Verksamhetshandbok
Kapitel Avsnitt Kap.nr: Sidnr:
Personal Förmåner – Traktamente - Resekostnader 16.13 1(2)
Dokumentansvarig (namn och funktion) Fastställd av (namn och funktion) Fastställd datum Reviderad datum Karita Jeansson, personalsekreterare Joachim Håkansson, förbundschef 2014-01-21 2014-08-19
Dokumentnamn Enhet
GYF Tjänsteresa - Riktlinjer Gemensamt GYF
Tjänsteresa – Riktlinjer
Ansökan inför tjänsteresa
Vid tjänsteresa ska skriftligt underlag lämnas in och godkännas av närmaste chef innan resan planeras och påbörjas. Underlaget ska vara skriftligt och innehålla information om resans syfte, resmål, tidsperiod, samt yrkat ersättningsanspråk och eventuellt vikariebehov. För detta finns därför avsedda blanketter.
Schema och eventuell kursinbjudan ska alltid bifogas där aktiv arbetstid anges. Enligt AB likställs en arbetsdag vid tjänsteresa med 8 timmar, 08.00–17.00. Det är utifrån denna aktiva arbetstid som eventuell fyllnads- eller övertid beräknas. (Se även VLS kap 16:06 ”Kompensation vid övertid m m”.) Om
arbetstagaren kommer att yrka på ekonomisk ersättning för andra kostnader såsom färdtid, bussbiljetter, traktamente/resetillägg ska det finnas med från början på ansökningsunderlaget.
AB med tillhörande bilaga L; Särskilda bestämmelser för lägerverksamhet och tillfälligt utflyttad verksamhet gäller tillsammans med Skatteverkets föreskrifter om traktamenten och andra kostnader vid tjänsteresor.
Färdsätt
Vid tjänsteresa där arbetstagare behöver köra bil, ska i första hand tjänstefordon användas. Finns detta inte att tillgå kan arbetstagare använda egen bil och ersätts då enligt skatteverkets schablon med milersättning. Som sista alternativ används hyrbil. Kostnaden för hyrbil kostnadsförs på aktivitetens kostnadsställe.
Resor beställs alltid via personalredogöraren om inte annan överenskommelse träffats. Hemresan ska ske i direkt anslutning till förrättningens slut. Om den anställde väljer att åka hem vid ett senare tillfälle anses tjänsteresan vara avslutad vid samma tidpunkt som förrättningen avslutades.
Matkostnader
Mat bekostas inte av arbetsgivaren vid tjänsteresor. Arbetstagaren kan istället yrka ersättning via traktamente/resetillägg på reseräkning.
Reseräkning
Reseräkning ska vara inlämnad senast en månad efter avslutad resa för att arbetsgivaren ska ha möjlighet att administrera den i enlighet med Skatteverkets föreskrifter om reseräkning.
All förrättning utgår från arbetsstället.
Det finns en reseräkningsblankett som gäller både för endagsförrättning och för flerdagsförrättning.
Den arbetstagare som har tillgång till Självservice kan fylla i uppgifterna om resan direkt i självservice under rubriken Reseräkning.
Även eventuell tjänstgöringsrapport för arbetstid utöver ordinarie arbetstid ska vara inlämnad senast en månad efter avslutad resa, om dessa tider i undantagsfall inte har kunnat preciseras redan i ansökan om resan. Senare inkommen tjänstgöringsrapport beaktas ej.
2(2)
I Kalmarsunds gymnasieförbunds VLS kapitel 16.13 finns en förkortad beskrivning av hur reseräkningsblanketten fylls i. En mer utförlig instruktion finns också på den interna hemsidan i anslutning till blanketten Reseräkning.
Kvitto
Det är alltid originalkvittot med specificerad moms som ska bifogas. Alla kvitton för utlägg under resan ska bifogas reseräkningen som lämnas in till personalredogöraren. Detta inkluderar både bussbiljetter och eventuella kvitton för utlägg på i förväg överenskommen matkostnad eller dylikt. Inga kvitton lämnas i efterhand till ekonomifunktionen eller annan instans. Babskvitto (kvitto från kortbetalning) är ej giltigt kvitto.
Vikariekostnader
Eventuell vikariekostnad ska belasta den resandes kostnadsställe om inte resan avser projekt där egen budget finns. Därför ska schema med vikarier samt aktiv arbetstid lämnas in i förväg så att kostnaderna debiteras på rätt verksamhet. Original av kompetensansökningsblankett samt övriga reseunderlag förvaras i personalakten enligt gällande dokumenthanteringsplan.
Resa med elever i tjänsten – Bilaga L; Särskilda bestämmelser för lägerverksamhet och tillfälligt utflyttad verksamhet
Vid resor med elever tillämpas bilaga L.
Ett schema med ansvarsfördelning per tidsintervall upprättas innan resan påbörjas.
Vid övernattning gäller endast kompensation med timme för timme för en person per klass för utförd aktiv arbetstid utöver ordinarie arbetstid.
Måltider
Elevers måltider ska alltid i första hand förläggas till närliggande skolrestaurang alternativt tas med från egen skolrestaurang. Om så inte kan ske, ska det i förväg, på det skriftliga underlaget för resan vara uppgjort om var måltiderna planeras och till vilket pris. En elevlunch kostar 35:- enligt prisuppgift från 2013. Alternativt kan eleverna själva bekosta sin lunch och begära utbetalning från skolan med gällande belopp 25:- i matersättning. Om resan bekostas av externa medel, såsom t ex projektpengar, ska
elevernas måltidskostnader belasta projektet.
Observera att personalens matkostnader innebär avdrag på traktamentet då det är en skattepliktig förmån.
Övrigt att beakta vid resor med elever
Vid resa med elever ska ansvarig arbetstagare innan avfärd meddela expeditionen vilka elever och arbetstagare som medföljer på resan. Blanketten Uppgift i samband med studieresa används till detta ändamål. Upprättat schema med ansvarsfördelning per tidsintervall lämnas också till expeditionen.
Vid resa med elever utomlands ska varje elev ha med sig ett försäkringskort om sjukdom eller olycksfall inträffar. Ansvarig arbetstagare hämtar detta hos personalredogöraren i god tid innan avresa.
Glöm inte att en plan för oförutsedda händelser bör finnas.
