Socialkontoret, Tuna torg 11, Vallentuna. Gunnel Orselius-Dahl. BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag

(1)

1 (13) Plats och tid för

sammanträdet

Frösundarummet, Socialförvaltningen, Tuna torg 15, Vallentuna tisdagen den 2 mars 2004 kl 18.30-20.00.

Beslutande Gunnel Orselius-Dahl (fp), ordförande Michael Saltas (kd)

Agneta Heine-Ivgren (m) Leif Öhman (m)

Marie-Louise Löwenbeck (m) Anne-Marie Karlsson (c) Mauritz Lindroth (s) Milot Sköld (s)

Parvin Amjadi (s), ersättare för Ulf Lundström

Övriga deltagare Gunnar Lundgren (fp), ersättare Gillis Weingarth (m), ersättare Mona Karlsson (m), ersättare Bo Weiåker, socialchef

Eva Folke, enhetschef

Cecilia Forsbro, samordnare, Eivy Enström, läkare

Utses att justera Mauritz Lindroth

Justeringens plats

och tid Socialkontoret, Tuna torg 11, Vallentuna

Sekreterare Bo Weiåker Paragrafer 20-27

Ordförande Gunnel Orselius-Dahl

Justerande Mauritz Lindroth

_________________________________________________________________________

BEVIS

Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Socialnämnden

Sammanträdesdatum 2004-03-02

Datum för anslags uppsättande

Datum för anslags nedtagande

Förvaringsplats för

protokollet Socialkontoret, Tuna torg 11, Vallentuna

Underskrift

(2)

Innehållsförteckning: Sid

TEMA: Information om rådgivningsbyråns verksamhet...3

Månadsuppföljning januari 2004 med årsprognos ...4

Översyn av restaurangverksamheten vid Väsbygården...5

Matdistribution i öppen hemvård ...6

Samverkan mellan Vallentuna, Vaxholm och Österåker avseende gemensam ”personalpool” för socialsekreterare ...8

Delegationsordning för socialnämnden...10

Internrevision 2003 och internkontrollplan för år 2004 ...11

Rapporter och delgivningar...13

(3)

Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 (13) TEMA: Information om rådgivningsbyråns verksamhet

SN § 20

Beslut

Lägga informationen till handlingarna.

Ärendet

Enhetschef Eva Folke, dr Eivy Enström och samordnare Cecilia Forsbro informerade om rådgivningsbyråns verksamhet.

_______

(4)

Månadsuppföljning januari 2004 med årsprognos

SN § 21 Dnr 2004.039 042

Beslut

Socialnämnden beslutar överlämna månadsuppföljningen för januari månad jämte årsprognos till kommunstyrelsen.

Ärendet

Socialförvaltningen har gjort en budgetuppföljning med årsprognos efter januari månads utgång.

Ärendets tidigare behandling

Arbetsutskottet har den 23 februari 2004 § 16 föreslagit

socialnämnden att överlämna månadsuppföljningen för januari jämte årsprognos till kommunstyrelsen.

Handlingar i ärendet Årsprognos netto 2004

Budgetuppföljning per den 31 januari _______

(5)

5 (13) Översyn av restaurangverksamheten vid Väsbygården

SN § 22 Dnr 2003.053 706

Beslut

Socialnämnden beslutar lägga informationen till handlingarna.

Ärendet

Vid nämndens sammanträde 3 februari 2004 § 16 uppdrogs åt arbetsutskottet att göra en översyn av restaurangverksamheten vid Väsbygården.

Efter genomgång av handlingar i ärendet samt överläggningar föreslår arbetsutskottet den 23 februari § 17 att socialnämnden beslutar bedriva restaurangverksamheten vid Väsbygården enligt fastställd verksamhetsplan. Ytterligare information lämnas vid nämndens nästa sammanträde.

Socialförvaltningens förslag

Socialförvaltningen överlämnar utan eget ställningstagande relevanta handlingar för kännedom och vidare utredning.

Handlingar i ärendet

SN protokoll 2000-06-13 § 50 med tjänsteskrivelse 2000-05-15 SBAU protokoll 2000-11-29 § 81 med yttrande 2000-11-23 SN protokoll 2000-12-05 § 100 med tjänsteskrivelse 2000-12-05 SBAU protokoll 2001-01-23 § 23 med yttrande 2001-01-24 Socialförvaltningens beslut 2001-01-29

Utvärdering av kravspecifikation Entreprenadkontrakt – formulär SN protokoll 2004-02-03 § 16 _______

(6)

Matdistribution i öppen hemvård

SN § 23 Dnr 2004.044 737

Beslut

Socialnämnden beslutar att biståndsbedömd matdistribution skall ske i form av leverans av snabbkylda måltider.

Införandet skall ske under 2004 så snart det är möjligt att genomföra av organisatoriska skäl.

Ärendet

Väsbygårdens kök levererar ca 60 måltider som biståndsbedömd matdistribution till boende med öppen hemvård.

Nuvarande distributionssystem

Måltiderna levereras dagligen som varmhållna portioner – huvudsakligen huvudmålet lunch men även i mindre omfattning kvällsmål.

Livsmedelverket och kostexperter avråder från att leverera

varmhållna måltider om man inte kan garantera bibehållen temperatur fram till att måltiden skall ätas. Kvalitén försämras

och det finns risk för bakterietillväxt. Hemvårdens personal kör ut maten per cykel eller i landsbygden med bil. Maten transporteras i särskilda varmhållningsväskor. Det är många leveransadresser och på ca hälften av dessa måste personalen stanna och hjälpa till vid måltiden. Vid stickprovskontroller har det konstaterats att

temperaturen inte bibehålls.

Alternativ distribution

I samband med ombyggnad av Väsbygårdens kök utrustades det med snabbkylar på inrådan av den kostkonsulent som deltog i planeringen. Övergång till en säkrare distributionsmetod ingick som en förutsättning för matdistribution efter ombyggnaden.

Leverans av snabbkyld mat kan ske tre gånger per vecka för två och i samband med helg tre dagar. Maten förvaras i kylskåp till dess att den värms i samband med måltiden.

Övergången till nytt system

Köket: En förstärkning av 0.5 tjänst för portionspackning och delansvar för utkörning av mat till dem som inte behöver hjälp vid måltiden.

Hemvården: Matlådor hämtas på Väsbygården och körs ut tre i stället för nuvarande sju gånger per vecka. Leverans kan ske vid tider under dagen då arbetsbelastningen i övrigt inte är som högst. De som

(7)

7 (13) behöver hjälp vid måltiden måste dock få dagliga besök av

vårdpersonal varför besparingen inte blir så stor som minskningen av utkörningsdagar kan antyda. Andelen som behöver hjälp vid måltiden varierar över tid. Idag är det ca hälften som behöver hjälp vid

måltiden.

För att uppvärmningen skall ske utan näringsförstöring och på kortast möjliga tid förutsätts att det finns mikrovågsugn att tillgå i hemmen.

För att det skall vara möjligt att införa distribution av kyld mat kan socialförvaltningen behöva tillhandahålla mikrovågsugnar i vissa fall.

Samråd sker med kommunens jurist på vilka villkor de kan lämnas ut.

Ekonomi

Övergången till nytt distributionssätt förväntas inte ge några

besparingar. Ett visst utrymme beräknas färre utkörningstillfällen ge trots att en stor andel av hemmen ändå måste besökas dagligen i samband med måltiderna.

Den förstärkning som krävs för packning i köket och viss utkörning får rymmas inom hemvårdens totala budgetram.

Arbetsutskottet har den 23 februari 2003 § 18 förslagit att

socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag.

Tjänsteskrivelse 2003-11-21

2000 SN § 50. Upphandling av Väsbygårdens kök.

_______

(8)

Samverkan mellan Vallentuna, Vaxholm och Österåker avseende gemensam

”personalpool” för socialsekreterare

SN § 24 Dnr 2004.040 701

Beslut

1. Socialnämnden beslutar att permanenta samverkansprojektet med gemensam personalpool om två socialsekreterare med kommunerna Vallentuna, Vaxholm och Österåker att gälla fr o m 2004-05-16.

2. Socialnämnden uppdrar åt förvaltningschefen att teckna avtal med kommunerna Vallentuna, Vaxholm och Österåker.

Ärendet

Kommunerna Vallentuna, Vaxholm och Österåker driver tillsammans en personalpool för socialsekreterare. Poolen drivs i ett tvåårigt projekt under tiden 15 maj 2002 – 15 maj 2004 och var

dimensionerad för tre tjänster. P g a rekryteringsproblem kom den inte igång med full bemanning förrän våren 2003. Projektet har letts av en styrgrupp bestående av chefer från de tre kommunerna.

Styrgruppen har haft möten ungefär varannan månad. Hur projektet var tänkt från början framgår av ett gemensamt tjänsteutlåtande 2001-04-09.

Erfarenheterna av poolverksamheten är från de tre förvaltningarna odelat positiva.

Ett av syftena med projektet var att lösa problem med arbetsbelastningstoppar. Projektet har inneburit att

bemanningsföretag inte längre behöver användas. Fördelarna med pool kontra bemanningsföretag är dels en lägre timkostnad dels en kontinuitet och en inarbetning, som medfört att verksamheten fått ut mer av nedlagda timmar.

Inom projektet har vi haft möjlighet att pröva en arbetsmodell med ett friare arbetssätt kopplat till ett tydligt uppdrag med klar

tidsbestämning. Ingen tid har åtgått till handledning och andra möten.

Detta friare arbetssätt har fallit väl ut och kan utgöra modell även för den ordinarie verksamheten.

Poolsekreterarna har som det var tänkt ”vandrat” mellan kommunerna och fört över kunskap och idéer. Poolsekreterarna har i många fall kunnat bidra med nya infallsvinklar och vidgat synsätt. Projektet har inneburit ett erfarenhetsutbyte inte bara på handläggarnivå utan även på chefsnivå. Styrgruppsmötena har varit värdefulla.

Vi har fått möjlighet att prova ett samarbetsprojekt, där inte allt har varit exakt reglerat. Erfarenheten av arbetet visar att detta inte

(9)

9 (13) medfört några problem. Samarbetet mellan kommunerna har löpt smärtfritt och i bästa samförstånd.

Kostnaderna för projektet under 2002 och 2003 framgår av bilaga.

Av ovanstående framgår att projektet socialsekreterarepoolen varit framgångsrikt. Socialförvaltningen föreslår därför att poolen

permanentas och att en socialsekreterarpool bestående av två socialsekreterare inrättas permanent. Socialsekreterarna anställs av Vallentuna kommun. Kostnader fördelas mellan kommunerna efter utnyttjandegrad, vilket regleras i ett gemensamt avtal.

socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag.

Tjänsteskrivelse 2004-02-16 Förslag till avtal

Kostnadstablå _______

(10)

Delegationsordning för socialnämnden

SN § 25 Dnr 2004.040 701

Beslut

Socialnämnden antar förslag till reviderad delegationsordning.

Ärendet

Socialförvaltningen har reviderat delegationsordningen och överlämnar densamma vid sammanträdet.

Arbetsutskottet beslutar 2004-02-23 § 20 att överlämna överlämna förslag till reviderad delegationsordning till socialnämnden utan eget ställningstagande.

Socialnämnden antar förslag till reviderad delegationsordning.

Delegationsordning reviderad 2004.

_______

(11)

11 (13) Internrevision 2003 och internkontrollplan för år 2004

SN § 26 Dnr 2004.043 003

Beslut

1. Socialnämnden lägger internkontroll för år 2003 med godkännande till handlingarna.

2. Internkontrollplan för 2004 antas i enlighet med tjänsteskrivelse daterad 2004-02-19 och avser följande sex områden:

I. Krav och inkasso II. Statistik

III. Rehabilitering IV. Arkivvård

V. IT-säkerhet VI. Medicinhantering

Ärendet

Socialnämnden beslutade att genom internkontroll granska tre områden 2003:

1. Egenavgifter/omkostnadsersättning, LSS verksamheter och individ- och familjeomsorg.

2. Krav och inkasso.

3. Avtalshantering (avtal för enskilda klienter och övriga avtal) Internrevision har genomförts och lett till följande åtgärder:

Egenavgifter/omkostnadsersättning, LSS verksamheter och individ- och familjeomsorg.

Socialförvaltningens ekonom har gått igenom rutiner för hantering av dessa avgifter/omkostnader tillsammans med respektive handläggare och genom stickprov granskat att avgifter tas ut i enlighet med

gällande beslut. Rätt avgifter tas ut och det finns rutiner för hur avgifterna hanteras. För att säkerställa hanteringen så att den blir mindre beroende av kunskaper hos nuvarande handläggare arbetar ekonomen tillsammans med handläggarna för närvarande fram enhetligare blankettsystem och dokumenterar

handläggningsrutinerna.

Krav och inkasso

Socialförvaltningen har rutiner för krav och inkasso. Under 2003 har långtidssjukfrånvaro och hög arbetsbelastning inneburit att denna verksamhet inte prioriterats. Krav och inkasso sköts i nära samverkan mellan förvaltningen och kommunledningens konsult och service.

Eftersom motsvarande tjänst även där varit vakant har krav och inkassoverksamheten varit eftersatt under 2003. Inom

(12)

socialförvaltningen och på kommunalkontoret har man i slutet av 2003 och början av 2004 börjat arbeta för att komma ifatt med karv och inkassoverksamheten. Ny granskning föreslås 2004.

Avtalshantering i avtal som rör enskilda klienter och övriga avtal En avtalsgranskning har gjorts av utredare. Avtalshanteringen fungerar tillfredsställande. På grund av omorganisation mm har det dock inte varit helt klart i alla delar av organisationen var vissa moment av hanteringen skall ombesörjas. För att säkerställa detta har Riktlinjer för avtalshantering antagits av socialnämnden 2003-12- 02 SN §103. En uppdatering efter riktlinjerna har därefter skett i hela organisationen.

Internkontrollplan för 2004

För år 2004 föreslås sex områden som redovisas i bilaga ingå i socialnämndens internkontroll. Bilaga 1.

socialnämnden godkänner internkontroll avseende 2003 samt antar interkontrollplan för 2004.

Tjänsteskrivelse 2004-02-19

Kontrollplan 2004 daterad 2004-02-19 _______

(13)

13 (13) Rapporter och delgivningar

SN § 27

1. Protokoll

Socialutskottet 2004-01-20 §§1-36, 2004-02-10 §§37-58, 2004-02-18 §§59-60, 2004-02-26 § 61 Arbetsutskottet 2004-02-23 §§ 16-21

_______