UPPSALA UNIVERSITET Sociologi C
Program med inriktning mot personal och arbetsliv Höstterminen 2011
Arbetsmotivera mera!
En kvantitativ studie om arbetsmotivation på
Norstedts Juridik
Klara Munkhammar och Klara Svensson
Handledare: Michael Allvin
Abstract
This thesis aimed to evaluate work motivation at Norstedts Juridik, a Swedish publishing house. The evaluation was based on a proprietary model, which was built upon theory and previous research. The model design contained eight dimensions adopted to give a complete picture of work
motivation. The dimensions were variation, autonomy, significance, feedback, opportunities for development, organizational commitment and work- life balance. The analyses of responses from 127 employees of Norstedts Juridik were analyzed along gender, length of employment and business unit.
The result indicated an elevated level of work motivation at Norstedts Juridik. The dimensions autonomy and significance had the highest mean values, followed by organizational commitment and feedback. The lowest mean values were found on the dimensions work- life balance and opportunities for development. In a separate question, the employees at Norstedts Juridik were asked to rate the importance of the dimensions. The analysis showed that the dimensions rated as most important were autonomy, opportunities for development and work- life balance.
The result also showed differences in experienced work motivation within the company. Four significant correlations were revealed; length of employment affects experienced opportunities for development and business unit affects feedback, organizational commitment and work- life balance. Work motivation was not affected by gender. The four correlations became the basis for
Sammanfattning
Syftet med denna studie var att utvärdera arbetsmotivation på företaget Norstedts Juridik och att ge underlag för förbättringsarbete. Utvärderingen gjordes med hjälp av en modell för arbetsmotivation, som konstruerades med grund i teori och tidigare forskning. Modellen innefattade åtta dimensioner som tillsammans antogs utgöra arbetsmotivation. Dessa dimensioner var variation, autonomi, signifikans, feedback, utvecklingsmöjligheter, tillhörighet och lojalitet, lön och belöningssystem samt work- life balance. Dimensionerna analyserades i förhållande till de tre bakgrundsvariablerna kön, anställningstid och arbetsenhet och resultaten behandlades i statistikprogrammet SPSS. En kvantitativ studie genomfördes med hjälp av en enkätundersökning.
Resultatet visade att arbetsmotivationen på Norstedts Juridik i allmänhet är hög. Högst medelvärde har dimensionerna autonomi och signifikans. Därefter följer tillhörighet och lojalitet samt feedback. Lägst medelvärden har dimensionerna work- life balance och utvecklingsmöjligheter. I en separat fråga rangordnade medarbetarna på Norstedts Juridik dimensionerna autonomi,
utvecklingsmöjligheter och work- life balance som viktigast.
I analysen framkom skillnader i upplevd arbetsmotivation mellan olika grupper på företaget. Fyra signifikanta samband framkom: anställningstid påverkar upplevd utvecklingsmöjlighet och
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 1
1.1 Bakgrund ... 1
1.2 Syfte ... 1
1.3 Disposition ... 1
2 Tidigare forskning och teori ... 3
2.1 Forskning om arbetsmotivation ... 3
2.2 Definitioner och begrepp ... 5
2.3 Motivationsteorier ... 6
2.4 Teoretisk modell ... 9
2.4.1 Val av dimensioner ... 10
3 Studiens utgångspunkt ... 12
3.1 Modell för utvärdering av arbetsmotivation ... 12
3.2 Frågeställningar ... 12
4 Metod ... 13
4.1 Norstedts Juridik ... 13
4.2 Tillvägagångssätt ... 14
4.2.1 Population och urval... 14
4.2.2 Frågekonstruktion ... 15 4.2.3 Pilotstudie ... 16 4.2.4 Enkät ... 17 4.2.5 Datainsamling ... 17 4.3 Bortfallsanalys ... 18 4.4 Analysmetod ... 19 5 Resultat ... 20 5.1 Bakgrundsvariabler ... 20
5.3 Frågeställning 2: Hur fördelar sig medarbetarnas arbetsmotivation över de utvalda
dimensionerna? ... 21
5.4 Frågeställning 3: Hur påverkar bakgrundsvariablerna kön, anställningstid och arbetsenhet arbetsmotivationen på Norstedts Juridik? ... 21
5.5 Signifikanta samband ... 22
5.5.1 Anställningstid och utvecklingsmöjligheter ... 22
5.5.2. Arbetsenhet och feedback ... 22
5.5.3 Arbetsenhet och tillhörighet och lojalitet ... 22
5.5.4 Arbetsenhet och work- life balance ... 22
5.6 Frågeställning 4: Vilka motivationsfaktorer är viktigast för de anställda på Norstedts Juridik? . 22 6 Diskussion ... 24
6.1 Sammanfattning av resultatet ... 24
6.2 Modellens lämplighet ... 24
6.3 Analys av resultatet i relation till Norstedts Juridik ... 25
6.4 Frågeställning 5: Hur kan arbetsmotivationen på Norstedts Juridik förbättras? ... 27
6.5 Sammanfattande förslag till förbättringsåtgärder ... 29
6.6 Avslutande kommentarer ... 29
Referenslista ... 30
Bilagor ... 31
Bilaga 1: Kommentarer från pilotstudien ... 31
Bilaga 2: Slutgiltiga enkätfrågor ... 32
Bilaga 3: Presentationsmail ... 34
Bilaga 4: Följebrev ... 35
1
1 Inledning
I följande avsnitt redogörs för grunden till studien; varför den genomförs och vad den behandlar.
1.1 Bakgrund
”Vill ni hjälpa oss att undersöka arbetsmotivation hos våra medarbetare?” Frågan, som ställdes av personalavdelningen på Norstedts Juridik, var startskottet för denna uppsats och gav möjlighet till en intressant och inspirerande studie i nära samarbete med företagets personalansvariga. Uppgiften var att utvärdera och möjliggöra förbättring av arbetsmotivationen hos företagets medarbetare.
Arbetsmotivation är ett välanvänt begrepp i dagens arbetsliv och såväl ledningsgrupper som personalavdelningar runtom i världen ställer sig frågan hur de bäst kan motivera sin personal. Att ökad arbetsmotivation sägs leda till ökad produktivitet och effektivitet, minskad frånvaro, förbättrad hälsa och en i allmänhet framgångsrik organisation, gör dessutom att frågan är extra populär och prioriteras högt.
Arbetsmotivation har fått en förändrad roll i organisationsläran; från att tidigare främst ha använts som botemedel mot enformigt och standardiserat arbete, till att idag användas som ett styrmedel för att öka prestation och effektivitet. Arbetsmotivation har blivit en strategisk fråga som idag är en självklar del i många organisationer.
Trots att arbetsmotivation har fått en så framträdande roll i företagens strategiska arbete, verkar det råda ovisshet om vad begreppet arbetsmotivation egentligen innefattar. En stor utmaning vid utvärdering av arbetsmotivation är således att försöka reda ut vad arbetsmotivation är, vad som påverkar den och därmed hur den kan förbättras.
Förfrågan som kom från Norstedts Juridik gav en unik möjlighet att fördjupa sig i ett alltid aktuellt och mycket viktigt ämne. Att dessutom få möjlighet att skriva uppsats i samarbete med en engagerad personalavdelning på ett företag som prioriterar sina medarbetares välmående, ger goda
förutsättningar för en lärorik studie av arbetsmotivation. Det var därför självklart att acceptera erbjudandet.
1.2 Syfte
Syftet med denna studie var att utvärdera arbetsmotivation bland medarbetarna på Norstedts Juridik. Genom att kartlägga arbetsmotivationen utifrån medarbetarnas kön, anställningstid och arbetsenhet, var ändamålet även att ge en utgångspunkt för förbättringsarbete. För att kunna göra detta konstruerades en modell för att mäta arbetsmotivation.
1.3 Disposition
2
3
2 Tidigare forskning och teori
I följande avsnitt ges en överblick av den forskning som tidigare har gjorts i ämnet arbetsmotivation och innebörden av begreppet arbetsmotivation diskuteras. Vidare redogörs för ett antal relevanta teorier om vilka faktorer som påverkar arbetsmotivation. Slutligen utformas en teoretisk
utgångspunkt i form av en modell för utvärdering av arbetsmotivation.
2.1 Forskning om arbetsmotivation
Forskningen i området arbetsmotivation startade på 1930- talet med de klassiska Hawthorne- studierna Chicagos industriområden. I och med dessa studier kom arbetsmotivation att bli ett viktigt ämne att studera, till en början som en lösning på de problem som uppstod till följd av repetitivt och monotont arbete. I dagens arbetliv har arbetsmotivation fått en förändrad innebörd, där
motivationsarbete studeras snarare som styrmedel och i relation till prestation, än som botemedel mot monotont arbete. Gemensamt för de flesta studier som har genomförts i ämnet är att de försöker kartlägga vilka faktorer som utgör arbetsmotivation, samt hur dessa faktorer påverkar arbetsmotivation. Vid genomgång av tidigare forskning i ämnet kan konstateras att dessa utgångspunkter är återkommande i såväl tidiga som senare studier. I sin studie om
arbetstillfredsställelse skiljer Theandersson på instrumentell respektive icke- instrumentell inställning till arbetet, där en instrumentell inställning innebär att arbetet endast är ett medel för att nå ett mål utanför arbetssituationen. Icke- instrumentell inställning innebär att arbetet har ett egenvärde, vilket ökar arbetsmotivationen. De exempel som lyfts fram på faktorer som är icke- instrumentella är kamratskap, möjlighet att påverka arbetsuppgifterna, möjlighet att ta egna initiativ, möjlighet att lära sig nya saker, intressanta och omväxlande arbetsuppgifter samt att arbetet är av värde för andra människor.1 Bland annat visade studiens resultat att vissa grupper i arbetslivet har en mer
instrumentell inställning till arbetet och andra en mer icke- instrumentell. Oavsett vilket visade det sig dock att tre faktorer alltid påverkar arbetstillfredsställelsen: liten risk för arbetsskador, möjlighet att lära sig nya saker och bra kamratskap.2 Theanderssons motivationsstudie är ett exempel på den återkommande angreppspunkten att motivation kan delas upp i inre faktorer (tillfredställer behov inom individen) och yttre faktorer (tillfredställer behov utanför individen), där inställningen till arbetet avgör huruvida det är inre eller yttre faktorer som motiverar. Björklund motsätter sig detta synsätt på motivation och menar att arbetsmotivation allt för ofta operationaliseras som
arbetstillfredsställelse. Hon representerar ett annat synsätt på arbetsmotivation, där fokus ligger på hur motivation kan påverka beteende och hur individens beteende kan ändras, istället för huruvida det är inre eller yttre faktorer som motiverar. Björklund påpekar att syftet med motivationsstudier i många fall är att relatera motivation till prestation på arbetet. Hon menar dock att faktorn
arbetstillfredsställelse sällan korrelerar med arbetsprestation. Istället föreslår hon studium av arbetsmotivation uttryckt som ”willingness to work”.3 Björklunds studie består av tre delar, där de första två analyserar vilka faktorer som påverkar willingness to work, och den tredje mäter sambandet mellan willingness to work och arbetsprestation. Enligt Björklund består willingness to work av engagemang, intresse för arbetet, accepterad risknivå och kompetensnivå.4 Studiens resultat visade även att willingness to work är ett valitt instrument vid mätning av arbetsmotivation, samt att
1
Theandersson 2000, ” Jobbet- för lön, lust eller andra värden”, s.56 2
Ibid., s.143 3
4
willingness to work har ett positivt samband med arbetsprestation.5 Detta perspektiv på motivation visar att den traditionella synen på motivation bestående av inre och yttre faktorer inte
nödvändigtvis är det enda angreppssättet.
Sedan forskning om arbetsmotivation påbörjades på 1930- talet, har en omfattande förändring skett i arbetslivet; idag är kunskapsintensiva företag de snabbast växande i den europeiska ekonomin6. Dessa företag ställer andra krav på arbetsmotivationsarbetet, varför många senare studier om arbetsmotivation har fokus på just kunskapsintensiva företag. I dessa studier har fokus ofta skiftat; från ett synsätt med motivation i relation till individen i centrum, till ett med motivation i relation till organisationen. Detta synsätt belyser fördelen av arbetsmotivationsarbete för organisationen. I Schous studie av arbetsmotivation hos ingenjörer undersöktes huruvida det finns ett samband mellan motivation och arbetsprestation samt vilken påverkan organisationens motivationsarbete har för de anställdas arbetsmotivation. Schou mätte motivation genom två faktorer; engagemang/
identifikation till organisationen (organizational commitment) samt arbetstillfredsställelse. Schou konstaterade att organisationens motivationsarbete har en positiv påverkan på arbetsmotivation, samt att högpresterande medarbetare upplever en högre grad av motivation. Dessa resultat är, enligt Schou, båda bevis på att det är gynnsamt för företaget att prioritera sitt motivationsarbete. Vidare visade Schou att arbetsmotivation är ett resultat av en rad faktorer, såväl i organisationen som hos varje enskild individ. Ålder, utbildningsnivå, kön och anställningstid hos individen samt variation, helhet, signifikans, frihet och återkoppling från arbetsuppgifterna/ organisationen konstaterades påverka arbetsmotivationen.7 Wallgren fann att engagerade anställda är avgörande för att en organisation ska kunna utvecklas. Detta kräver i sin tur förståelse och kunskap om vad som motiverar de anställda i arbetet. Wallgrens avhandling undersökte den psykosociala arbetsmiljön för IT-konsulter med fokus på arbetsmotivation. Studien består av fem empiriska undersökningar. Resultatet av studie I, II och III visade att arbetskrav och arbetskontroll påverkar den upplevda stressen hos medarbetare. Genom att höja arbetsmotivationen kan den upplevda stressen minskas. Av resultatet drogs slutsatsen att stresshantering i en organisation bör bygga på förbättrat ledarskap, speciellt genom ökad medvetenhet hos ledningen om vad som motiverar medarbetarna. Resultatet av studie IV visade att faktorerna variation, autonomi, feedback, utvecklingsmöjligheter och känsla av åstadkommande påverkar motivationen. Slutligen visade studie V att ledningen i det berörda IT-konsultföretaget hade en mycket liten medvetenhet om vilka faktorer som motiverar de anställda, samt att manliga ledare hade en annan uppfattning än kvinnliga. Såväl Schou som Wallgren har ett tydligt organisationsinriktat perspektiv om hur ett väl fungerande motivationsarbete kan göra organisationen effektiv, lönsam och framgångsrik.
Oavsett vilken utgångspunkt för arbetsmotivation som antas, är det nödvändigt att ha en förståelse för vad arbetsmotivation är och vilka faktorer som påverkar denna. Denna förståelse är viktig oavsett om fokus ligger på yttre eller inre motivationsfaktorer, individ eller organisation.
5 Björklund 2001, ”Work Motivation- Studies of its Determinants and Outcomes”, s. 137
6
5
2.2 Definitioner och begrepp
Teorierna inom området motivation har, som ovan konstaterats, flera olika perspektiv. Oberoende av vilket perspektiv som antas, är det av stor vikt att klargöra vilken innebörd som läggs i begreppet. I denna studie används följande definition av begreppet motivation:
Motivation can be described as the need or drive that incites a person to some action or behavior. The verb “to motivate” means to provide reasons for action. Motivation, then, provides a reason for exerting some sort of effort. This motivation springs forth from individual needs, wants, and drives. 8
Denna definition visar den viktiga distinktionen mellan att motiveras och att motivera, där delen att motivera innebär att skapa incitament till ett motiverat beteende. Vid studium av arbetsmotivation på Norstedts Juridik anses båda delarna av denna definition viktiga att ta i beaktande, eftersom syftet med studien är att undersöka arbetsmotivationen samt hur den kan påverkas av
organisationens ledning.
För begreppet arbetsmotivation krävs en snävare definition, för att ringa in hur motivation tar sig uttryck på en arbetsplats. Bland definitionerna av arbetsmotivation finns ingen allmänt accepterad. Istället har förslag på en rad olika synsätt på ämnet uppkommit. En definition som berör flera av dessa synsätt är Pinders. Som tidigare diskuteras finns olika angreppspunkter för analys av
motivation, där fokus exempelvis kan ligga på att motivation är något som kommer inifrån, eller som skapas av incitament utifrån. Pinders definition öppnar dörrar för analys av arbetsmotivation från båda dessa perspektiv. Dessutom ger definitionen utrymme att studera motivation som motiverat beteende.
A set of energetic forces that originate both within as well as beyond an individual’s being, to initiate work- related behaviors, and to determine its form, direction, intensity, and duration.9
Arbetstillfredsställelse är en ofta förekommande term i arbetsmotivationsteorin. Trots att den har fått stor uppmärksamhet finns det relativt få teorier inom området. Björklund redogör för Lockes definition av arbetstillfredsställelse, samt poängterar att flertalet teoretiker har använt sig av liknande definitioner:
A pleasurable or positive emotional state, resulting from the appraisal of one’s job experience.10
I sin ”Personalledning- Human Resource Management i forskning och praktik” diskuterar Flach relationen mellan begreppen arbetstillfredsställelse och arbetsmotivation. Han menar att de två ofta sammanblandas men bör hållas åtskilda i teorin. I praktiken är de båda dock aspekter av varandra, även om sambandet är omtvistat. 11
8
Timm & Peterson ref. i Björklund 2001, ”Work Motivation- Studies of its Determinants and Outcomes” s. 4 9
Björklund 2001, ”Work Motivation- Studies of its Determinants and Outcomes” s. 5 10
Ibid., s. 17
6
I denna studie studeras arbetsmotivation i termer av såväl arbetstillfredsställelse som arbetsmotivation, båda enligt definitionerna ovan.
2.3 Motivationsteorier
Beroende på om intresse ligger i att kartlägga och undersöka motivation eller i att påverka organisationen och förbättra motivation från ledningsnivå, kan två olika perspektiv av
arbetsmotivation utläsas; ett analytiskt forskarperspektiv och ett organisationsperspektiv. Då syftet med denna studie är att såväl kartlägga som att ge grund för utveckling av motivationsarbete kommer den teoretiska utgångspunkten att genomsyras av ett organisationsperspektiv, där fokus ligger på hur det är positivt för såväl individ som organisation att förbättra arbetsmotivation på arbetsplatsen. De stimuli som genererar motiverat beteende ligger således i centrum.
Hackman och Oldhams teori om arbetsmotivation har ett tydligt organisationsperspektiv. Modellen fokuserar främst på motivationsfaktorer som kan påverkas genom utformning av arbetsuppgifter. Hackman och Oldham har skapat en modell som mäter motivationspotential för ett specifikt arbete. I begreppet motivationspotential innefattar de arbetstillfredsställelse, motivation och
arbetsprestation. Modellen utgår från tre kriterier som är av betydelse för arbetstillfredsställelse och motivation: meningsfullhet; i vilken utsträckning en individ upplever att arbetet är meningsfullt och värdefullt, ansvar för arbetsresultat; i vilken utsträckning en individ känner sig ansvarig för resultatet av sitt arbete samt kunskap om arbetsinsats; i vilken utsträckning en individ har kunskap om
arbetsresultat och arbetsinsatsens betydelse för verksamheten som helhet. Dessa tre kriterier påverkas av fem grundläggande dimensioner i arbetet:
Variation; i vilken mån arbetsuppgifterna kräver flera olika typer av kompetenser.
Identitet; i vilken mån arbetsuppgifterna tydligt går att identifiera och definiera, samt
synlighet/tydlighet i uppgifternas utförandeprocess.
Signifikans; i vilken mån individens arbete upplevs ha en påverkan på andra människors liv
eller arbeten, såväl inom organisationen som i samhället runtomkring.
Autonomi; i vilken mån individen upplever ansvar för sina egna arbetsuppgifter och
arbetsresultat. Självbestämmande.
Feedback; i vilken mån man får tydlig feedback i relation till sina arbetsuppgifter. 12
Utifrån dessa dimensioner har Hackman och Oldham skapat en modell för att öka motivation på arbetsplatsen:
Figur 1: The Complete Job Characteristics Model (1980) 13
7
Hackman och Oldham menar att var och en av dessa dimensioner bidrar till att öka medarbetarnas arbetsmotivation, arbetstillfredsställelse samt effektivitet och utveckling på arbetet. Modellen fokuserar främst på hur arbetets utformning kan påverka motivation, och tar ingen hänsyn till varken individ eller organisation. För att få en bredare bild av arbetsmotivation är det meningsfullt att även inkludera andra, mer generella teorier i ämnet.
Maslows kända behovspyramid har länge varit en grundläggande teori för motivationsstudier. Pyramiden består av fem nivåer där den första utgörs av grundläggande, fysiologiska behov, den andra av människans behov av säkerhet och trygghet och den tredje av mänskliga sociala behov såsom tillhörighet. Den fjärde nivån utgörs av människans behov av uppskattning och den sista och femte av självförverkligande. Maslow menar att människan eftersträvar att klättra uppåt i
pyramiden. Då ett behov i pyramiden har blivit tillfredsställt blir behovet av att nå nästa nivå det som påverkar beteendet. Denna strävan är enligt Maslow motivation.14 Maslows motivationsteori har ett tydligt individperspektiv och behovspyramiden beskriver motivation som mänskliga behov inom individen.
Maslows behovspyramid fokuserar som synes inte på arbetsmotivation utan är en allmän
motivationsteori som behandlar inre mänskliga behov som drivande motivationsfaktorer. Trots att det inte finns ett tydligt organisationsperspektiv, är delar av teorin väl användbara vid studium av arbetsmotivation. För att förklara vilka behov medarbetare har för att bli motiverade krävs insikt i behov på individnivå. Problematiken i att använda sig av Maslows teori i studium av arbetsmotivation med ett organisationsperspektiv är att synsättet att motivation kommer inifrån, ger litet utrymme för ledningen att kunna påverka den. I denna studie har dock ståndpunkten tagits att inre behov kan uppfyllas utifrån. Om ledningen i en organisation har medvetenhet om vilka inre behov de anställda har, kan detta utnyttjas för att förändra och förbättra arbetsmotivationen.
Utifrån Maslows motivationsteori kan vissa konstateranden göras om vilka faktorer som påverkar arbetsmotivation. Maslows behovspyramid behandlar de mest grundläggande aspekterna av mänsklig motivation. De två första nivåerna (fysiologiska behov och säkerhetsbehov) anses inte relevanta i diskussion kring motivation i dagens arbetsliv. Denna studie görs med antagande om att medarbetare har tak över huvudet och mat på bordet.
Den tredje nivån, social tillhörighet, ter sig dock användbar i sammanhanget. Tillhörighet är ett grundläggande mänskligt behov som konstant eftersträvas och är även en aspekt som kan appliceras på organisationsnivå. För att uppnå tillhörighet i en organisation krävs engagemang och identifikation med organisationens värdegrund och övergripande mål. Det arbetspsykologiska begreppet
”organizational commitment” påvisar betydelsen av tillhörighet och lojalitet till organisationen för ökad vilja att prestera i arbetet. Begreppet innebär enligt Mowday styrkan av en individs identifiering med och engagemang i en organisation. Medarbetare med hög organizational commitment tenderar att prestera bättre än de med låg. Genom att medarbetarna får positiva erfarenheter av
organisationen, där interna faktorer (arbetets karaktär och utformning) påverkar mer än externa (lön och arbetsförhållanden), ökar organizational commitment.15 Griffin och Bateman menar att
begreppet kan beskrivas med hjälp av tre komponenter: önskan om att fortsätta vara en del av 13
Hackman & Oldham ref. i Miner 2007, “Organizational behaviour- from theory to practice” s. 77-80 14
Lindmark 2011, ”Human Resource Management- Organisationens hjärta” s.32 15
8
organisationen, identifikation med organisationens mål och värderingar, samt viljan att anstränga sig för organisationens skull.16
Den fjärde nivån i Maslows behovspyramid är uppskattning. Uppskattning utifrån ett
organisationsperspektiv innebär att bli sedd och uppskattad för sin prestation, och att få återkoppling på utfört arbete. Feedback är enligt Maslows teori således ett viktigt, inre behov som enkelt går att tillfredsställa utifrån och därmed går att påverka på organisationsnivå. Att arbeta med feedback i arbetsmotivationsarbete är därför betydelsefullt.
Maslow menar att den femte nivå, självförverkligande, aldrig helt kan tillfredsställas. Strävan efter denna nivå är således en ständigt pågående process. Det är dock ändå viktigt för organisationer att se över hur de kan främja sina medarbetares inre behov av självförverkligande. I ett
organisationsperspektiv är självförverkligande en strävan efter ett värdefullt arbetsliv som ökar individens livskvalitet. ”Work- life balance” är ett begrepp som har blivit alltmer betydelsefullt i dagens arbetsliv, bland annat vad gäller att hjälpa medarbetare till ett balanserat och värdefullt liv. Begreppet innebär att det krävs en integration mellan arbetslivet och privatlivet, något som verkar som motivationsfaktor för att såväl stanna i organisationen som att prestera för organisationen. Arbete med work- life balance har visats sig ha en positiv inverkan på det psykologiska kontraktet mellan medarbetare och organisation17. Geurts och Demerouti visar att dålig work- life balance är associerad med stress och ohälsa. Forskning i ämnet har ofta fokuserat på de problematiska konflikter mellan upplevd press från arbetslivet och upplevt press från privatlivet. Greenhaus och Beutell föreslår tre typer av konflikter: tidspåverkad: pressen från det ena området (arbetslivet eller privatlivet) gör det fysiskt omöjligt att uppfylla kraven från det andra området, anspänningspåverkad: påverkan av det engagemang som krävs i ett område minskar resurserna (energin) som finns
tillgänglig för personen att uppfylla kraven från det andra området samt beteendepåverkad: problematiken i att inta olika roller i arbetslivet och privatlivet. 18Att work- life balance påverkar arbetsmotivation bekräftas av resultatet i Schous studie, som visar att individer som är nöjda med sitt privatliv och balansen mellan detta och arbetslivet, har högre arbetstillfredsställelse. Ett aktivt arbete med work- life balance i en organisation hjälper medarbetarna att uppnå det mänskliga behovet - och motivationsfaktorn - självförverkligande. 19
Till skillnad från Maslow tar Herzberg ett tydligt organisationsperspektiv, då han i sin
arbetsmotivationsteori beskriver faktorer i organisationen och på arbetet som påverkar motivation. Han skiljer på två typer av faktorer som påverkar arbetsmotivation och arbetstillfredsställelse. Yttre faktorer (hygienfaktorer) är motiverande faktorerutanför individen. Inre faktorer
(motivationsfaktorer) är behov och drivkrafter inom individen. Herzberg menar att uppfyllda
hygienfaktorer endast kan säkerställa att vantrivsel undviks. För att uppnå ”riktig” motivation måste även motivationsfaktorerna uppfyllas. Motivationsfaktorerna utgör således ett starkare instrument för att påverka motivation och beteende på arbetet.20 Herzbergs teori betonar tydligt att motivation och beteende kan påverkas från organisationens sida, genom uppfyllelse av dessa faktorer.
16
Griffin & Bateman, ref. i Arnold & Randall 2010, “Work Psychology- Understanding Human Bahoviour in the Workplace”, s. 268
17
Arnold & Randall 2010, “Work Psychology- Understanding Human Bahoviour in the Workplace”, s.48 18
Ibid., s. 48 19
9
Herzbergs hygienfaktorer utgörs exempelvis av lön, arbetsmiljö, ledarskap och arbetsvillkor. Motivationsfaktorer är exempelvis erkännande, arbetsuppgifternas värde och
utvecklingsmöjligheter. För att strategiskt arbeta med arbetsmotivation i en organisation är det således, enligt Herzberg, av största vikt att arbeta med motivationsfaktorerna. Erkännande uppnås i en organisation genom feedback, där god prestation uppmärksammas. Vidare har
arbetsuppgifternas värden betydelse för arbetsmotivation. Det är således viktigt att medarbetarna känner att arbetsuppgifterna har en viktig betydelse i ett större sammanhang. Detta är troligen enklare att uppnå i vissa yrken än i andra. Enligt Herzberg är det dock viktigt att alltid förtydliga för medarbetare att deras arbete har signifikans, gentemot såväl verksamheten i stort som mot andra människor. Till sist betonar Herzberg vikten av medarbetarnas utvecklingsmöjligheter. För att få medarbetare att känna motivation på arbetet krävs således att det skapas utrymme att utvecklas och lära sig nya saker. Även Maslows femte nivå, självförverkligande, berör medarbetarnas behov av att kunna utvecklas och på så sätt förverkliga sig själva.
Herzberg och Maslow menar att yttre faktorer, såsom ekonomiska belöningssystem, endast
motsvarar hygienfaktorer respektive behovspyramidens två första nivåer, och såldes inte nämnvärt påverkar motivationen. Ryan och Deci har dock en annan åsikt. De menar att det viktiga ligger i betydelsen av ekonomisk belöning. När lön används som bekräftelse av prestation och kompetens ökar den inre motivationen, varför denna egentliga yttre faktor blir till en inre. De yttre faktorerna kan således internaliseras och få betydelsen av inre faktorer.21 I detta fall är lön och belöningssystem viktiga motivationsfaktorer.
Förutom de klassiska teorierna om arbetsmotivation finns en uppsjö teorier som behandlar hur individuella skillnader, såsom personlighet och bakgrund, påverkar motivation. Dessa teorier är mindre relevanta för motivationsstudier med organisationsperspektiv, då det finns en begränsad möjlighet för organisationer att påverka individuella faktorer. Dock finns en aspekt av individuella skillnader som är relevant för studien på Norstedts Juridik. Schein har utvecklat begreppet ”career anchors”, som fokuserar på medarbetarens subjektiva upplevelse av motivation. Ett career anchor är en faktor i medarbetarens arbetsliv som är så viktig att denne definierar sin självbild med den. Faktorn påverkar alla delar av en individs karriär, såsom val av arbete och arbetstrivsel. Genom att tvinga en individ att välja en faktor i arbetet som för denne är allra viktigast för arbetstillfredsställelse och arbetsmotivation, kan utrönas vilket career anchor individen har. För en organisation kan det vara meningsfullt att veta vilka faktorer i arbetet som medarbetarna värderar högst. På det sättet kan insatser för ökad motivation riktas.22
2.4 Teoretisk modell
Då problemområdet i denna studie behandlar kartläggning och utveckling av arbetsmotivation, har den teoretiska utgångspunkten genomsyrats av ett organisationsperspektiv, där fokus ligger på hur beteende motiveras; vilka stimuli som genererar motiverat beteende . För att kunna mäta
arbetsmotivationen på Norstedts Juridik, konstruerades en sammanfattande modell för vilka faktorer i arbetet som anses påverka arbetsmotivation. Modellens dimensioner utformades med grund i såväl teori som empiri. Ovan redovisade teorier om motivation och arbetsmotivation gav teoretiskt stöd
21
Ryan&Deci ref. i Arnold &Randall 2010, ”Work Psychology- understanding human behaviour in the work place” s.335
10
till utformningen av modellens dimensioner. Tidigare forskning på området gav empiriskt stöd vid modellkonstruktionen. Grundläggande för val av dimensioner var att använda de mest frekvent återkommande faktorerna i såväl teori som empiri. Den slutgiltiga modellen ligger till grund för den kvantitativa studien av arbetsmotivation på Norstedts Juridik.
2.4.1 Val av dimensioner
Vid val av de dimensioner som anses påverka arbetsmotivation, fanns en strävan efter att de tillsammans skulle bilda en komplett bild av det mångfacetterade begreppet. Modellens faktorer är återkommande i såväl tidigare forskning som teori.
Vidare har vissa faktorer som är mindre förekommande i tidigare forskning och teori prioriterats bort, då de ansågs mindre relevanta. Exempelvis tycktes Hackman och Oldhams dimension identitet något förlegad, då arbetsuppgifterna i dagens kunskapsintensiva arbetsliv sällan är strikt
definierbara. Istället syns en utveckling mot ökad målstyrning och teamarbete, vilket gör varje enskild individs arbetsuppgifter blir allt mer otydliga.
Med utgångspunkt i tidigare forskning och teori har tre återkommande kategorier av motivationsfaktorer kunnat urskiljas;
Motivationsfaktorer i relation till individen Motivationsfaktorer i relation till organisationen Motivationsfaktorer i relation till arbetsuppgifterna
I modellen som ligger till grund för studien på Norstedts Juridik eftersträvades att inkludera faktorer som behandlar arbetsmotivation utifrån samtliga tre kategorier, för att uppnå en så heltäckande bild av motivationsarbetet som möjligt:
Dimensionerna variation, signifikans, feedback och autonomi behandlar alla motivationsfaktorer i relation till arbetsuppgifter. Samtliga fyra dimensioner behandlas av Hackman och Oldham.
Signifikans behandlas även av Herzberg, och dimensionen feedback behandlas av såväl Herzberg som Maslow.
Dimensionerna utvecklingsmöjligheter samt lön och belöningssystem behandlar
motivationsfaktorer i relation till organisationen. Både Maslow och Herzberg poängterar vikten av utvecklingsmöjligheter. Lön och belöningssystem kan enligt Ryan och Deci vara en motivationsfaktor, om de används på rätt sätt.
Dimensionen work- life balance behandlar motivationsfaktorer i relation till individen, där individens välmående antas vara viktig för dennes motivation. Dimensionen tillhörighet kan tänkas behandla såväl motivationsfaktorer i relation till individen som i relation till organisationen, beroende på vilket perspektiv som antas. Utifrån Mowdays organizational commitment är dimensionen en tydlig del av organisationsaspekten, medan Maslows nivå tillhörighet i högre grad behandlar individaspekten. De motivationsdimensioner som har utkristalliserats ovan stämmer till stora delar väl överens med de slutsatser som har dragits i tidigare forskning. Tillsammans har Schou, Wallgren och Theandersson beskrivit motivationsfaktorer såsom omväxlande arbetsuppgifter, autonomi, återkoppling,
11
dimensioner som slutligen valdes ut till modellen för att mäta arbetsmotivation på Norstedts Juridik. Nedan redogörs för samtliga dimensioner och deras nya definitioner. De åtta dimensionerna
användes som utgångspunkt för vidare studium av arbetsmotivation på Norstedts Juridik. Variation: i vilken mån arbetsuppgifterna kräver flera olika typer av kompetenser.
Signifikans: i vilken mån arbetet upplevs vara av värde för andra människor, såväl inom som
utom organisationen.
Autonomi: i vilken mån arbetet ger möjlighet till självbestämmande och eget
ansvarstagande.
Feedback: i vilken mån individen uppskattas för sin prestation samt ges möjlighet till
meningsfull och tydlig feedback i relation till arbetsuppgifterna, som en grund till utveckling. Tillhörighet och lojalitet: i vilken mån medarbetaren känner tillhörighet och identifikation till
organisationen, samt engagemang i organisationen. Organizational commitment.
Utvecklingsmöjligheter: i vilken mån arbetet erbjuder möjlighet att regelbundet lära sig nya
saker.
Lön och belöningssystem: i vilken mån ekonomisk belöning används i syfte att förstärka och
bekräfta kompetens.
Work- life balance: i vilken mån organisationen underlättar balans mellan medarbetarnas
arbetsliv och privatliv.
12
3 Studiens utgångspunkt
Med grund i teori och tidigare forskning har åtta dimensioner valts ut som anses påverka
arbetsmotivation. I detta avsnitt redovisas den modell som var utgångspunkten för denna studie och som konstruerades i syfte att mäta arbetsmotivationen på Norstedts Juridik. Vidare presenteras studiens frågeställningar.
3.1 Modell för utvärdering av arbetsmotivation
Figur 2: Modell för utvärdering av arbetsmotivation
Efter utformningen av de åtta dimensionerna konstruerades modellen ovan som ett verktyg för att mäta arbetsmotivationen på Norstedts Juridik. Arbetsmotivationen kartlades utifrån de åtta
motivationsdimensionerna, men även i relation till ett antal bakgrundsfaktorer hos medarbetarna på Norstedts Juridik. Vidare undersöktes medarbetarnas career anchors. Intresset låg i att med hjälp av medarbetarnas svar undersöka i vilken grad motivationsdimensionerna var uppfyllda.
3.2 Frågeställningar
Studiens frågeställningar konstruerades med grund i ovanstående modell för arbetsmotivation. De fem frågeställningarna följer nedan:
1. Hur hög är den generella arbetsmotivationen (uttryckt som en sammanslagning av värdena på samtliga motivationsdimensioner) hos medarbetarna på Norstedts Juridik?
2. Hur fördelar sig arbetsmotivationen över de utvalda dimensionerna?
3. Hur påverkar variablerna kön, anställningstid och arbetsenhet arbetsmotivationen? 4. Vilken motivationsfaktor är viktigast för de anställda på Norstedts Juridik?
13
4 Metod
Med utgångspunkt i teorin har en modell konstruerats för att mäta arbetsmotivation. Nu går vi in i studiens andra del, där modellen används för att mäta arbetsmotivationen på Norstedts Juridik. I följande avsnitt redogörs för hur studien genomfördes. Val av metod diskuteras och processen för enkätkonstruktion och enkätutskick redovisas.
Studiens syfte var att studera arbetsmotivation på Norstedts Juridik. Då utgångspunkten i studien låg i ett teoretiskt resonemang kring vad arbetsmotivation innefattar, antogs en deduktiv metod för studien. Det teoretiska ramverket, bestående av dimensionerna, låg således till grund för val av tillvägagångssätt för studiens datainsamling.
Eftersom denna studie ämnade kartlägga arbetsmotivation på arbetsplatsen samt jämföra arbetsmotivation grupper emellan bedömdes kvantitativ metod vara det bästa alternativet. Nackdelen med kvantitativ metod kan vara att resultatet blir mindre djupgående. Dock möjliggör kvantitativ metod studium av många individer, vilket är avgörande för att kunna kartlägga arbetsmotivation på en hel arbetsplats.23 Studien skedde i samarbete med Norstedts Juridik och genomfördes med hjälp av en webbaserad enkät. Resultaten presenteras för samtliga medarbetare i organisationen.
Till grund för enkätstudien låg den modell för arbetsmotivation som konstruerats med grund i teori och tidigare forskning. Kontaktpersonerna på Norstedts Juridik fick utifrån denna modell komma med synpunkter, vilket medförde att två av dimensionerna i modellen togs bort: variation samt lön och belöningssystem. Lön och belöningssystem inkluderades dock i enkätens career anchors- fråga. Dimensionerna valdes bort med anledning av att de ansågs irrelevanta för företaget. Således ligger dimensionerna autonomi, signifikans, utvecklingsmöjligheter, feedback, tillhörighet och lojalitet samt work- life balance till grund för enkätstudien.
4.1 Norstedts Juridik
Innan enkätstudien påbörjades hölls ett möte med kontaktpersonerna på personalavdelningen på Norstedts Juridik för att få en bild av företaget samt dess kultur och motivationsarbete idag. Studiens tillvägagångssätt och teoretiska grund diskuterades även.
Norstedts Juridik är ett informationsförlag och programvaruföretag med inriktning på juridik,
ekonomi, skatt och publiceringar inom offentlig verksamhet. Inom dessa områden erbjuder företaget litteratur, internettjänster, programvaror och utbildningar. Bland de mest kända produkterna finns Sveriges Rikes lag. Företaget ingår i den internationella förlagskoncernen Wolter Kluver.
Norstedts Juridik har 165 anställda uppdelat på två kontor; ett i Stockholm och ett i Göteborg. Bland de anställda finns ett flertal professioner representerade såsom ekonomer, jurister, säljare och tekniker. De anställda är uppdelade i fem affärsenheter: Business Unit Legal (BU Legal)- ett av de två största verksamhetsområdena. Här arbetar cirka femtio personer inom områden såsom
affärsutveckling, produktutveckling, informationsbearbetning, offentliga publikationer samt försäljning och marknad, Business Unit Tax & Accounting (BU Tax & Accounting)- det andra stora verksamhetsområdet inom företaget. Här arbetar cirka 45 specialister med affärsutveckling och produktplanering, skatterätt, programvaror samt försäljning och marknad, Chief Technical Officer
14
(CTO)- en data- och teknikavdelning med verksamhet riktad mot såväl juridik- som skatt och
ekonomiavdelningen, kundservice- en stödfunktion för de andra avdelningarna, med fokus på att ta emot beställningar från kunder och besvara frågor, Chief Financial Officer (CFO) - företagets
ekonomifunktion. Företagets ledning utgörs av de fem affärsområdenas chefer, en ansvarig för försäljning och marknad samt en VD och en HR- ansvarig.
De fem affärsområdena är självständiga i den dagliga verksamheten. Kontakten mellan de olika områdena är något företaget eftersträvar att förbättra. Idag präglas atmosfären av en laganda och nära kontakt till de närmaste kollegorna med sitt specialistområde som gemensam nämnare, snarare än en samlad tillhörighet affärsområdena emellan. En faktor som möjligen förstärker denna tydliga uppdelning av personalen är att de olika affärsområdena sitter geografiskt segregerade på de båda kontoren. En förbättring har dock skett på detta område vad gäller Stockholmskontoret, som efter en flytt för ett par år sedan numera har alla sina medarbetare samlade på ett våningsplan med ett gemensamt kök, till skillnad från det förra kontoret där verksamheten var uppdelad på två våningar. Andra insatser med syfte att öka kommunikationen och tillhörigheten affärsområdena emellan är med de mail VD:n kontinuerligt skickar ut till de anställda, de stormöten som hålls med alla anställda samt informations- och nyhetsflödet på intranätet. Företagets affärsområden har alla väldigt låga siffror på såväl personalomsättning som sjukfrånvaro. Medelåldern hos personalen är 42-43 år. Norstedts Juridik arbetar idag aktivt för att öka sina anställdas arbetsmotivation. I strävan att arbeta med målstyrning har företaget en Performance Management- process, som alla medarbetare omfattas av. De anställda arbetar mot individuellt uppsatta mål som utvärderas tre gånger per år. Denna verksamhet antas öka såväl arbetsautonomi som feedback. Vad gäller medarbetarnas möjlighet till utveckling finns idag en kompetensutvecklingspolicy. Trots denna policy visar medarbetarundersökningen som genomförs varje år, att de anställda efterfrågar mer kompetensutveckling. Dock finns möjligheter till utveckling utanför ramen för
kompetensutvecklingskurser, där medarbetarna erbjuds att ta del av kollegors arbete för att utveckla sin kunskap. Work- life balance är något företaget tycks ha en grundligt utformad strategi för.
Företaget har en tillåtande kultur vad gäller detta och främjar flextid, deltid och föräldraledighet för sina anställda. Vidare har företaget ett flertal gemenskapsfrämjande aktiviteter såsom personalfester av olika slag, fredagsfika, afterwork och kick- off. Dessa aktiviteter antas kunna öka tillhörighet inom och lojalitet mot organisationen.
4.2 Tillvägagångssätt
4.2.1 Population och urvalPopulationen utgjordes av samtliga 165 anställda på Norstedts Juridik, uppdelat på de två kontoren i Stockholm och Göteborg. Enligt Schonlau är det viktigt att bestämma hur ett ramverk som täcker största delen av, eller hela, populationen bör skapas. I detta fall rör det sig om en så kallad stängd population inom en organisation, där medlemskap i organisationen, och således i populationen, finns dokumenterad. I sådana fall är det enkelt att konstruera ramverket för urvalet.24 I denna studie inkluderades hela populationen i organisationen i urvalet. Företagets ledningsgrupp på åtta personer deltog inte i enkäten, enligt önskemål från Norstedts Juridik.
15 4.2.2 Frågekonstruktion
Valet av kvantitativ metod grundades i syftet att kartlägga arbetsmotivationen i relation till vissa bakgrundsvariabler. Vid val av bakgrundsvariablerna var kontaktpersonerna på Norstedts Juridik varit mycket aktiva och deras önskemål ligger till grund för de tre slutgiltiga bakgrundsvariablerna: kön, hur länge individen har arbetat på företaget, samt vilket affärsområde denna arbetar inom. Vid utformning av frågorna togs en del problem i beaktande. Frågan kön formulerades enligt Trosts rekommendation på ett sådant sätt att kön inte är någonting man har, utan någonting man är – ”är du ... kvinna/man”. ”Kvinna” placerades före ”man”, för att undvika den vanliga tendensen att ange man före kvinna. Alternativen presenterades då dessutom i bokstavsordning.25 Frågan hur länge man arbetat på företaget ställdes med ett öppet svarsalternativ, där respondenten ombads ange
anställningstid i år på arbetsplatsen, för att kunna detaljanalysera eventuella mönster i
arbetsmotivation i relation till anställningstid. Frågan angående affärsenhet konstruerades som en flervalsfråga med slutna svarsalternativ.
Själva enkätfrågorna utgick från teorin bakom de sex dimensionerna och anpassades efter Norstedts Juridik. Frågorna utgjordes av attitydfrågor, där den svarande ombeds att ta ställning till ett antal påståenden och ange i vilken grad han eller hon instämmer. För att få en hög svarsfrekvens eftersträvades en relativt kort och lättbesvarad enkät. Varje dimension mättes med tre till fem frågor, där vissa dimensioner hade fler frågor eftersom att de ansågs vara mer omfattande. Frågorna utformades i syfte att i analysen kunna konstrueras till index för respektive dimension. Samtliga frågor hade samma svarsskala, för att underlätta bearbetningen av data. Trost menar att risken med många påståendesatser med samma svarsalternativ är att svarspersonen glömmer bort vad
svarsalternativen handlar om, och att resultatet därför inte blir tillförlitligt.26 Denna enkät innehöll dock så pass få frågor, att detta inte bedömdes vara ett överhängande problem.
Svarsalternativen presenterades i form av en likertskala med tio grader, där 1= ”stämmer inte alls” och 10 = ”stämmer helt”. Valet att ha en tio-gradig skala gjordes av två anledningar; för det första att en skala med stor vidd ger möjlighet till en mer nyanserad mätning och för det andra att ett jämnt antal skalgrader tvingar respondenten att ta ställning, då skalan inte har ett mittenalternativ. Det finns en tendens hos respondenter att lägga sig kring ett neutralt alternativ. För att eliminera sådana tendenser kan ett mittenalternativ vid frågekonstruktion undvikas. Vid konstruktionen av
enkätfrågorna togs även andra viktiga aspekter i beaktande, som att frågorna endast innehöll en fråga i sänder samt att negationer och värdeladdade ord undveks.27
Förutom bakgrundsfrågorna och attitydfrågorna innehöll enkäten ytterligare en fråga, baserad på career anchors- teorin. Denna fråga konstruerades som en flervalsfråga där respondenten tvingades välja endast ett av alternativen. Frågan gick ut på att undersöka vilken av dimensionerna som är av störst vikt för respondenterna. Risken för att respondenten ger socialt önskvärda svar spelar en stor roll. Därför lades stor vikt vid att försöka uppnå svarsalternativ som kunde uppfattas som
jämbördiga; att inget kändes uppenbart mer eller mindre viktigt.
En annan faktor att ta ställning till vid enkätkonstruktion är huruvida frågorna bör vara i kluster efter dimensionerna eller slumpmässigt blandade. Efter diskussion om detta fattades beslutet att
25
Trost 1994, “Enkätboken” s. 61 26
Ibid. s. 64
16
slumpmässigt blanda frågorna. Fördelarna med det är att respondenten tvingas stanna upp och tänka efter vid varje fråga, då de behandlar helt olika aspekter av dennes arbete, vilket borde minska risken för slentrianmässiga svar.
En viktig utmaning att ta ställning till vid frågekonstruktionen är att formulera frågorna på ett sådant sätt att de erbjuder svarsalternativ som bidrar till att skalans alla tio grader utnyttjas. Då studien genomfördes på ett företag där poängen på de olika dimensionerna i allmänhet kunde antas vara relativt höga, fanns en medvetenhet kring risken att få övervägande höga poäng på svarsskalan och därmed dålig variation. Frågorna utformades därför på ett något tillspetsat sätt i ett försök att öka variationen på svaren.
4.2.3 Pilotstudie
Ejlertsson menar att ett frågeformulär för en enkätstudie alltid måste undersökas i en
provundersökning, i syfte att ta reda på huruvida respondenterna tolkar frågor på samma sätt som frågekontruktörerna. Det är även viktigt att studera huruvida svarsalternativen är väl konstruerade. Om det i pilotstudien visar sig att nästintill alla svarar enligt samma alternativ är förmodligen antingen frågan eller svarsalternativet felkonstruerat.28 Fördelen med en pilotstudie är även att den fyller funktionen av en enkel validitet - och reliabilitetstestning. 29
För att undersöka frågekonstruktionernas lämplighet utfördes en pilotstudie. Cirka fyrtio personer på fyra olika arbetsplatser deltog. Dessa arbetsplatser representerade olika delar av arbetslivet, med respondenter från en privat mödravårdcentral, ett stiftskansli, ett universitetssjukhus samt en ingenjörsavdelning på en fabrik. För denna pilotstudie konstruerades två olika enkäter; en med mer tillspetsade frågor än den andra. Syftet med detta var att testa variationen i svaren med de olika frågekonstruktionerna, för att i den slutgiltiga enkäten använda de frågor som gav bäst variation. Resultatet av pilotstudien visade att de tillspetsade frågorna i allmänhet gav en större spridning i svaren. Med stöd i detta användes de tillspetsade frågorna som utgångspunkt till enkätstudien, dock med en del modifieringar. Många respondenter från pilotstudien bifogade användbara kommentarer om frågorna. Från respondenterna på universitetssjukhuset gavs många kommentarer, som ansågs speciellt användbara, då de svarande på arbetsplatsen till stor del består av forskare med god kunskap i enkätmetodik. Utifrån dessa kommentarer modifierades frågorna till den slutgiltiga enkäten.
I de tillspetsade frågorna användes ord som ”alltid” och ”oftast” för att tvinga fram mer spridda svar. Många kommentarer visade dock att respondenterna önskade värdera svaren själva, och upplevde att detta redan gjorts åt dem av frågekonstruktörerna. Trots att dessa ord förmodligen skulle ha bidragit till större spridning, fattades beslutet att exkludera alla ”alltid”, då dessa väckte mest missnöjdhet. Istället gjorde försök att spetsa till frågorna på ett annat sätt. Vid två tillfällen behölls dock ”oftast” i frågekonstruktionen då ordet i dessa fall inte används som ett tillspetsningsord, utan som en viktig del av frågorna: ”Den återkoppling jag får på arbetet kommer oftast från min närmsta chef”. Här efterfrågas just huruvida återkoppling oftast kommer från chefen eller inte, där ”Stämmer inte alls” på likertskalan innebär att återkoppling inte oftast kommer från chefen. Vidare störde den tiogradiga skalan många respondenter, då den, precis som tilltänkt, inte gav utrymme till ett neutralt
28
17
svarsalternativ. Eftersom detta är syftet med skalan behölls den dock som den var. En annan
kommentar angående skalan var att det inte fanns ett svarsalternativ för de som anser att frågan inte är applicerbar på sina arbeten. Ett tydligt exempel på denna problematik finns i frågan ”Jag önskar fortfarande vara anställd hos företaget om två år”, då respondenten i fråga gick i pension detta år. I detta syfte adderades ett svarsalternativ, ”Inte tillämplig”, till samtliga frågor . Till frågan ”Jag delar företagets alla värderingar” gavs många kommentarer om att respondenterna inte på rak arm kunde redogöra för företagets värderingar, och därmed hade svårt att svara på frågan. Ett förslag som lämnades var att först redogöra för värderingarna och sedan ställa frågan. Då Norstedts Juridik har så många som sex stycken officiella värderingar, bedömdes detta inte vara genomförbart, då det skulle ta för stort utrymme av enkäten. Istället fattades beslutet att svarsalternativet ”Inte tillämplig” i denna fråga benämns som ”Jag vet inte vilka värderingarna är”. Om svarsresultatet visar att många på Norstedts Juridik är okunniga om företagets värderingar, är detta i sig även av stort intresse för analysarbetet. Vid konstruktion av frågan ”Jag får kontinuerlig feedback som del i det dagliga arbetet” eftersträvades att komma åt en eventuell kultur där feedback är tydligt integrerad. Många kommentarer visade att det tycks råda viss förvirring kring denna fråga, då frågan ”Av vem?” var återkommande. För att förstärka att kulturen är det viktiga, formulerades frågan istället ”På Norstedts Juridik ger vi varandra kontinuerlig feedback som en del i det dagliga arbetet”. I övrigt ändrades ett par formuleringar för att förtydliga vissa oklarheter i frågekonstruktionen. Samtliga kommentarer finns i bilaga 1 och enkätens slutgiltiga frågor finns i bilaga 2.
4.2.4 Enkät
För att få så hög svarsfrekvens som möjligt är det viktigt att engagera och motivera de tilltänkta respondenterna att besvara enkäten. I detta syfte skickades ett presentationsmail ut till samtliga medarbetare på Norstedts Juridik. Mailet innehöll en presentation av oss som genomför studien, för att öka engagemanget och väcka en vilja att hjälpa till. I mailet underströks även att studien
genomförs i form av en kandidatuppsats av två studenter från Uppsala universitet. Det betonades att studien kommer utifrån, och inte bör likställas med en vanlig medarbetarundersökning inom
organisationen. För att i största möjliga grad undvika bortfall eftersträvades att samtliga
respondenter tog del av informationen i presentationsmailet. Detta för att uppmärksamma den snart kommande enkäten samt undvika bortfall på grund av att enkätmailet bortprioriteras. Brevet
skickades ut ett par dagar innan enkäten distribuerades samt spreds i arbetsplatsens lunchrum och postfack. Presentationsmailet finns i bilaga 3.
För att ytterligare öka engagemanget för enkäten samt informera om studiens syfte och bakgrund, bifogades ett följebrev till enkätutskicket. Brevet önskade väcka intresse och nyfikenhet för studien och inleddes med information om syfte och innehåll. Vidare informerades om att studien är anonym samt vilka som deltog. Brevet avslutades med information om sista svarsdag samt ett tack för besväret. Följebrevet finns i bilaga 4.
Det är, enligt Ejlertsson, viktigt att betänka tidpunkten för enkätutskicket30. Enkäten skickades ut på en torsdag, i förhoppning om att respondenterna i slutet av veckan skulle känns sig mer positivt lagda inför helgen och möjligen vara mindre stressade än vad de skulle ha varit i början av veckan.
4.2.5 Datainsamling
Enkäten konstruerades och distribuerades med hjälp av dataprogrammet Survey Monkey. Företaget
18
erbjuder lätthanterliga, webbaserade enkätstudier och är ett erkänt och välbeprövat redskap för detta. Enkäten skickades ut med hjälp av personalavdelningen på Norstedts Juridik, i form av ett mail med en länk till enkäten. Insikt fanns om att ett mail via Norstedts Juridiks ledning kunde
problematisera frågan om neutralitet. Denna studie är, och ska uppfattas som, en extern sådan. Fördelen i att det från personalavdelningen fanns tillgång till en komplett maillista till Norstedts Juridiks samtliga 165 anställda, övervägde dock nackdelen i att inte framstå som neutral. Dessutom klargjordes detta tydligt i såväl personalavdelningens informationsmail om enkäten som i enkätens bifogade följebrev.
Schonlau redogör för fördelarna med användandet av webbaserade enkätstudier. Han konstaterar att studier som dessa är snabbare att genomföra, framförallt vad gäller att få svaren av
respondenterna. Vidare betonar han fördelen med att sådana studier ofta ökar känslan av anonymitet och därmed ger ärligare svar, vilket ökar tillförlitligheten på studien.31 Slutligen visar Schonlau att det generellt sett finns en lika stor risk för urvalsfel i webbaserade studier som i mer konventionella enkätstudier.32
Enligt Schonlau är det dessutom speciellt fördelaktigt att genomföra en webbaserad enkätstudie i en stängd population i en organisation, då det där ofta finns tillgång till maillistor över de anställda. Schonlaus studier visar att dessa typer av enkätundersökningar ofta har en högre svarsfrekvens än andra sorters webbaserade studier. Han anger tre anledningar till detta: det finns ofta tillgång till kompletta maillistor till hela populationen, deltagande i enkätstudien anses ofta vara en del av arbetet samt att studiens resultat ofta är av stor relevans för deltagarna. Samtliga av dessa premisser finns i denna studie.33
Respondenterna hade tio dagar på sig att besvara enkäten. Fyra respektive sju arbetsdagar efter enkätutskicket fick alla respondenter ett påminnelsemail. Enligt Eljesson är det viktigt att
påminnelsen formuleras kortfattat och innehåller en resumé av undersökningens syfte. Innehållet i påminnelsen bör även vara uppmuntrande och lättläst. I påminnelsen betonades vikten av hög svarsfrekvens samt en extra understrykning om att alla svar behandlas anonymt. Till sist angavs ett telefonnummer vid eventuella frågor. 34 Påminnelsemailet finns i bilaga 5.
4.3 Bortfallsanalys
Enkäten distribuerades till samtliga individer i populationen, med undantag för de åtta
medlemmarna i ledningsgruppen på Norstedts Juridik. Med dessa medlemmar borträknade bestod populationen av 157 individer. Av dessa svarade 81 procent på enkäten, vilket ger ett bortfall på 19 procent och svaren är därmed väl användbara för vidare analys. Svarsfrekvenserna på respektive enhet, var som följer:
- BU Legal: 40 av 59
- BU Tax & Accounting: 34 av 42 - CTO: 23 av 28
- CFO: 5 av 8
- Kundservice: 14 av 20 31
Schonlau et. al. 2002, ”Conducting Research Surveys via E-mail and the Web”, s. 77 32
Ibid., s. 29 33
19
De högsta svarsandelarna fanns på enheterna Tax & Accounting och CTO. Lägst svarsandel fanns på CFO. Att denna enhet består av så få personer ökar kravet på att få en hög svarsfrekvens. Om färre än fem personer skulle ha svarat, hade inte resultatet kunnat användas med risk för att
anonymiteten inte kunde garanteras. Svarsfrekvensen hos CFO låg således precis på gränsen men användes slutligen i analysen.
Av de individer som besvarade enkäten, har samtliga besvarat alla frågor. Det finns således inget intern bortfall i resultatet.
4.4 Analysmetod
SPSS (Statistical Package for the Social Sciences) är ett dataprogram för statistisk analys, som användes för analys av enkätsvaren. Svaren från enkäten laddades ner från Survey Monkey i en excelfil, vilken integrerades i SPSS. Till en början analyserades resultatet med hjälp av deskriptiv statistik, i form av tabeller och diagram. Vidare konstruerades index med hjälp av de frågor som formulerats för att mäta respektive dimension. Detta resulterade således i sex index, ett för varje motivationsdimension. Svarsalternativet ”inte tillämpbar” och ”jag vet inte vilka värderingarna är” kodades under indexkonstruktionen som bortfall. I allmänhet hade dessa svarsalternativ en mycket låg svarsfrekvens, varför detta inte nämnvärt påverkade resultatet. Av de sex indexen konstruerades även ett index för allmän arbetsmotivation.
Dimensionen feedback behandlades till en början separat. Den bestod av två delar; en som
behandlade feedback i relation till ledarskap (två frågor) och en som behandlade endast feedback i relation till arbetsplatsen (tre frågor). För att utesluta att dessa delar skilde sig mycket i
svarsresultatet, konstruerades två olika index av dimensionen. Vid jämförelse kunde dock
konstateras att de två inte skilde sig nämnvärt, varför dimensionen behandlades som ett index, med samtliga fem frågor.
Datan analyserades i ANOVA- test, en så kallad variansanalys, där skillnad i medelvärde mellan olika grupper analyseras. Testet kräver en oberoende kategorisk variabel och en beroende kontinuerlig variabel. ANOVA- testningen utfördes med de sex kontinuerliga dimensionerna, i relation till de tre bakgrundsvariablerna kön, anställningstid och arbetsenhet.
20
5 Resultat
I följande avsnitt presenteras studiens resultat, och därmed kan studiens fyra första frågeställningar besvaras. Till en början redovisas studiens bakgrundsvariabler. Därefter presenteras en korstabell för motivationsdimensionerna i relation till bakgrundsvariablerna, och studiens signifikanta samband redovisas. Slutligen presenteras enkätundersökningens career- anchorsfråga.
5.1 Bakgrundsvariabler
Vid studium av bakgrundsvariablerna framkom att fördelningen mellan kvinnor och män är jämn. 52 procent av de svarande var kvinnor och 48 procent var män. Eftersom könsfördelningen på Norstedts Juridik är mycket jämnfördelad, är svarsfrekvensen från studien väl representativ för populationen. Vidare visade bakgrundsvariabeln anställningstid att den genomsnittliga anställningstiden på Norstedts Juridik är hög, 10,4 år, liksom att det finns såväl nyanställda respondenter som respondenter som har arbetat väldigt länge på företaget.
Vad gäller den tredje bakgrundsvariabeln, arbetsenhet, visade svaren en förväntad fördelning över arbetsenheterna på Norstedts Juridik med en representativ bild av fördelningen arbetsenheter emellan, där de största enheterna har högst svarsfrekvens, och de minsta har lägst.
5.2 Frågeställning 1: Hur hög är den generella arbetsmotivationen hos
medarbetarna på Norstedts Juridik?
Den generella arbetsmotivationen, uttryckt som en sammanslagning av dimensionerna signifikans, autonomi, feedback, utvecklingsmöjligheter, tillhörighet och lojalitet, samt work- life balance, är hög på Norstedts Juridik. På skalan 1- 10 ligger medarbetarnas medelvärde på 7, 3. Materialet är
snedfördelat, eftersom de anställda generellt sett har en mycket hög arbetsmotivation. Det finns dock individer som upplever låg arbetsmotivation, vilket kan utläsas av extremvärdena med låga värden i fördelningen. Majoriteten av respondenterna har värden mellan 6 och 8 på skalan.
21
5.3 Frågeställning 2: Hur fördelar sig medarbetarnas arbetsmotivation över
de utvalda dimensionerna?
Medelvärdena för motivationsdimensionerna är i allmänhet höga och samtliga medelvärden ligger på den övre halvan av svarsskalan. Medarbetarna på Norstedts Juridik tycks således över lag vara nöjda med hur motivationsdimensionerna är uppfyllda. De dimensioner som har högst medelvärde är signifikans (M= 8,2) och autonomi (M= 8,2), tätt följt av tillhörighet och lojalitet (M= 7,8). Därefter följer feedback (M= 6,6) och work- life balance (M= 6,5). Lägst värde har utvecklingsmöjligheter (M= 6,1). Trots de relativt höga medelvärdena, finns även låga extremvärden på samtliga variabler. Det finns således utvecklingsmöjligheter för motivationsarbetet på Norstedts Juridik.
Det faktum att alla dimensioner har höga medelvärden bidrar till att samtliga variabler är snedfördelade, vilket kan försvåra analysarbetet. Trots detta utfördes analysen med samtliga variabler, dock med medvetenhet om att snedföredelningen påverkar resultatet.
5.4 Frågeställning 3: Hur påverkar bakgrundsvariablerna kön,
anställningstid och arbetsenhet arbetsmotivationen på Norstedts Juridik?
Nedan presenteras resultatet av ANOVA- testningen i en korstabell. I tabellen anges medelvärdet för respektive dimension, fördelade över de olika grupperna inom anställningstid och arbetsenhet. Resultatet visade att bakgrundsvariabeln kön inte påverkar någon av dimensionerna, varför denna variabel är exkluderad i korstabellen. ANOVA- testen visade fyra statistiskt signifikanta samband, vilka är markerade i korstabellen nedan. Sambanden kommenteras även separat under rubriken ”Signifikanta samband”.De medelvärden som anges under varje dimension i korstabellen, avser medelvärde för alla medarbetares svar på respektive dimension, på svarsskalan 1- 10.
Tabell 1: Korrelation mellan dimensioner och bakgrundsvariabler. Signifikanta samband är färgmarkerade. Medelvärde.
ANSTÄLLNINGSTID
ARBETSENHET
0-5 år 6-15 år 15 + år BU Legal BU T&A CTO Kunds. CFO
SIGNIFIKANS Medelvärde: 8,15 8,3 8,1 8 8,3 8,6 7,7 7,7 7,7 AUTONOMI Medelvärde: 8,15 8,2 8,2 8 8,5 8,1 8,2 7,2 8,6 FEEDBACK Medelvärde: 6,59 7,2 6,3 6,3 6,7 7,5 5,7 5,7 6,5 UTVECKLINGSMÖJLIGHETER Medelvärde: 6,06 6,8 5,8 5,5 6 6,3 5,9 5,8 4,7 TILLHÖRIGHET & LOJALITET 8,1 7,5 7,8 8,1 8 7,2 6,5 8,5 Medelvärde: 7,78
WORK- LIFE BALANCE 6,8 6,4 6,4 6 7,5 6 6,6 4,9
22
5.5 Signifikanta samband
5.5.1 Anställningstid och utvecklingsmöjligheter
Anova- testet visade att det finns ett signifikant samband mellan anställningstid och
utvecklingsmöjligheter, där upplevda utvecklingsmöjligheter minskar med ökad anställningstid. Högst utvecklingsmöjligheter upplever således de nyanställda på Norstedts Juridik. Signifikansnivån ska ligga under 0,05 för att sambandet ska vara statistiskt signifikant, varför ett värde på 0,038 är väl godkänt.
5.5.2. Arbetsenhet och feedback
Det andra signifikanta sambandet som framkom, är mellan arbetsenhet och feedback. Lägst upplevd feedback finns på avdelningarna CTO och Kundservice. Högst upplevd feedback har BU Tax &
Accounting. Signifikansnivån är 0,035.
5.5.3 Arbetsenhet och tillhörighet och lojalitet
Det tredje signifikanta sambandet finns mellan arbetsenhet och tillhörighet och lojalitet, där
Kundservice upplever lägst tillhörighet och lojalitet, medan CFO, BU Legal samt BU Tax & Accounting alla har ett medelvärde över 8. Signifikansnivån är mycket god, 0,015.
5.5.4 Arbetsenhet och work- life balance
Det sista signifikanta sambandet finns mellan arbetsenhet och work- life balance. Högst work- life balance upplever sig BU Tax & Accounting ha. Lägst har CFO. Signifikansnivån är 0,028.
5.6 Frågeställning 4: Vilka motivationsfaktorer är viktigast för de anställda
på Norstedts Juridik?
Career- anchorsfrågan i enkätstudien syftade till att ta reda på vilka av arbetsmotivationsmodellens dimensioner som värderas högst och lägst av de anställda på Norstedts Juridik. Förutom de sex dimensionerna, inkluderades även lön och belöningssystem i career- anchorsfrågan. Tabellen och diagrammet visar att den dimension som har högst procentandel är autonomi (28%), tätt följt av utvecklingsmöjligheter (23%). Tillhörighet och lojalitet (13%), lön och belöningssystem (13%), och work- life balance (14%) har ungefär samma värden. Lägst värde har dimensionerna signifikans (6%) och feedback (4%).
23
Liksom vid korstabuleringen av bakgrundsvariablerna i relation till motivationsdimensionerna finns ingen skillnad i vilken motivator som rangordnas av störst vikt mellan könen. Bakgrundsvariabeln kön påverkar således inte individens career- anchors.
Bakgrundsvariabeln anställningstid påverkar inte nämntvärt career- anchors. Dock kan utläsas att vikten av tillhörighet och lojalitet samt autonomi ökar med anställningstid, medan vikten av work- life balance minskar.
Resultatet visar att den sista bakgrundsvariabeln, arbetsenhet, har större påverkan på de anställdas career- anchors, än de andra bakgrundsvariablerna. På enheten BU Legal är de viktigaste
motivatorerna utvecklingsmöjligheter och autonomi. På BU Tax & Accounting är autonomi och work- life balance de viktigaste. På CTO anges tillhörighet och lojalitet samt utvecklingsmöjligheter vara av störst vikt, medan Kundservice värderar lön och belöningssystem högst. Till sist visade studiens resultat att CFO har högst svarsfrekvens på autonomi och work- life balance.
Chi- tvåtestet visade inga statistiskt signifikanta samband mellan bakgrundsvariablerna anställningstid och arbetsenhet och dimensionerna.
Tabell 2: Korrelation mellan career- anchors och bakgrundsvariabler. Procent.
Anställningstid
Arbetsenhet
0-5 år 6-15 år 15+ år BU Legal BU T&A CTO Kunds. CFO
SIGNIFIKANS 7 5 4 13 3 0 7 0
AUTONOMI 26 28 33 28 35 17 21 40
FEEDBACK 2 5 4 3 0 9 0 20
UTVECKLINGSMÖJLIGHETER 9 12 19 10 12 22 7 0
TILLHÖRIGHET & LOJALITET 28 21 19 30 18 26 21 0
LÖN & BELÖNINGSSYSTEM 9 18 7 8 12 13 36 0
