Verksamhetsplan för informationsstaben vid Skolan för industriell teknik och management, ITM 2010/2011.

(1)

Kungliga Tekniska högskolan

KTH Lindstedtsvägen 30 100 44 Stockholm. Tel: 08-790 63 11. Fax: 08-790 09 38. E-post: henrik.sahlstrom@itm.kth.se Pg: 1 56 53-9. Bg: 895-9223. Momsreg.nr/VAT: SE202100305401. www.itm.kth.se

1 (8)

12 okt 2010

Verksamhetsplan för informationsstaben vid Skolan för industriell teknik och management, ITM 2010/2011.

Förkortningar använda i texten:

Verksamhetsåret = verksamhetsplanens giltighetstid.

Infostaben = Informationsstaben DO – Deans Office

TMT- Institutionen för tillämpad maskinteknik

KIR – Avd för kommunikation och internationelle relationer

1. Bakgrund

2. Organisation i dagsläget

Funktionsansvarig information, 100 %: Henrik Sahlström Funktionsansvarig dokumenthantering, 100%: Anne Somp Palmberg Ansvarig för informationshanteringen vid KTH Södertälje: Maarit Ströberg (DO 75%, TMT 25%)

3. Uppdrag

Stabens uppdrag:

• Servicefunktion – gentemot skolans anställda. Ett stöd vid arkivering, registraturärenden, webbfrågor, trycksaksframställning.

• Tillsynsfunktion – att skolan följer KTHs och statens regler och riktlinjer för verksamheter inom området.

• Informationsfunktion – att informera externt om skolans verksamhet. Att utarbeta

rekryteringsinformation för studentrekrytering. Att informera internt via bl a ITM Intranät.

(2)

2 (8)

4. Verksamheten samt mål för denna 4.1. Övergripande mål

Vi som informationsstab behöver synliggöra oss mer i skolans verksamhet – visa att vi finns och vad vi kan bidra med!

Vi behöver även mer styrning från ledningen, för att kunna känna att vi utför det ledningen vill att vi ska göra.

Vi behöver stärka informationsflödet till och från staben.

Vi behöver också få till fler verksamhetsrelaterade möten med avd KIR.

Mål Aktivitet

Övergripande mål • Regelbundna möten med närmaste

chef (Christina).

• Delta i skolaktiviteter

(studentprojektredovisningar, forskningspresentationer odyl)

• Klargöra ansvarsområden gentemot andra enheter/institutioner på skolan, höst 2010/vår 2011.

• Informera verksamheten om staben, dess roll, höst 2010/vår 2011.

• Inhämtning av information/spridning av information – skapa

informationsvägar.

4.2. Dokumenthantering

4.2.1. KTHs regler och riktlinjer

Skolans dokumenthantering ska följa KTH:s regler och riktlinjer. Under föregående

”verksamhetsår” tog infostaben fram en dokumenthanteringsplan för skolan. Denna plan används nu ute i verksamheten. Den är ett sk ”levande dokument” som ständigt uppdateras.

(3)

3 (8)

4.2.2. Organisation och ansvar i dagsläget

Organisation och ansvar i dagsläget - Dokumenthantering

Ansvarig Informationsstaben

4.2.3. Mål för verksamheten

Mål - dokumenthantering Aktivitet

Säkerställa att lagstiftningens krav samt KTH:s interna föreskrifter och anvisningar på

området följs.

• Introducera nyanställda tjänstemän i systemet W3D3, löpande under året.

• Bevaka utbildningsbehovet för skolans personal, löpande under året

Skolan skall ha ett arkiv där alla beslut och

dossiéer förvaras. • Uppdatera skolans arkivförteckning våren 2011.

4.3. Webb

Skolan ansvarar, är delaktig i fyra olika webbplatser.

4.3.1. Skolwebb - www.itm.kth.se

Skolwebben omfattar skolans centrala webbplats samt underliggande institutioner och centra, skapade inom skolans webbplats, i publiceringssystemet Polopoly.

Skolans webbplats har funnits i ett antal år. Under föregående ”verksamhetsår” gjordes en genomgång av webbplatsen och sidor som inte var översatta till engelska översattes.

Under ”verksamhetsåret” ska den sista institutionen som inte är inne i systemet föras över, forskningssidorna ses över och uppdateras. Även skolans regler och riktlinjer för webben kommer att ses över.

Organisation och ansvar i dagsläget - skolwebb Målgrupp: Extern

Ansvarig: Informationsstaben

Delansvariga för institutionswebbar: Webbansvarig på institutionerna.

Delansvariga för centrawebbar: Webbansvarig på centra

(4)

4 (8)

Mål – skolwebb Aktivitet

En väl uppdaterad ”levande” webbplats för skolan och institutionerna, med tydlig information för såväl svensk- som engelskspråkig målgrupp.

• Migrering av Materialvetenskaps webbplats till Polopoly. Hösten 2010 - våren 2011.

• Stärka centrala forskningssidor Uppdatering/omarbetning våren 2011

• Regler och riktlinjer för skolwebb Omarbetning/uppdatering hösten 2010

• Underhåll/uppdatering, löpande under året.

• Nyhetsrapportering

4.3.2. ITM Intranät - intra.itm.kth.se

Skolan har ett eget intranät, integrerat med KTH:s centrala interna information. ITM Intranät har funnits i drift i drygt ett år. Under ”verksamhetsåret” ska en översyn av intranätet göras,

översättning till engelska ska slutföras.

Organisation och ansvar i dagsläget – ITM Intranät

Målgrupp: KTH ITM-anställda Ansvarig: Informationsstaben

Mål – ITM Intranät Aktivitet

Ett väl strukturerat Intranät som upplevs som

en bra informationskanal för skolans anställda. • Genomgång av ITM Intranät, hösten 2010.

• Engelsk version slutföras, hösten 2010

• Underhåll/uppdatering, löpande under året.

(5)

5 (8)

4.3.3. Studentwebb - www.kth.se/student

Webbplatsen för KTHs studenter. Här har Infostaben en ganska liten roll. Vi är endast delaktiga vid utveckling. Drift, i form av nyheter, studentinfo odyl, sköts av utbildningskansliet.

Organisation och ansvar i dagsläget - Studentwebb

Målgrupp: Skolans studenter.

Ansvarig: KTH KIR (Central information och

utveckling)

Utbildningskansliet, KTH Södertälje – drift (lokal information)

Infostaben – lokal utveckling

Mål – Studentwebb Aktivitet

En informativ webbplats där våra studenter får

all den webbaserade information de behöver. • Underhåll/uppdatering, löpande under året.

4.3.4. Utbildningswebb - www.kth.se/utbildning

KTHs rekryteringswebb. Här har Infostaben endast rollen som producent av texter för skolans utbildningsprogram. KIR styr själva hela webbplatsens utformning och drift.

Organisation och ansvar i dagsläget - Utbildningswebb

Målgrupp: Presumtiva studenter.

Ansvarig: KTH Informationsavdelning

Infostaben (skolans texter)

Mål – Utbildningswebb Aktivitet

Attraktiva, bra skrivna webbsidor för skolans program, med hög rankning vid sökning via sökmotorer, typ Google.

• Förbättra utbildningsprogrammens välkomsttexter (de som inte är gjorda) – Infostaben

• Texter för masterprogrammen, uppdatering - Infostab och programansvariga, hösten 2010.

(6)

6 (8)

4.4. Grafisk form

KTH har en grafisk form som ska följas. Många gånger ser man exempel där man ute i verksamheten använder KTHs grafiska profil på ett felaktigt sätt.

Mål – Grafisk form Aktivitet

Tillse att skolan följer KTHs grafiska profil. • Information till institutionerna om KTHs grafiska profil under inst besök, höst 2010/våren 2011.

• Stöd till institutionerna/enheter vid trycksaksframställning, löpande.

• Samarbete med upphandlingsansvarig, löpande.

• Informationsstaben får vetskap om all trycksaksframställning som sker på skolan (undantaget tryck av avhandlingar, examensarbete, kompendier).

4.5. Rekrytering av studenter

4.5.1. Civilingenjörs- och högskoleingenjörsprogram

KTH KIR ansvarar och tar fram riktlinjer för hur rekryteringsarbetet skall ske.

KIR tar fram trycksaker:

• KTH katalogen.

• Utbildningsbeskrivningar.

Informationsstaben/Utbildningskansliet bidrar med texter till dessa trycksaker.

KIR ansvarar även för KTHs Utbildningswebb/Study at KTH samt Välkomstbroschyr, där Utbildningskansliet bidrar med textmaterial.

Utbildningskansliet och KTH Södertälje deltar i centrala rekryteringsaktiviteter, som Öppet hus, Sista minuten, SACO-mässan.

KTH Södertälje är med på olika lokala mässor, exempelvis gymnasieskolor, av Södertälje kommun arrangerade mässor.

4.5.2. Mastersprogram

KTHs centrala rekrytering sker via KTHs Utbildningswebb/Study at KTH. På dessa webbplatser finns KTHs mastersprogram presenterade. KTH KIR är ansvarig.

Mall för tryckt information om masterprogram tillhandahålles av KTH KIR.

4.5.3. Vidareutbildningskurser

KTHs centrala rekrytering sker via utbildningswebben.

(7)

7 (8)

4.5.4. Organisation och ansvar

Organisation och ansvar i dagsläget - rekrytering

Tryckt kommunikation: Infostaben/Utbildningskansliet/ KTH Södertälje

Muntlig kommunikation:

(Dvs mässor, öppet hus o dyl.) Utbildningskansli ITM och KTH Södertälje

Mål – Rekrytering Aktivitet

Rekrytering av studenter skall följa KTHs

regler och riktlinjer. • Klargöra roller och ansvar.

Gemensamt med Utbildningskansliet och KTH Södertälje, hösten 2010.

• Information till institutioner/enheter, löpande.

4.6. Forskning – information om/marknadsföring

Informationshanteringen om skolans forskning sker decentraliserat, på institutionerna.

Mål – forskningsinformation Aktivitet Sprida information om skolans forskning • Hur?

4.7. Processer

Inom DO sker ett arbete med att ta fram processbeskrivingar för olika arbetsuppgifter. Infostaben hjälper här till att få ner processerna i flödesscheman/beskrivningar. På detta sätt får samtliga processer inom DO ett enhetlig utseende.

Mål – Processer Aktivitet

DO:s processer är alla beskrivna i samma form • Infostaben hjälper berörda med detta.

4.8. Informationsmaterial

Skolledningen har länge haft ett önskemål om presentationsmaterial i olika former.

Mål - Processer Aktivitet

Informationsmaterial för skolan • Folder om skolan, hösten 2010

• Folder om inst våren 2011.

• OH-bilder om skolan

(8)

8 (8)

4.9. Årsrapport 2010

Skolan tog fram en årsrapport första gången för 2009. Även för 2010 kommer en årsrapport att tas fram.

Årsrapport 2010 tryckt slutet feb 2011 • Framtagning av årsrapport med start nov 2010.

4.10. Internkommunikationsprojekt

Infostaben har fått i uppdrag av skolans administrativa chef att se över skolans internkommunikation – hur ska denna fås att fungera bättre?

Förbättra skolans internkommunikation • Start okt 2010

• Infoblad, återkommande, hösten 2010 – framåt.

4.11. Processbeskrivning – rekrytering av studenter

Infostaben har fått i uppdrag att ta fram processbeskrivningar för rekrytering av studenter.

Processbeskrivning för rekrytering av

studenter. • Startade maj 2010

• Intervjuer med berörda.