08.8. Bilaga 7 Verksamhetsberättelse 2018 Familjerättsnämnden

(1)

Verksamhetsberättelse 2018

Familjerättsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning ... 3

1.1 Sammanfattning ... 3

1.2 Sammanfattning målen ... 4

2 Ansvarsområde ... 5

3 Uppföljning av målen ... 5

3.1 Medborgare ... 5

3.2 Samhälle och miljö... 9

3.3 Medarbetare ... 10

3.4 Ekonomi ... 11

4 Ekonomisk översikt ... 13

4.1 Resultaträkning ... 13

4.2 Resultat per verksamhet ... 13

4.3 Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal... 14

4.4 Investeringsuppföljning ... 14

5 Internkontroll ... 15

5.1 Medborgare ... 15

5.2 Samhälle och miljö... 16

5.3 Medarbetare ... 16

5.4 Ekonomi ... 17

(3)

1 Sammanfattning

1.1 Sammanfattning

Familjerättsbyrån har fortsatt utveckla verksamheten utifrån de förutsättningar som sammanslag- ningen av de tre kommunernas familjerättsliga delar ger. Det för året uppställda mål har uppfyllts helt eller delvis helt.

Ärendevolymerna under 2018 har varit avsevärt högre än under 2017, vårdnadsärenden ökade med närmare 60%, snabbupplysningar med ca 70% och samarbetssamtal med 55%. Alla tjänster beman- nades under 2018, en personal slutade under året. För att säkerställa handläggningstider har konsult- stöd varit nödvändig på grund av hög ärendebelastning samt att nyanställd personal saknar erfarenhet inom familjerättens olika områden. En timanställd senior har anställts för att främst avlasta handläggarna i vårdnadsärenden. Genom Arbetsförmedlingen fick familjerättsbyrån extra administ- rativt stöd via en så kallad extratjänst. En handläggare har varit sjukskrivna under en längre period.

En administratör var sjukskriven under större delen av året men började arbeta deltid i oktober.

Under 2018 har en omstrukturering i organisationen arbetats fram. Handläggarna kommer ha sär- skilda ansvar och fokusområden och därmed få en djupare kompetens inom ett eller flera områden.

Den nya organisationen ökar rättssäkerheten men även servicen till medborgarna.

Två enkäter gällande den psykosociala arbetsmiljön har genomförts under 2018 och påvisar en god stämning, en hanterbar arbetsbelastning och utrymme för återhämtning. Trots tidigare personalom- sättning och ökat ärendeinflöde trivs medarbetarna på familjerättsbyrån.

I juli månad tog familjerättsbyrån över faderskapshandläggningen från Väsby Direkt. I och med detta har rutinerna för handläggningen setts över. Föräldrar ska i början av 2019 digitalt kunna lämna information i sitt ärende och boka tid hos en handläggare.

Nya adoptionsregler trädde i kraft 1 september vilket bland annat innebär att en adoptionsprocess som sker i domstol ska genomföras på samma sätt som en vårdnadsutredning. Därmed kommer färre ärenden beredas till familjerättsnämnden, därför kommer familjerättsnämnden sammanträda vid färre tillfällen under 2019.

I verksamheten finns ett stort fokus på digitala processer, både i handläggning och information till enskilda medborgare. En del av handläggningen sker helt digitalt sedan hösten 2018. Utredningar kan också skickas med säker e-post till föräldrar och andra myndigheter. Detta spar både tid och pappersförbrukning.

Familjerättsnämnden redovisar ett ekonomiskt underskott med totalt 113 tkr. Prognosen för 2018 var ett underskott om 400 tkr pga kostnader för inhyrd personal. En fördelning av resultatet mellan Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby redovisar Upplands Väsby kommun ett underskott om 37,6 tkr vilket motsvarar 0,4 procent av omsättningen. Det negativa resultatet beror bland annat på kostnader för externa konsulter.

Familjerättsbyrån kan redovisa goda resultat inom de flesta områden trots vakanser, långtidssjuk- skrivningar, flera nya medarbetare och en ökning av ärendemängden mellan 50-70%. Verksamheten har haft fokus på en rättssäkert handläggning och rimliga utredningstider. Brukarenkäter påvisar mycket goda resultat med hög kundnöjdhet med både bemötande, information och handläggnings- tid.

(4)

1.2 Sammanfattning målen

Målet är uppfyllt Målet är delvis uppfyllt Målet är inte uppfyllt

1.2.1 Medborgare

Översikt måluppfyllelse 2018

Nämndmål

Familjerättsbyråns verksamhet ska präglas av delaktighet och rättssäkerhet Barn ska ha rätt att uttrycka sig i frågor som rör dem

Korta väntetider och handläggningstider ska eftersträvas

Familjerättsbyrån ska vara tillgänglig och alla ska få ett gott bemötande Barn som kommer i kontakt med familjerättsbyrån ska erbjudas stöd

Familjerättsbyrån ska verka för att barn tillåts växa upp under trygga och gynnsamma förhållanden

1.2.2 Samhälle och miljö

Nämndmål

Material- och energiförbrukning samt utsläpp skall hållas på så låg nivå som möjligt.

1.2.3 Medarbetare

Nämndmål

Familjerättsnämnden ska vara en föregångare och förebild som arbetsgivare.

1.2.4 Ekonomi

Nämndmål

Nämndens ekonomi ska vara i balans En stabil personalsituation ska eftersträvas

(5)

2 Ansvarsområde

Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner inrättade 1 januari 2005 en gemensam nämnd för familjerättsliga frågor i de tre kommunerna. Verksamheten bedrivs under benämningen familje- rättsbyrån för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner och bedrivs i gemensamma loka- ler i Upplands Väsby med Upplands Väsby kommun som värdkommun. Familjerättsbyråns an- svarsområden är reglerade i föräldrabalken samt socialtjänstlagen och omfattar följande områden:

 Råd och stöd till separerade föräldrar

 Samarbetssamtal avseende barns vårdnad, boende, umgänge och ekonomi

 Upprättande av avtal rörande barns boende, vårdnad och umgänge.

 Upplysningar till domstol i mål gällande barns vårdnad, boende och umgänge

 Utredningar till domstol i mål gällande barns vårdnad, boende och umgänge

 Yttranden till domstol rörande ändring av barns efternamn

 Fastställande av faderskap för barn vars föräldrar inte är gifta med varandra

 Medgivandeutredningar för internationella adoptioner

 Prövning av samtycke till fortsatt adoptionsförfarande

 Yttranden till domstol i adoptionsärenden

 Uppföljningsrapporter efter genomförd adoption

 Förordnade av umgängesstöd efter beslut av domstol

 Yttranden i vissa passärenden

 Grupverksamhet för barn och föräldrar

3 Uppföljning av målen

3.1 Medborgare

Perspektivet medborgare sätter kommunens invånare och andra personer som specifikt nyttjar Upplands Väsby kommuns olika tjänster i fokus. Ett förhållningssätt som betonar tillgänglighet, delaktighet och gott bemötande ska prägla mötet med medborgare och företag i både det kommu- nalt finansierade utbudet av service och välfärdstjänster såväl som i kommunens myndighetsutö- vande. Förhållningsättet innebär en lyhördhet för medborgarnas behov och önskemål och att kom- munen ska leverera tjänster av hög kvalitet som ger lika förutsättningar åt alla att delta i samhälls- livet och förverkliga sina livsmål.

3.1.1 Medborgarinflytande och demokrati

Tillgänglighet och bemötande följs upp med en brukarenkät under två mätperioder per år då samtliga som besöker familjerättsbyrån erbjuds svara på enkäten. Deltagandet har hittills varit högt.

Rättssäkerheten mäts utifrån handläggningstider för respektive verksamhetsområde, graden av kän- nedom om klagomålshantering samt i vilken utsträckning man upplever ha blivit informerad om handläggningen i sitt ärende.

3.1.1.1 Familjerättsbyråns verksamhet ska präglas av delaktighet och rättssäkerhet

Familjerättsbyråns verksamhet ska präglas av god kvalitet, ett gott bemötande, hög tillgänglighet

(6)

och en samverkan med andra intressenter. Barnets bästa ska alltid stå i fokus, rättssäkerheten ska vara hög och personalen skall ha adekvat kompetens. Klagomål ska besvaras skyndsamt och tillhö- rande rutiner skall vara kända.

Det finns ett stort behov av kompetensförsörjning på grund av att flera medarbetare nyanställda och saknar familjerättslig erfarenhet. Olika former av stöd måste implementeras i verksamheten för att säkerställa rättssäkerheten.

Nyckeltal Resultat

2017(KM) Mål 2018 Resultat(KM) Länssnitt 2018 Andel som anser att de fått tillräcklig

information om handläggningen av sitt ärende, i procent

80 88 95

Andel vårdnadsärenden som handlagts genom modellen konflikt och försoning (KOF)

8 1

Andelen ärenden som handlagts genom Konflikt och Försoning har under 2018 varit få. Fortsatt dialog med Attunda tingsrätt runt metoden. En utbildningsinsats runt modellen är nödvändig för både tingsrättens och familjerättsbyråna personal.

Handlingsplan Information

Medborgare ska få tillräcklig information om sitt ärendes handläggning samt rutiner för hantering av synpunkter och klagomål. Följs upp med brukarenkät varje halvår.

Målet är uppfyllt

Upprättande rutiner finns, fortsatt genomlysning av all information inom familjerätten, även information som finns hos Sollentun och Sigtuna kommun.

Slutdatum 2018-12-31

Kvalitetsledningssystem

Det lokala kvalitetsledningssystemet ska omfatta relevanta och uppdaterade rutiner som är kända för alla medarbe- tare. Revideras årligen och kompletteras efter behov.

Målet är delvis uppfyllt

Det lokala kvalitetsledningssystemet uppdateras löpande.

Slutdatum 2018-12-31

3.1.1.2 Barn ska ha rätt att uttrycka sig i frågor som rör dem

2017(KM) Mål 2018 Resultat(KM) Länssnitt 2018 Andelen dokumenterade samtal med

barn i vårdnadsutredningar, i procent

100 100 100

Uppdrag

Följ upp konsekvensen av att barnkonventionen blir lag. Barnchecklistan ska tillämpas. (KS, Alla nämn- der)

(7)

Uppdrag

Familjerättsbyrån kommer att delta i de utbildningar/informationsinsatser som kommunledningskontoret bjuder in till. Alla medarbetare som berörs ska ha kännedom om barnchecklistan och den ska följas.

En översyn av processer och rutiner pågår och revidering sker när det är nödvändigt.

2019-12-31

3.1.1.3 Korta väntetider och handläggningstider ska eftersträvas

Trots ökad ärendebelastning och vakanta tjänster har både väntetider och handläggning varit rimliga.

2017(KM) Mål 2018 Resultat(KM) Länssnitt 2018 Andel personer som upplever sig ha

fått en besökstid inom rimlig tid, i procent

87 87

Andel domstolsbeslut gällande um- gängesstöd som verkställts inom fyra veckor, i procent

87 87 100

Andel samarbetssamtal där besökstid har erbjudits inom fyra veckor, i pro- cent

76 80 80

3.1.2 Kvalitet och mångfald

3.1.2.1 Familjerättsbyrån ska vara tillgänglig och alla ska få ett gott bemötande

Varje halvår genomförs en brukarenkätundersökning för att kunna mäta nöjdhetsgrad gällande till- gänglighet och bemötande. Det finns också möjlighet att lämna övriga synpunkter som kan använ- das som underlag i ett utvecklingsarbete på familjerättsbyrån. Insatsen umgängesstöd och barn- gruppsverksamhet följs upp med egna enkäter. Alla barn som är aktuella för vårdnadsutredning ska minst ha ett möte med sin handläggare. En förutsättning att upprätthålla målen är en god personal- försörjning.

2017(KM) Mål 2018 Resultat(KM) Länssnitt 2018 Andel som är nöjda med bemötandet i

samband med personligt besök, i pro- cent

100 97 97

Andel som är nöjda med bemötandet per telefon, i procent

87 90 93

Andel som är nöjda med tillgänglig- heten, i procent

92 95 90

(8)

3.1.3 Kunskap och lärande

Ett gott allmänt välbefinnande är en viktig förutsättning för ett gynnsamt lärande. Familjerättsbyrån verkar inom ramen för sin verksamhet för att barn i de tre kommunerna ska må så bra som möjligt och ha en god och trygg uppväxtmiljö. Det sker bl.a. genom att erbjuda särlevande föräldrar råd, stöd och vid behov samarbetssamtal gällande viktiga frågor rörande gemensamma barn. Möjlighet finns för barn till särlevande föräldrar att delta i gruppverksamhet inriktad på målgruppen.

3.1.4 Trygghet och social hållbarhet

3.1.4.1 Barn som kommer i kontakt med familjerättsbyrån ska erbjudas stöd

Familjerättsbyrån strävar att barn i målgruppen har en god familjesituation och tillåts må så bra som möjligt. Ett tydligt barnperspektiv genomsyrar verksamheten och familjerättsbyrån ska verka för att separerade föräldrar och deras barn erbjuds stöd. Detta sker både genom samverkan med andra ak- törer som kommer i kontakt med målgruppen och genom att erbjuda insatser i form av råd och stöd, samarbetssamtal och möjlighet för barn och föräldrar att delta i gruppverksamhet.

Barn som kommer i kontakt med verksamheten ska erbjudas möjlighet att komma till tals gällande sin situation i enlighet med föräldrabalkens och barnkonventionens regler. Samtal och möten med barn kommer också fortsättningsvis vara ett prioriterat område.

2017(KM) Mål 2018 Resultat(KM) Länssnitt 2018 Andel barn som upplever att de mått

bättre efter deltagande i barngrupp, i procent

90 90 90

3.1.4.2 Familjerättsbyrån ska verka för att barn tillåts växa upp under trygga och gynn- samma förhållanden

Förekomsten av ärenden där våld i nära relationer har förekommit ökar och utgör i dag mer än hälf- ten av alla förordnanden från domstol gällande vårdnadsutredningar. Det är en utmaning för social- tjänsten att i så tidigt skede som möjligt kunna identifiera dessa riskfaktorer och nå ut med förebyg- gande insatser.

2017(KM) Mål 2018 Resultat(KM) Länssnitt 2018 Andel frivilliga samarbetssamtal som

föregåtts av screening avseende risk- faktorer gällande hot och våld i nära relationer, i procent

95 100 100

Handlingsplan

(9)

Handlingsplan

Våld i nära relationer

vidareutveckla metoder för screening av hot och våld i nära relationer

Målet är uppfyllt

Rutiner finns för screening avseende riksfaktorer gällande hot och våld i nära relationer. Genomgång av rutiner har gjorts under 2018 och ytterligare föreläsningar och workshops planeras under 2019.

Slutdatum 2018-12-31

Umgängesstöd

Rutin för uppföljning av insatsen har tagits fram. Utvärdering under 2017. Därefter Identifiera eventuella behov av utveckling.

Målet är uppfyllt

Uppföljning av nya rutiner och arbetssätt kommer att fortsätta under 2019.

Slutdatum 2018-12-31

Uppdrag

Genomför jämställdhetsstrategin anpassad till respektive nämnds verksamhet (KS, alla)

Familjerättsbyrån kommer att delta i den utbildningssatsning som kommer att anordnas av kommunledningskontoret under 2018 och arbeta för att jämställdhetsstrategin implementeras inom hela kontoret.

Familjerättsbyrån har regelbundet under året arbetat med frågan på APT och har lyssnat till en föreläsning om hbtq för att ha ett neutral synsätt i mötet med medborgare.

2020-12-31

3.2 Samhälle och miljö

Samhälle och miljö fokuserar på nuvarande invånare såväl som framtida generationer ur aspekten vilka möjligheter och utmaningar som en växande befolkning innebär. Vidare vänder sig perspekti- vet till företag och föreningar verksamma inom kommunen vilka också bidrar till tillväxten genom möjligheter till att både arbeta och utöva fritidsaktiviteter i kommunen – vilket gör Väsby till en levande stad dygnet runt.

3.2.1 Miljö och klimat

3.2.1.1 Material- och energiförbrukning samt utsläpp skall hållas på så låg nivå som möj- ligt.

Resor i tjänsten sker främst med allmänna färdmedel eller utifrån de möjligheter kommunen till- handahåller, t.ex. bilpool. Åtgärder har vidtagits för att minska förbrukning av kontorspapper, vilket är ett fortsatt utvecklingsområde bl.a genom olika digitaliseringsåtgärder. Hushållsavfall sorteras.

(10)

2017(KM) Mål 2018 Resultat(KM) Länssnitt 2018 Andel resor i samband med tjänsteför-

rättningar där val av färdmedel skett med beaktande av kommunens miljö- policy, i procent

95 95 95

Antal aktiviteter som genomförts för att öka medarbetares kunskap och medvetenhet om miljöpåverkan.

4 4

Handlingsplan

Ökad digitalisering

Fortsatt arbete med digitalisering av verksamheten bl.a. i syfte att minska pappersförbrukning

Målet är uppfyllt

Upplysningar enlig FB 6:20 är helt digitaliserad sedan sept 2018, flera ärendetyper kommer att digitaliseras under våren 2019.

Slutdatum 2018-12-31

3.3 Medarbetare

3.3.1 Attraktiv arbetsgivare

3.3.1.1 Familjerättsnämnden ska vara en föregångare och förebild som arbetsgivare.

För att kunna uppfylla mål och hålla god kvalitet är det viktigt att tjänsterna är besatta med kompe- tenta och engagerade medarbetare. Enkät gällande den psykosociala arbetsmiljön har visat mycket goda resultat trots vakanta tjänster och hög arbetsbelastning.

För att möta framtida behov av kompetensförsörjning är det viktigt att kunna fortsätta vara en attraktiv arbetsgivare. Arbete pågår i syfte att stärka socialtjänstens attraktionskraft för att behålla befintlig personal och underlätta rekrytering av nya medarbetare. Den interna organisationen vid familjerättsbyrån ses regelbundet över i syfte att alla medarbetare ska känna sig delaktighet och ansvara för verksamheten och den egna utvecklingen. Samtliga medarbetare ska erhålla nödvändig kompetensutbildning.

Likabehandlingsombud finns i verksamheten. Familjerättsbyrån kommer arbeta med den sociala och organisatoriska arbetsmiljön enligt AFS 2015:4.

2017(KM) Mål 2018 Resultat(KM) Länssnitt 2018 Bemötandeindex (BMI) för familje-

rättsbyrån* 94%

Hållbart medarbetarengagemang (HME) för familjerättsbyrån

77% 94%

(11)

2017(KM) Mål 2018 Resultat(KM) Länssnitt 2018 Andel medarbetare som är nöjda med

sin arbetssituation 85

Sjukdom av avtalad tid* 5

5,5 10,2

Resultat från medarbetarundersökningen 2018 saknas pga utebliven undersökning.

Handlingsplan

kompetensutvecklingsplan

Alla anställda skall ha en kompetensutvecklingsplan som följs upp och revideras årligen.

Målet är uppfyllt

Alla medarbetare på familjerättsbyrån har en kompetensförsörjningsplan som följs upp minst en gång per år. Stöd finns också via kommunens utvecklingsledare, som även tillhandahåller en tydlig introduktion av nyanställda.

Slutdatum 2018-12-31

Personalstrategi för social- och omsorgskontoret

Utveckla personalstrategi för att rekrytera och behålla socialsekreterare, familjerättssekreterare och biståndshand- läggare. Genomföra kompetenshöjande och arbetsmiljöstärkande insatser som t.ex. uppdragsutbildningar.

Målet är delvis uppfyllt

Flera utbildningsinsater och workshops är genomförda under 2018, och det finns en utbildningsplan för 2019. Famil- jerättsbyrån måste kontinuerligt säkerställa att aktuell lagstiftning efterföljs och därmed erbjuda medarbetarna fort- bildning inom familjerättens olika områden.

Slutdatum 2019-12-31

Samarbete med socialhögskolan

Stärka samarbetet med socialhögskolan för att bl.a. erbjuda bra praktikplatser.

Målet är ej uppfyllt

Inga praktikanter har tagits emot på familjerättsbyrån under 2018 pga personalsituationen och hög arbetsbelastning.

Slutdatum 2018-12-31

Social och organisatorisk arbetsmiljö

Familjerättsbyrån ska ta fram mätbara mål kopplade till samtliga områden i Organisatorisk och social arbetsmiljö.

Målet är uppfyllt

Vid två tillfällen under 2018 gjordes en enkät om den psykosociala arbetsmiljön som påvisade mycket goda resultat.

Enkäterna har varit underlag för att diskutera arbetsmiljön, kränkande särbehandling, arbetsbelastning mm Slutdatum

2018-12-31

3.4 Ekonomi

God hushållning och långsiktig ekonomisk hållbarhet ska råda i hela kommunkoncernen och verk- samheterna ska bedrivas ändamålsenligt och effektivt. Ordning och reda i ekonomin är en förut- sättning för kvalitetsutveckling i verksamheter, såväl hos kommunala och privata regin samt bolag.

(12)

3.4.1 Ekonomiskt resultat

3.4.1.1 Nämndens ekonomi ska vara i balans

Nämnden redovisar sista december ett underskott på 113 tkr pga högre kostnader för inhyrd personal. Alla tjänster är sedan hösten 2018 tillsatta.

2017(KM) Mål 2018 Resultat(KM) Länssnitt 2018 Resultatavvikelse av omslutning, i

procent

0,1 0 -0,4

3.4.2 Kvalitet och effektivitet

Kontinuerlig verksamhetsutveckling i syfte att höja kvalitén och öka effektiviteten och därmed kunna möta framtida utmaningar förutsätter att personalomsättningen inte är för stor.

Kvalité och effektivitet mäts även genom väntetider och handläggningstider för olika ärendetyper.

3.4.2.1 En stabil personalsituation ska eftersträvas

Kontinuerlig verksamhetsutveckling i syfte att höja kvalitén och öka effektiviteten och därmed kunna möta framtida utmaningar förutsätter att personalomsättningen inte är för stor. Kvalité och effektivitet mäts genom väntetider och handläggningstider för olika ärendetyper.

2017(KM) Mål 2018 Resultat(KM) Länssnitt 2018

Personalomsättning, i procent 50

15 12

Uppdrag

Ta fram konkreta förslag på samverkan med andra kommuner. (KS, alla)

Familjerättsbyrån är ett samarbete mellan tre kommuner och ett gott exempel på samverkan. Olika kommuner runt om i landet vill också ta del av Familjerättsbyråns arbete.

Samverkan med de tre kommunerna har kommit olika lång och utformningen ser lite olika ut beroende på behov och efterfrågan. Ansvarig familjerättschef kommer under 2019 att utveckla samverkan med respektive chefer inom soci- altjänsten.

2019-12-31

Ta fram nämndspecifika digitala handlingsplaner. (KS, alla)

Familjerättsbyrån fortsätter att arbeta utifrån den it-utvecklingsplan som är framtagen.

Handlingsplan är framtagen. Digital tidsbokning där nyblivna föräldrar själva kan boka tid hos faderskapshandläg-

(13)

Uppdrag

gare samt lämna adekvat information i ärendet implementeras i början av 2019. Yttranden enligt FB 6:20 är helt digitaliserad sedan sept 2018, flera ärendetyper kommer att digitaliseras under 2019.

2019-12-31

4 Ekonomisk översikt

4.1 Resultaträkning

Resultaträkning Resultat Mkr

2017

Årsbud-

get Mkr 2018 Resultat Mkr Avvi- kelse Mkr

Intern Kommunersättning (I) 3 3,1 3,1 0

Intern Täckningsbidrag (I) Försäljning och avgifter Hyror och arrenden

Bidrag 0 0,2

Försäljn verksamhet/entreprenad 6,9 7,2 7,3 0,1

Summa Intäkter 9,9 10,3 10,6 0,3

Buffert Bidrag.

Entreprenader/köp av verksamhet

Övrigt material och tjänster -1,9 -1,8 -2,5 -0,7

Personalkostnader -6,9 -7,5 -7,1 0,4

Lokal- och markhyror -0,9 -1 -1 0

Övriga fastighetskostnader 0 0 0 0

Avskrivningar 0 0 0 0

Intern ränta 0 0 0 0

Intern Täckningsbidrag (K) 0 0 0 0

Intern Kommunersättning (K)

Summa Kostnader -9,8 -10,3 -10,6 -0,3

Finansiering

Resultat 0,1 0 0 0

4.2 Resultat per verksamhet

Intäkter Kostnader

Verksamhet Kom.

Ers.

Fsg av verk-

sam.

Övriga

int. Summa

Köp av verk-

sam.

Övriga

kost. Summa Resultat Gemensam familje-

rätt 3,1 3,1 -10,4 -10,4 -7,3

varav Sigtuna 3,1 3,1 3,1

(14)

Intäkter Kostnader

varav Sollentuna 4,2 4,2 4,2

Summa Verksam-

heter 3,1 7,3 10,4 -10,4 -10,4 0,0

Gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor redovisar 2018 ett underskott mot budget med totalt -113 tusen kronor. Upplands Väsby kommuns andel av underskottet är 37,6 tusen kronor. Sol- lentuna kommuns andel är 41,7 tusen kronor och Sigtuna kommuns andel är 33,7 tusen kronor.

Underskottet beror främst på kostnader för inhyrd personal för att täcka upp vakanser under året.

Kostnaden för nämndens verksamheter fördelas mellan de tre kommunerna enligt följande: Hälften av kostnaden fördelas utifrån antalet invånare 1 november föregående verksamhetsår. Den andra hälften fördelas utifrån nyttjandegrad året före verksamhetsåret. I Upplands Väsby kommun beslu- tas om intern ersättning i form av kommunersättning i juni månad före verksamhetsåret. Det gör att fördelningen av kostnaderna är preliminär i budget. Hänsyn tas till detta vid fördelning av resultatet

4.3 Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal

4.3.1 Familjerätt

Antal barn som varit i kontakt med familjerättsbyrån har ökat jämfört med motsvarande period förra året. Totalt antal barn för vilket faderskapet fastställts och barn vars föräldrar varit aktuella i samarbetssamtal, vårdnads-,boende- och umgängesutredningar har ökat medan antal medgivandeutredningar är lägre än tidigare år.

Skillnaden ligger inom ramen för vad som kan förklaras med naturliga variationer och påverkar inte budget och prognos för helåret. Volymerna tenderar att jämna ut sig över tid.

Verksamhet Resultat 2017 Budget 2018 Resultat

Totala antalet barn vars föräldrar varit aktuella i samarbetssamtal, snabbytt- rande, vårdnads-, boende- och/eller umgängesutred- ning

660 765

Antal medgivandeutredningar i samband med adoption

12 7

Antal barn för vilka faderskap har fastställts genom bekräftelse

930 846

4.4 Investeringsuppföljning

4.4.1 Investeringsprojekt

Projekt Årsbudget Utfall Avvikelse

(15)

Projekt Årsbudget Utfall Avvikelse Totalt

5 Internkontroll

Internkontroll är en viktig del av kommunens systematiska kvalitetsarbete. Kartläggningen av risker genomförs utifrån samtliga perspektiv kopplat till nämndens verksamheter, processer och åtagan- den. De mest kritiska riskerna ska hanteras genom föreslagna mål, nyckeltal och handlingsplaner.

Till utvalda risker kopplas kontrollmoment som genomförs vid ett eller flera tillfällen under året.

Internkontrollarbetet ska bidra till att verksamheten är kostnadseffektiv och uppfyller målen. Ge- nomförd uppföljning rapporteras till nämnden oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för att komma till rätta med avvikelsen eller förbättra kontrollen.

Perspektiv:

5.1 Medborgare

Process:

5.1.1 Informationshantering

Risk Kontrollmoment Åtgärder

felaktig information om verksamheten på kommunens hemsida

information på hemsida och informat- ionsmaterial ska vara uppdaterad

Uppdatering av information på hemsidan har påbörjats. Blanketter ses över pga EU- direktivet GDPR.

Process:

5.1.2 Klagomålshantering

Rutiner för klagomålshantering följs inte

Kontroll av att besökare fått informat- ion om rutiner för synpunkter och klago- mål

Information sker fortlöpande om rutiner för klagomålshanteringen. Följs upp med brukar- enkät under veckorna 21 och 22.

Genomgång av rutiner för klagomåls- hantering på APT

Kontroll att rutinerna är kända, genomgång vid APT.

(16)

Process:

5.1.3 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Systemet är inte uppdaterat, viktiga processer saknas eller är ej tillräckligt kända av medarbetare

Kontroll av att ledningssystemet för kvalitetsarbetet är uppdaterat och känt

Genomgång av familjerättens olika delar i verksamhetssystemet har påbörjats under 2018 med stöd av förvaltningsledare.

Process:

5.1.4 Rättsäkerhet

Att domstolsbeslut inte verk- ställs korrekt, att riktlinjer avseende legitimationskontroll inte följs.

Genomgång av slumpmässigt utvalda ärenden

På grund av personalomsättning och stort ärendeinflöde har kontrollen inte hunnits med under 2018.

Kontrollmomentet ska priorite- ras under 2019.

Perspektiv:

5.2 Samhälle och miljö

Process:

5.2.1 Resor i tjänsten

Följsamhet gentemot resepoli-

cyn Kontroll av att resepolicyn är känd och

efterlevs

Perspektiv:

5.3 Medarbetare

Process:

5.3.1 Brandskyddsarbete

Ett systematiskt förebyggande brandskyddsarbete saknas

Kontroll av att brandskyddsarbetet genomförts och dokumenterats enligt gäl- lande rutiner och att alla funktioner finns

(17)

Process:

5.3.2 Hot och våld - trygg arbetsmiljö

Att handlingsplanen mot hot och våld inte är uppdaterad eller tillräckligt känd av medarbetarna

Kontrollera att handlingsplanen är känd samt uppdaterad

Process:

5.3.3 Bemanning

Hög arbetsbelastning leder till försämrad arbetsmiljö

uppföljning av arbetsbelastning

Perspektiv:

5.4 Ekonomi

Process:

5.4.1 Inköp och avtal

Mutor och bestickning Kännedom om policy mot mutor och bestickning

Process:

5.4.2 Konferenser, kurser och resor

Nödvändiga uppgifter saknas Kontroll av deltagarlistor och program