0155 - 26 41 46/26 41 19
Flens kommun
Socialnämnden 642 81 Flen
Tillsyn enligt 13 kap 2 § socialtjänstlagen, SoL, av hemtjänsten i Malmköping i Flens kommun den 6 april 2005
Bakgrund
Länsstyrelsen har tillsyn över den socialtjänst som kommunerna inom länet svarar för enligt 13 kap 2 § SoL. Tillsynsmyndighetens uppgift är att bedöma kvalitet och säkerhet i den verksamhet som är föremål för tillsyn. Som ett led i Länsstyrelsens tillsyn över äldreomsorgen har verksamhetstillsyn genomförts av hemtjänsten i Malmköping i Flens kommun.
Metod och genomförande
Länsstyrelsen har i sin tillsyn utgått från delar av Socialstyrelsens föreskrifter om
kvalitetssystem inom äldre- och handikappomsorgen (SOSFS 1998:8(S), 2005:3(S)) och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om missförhållanden i omsorgen om äldre och funktionshindrade enligt 14 kap 2 § SoL (SOSFS 2000:5(S), 2005:8(S)). Länsstyrelsen har valt att granska följande områden:
Mål, organisation och resurser Introduktion
Kompetensutveckling
Behovsbedömning, rättssäkerhet och dokumentation Förhållningssätt och metoder
Avvikelser, synpunkter och klagomål Samverkan
Verksamhetstillsynen har omfattat följande delar:
gruppintervju med områdeschef, biståndshandläggare, hemtjänstpersonal och nattpatrull aktgranskning
intervju med brukare granskning av dokument
kommunicering/återföring av resultat från tillsynen
Vid intervjuer och aktgranskning har checklistor och färdiga mallar använts.
Länsstyrelsen har i samband med tillsynsbesöket granskat myndighetsutövningen i handläggningen fram till biståndsbeslut när det gäller de brukare som intervjuats.
Gruppintervjun med personalen genomfördes under c. två timmar. Vid intervjun deltog områdeschefen, två undersköterskor och ett vårdbiträde från hemtjänstgruppen, två undersköterskor från nattpatrullen samt en biståndshandläggare.
Fyra akter granskades och fyra brukare intervjuades vid hembesök. Tillsynen utfördes av Birgitta Lundström och Helena Forssell, Länsstyrelsen
Muntlig och skriftlig återrapportering av Länsstyrelsens samlade tillsynsresultat sker den 31 maj 2005. Den skriftliga återrapporteringen består av en tillsynsrapport och ett beslut.
Resultat från tillsynen Mål, organisation och resurser
Hemtjänstpersonalen diskuterade och bröt ner nämndens övergripande mål till verksamhetsnivå vid utvecklingsdagar för två år sedan. Hemtjänsten har utformat egna kvalitetsmål som t.ex. att alla brukare skall ha en kontaktperson och att det är denna kontaktperson som alltid skall hjälpa brukaren med duschning. Nattpatrullen har inte arbetat särskilt med målen. När det gäller mål och verksamhetsplaner i övrigt tar områdeschefen fram förslag tillsammans med gruppledare och fackliga företrädare. Personalen är med och tar fram underlag till verksamhetsberättelse, som sedan områdeschefen skriver.
Kommunen har en jämställdhetsplan som gäller personalen. Det har inte förts någon diskussion i personalgruppen när det gäller jämställdhet för brukarna. Det finns en miljöpolicy för Flens kommun och hemtjänsten har ett miljöombud men frågan har inte diskuterats på länge.
Hemtjänstpersonalen har utbildats i echodriving. Nattpatrullens personal har inte fått någon motsvarande utbildning.
Vid tillsynsbesöket har 83 personer, 27 män och 56 kvinnor, hemtjänstinsatser och
hemsjukvård. 80 personer har larm, 40 har matdistribution varav 30 personer får hjälp med något vid överlämnandet. Under 2004 bestod personalstyrkan av 16 personer (11, 35 åa), varav 10 är undersköterskor. Personalgruppen är uppdelade i två arbetsgrupper och består enbart av kvinnor. Personalgruppen utökades med 0.75 % tjänst fr. o. m oktober 2004. Områdeschefen har också ansvar för en dagvårdsverksamhet samt ett äldreboende som är under avveckling.
Nattpatrullen har en egen områdeschef.
Länsstyrelsens synpunkter
Länsstyrelsens ser positivt på de insatser runt målarbetet som skett inom hemtjänsten.
Socialnämndens mål är diskuterade och nedbrutna för att passa hemtjänstens område. Målen är kända av personalen. Dessutom har personalen tagit fram egna kvalitetsmål som är
uppföljningsbara. Det är dock viktigt att hitta forum och former för hur arbetet med mål och planer skall hållas levande och också följas upp.
Nattpersonalens behov av kunskaper i echodriving bör tillgodoses med tanke på omfattningen av deras användande av bil i tjänsten.
Kompetens och introduktion
Ett lokalt introduktionsprogram för nyanställda används inom hemtjänsten. Ett kommunövergripande introduktionsmaterial är framtaget men inte använt ännu.
Kommunen anordnar en särskild introduktion för vikarier inför sommarsemestrar som
innehåller en halvdag teori och en halvdag ergonomi. För ny ordinarie personal har kommunen också gemensam introduktion med t.ex. ergonomiutbildning.
En ordinarie personal utses som ansvarig för introduktionen, som inleds med samtal med enhetschefen. Vikarien på dagen går bredvid 2-3 dagar, på natten går vikarien bredvid två pass, vilket personalen egentligen tycker är för lite.
Introduktionen följs inte upp på ett strukturerat sätt, däremot frågar både områdeschef och övrig personal hur det går. Det brukar också bli tydligt om kunskap saknas inom något område.
Det finns en central kompetensutvecklingsplan för socialförvaltningens äldre- och
handikappverksamhet för åren 2004-2006 och det finns en lokal plan som gäller tom juni 2005.
Tidigare hade enheterna egna utbildningsbudgetar medan det numera finns en central
utbildningsbudget. Utbildningsbehovet diskuteras med medarbetarna vid arbetsplatsträffar och andra personalmöten.
Trots att all utbildning fick avbrytas förra året av ekonomiska skäl, behövde personalen inte avstå från kompetensutveckling eftersom man redan hunnit få in den utbildning som var planerad för året. Nattpersonalen deltog vid tre utbildningstillfällen och deltog dessutom i komvuxutbildning om demens på sin fritid.
Personalen framhåller att ett utmärkande drag är deras höga kompetens.
Enhetschefens har medarbetarsamtal en gång per år. Det finns möjlighet att få handledning men det är svårt att hitta rätt handledare. Personal från Previa har handlett när det gäller arbetet med funktionshindrade. Medel för handledning ingår i den centrala utbildningsbudgeten.
Länsstyrelsens synpunkter
Länsstyrelsen ser positivt på att hemtjänsten har struktur på introduktionen för nyanställda och vikarier. En mer strukturerad uppföljning av hur den nyanställde har upplevt introduktionen skulle ge en värdefull återkoppling till verksamheten på innehållet i introduktionen
Kompetensutvecklingsplanen 2004-2006 för socialförvaltningens äldre- och handikappomsorg är ett viktigt dokument för verksamheten. För att komplettera rubriken ”Vi ska erbjuda en god och säker vård”, som handlar om vad som krävs enligt hälso- och sjukvårdslagen, kunde förvaltningen tydligare markera att mycket av den övriga texten utgår ifrån SoL och det sociala perspektivet. Då skulle det också bli tydligare varför personalen behöver kunskap om den sociala dokumentationen.
Regelbunden handledning kan vara en viktig insats för vårdpersonalen då de många gånger hamnar i komplexa situationer som de kan behöva stöd i för att kunna ge en god vård och omsorg till brukarna.
Behovsbedömning, rättssäkerhet och dokumentation
Förvaltningen har tagit fram riktlinjer för behovsbedömning med dessa har ännu inte beslutats av nämnden.
Biståndsbedömaren utreder behov av hemtjänst och fattar beslut innan ärendet lämnas över till hemtjänstgrupperna för verkställighet.
Faddern deltar då biståndsbeslutet för en ny brukare gås igenom på gruppmötet. Faddern tar sedan kontakt med brukaren för att planera det första hembesöket. Hemtjänstpersonalen försöker uppmärksamma och respektera brukarens önskemål i så stor utsträckning som det går och personalen anser att brukarna har stora möjligheter att ha inflytande och vara delaktiga i
hur insatserna ska utformas.
Personalen mailar till biståndshandläggaren och informerar om ändrade behov hos brukaren.
Biståndsbedömaren bokar tid med brukaren om det är en person som inte haft besök eller uppföljning på länge. Om behovet verkar bli kortvarigt kan beslutet tidsbegränsas.
Biståndshandläggaren gör också uppföljningar hos personer som har haft insatser en längre tid även om personalen meddelat att behovet är oförändrat.
Nattpatrullen tycker att det borde finnas ett ”signalsystem” till biståndshandläggaren där de kan meddela när insatser, som t ex. tillsyn nattetid, inte längre behövs. När datoriseringen är
genomförd inom hemtjänsten finns förhoppningar om att kommunikationen kommer att förbättras.
En projektgrupp inom kommunen har utarbetat ett förslag på individuell plan som testas på tre ställen inom kommunen, en hemtjänstgrupp, ett korttidsboende och ett demensboende.
Individuella planer kommer sedan att införas i hela kommunen.
Vid granskning av myndighets- och utförardokumentation framkommer att ansökningar är muntliga, att utredningarna i huvudsak tar upp fysiska och medicinska behov och att uppgifter om socialt nätverk och intressen/vanor och livsstil saknas. När det gäller
utförardokumentationen saknas individuella planer. I två akter finns inga daganteckningar och i de två återstående rapportbladen saknas uppgifter om årtal och de noteringar som är gjorda är av medicinsk karaktär. Personalen dokumenterar inte någon levnadsbeskrivning även om man tycker att det egentligen borde göras.
Personalen anser att dokumentation och rapportering är ett förbättringsområde inom deras verksamhet.
Tre av de brukare som intervjuats uppger att de fått skriftliga beslut om insatsen och två vet att det förs dokumentation om dem inom äldreomsorgen.
Länsstyrelsens synpunkter
Länsstyrelsen vill framhålla att individuella bedömningar skall göras även om det finns
riktlinjer för behovsbedömning. Den enskildes behov av trygghet i boendet och socialt innehåll i vardagen som t ex utevistelse är viktiga faktorer som inte får prioriteras bort.
Utredningarna bör kompletteras med att sociala och psykologiska behov utreds eftersom de bl.a. kommer att utgöra grund för den individuella planeringen i hemtjänsten.
Länsstyrelsen är kritisk till att det finns brister i utförardokumentation. Det saknas individuella planer och sociala journaler ute i hemtjänsten. Individuella planer ska tillsammans med
utredning, beslut eller annat dokument som beskriver vilka insatser brukarna har blivit beviljade, ev. en levnadsberättelse och en social journal utgöra den sociala utförarakten.
Daganteckningar som skrivs ska utgöra ett underlag till den sociala journalen. Det är också viktigt att årtal noteras i dokumentationen.
Brukarna behöver informeras om och vara delaktiga i den dokumentation som rör dem.
Förhållningssätt och metoder
Personalen diskuterar förhållningssätt och värderingar dagligen. Många åsikter kommer fram utan att dokumenteras. Chefsgruppen har lyft frågan om behovet av en gemensam värdegrund.
Kontaktmannaskap tillämpas och man anser att kontinuiteten för brukaren är viktig. Vid det första hembesöket går man igenom en checklista, tar uppgifter om anhöriga och tittar på städutrustning. Man meddelar inte byte av personal generellt utan man gör en individuell bedömning om det behövs eller inte. Personalen har ett flexibelt arbetssätt och brukaren kan t ex. påverka vilken tid personalen skall komma.
Hemtjänstpersonalen anser att de ”ser till individen”, är lyhörda, är bra på att lösa problem och
”tar tag i saker”.
Brukarna som intervjuades ansåg att både biståndshandläggarens och personalens bemötande var bra.
”Dom är bra. De är alltid så glada.”
”Hon är en pärla.”
Man menade också att personalen kommer på bestämd tid som man själv kunnat påverka och att personalen meddelar om det blir förseningar eller personalbyte. Någon menade att
städningen kunde vara slarvig ibland. En person ansåg sig inte få hjälp att komma ut på t ex.
promenad.
Länsstyrelsens synpunkter
Länsstyrelsen anser att det finns behov av att områdeschefen tillsammans med personalen mer strukturerat diskuterar och dokumenterar förhållningssätt, värderingar och metoder. Att chefsgruppen lyft frågan om en gemensam värdegrund till förvaltningsnivå innebär förhoppningsvis att det startar ett sådant arbete inom socialförvaltningen.
När arbetet med individuella planer kommer igång framkommer eventuellt om
hemtjänsttagaren har fler behov än vad som framkommit i biståndsbedömningen t.ex. behov av hjälp med promenader.
Avvikelser, synpunkter/klagomål
Kommunen har riktlinjer för rapportering av avvikelser (tillbud) inom hälso- och sjukvård, hantering av fall/skada och för anmälan om missförhållanden enligt 14 kap. 2 § SoL, ”Lex Sarah”. En reviderad blankett arbetas fram för närvarande för andra avvikelser än de som gäller hälso- och sjukvården. Personalen anser att det är viktigt med återkoppling av
avvikelserapporteringen.
Hemtjänstpersonalen identifierar, analyserar och bedömer risker genom att systematiskt gå igenom ”checklista för brukare i enskilt hem”. I checklistan tas upp om utrymningsvägar, elinstallationer, arbetsmiljö, fallrisker, smittorisker mm. Förutom detta har personalen diskuterat bilkörning och stress i arbetsmiljön.
Securitas larmcentral tar emot larm från trygghetslarmen. Larmcentralen följer inte upp om larm åtgärdats. Nattpersonalen påtalar att det finns behov av att uppdatera uppgifterna på de brukare som har larm eftersom de uppgifter som finns inte alltid stämmer överens med verkligheten.
Det finns riktlinjer för Lex Sarah i grupplokalerna. Personalen har inte kommit i kontakt med Lex Sarah och inte heller diskuterat vad som skulle kunna betecknas som ett allvarligt
missförhållande. Andra typer av anmälningar har däremot diskuterats. Skulle ett allvarligt missförhållande hända, skulle det tas upp i personalgruppen. Bemötandefrågor har diskuterats i nattpatrullens arbetsgrupp.
Om en brukare/anhörig vill klaga eller har synpunkter hänvisar personalen till områdeschefen, som lämnar ut en klagomålsblankett som sedan lämnas till förvaltningen för registrering.
Vid intervjuer med brukarna framkommer att två skulle vända sig till biståndshandläggaren och två skulle vända sig till hemtjänstpersonalen om det ville framföra klagomål.
Länsstyrelsens synpunkter
Länsstyrelsen ser positivt på att personalen arbetar aktivt med en checklista för arbete i
brukarens hem. Det behöver finnas en kontroll av om larm åtgärdats. Dessutom måste uppgifter angående de brukare som har larm uppdateras.
All personal är skyldig att anmäla allvarliga missförhållanden enligt Lex Sarah (SoL 14 kap 2 § SOSFS 2000:5). Personalen behöver fortlöpande diskutera vilka situationer som ska betraktas som allvarliga missförhållanden eller dåliga bemötanden för att veta när en anmälan ska göras.
Synpunkter och klagomål från den enskilde och/eller dennes närstående är en viktig
informationskälla för att åtgärda brister för den enskilde samt för att identifiera områden som behöver förbättras (SOSFS 1998:8). Länsstyrelsen påtalar att synpunkts- och
klagomålshanteringen behöver marknadsföras så brukare och anhöriga känner till hur de ska gå tillväga vid en anmälan. Klagomålsblanketten kan också med fördel delas ut till brukaren redan vid den första kontakten med kommunen.
Samverkan
Enhetschef och gruppledare har möte en gång per vecka liksom varje personalgrupp. All personal träffas på stormöte en gång per månad. Nattpatrullen har möte en gång var sjätte vecka. Biståndshandläggaren är med en gång per månad på den träff som personalen har med distriktssköterskan, i övrigt har biståndshandläggare och personal telefonkontakt.
Hemtjänstpersonalens önskemål är att biståndshandläggaren skall vara med på deras
gruppmöten. Varje hemtjänstgrupp träffar distriktssköterskan två gånger per vecka. En gång per månad deltar, förutom biståndshandläggaren, även paramedicinsk personal samt
nattpersonal. Vid dessa tillfällen diskuteras främst hälso- och sjukvårdsfrågor. Nattpatrullen har bra kontakt med hemtjänstpersonalen just i Malmköping bl.a. tack vare att man deltar på
träffarna som hemtjänsten har med distriktssköterskan. I övrigt sker kontakten mellan nattpatrull och hemtjänst mest per telefon och fax.
Hemtjänstpersonalen samverkar mycket med dagvården Björken och hjälps åt på individnivå.
Samverkan med anhöriga sker på individnivå med tätare kontakt när brukaren har demenssjukdom.
Det pågår ett arbete för att ta fram riktlinjer för samverkan runt personer som är aktuella för hemsjukvård.
Länsstyrelsens synpunkter
Den finns arenor för interna och extern samverkan.
Organiserade anhörigträffar brukar vara värdefulla för de anhöriga. De anhörigas
erfarenheter och synpunkter utgör också en unik möjlighet för en utveckling av kvaliteten i verksamheten.
