Verksamhetsberättelse 2019
Familjerättsnämnden
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning ... 3
2 Sammanfattning målen ... 4
2.1 Ekonomi ... 4
2.2 Medborgare ... 4
2.3 Samhälle och miljö ... 5
2.4 Medarbetare ... 5
3 Ansvarsområde ... 5
4 Mål och uppdrag ... 6
4.1 Ekonomi ... 6
4.2 Medborgare ... 7
4.3 Samhälle och miljö ... 9
4.4 Medarbetare ... 10
5 Ekonomisk översikt ... 11
5.1 Ekonomi ... 11
5.2 Resultaträkning ... 11
5.3 Resultat per verksamhet och/eller ansvar... 12
5.4 Volymer och kostnadsnyckeltal ... 13
5.5 Investeringar ... 13
5.6 Känslighetsanalys ... 14
6 Sammanställning av nämndens arbete med barnrättsfrågor ... 14
7 Sammanställning av nämndens arbete med miljöfrågor ... 15
8 Internkontrollplan ... 15
8.1 Medborgare ... 15
8.2 Medarbetare ... 16
8.3 Ekonomi ... 17
1 Sammanfattning
Familjerättsbyrån fortsätter att utveckla verksamheten utifrån de förutsättningar som finns. Rättssä- kerhet, hög tillgänglighet, gott bemötande, tydlig information och tillvaratagande av barnperspekti- vet har stått i fokus inom verksamhetens alla delar. De för året uppställda mål har uppfyllts helt eller delvis trots hög arbetsbelastning, nya medarbetare och flera långtidssjukskrivningar. Nya digitala processer och arbetssätt har underlättat handläggningen men även ökat servicen till medborgarna.
Som tidigare år påvisar brukarenkäter mycket goda resultat med hög nöjdhet med bemötande, in- formation, delaktighet och handläggningstider.
Ärendevolymer: 1.504 barn har på olika sätt varit i kontakt med familjerättsbyrån under 2019.
Uppskattningsvis har 1.400 föräldrar fått råd och stöd via telefon eller ett personligt möte. Föräldrar till 289 barn har fått familjerättsligt stöd via samarbetssamtal och 11 barn har deltagit i gruppverk- samheten skilda världar.
Ärendevolymen inom vissa områden har minskat något men vårdnadsutredningar ligger på samma höga nivå som 2018, en ökning med närmare 60 procent sedan 2017. I Myndigheten för familjerätt och föräldraskapsstöds (MFOF) nationella statistik för 2018 framgår tydligt att antalet vårdnadsä- renden för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner ligger långt över jämförbara kom- munövergripande familjerätter i landet, i vissa fall över 100 procent. Under de senaste åren har också ansökningar om samarbetssamtal ökat stort och därför har väntetiden blivit längre. I dag er- bjuds samarbetssamtal även till föräldrar som ännu inte separerat och till föräldrar som har insatsen umgängesstöd. Verkställighet av umgängesstöd har ökat med 86 % under 2019. En genomlysning av verksamheten har därför varit nödvändig för att säkerställa en god kvalité och service med bar- nets bästa i fokus samt en budget i balans.
Medarbetare: Hög bemanningsgrad och kompetent personal är en förutsättning för att kunna hålla en god kvalité och uppnå uppställda mål. Detta har varit en utmaning ända sedan 2017 på grund av personalomsättning, oerfaren personal och flera långtidssjukskrivningar under olika perioder. Från och med januari 2019 har alla vakanta handläggartjänster varit tillsatta och det finns handlingspla- ner för kompetensförsörjning, handläggarstöd och rättssäker handläggning. Handläggarna får admi- nistrativ avlastning för att öka fokus på handläggning och utvecklingsarbete. En uppdelning av an- svarsområden har implementerats med mycket goda resultat. Hög närvaro av chefsstöd har också säkerställts under året genom inrättandet av en biträdande enhetschefstjänst.
En administratör slutade i augusti 2019, tjänsten har vakanshållits men kommer att tillsättas i början av 2020. En person via Arbetsförmedlingens nystartsjobb har utfört administration och faderskaps- handläggning. En kontorsgrupp har bildats för att förbättra och säkerställa administrativa rutiner. En digital tidsbokning implementerades under våren vilket har effektiviserat hela faderskapshandlägg- ningen.
Två enkäter gällande den psykosociala arbetsmiljön har genomförts. Enkätsvaren påvisar en god stämning i gruppen och en bra balans mellan arbete och fritid. Medarbetarna trivs på familjerättsby- rån och det finns utrymme för både verksamhet- och kompetensutveckling.
Social- och omsorgskontorets verksamhetscontroller har under året gett stöd i olika utvecklingsfrå- gor och varit behjälplig i uppdatering av styrdokument, hanteringsanvisningar mm. Detta stöd har varit mycket värdefullt och utvecklande för familjerättsnämnden.
Verksamhetsutveckling: Informationsmaterial och skriftliga rutiner har uppdaterats under året.
Samverkan med socialtjänsten och olika familjerätter i Stockholmsregionen pågår och är i ständig utveckling. Utbyte av utbildning, projekt, tjänster och lokaler är exempel på olika samverkansfor- mer.
Sedan hösten 2019 erbjuder familjerättsbyrån öppen mottagning i Sigtuna kommun där föräldrar erbjuds rådgivning och fastställande av faderskap. Sigtuna är den kommun som har högst antal snabbyttranden och vårdnadsärenden, med tidig rådgivning och tydlig information kan antalet ären- den på sikt minska i antal. Mottagningen har varit uppskattad och välbesökt, speciellt för personer med annat modersmål än svenska.
Familjerättsbyrån fick 30.000 kronor i statsbidrag från Socialstyrelsen för att öka kunskapen om HBT-personers situation. Projektet har innefattat olika workshops och föreläsningar.
Miljö: Klimatpåverkan är en ständig utmaning som man behöver arbeta med på flera nivåer. Digita- lisering har medfört en minskad förbrukning av papper exempelvis genom digital kommunicering av utredningsrapporter och att större delen av familjerättsbyråns akter är helt digitala.
Ekonomi: Familjerättsnämnden redovisar ett ekonomiskt underskott med totalt - 94,2 tkr. På de- lårsrapport 2 var prognosen för 2019 ett underskott om -500 tkr på grund av de generella sparkrav som Upplands Väsby kommun lade på alla nämnder. Familjerättsbyrån har under året intensivt ar- betat med en åtgärdsplan för ekonomi i balans. Detta har gett resultat och slutliga underskottet beror på höga tolkkostnader. Det totala underskottet för tolkkostnader uppgår till -112 tkr.
2 Sammanfattning målen
Målet är uppfyllt
Målet är delvis uppfyllt Målet är inte uppfyllt
2.1 Ekonomi
Översikt måluppfyllelse
Nämndmål
Familjerättsnämnden ska sträva efter att utifrån givna resurser optimera nyttan för de som använder nämndens tjänster
Familjerättsnämndens ekonomi är i balans
2.2 Medborgare Översikt måluppfyllelse
Nämndmål
Familjerättsnämndens verksamhet ska präglas av en aktiv samverkan som säkerställer en god service till med- borgarna
Familjerättsnämndens arbete ska för medborgaren kännetecknas av hög delaktighet och rättssäkerhet
2.3 Samhälle och miljö Översikt måluppfyllelse
Nämndmål
Familjerättsnämnden ska verka för minskad miljöpåverkan och klimatsmarta lösningar
2.4 Medarbetare Översikt måluppfyllelse
Nämndmål
Familjerättsnämnden ska präglas av kunniga, kompetenta, engagerade och nöjda medarbetare
3 Ansvarsområde
Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner inrättade 1 januari 2005 en gemensam nämnd för familjerättsliga frågor i de tre kommunerna. Verksamheten bedrivs under benämningen familje- rättsbyrån för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner och bedrivs i gemensamma loka- ler i Upplands Väsby med Upplands Väsby kommun som värdkommun. Familjerättsbyråns an- svarsområden är reglerade i föräldrabalken samt socialtjänstlagen och omfattar följande områden:
• Råd och stöd till separerade föräldrar
• Samarbetssamtal avseende barns vårdnad, boende, umgänge och ekonomi
• Upprättande av avtal rörande barns boende, vårdnad och umgänge.
• Upplysningar till domstol i mål gällande barns vårdnad, boende och umgänge
• Utredningar till domstol i mål gällande barns vårdnad, boende och umgänge
• Yttranden till domstol rörande ändring av barns efternamn
• Fastställande av faderskap för barn vars föräldrar inte är gifta med varandra
• Medgivandeutredningar för internationella adoptioner
• Prövning av samtycke till fortsatt adoptionsförfarande
• Yttranden till domstol i adoptionsärenden
• Uppföljningsrapporter efter genomförd adoption
• Förordnade av umgängesstöd efter beslut av domstol
• Yttranden i vissa passärenden
• Gruppverksamhet för barn och föräldrar
4 Mål och uppdrag
4.1 Ekonomi
4.1.1 Kommunen har ett högt resultatmål
4.1.1.1 Familjerättsnämnden ska sträva efter att utifrån givna resurser optimera nyttan för de som använder nämndens tjänster
Familjerättsnämnden skall ha god hushållning och en långsiktig ekonomisk hållbarhet. Verksam- heten skall bedrivas ändamålsenligt och effektivt.
Familjerättsbyrån fortsätter att utveckla verksamheten utifrån de förutsättningar som finns. Rättssä- kerhet, hög tillgänglighet, gott bemötande, tydlig information och tillvaratagande av barnperspekti- vet har stått i fokus inom verksamhetens alla delar. Ärendevolymen inom vissa områden har mins- kat något men tidskrävande vårdnadsutredningar ligger på samma höga nivå som tidigare och anta- let ärenden för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner ligger långt över jämförbara kommunövergripande familjerätter. Umgängesstöd har nästintill fördubblats under 2019. Hög be- manningsgrad och kompetent personal är en förutsättning för att kunna hålla en god kvalité och uppnå uppställda mål. Handläggningen av familjerättsliga ärenden kräver personal med bred och djup kompetens och kontinuerlig uppdatering i gällande lagstiftning och praxis.
Handlingsplan
Öka digital information
Uppdatera information på hemsidan och broschyrer, införa nytt arbetssätt med att använda webbaserad information i mötet med föräldrar och barn samt omvärldsbevaka metoder för digital tolk.
Kommentar
All informationsmaterial i tryck är i sin helhet uppdaterad.
Den digitala informationen på kommunens hemsida är uppdaterad men fungerar inte optimalt för användarna på grund av de riktlinjer som finns i Upplands Väsby kommun gällande hemsidan. Exempelvis är det svårt att hitta rätt information vilket ökar behovet av personlig kontakt med handläggare.
Digital tidsbokning för nyblivna föräldrar är i bruk sedan maj 2019.
Digitala arbetssätt i barngruppsverksamhet har under året implementerats men det finns utvecklingspotential.
Omvärldsbevakning gällande digital tolk har ännu inte gett resultat.
Slutdatum 2019-12-31
4.1.1.2 Familjerättsnämndens ekonomi är i balans
Familjerättsnämnden verkar för en god ekonomisk hushållning och långsiktig ekonomisk hållbarhet med budget i balans.
På delårsrapport 2 var prognosen för 2019 ett underskott om 500 tkr på grund av de generella spar-
krav som Upplands Väsby kommun lade på alla nämnder. Familjerättsbyrån har under året intensivt arbetat med en åtgärdsplan för ekonomi i balans. Detta har gett resultat och slutliga underskottet beror på höga tolkkostnader, höjda lokalkostnader och höjda ersättningar för IT.
Nyckeltal
Resultat 2018 (K)(M)
Mål 2019
Resultat 2019 (K)(M)
Länssnitt
Resultatavvikelse i % av omsättningen -0,3%
0% -0,4%
Handlingsplan
Förebyggande råd och stöd
Genom tidiga stödinsatser minska antalet vårdnad boende- och umgängesärenden och därmed minska behovet av externa konsulter.
Kommentar
Antalet vårdnad, boende- och umgängesärenden ligger på samma höga nivå som under 2018 men den kraftiga ök- ningen har dock stannat av.
Samarbetssamtal som är en viktig stödinsats har under 2019 erbjudits till nya målgrupper, exempelvis till föräldrar som ännu inte separerat och föräldrar som har insatsen umgängesstöd.
Familjerättsbyrån startade under hösten 2019 en öppen mottagning i Sigtuna kommun där man erbjuder rådgivning och fastställer faderskap. Mottagningen har varit uppskattad och välbesökt, speciellt för personer med annat moders- mål än svenska har de personliga mötena underlättat i ärendena.
Behovet av externa konsulter har varit minimal under 2019 tack vare att strukturen i den befintliga organisationen har varit effektiv.
Slutdatum 2019-12-31
4.2 Medborgare
4.2.1 Kommunen erbjuder vård, omsorg och stöd som utgår från medborgarens behov och önskemål
4.2.1.1 Familjerättsnämndens verksamhet ska präglas av en aktiv samverkan som säker- ställer en god service till medborgarna
Nyckeltal
Resultat 2018 (K)(M)
Mål 2019
Resultat 2019 (K)(M)
Länssnitt
Antal aktiviteter som främjar samverkan inom
andra delar av socialtjänsten 4 4
Handlingsplan Samverkan
God samverkan är en viktig del av familjerättsbyråns arbete för att kunna ge barn och föräldrar stöd utifrån en hel-
Handlingsplan
hetsbild av situation och behov. En grundläggande del av samverkan är att se barnet och föräldrar som delaktiga aktörer. Familjerättsnämnden ska arbeta för en god samverkan med socialtjänsten inom de tre samarbetskommuner- na, andra familjerätter i Sverige samt öppenvården i Upplands Väsby.
Kommentar
Samverkan med andra familjerätter inom Stockholmsregionen har varit en viktig framgång i utvecklingen av familje- rättsbyråns arbete. Samverkan har resulterat i jämförbara enkäter, mätbara mål, gemensamma utbildningar, projekt och utnyttjandet av varandras lokaler.
Samverkan med andra delar av socialtjänsten har gett positiv resultat, exempelvis vid gemensam information. Flera chefsbyten har inneburit att viss samverkan har stannat av.
Alla tre kommuner har relativt nya socialchefer och har träffats en gång gällande familjerättsbyråns arbete.
Slutdatum 2019-12-31
4.2.1.2 Familjerättsnämndens arbete ska för medborgaren kännetecknas av hög delaktig- het och rättssäkerhet
Familjerättsbyråns verksamhet ska präglas av god kvalitet, ett gott bemötande och hög tillgänglig- het. Barnets bästa står alltid i fokus. Personalen skall ha adekvat kompetens för att säkra rättssä- kerheten. Klagomål ska besvaras skyndsamt och tillhörande rutiner skall vara kända.
Som tidigare år påvisar brukarenkäter mycket goda resultat med hög nöjdhet med bemötande, in- formation, delaktighet och handläggningstider. Tillgängligheten har successivt ökat under 2019, bland annat med förlängda rådgivningstider via telefon och den nystartade öppna mottagningen i Sigtuna kommun. Där erbjuds rådgivning och fastställande av faderskap. Sigtuna är den kommun som har högst antal snabbyttranden och vårdnadsärenden, med tidig rådgivning och tydlig informat- ion kan antalet ärenden på sikt minska i antal. Mottagningen har varit uppskattad och välbesökt, speciellt för personer med annat modersmål än svenska.
Nyckeltal
Resultat 2018 (K)(M)
Mål 2019
Resultat 2019 (K)(M)
Länssnitt
Andel personer som känner delaktighet i sitt
ärende 85% 90%
Andel personer som upplever att de fått tydlig
information i sitt ärende 80% 88%
Handlingsplan
Rättssäker handläggning
Genomföra aktgranskning två gånger per år samt uppföljning av resultatet. Genomgång av delegationsförteckning och övriga rutiner. Under 2019 ska alla medarbetare ta del av samtliga relevanta handböcker från Socialstyrelsen.
Nya medarbetare ska erbjudas adekvata grundutbildningar.
Kommentar
Familjerättsbyråns arbete är indelad i olika ansvarsområden, vilket har lett till fördjupade kunskaper inom respektive
Handlingsplan
område. Kompetensen har därmed ökat och sårbarheten minskat, vilket har bidragit till rättssäker handläggning och minskat behovet av externa konsulter. Alla ansvarsområden har systematiskt gått igenom utredningsrutiner, aktuell lagstiftning, samlat aktuell forskning och uppdaterat informationsmaterial.
En första aktgranskning är genomförd. Resultatet var positivt. Granskningen synliggör olika sätt att handlägga samt verksamhetssystemets uppbyggnad.
Styrdokument har gåtts igenom.
Hela enheten har genomgått en systematisk studiecirkel baserad på och kring Socialstyrelsens handbok Vårdnad, boende och umgänge. Tillgång till alla relevanta handböcker har funnits.
En utbildningsplan för alla medarbetare finns och har följts upp.
Slutdatum 2019-12-31
Brukarundersökning
Färdigställa egeninitierad brukarundersökning för att mäta delaktighet och tydlig information. Undersökningen ska genomföras två gånger per år med start 2019.
Kommentar
Brukarundersökningar genomfördes under maj och oktober. Föräldrar upplever att de har fått ett gott och profession- ellt bemötande, känt sig delaktig, fått adekvat information samt blivit erbjuden en tid inom en rimlig tidsperiod.
Slutdatum 2019-12-31
4.3 Samhälle och miljö
4.3.1 Upplands Väsby är en trygg, tillgänglig och hållbar kommun
4.3.1.1 Familjerättsnämnden ska verka för minskad miljöpåverkan och klimatsmarta lös- ningar
Resor i tjänsten ska främst ske med allmänna färdmedel eller utifrån de möjligheter som kommunen tillhandahåller, t.e.x bilpool. Olika digitala processer minskar pappersförbrukning.
Handlingsplan
Öka miljömedvetenheten
Genomföra workshops samt genomgång av kommunens miljöpolicy.
Kommentar
Familjerättsbyrån har implementerat flera digitala processer som underlättar både i handläggning och för den en- skilde, vilket har minskat pappersförbrukningen och resandet. Diskussion om verksamhetens miljöansvar och kom- munens miljöpolicy har genomförts på arbetsplatsträffar.
Slutdatum 2019-12-31
4.4 Medarbetare
4.4.1 Kommunen är en attraktiv arbetsgivare
4.4.1.1 Familjerättsnämnden ska präglas av kunniga, kompetenta, engagerade och nöjda medarbetare
En förutsättning för att uppfylla mål och hålla god kvalitet är att alla tjänster är besatta med kom- petenta och engagerade medarbetare. Arbete pågår i syfte att stärka socialtjänstens attraktionskraft och behålla befintlig personal. Familjerättsbyrån ser ständigt över den interna organisationen och alla medarbetare skall känna sig delaktig och ansvara för sin egna och verksamhetens utveckling.
Samtliga medarbetare skall ha en kompetensutvecklingsplan. Likabehandlingsombud finns i verk- samheten. Familjerättsbyrån arbetar med den sociala och organisatoriska arbetsmiljön enligt AFS 2015:4.
Från och med januari 2019 har alla vakanta handläggartjänster varit tillsatta och det finns hand- lingsplaner för kompetensförsörjning, handläggarstöd och rättssäker handläggning. Handläggarna får administrativ avlastning för att öka fokus på handläggning och utvecklingsarbete. En uppdelning av ansvarsområden har implementerats med mycket goda resultat. Alla medarbetare har en kompe- tensutvecklingsplan som regelbundet följs upp. Hög närvaro av chefsstöd har säkerställts under året genom inrättandet av en biträdande enhetschefstjänst. Under 2019 har en VFU-student haft praktik på familjerättsbyrån vilket har varit mycket värdefullt och utvecklande för familjerättsnämnden.
Enkätresultat gällande den psykosociala arbetsmiljön samt medarbetarenkäten påvisar en god stäm- ning i gruppen och en bra balans mellan arbete och fritid. Medarbetarna trivs på familjerättsbyrån, rekommenderar Upplands Väsby som arbetsgivare och hållbart medarbetarengagemang är väldigt hög.
Nyckeltal
Resultat 2018 (K)(M)
Mål 2019
Resultat 2019 (K)(M)
Länssnitt
Hur troligt är det att du skulle rekommendera Upplands Väsby kommun som arbetsplats till någon du känner?
75% 91%
Hållbart medarbetarengagemang (HME) 81% 93%
Handlingsplan
Strategi attraktiv arbetsgivare
En kontorsgemensam värdegrund ska tas fram (implementeringen av denna kommer fortgå efter 2019), ett utvecklat introduktionsprogram för nyanställda och praktikanter vara implementerat, framtaget praktikantpaket ska imple- menteras samt en kompetensinventering påbörjas. I handlingsplanen ingår även arbete för att öka det digitala och administrativa stödet samt ta emot sommarjobbare och praktikanter.
Kommentar
Under 2019 togs det fram en gemensam värdegrund för kontoret. Medarbetare, chefer, förtroendevalda och represen- tanter från brukar- och intresseorganisationer har varit delaktiga och valt fyra värdeord som ska genomsyra verksam-
Handlingsplan
heten: Delaktighet, Kompetens, Tillit och Respekt. Under 2019 har arbetet påbörjats med att inkorporera värdegrun- den i hela medarbetarprocessen, från rekrytering till avslutningssamtal, detta arbete kommer fortsätta under 2020.
En kontorsövergripande introduktion för nyanställda infördes under 2019 och genomförs varje termin där det bland annat ingår en workshop om våld i nära relationer i enlighet med beslutad handlingsplan. Framtaget paket för VFU- studenter har implementerats under 2019 och utvärderingar visar mycket goda resultat. Beslut är taget att avvakta med införskaffande av digitalt kompetensinventeringsverktyg eftersom en kommunövergripande medarbetarportal är under framtagande av HR.
Slutdatum 2019-12-31
5 Ekonomisk översikt
5.1 Ekonomi
Kostnaden för nämndens verksamheter fördelas mellan Upplands Väsby kommun, Sollentuna kommun samt Sigtuna kommun enligt följande: Hälften av kostnaden fördelas utifrån antalet invå- nare 1 november föregående verksamhetsår. Den andra hälften fördelas utifrån nyttjandegrad året före verksamhetsåret. I Upplands Väsby kommun beslutas om intern ersättning i form av kommu- nersättning i juni månad före verksamhetsåret. Det gör att fördelningen av kostnaderna är prelimi- nära i budget. Hänsyn tas till detta vid fördelningen av resultatet.
5.2 Resultaträkning
Resultaträkning Resultat Mkr 2018
Årsbudget Mkr
2019 Resultat Mkr Avvikelse Mkr Intern Kommunersättning och
särskilda medel (I)
3,1 3,3 3,3 0
Intern Täckningsbidrag (I) Försäljning och avgifter Hyror och arrenden
Bidrag 0,2 0,3 0,2 -0,1
Försäljn verksam- het/entreprenad
7,3 7,7 7,8 0,1
Summa Intäkter 10,6 11,3 11,3 0
Buffert
Lämnade bidrag
Entreprenader/köp av verksam- het
0 0
Övrigt material och tjänster -2,5 -0,8 -0,6 0,2
Personalkostnader -7,1 -8,6 -8,4 0,2
Konsulter och inhyrd personal -0,4
Lokal- och markhyror -1 -1 -1 0
Övriga fastighetskostnader 0 0 -0,1 -0,1
Avskrivningar och nedskriv- ningar
0 0 0 0
Resultaträkning Resultat Mkr 2018
Årsbudget Mkr
2019 Resultat Mkr Avvikelse Mkr
Intern ränta 0 0 0 0
Intern Täckningsbidrag (K) 0 -0,8 -0,8 0
Intern Kommunersättning och särskilda medel(K)
Summa Kostnader -10,6 -11,3 -11,3 0
Finansiering
Resultat 0 0 0 0
Den gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor visar efter december ett totalt underskott om -94,2 tkr.
Upplands Väsby kommuns andel av underskottet inklusive kostnaden för lokala politiker är -40 040 kr.
Sollentuna kommuns andel av underskottet är -30 183 kr och Sigtuna kommuns andel av underskot- tet är - 23 980 kr.
Prognosen i delårsrapport 2 visade ett underskott om -500 tkr då nämnden inte klarat att anpassa sin verksamhet till de generella sparkrav som Upplands Väsby kommun lade på alla nämnder. Familje- rättsbyrån har under året intensivt arbetat med en åtgärdsplan för ekonomi i balans. Detta har gett resultat och det slutliga underskottet beror på högre tolkkostnader. Det totala underskottet för tolk- kostnader uppgår till -112 tkr.
5.3 Resultat per verksamhet och/eller ansvar
5.3.1 Resultat
Intäkter Kostnader
Verksam-
het/ansvar Kom ers Förs av
verks Övr int S:a Köp verks
Övr
kostn S:a Resultat Gemensam familje-
rätt i Upplands Väsby
3,3 0,2 3,5 -11,3 -11,3 -7,8
varav Sollentuna 4,3 4,3 4,3
varav Sigtuna 3,5 3,5 3,5
Summa verksam-
heter/ansvar 3,3 7,8 0,2 11,3 -11,3 -11,3 0,0
Den gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor visar efter december en negativ avvikelse mot budget med -40 tusen kronor vilket motsvarar 0,4 procent av omsättningen.
Upplands Väsby kommuns andel av underskottet är -40 tusen kronor. Sollentuna kommuns andel av underskottet är -30 tusen kronor samt Sigtuna kommuns andel är -24 tusen kronor.
5.4 Volymer och kostnadsnyckeltal
1.504 barn har på olika sätt varit i kontakt med familjerättsbyrån under 2019. Uppskattningsvis har 1.400 föräldrar fått råd och stöd via telefon eller ett personligt möte. Föräldrar till 289 barn har fått familjerättsligt stöd via samarbetssamtal och 11 barn har deltagit i gruppverksamheten ”skilda värl- dar”.
Ärendevolymen inom vissa områden har minskat något men vårdnadsutredningar ligger på samma höga nivå som tidigare, en ökning med närmare 60 procent sedan 2017. I MFOFs nationella statistik för 2018 framgår tydligt att antalet vårdnadsärenden för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner ligger långt över jämförbara kommunövergripande familjerätter i landet, i vissa fall över 100 procent.
Under de senaste åren har också ansökningar om samarbetssamtal ökat stort och därför har vänteti- den blivit längre. I dag erbjuds samarbetssamtal även till föräldrar som ännu inte separerat och till föräldrar som har insatsen umgängesstöd.
Verkställighet av umgängesstöd har ökat med 86 procent under 2019, vilket syns som en tydlig ök- ning i tabellen nedan på Totala antalet barn vars föräldrar har varit aktuella i samarbetssamtal, snabbyttrande, vårdnads-, boende- och/eller umgängesutredning.
5.4.1 Familjerättsnämnden
Verksamhet Resultat 2018 Budget 2019 Resultat Avvikelse budget
2019 Totala antalet barn vars
föräldrar varit aktuella i samarbetssamtal, snabbyttrande, vård- nads-, boende- och/eller umgängesut- redning
765 670 899 229
Antal medgivandeut- redningar i samband med adoption
7 12 9 -3
Antal barn för vilka faderskap har fastställts genom bekräftelse
846 930 848 -82
5.4.2 Externa utförare per verksamhet
5.5 Investeringar
En genomgång av familjerättens lokaler tillsammans med säkerhetschef har påvisat vissa säkerhets- brister som är nödvändiga att åtgärda. Det är i dagsläget ovisst hur stor denna kostnad kommer att bli men familjerätten är i behov av investeringsmedel för denna ombyggnation under år 2020. En- ligt nya beslut ska KSB ansvara för inre underhåll vilket betyder att nämnden inte ska äska medel för detta i fortsättningen.
Familjerätten kommer att få tillgång till 100 tkr för nya inventarier under 2020.
5.5.1 Investeringsprojekt
Projekt (mkr)
Års- budget
2019
Årets utfall 2019
Årsav- vikelse
Total projekt
jekt- budget
Utfall t o m 2019
Beräk- nad prognos
total- summa
Avvi- kelse
Färdig- ställt år
Inventarier I58007 (FRN:s andel)
0,1 0,026 -0,074 0,026
Totalt 0,1 0,026 -0,074 0,026
5.5.1.1 Ombudgeteringar
Ombudgetering, projekt (mkr) Ombudgetering
till 2020
Projektnum- mer
Totalt
5.6 Känslighetsanalys
Den gemensamma nämnden för familjerättsliga frågors budget är liten i förhållande till övriga nämnders budget. En mindre procentuell ökning av kostnaden slår därför hårt. Känsligheten för större volymökningar är hög och någon buffert som kan hantera detta finns inte. Nämndens budget består till 76 procent av lönekostnader. En annan kostnad som är hög i familjerättens budget är lo- kalkostnaden vilken utgör ca 9 procent av denna.
Förändrade uppdrag på grund av lagförändringar inom det familjerättsliga området kan medföra en ökad men även minskad arbetsbelastning. En utökning/minskning av en tjänst motsvarar en kost- nadsökning/minskning av drygt 650 tkr. En löneökning med 1 procent motsvarar en kostnadsökning på 112 tkr.
6 Sammanställning av nämndens arbete med barnrättsfrågor
Familjerättsbyrån arbetar huvudsakligen efter föräldrabalken och barnrättsperspektivet är inkluderat i ordinarie handläggning. Barnets bästa, barnets egna åsikter och vilja som ingår i Barnkonvention- en framgår tydligt i utredningsrutiner, checklistor och mallar. Barn kommer till tals i barnsamtal, efter ålder och mognad, som en del i olika utredningar.
Speciellt vid internationella adoptioner tas stor hänsyn till barns rätt till sitt ursprung. Materialet i akterna behölls omfattande med hänsyn till barn som senare vill veta mer om sitt ursprung. Detta är helt i linje med en ny adoptionslagstiftning och Barnkonventionen.
Familjerättsbyrån driver gruppverksamheten skilda världar där barn mellan 8-12 år som har skilda föräldrar träffas frivilligt för att prata om situationen och barns rättigheter. Här är också utvärdering och uppföljning en viktig del i verksamheten där barnet får möjlighet att komma till tals.
I slutet av 2019 gjordes första aktgranskningen där ett av syftena var att se hur barnperspektivet belysts i vårdnad, boende och umgänges utredningar.
Följande frågor besvarades:
- har handläggaren träffat barnet på hembesök
- har handläggaren utfört barnsamtal - finns en tydlig beskrivning av barnet - har hänsyn tagits till barnets vilja - har hänsyn tagits till barnets bästa
- har barnet informerats om förslag till tingsrätten
I början av år 2020 kommer familjerättsbyrån att analysera resultat och vidta förbättringsåtgärder.
Nya barnrättslagen väntas få störst betydelse i rättsväsendet, där andra svenska lagar tidigare kunnat väga tyngre än barnkonventionen. Familjerättsbyrån ser fram emot kommande domstolsbeslut, spe- ciellt i vårdnadsärenden som tar större hänsyn till barnets bästa.
Social- och omsorgskontorets gemensamma omvärldsbevakning omfattar aktuella barnrättsfrågor.
7 Sammanställning av nämndens arbete med miljöfrågor
Klimatpåverkan är en ständig utmaning som man behöver arbeta med på flera nivåer. Familjerätts- byrån har implementerat flera digitala processer som underlättar både i handläggning och för den enskilde, vilket har minskat pappersförbrukningen och resandet. Större delen av familjerättsbyråns akter är helt digitala.
Diskussion om verksamhetens miljöansvar och kommunens miljöpolicy har genomförts på arbets- platsträffar.
8 Internkontrollplan
8.1 Medborgare
8.1.1 Rättssäkerhet
Risk Kontrollmoment Åtgärder
Att vi inte kan få ut kvalitetssäkrade
rapporter Stickprov i Combine
Familjerättsbyråns objektsspecia- lister har under 2019 systematiskt och via stickprov i Combine korrige- rat felaktigheter gällande lagtext och delegation men även synliggjort olikheter i handläggarnas hantering av olika processer i Combine. Resul- taten har återkopplats till handläg- garna för att säkerställa handlägg- ningsrutiner.
Uppföljning av efterlevnad av rutiner för registrering i Pulsen Combine
Rutinerna har kontinuerligt tagits upp under den stående punkten både på APT och gruppmöten.
Att vi inte har en rättssäker hand- Årliga aktgranskningar
Risk Kontrollmoment Åtgärder läggning
Kollegial granskning är under ut- formning och den första genomför- des i december 2019. Sexton ärenden granskades och påvisade goda resul- tat:
Det var lätt att följa processen i samtliga ärenden som granskades.
Handläggarna hade träffat barnet i alla ärenden och haft barnsamtal efter mognad och ålder och antalet uppgick till 50%. Om handläggaren inte pratat med barnet fanns en väl- dokumenterad beskrivning varför.
Barnets vilja framgår tydligt i hälften av ärendena, i samtliga ärenden finns en riskanalys och handläggarproces- sen framgår också tydligt. I 42% av ärendena har barnet fått information om vad utredningen kommit fram till.
8.2 Medarbetare
8.2.1 Bemanning
Risk Kontrollmoment Åtgärder
Att vi inte har en fungerande per-
sonalförsörjning Uppföljning av personalomsätt- ning och rekrytering.
Under 2019 har alla tjänster varit tillsatta på familjerättsbyrån. Det har varit svårt att rekrytera erfaren per- sonal.
Uppföljning av att rutin följs för introduktion av nyanställda.
Alla nyanställda erbjuds en kom- munövergripande introduktion och en mer individuell introduktion med kollegialt stöd, uppföljning av chef och en plan för kompetensutveckl- ing. Introduktionen följs upp och utvärderas i medarbetarsamtal och på APT.
Hög arbetsbelastning leder till för-
sämrad arbetsmiljö Uppföljning av arbetsbelastning Varje vecka görs en översyn av ärendeinflödet och arbetsbelastning, både ur ett medarbetarperspektiv men också för att säkerställa rättssä- ker handläggning. Alla medarbetare är delaktiga på olika sätt gällande handläggningsrutiner och hitta nya
Risk Kontrollmoment Åtgärder arbetssätt.
Enkät i psykosocial arbetsmiljö
Enkäterna genomfördes i maj och november 2019 med mycket goda resultat. Enkäten används som dis- kussionsunderlag för en förbättrad arbetsmiljö, vad kan förbättras och vad ska förvaltas.
8.3 Ekonomi
8.3.1 Inköp och avtal
Risk Kontrollmoment Åtgärder
Mutor och bestickning Kännedom om policy mot mutor och bestickning
Policyn behandlas på ett APT i bör- jan av 2020.
Inköp görs utanför gällande avtal. Kontroll av inköp
Att avtal inte tecknas i enlighet med
upphandlingsriktlinjerna. Kontroll av avtal
Representation Godkänt belopp.
Det finns inte några transaktioner från september till december
Internkontrollen bör göras centralt av redovisningsenheten.
Rutiner har säkrats upp, handledar- stöd till ny personal. En kontors- grupp har skapats där familjerätts- chef och förste familjerättssekrete- rare ingår för att bla säkerställa ruti- ner runt fakturahantering.
Information har gått ut till alla som attesterar fakturor via Insidan. Avvi- kelser har åtgärdats, begäran om tydligare riktlinjer har vidarebeford- rats till kommunledningskontoret.
Syfte och deltagare
Det finns inte några transaktioner från september till december
Informationsinsatser har genomförts.
Rutiner har säkrats upp, handledar- stöd till ny personal. En kontors- grupp har skapats där familjerätts- chef och förste familjerättssekrete- rare ingår för att bl.a. säkerställa rutiner runt fakturahantering
Information har gått ut till alla som attesterar fakturor via Insidan. Avvi- kelser har åtgärdats.
Risk Kontrollmoment Åtgärder
Säkerställa att rutiner finns och är kända
Det finns inte några transaktioner från september till december Kurser och konferenser Syfte och deltagare
Av kurs/konferens fakturorna från september till december 2019 har 27% granskats, 6st totalt. Av dessa 6 fakturor saknade 2 syfte och vid ett tillfälle har man använt privat bonuskort. Alla granskade fakturor saknar program.
Rutiner har säkrats upp, handledar- stöd till ny personal. En kontors- grupp har skapats där familjerätts- chef och förste familjerättssekrete- rare ingår för att bl.a. säkerställa rutiner runt fakturahantering
Informationsinsatser har genomförts.
Information har gått ut till alla som attesterar fakturor via Insidan. Avvi- kelser har åtgärdats.
Korrekt attest
83% av granskade fakturor var kor- rekta ur attestsynpunkt.
Informationsinsatser har genomförts.
Betalkort Kvitto finns bifogat
AV First Card kortfakturorna från september till december 2019 har 33% granskats, 2st totalt. Av dessa hade 100% korrekta kvitton bifo- gade.
Redovisning av inköp
Ingen avvikelse Korrekt attest
Fakturor var korrekt attesterade.
