Inköp PC med tillbehör. Uppdaterad senast

(1)

Inköp PC med tillbehör

VÄGLEDNING GÖLISKA IT

Uppdaterad senast 2022-05-19

(2)

Göliska IT 2022-05-19

1 Innehåll

Bakgrund ... 2

Uppdaterad version ... 2

PC Nyinköp ... 3

Processkarta ... 3

Processbeskrivning PC Ny– Förenklad ... 3

Inköpsrutin PC- Ny PC ... 4

Goliskait.se ... 4

Atea E-shop ... 6

Beställ ... 7

Dator ... 7

Tillbehör ... 8

Kassan ... 8

Tillval i kassan ... 9

Information för installation och inventariet ... 9

Paketformulär ... 9

Installationsinformation Förklaring: ... 11

Information för fakturan ... 12

Orderinformation ... 13

Leveransinformation ... 14

Inköpsrutin PC-utbyte ... 15

Bakgrund ... 15

Processkarta ... 15

Processbeskrivning PC Utbyte – Förenklad ... 15

Leverans av produkter ... 16

Inventarieregister ... 17

Ändra uppgifter i inventariet ... 18

Återvinning av uttjänt IT-utrustning ... 19

I samband med PC -utbytesbeställning ... 19

Återvinningstjänst Goitloop ... 19

Anmäl återvinning av uttjänt IT-utrustning ... 19

Kontakt ... 19

(3)

2 Bakgrund

Göliska IT håller på att förändra processen för inköpshantering av PC för att underlätta för Er som beställare. Dels genom att minska ev. felkällor, automatisera större delar av flödet och ha säkrare information om produkter och priser.

Just nu pågår en ”testperiod” för PC-Utbyteshantering och Leveranshanteringen. I samråd med en referensgrupp bestående av personer från Göliska IT och beställare i olika kommuner och

förvaltningar ska vi gemensamt ta fram en process som fungerar för alla.

I dagsläget är det Karolin Börjesson som är kontaktperson för Inköp och Logistik för 6 kommuner och kommunala bolag.

Inköpsprocessen bygger på följande delar:

• Genom att använda fakturasystemet Clearpulse som underlag bygger vi vårt inventariesystem och fakturasystem på samma grund.

• Alla PC-inköp kommer att göras av er som beställare direkt i leverantörens webbshop. Genom att ta bort Göliska IT som mellanhand förkortar vi leveranstiden och minimerar möjliga felkällor.

• Alla leveranser mailas i förväg ut direkt till den som är angiven användare. Genom att informera om leveransen direkt till användaren, förkortar vi informationsflödet.

• Med leverantörens återvinningstjänst erhåller kommunerna ett restvärde på den IT-utrustning som byts ut.

Uppdaterad version

2021-02-01 Nya Processen startar

2021-02-16 Leveransinformationen är uppdaterad

2021-02-19 Atea E-shop/Kassa/Information på fakturan och Orderinformation är uppdaterad 2021-08-13 Nytt avtalat sortiment, förändringar gällande beställning av tillbehör. Tillval av till exempel nätverksadapter i kassan.

Förändrade val i installationsinformation.

2022-02-15 Lagt till info om en PC:s livslängd. Uppdaterat avsnittet ”Beställ” samt ”Kassan”.

Uppdaterat avsnittet ”Leverans av produkter” och ”Återvinningstjänst Goitloop”.

2022-03-11 Ändrat bild och info gällande Goliskait.se (sid 4).

2022-05-13 Ändrat bild och information om installationsroller sid 10.

2022-05-19 Kontaktuppgifter är uppdaterade.

(4)

3 PC Nyinköp

Processkarta

Processbeskrivning PC Ny– Förenklad

1. Ansvarig beställare lägger beställningen i Ateas e-shop.

2. Atea tar emot beställningen och skickar en orderbekräftelse till beställaren och till Göliska IT 3. Göliska IT skapar ett ärende i internt ärendehanteringssystem och mailar ut en checklista

gällande ”bra att veta när man får en ny dator” till användaren/användarna.

4. Atea levererar produkterna till Göliska IT och skickar fakturan.

5. Göliska IT registrerar i ärendet att produkterna har kommit, skickar mail till beställaren att ordern har kommit och påbörjar installationen.

6. När installationen är klar, skickar Göliska IT ett leveransmail till användaren/användarna.

7. Göliska IT leverera produkterna enligt mail. Ärendet avslutas.

(5)

4 Inköpsrutin PC- Ny PC

Nyinköp hanteras av dig som beställare direkt i Ateas e-shop. De produkter som beställs från Atea levereras till Göliska IT för installation och levereras därefter till mottagaren av Göliska IT:s supporttekniker. Nedan följer en guide över Ateas e-shop.

Knappar som nämns i beskrivningen är markerade på bilderna med en grön ram

Goliskait.se

Ingången till ATEAS webbshopen och till inventariesystemet går via Inköpsportalen på Goliskait.se >

Inköp > PC och tillbehör.

Här lägger vi upp viktig information som kan vara bra att känna till om t.ex. leveranstider eller andra avvikelser med mera.

Klicka på länken ”Beställ via Ateas E- shop” för att komma till E-shopen.

Som ansvarig beställare loggar du in med din mailadress och egenvalt lösenord.

Är du inte ansvarig beställare kan du logga in på vårt Tittkonto.

(6)

5

Tittkonto på Atea

Om Ni har användare som vill kolla närmare på maskinerna så finns ett tittkonto till ATEAs webbshop. Logga in med användarnamn och lösenord: GoliskaIT

Är du ansvarig beställare loggar du in med dina personliga uppgifter.

Längre ner på sidan hittar du både ingången till Atea, information om en PC:s livslängd och Inventarieregistret.

Klicka på bilden för att komma vidare.

(7)

6 Atea E-shop

När du loggat in är detta din förstasida. För att se upphandlat avtal klickar man på Avtalssortimenten/Utvalda Produkter så kommer en meny fram i vänster spalten.

(8)

7 Beställ

Dator

Under rubriken Avtalssortiment (Kund) finns flera rubriker beroende på vad du ska beställa.

Välj Datorer för att beställa PC.

Klickar du på pilen till höger får du upp underkategorier som Datorer Bärbar, Datorer Skola, Datorer Stationära och Dator Workstation för att du lätt ska kunna hitta den datormodell du söker.

För att lägga till en dator i varukorgen kan man antingen klicka direkt på

varukorgen och sedan ändra antal i kassan, eller om man vill läsa mer om produkten klicka på produktnamnet för att sedan lägga till produkt och önskat antal i kassan.

(9)

8 Tillbehör

Tillbehör beställs direkt under respektive dator, eller som val i kassan.

När du klickat på en dator finns knappen ”Tillvalsförslag till denna produkt”. Knappen hittas under val av antal dator.

När du klickar på ”Tillvalsförslag till denna produkt” får du upp en lista med olika tillbehör som passar till vald modell.

De valbara tillbehören är:

Datorbildskärm Dockningsstation Grafikkort

Strömadapter och laddare Datormöss

Tangentbord

Och paket med datormus och tangentbord.

Vill du beställa ytterligare datorer av en annan modell klickar du på Avtalssortiment (kund) för att komma tillbaka till upphandlat sortiment eller på huset för att komma tillbaka till första sidan.

När du är klar går du till kassan genom att klicka på knappen med totalsumman uppe i högra hörnet och väljer Gå till kassan.

(10)

9 Kassan

Tillval i kassan

När du kommer till kassan behöver du göra några aktiva val knappen är orange. Dessa markeras som

”Välj obligatoriskt val”. Här måste du aktivt välja om du vill ha en nätverksadapter eller inte. (HP USB-C to RJ45 adapter). När valet är klart blir knappen grön.

På skoldatorn finns valet om du vill ha med datormus eller inte.

Det ser lite olika ut beroende på vilken modell man val. Tex. Skoldatorn och den bärbara Fury 15” har inbyggd nätverksport, så här finns ingen adapter att ta ställning till.

Det finns även ett frivilligt val det är förslag på tillbehörsprodukter om du inte beställt det i samband med att du valde dator. Detta markers som

”Förslag på tillval”

Nedan information kommer komma till varje PC.

Information för installation och inventariet

I kassan ska orderinformation och installations- och leveransuppgifter om varje PC fyllas i.

Detta görs genom att först öppna paketformuläret som är markerat som ”Till formulär” med en organge knapp. När formuläret är ifyllt blir knappen grön.

Paketformulär

Välj vilken datormodell du beställt. Fyll i vilken som ska använda datorn, är det en kioskdator till något allmänt ställe tex. Bibliotektet, så skriver du in Kiosk Biblioteket som Användarnamnet. Är det till en ny personal, kan du skriva Ny personal.

(11)

10

Ange vilken förvaltning som personen är anställd för. Denna informationen är viktigt för att det ska bli rätt rollgrupp vid installationen.

Som installations information får du välja utifrån vilken tjänst enheten ska installeras.

Användarens e-postadress: Ange mailadress till den som ska använda datorn. Är det en ny personal eller en publik dator tex i ett

konferansrum, kan du ange uppgifter till den som kommer ta emot produkterna efter att Göliska IT har installerat dem.

Leverenasadress till användaren: Den adress eller plats tex. Vårdcentral/Kommunhus dit supporttekniker från Göliska IT ska

leverera ordern.

Ägarskap är den förvaltning/sektor som kommer äga datorn enligt inventariet. Välj i Rullisten.

Om din förvaltning inte finns med kan du maila den nya förvaltningen/sectorn till servicedesk@goliskait.se

Lokation är den fysiska adressen där datorn kommer befinna sig. Börja skriva i fältet så kommeren rullist fram. Välj plats i rullisten. Om din lokation inte finns med i rullisten behöver du skicka in att denna ska läggas till. Maila då till

servicedesk@goliskait.se

(12)

11

Kontosträng är om Ni använder Er av kontosträng. Inget krav från Göliska IT

Kommentar. I detta fält kan du skriva om denna dator ska några tillbehör. T.ex. Skärmar eller docka.

Välj Ny/Utbyte: Välj i listan om det gäller en ny dator eller om datorn ska bytas ut och den gamla ska tas med vid leverans av den nya datorn.

Utbytesdatorns Serienummer: Angte serienummer eller LT/WS nummer på den dator som ska bytas ut.

Har du beställt flera datorer som har liknande information, kan du med fördel kopiera informationen till alla formulären och sedan endast ändra de fält som skiljer sig åt.

När du är klar klickar du på spara och stäng.

Installationsinformation Förklaring:

Ej PC: Enhet som inte kräver installation

Admin: Dator som används av administrativ personal med Office 2013,2016 eller 2019.

Admin 365: : Dator som används av administrativ personal med Office 365

Biblioteksdator – Netloan Släktforskardator: En publik dator som låntagare bokat för släktforskning Biblioteksdator – Netloan surf: En publik PC som låntagarna bokat.

Biblioteksdator – Tidningsdator - Molnkiosk: En publik dator som går att låna utan förbokning.

Biblioteksdator - Webb-Opac - Molnkiosk: ”Opac” eller "Katalogdator". En publik dator förinställd på sökningar enkom i bibliotekskatalogen.

Biblioteksdator - Netloan kiosk V6: En publik dator som går att förboka för surf eller släktforskning Elevdator fleranvändare: En dator för skolan som flera elever använder

Elevdator personlig: En dator för elever som endast en elev loggar in på.

Lärardator 365: En dator för administrativ personal med koppling till Microsoft 365

Molnkiosk: En dator som är helt fristående men managerbar. Exempel på användningsområden är som informationsskärm för att visa presentationer eller som publik surfdator. Vi bygger denna image som Ni önskar. Väljer man detta alternativ kommer vi ta kontakt med dig.

Smartsigndator: En dator med programmet SmartSign

(13)

12 Information för fakturan

Högst upp på sidan kan du välja att klicka på radkommentar.

Då får du fram ett fritextfält till varje produkt. Informationen som skrivs in här kommer endast med på fakturan.

(14)

13 Orderinformation

Orderinformationen ska du ange en fakturareferens i fältet för Fakturareferens/Kostnadsställe- Denna information kommer med på fakturan.

(15)

14 Leveransinformation

Om du har beställt en dator ska den levereras till Göliska IT för konfiguration.

Om du endast har beställt tillbehör som inte behöver hanteras av Göliska IT ska du ändra leveransadressen så produkten kommer direkt till dig eller slutanvändaren.

Ange lämplig information i Godsmärkesraden.

(16)

15 Inköpsrutin PC-utbyte

Bakgrund

Just nu håller vi på med ett arbete kring utbyteshanteringen av PC. Tidigare har vi skickat ut Excel- listor med datorer som ska bytas. Detta är ett arv från den tiden vi hade ett annat inventariesystem.

I och med att vi ändrat på PC nyinköpsprocessen, tror vi att vi behöver förändra processen och förbättra den allmänna efterlevnaden av inventariesystemet.

Vänligen återkom till inköpsansvarig Karolin Börjesson om du har frågor gällande utbyteshantering.

Processkarta

Processbeskrivning PC Utbyte – Förenklad

1. Tips till Ansvarig beställare: Ta ut en lista ur inventariet för vilka datorer som bör bytas ut.

2. Ansvarig beställare lägger beställningen i Ateas e-shop.

3. Atea tar emot beställningen och skickar en orderbekräftelse till beställaren och till Göliska IT 4. Göliska IT skapar ett ärende i internt ärendehanteringssystem och mailar ut en checklista

gällande ”bra att veta när man får en ny dator” till användaren/användarna.

5. Atea levererar produkterna till Göliska IT och skickar fakturan direkt till beställande kund.

6. Göliska IT registrerar att produkterna har kommit i ärendet och skickar mail till beställaren att ordern har kommit och påbörjar installationen.

7. När installationen är klar, skickar Göliska IT ett leveransmail till användaren/användarna.

8. Göliska IT leverera produkterna enligt tidigare mail.

9 1a. Göliska IT tar med gammal utrustning för återvinning.

9 2a. Göliska IT tar bort datorerna ur systemet och skickar produkterna för återvinning och stänger ärendet.

9 1b. Göliska IT tar inte med gammal utrustning.

9 2b. Göliska IT skapar ett återvinningsärende på både användaren och beställaren.

9 3b. Göliska IT stänger beställningsärendet.

(17)

16 Leverans av produkter

När Göliska IT får en orderbekräftelse från Atea, mailas en checklista ut till användaren/användarna i ärendet från ”order@goliskait.se”. Checklistan innehåller information som kan vara bra att känna till när ”Man får en ny dator”, ”Ska byta ut sin dator” och ”Återvinning av uttjänt IT-utrustning”.

När datorn har kommit och är installerad och klar för leverans skickas ett mail till Användaren när vi kommer leverera datorn. Mailet skickas från ”servicedesk@goliskait.se” minst tre dagar före

planerad leverans.

Som användare ska man då svara på mailet utifrån 4 alternativ.

Om användaren inte svarat på mailet, kommer vi försöka göra leveransen enligt plan.

Vid utbytebeställningar tar personal på Göliska IT med sig uttjänt IT-utrustning för återvinning. Om inte Göliska ITs personal kan ta med den gamla IT-utrustningen i samband med att den nya levereras, skapar personal på Göliska IT ett återvinningsärende och information skickas både till Beställaren och till användaren.

Beställningsärendet avslutas.

Exempel på leveransmailet:

(18)

17 Inventarieregister

Göliska IT samlar alla enheter som kopplas till en tjänst i ett inventarieregister för underlag vid fakturering.

Som kund kan du se ditt inventarieregister via kundvyn som du hittar via Goliskait.se > inköp > PC och tillbehör.

Längst ner på sidan klickar du på länken ”Inventariesystem”, då kommer du till en webbaserad vy där du loggar in med ditt Användarnamn samma som AD-konto och lösenord som du fått antigen när du gick utbildningen eller separat via mail.

Sökbart är Enhetstyp (tex. Bärbar dator) Enhetsnamn (t.ex. LT12345 eller serienummer), AnvändarID (t.ex. ABAB001), Användare (Anna Andersson).

Vissa enheter finns inte LT eller WS, utan anges med Serienummer. Gäller bland annat elevdatorer och iPad, samt alla nya datorer som är inregistrerade från och med 10 december 2019.

Det går att filtrera på Organisation (t.ex. Lidköpings kommun\Teknisk Service), Lokation (t.ex.

Lidköpings kommun\Stadshuset) och IT-tjänster (t.ex. ADM Plus).

Längst ner på sidan kan man exportera listan till en Excellfil.

I filen får du fram många fler uppgifter om datorn. Samma som du får när du klickar på ändra.

(19)

18 Ändra uppgifter i inventariet

När man sökt fram en dator kan man gå in och få fler uppgifter om just den datorn genom att klicka på knappen Ändra

Här finns mer information och redigering kan göras i fälten: Lokation, kontosträng och Anteckningar.

Tips! Anteckningsfältet är till exempel användbart om det är en dator som används av vikarier. Om den har dubbla skärmar eller andra tillbehör som är bra information vid utbyte av datorn. Även specialprogram och lokalt installerade program är bra att ange här för utbyte i framtiden.

(20)

19 Återvinning av uttjänt IT-utrustning

I samband med PC -utbytesbeställning

Om du valt Utbyte av PC tar supporttekniker med sig den gamla utrustningen i samband med att ny dator levereras.

Om inte den gamla datorn kan tas med vid detta tillfälle skapar Göliska IT ett återvinningsärende och skickar information till användaren och ansvarig beställare som får återkomma om när utrustningen kan hämtas eller själv lämnas in till Göliska IT.

Ett påminnelsemail skickas en gång i veckan, på måndagar, för att inte gamla enheter ska bli liggandes för länge ute på enheterna.

Återvinningstjänst Goitloop

I och med PC-avtalet som trädde i kraft i augusti 2021 använder vi oss utav Ateas tjänst Goitloop för hantering av uttjänt IT-utrustning.

Den tjänsten ger oss en möjlighet till att erhålla ett restvärde på den utrustning vi skickar in. Viktigt att notera är att alla PC måste skickas in med strömsladd för att ett restvärde ska möjliggöras.

All form av IT-utrustning kan återvinnas genom Goitloop men endast PC kräver medföljande strömsladd.

Som ett trevligt exempel kan vi informera om att restvärdet som delas upp och går tillbaka till kommunerna uppgick år 2020 till 441 tkr!

Anmäl återvinning av uttjänt IT-utrustning

Har man utrustning som man vill återvinna utan att man beställt någon ny produkt ska man anmäla detta genom att fylla i formuläret på Goliskait.se/Inköp/Återvinning av uttjänt IT-utrustning.

Kontakt

Inköpsansvarig Karolin Börjesson

E-post: karolin.borjesson@goliskait.se Telefon: 0510-777072

ServiceDesk

Telefon: 0510-777700

E-post: Servicedesk@goliskait.se