Mjölby Kommun. Revisionsgranskning av intern kontroll i system och rutiner för anläggningsredovisningen - svar PROTOKOLLSUTDRAG

(1)

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG

Sammanträdesdatum Sida

Arbetsutskott 2020-03-23 1 (2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

§ 50 Dnr KS/2019:243

Revisionsgranskning av intern kontroll i system och rutiner för anläggningsredovisningen - svar

Bakgrund

De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra en granskning av den interna kontrollen i system och rutiner för

anläggningsredovisningen. Kommunens revisorer emotser svar från granskade nämnder och från kommunstyrelsen med kommentarer och förslag till åtgärder med anledning av vad som framkommit senast 3 april 2020. Granskningen omfattar kommunstyrelsen och tekniska nämnden.

Sammanfattning

Revisorernas granskningsresultat visar kommunstyrelsen och tekniska nämnden har en i allt väsentligt tillräcklig intern kontroll av att tillgångarna är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i lagstiftning och normering. Undantag finns avseende klassificering av IT-system som bör vara immateriella anläggningstillgångar samt att kommunen inte har anpassat gränsen för investering till RKR:s uppdaterade rekommendation på 0,5 prisbasbelopp.

Revisorerna rekommenderar kommunstyrelsen och tekniska nämnden:

 Anpassning av kommunens styrregler görs fullt ut till RKR uppdaterad rekommendation och information.

 Översyn görs av klassificering av programvaror så att dessa redovisas som immateriell tillgång så snart som möjligt. Upplysning lämnas om

omfattning av avvikelse mot rekommendation.

Kommunstyrelsens förvaltnings svar till rekommendationerna:

Gränsvärdet på ett halvt prisbasbelopp tillhör inte den normerande delen i rekommendationen. En sänkning av gränsvärdet skulle medföra ytterligare tidsåtgång för administration och hantering av materiella anläggningstillgångar. I samband med kommande uppdatering av riktlinjer för investeringar får ställning tas till om gränsvärdet ska justeras. Nödvändiga justeringar kommer genomföras för att kunna redovisa immateriella anläggningstillgångar. Vid uppdatering av riktlinjer för investering kommer riktlinjen kompletteras med regler och förutsättning för immateriella anläggningstillgångar.

Tekniska nämndens svar till rekommendationerna:

Tekniska nämnden kommer att fortsätta följa interna riktlinjer, lagstiftning och normering.

(2)

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG

Arbetsutskott 2020-03-23 2 (2)

§ 50 fortsättning Beslutsunderlag Missiv 2020-03-13

Revisionsrapport ” Granskning av intern kontroll i system och rutiner för anläggningsredovisning”

Tekniska nämndens beslut § 39/2020-03-19 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

1. Kommunstyrelsen ställer sig bakom svaret på revisionsrapporten

”Granskning av intern kontroll i system och rutiner för anläggningsredovisning”.

2. Kommunstyrelsens och tekniska nämndens svar ska tillställas kommunfullmäktige för kännedom.

___

Beslutet skickas till:

Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunens revisorer PwC

Tekniska nämnden Akten

(3)

1(2)

Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer

Mjölby kommun Burensköldsvägen 11-13 0142 - 850 00 www.mjolby.se 791-9848

Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress

595 80 MJÖLBY 0142-851 20 kommunstyrelsen@mjolby.se

Svar

Datum Diarienummer

Kommunstyrelsens förvaltning

2020-03-13 KS/2019:243

Handläggare

Maria Åhström

Tfn 0142-851 27 Kommunstyrelsen

Svar på revisionsrapport "Intern kontroll i system och rutiner för anläggningsredovisning"

Bakgrund

De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra en granskning av den interna kontrollen i system och rutiner för anläggningsredovisningen. Kommunens revisorer emotser svar från granskade nämnder och från kommunstyrelsen med kommentarer och förslag till åtgärder med anledning av vad som framkommit senast 3 april 2020. Granskningen omfattar kommunstyrelsen och tekniska nämnden.

Revisionsfrågor och kontrollmål

Granskningen syftar till att besvara revisionsfrågan:

 Har kommunstyrelsen och tekniska nämnden en tillräcklig intern kontroll av att tillgångarna i allt väsentligt är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt lagstiftning och normering?

Kontrollmål som ska besvaras inom ramen för granskningen är:

 Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god redovisningssed i övrigt.

 Förbruknings-/omkostnadsinventarier har klassificerats i enlighet med kommunens och god redovisningssed i övrigt.

 Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed.

 Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjekt.

Revisorernas bedömning

Granskningsresultatet visar kommunstyrelsen och tekniska nämnden har en i allt väsentligt tillräcklig intern kontroll av att tillgångarna är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i lagstiftning och normering. Undantag finns avseende klassificering av IT- system som bör vara immateriella anläggningstillgångar samt att kommunen inte har anpassat gränsen för investering till RKR:s uppdaterade rekommendation på 0,5 prisbasbelopp.

(4)

2(2)

Datum Diarienummer

2020-03-13 KS/2019:243

Revisorernas rekommendationer utifrån granskningen

 Översyn görs av klassificering av programvaror så att dessa redovisas som immateriell tillgång så snart som möjligt. Upplysning lämnas om omfattning av avvikelse mot rekommendation.

Kommunstyrelsens förvaltnings kommentarer till rekommendationerna

Kommunstyrelsens förvaltning tar till sig revisorernas bedömningar som avlämnats i revisionsrapporten och lämnar följande kommentar till respektive rekommendation:

 I Rådet för kommunal redovisnings rekommendation ”R4 Materiella anläggningstillgångar”

återfinns en lydelse om att gränsen för inventarier av mindre värde normalt anses vara

anskaffningsvärde som understiger ett halvt prisbasbelopp. Lydelsen tillhör inte den normerande delen i rekommendationen. I samband med kommande uppdatering av riktlinjer för

investeringar får ställning tas till om gränsvärdet ska justeras. En sänkning av gränsvärdet skulle medföra ytterligare tidsåtgång för administration och hantering av materiella

anläggningstillgångar.

 Under året kommer nödvändiga justeringar genomföras för att möjliggöra redovisning av immateriella anläggningstillgångar. Vid uppdatering av riktlinjer för investering kommer riktlinjen kompletteras med regler och förutsättning för immateriella anläggningstillgångar.

Kommunstyrelsens förvaltning

Dag Segrell Kommundirektör

(5)

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG

Tekniska nämnden 2020-03-19 1 (2)

§ 39 TEKN/2019:433

Svar - Granskning av internkontroll i system och rutiner för anläggning - Beslut

Bakgrund

PwC har på uppdrag av kommunens revisorer granskat om den interna kontrollen i allt väsentlighet avseende tillgångarna är fullständigt redovisade, rätt

periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i lagstiftning och normering.

Revisionens rekommendationer

 Anpassning av kommunens styrregler görs fullt ut till Rådet för Kommunal Redovisning, RKR, uppdaterade rekommendationer och information.

 Översyn görs av klassificeringen av programvaror så att dessa redovisas som immateriell tillgång så snart det är möjligt.

Upplysning lämnas om omfattning av avvikelse mot rekommendation.

Service- och teknikförvaltningens bedömning

Service- och teknikförvaltningen har tagit del av revisionsrapportens bedömning och rekommendationer kring intern kontroll i system och rutiner för

anläggningsredovisning.

Revisionens rekommendationer som ges är hänförliga till kommunstyrelsens ansvarsområde. Kontrollmålen och bedömningar relaterade till tekniska nämndens ansvarsområde har uppfyllts enligt den revisionsrapport som presenterats, därmed lämnas inga kommentarer och förslag till åtgärder från tekniska nämnden av vad som framkommit. Service- och teknikförvaltningens kommer att fortsätta följa interna riktlinjer, lagstiftning och normering.

Beslutsunderlag

PWC Revisionsrapport ” Intern kontroll i system och rutiner för anläggningsredovisning”, december 2019.

Service- och teknikförvaltningens förslag till beslut

Tekniska nämnden har tagit del av revisionsrapporten och de rekommendationer som ges.

Tekniska nämnden kommer att fortsätta följa de interna riktlinjer, lagstiftning och normering.

(6)

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG

Tekniska nämnden 2020-03-19 2 (2)

Beslut

1. Tekniska nämnden har tagit del av revisionsrapporten och de rekommendationer som ges

2. Tekniska nämnden ska fortsätta följa de befintliga interna riktlinjer, lagstiftning och normering

___

Akten

Kommunstyrelsen

(7)

1(2) Missiv

Datum Diarienummer

Kommunstyrelsens förvaltning

2020-03-13 KS/2019:243

Handläggare

Maria Åhström

Tfn 0142-851 27 Kommunstyrelsen

Granskning av intern kontroll i system och rutiner för anläggningsredovisning

Bakgrund

De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra en granskning av den interna kontrollen i system och rutiner för

anläggningsredovisningen. Kommunens revisorer emotser svar från granskade nämnder och från kommunstyrelsen med kommentarer och förslag till åtgärder med anledning av vad som framkommit senast 3 april 2020. Granskningen omfattar kommunstyrelsen och tekniska nämnden.

Sammanfattning

Revisorernas granskningsresultat visar kommunstyrelsen och tekniska nämnden har en i allt väsentligt tillräcklig intern kontroll av att tillgångarna är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i lagstiftning och normering. Undantag finns avseende klassificering av IT-system som bör vara immateriella

anläggningstillgångar samt att kommunen inte har anpassat gränsen för investering till RKR:s uppdaterade rekommendation på 0,5 prisbasbelopp.

Revisorerna rekommenderar kommunstyrelsen och tekniska nämnden:

 Översyn görs av klassificering av programvaror så att dessa

redovisas som immateriell tillgång så snart som möjligt. Upplysning lämnas om omfattning av avvikelse mot rekommendation.

Kommunstyrelsens förvaltnings svar till rekommendationerna:

Gränsvärdet på ett halvt prisbasbelopp tillhör inte den normerande delen i rekommendationen. En sänkning av gränsvärdet skulle medföra ytterligare tidsåtgång för administration och hantering av materiella

anläggningstillgångar. I samband med kommande uppdatering av riktlinjer för investeringar får ställning tas till om gränsvärdet ska justeras.

Nödvändiga justeringar kommer genomföras för att kunna redovisa immateriella anläggningstillgångar. Vid uppdatering av riktlinjer för investering kommer riktlinjen kompletteras med regler och förutsättning för immateriella anläggningstillgångar.

(8)

2(2) Missiv

Datum Diarienummer

2020-03-13 KS/2019:243

Tekniska nämndens svar till rekommendationerna:

Tekniska nämnden kommer att fortsätta följa interna riktlinjer, lagstiftning och normering.

Beslutsunderlag

Missiv 2020-03-13

Revisionsrapport ” Granskning av intern kontroll i system och rutiner för anläggningsredovisning”

Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut

1. Kommunstyrelsen ställer sig bakom kommunstyrelsens förvaltnings förslag till svar på revisionsrapporten ”Granskning av intern

kontroll i system och rutiner för anläggningsredovisning”.

2. Kommunstyrelsens och tekniska nämndens svar ska tillställas kommunfullmäktige för kännedom.

___

Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunens revisorer PwCTekniska nämnden Akten

Kommunstyrelsens förvaltning

Dag Segrell Kommundirektör

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

(18)

(19)

(20)

(21)

(22)

(23)

(24)

(25)

(26)

(27)