Avtalsform Ramavtal & enstaka köp Namn Dokument- och ärendehanteringssystem

(1)

Att lämna anbud

När du lämnar pris ska det ske för (1) enhet av angiven sort. Totalpris beräknas automatiskt som pris gånger angivet antal. Om 0 kr anges som pris levereras specificerad vara/tjänst utan kostnad.

Om något pris lämnas blankt är anbudet inte giltigt.

Utvärderingsmetoden bygger på monetär utvärdering med prissatt kvalitet. Offererat pris blir ett

jämförelsetal. Jämförelsetalet påverkas i nästa steg av utvärderingen. Hur mycket jämförelsetalet påverkas vid olika utvärderingar står beskrivet för varje utvärdering i detta dokument. Anbudet med lägst jämförelsetal är bäst.

1.0 Kvalitet

Kommunen kommer att anta det Anbud som utgör det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för Beställaren.

Läs mer om detta i Upphandlingsföreskrifter, Anbudsprövning

Krav på bilaga 1.1

Vid anbudsinlämning ska [Bilaga 1 4 13] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning.

Beskrivning om bilagans innehåll se börkrav 1.4:13

Bilaga ska bifogas på max 2 A4-sidor.

Krav på bilaga 1.2

Vid anbudsinlämning ska [Bilaga 1 4 39] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning.

Beskrivning om bilagans innehåll se börkrav 1.4:39

Krav på bilaga 1.3

Vid anbudsinlämning ska [Bilaga 1 4 2 1 12] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning.

Beskrivning om bilagans innehåll se börkrav 1.4.2.1:12

Krav på bilaga 1.4

Haninge kommun

^Avtalsform

Ramavtal & enstaka köp

Diarie

SUN 59/2013 Utvärdering

Ekonomiskt mest fördelaktigt Helt anbud

Namn

Dokument- och

ärendehanteringssystem

Ansvarig upphandlare Li Langemark

Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska utvärderingsformulär. Utvärderingsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på www.e-avrop.com.

1/14

(2)

Vid anbudsinlämning ska [Bilaga 1 4 2 4 7] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning.

Beskrivning om bilagans innehåll se börkrav 1.4.2.4:7

Prisfråga 1.1

Specifikation

Pris för efterfrågad tjänst.

Ange totalkostnaden för en kommunlicens per år.

Priset ska inkludera såväl drifts- och lagringskostnader samt support till användare och övriga eventuella kostnader för tjänstens leverans. Priset ska inkludera alla användare och inga extra kostnader får tillkomma pga att kommunens nyttjande ökar.

Alla funktioner som beskrivs i kravspecifikationen ska ingå (om inget annat anges).

Förklaring

Pris ska anges för 1 år. Anbudspris beräknas för 8 år. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll kr) anges levereras specificerad vara/tjänst utan kostnad.

Deklaration 1.1.1

Specifikation Börkrav 1.4:12

DÄHS:et bör internt (Kommunens medarbetare) vara åtkomligt och fullt funktionellt oavsett om man arbetar i webbläsare från surfplattfor med operativsystem från iOS, Android eller Windows. Endast samtliga

operativsystem uppfyller bör-kravet.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Ger ett avdrag/påslag på jämförelsetalet med angiven definition.

Bedömning 1.1.2

Anbudsgivaren förväntas beskriva vad som finns utvecklat i dagsläget och vad man har under utveckling avseende applikationer och/eller HTML5-lösningar för surfplattor och avancerade mobiler för

funktionsanpassad åtkomst till DÄHS:et.

Beskrivningen ska centreras kring följande parametrar:

•Enheter (surfplattor, avancerade mobiler)

Poäng Beskrivning Värde

0 Nej. Uppfyller ej börkravet 0,00

1 Ja. Uppfyller börkravet -25 000,00

2/14

(3)

•Operativsystem (iOS, Android, Windows Mobile)

•Användargrupper (Medarbetare, Förtroendevalda, Allmänhet)

•Erbjudna funktioner (i grova drag) för respektive användargrupp Anbudgivaren förväntas beskriva vad som finns utvecklat

Maximalt kan denna utvärderingskriterium ge ett avdrag på 40 000 kronor.

Förklaring

Full poäng reducerar jämförelsetalet med 40 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion.

Bedömning 1.1.3

Ett av effektmålen med att upphandla ett nytt DÄHS i Kommunen är att fler medarbetare ska kunna ta det till sig, även de som inte har en roll som kräver regelbunden tillgång till systemet (sällananvändare). Ett enkelt, pedagogiskt, självlärande, intuitivt, strukturerat och flexibelt användargränssnitt är centralt för att detta effektmål ska uppnås. Några av de punkter som medarbetarna värderar högt avseende användbarhet är:

•Hög igenkänning med operativsystem och programvaror från Microsoft

•Kontextstyrt/d och rollstyrt/d användargränssnitt och användarhjälp

•Så få klick som möjligt för att utföra en uppgift

•Självförklarande färgkoder

•Minimerat behov för användaren att läsa manualer

•Minimering av repetitiva moment

•Systemfunktioner som hindrar användaren att göra fel

Anbudsgivaren bör beskriva på vilket sätt det erbjudna DÄHS:et uppfyller exemplen ovan.

Förklaring

Deklaration 1.1.4

Poäng Beskrivning Reduktion

0 0 poäng. Godkänt 0,00

1 1 poäng. Mycket bra -20 000,00

2 2 poäng. Utmärkt -40 000,00

3/14

(4)

Anbudsgivaren bör ha och tillämpa metoder för att säkerställa korrekt bearbetning under utveckling, underhåll och leverans av tjänst. Lämpliga säkerhetsåtgärder är:

1. validering av indata för att säkerställa riktighet och relevans

2. valideringskontroller för att upptäcka förvanskningar som följd av bearbetningsfel eller avsiktlig manipulation

3. åtgärder för att säkerställa autenticitet och riktighet vid tjänsteanrop och överföring av meddelanden 4. validering av utdata för att bekräfta att såväl intern bearbetning som lagrad information är korrekt och funktionsduglig

Ange vilka delar som anbudsgivaren kommer att tillhandahålla.

Förklaring

Bedömning 1.1.5

Specifikation Börkrav 1.4.2.1:12

Beskriv graden av integration med Microsoft Office avseende:

•DÄHS-funktioner i Office-applikationen

•Versionshanteringsfunktionalitet

Bilaga ska bifogas på max 1 A4-sida.

Förklaring

Deklaration 1.1.6

0 Uppfyller 0 säkerhetsåtgärder 0,00

1 Uppfyller 1 säkerhetsåtgärder -5 000,00

4/14

(5)

Det bör vara möjligt att från DÄHS:et (diarie eller post-lista) e-posta multipla handlingar samtidigt.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Bedömning 1.1.7

DÄHS:et bör kunna hantera e-postsvarskedjor för att underlätta diarieföringen av dessa. Beskriv kort hur systemet hanterar e-postsvarskedjor.

Beskriv i kommentarsfältet.

Förklaring

Deklaration 1.1.8

Integrationen bör stödja enkel och multipel Drag and Drop mellan Microsoft Outlook och DÄHS:et och vice versa.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Deklaration 1.1.9

5/14

(6)

Det bör finnas möjlighet att integrera DÄHS:ets eget kontaktregister med det befintliga kommunregistret (KIR).

Uppfylls kravet?

Förklaring

Deklaration 1.1.10

Specifikation

Börkrav 1.4.2.2+5:13

Det bör vara möjligt att styra användaren att använda standardiserade utformningar av ärendemeningar i DÄHS:et.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Deklaration 1.1.11

Specifikation

Börkrav 1.4.2.2+5:30

Det bör vara möjligt att se en lista på den egna förvaltningens pågående ärenden och dessas status från den personliga ytan i DÄHS:et.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Deklaration 1.1.12

Specifikation

Börkrav 1.4.2.2+5:31

Det bör finnas en bevakningsfunktion som signalerar till handläggare och/eller till närmaste chef när ett ärende inte har hanteras inom utsatt tid (bevakning av deadlines).

6/14

(7)

Uppfylls kravet?

Förklaring

Deklaration 1.1.13

Specifikation

Börkrav 1.4.2.2+5:32

Det bör vara möjligt att föra en logg/anteckningar/"Post it" på ett ärende. Det ska kunna nås både från registratorns vy och från handläggarens vy i DÄHS:et. Loggen ska följa med ärendet i vilken medarbetarna kan fylla på kommentarer allteftersom ärendet flödar framåt.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Deklaration 1.1.14

Specifikation

Börkrav 1.4.2.2+5:33

Det bör gå att sätta upp systeminterna register för valbara fält i DÄHS:et. I dessa register ska det vara möjligt att lägga in standardtexter för vanligt förekommande fraser för det specifika fältet som användaren kan välja vid registrering. Registren ska kunna administreras av Kommunen.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Deklaration 1.1.15

Specifikation

Börkrav 1.4.2.2+5:45

Kommunen använder idag systemet Castor för plan- och bygglovsärenden. DÄHS:et bör erbjuda

funktionalitet som möjliggör framtida hantering av plan- och bygglovsärenden i systemet. DÄHS:et ska då kunna integreras med externa GIS-system för kartor och geodata, exempelvis Solen Web, för att kunna

7/14

(8)

koppla ärenden till en geografisk plats samt med Fastighetsregistret, FIR.

Modulen ska ej ingå i priset för DÄHS:et.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Deklaration 1.1.16

Specifikation

Börkrav 1.4.2.2+5:55

Söktjänsten bör kunna söka i metadata för olika dokumentformat.

•Text/HTML

•PDF

•XML/XSL

•Packade filer (ZIP)

•Postscript

•MS Office

•Bildformat gif, jpg, tif

•Video/Audio-filer

Ange för vilka dokumentformat ovan som söktjänsten kan söka i metadata om dokumentet:

Förklaring

Deklaration 1.1.17

Specifikation

Börkrav 1.4.2.2+5:56

Det bör vara möjligt att i systemet diarieföra Lex Sarah/Maria-ärenden i en egen ”ärendebank” per förvaltning som arbetar med denna typ av ärenden. Dessa ärenden bör kunna registreras som en egen

0 0 stycken dokumentformat 0,00

1 1 stycken dokumentformat -5 000,00

7 7 eller 8 stycken dokumentformat -35 000,00

8/14

(9)

ärendetyp/kategori med egna metadata.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Deklaration 1.1.18

Specifikation

Börkrav 1.4.2.2+5:56

Det bör vara möjligt att på ett enkelt sätt sammanställa statistik om slutförda/pågående/kommande Lex Sarah/Maria-ärenden i rapportform tvärs över myndighets/nämnds/förvaltningsgränserna.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Bedömning 1.1.19

Specifikation

Börkrav 1.4.2.3+5:15

Det bör gå att enkelt konvertera flera ärenden, som ska upp till behandling i nämnd, så att alla ärenden (inklusive tillhörande handlingar oavsett format) konverteras till en PDF-fil. Före konvertering bör det vara möjligt att välja vad som ska ingå i konverteringen för att exempelvis kunna kryssa bort sekretessbelagda handlingar. Vid konverteringen bör det automatiskt skapas en innehållsförteckning, bilagorna bör sorteras in logiskt under respektive paragraf och pagineras om.

Beskriv i kommentarsfältet.

Förklaring

Deklaration 1.1.20

9/14

(10)

Specifikation

Börkrav 1.4.2.3+5:18

Vid utskrift på papper inför möten bör man inte behöva öppna varje bilaga och skriva ut den separat. Det bör finnas en möjlighet att skriva ut flera samtidigt.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Deklaration 1.1.21

Specifikation

Börkrav 1.4.2.3+5:21

Det bör vara möjligt att skicka ut digitala kallelser och protokoll genom att DÄHS:et automatiskt genererar mail utifrån sändlista i respektive kallelse eller protokoll.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Deklaration 1.1.22

Det bör vara möjligt att koppla olika ärendetyper/kategorier/klassificeringar till olika ärendeprocessflöden för att möjligöra att systemet kan utnyttjas till en bredare definition av ärenden, såsom till exempel

synpunktsärenden, arbetsmiljöärenden och andra avvikelseärenden som idag hanteras i egna system i Kommunen. Dessa ärendeprocessflöden bör vara separerade från varandra och synligheten och tillgängligheten till dem ska kunna styras med behörigheter.

Uppfylls kravet?

Förklaring

10/14

(11)

Deklaration 1.1.23

Följande villkor och funktioner bör stödjas. Ange vilka.

•Logiska villkorstester, pre- och post-aktivitet

•Tidsvillkor (deadline), absoluta och relativa

•Parallella flöden (Split och Join)

•Iterationer

Ange vilka av ovanstående som systemet stödjer.

Förklaring

Bedömning 1.1.24

I det nya DÄHS:et bör det visuellt gå att följa ett enskilt ärende från börja till slut. Systemet bör erbjuda möjlighet för användarna att få en översiktlig bild över pågående ärenden avseende minst följande parameterar:

•Ärendets status (öppet eller avslutat)

•Var i beslutsflödet ärendet befinner sig

•Vilken nämnd och vilken handläggare som för närvarande är ansvarig för ärendet

Användaren bör kunna filterera den visuella bilden på utvalda diarier/nämnder/förvaltningar eller hela kommunen. Det bör också gå att se kedjan av involverade personer i ett ärende, även över

myndighets/nämnds/förvaltningsgränserna (remisser). Hur mycket den enskilde användaren ser bör kunna styras med behörigheter. Anbudsgivaren förväntas beskriva denna funktionalitet i det erbjudna DÄHS:et.

Poängsättningen utgår från de bör-krav som presenterats ovan.

Förklaring

Full poäng ger inget påslag på jämförelsetalet. Noll poäng ger fullt pålägg med 100 000,00.

0 0 funktioner 0,00

1 1 funktion -10 000,00

2 2 funktioner -20 000,00

Poäng Beskrivning Påslag

0 0 poäng. Godkänt 100 000,00 _11/14

(12)

Deklaration 1.1.25

Det bör vara möjligt att i systemet hantera synpunkter och felanmälningar som en egen ärendetyp/kategori och med ett eget ärendeprocessflöde, detta för att på sikt kunna avveckla verksamhetssystemet C2. Notera att denna hantering kräver publik access för medborgarna.

Uppsättning av denna hantering i DÄHS:et ska ej ingå i priset för DÄHS:et.

Uppfylls kravet?

Förklaring

Deklaration 1.1.26

DÄHS:et bör kunna generera rapporter som visar vad som har gallrats, vem som har gallrat och när det har gallrats (gallringsbevis).

Uppfylls kravet?

Förklaring

Prisfråga 1.2

Specifikation

Pris för införandeprojekt:

Ange totalkostnaden för införandeprojektet.

I priset för införandeprojektet ska alla delar ingå som beskrivs i kravspecifikationen.

Om anbudsgivaren bedömer att ytterligare moment behövs vid införandeprojektet ska även detta ingå i angivet pris.

1 1 poäng. Mycket bra 50 000,00

2 2 poäng. Utmärkt 0,00

1 Ja. Uppfyller börkravet. -40 000,00

12/14

(13)

Prisfråga 1.3

Specifikation

Tilläggstjänst: Projektledarkonsulter nivå 4

Projektledarkonsulter som inte ingår i införandeprojektet ska prissättas per timme.

I priset ska samtliga kostnader ingå såsom restid, resekostnader, etc Förklaring

Pris ska anges för 1 h. Anbudspris beräknas för 200 h. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll kr) anges levereras specificerad vara/tjänst utan kostnad.

Prisfråga 1.4

Specifikation

Tilläggstjänst: Tekniska konsulter nivå 3

Tekniska konsulter kan t.e.x vara inom konfiguration, installation, anpassningar, integration, migrering/konvertering, test, driftplanering, driftsättning som inte ingår i kommunlicensen eller införandeprojektet.

Ange pris per timme.

I priset ska samtliga kostnader ingå såsom restid, resekostnader, etc Förklaring

Prisfråga 1.5

Specifikation

Tilläggstjänst: Tekniska konsulter nivå 4

Tekniska konsulter kan t.e.x vara inom konfiguration, installation, anpassningar, integration, migrering/konvertering, test, driftplanering, driftsättning som inte ingår i kommunlicensen eller införandeprojektet.

Ange pris per timme.

Förklaring

Prisfråga 1.6

Specifikation

Tillläggstjänst: Utbildningsdag

Ange pris per heldag för utbildning inklusive utbildningsmaterial. Utbildningen ska genomföras i Haninge

kommuns lokaler (Haninge kommun står för lokalerna). ^13/14

(14)

Utbildningen ska kunna anpassas till olika typer av användare tex superanvändare.

Gruppstorleken beräknas vara 10 till 20 personer men kan vara både större och mindre. Priset ska anges per utbildningsdag för samtliga deltagare.

I priset ska samtliga övriga kostnader ingå som t.ex. förberedelser, resor och restid.

Förklaring

Pris ska anges för 1 dag. Anbudspris beräknas för 10 dag. Pris är obligatorisk information för denna post.

Om 0 (noll kr) anges levereras specificerad vara/tjänst utan kostnad.

14/14