötas av en annan individ. Kreativitet är inte en viktig del av arbetet. Det negativa är att om regler och riktlinjer inte följs blir det svårigheter att utföra arbetet på rätt sätt i en organisation (Merchant & Van der Stede, 2007).

2.4 Hur digitaliseringen påverkar personalstyrkan

Ett exempel på digitaliseringens utveckling återfinns hos företaget Palette Software som automatiserar hanteringen av leverantörsfakturor (Wiklund, 2018). Företaget har 20 års erfarenhet av att automatisera fakturor och är marknadsledande i Norden på elektronisk fakturahantering (Amestosolutions, u.å.). Företagets system ser till att fakturan kommer till korrekt person samt att den matchas mot inköpsorder och avtal. Det krävs sällan någon mänsklig inblandning, endast när det sker specifika avvikelser. Detta innebär en effektivisering. Vid ett läge hade det nämnda företaget en kund som hade 50 000

leverantörsfakturor, och åtta år senare hade antalet fakturor växt till 180 000 stycken. Denna stora tillväxt av leverantörsfakturor kunde fortfarande hanteras med samma personalstyrka. Automatiseringen är en teknik som har etablerats, medan däremot artificiell intelligens (AI) endast har tagit några avvaktande steg in i branschen (Wiklund, 2018). AI är en samlingsterm för datasystem som har möjlighet att känna av sin omgivning, tänka, lära sig och vidta

åtgärder som replik på vad de känner och vilka mål de har (PriceWaterhouseCoopers, 2020). Det finns däremot en tydlig potential med AI, bland annat när det gäller att ta över den manuella konteringen av fakturor. Nästa steg skulle kunna vara att systemet gör analyser och därefter komma med förslag samt beslutsunderlag (Wiklund, 2018).

AI-tekniken är inte användbar i dagsläget och behöver förädlas, vilket kan beskrivas vara en fråga om mognaden på marknaden. Det vill säga att våga släppa fler uppgifter till maskinerna. Det skulle alltså inte fungera att rulla ut AI-lösningar till alla deras kunder i dagsläget, trots att de har tillgång till de tekniska lösningarna. Det råder ingen tvekan om åt vilket håll

utvecklingen går i och med att alla ekonomiavdelningar har en konstant press på sig att bli mer effektiva. Automatiseringen hjälper medarbetarna att lägga ner mer tid på analyser till exempel. Detta kan förbättras ytterligare när det finns fullgoda AI-lösningar på plats (Wiklund, 2018).

2.5 Arbetssätt automatiseras bort

Två revolutionerande innovationer återfinns i skrivmaskinen och persondatorn. De trängde undan många simplare, mer monotona, kontorsuppgifter. Det hävdas att de smarta

datorprogrammen kommer att få samma effekt (Johansson, 2017). Redan under perioden 2006–2011 automatiserades 450 000 svenska jobb bort, det motsvarar två procent av

(13)

7 har Sverige tio procent färre jobb i mellansegmentet. Inom 20 års tid spås vartannat yrke vara föråldrat och ekonomerna kommer att leva i en omvärld med extremt stora förändringar (Johansson, 2017).

Idag finns det cirka 375 000 personer i Sverige som jobbar inom ekonomiområdet. Hade antalet jobb vuxit lika snabbt som resten av arbetsmarknaden skulle det finnas cirka 13 000 fler jobb för ekonomer. Främst är det administrationsjobb samt arbete för assistenter som försvunnit (Johansson, 2017). Även jobb i industrin och butikskassorna har minskat (Fölster, 2015). Personer med mer generella kunskaper kommer att få det svårare i framtiden och kommer så småningom att behöva specialisera sig. Det kommer även att finnas en ökad efterfrågan på kompetensutveckling och mer specialiserade ekonomutbildningar inom bland annat business analytics, big data och kvantitativa metoder inom finans (Johansson, 2017). Det verkar dock inte vara speciellt många som är oroliga för att digitaliseringen,

automatiseringen, robotiseringen och AI ska ta över svenskarnas arbeten. I alla fall inte enligt en undersökning från It-företaget Centric. Enligt undersökningen så tror endast 8,4 procent att digitaliseringen kommer leda till att de förlorar arbetet. Tre fjärdedelar, eller 73,4 procent, är inte oroliga alls för sina jobb medan resten svarar att de inte vet. Yngre oroar sig dock betydligt mer än äldre (Johansson, 2017).

2.6 Byråkrati

Många tycker illa om ordet byråkrati och använder det även som skällsord: "Det är för byråkratiskt!" Begreppet byråkrati brukar förknippas med forskaren Max Weber och har en koppling med begreppet beteendeformalisering. Med beteendeformalisering avses i vilken utsträckning beteendet i arbetet styrs av formellt uttalade regler, policys, procedurer och standarder. Baktanken med dessa typer av regler är att ledningen vill ha kontroll över att det blir som de tänkt sig i informationen. Weber kan sägas ha försökt renodla en "perfekt" organisation med syfte att visa hur den då skulle fungera (Forslund, 2009).

Byråkratin fungerar olika i den privata samt offentliga sektorn. Olle Avelin, marknadschef på Abrå Hissystem, har utvecklat ett unikt hissystem som ska underlätta tillgängligheten till lägenheten för bland annat äldre och personer med funktionshinder att kunna bo hemma längre. Kommuner har räknat ut att de sparar 700 000 per år för varje äldre som kan bo kvar hemma. Samtidigt som installationskostnaden för hissystemet ligger på cirka 180 000 - 250 000 kronor per lägenhet. Byråkratiskt strul hindrar dock Abrå Hissystem från att leverera till offentlig sektor. Det är främst finansieringen som myndigheterna har det struligt med och ingen verkar ha mandat att ta beslut om investeringen. Samtidigt verkar privata bostadsbolag ha enklare att ta beslut om att göra inköp (Fredriksson, 2017).

Genom att ha skrivna regler och kräva att dessa följs och att på så sätt ha möjlighet att bestraffa människor om det kan bevisas att de ej följt reglerna. Bestraffningar som dessa kan ta sig uttryck i till exempel försämrade arbetsuppgifter, löneavdrag eller avsked. Särskilt vanligt är detta i offentliga myndigheter. Poliser, universitetslärare och åklagare är exempel på personer som kan råka ut för anklagelsen "tjänstefel" (Forslund, 2009).

Samhället vill att organisationer som polisen, banken, Försäkringskassan och industribolaget ska behandla alla lika, oavsett hudfärg, ålder och utseende. Ett sätt att försöka garantera detta är att se till att organisationen fungerar byråkratiskt. Detta är i Webers mening den stora

(14)

8 fördelen med byråkrati. Den negativa delen är främst att reglementet inte klarar av att hantera alla de problem som behöver lösas. Om problemet är nytt och organisationen ej har någon standardiserad lösning till detta och det kan ta lång tid att utföra någon åtgärd eller förändring (Forslund, 2019).

2.7 Juridikens och politikens påverkan på digitaliseringen

Varje år köper svenska myndigheter varor och tjänster för cirka 500 miljarder kronor.

Offentliga upphandlingar har regler som ska ge alla företag som säljer sina varor och tjänster till myndigheter samma möjligheter. Dessa regler ska också se till att myndigheterna

använder sina pengar på ett bra sätt när de handlar varor och tjänster (Konkurrensverket, 2011). Lagen om offentlig upphandling (LOU, SFS 2016:1145) berör i stort sett hela den kommunala verksamheten. LOU beskrivs som ett av de viktigaste instrumenten för en så effektiv användning av offentliga resurser som möjligt och främjande av tillväxt i allmänhet (Hettne & Montin, 2018).

LOU har även fått kritik och beskrivits som krånglig, svårtolkad och ibland direkt hindrande från den kommunala handlingsfriheten (Hettne & Montin, 2018). Ramberg och Reepalu (2013) beskriver problematiken av att myndigheter, kommuner och andra offentliga organ måste följa LOU:s regelverk. Det är en detaljerad lag med 244 långa paragrafer. Tjänstemän som ansvarar för inköp av varor är rädda för att göra fel och tvingas ha fokus på byråkratiska, krångliga regler. Knutsson och Thomasson (2013) menar att kommuners rädsla för att göra fel och ta risker leder till att de sällan är villiga att pröva nya former för upphandling.

Stadsledningskontoret (SLK) är kommunstyrelsens förvaltning. Kontoret biträder

kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i deras uppdrag att på ett effektivt sätt leda samt samordna hela Stockholms stads verksamhet. SLK ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om (Stockholms stad, 2020d).

Kommunstyrelsens ledamöter förbereder ärenden så att ledamöterna i kommunfullmäktige får en sammanställning av all fakta och förslag innan de verkställer ett beslutsfattande.

Stockholms kommunstyrelse består av 26 politiker (Stockholms stad, 2020b), och kommunfullmäktige består av 101 folkvalda politiker (Stockholms stad, 2020a).

Avdelningen för IT och digitalisering ska genom förvaltning och utveckling garantera en ändamålsenlig och kostnadseffektiv stadsgemensam IT-miljö. Uppdraget är en förutsättning för förvaltningars och bolags utvecklingsarbete för en uppkopplad och smart stad. I uppdraget finns även ett närstående samarbete med stadens centrala systemägare. Enheten ska bereda styrdokument och riktlinjer inom IT- och digitaliseringsområdet och medverka i

uppföljningen av dessa. Avdelningen ska stödja förvaltningar, bolag samt övriga delar av SLK, som har verksamhetsansvaret, i deras digitaliseringsarbete. Detta ska ske genom framtagande av gemensamma arbetssätt, kompetensutveckling och rådgivning (Stockholms stad, 2020d).

(15)

9 Stockholms stad (2020d, Figur 1) visar hur stadsledningskontoret är utformat.

Det finns även lagar om upphandling i Europeiska unionen (EU) och när de svenska myndigheterna följer LOU följer de också EU:s regler (Konkurrensverket, 2011). När det gäller kontrakt till ett högt värde bygger bestämmelserna på EU:s allmänna regler om offentlig upphandling (Europeiska unionen, 2020). EU:s marknadsregler och

sammanhängande nationell lagstiftning berör de flesta, om inte alla verksamheter som kommunerna har ansvar för. Det är alltså EU:s regler som LOU tillämpar i Sverige och dessa regler får därmed en påverkan på det kommunala handlingsutrymmet. Förenklat uttryckt skulle frånvaron av EU:s regler för offentlig upphandling betyda att en kommun har ett självständigt politiskt handlingsutrymme vid köp av varor och tjänster. Detta skulle betyda att en kommuns upphandling av varor och tjänster skulle vara reglerade utifrån lagstiftning. Det är mellan extremer som dessa det handlar om gällande kommunalt handlingsutrymme vid offentlig upphandling (Hettner & Montin, 2018).

(16)

10

3. Metod

I uppsatsen användes en kvalitativ metod av författarna. Datainsamling gjordes genom intervjuer med kommunalt ansvariga för digitaliseringen, medarbetare i olika verksamheter som driver digitaliseringsarbete samt de som arbetar digitalt i serviceförvaltningen. Urvalet blev en serviceförvaltning i Stockholms kommun som satsar på att bli ledande i världen inom ämnet digitalisering och blev därmed fokus för intervjuerna. Rubrikerna som behandlas i avsnittet är undersökningsmetod, datainsamling, litteraturstudie, forskningsdesign, urval av fallstudie, tillförlitlighet och äkthets, etiska överväganden, problematik med fallstudie som forskningsdesign samt analysmetod.

3.1 Undersökningsmetod

Enligt tidigare forskning förekommer det en viss oklarhet i hur digitaliseringen påverkar ekonomer och deras roll inom den offentliga sektorn. Därför eftersträvades att skapa en klarhet kring ämnet genom att använda en kvalitativ metod. En kvalitativ metod syftar till att skapa en djupare förståelse för ett visst ämne eller fenomen, vilket kan genomföras genom att studera ett fåtal undersökningsobjekt (Home & Solvang, 1997; Jacobsen, 2002).

Digitaliseringen uppfattades som ett brett och komplext ämne, därför ansågs det vara mest lämpligt att samla in data genom ord istället för siffror för att på så sätt få en djupare

förståelse kring ämnet. Sju stycken respondenter fick 23 frågor var att svara på varav de första två var mer allmänt om roll och tid på förvaltningen. Övriga 21 frågor ställdes för att besvara studiens frågeställningar samt syfte. Strävan var att ställa så öppna frågor, samt följdfrågor, som möjligt till intervjupersonerna för att inte begränsa deras svar.

3.2 Datainsamling

Det finns olika sätt att samla in data för ett uppsatsarbete. Den här uppsatsen kom att

behandlas med en kvalitativ metod. I kvalitativa metoder är intervjuer det vanligaste sättet att samla in data och det finns olika sätt att genomföra intervjuer (Yin & Retzlaff, 2013). Det sätt som skribenterna i uppsatsen bestämde sig för att använda är det som Yin och Retzlaff (2013) kallar för kvalitativ intervju. Enligt Bryman och Bell (2017) delas denna form in i två typer av intervjuer: ostrukturerade och semistrukturerade. Uppsatsens form blev semistrukturerade intervjuer som är öppna för samtal med deltagarna. Det innebär att uppsatsskrivarna har ställt intervjufrågorna (se bilaga 1) men gett deltagarna frihet att formulera sina svar på sitt eget sätt för att kunna ge en så rättvis bild som möjligt för att besvara uppsatsens frågeställningar och syfte. I de fall som svaren inte ansågs tillräckliga användes följdfrågor för att hitta tillräckliga svar, vilket är tillåtet när semistrukturerade intervjuer används (Bryman & Bell, 2017). Intervjufrågorna handlade om digitaliseringen i serviceförvaltningen i Stockholms kommun på individuell nivå, det vill säga medarbetarna och på organisationsnivå, alltså förvaltningen. Vid intervjuerna med medarbetarna i serviceförvaltningen lades vikt på att tydligt formulera frågor med avseende på personal-, arbetsområdes- och organisationsnivå.

Intervjuerna ägde rum på Skype på grund av coronavirusets framfart då träffarna med

respondenterna skulle ske. Skype kan användas med både bild och ljud och därav kan det ses likvärdigt med ett personligt möte vilket anses bättre än via telefonsamtal eller mejl. Det som anses bättre är för att respondenterna håller sig mer till sanningen när det sker intervjuer ansikte mot ansikte och på så sätt ökas trovärdigheten i uppsatsen. Dessutom spelades

(17)

11 intervjuerna med deltagarna in och samtliga respondenter tillät det. På så sätt kunde materialet transkriberas i efterhand för att vid oklarhet i svaren ha möjlighet att kontakta personerna igen och be om förklaringar. Att spela in och transkribera är fördelaktigt enligt Bryman & Bell (2017). Samtliga intervjuer tog mellan 25–45 minuter via Skype.

3.3 Litteraturstudie

För att hitta lämplig litteratur för den här uppsatsen skedde sökningar på Mälardalens högskolas databas, Primo, Google Scholar samt Söder Scholar. Syftet var att hitta relevanta böcker och vetenskapliga artiklar som var användbara för studien. Sökord som användes var digitalisering, digitalisering i kommuner, digitalisering och ekonomer, redovisning och revision samt nämnda ord på engelska. Dessutom skedde sökning på uppsatser.se och div-portal.org för att hitta tidigare arbeten inom uppsatsens studieområde. Genom detta hittades material som varit användbart för studien. Referenslistor har noga genomgåtts för att hitta lämpliga expertgranskade vetenskapliga artiklar. Sveriges kommuner, främst Stockholms kommun, och landsting samt andra myndigheternas hemsidor har varit vägledande när det gäller strategier, handlingsplaner och riktlinjer för digitaliseringen i den offentliga sektorn vilket uppstatsskrivarna gynnats av i den här uppsatsen.

3.4 Forskningsdesign

Kandidatuppsatsen ska genomföras genom en fallstudie som utgår från det syfte och den frågeställning som presenterades i inledningen. Det finns ett brett utbud av forskning inom ämnet digitalisering. Forskning om hur digitaliseringen påverkar ekonomer inom den offentliga sektorn är dock tunnsådd och nästan obefintlig i Sverige inom den kommunala sektorn. Även studier som har fokuserat på ekonomens roll inom offentlig sektor är fåtalig, dessa studier har främst genomförts inom privat sektor (Granlund & Lukka, 1997). Det behövs mer forskning inom offentlig sektor angående ekonomens roll (Paulsson, 2012). Detta var anledningen till att skribenterna valde en kommun, Stockholms kommun, men var

tvungna att avgränsa studien till att studera avdelningen serviceförvaltning då Stockholms kommun i sin helhet skulle innebära ett för brett fall.

En fallstudie är en forskningsdesign som riktar sitt intresse mot existensen av ett speciellt fenomen, med syftet att noggrant och omfattande beskriva de företeelser, relationer och processer som inträffar och orsakas i koppling med det specifika fenomenet i det specifika fallet (Denscombe, 2016). I detta fall är fenomenet hur ekonomer påverkas av digitaliseringen inom avdelningen serviceförvaltningen i Stockholms kommun. Yin och Retzlaff (2013) beskriver att en fallstudie som forskningsdesign är lämplig när studiens frågeställning ska besvaras på frågor som hur och varför.

3.5 Urval av fallstudie

Studien har gjorts i Stockholms kommun, i serviceförvaltningen. Anledning till valet av denna kommun har varit att Stockholms kommun anses vara ledande när det gäller digitalisering. Stockholms stad (2020c) beskriver att serviceförvaltningen är Stockholm kommuns organisation för gemensam administration och service. Serviceförvaltningens uppgifter

(18)

12 innefattar administrativa tjänster till stadens förvaltningar och bolag. Uppdraget är att

effektivisera kommunens administrativa funktioner. Förvaltningen består av en stab, sex verksamhetsområden och en avdelning för intern administration, se figur 2. Tillgång har funnits till serviceförvaltningen via en medarbetare, vilket underlättade för uppsatsskrivarna att genomföra intervjuerna i en tid då coronaviruset begränsade möjligheten att resa och besöka organisationer.

Stockholms stad (2020c, Figur 2) visar hur serviceförvaltningen är utformad som organisation.

3.6 Kvalitetskriterier

Vid uppsatsskrivning används begreppen validitet och reliabilitet. Enligt Bryman (2011) finns det flera forskare i forskningsvärlden som anser att validitet och reliabilitet är svåra att

applicera när det gäller kvalitativa studier. Därför har mer passande i studien valts att applicera trovärdighet och äkthet som Lincoln och Guba (2016) skriver om.

3.6.1 Trovärdighet

Enligt Lincoln och Guba (2016) har trovärdighet fyra underkriterier vilka är tillförlighet, pålitlighet, överförbarhet och bekräftelse. Nedan beskrivs det vad begreppen handlar om och hur begreppen behandlats i uppsatsarbetet.

Tillförlitlighet

Enligt Bryman (2011) finns det regler som skapar tillförlitlighet och det görs genom att resultaten av forskningen meddelas till de som deltog i studien. I denna uppsats skickades resultaten till samtliga inblandade parter och på så sätt uppfylldes det kravet. Det vill säga att uppsatsen har skickats till respondenterna i serviceförvaltningen i Stockholms kommun för att de vid intresse ska ha möjlighet att ta del av uppsatsens utfall.

Pålitlighet

Att pålitligheten i uppsatsen ska stärkas kan göras genom att forskare beskriver och redogör hela forskningsprocessen för att visa att arbetet har följt de regler som ska följas inom uppsatsskrivning. (Bryman, 2011).

I detta kapitel som behandlar metoden i uppsatsen förklaras hur arbetet skett under uppsatsprocessen. Kontinuerlig kontakt med handledaren har ägt rum från val av

(19)

13 uppsatsämne, forskningsfrågor, intervjufrågor, till genomförandet av slutversionen för att säkerställa att reglerna följts under uppsatsskrivningen.

Överförbarhet

Inom kvalitativ forskning anses det svårt att uppfylla kravet gällande överförbarhet.

Anledning till detta är att inom kvalitativ metod är studieobjekten beroende till kontext och att det är andra som bedömer hur pass överförbart det kan vara i andra situationer och

sammanhang (Lincoln & Guba, 1985). Därför har studiens tillvägagångssätt beskrivits så detaljerat som möjligt för att läsarna ska kunna bedöma på vilket sätt dem kan använda resultatet i andra intressen.

Bekräftelse

Med det menas att forskare ska agera i god tro och inte blanda in sina personliga värderingar och åsikter (Bryman, 2011). Objektiviteten i uppsatsen har bibehållits genom att reglerna följts för uppsatsskrivning samt att diskussionsdelen har varit den enda delen i uppsatsen som egna åsikter har reflekterats.

3.6.2 Äkthet

Med äkthet avses att ge en rättvis bild av det som studerats eller undersökts (Bryman, 2011). I uppsatsen ges en så korrekt och konkret bild som möjligt av det som intervjupersonerna har sagt. Att spela in intervjuerna och transkribera dem noggrant har hjälpt till att öka studiens äkthet. Bryman (2011) skriver om autenticitetkriteriet vilket menas att deltagarna i en studie ska få bättre förståelse av det sociala sammanhang som de befinner sig i. För att uppfylla kriteriet informerades intervjupersonerna om frågorna på förhand och användning av semistrukturerade intervjuer skedde för att ge deltagarna tid att fundera och reflektera över frågorna för att sedan ge så korrekta svar som möjligt. Som nämnts skedde de sociala mötena under intervjuerna via programmet Skype med samtliga sju personer.

3.7 Etiska överväganden

Bryman och Bell (2017) skriver om etiska regler som samtyckeskrav, informationskrav, anonymitetskrav samt konfidentialitetskrav. Deltagarna i intervjuerna fick på förhand veta om att en uppsats skulle skrivas via en fallstudie. Tillsammans i gruppen skickades mejl ut där presentation om skribenterna fanns samt information om syftet med fallstudien. Efter detta mottogs svar från de som var intresserade av att delta i studien. Deltagarna fick därefter mejl med intervjufrågorna för att underlätta och minska stressen under intervjun.

I mejlet ställdes frågan om det gavs tillåtelse att spela in respondenternas svar. Samtliga deltagare godkände detta. Respondenterna fick i förväg reda på att inspelningarna skulle raderas när intervjun var klar. Anonymitet informerades om så önskades men ingen av deltagarna begärde det.

(20)

14

3.8 Problematik med fallstudie som forskningsdesign

Det finns en viss problematik kopplat till fallstudie som forskningsdesign. Inledningsvis har det riktats kritik mot att teoretisk och generell kunskap är mer värdefull än den kontextuella och praktiska kunskap som en fallstudie producerar (Flyvbjerg, 2006). Det har också ifrågasatts om det är tänkbart att göra en generalisering från ett vetenskapligt perspektiv utifrån fallstudiens undersökning av det särskilda fallet (Yin, x 2007; Flybjerg, 2006) Kritik som denna bemöts genom att studien inte önskas resultera i en teoretisk handbok med steg och åtgärder som resulterar i vid applicering. Studien syftar snarare till att identifiera hur digitaliseringen påverkar ekonomers arbetssätt, vad det finns för för- och nackdelar med dessa arbetssätt samt vad det finns för framtida möjligheter och utmaningar.

En annan kritisk del mot forskningsdesignen fallstudie är att slutresultatet blir ett kvalitativt resultat som en process eller en redogörelse av ett sammanhang istället för data som kan mätas kvantitativt (Denscombe, 2016). Som svar på denna kritik är att digitaliseringen som fenomen i sin helhet inte går att mätas utan är av en kvalitativ karaktär och blir därför passande för denna fallstudie.

3.9 Operationalisering

Vid operationalisering skapas en koppling mellan teorin och det som ska undersökas; empirin (Holme & Solvang, 1996). Utifrån huvudrubrikerna i den teoretiska referensramen

uppbyggdes operationaliseringen i denna uppsats. Rubrikerna därifrån baserades i sin tur på frågeställningarna och syftet. För att få en överblick över kategorierna togs en

operationaliseringsmodell (se tabell 1) fram där ett antal frågor sammanställdes under varje rubrik. Detta säkerställde att frågeställningarna och syftet förenades med det som faktiskt undersöktes i arbetet. Operationalisering är en viktig del för uppsatsens validitet då denna avgör om det som mäts verkligen är det som avses mätas. (Bryman & Bell, 2017).

(21)

15 Tabell 1

3.10 Analysmetod

Direkt efter intervjuerna skrevs dem ned. Att transkribera är ett medel för att kunna analysera det intervjupersoner har sagt. Med hjälp av analys kan tydliga kopplingar i insamlade material hittas (Bryman & Bell, 2017). Vid analys används kodning. Det finns två typer av kodning, öppen kodning och selektiv kodning. För att analysera det insamlade materialet bestämdes användning av öppen kodning. Bryman & Bell (2017) anser att öppen kodning är en metod som används i kvalitativ dataanalys för att bryta ner, studera, konceptualisera, kategorisera och jämföra det samlade materialet

Med hjälp av öppen kodning kategoriserades det insamlade materialet i olika teman för att främja vidare analys. Olika teman identifierades och jämfördes med intervjupersonernas svar. På det sättet delades underrubriker i empirikapitlet upp enligt följande: ”Möjligheter och utmaningar med digitalisering”, ”Digitalisering inom ekonomiska verksamheten” och ”Fördelar och nackdelar med digitalisering”. En tabell utformades även för att få med resterande delar av empiriavsnittet.

• Kan du beskriva dina arbetsuppgifter? Hur mycket sker digitalt? • Hur långt har ni kommit när det gäller digitalisering av ert arbetsområde? • Hur stort intresse finns hos personalen för digitalisering? • Vilka möjligheter finns det med utvecklingen av digitaliseringen? • Vilka utmaningar ser du med utvecklingen av digitaliseringen? • Vilka utmaningar ser du med utvecklingen av digitaliseringen?

Digitalisering (allmänt)

• Hur har digitaliseringen påverkat ditt arbete som ekonom? • När började digitaliseringen här i det arbetsområde som du arbetar? • Vilka arbetsrutiner har förändrats med digitalisering i ditt/ert arbetsområde? • Har digitaliseringen underlättat dina arbetsuppgifter?

• Hur kommunicerar du med andra i organisationen? Fysiska samtal,via mail, möten eller via rapporter? Med vilka personerkommunicerar du mest? Hur stor del av ditt arbete går ut på att kommunicera med andra?

Digitaliseringens effektivisering på redivisnings- och revisionsbranchen

• Styrs digitaliseringen genom resultatstyrning, att ni får vara med att bestämma, eller genom handlingsstyrning där allt styrs från från ett mer standardiserat arbetssätt där ni har mindre att säga till om?

• Fick ni särskilda utbildnings- eller kompetensutvecklingskurser på grund av digitaliseringen?

Ekonomistyrsystem

• Vilka jobb har förvinnit samt tillkommit sen digitaliseringen införts? • Vilka typer av jobb är det främts som hotats av digitaliseringen på er avdelning?

Hur digitaliseringen påverkar personalstyrkan

• Är det några arbetsuppgifter som kommit till alternativt försvunnit i din yrkesroll under den tiden du arbetat?

• Tekniken har utvecklats över tiden, har därmed era arbetsredskap inom avdelningen utvecklats? Har de förbättrat hur ni kan utföra era arbetsuppgifter?

Arbetssätt automatiseras bort

• Tycker du att er avdelning på Stockholms kommun anpassar dig bra till digitaliseringen? • Vilket mål har ni med digitaliseringen i ert arbetsområde i serviceförvaltningen? • Hur går processen kortfattat till när ni upphandlar ett nytt system eller arbetsredskap? • Anlitar ni extern hjälp eller hanteras hela urvalsprocessen av till exempel system eller interna resurser?

Byråkrati

• Finns det någon form av riktlinjer eller mål i ert arbetsområde för digitaliseringen? • Hur anser du att digitaliseringen kommer att påverka ert arbetsområdei framtiden?

Juridikens och politikens påverkan på digitaliseringen

(22)

16

4. Empiri

I det här kapitlet presenteras empiriskt material utifrån de intervjuer som har gjorts med de anställda i serviceförvaltningen i Stockholms kommun. Empirin är uppdelad i form av en tabell med mål och riktlinjer med digitaliseringen, utbildning till följd av digitaliseringen samt digitalisering genom handlingsstyrning eller resultatstyrning (tabell 2). Som avslutning återfinns löpande text av följande tre teman: ”Möjligheter och utmaningar med

digitalisering”, ”Digitalisering inom den ekonomiska verksamheten” och ”Fördelar och nackdelar med digitalisering”.

Tabell 2

Intervjuperson A - Systemadministratör

Digitaliseringen inom den ekonomiska verksamheten

Intervjuperson A har i sitt uppdrag som systemadministratör att ta hand om felaktiga

betalningar, läsa in fakturafiler, manuella fakturor, hantera inkassoärenden, göra avstämningar i huvudboken samt skicka iväg betalningar. Allt fler av dessa arbetsuppgifter har blivit

Intervjuperson A - Systemadministratör B - Ekonomiadministratör C- Ekonomiadministratör D- Enhetschef E - Ekonomiadministratör F - Enhetschef G - Systemadministratör Utbildning till följd av digitaliseringen

Att så mycket som möjligt ska ske digitalt.

Efftektivisering av processer. Att minska fysisk arkiveringsyta och att

det ska bli säkrare. Digitalisering ska öka nya och/eller effektivitet.

Ett av ekonomis mål 2019 var att "Utveckla och effektivisera våra tjänster och processer utifrån kundens fokus" och har bland annat arbetat med att öka andelen blanketter med

digital attest. Sänka kostnader, höja kvalitet och snabba

upp processer. Att fortsätta hitta moment som kan digitaliseras samt att effektivisera och säkra

upp dessa arbeten.

Mål och riktlinjer med digitalisering

Informerade på möten och fick även rutinbeskrivning. Flera omgångar av nya arbetssätt, samt

en rad olika dokument och arbetsbeskrivningar som har

uppdaterats.

Via information och väl utförliga manualer. Samt att det fanns personer att fråga.

Nej.

Nej, inget minne av det. Eventuellt någon genomgång på ett möte bara och en skriftlig manual angående att spara på G: och X: och

i Agresso. Korta utbildningar var tillräckligt. Den som förstår digitala bitar allmänt blir en bättre

problemlösare. Enklare genomgång. Digitalisering genom handlingsstyrning eller resultatstyrning Vet inte.

Handlingsstyrning. Eftersom respondenten inte kan påverka digitaliseringen, utan endast utföra jobbet enligt anvisningar. Staden har ju sina bestämmelser och regler.

Men i vissa fall kan förvaltningarbetarna få vara med och tycka till.

Genom resutatstyrning.

Både och. Ledningsgruppen bestämmer ju vad som ska göras men förvaltningsarbetarna får vara

med och lägga förslag.

Är mer van med resultatstyrning men det sker inte här. Handlingsstyrning sker nu på grund av att det inte

finns någon ekonomsik press. I det stora hela

(23)

17 digitala, exempelvis utvecklade avdelningen sin fysiska arkivering till elektronisk arkivering i januari 2019 och en robot som hanterar den dagliga styrningen sattes in i januari 2020.

Respondentens arbetsrutiner som ekonom består av hantering av fakturaunderlag och arkivering. Dessa arbetsrutiner har förändrats på grund av digitaliseringen.

”Elektronisk arkivering innebär att förvaltningarna måste skicka in alla fakturaunderlag med

mejl i PDF-format, dessa underlag skickades tidigare fysiskt med internpost. Snart ska även webbformulär börja gälla där medarbetarna fyller i all information direkt i ett formulär som sedan automatiskt förs över till affärssystemet Agresso och sedan blir en fullständig

faktura.”– Intervjuperson A

Möjligheter och utmaningar med digitalisering

Intervjuperson A anser att digitaliseringen har förändrats mycket inom personens arbetsområde, där digitalisering har påverkat arbetet på ett bättre och smidigare sätt. Respondenten menar att med hjälp av digitaliseringen har avdelningen fått möjligheter att kunna arbeta oavsett vart arbetaren befinner sig. Kommunikation sker inte bara fysiskt utan även används olika kanaler som exempelvis Skype, Zoom och mejl för att kommunicera med kollegor på förvaltningen. Förut var det endast möjligt att delta i ett möte fysisk, men nu är det möjligt att delta hemifrån eller från andra orter. Respondenten nämner även att i den nuvarande situationen med coronaviruset finns det möjlighet att jobba hemifrån, vilket inte hade fungerat tidigare och detta är tack vare digitalisering.

När det gäller utmaningar anser intervjuperson A att i och med digitaliseringen förändras allt snabbt och det blir stressigt inledningsvis. Respondenten menar att det alltid är en omställning i början vid en förändring när personalen behöver tänka på vad och hur de ska göra i själva inlärningsfasen, tills det börjar gå på rutin. Intervjuperson A påpekar också att det alltid finns en rädsla hos anställda när arbetet ställs om och arbetsrutinerna förändras. De är rädda för att det kan vara svårt att anpassa sig efter förändringar i deras arbetsuppgifter och eventuellt blir av med sin tjänst.

Fördelar och nackdelar med digitalisering

Respondenten säger att det finns flera fördelar med digitalisering. Med det traditionella manuella systemet skedde det mesta via pappersarbete. Förut var det svårt att korrigera fel på ett underlag då det var i pappersform. I dagsläget är dessa underlag elektroniska, vilket underlättar korrigering vid behov. Exempelvis räcker ett simpelt mejl till avsändaren som beskriver vad på underlaget som har blivit fel och behöver korrigeras. På grund av att pappersarbetet har minskat så krävs det även mindre fysisk aktivitet.

”Inga bokhyllor längre för allt pappersmaterial, inga/få utskrifter, mer stillasittande arbete

eftersom personalen inte behöver gå till skrivaren längre. Alla kommer åt det elektroniskt sparade materialet utan att behöva flytta sig fysiskt. Lättare att utföra interna kontroller med mera”- Intervjuperson A

Enligt intervjuperson A är en av utmaningarna för digitaliseringen att förändring sker väldigt snabbt och alla kan inte anpassa sig lika fort, vilket även kan ses som en nackdel. Detta leder till att personal som har det svårt att anpassa sig till digitaliseringen blir stressade över att eventuellt förlora sina arbeten.

(24)

18 ”Det finns alltid de som är rädda för förändring och en del är rädda för att bli av med

arbetet”. – Intervjuperson A.

Än så länge är det endast sommarjobben och anställda som bara hjälper till några timmar för att göra manuella underlag som försvunnit, avslutar respondent A.

Intervjuperson B – Ekonomiadministratör

Digitalisering inom den ekonomiska verksamheten

Respondenten arbetar som Ekonomiadministratör i kundenheten och har arbetat på serviceförvaltningen sedan år 2009. Arbetsuppgifterna som behandlas är att hantera kundreskontra samt AMS-rekvirering (hanterar bidrag från Arbetsförmedlingen som betalas ut till Stockholms alla förvaltningar). Respondenten nämner att i princip allt arbete som tidigare har varit i pappersform har digitaliserats och menar att digitaliseringens påföljder enbart är positiva. Alla sparade dokument är lättare att lokalisera när de är digitaliserade och vid behov är det är enklare att söka efter underlag i andra förvaltningars system. Intervjuperson B påstår att inför digitaliseringen genomgicks ett flertal nya arbetssätt. Även en rad olika dokument och arbetsbeskrivningar uppdaterades.

Möjligheter och utmaningar med digitaliseringen

Intervjuperson B anser att digitaliseringen har förbättrat kommunikationen och att det är en möjlighet. Respondenten kommunicerar väldigt mycket med handläggare på andra förvaltningar när det gäller arbete med AMS-frågor. Enligt intervjuperson B är Skype ett sätt att snabbt få svar på korta frågor mellan förvaltningar i Stockholms kommun. Samtidigt används mejl flitigt vilket är ett bra sätt att få skriftliga svar och eftersom många av dessa svar arkiveras och sparas som underlag till olika åtgärder.

Intervjupersonen anser att den största utmaningen med digitalisering är sårbarheten. Respondenten säger att det bland annat finns risk att systemen får tekniska problem eller blir hackade.

”Underlättar för personalen att jobba hemifrån, vilket är tur i dagsläget. Med underlag i

pappersform hade det varit svårare att jobba från hemmet”- Intervjuperson B.

Fördelar och nackdelar med digitaliseringen

Enligt respondenten har digitaliseringen gjort det lätt för personalen att komma åt andra förvaltningars uppgifter vid behov och att de inte behöver gå och leta efter uppgifterna fysisk. Personalen behöver inte heller vänta att få uppgifterna från andra enheter eller förvaltningar som tidigare. En annan fördel är digital arkivering. Vidare påtalas att en stor del av posthanteringen för inkommande brev har försvunnit och att det sker fler kontroller i datorsystemen.

Respondenten hävdar att inga jobb i dagsläget har försvunnit eller riskerar att försvinna på grund av digitaliseringen. Däremot kan det bli färre arbetsuppgifter i framtiden om kunder eller medborgare självmant kan lösa problem digitalt och inte behöver assistans av serviceförvaltningen. Detta kan i sin tur leda till färre anställda.

(25)

19

Intervjuperson C - Ekonomiadministratör

Intervjuperson C arbetar på kundavdelningen som ekonomiadministratör och har i arbetsuppgifter att: registrera fakturor som skickas till förvaltningarnas kunder, hantera inkorrekta inbetalningar, läsa in fakturafiler, hantera inkassobetalningar, hantera inkassoärenden, utföra manuella inbetalningar, hantera eventuella överbetalningar, hantera återbetalningar och registrera medgivanden för autogiro. Allt sker digitalt förutom medgivanden för autogiro. Intervjupersonen uppger att digitaliseringen har förändrat användningen av arbetsmaterial. Arbetsmaterialen är nyligen införda. Även sätt att hantera arbetsuppgifter samt arkivering har blivit digitalt.

”Sortering av inkommande pappersunderlag och arkivering av dem. Det har blivit mer mejl

hantering då underlagen kommer in elektroniskt”- Intervjuperson C.

Intervjuperson C talar om att digitaliseringen har möjliggjort att kommunikation mellan kunder och personal på kundenheten för det mesta sker via mejl och telefonsamtal. Det handlar då om att kommunicera mellan kollegor internt på ekonomienheten, mellan enheter, förvaltningar samt externa arbetspartners. Intervjuperson C uppger att kommunikationen mestadels är via Skype, Zoom och mejl. Enligt respondenten arbetar de i dagsläget mest digitalt på grund av pandemin. Respondenten anser att arbetssättet har förändrats mycket i och med IT-utrustningen på grund av digitaliseringen, vilket gett möjligheter till att arbetet blir snabbare samt att det blir lättare att lokalisera saker.

Angående digitaliseringens utmaningar så påpekar respondenten att allt uppdateras och förändras väldigt snabbt vilket gör att det för en del medarbetare kan vara svårt att hänga med och lära sig lika snabbt som andra.

När det gäller fördelar och nackdelar anser respondenten att ekonomirelaterade arbeten har påverkats positivt av digitaliseringen. Arbetet har förenklats genom att allt finns digitalt och det har bland annat blivit lättare att hitta underlag som är lagrade digitalt. Intervjuperson C påstår att det inte finns så många nackdelar i dagsläget och att inga tjänster försvunnit men att det på lång sikt kan bli färre tjänster om arbetsuppgifter går snabbare att hantera med hjälp av digitaliseringen. Respondenten menar att maskiner kanske kommer att hantera arbetsuppgifter snabbare än vad anställda gör idag och att det kan leda till att fler blir av med sina jobb i framtiden.

(26)

20

Intervjuperson D – Enhetschef

Intervjuperson D är enhetschef på avdelningen Ekonomi och hans arbetsområden är systemförvaltning och redovisning. Som enhetschef har intervjupersonen i sin arbetsuppgift att leda och utveckla arbetet med att utföra redovisningstjänster till Stockholm kommuns förvaltningar och bolag. Enligt enhetschefen är målet med digitalisering i förvaltningen att öka effektivisering. I det arbetsområde som respondenten ansvarar för har arbetsrutiner förändrats vilket lett till att i princip allt material blivit elektroniskt som till exempel arkivering, lagring av material och internkontroll. Samtidigt har en del arbetsrutiner försvunnit på grund av digitaliseringen. Exempel på detta är arkivering av räkenskapsmaterial, gallring av papper i pärmar och dylikt.

Intervjuperson D berättar att som chef innan coronaperioden kommunicerades det mest via mejl samt fysiska möten. Arbetsrutinerna som chef hade inte förändrats särskilt mycket i och med digitaliseringen, men nu kommuniceras 80 procent via digitala verktyg med medarbetare och andra chefer.

”Digitalisering är en förutsättning för att kunna automatisera via tekniska lösningar som

robotisering eller liknande”- Intervjuperson D.

Enhetschefen påstår att upphandla ett nytt system eller arbetsredskap är utmanande för att det är en process som måste enheten gå igenom. Respondenten sammanfattar genomförandet av att implementera ett nytt system på följande sätt:

”Behovsanalys: vilket behov ska systemet fylla? Kravställning: Detaljerat beskriva vad

systemet ska klar av. Förfrågningsunderlag: Detaljerad beskrivning för exakt vad vi kräver att systemet ska klara av. Detta skickas till leverantörerna, som får svara med en offert. Sedan sker en analys av de inkomna offerter både när det gäller funktionalitet och pris. Beslut om vilket system som vi ska köpa in. Kontraktsskrivning och implementation”. – Intervjuperson D

Dessutom, finns det ytterligare utmaningar när digitalisering införs för att den kräver högre teknisk kompetens hos samtliga medarbetare och chefer. Enligt intervjupersonen kan det på grund av digitaliseringen bli svårt att rekrytera personal med rätt kompetens.

Enligt intervjuperson D finns det både fördelar och nackdelar i och med digitaliseringen. Fördelar är att det mesta i arbetsväg är papperslöst, 99 procent av materialet behövs inte i pappersformat och i princip allt arbetsmaterial är i digital form. Dessutom försvinner eller har det försvunnit rutinmässiga och repetitiva arbetsuppgifter såsom att manuellt skriva in uppgifter i system från olika underlag. Digitaliseringen gör att sådana arbetsuppgifter införs automatiskt. Detta ger dock upphov till nackdelen att en del av medarbetarnas arbetsuppgifter tar längre tid att utföra. En annan nackdel är att en ökad digitalisering och automatisering förväntas leda till ett färre antal medarbetare i avdelningen.

(27)

21

Intervjuperson E - Ekonomiadministratör

Intervjuperson E är ekonomiadministratör i serviceförvaltningen för kundenheten. Har arbetat i förvaltningen sedan 2009 och arbetsuppgifterna är många. Bland annat att skicka ut kundfakturor, både via filinläsning och manuellt knappande, kontrollera inbetalningar av fakturor som inte har hamnat rätt, en del kontoavstämningar samt uppläggning av autogiron för kunder. Det mesta av dessa arbetsuppgifter sker digitalt. Exempel på arbete som inte hanteras digitalt är utländska kundfakturor, som måste skrivas ut och postas. Fakturor till personer med skyddad identitet måste också skrivas ut och postas. Dessutom, kommer autogiroblanketter med post och dessa måste inmatas manuellt. Allt annat kommer och behandlas digitalt.

Enligt intervjuperson E har arbetsrutiner som hantering av inkommande post och arkivering förändrats med digitalisering och målet är att få in så mycket arbetsmaterial som möjligt digitalt. Respondenten säger att enheten där han arbetar har mål för digitaliseringen. Ett av ekonomiavdelningens mål 2019 var att utveckla och effektivisera enhetens tjänster och processer utifrån kundens fokus. De har även arbetat med att öka andelen blanketter med digital attest, det vill säga en påskrift av kunden digitalt. Detta har lett till att ett antal arbetsrutiner har försvunnit men även att nya arbetsrutiner har tillkommit.

”Manuell postöppning och ankomststämpling är nästan helt borta. Insortering i pärmar är

nästan helt borta. Mejlen har blivit fler eftersom underlagen mejlas in. Digital arkivering har tillkommit.”– Intervjuperson E.

Enligt intervjuperson E har digitaliseringen gett möjligheter att jobba mer hemifrån eftersom det mesta av arbetsmaterialet finns tillgängligt digitalt. Respondenten tycker att arbetsredskap inom avdelningen har utvecklats samt att utvecklingen är pågående. Han berättar att alla medarbetare fick bärbara datorer för ett år sedan och att alla i dagsläget jobbar hemifrån på grund av coronaviruset. Vilket inte hade varit möjligt för två år sedan.

En annan möjlighet som utvecklats med digitaliseringen är kommunikationen inom arbetet. Nu sker kommunikation med kunder via mejl och telefonsamtal. Med kollegor på serviceförvaltningen sker kommunikationen via möten, mejl, internetsamtal och med andra handläggare på andra förvaltningar sker kommunikationen via mejl.

Respondenten påpekar att brist på utbildning och kompetensutveckling inom digitaliseringen ses som en utmaning. Arbetarna på förvaltningen fick inte någon utbildning, utan bara en genomgång på ett möte, en skriftlig manual om hur material sparas på G: (Arkiveringsmappar) och X: (Digital arkivering) samt hur personalen ska arbeta i affärssystemet Agresso.

Intervjuperson E talar om hur digitaliseringen leder till en hälsoutmaning på arbetet. Det upplevs som en utmaning att hålla en hälsosam livsstil då det inte längre fås naturliga mikropauser av att gå till skrivaren eller av att ställa sig upp och bläddra i en pärm. Arbetet hemifrån är även den en utmaning om inte bra skrivbord och stol finns i hemmet.