Matris verktyget Q
Det svåra är att göra det enkelt!
Vårt syfte med verktyget Q
The Matrix way
En matris är lätt att använda, lätt att förstå och ett bra sätt att identifiera ett behov genom. Med verktyget Q blir din tillvaro enklare.
• Det viktigaste för avdelningen är att visualisera sina behov.
Istället för en stor matris med alla kunskaper och kompetenser är det lättare att förstå en specific områdesmatris som hanterar en specifik kunskap.
• Ettexempel kan vara en underhållsavdelning med 20 personer där det jobbar 5 elektriker. Vissa delar av elektrikerns kompetenser vill man ha I en gemensam matris medans de specifika vill man ha en egen matris. Användaren skapar då en gemensam matris och en specific elektriker matris. Utvecklingsbehovet blir då lättare att förstå.
Fördelar med Verktyget Q
• Databas som är tillgänglig över hela världen
• Via telefonen
• Via datorn
• Via din padda
• Varningsfunktion för tidsbegränsade certifikat
• Transparent
• Spårbarhet
• Enkel att skapa
• Enkel att använda
• Enkel att ändra och uppdatera
När behöver jag verktyget Q?
Verktyget är användbart till att:
• Karlägga din verksamhet
• Skapa utvecklingsplaner utifrån verksamhetens behov
• Karlägga kunskap ur ett globalt perspektiv. Tex olika kompetenser på olika serviceenheter.
• Stödja din ISO-certifiering
• Flexibel arbetsorganisation
• Matrisorganisation
• Olika utvecklingsperspektiv
• Hantering av tidsbegränsade certifikat.
• Hålla ordning på erfarenheter och
kompetenser hos inhyrd personal. Vem har
jobbat vart?
Verktyget Q
• Byggstenarna i verktyget består endast av 3 delar, Employee, Competence och Matrix
Administration of employees
Administration of skills and competence
Administration of skills matrix
The dashboard
Hemknapp. Återvänder till startsidan
Log out
Skapade kompetensmatriser
Skapa en kompetensmatris
• Första steget för att skapa en kompetensmatris är att öppna ”Competence matrix” genom att klicka på
”View details”. Här ser du alla befintliga matriser och en ny skapas genom att trycka på ”Create new”
Om ditt företag tillhör en stor koncern är det klokt att namnge din matris på ett sådant sätt att det är lätt att identifier att den hör till dig. Vanligtvis brukar jag rekommendera att ha den geografiska placeringen som en del av namnet. Detta kan du också senare uppdatera.
Utveckla din verksamhet via en vy
När du skapat din matris öppnas ett nytt fönster. Det är här man lägger till kompetenser och medarbetare I din matris:
1. Tryck först på ”Competences” och sedan på ”Create New”. En ny kompetens skapas.
2. Tryck sedan på”Employees” och sedan på “Create new”. En ny medarbetare skapas.
3. Du lägger till och tar bort kompetenser och medarbetare till
matrisen genom att klicka på + och – knappen brevid kompetensen eller individen du har skapat.
4. Alla medarbetare och kompetenser ligger nu i ditt högra fönster och är sökbara genom fältet “Search”. I nästa matris skapar du inte en individ som redan finns I listan utan letar upp honom genom att skriva en del av hans namn.
1 2
4 3
Beskrivning av kompetensen
• För att utveckla din verksamhet behöver du skapa en
nivåbeskrivning av varje kompetens. Vi har valt 5 nivåer i vårt verktyg. Behöver du endast 1 eller 2 nivåer låter du övriga fält vara tomma.
• Om din kompetens behöver förnyas efter ett antal månader skriver du in giltighetstiden för certifikatet via fältet ”Expire time”. Detta kommer senare generera mailpåminnelser.
• Min rekommendation till er är att utvärdera “Best practice”
för en kompetens till att sätta definitionen av varje nivå. Vem
är vår bästa medarbetare? Vad gör han eller hon som är så
bra? Använd denna kunskap till att beskriva nivåerna för
kompetensen.
Employee
• Inga fält är obligatoriska
• “Corporate identity”
(anställningsnummer)kan vara värdefullt om det finns flera individer men samma namn.
• Location (ort) kan vara bra om du söker en individ med en specifik kunskap
• Email gör det enkelt att få kontakt med
medarbetaren
Kartläggning av verksamheten
1. När du klickar I matrisen ser du
nivåbeskrivningen för respektive kompetens och kan välja nivån för individen.
2. Du har också möjligheten att lägga till mål för verksamheten i matrisen. I det högra
exemplet har vi satt ett målvärde på att 4 individer skall inneha kvalifikationen men endast 3 medarbetare har den definierad.
Detta markeras genom att målvärdet blir RÖD.
Om du uppfyller antalsmålet blir rutan GRÖN.
1
Medarbetarsidan
• Genom att klicka på en medarbetare i matrisen öppnas ett nytt fönster.
Här kan du se alla matriser som medarbetaren ingår i. Om du klickar på en specifik matris ser du vilka kvalifikationer
medarbetaren har och vilka fler kompetenser som finns i
respektive matris.
Genom att klicka på ”All qualifications” ser du alla kvalifikationer individen har utvecklat.
Spårbara ändringar och uppdateringar
Alla ändringar och uppdateringar spåras till verktyget. Det finns 2 typer av ändringar. Ändringar i matrisen och ändrade kvalifikationer.
• Ändringar och uppdateringar av matrisen sparas via ”Show matrix history”
• Ändringar och uppdateringar av individen kvalifikationer sparas via
”Show employee history”
De olika knapparna hittar ni i matrisen och på individen
Mail påminnelse
• Påminnelsefunktionen är kopplad mot individen, kvalifikationen och ägaren av matrisen. Om en medarbetare behöver förnya en kvalifikation måste den ingå I en matris.
Påminnelsen om förnyelse skickas till ägaren av matrisen .
Ägaren av matrisen definieras genom att klicka på ”Edit Matrix”. Skriv in e-mail adressen till ägaren.
I nedan exempel är kvalifikationen ”Welding 1090-2” giltig till 3 of August 2016.
Informationen bygger på giltighetstiden definierad för kompetensen och sista förnyelse av kvalifikationen.
1. Tryck på knappen”Mark as Favorite” I matris vyn. Om du senare byter avdelning kommer informationen att uppdateras och du kan sedan klicka på ”Remove as Favorite”.
2. Glöm inte att uppdatera ägaren av matrisen genom att klicka på ”Edit matrix” om ni omorganiserar era ansvarsområden.
Dina favorit matriser
1 2
När ni har 1000 matriser I er koncern kommer du behöva markera dina matriser som favoriter. Dina favoriter kommer placeras på ditt skrivbord när du logga in I Q.
