Hörby kommun 242 80 Hörby| Besöksadress: Ringsjövägen 4 | Tel: 0415-37 80 00 | Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.hörby.se
Kommunikationsstrategi
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Mattias Präntare Kommunikatör
200103 Antagen BMN 2020-01-23 § 16
TN 2020-01-23 § 17
Innehållsförteckning
Kommunikationsstrategi samhällsbyggnadsförvaltningen ... 3
Vad är en kommunikationsstrategi? ... 3
Varför kommunicerar vi? ... 3
Ledarskap och kommunikation ... 4
Organisation och ansvar ... 4
Kommunikationsstrategins koppling till andra styrdokument och planer ... 5
Årlig förvaltningskommunikationsplan ... 5
Strategier ... 5
Så här vill vi uppfattas ... 7
Kommunikationsstrategi
samhällsbyggnadsförvaltningen
Varje dag kommunicerar vi. I varje möte, varje telefonsamtal och varje meddelande vi skickar. Det kan vara med kollegor, chefer, förtroendevalda, medborgare, besökare, massmedia och andra.
Genom att skapa en kommunikativ organisation kan förvaltningen bygga stolthet och förtroende för dess verksamheter och för Hörby kommun som arbetsgivare och boendekommun.
Vad är en kommunikationsstrategi?
Kommunikationsstrategin är en vägledning för hur kommunikationsarbetet inom samhällsbyggnadsförvaltningen i Hörby kommun bedrivs. Den sätter riktningen för hur framgångsrik kommunikation ska skapas som stödjer samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter och visar på vilket sätt och med vilka medel vi bör prata om vårt arbete.
Samhällsbyggnadsförvaltningens kommunikationsstrategi ska genomsyra alla verksamheter inom förvaltningen och vara utgångspunkten för
verksamheterna i deras profilering. Samtidigt ska all kommunikation anpassas efter respektive verksamhets målgrupper och specifika
kommunikationsbehov, ansvarsområden och utmaningar.
Kommunikationsstrategin grundar sig på kommunikationspolicyn för Hörby kommun och tar sin utgångspunkt i Hörby kommuns vision 2020 samt Samhällsbyggnadsvisionen ” Vårt Hörby – En nära och naturskön kommun med unika livsmiljöer driven av kreativitet, gemenskap och framtidstro”.
Varför kommunicerar vi?
En effektiv kommunikation ska sprida fakta, påverka attityder och beteenden samt skapa ökat förtroende. Kommunikation är vårt verktyg för att skapa en positiv bild av både samhällsbyggnadsförvaltningens arbete och
samhällsbyggnadsförvaltningen som arbetsgivare.
En effektiv och samordnad kommunikation skapar ökat förtroende genom tydlighet och transparens.
Kommunikation är vårt verktyg för att ge medborgare insyn i både
samhällsbyggnadsförvaltningens arbete och för samhällsbyggnadsförvaltningen som arbetsgivare.
Samhällsbyggnadsförvaltningens uppdrag har stor betydelse för Hörby kommuns utveckling och framtid. Hur verksamheterna inom förvaltningen
Det är avgörande att samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter talar samma språk och arbetar mot samma övergripande mål.
Ledarskap och kommunikation
När vi lyckas med kommunikation så skapar vi också delaktiga och
motiverade medarbetare som känner engagemang och stolthet för sitt jobb.
Och med engagerade och stolta medarbetare har vi alla förutsättningar att nå långt. Som chef har man ett extra stort ansvar i det här arbetet och ett stort ansvar för att bygga en kommunikativ organisation.*
Organisation och ansvar
Förvaltningschefen har det yttersta ansvaret för att informationen och kommunikationen fungerar. Varje chef har ett särskilt ansvar för att kommunikationen fungerar på närmaste lägre nivå. En väl fungerande kommunikation innebär en god dialog mellan ledning och medarbetare, mellan medarbetare samt mellan olika enheter.
Alla medarbetare är också själva skyldiga att söka den information och kunskap som behövs för att kunna utföra arbetet på bästa möjliga sätt.
Kommunikatören har ett ansvar att stödja chefer och medarbetare i deras kommunikationsarbete genom att initiera, driva och följa upp den interna och externa kommunikationsprocessen.
Vårt samlade informationsansvar styrs ytterst av offentlighetsprincipen i grundlagen och kommunallagen.
Kommunikationsstrategins koppling till andra styrdokument och planer
Kommunikationsstrategin är ett av flera dokument som styr och vägleder samhällsbyggnadsförvaltningens kommunikationsarbete. I figuren nedan beskrivs hur kommunikationsstrategin är kopplad till andra
kommunikationsdokument.
Årlig förvaltningskommunikationsplan
Kommunikatören tar årligen fram en kommunikationsplan som formulerar utvecklings- och fokusområden för förvaltningens kommunikationsarbete under det kommande året. I planen framgår hur den relaterar till nämndernas årliga mål och stödjer verksamheterna att uppnå dessa.
Strategier
Externt
All kommunikation ska harmoniera med Hörby kommuns vision, samhällsbyggnadsvisionen och kommunens övergripande mål Samhällsbyggnadsförvaltningens kommunikation ska utgå ifrån en
övergripande berättelse om Hörby och Hörby kommun, för att stärka dessa varumärken och uppnå vision och mål. Våra budskap och mål ska alla ha sin utgångspunkt i Samhällsbyggnadsvisionen 2030 ”Vårt Hörby – En nära och naturskön kommun med unika livsmiljöer driven av kreativitet, gemenskap och framtidstro”.
Hörby kommuns
vision Samhällsbyggnads-
vision
Kommunikationspolicy, grafisk profil
SBF kommunikationsstrategi
SBF kommunikationsplaner
och vara tillgängliga oavsett om kontakten sker via personligt möte, per telefon, via brev, på webben eller genom andra kanaler. De som kontaktar samhällsbyggnadsförvaltningen ska uppleva att de snabbt får kontakt med rätt instans och att de får svar på sina frågor.
Vi ska arbeta aktivt med service och tillgänglighet för att säkerställa
upplevelsen av att samhällsbyggnadsförvaltningen är en serviceorganisation.
Vår information ska vara lätt att läsa och förstå. Budskapet ska vara klart och tydligt och framfört i en vänlig ton. Fackspråk ska vi bara använda när vi kommunicerar med fackfolk eller i de fall myndighetsutövningen kräver det med hänsyn till exempel lagtext.
Vi ska förbättra och skapa möjligheter till insyn och aktivt kommunicera förvaltningens beslut och resultat.
Vi ska ge möjligheter till delaktighet och dialog
Om vi ska skapa förståelse, acceptans eller göra människor delaktiga i ett beslut är dialog nödvändig. Vi ska därför sträva efter att ge våra målgrupper möjlighet till delaktighet och dialog. Vi ska sträva efter att gynna
demokratiutveckling genom medborgardialog.
Vid vissa tillfällen finns inte tid till dialog och allt behöver heller inte diskuteras utan dialogen ska vara ett verktyg för sådant som är komplicerat eller kontroversiellt, och till tillfällen då vi behöver skapa engagemang eller samsyn mellan människor.
Vi ska arbeta för att höja kunskapen om förvaltningens arbete
Vi ska tydligare synliggöra samhällsbyggnadsförvaltningens arbete och vi ska sträva efter att öka medvetenheten om att vi arbetar för att utveckla
kommunens fastigheter och miljöer till att möta dagens och framtidens behov. Det gör vi genom regelbundna nyheter via hemsidan och andra digitala kanaler, egna insatser genom planerad pressinformation och genom annonsering på ett väl genomtänkt vis.
Internt
Den interna informationen ska vara tillgänglig
Det ska finnas interna informationskanaler som når alla anställda i
samhällsbyggnadsförvaltningen. Alla anställda ska ha tillgång till arbetsnätet men också delges information via arbetsplatsträffar och närmsta chef. Vid varje informationsbeslut ska frågan ställas vilka som omedelbart behöver informationen och för vilka den kan göras tillgänglig genom sökning. Innehåll och form anpassas till olika medarbetares behov och förutsättningar. Vi ska inte bara förklara en händelse, ett beslut eller en företeelse utan också bakgrunden.
Vår organisation ska präglas av öppenhet och delaktighet
Alla medarbetare är viktiga ambassadörer för såväl Hörby kommun som samhällsbyggnadsförvaltningen. Det är en framgångsfaktor att samtliga upplever att de är en viktig del av hela samhällsbyggnadsförvaltningen, och vårt uppdrag. Vi ska sträva efter att så långt det är möjligt vara öppna med våra arbetsmetoder i alla led. Vi ska vara öppna för varandras synpunkter och initiativ och vara villiga att dela med oss av våra erfarenheter och vår kunskap.
Det ska finnas utrymme för både positiv och negativ kritik.
Den interna kommunikationen ska planeras och samordnas med den externa kommunikationen
För att samhällsbyggnadsförvaltningen ska uppfattas som en service- organisation måste vi ge en på alla sätt trovärdig information om våra verksamheter. För att kunna göra det är det nödvändigt att alla medarbetare känner till förvaltningens mål, planer och beslut. Medarbetarna i
samhällsbyggnadsförvaltningen ska så långt som det är möjligt delges informationen innan den når medborgare, massmedia och andra.
Så här vill vi uppfattas
All kommunikation inom samhällsbyggnadsförvaltningens ska främja:
• Intrycket av förvaltningen som serviceorganisation
• Upplevelsen av förvaltningens medarbetare som lyhörda, kompetenta och öppna
• Upplevelsen av förvaltningen som öppen och tillgänglig
• Intrycket av en förvaltning driven av engagemang och framtidstro Huvudbudskap
För att långsiktigt skapa igenkänning och bygga vårt varumärke behöver vi ett huvudbudskap som sammanfattar vad samhällsbyggnadsförvaltningen står för och som skapar ett ramverk för all vår kommunikation. Vi måste kunna uttrycka värdet av att samhällsbyggnadsförvaltningen finns på ett kortfattat sätt, så att vi kan använda det som en minsta gemensam nämnare för all vår kommunikation. Huvudbudskapet ska svara på frågan ”Vad är det första vi vill att människor ska tänka när de hör samhällsbyggnadsförvaltningen nämnas?”.
Samhällsbyggnadsförvaltningen i Hörby kommun är en
serviceorganisation som arbetar för att skapa moderna livsmiljöer, väl anpassade för att möta dagens och framtidens behov.
Underbudskap
Underbudskapen ska stödja huvudbudskapet och kunna användas när vi pratar med andra om vårt arbete.
att vara tillgängliga för våra invånare och medarbetare. Vi uppmuntrar till möten och dialog.
Vi är öppna
Vi vill veta vad våra invånare och medarbetare tycker och vill att dessa ska ha möjlighet att påverka vårt arbete så långt det är möjligt. Vi är balanserade och tydliga med när vårt uppdrag inte är påverkansbart.
Vi är framtidsfokuserade
Vi strävar efter att hitta hållbara och genomförbara lösningar som leder till förbättring för våra invånare och medarbetare genom engagemang, ansvar och samverkan.
Referenser
*Heide M., Simonsson, C., Nothhaft, H., Andersson, R., von Platen, S.
(2019). Den kommunikativa organisationen (ISBN 978-91-519-0404-7).
Stockholm, Sverige: Sveriges kommunikatörer
