Budgetunderlag 2022-2025
Kommunstyrelsen 2022
Beslutad av kommunstyrelsen 16 juni
Innehållsförteckning
1 Grunduppdrag ... 3
1.1 Övergripande utvecklingsfrågor ... 3
1.2 Styrning och ledning ... 3
2 Omvärldsspaning ... 4
3 Analys av den egna verksamheten ... 8
4
Ekonomi ... 13
4.1 Driftbudget ... 13
4.2 Kommentar driftbudget ... 13
4.3 Effektiviseringsbehov ... 15
4.4 Budgetreserv ... 15
4.5 Investeringsbudget ... 16
4.6 Taxor och avgifter ... 16
5 Personal ... 18
Bilagor
Bilaga 1: Taxor och avgifter för mark och exploaterings verksamhetsområde Bilaga 2: Jämförelse årsarbetare 2022 och 2021
Bilaga 3: Brattåsen förstudie
1 Grunduppdrag
1.1 Övergripande utvecklingsfrågor
Kommunstyrelsen ansvarar för frågor som rör Marks kommuns övergripande och långsiktiga utveckling samt ekonomiska ställning.
Kommunstyrelsen har ansvar för
• exploateringsverksamheten och översiktsplanering
• näringslivsfrågor
• övergripande frågor om besöksnäringen
Kommunstyrelsen ska leda och samordna kommunens arbete med övergripande samhällsutveckling såsom
• välfärdsfrågor
• utbildningsfrågor
• folkhälsofrågor
• infrastrukturfrågor
• planering och användningen av mark och vatten
• mark- och bostadspolitik
• kommunal demokrati
• regionala och internationella frågor
• övergripande miljövårdsfrågor
1.2 Styrning och ledning Kommunstyrelsen har ansvar för
• kommunens ekonomiska ställning
• uppsikt över nämnders och styrelsers arbete
• frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare
• kommunens centrala informations- och kommunikationsverksamhet samt kommungemensamma IT-system
• övergripande säkerhetsfrågor
• det civila försvaret inom kommunen Kommunstyrelsen ska leda och samordna
• planering och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet
• kommunens finansiella utveckling
• kommunikation och IT
• medborgar- och brukarinflytande
• kvalitets- och verksamhetsutveckling
• samspel mellan politik och förvaltning
• reformering av det kommunala regelbeståndet
• effektivisering av administrationen
2 Omvärldsspaning
Befolkningsutveckling
Utvecklingen av antalet i åldersgrupperna 0–18 år samt 80 år och äldre är särskilt viktig vid planeringen av kommunens verksamheter. Prognosen är att dessa grupper mellan åren 2019 och 2024 ökar med 1,9 respektive 12,4 procent medan åldersgruppen 19‑64 år är i princip oförändrad. Ökningen i åldersgruppen 80 år och äldre motsvarar 269 personer. Detta ställer stora krav på kommunen och inte minst äldreomsorgsnämnden att planera för de ökade behov som denna förändring av befolkningssammansättning medför.
Ålder SCB utfall
2019 Prognos
2020 Prognos
2021 Prognos
2022 Prognos
2023 Prognos
2024 Förändring 19-24
0 349 355 359 364 369 371 22
1-5 1 914 1 926 1 920 1 919 1 932 1 945 31
6-12 3 030 2 976 2 950 2 954 2 911 2 926 -104
13-15 1 278 1 316 1 369 1 377 1 382 1 325 47
16-18 1 218 1 256 1 273 1 293 1 328 1 372 154
19-64 19 018 18 980 18 915 18 974 19 026 18 964 -54
65-74 4 245 4 194 4 135 4 123 4 061 4 010 -235
75-79 1 539 1 655 1 802 1 822 1 830 1 856 317
80-84 1 054 1 066 1 075 1 122 1 201 1 265 211
85-89 713 687 692 694 700 721 8
90-w 396 418 418 435 441 446 50
Summa 34 754 34 829 34 907 35 076 35 180 35 200 446
När befolkningen ökar kräver det att kommunen har en modell för att fördela resurserna mellan nämnder och verksamheter. Kommunen har en väl fungerande resursfördelningsmodell med demografimodellen, som ger nämnderna ramar utifrån förändringar i befolkningen.
Kommunstyrelsen och förvaltningen behöver följa upp resursfördelningsmodellen så att den håller även vid de större förändringar av antalet äldre som ligger framför oss.
Valår
År 2022 är det valår och en ny mandatperiod börjar. Under 2022 krävs planering inför den nya mandatperioden och eventuellt kommer arbetsgruppen som gör en översyn av
nämndsorganisationen med förslag på förändringar som ska omhändertas.
I april 2021 beslutade kommunfullmäktige att ansluta till deklarationen för stärkt demokrati. I tjänsteskrivelsen till detta ärende står att demokratiberedningen föreslår att inför valet 2022, ska utvalda områden i Marks kommun besökas för att ge information om demokrati till
personer bosatta i dessa områden. Marks kommun behöver inför 2022 bestämma vilken omfattning som kommunen ska arbeta för ett ökat valdeltagande, vem som ansvarar för det och med vilka resurser.
Coronapandemins långsiktiga effekter
Coronapandemin har gett stora konsekvenser för alla delar av samhället, från nation till enskild individ. Kommunens fokus har i det korta perspektivet varit på att upprätthålla samhällsviktiga verksamheter och på att begränsa smittspridningen. Pandemin kommer att få långsiktiga effekter för kommunen. Vilka de långsiktiga effekterna blir är svåra att förutspå, men mycket tyder på att vi kommer se påverkan på ekonomi, psykisk hälsa, arbetslöshet och skolresultat.
En utmaning för Marks kommun är att mildra pandemins förväntade negativa effekter på den sociala hållbarheten. Coronapandemin riskerar att öka ojämlikheten. Bland de mest utsatta befolkningsgrupperna finns personer med funktionsnedsättning, utlandsfödda, barn till personer i någon typ av utsatthet, personer med låg utbildning, personer med ekonomisk utsatthet och personer med psykisk ohälsa. Dessa grupper har i regel sämre tillgång till de ekonomiska och sociala resurserna som behövs för att kunna hantera pandemins negativa effekter. Därmed riskerar dessa grupper att få ännu sämre levnadsvillkor än innan pandemin,
vilket på sikt kan leda till en större ojämlikhet i samhället. Ojämlikhet i samhället kan i sin tur leda till negativa effekter såsom sämre hälsa, lägre delaktighet och fler konflikter.
När vi blickar framåt ser vi att pandemin inte bara skapat problem utan även ger oss unika möjligheter för lärande för vårt framtida arbete. Pandemin har till exempel synliggjort ojämlikheter i samhället på ett mycket tydligare sätt än förut. Den har även snabbat på utvecklingen av flexibla lösningar såsom digitalisering och breda samarbeten. Dessa är viktiga nya färdigheter för att lyckas lösa framtidens komplexa hållbarhetsutmaningar. Därmed kan pandemin, om vi använder dess lärdomar på rätt sätt, ge oss en skjuts till ett mer hållbart samhälle
Arbetssätt i ljuset av covid-19
Coronapandemin har gjort att många medarbetare arbetar hemma. Uppgifter och processer som normalt sett sköts med personliga möten har hanterats på distans. Distansarbete ställer andra typer av krav på ledning, arbetssätt, arbetsmiljö och gränsdragning mellan arbete och privatliv. Många tror på ett massivt uppsving för arbete på distans och hemmakontorets definitiva genomslag på bred front. Helt enkelt att många arbetsuppgifter är platsoberoende.
Det ställer helt nya krav på kommunen som arbetsgivare. Kommunens chefer måste bli duktiga på att leda även på distans. Medarbetares individuella behov och önskemål får än större betydelse också i sken av att vara en attraktiv arbetsgivare. Samtidigt måste ett socialt sammanhang, en arbetsplatsgemenskap säkerställas för medarbetarna. Digitalisering,
distansarbete och nya arbetssätt för att lösa olika uppgifter ger också helt nya förutsättningar för kommunens behov av t.ex. kontorslokaler. Här har kommunstyrelsen under 2021 initierat ett utredningsuppdrag med inriktning på både arbetssätt och kostnadseffektiva lokaler.
Attraktiv arbetsgivare samt personal- och kompetensförsörjning
Kommunens personal- och kompetensförsörjning är en av de kommande årens viktigaste frågor. För att klara kompetensförsörjningen behöver kommunen fortsätta att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare med rätt kompetens.
Kommunen gör redan en del för att möta den utmaningen men det finns en hel del kvar att göra. Kommunen måste fortsätta arbetet med att bli en än mer attraktiv arbetsgivare. Det är avgörande för att stå sig i konkurrensen om arbetskraft och klara personal- och kompetens- försörjningen. Det behövs för att nå framtida medarbetare men också för att redan anställda medarbetare ska utvecklas, känna engagemang, göra ett bra jobb. I det sammanhanget är också verksamhetens resultat avgörande. Framgångsrika verksamheter är attraktiva.
För att vi ska klara den framtida personalförsörjningen måste kommunen investera i ny teknik och göra en omställning till en alltmer digitaliserad välfärd, heltidsarbetet behöver öka och fler medarbetare behöver vara kvar i arbetslivet längre.
Omvärldsförändringar, volymförändringar tillsammans med nya krav från lagstiftning ställer stora krav på kompetensutveckling av kommunens medarbetare. Kommunen behöver utveckla kostnadseffektiva kompetens- och utbildningsinsatser som är tillgängliga på ett helt annat sätt än vad det är idag. Det gäller i grunden kommunens samtliga verksamheter. Förvaltningen har påbörjat arbetet med att ta fram en kommungemensam portal för digitalt lärande och
kompetensutveckling. I den gemensamma portalen kommer det finnas relevanta och kvalitetssäkrade utbildningar (lika utbildning för alla) och guider för verksamheter och verksamhetssystem.
Ökad digitalisering
En effekt av coronapandemin är en skjuts i utveckling inom digitalisering. Aldrig har en
förändring av denna dignitet skett så fort och hur framtiden ser ut kan vi ännu bara gissa. Men klart är att behovet av exempelvis datorer och telefoner i den kommunala verksamheten knappast lär återgå till tidigare nivåer utan numer är något i stort sett alla medarbetare tar för givet som en del av dennes personliga arbetsutrustning. Utvecklingen av e-tjänster och
digitala handläggningssätt gör att kvaliteten höjs, handläggningstiden kortas och mätbarheten ökar på de tjänster som kommunen utför. I digitaliseringsarbetet behöver åtgärder vidtas för att hindra att information läcker ut, förvanskas eller förstörs och för att informationen ska vara tillgänglig när den behövs. Arbetet går därför hand i hand med kommunens arbete med
informationssäkerhet.
Vår förmåga att förebygga och hantera kriser
Covid -19 tydliggör vårt behov av att kunna hantera kriser av olika slag. De senaste årens händelser i världen och i Sverige, t.ex. bränder, pandemi och skred, tydliggör behovet att rusta för kommande kriser och oförutsedda händelser. Den kommunala planeringen för att kontinuerligt kunna upprätthålla den verksamhet som vi ansvarar för behöver utvecklas i grunden. Genom planering, övning och uthållighet över tid så bygger vi ett robustare Mark som klarar påfrestningar på de samhällsviktiga verksamheter som vi ansvarar för.
Styrning och ledning
Tillit som princip för styrning och en tydligare helhetsbild genom ett koncernperspektiv är saker som diskuterats flitigt i offentlig sektor de senaste åren.
Tillitsbaserad styrning innebär att vi bygger tydligare ramar, för att varje medarbetare ska ha bättre förutsättningar för att fatta egna beslut och därmed arbeta mer effektivt. Detta hänger väl ihop med ett ökat koncernperspektiv, där vi ser kommunens uppdrag som en helhet oavsett vem som utför uppdraget.
För att hitta rätt väg framåt krävs att vi skaffar oss mer kunskaper och insikter om hur vi, utifrån vårt nuläge, kan arbeta med dessa perspektiv.
Lagförändringar m.m.
Det kommer fortlöpande förändringar i lagstiftning som kommunen måste förhålla sig till. Det pågår t.ex. uppdateringar och förändringar i både föräldraförsäkring och Lagen om
anställningsskydd (LAS).
Vidare kommer sannolikt en ny visselblåsarlag (lag om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden) som ersätter den lag som finns idag. Anledningen till den nya lagen är att den nuvarande visselblåsarlagen inte fullt ut lever upp till det EU-direktiv som finns. Lagen kommer sannolikt bland annat att ställa krav på att det inrättas särskilda interna
rapporteringskanaler.
Den första december 2021 föreslås förändringar i säkerhetsskyddslagen träda i kraft (prop.
2020/21:194 Ett starkare skydd för Sveriges säkerhet). Lagen ställer redan höga krav på offentlig sektor, men kan komma att kräva utökade kontroller på samarbeten som inte omfattas av upphandling. Arbete med att säkerhetspröva personal och samarbetspartners kommer att medföra ökad administration, men också ökad säkerhet.
I syfte att effektivisera kommunal förvaltning finns det förslag (SOU 2021:16) om att det i kommunallagen införs bestämmelser som öppnar för automatiserade beslut på samma sätt som man tidigare har gjort inom staten. Automatiserade beslut innebär att beslutet tas automatiskt utan att en människa är beslutsfattare. Förslaget är att detta ska träda ikraft 2022-07-01.
Statens offentliga utredning 2021:25 Struktur för ökad motståndskraft är överlämnad till justitiedepartementet för beslut. Utredningen behandlar former för det civila försvaret och statens och myndigheternas organisering för ett optimerat arbete. Vidare innehåller
utredningen förslag på förändringar som har en direkt påverkan på det kommunala arbetet där arbetet med civil försvarsplanering förväntas att kraftfullt öka. Utredningen föreslår även lagjusteringar som påverkar krisledningsnämndens utformning och mandat.
Den 15 juni 2021 presenteras en utredning om Kommunernas ansvar för brottsförebyggande arbete. Kommunens arbete med brottsförebyggande arbete förväntas föreslås bli lag, vilket påverkar det kommunala brottsförebyggande och trygghetsskapande arbetet.
Den första juli 2022 träder förändringar i förordningen om skydd mot olyckor i kraft. Nya zonindelningar innebär att Marks kommun kommer att ingå i såväl beredskapszon som
planeringszon runt kärnkraftverket Ringhals. Förordningen tydliggör det kommunala ansvaret vid radiologisk nödsituation (kärnteknisk olycka) där en kommun inom beredskapszon ska bistå länsstyrelsen i arbetet med beredskapsplanering och där en kommun inom en
planeringszon ska bistå länsstyrelsen i arbetet med strålningsmätning och rapportering av mätresultat genom att ställa personal och nödvändig egendom till förfogande. Denna del av LSO ingår inte enligt Södra Älvsborgs Räddningstjänsts förbundsordning i uppdraget, utan åligger Marks kommun att genomföra.
Den 7 november 2022 ska utredningen Utredning om civilbefolkningens skydd vid höjd beredskap redovisas till Justitiedepartementet. Utredaren ska bland annat kartlägga och analysera ansvarsförhållanden och förmåga på lokal, regional och nationell nivå gällande planering och genomförande av utrymning och inkvartering vid höjd beredskap och ytterst krig. Men också analysera och lämna förslag till en stödorganisation som under ledning av en myndighet eller annat offentligt organ kan genomföra insatser exempelvis inför eller i samband med att skyddsrum används eller utrymning och inkvartering genomförs. Denna utredning kommer att tydliggöra kraven som finns på kommuner att planera och säkerställa förmåga att skydda civilbefolkningen.
Det är också ett omfattande arbete att se till att kommunen svarar mot redan befintlig lagstiftning på ett tillräckligt bra sätt. Det ställer nya krav på medarbetares kunskap och
tillämpning av lagstiftning. Ett sådant exempel är dataskyddsförordningen (GDPR) som innebär krav på bland annat incidentrapporteringsrutiner och genomförande av
konsekvensbedömningar. Självklart ska detta fungera men det kräver också medarbetares insatser i forma av arbetstid.
Ytterligare ett exempel är Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service, som säger att alla offentliga aktörers digitala tjänster ska vara tillgänglighetsanpassade. Detta inkluderar
kommunens webbplats, intranät och extranät (som exempelvis e-tjänsteplattform). Digital tillgänglighet innebär att ingen ska hindras från att använda digital service på grund av funktionsnedsättning.
3 Analys av den egna verksamheten
Analysen av den egna verksamheten beskriver förhållanden internt i verksamheten som påverkar grunduppdraget och hur nämnden ska hantera situationen.
Kommunstyrelsens förvaltning består av kommunledningskontoret och delar av
samhällsbyggnadsförvaltningen. I nuläget pågår ett arbete med att hitta balans mellan
kommunstyrelsens två grunduppdrag styrning och ledning och övergripande utvecklingsfrågor.
Balansen är nödvändig för att nå utveckling av båda områdena samtidigt som pandemin och distansarbete innebär att det tar längre tid att sätta den delvis nya organisationen vilket är en förutsättning för effektiva processer och arbetssätt. För att komma framåt i arbetet planeras att genomföra SKR-utbildningen "Förenkla helt enkelt" under 2022 och att fortsätta
utvecklingen som påbörjades 2021 genom den nya versionen av ärendehanteringssystemet public 360.
Förvaltningen är i behov av att fortsatt arbeta med att hitta effektiva arbetsformer.
Förvaltningen behöver säkerställa en säker och god hanteringen av ärenden, handlingar och styrdokument. För att få kraft i utvecklingsarbeten och fokusera på rätt saker finns det ett behov av att skapa en helhet och en enhetlighet för hur förvaltningen hanterar sitt
grunduppdrag med styrning, ledning och utvecklingsfrågor.
I nuläget är ledningsgruppen något försiktig i planeringen för framtiden med anledning av att vi har en tillförordnad kommundirektör, ekonomichef och kommunikationschef. Även om ett tillförordnande inte enbart innebär att hålla bollen i rullning så skapas det en viss försiktighet i vissa frågor i väntan på att få en mer ordinarie organisation på plats så att det finns bra förutsättningar för densamma.
Förutom att jobba vidare med ovanstående och stärka vår ärendehantering och processer har följande utvecklingsområden iakttagits, vilka vi ser som nödvändiga att fortsätta arbeta med de kommande åren oavsett hur kommunledningen ser ut då:
Näringslivet
Sveriges Kommuner och Regioners, SKR:s, Insiktsmätning är en servicemätning av
kommunernas myndighetsutövning gentemot företagare. År 2019 uppgick NKI (Nöjd Kund Index) för Mark till 61, vilket är en godkänd nivå. Högst omdöme gavs för mätetalet
Bemötande, med ett index på 71. Samtliga serviceområden hade ett index mellan 58 och 71.
Sett till myndighetsområden gavs Bygglov (62) högst betyg, medan Miljö- och hälsoskydd (47) erhöll lägst betyg.
Marks kommuns resultat i Svenskt Näringslivs företagsklimatsundersökning har försämrats de senaste åren. Målet för Marks kommun är att vara bland de 50 bästa kommunerna i rankingen år 2030. År 2020 placerade sig Marks kommun på rankingplats 231 av landets 290 kommuner, vilket är en försämring med 26 rankingplaceringar i förhållande till år 2019.
Företagsklimatsundersökningen är en attitydundersökning, där kommunen har möjlighet att påverka endast ett antal av de områden som mäts i undersökningen. För att hitta en väg framåt är det viktigt att analysera vilka av de mätta områdena som faktiskt går att påverka.
Kontaktcenter
För att förbättra arbetssättet för en av kommunens främsta kontaktytor med omvärlden, har kommunens växel och reception slagits ihop och blivit Kontaktcenter, som organisatoriskt placerats på teknik- och serviceförvaltningen. I samband med arbetet pågår en översyn av hur Kontaktcenter kommunicerar med resten av kommunorganisationen. Enheten bygger
dessutom upp bättre verktyg för att mäta och följa upp, för att lättare kunna förutse och förbereda sig för de frågor som kommer. Målet är att underlätta och förbättra servicen gentemot både invånare och för de verksamheter som spar tid på att Kontaktcenter kliver in och svarar på frågor som kommer utifrån.
Ökade behov av samhällsplanering för att främja tillväxten i kommunen Ny lagstiftning inom fysisk planering innebär krav på kommunerna att anta en
planeringsstrategi. Planeringsstrategin (ersätter ÖP och fördjupningar till ÖP) ska antas senast 11 september 2024. Detta innebär stor fokus under budgetperioden på att ta fram
planeringsunderlag så att kommunen har beslutade underlag på plats för alla kommundelar 2025.
Tidplanen för att ta fram planeringsstrategin är:
I arbetet med planeringsunderlag ingår också arbetet med infrastruktur och kollektivtrafik.
Kommunens aktiva landsbygd med boende, näringsliv och skolor är beroende av fungerande infrastruktur och kollektivtrafik. Infrastrukturen är en stor påverkansfaktor vad gäller Marks kommuns möjligheter till ökad tillgänglighet och snabbare tillväxt. Kommunen har dessutom en relativt stor in- och utpendling där infrastrukturen och kollektivtrafiken är viktig. De viktigaste stråken är länsväg 156 och riksväg 41 samt Viskadalsbanan. Att arbeta med att utveckla infrastrukturen och kollektivtrafiken parallellt med planeringsunderlagen är önskvärt för att möjliggöra tillväxt, dock finns inte utrymme att göra detta på ett proaktivt sätt med befintliga resurser.
Det finns en stor efterfrågan på fastigheter och då framför allt bostäder från externa exploatörer. Efterfrågan är störst i de centrala samt nordvästra delarna av kommunen.
Mängden framtagna detaljplaner och även mängden detaljplaner som är under framtagande eller planerade att tas fram har ökat senaste åren, vilket ligger under Plan- och
byggnadsnämndens ansvar. En viktig del vid framtagandet av en detaljplan är att beskriva hur genomförandet av planen ska ske, vilket kräver resurser från flera kompetenser inom främst kommunstyrelsens samt teknik- och servicenämndens ansvar. Då mängden detaljplaner ökar medför det en större arbetsbelastning på dessa kompetenser. Då det inte finns tillräckligt med resurser för att bemanna med tillräcklig kompetens så försenas framtagandet av detaljplaner.
Vilket hämmar tillväxten.
För att kunna realisera de mål vi har för tillväxt i våra planeringsunderlag så krävs också ett mer aktivt arbete med strategiska markinköp samt aktiva dialoger med exploatörer som är intresserade av att bygga i kommunen. Ett arbete som i dagsläget inte kan prioriteras på grund av arbete med genomförandet av kommande och befintliga detaljplaner och projekt.
Då kommunen växer ökar också behovet av kommunal service. I planeringsunderlagen pekas hållbara lokaliseringar ut för olika typer av byggnation. För att kunna förverkliga byggnationen tas en detaljplan fram som beställs av kommunstyrelsen av plan och byggnadsnämnden.
Kostnaden för dessa detaljplaner har tidigare ingått som en kostnad för det projekt detaljplanen har hänförts till. Då förändrade redovisningsprinciper inte möjliggör att investeringsprojektet kan belastas med kostnaden för detaljplanen måste kostnaden för detaljplanen kostnadsföras direkt. Under budgetperioden beräknas en kostnad på ca 1,5 mnkr per år för framtagande av detaljplaner som beställs av kommunstyrelsen. Övriga nämnders behov bedöms vara i samma storleksordning varför kommunens långsiktiga behov beräknas till 2-3 mnkr för planeringsperioden.
Ny vision
Under 2021 pågår ett arbete med att ta fram en ny vision för Marks kommun. Efter beslut om ny vision hösten 2021 tar ett än viktigare arbete vid med att omhänderta det som kommit fram i visionsarbetet och att långsiktigt och strategiskt arbeta för att ta steg mot visionen, där utformningen av de kommungemensamma målen blir en viktig del. Under 2021 kommer också styrsystemet för Marks kommun att revideras.
Agenda 2030
Agenda 2030 innehåller de sjutton globala hållbarhetsmålen som har tagits fram av Förenta nationerna och som alla världens länder ska förhålla sig till. Kommuner har en viktig roll i arbetet mot målen. Marks kommuns ambition är att Agenda 2030 ska genomsyra allt arbete.
Under året ska ett förslag på styrdokument för kommunens arbete mot målen i Agenda 2030 vara klart. Styrdokumentet ska innehålla ett fåtal prioriterade områden som ger en tydlig riktning för kommunens utveckling. Under våren har en kartläggning gjorts vilken har fokuserat på:
• Social, ekonomisk och ekologisk hållbarhet och dess beröringspunkter
• Samhällstrender
• Nuläge lokalt
• Arbetsformer i Marks kommun
• Rådighet och effekt.
Det pågår ett arbete med att ta fram arbetsformer för att öka delaktigheten för barn och unga i kommunens arbete parallellt med att det görs en kartläggning av kommunens förutsättningar för ett övergripande barnrättsarbete.
Från Boråsregionen drivs projektet Fossilfri Boråsregion vars syfte är att stötta
medlemskommunerna att nå målet om fossiloberoende transporter innan 2030. Ett av projektets fokusområde är att arbeta för en utökad fossilfri infrastruktur, som bland annat innefattar den publika ladd infrastrukturen för laddbara bilar. Det är inte helt självklart vilken roll eller vilka olika roller en kommun kan ta när det kommer till etablering av publik laddning.
Under våren har en workshops hållits med tjänstemän från olika förvaltningar och bolag för att arbeta fram ett underlag för en strategi för publik ladd infrastruktur. Målet är att strategin ska innehålla bland annat förslag på placering av publika laddstationer samt hur kommunen kan arbeta med etablering av laddstolpar på utpekade platser samt ev. samverkan med andra aktörer.
Ny webbplats
Kommunens webbplats mark.se lever idag inte upp till vare sig lagstadgade krav på tillgänglighet, eller till de förväntningar som finns hos kommunens olika målgrupper. De problem som finns med dagens webbplats beror delvis på att de tekniska lösningarna bakom webbplatsen är ålderdomliga, men också på att webbplatsen har byggts upp utan adekvata användarstudier och behovsanalyser. Kommunledningskontoret vill genomföra ett
upphandlingsprojekt för att komma tillrätta med de problem som finns.
I arbetet med att ta fram en ny webbplats ska ett antal övergripande syften vara vägledande:
• Underlätta vardagen för markborna genom att göra det enkelt att hitta, förstå och ta del av kommunal information och service.
• Kommunens målgrupper ska med lätthet kunna få en god insyn i hur kommunen styrs och fungerar.
• Den nya webbplatsen ska vara en plats där kommunen på ett inspirerande och lockande sätt kan visa att Marks kommun är en bra plats att bo och verka på.
Genomförandeprojektet planeras kunna genomföras under 2022, samt första halvan av 2023.
Under denna period genomförs behovsanalyser såväl ur ett verksamhets- som ett
målgruppsperspektiv, med hjälp av exempelvis olika typer av fokus- och referensgrupper. I arbetet kommer också att ingå bland annat att bygga upp en struktur för bättre sökbarhet, migration, tillgänglighetsanpassning av innehåll, samt utbildningsinsatser av dem som ska jobba med det nya verktyget.
Kostnad för genomförandeprojektet beräknas uppgå till totalt ca 2,9 mnkr.
Tillsammans - med värdeorden engagerade, omtänksamma och utvecklande
Värdegrundsarbetet ska fortsätta att utvecklas. Tillsammanskulturen och värdeorden ska sätta tonen för allt vi gör, både i organisationen och i kontakter med dem vi är till för.
Medarbetarenkäten som genomfördes i början av 2021 bekräftar vår bild och det vi sett i tidigare undersökningar -samarbete med andra inom kommunen är ett utvecklingsområde. För att åstadkomma en bra verksamhet är det nödvändigt att vi arbetar tillsammans.
Medarbetarenkäten resultat pekar på ett lite bättre resultat än tidigare men det finns fortfarande förbättringsområden som behöver tas om hand.
En del i arbetet är att stärka den kommunikativa förmågan inom kommunorganisationen. Rätt använd är kommunikation ett effektivt styrmedel som hjälper till att driva verksamheter mot sina uppsatta mål. Att bygga upp en vilja till, samt former och strukturer för, dialog är viktigt för att skapa förståelse, acceptans och motivation – såväl inom organisationen som i kontakt med dem vi finns till för.
Ett gott säkerhetsarbete
Vår försäkringshantering i kommunen behöver genomsyras av ett proaktivt
skadeförebyggande arbete och efterlevnad av krav från försäkringsgivare där intern
samordning och stöd när försäkringsärenden ska hanteras finns tydligt klarlagt. En satsning behövs som kan leda och utveckla försäkringsarbetet över tid, säkerställa att utbildningar ges berörd personal och information hanteras internt. Som sammanställer och rapporterar
efterfrågade underlag till försäkringsbolagen årligen. Behovet av bevakningssamordning med uppgift att vara kontakt mot kommunens bevakningsbolag, samordning och optimering av beställningar, efterlevnad av avtal, stöd till beställare och handläggare att nyttja digitala system för leveranskontroll och hantering av väktarrapporter.
Genomförande av beslutade styrdokument
Under de senaste åren, inte minst under 2021, beslutar fullmäktige och kommunstyrelse om flera styrdokument. Det är av vikt att fokus nu läggs på att dessa implementeras i
kommunkoncernen.
Minskad och effektiviserad administration
Kommunstyrelsen och förvaltningen arbetar för att förenkla administrationen i hela kommunorganisationen. Det handlar om att minska detaljstyrning och göra uppföljningen systematisk och strukturerad med så få parametrar som möjligt för att skapa så lite extraarbete som möjligt för medarbetare i verksamheterna. Det handlar också om att
underlätta det administrativa arbetet för första linjens chefer för att skapa utrymme att vara bra ledare. Utbildningsinsatser är t.ex. alltid en konsekvens av nya verksamhetssystem oavsett hur bra och nödvändiga de än är. Den kommungemensamma portalen för digitalt lärande och kompetensutveckling är en pusselbit för att långsiktigt säkerställa relevanta, kostnadseffektiva och kvalitetssäkrade utbildningar.
Det innebär också att mer digitala verksamhetsstöd riktar sig direkt till kommunens chefer och ersätter pappersrutiner för att frigöra mer tid för den egentliga verksamheten. Kortsiktigt kan det dock innebära tröskeleffekter som kostar, bland annat i arbetstid och att andra viktiga uppgifter får stå tillbaka.
Nytt beslutsstödsystem - "Brattåsen"
Under 2020 gjordes en förstudie kring beslutsstödsystem. Förstudien hade följande syften som grund för ett ev. införande:
Förenkla arbete för kommunens chefer genom att:
• sammanställa och presentera relevant information på ett ställe.
• ge bättre möjligheter att analysera information och se samband.
• underlätta arbetet med planering, åtgärd och uppföljning i verksamheten.
• tydliggöra information och därmed förenkla dialog med medarbetare kring uppsatta mål.
Förbättra för specialister i arbetet med att stödja chefer genom att:
• ge specialisterna ett bättre analysverktyg.
• automatisera arbetet med att sammanställa information så att specialisterna får mer tid att stötta cheferna i analysarbetet.
Det finns flera tänkbara leverantörer av denna typ av system och förstudien tittade på ett flertal av dessa och deras lösningar. Affärsmodellerna ser olika ut varför kommunens kostnad enklast ses över en 5-årsperiod och inkluderar införande och årliga kostnader för perioden.
Totala kostnaden för de första 5 åren varierar mellan 2,4 mnkr och 4,7 mnkr för de alternativ som tittades på i förstudien. Förväntad nytta summerades samtidigt till:
Ökad kvalitet - Ett beslutsstöd och analysverktyg kommer skapa tydligare och mer samlad information vilket ger möjligheter till bättre analyser och därmed bättre beslutsunderlag (och beslut).
Direkt tidsbesparing - Ekonomer: 120-240 h/år (1-2 h/månad), HR: 250h/år och Chefer (135st): 6500h/år (5-10 dagar/år/chef).
Effektivisering av kommunens inköpsverksamhet
Inför 2021 gjordes en satsning på att effektiviserakommunens inköps-och
upphandlingsprocess. Syfte med satsningen är att minska administrationen och reducera inköpskostnaderna samt att säkerställa att avtalade villkor efterlevs och att lagefterlevnad säkerställs. Under 2021 genomförs beslutade åtgärder med anskaffning av inköpssystem för e- handel samt förstärkning av e-handelsadministration och avtalsuppföljning. Implementation av e-handel förbereds för stegvis införande under 2022. Det är omfattande förändringar som görs vilka innebär förändrade arbetssätt för många medarbetare i hela organisationen. Detta är långsiktigt förbättringsarbete men det bör följas upp under 2022 så att planerade satsningar genomförs och får avsedda effekter.
Interna tjänster
Kommunen behöver förbättra förhållandet mellan beställare och utförare inom kommunen, där nämnder köper lokaler, lokalvård och kost av annan nämnd. Även inom områden där det finns beställare och utförare och där det är fria nyttigheter behöver modellen ses över, t.ex. inom digitalisering.
IT-kostnaderna är svårbudgeterade då volymerna ökat avsevärt sen ramväxlingen gjordes – och även som en konsekvens av pandemin - och för att få en bättre kontroll på våra
långsiktiga IT-kostnader så föreslår en övergång till en transparent tjänstebaserad
finansieringsmodell – där vi ramväxlar tillbaka medel och digitaliseringsenheten säljer tjänster till verksamheten som kommunens enda IT leverantör. Datorer och telefoner och centrala system levereras då som paketerade tjänster på ett transparent sätt. Det innebär att besluten för inköp förs tillbaka närmre förvaltningarna, samtidigt som kontrollen av utrustningen behålls hos digitaliseringsenheten. En gradvis infasning av modellen är möjlig – och kan med fördel ske inom de områden där vi annars behöver ekonomisk förstärkning 2022 – exempelvis surfplattor samt mobiltelefoni. Där volymökningen annars innebär avsevärda kostnader på digitaliseringsenheten.
4 Ekonomi
Ekonomiavsnittet beskriver hur kommunens verksamheter ska finansieras. Det avser både driftkostnader och investeringar.
4.1 Driftbudget
Driftbudget, belopp i tkr Utfall
2020 Budget
2021 Budget
2022 Budget
2023 Budget
2024 Budget 2025
Intäkter 25 300 15 700 14 900 14 600 14 700 14 800
Personalkostnader -71 000 -72 900 -72 300 -75 100 -77 000 -78 900
Övriga kostnader -142 000 -113 300 -113 700 -112 300 -112 300 -112 300 Nettokostnader -187 700 -170 500 -171 100 -172 800 -174 600 -176 400 Effektivisering av kommunens
inköp - ramväxling -3 400 -3 400 -3 400 -3 400
Ram efter ramväxling -174 500 -176 200 -178 000 -179 800
4.2 Kommentar driftbudget
Driftbudgeten presenteras i ram i enlighet med anvisningarna.
Kommunstyrelsens nettoram uppgår 2021 till 170,5 mnkr. De av kommunfullmäktige
fastställda budgetramarna är uppräknade med 1 procent årligen vilket motsvarar cirka 2 mnkr under planeringsperioden. Kommunstyrelsens ram för 2022-2024 är 171,1, 172,8 respektive 174,6 mnkr vilket innebär att kommunstyrelsen har ett större effektiviseringskrav än vad 1 procents uppräkning innebär. Inför 2021 har dessutom följande satsningar arbetats in i budget: Utväg 0,3 mnkr, Kollektivtrafik tillköp busslinje 1,5 mnkr, Nyföretagarcentrum 0,2 mnkr, Brottsofferjouren 0,1 mnkr och Tjänsteman i beredskap (TIB), 0,45 mnkr.
I kommunfullmäktiges budget för 2021 fick kommunstyrelsen i uppdrag att genomföra en ramväxling med upp till 4,2 mnkr för att effektivisera kommunens samlade inköpsverksamhet.
Ramväxlingen uppgår exklusive kommunstyrelsens egen del av finansieringen till 3,4 mnkr, där 2,6 mnkr är personalkostnader och 0,8 mnkr är övriga kostnader. Som utgångsläge har därför en teoretisk ram om 174,5 mnkr 2022, 176,2 mnkr 2023, 178,0 mnkr för 2024 och 179,8 mnkr för 2025 använts.
Drifttabellen ovan är baserad på budget för 2021 och väsentliga förändringar mellan 2021 och 2022 beskrivs under respektive kostnadsslag nedan.
Kommentarer till driftbudget
Budgetförslag för 2022 kommenteras nedan översiktligt utifrån intäkter, personalkostnader och övriga kostnader. Eventuella förändringar av verksamheten jämfört med innevarande år kommenteras särskilt.
Intäkter
Budget 2022: 14,9 mnkr
Här budgeteras ersättning för overheadkostnader från VA- och avfallsverksamheterna samt från Spinnerskankoncernen om 6,3 mnkr. Intäkterna från kommunens skogsförvaltning och arrenden mm beräknas uppgå till 1,4 mnkr. Intäkterna är i samma nivå som 2021.
Kommunstyrelsen erhåller även 5,2 mnkr i administrativa ersättningar, intäkterna kommer från samordningsförbundet (1,9 mnkr), valnämnden (0,4 mnkr) och överförmyndarnämnden (1,5 mnkr). Vidare erhålls ersättning för krisberedskap och civilt försvar från MSB (1,2 mnkr) samt bidrag från Tillväxtverket för utbetalt hemsändningsstöd till butiker (0,2 mnkr). Dessa intäkter är i nivå med tidigare år.
Jämfört med budget 2021 har intäkterna minskat med 1 mnkr med motsvarande minskning av personalkostnader vilka intäkterna finansierade.
Personal- och arvodeskostnader
Budget 2022: - 74,9 mnkr efter ramväxling för effektivare inköp (-2,6 mnkr)
Budget för kommunstyrelsens ordförandes avseende arvode uppgår till 4 mnkr varav 0,2 mnkr avser arvode för trygghet- och säkerhetsrådet samt pensionärsrådet. Motsvarande budget för 2021 var 3,9 mnkr varav trygghet - och säkerhetsrådet samt pensionärsrådet utgjorde 0,2 mnkr.
Personalbudget för kommunstyrelsens förvaltning omfattar 96,92 helårsarbetare till en budgeterad kostnad om 70,6 mnkr.
I jämförelse med 2021 har antalet tjänster ökat med 2,5 tjänster. En tjänst har flyttats till kontaktcenter som kommunstyrelsen istället debiteras för som administrativ ersättning till teknik- och servicenämnden. Vidare har minskning gjorts med en halv tjänst, vilken var externt finansierad 2021 och den externa finansieringen upphört vid utgången av 2021. En tjänst avseende kommunjurist har lagts till samt tre tjänster på inköpsenheten. Tjänsterna på inköp ska ingå i den beslutade ramväxlingen för vilken hänsyn har tagits i ramen i driftbudget ovan. För att komma i ram vakanshålls tre tjänster som förnärvarande ej är tillsatta, en under kommundirektörens, en under skydd- och säkerhetschefens och en under
samhällsbyggnadschefens ansvar.
Utöver årsarbetare på enheterna och kommunstyrelsens ordförande ingår även budget för arvode till borgerlig förrättning, tjänsteman i beredskap och folkhälsorådet med 0,3 mnkr.
Övriga kostnader
Budget 2022: - 114,5 mnkr efter ramväxling för effektivare inköp (-0,8 mnkr) Kommunstyrelsens övriga kostnader består av ett flertal poster. Nedan redovisas de beloppsmässigt största posterna.
IT-verksamheten budgeteras till 37,4 mnkr och omfattar kostnader för arbetsplatsutrustning, system, nätverk, server och telefoni. Budget 2021 uppgick till 36,8 mnkr efter effekten av utköp som gjordes under 2020.
Avgifter till samarbetsorganisationer som Södra Älvsborgs Räddningsförbund (SÄRF), Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund, Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) samt Sjuhärads samordningsförbund beräknas uppgå till 38,6 mnkr, motsvarande siffra 2021 var 37,7 mnkr. Kommunstyrelsens ersättning till teknik- och servicenämnden för administrativ service budgeteras till 10,7 mnkr. För 2022 i förhållande till 2021 har kostnaden till teknik- och servicenämnden ökats motsvarande den tjänst som flyttats till kontaktcenter (0,2 mnkr).
För näringslivsfrämjande åtgärder budgeteras 3 mnkr. Budgeten består av anslag för marknadsföring och information, sommarfredagar, Mingla, nyföretagarcentrum, bidrag till Kinna Hembygdsförening för Mariebergsparken och hemsändningsstöd till butiker.
Verksamheten för fysisk planering budgeteras till 3,5 mnkr. Budgeten omfattar kostnader hänförliga till översikts-/fördjupad översiktsplanering, kommunens markreserv, reglerings- och saneringsfastigheter samt bredbandssatsning.
Bidrag till pensionärers och studerandes kollektivtrafikresande budgeteras till 1,8 mnkr.
Köp av kollektivtrafik budgeteras till 1,6 mnkr.
Kommundirektörens utvecklingsmedel budgeteras till 2 mnkr.
Övriga kostnader avseende lokal- och städkostnader, kompetensutveckling, facklig verksamhet, gratifikation, del av kostnader för Café Kom budgeteras till 9,8 mnkr.
Ekonomiska konsekvenser av omvärldsförändringar/analys av den egna verksamheten
Under rubrikerna i omvärldsspaning och analys av den egna verksamheten presenteras olika utvecklingsområden och händelser som påverkar kommunens verksamhet. I de fall
anpassningsåtgärder inte bedöms kunna inrymmas i ram utan stora konsekvenser på verksamheten har detta beskrivits och beräknats under respektive omvärldsförändring. I tabellen nedan presenteras en sammanställning av de ekonomiska konsekvenserna.
För att digitaliseringsenheten ska klara den volymförändring som är inom framförallt system
och arbetsplatsutrustning finns ett behov tillskott på 3,3 mnkr för 2022. Även användarstöd påverkas av att användarna av digital utrustning ökar och innebär att digitaliseringsenheten är i behov av förstärkning på personalsidan med en tjänst som kostnads beräknas till ca 0,5 mnkr.
Ofinansierade behov enligt analys av
verksamhet (tkr) Budget 2021 Budget 2022 Budget 2023 Budget 2024 Effektiviserad administration (Förenkla - Helt
enkelt) 300
Volymförändring digitalisering 3 300 5 700 6 800
Personal Digitalisering 550 550 550
Samhällsplanering - detaljplaner (hela
kommunens kostnad) 3 000 3 000 3 000
Samhällsplanering - styrdokument och
översiktliga planer 1 500 1 000 1 000
Projekt Brattåsen leverantörskostnad (se ovan för korrekt kostnadsspann från
förstudie) 1 000 1 000 1 000
Projektledning/Systemförvaltning av
Brattåsen 800 800 800
Ny webbplats 2 000 900
Informationsinsats för ökat valdeltagande Implementering av ny vision
Summa omvärldsanalys 12 450 12 950 13 150
4.3 Effektiviseringsbehov
Kommunstyrelsen har effektiviseringsbehov precis som alla andra. Som analysen av verksamhet och omvärld ovan anger är den primära inriktningen att stärka arbetssätt och processer för att höja kvalitén i det löpande arbetet samtidigt som vi säkerställer att föregående års eller pågående satsningar implementeras väl och når förväntade effekter.
Resurser för detta ingår i budgeten i balans nedan medan nya förbättringsprojekt som nytt beslutsstödsystemet - "Brattåsen" och ny webbplats inte ryms utan större effektiviseringar.
Kostnaderna för detaljplaner har vi delvis redan dock ingår de inte i någon nämnds budget men förvaltningen kommer ge förslag på modell för hanteringen framöver under den fortsatta budgetprocessen. Frågan är kommungemensam.
Kommunstyrelsens budget för översiktlig planering bedöms inte räcka till för ovan angivna planer de närmsta åren.
4.4 Budgetreserv
Nämnderna ska avsätta en del av sin budgetram till en reserv för oförutsedda kostnader.
Reserven ska hantera variationer i behov och för händelser som inte kunnat planeras in i budgeten från början.
Budgetreserv 2022 2023 2024 2025
Belopp (tkr)
Procent av bruttokostnaderna
Kommunstyrelsens reserv för oförutsedda kostnader ligger under gemensamma verksamheter och är inte en del av kommunstyrelsens driftsram.
4.5 Investeringsbudget
Investeringsprojekt Utfall
2020 Budget
2021 Budget
2022 Budget
2023 Budget
2024 Budget 2025
Kommunstyrelsens ram 8 809 10 000 10 000 10 000 10 000 10 000
Summa 8 809 10 000 10 000 10 000 10 000 10 000
Kommunstyrelsens årliga investeringsram är främst avsedd för strategiska fastighetsköp och IT-investeringar men ska även räcka till övriga verksamheters behov.
4.6 Taxor och avgifter Sammanställning samtliga taxor
Taxa/taxe-område Belopp 2021
Senaste ändring av taxan
i KF (åååå-
mm)
Förslag till ny taxa 2022 (samt kort motivering)
Nytt taxebelopp 2022 efter indexuppräkning eller uppräkning på
annat fastställt sätt (om uppräkning, ange vilket index/sätt) Taxor och avgifter för
mark och exploaterings verksamhetsområde
2020-11 Ingen förändring Svår att låta följa ett index. Se bilaga.
Taxa för kopior och
avskrifter Ingen förändring Ingen förändring
Taxa för Södra Älvsborgs Räddnings- tjänstförbund myndighetsutövning
1 864 kr Ingen förändring Följer PKV efter direktionens beslut
Papperskopior
Format A4 Svartvitt Färg
1-9 sidor Kostnadsfritt Kostnadsfritt
10 sidor-varje sida därutöver 30 kr 3 kr/sida 60 kr 6 kr/sida
Format A3 10 kr/sida 20 kr/sida
Betyg, bestyrkt 50 kr
Kopia av bild- och ljudupptagning
Kopia av videobandupptagning 600 kr/band Kopior av ljudband-upptagningar eller andra
media med ljud- eller bildupptagning 120 kr/band/CD/USB Avskrift av allmän handling inklusive utskrift
av ljudupptagningar 125 kr per påbörjad fjärdedels arbetstimme
Portokostnad
När försändelsen väger mer än 100 gram Portokostnad När försändelsen skickas mot postförskott
eller liknande Portokostnad eller annan
kostnad för sändningen
Förändrade taxor
Taxa Taxa 2021 Taxa 2022 Kommentarer
Totala intäkter taxor och avgifter
Verksamhetsområde Utfall 2020 Budget 2021 Prognos 2021 Budget 2022 Exploatering, verksamhetsområden,
arrenden och tomtkö 598 427 427 435
Summa (tkr) 598 427 427 435
5 Personal
Nämnden ska redovisa de effekter på bemanning och kompetensförsörjning som identifierats utifrån bland annat omvärldsanalys, ekonomiska förutsättningar och effektiviseringsbehov.
Bemanningsmässigt har förvaltningen tre vakantsatta tjänster för att få budget i balans inför 2022.
Omvärldsförändringar, ekonomiska förutsättningar och effektiviseringsbehov påverkar
verksamheten. Det innebär stora krav på leverans från förvaltningen inom flera olika områden.
Underlag för beslut till kommunstyrelsen ska prioriteras, samtidigt finns ett tydligt krav på att förvaltningen ska stödja övriga förvaltningar. Det är ett rimligt krav, men förvaltningen har svårigheter att balansera de olika förväntningarna/kraven. Chefer och medarbetares
upplevelse är att förväntningarna/kraven på leverans är för stora med de personella resurser som finns inom förvaltningen.
Omvärldsanalys och ekonomiska förutsättningar understryker att detta inte är hållbart om förvaltningen ska klara sina uppdrag på ett tillräckligt sätt. Effektiviseringsmöjligheter finns, men de är ofta kombinerade med tröskeleffekter. Dessa innebär i praktiken att nya arbetssätt, digitalisering, nya rutiner m.m., ska genomföras samtidigt som verksamheten ska fungera med gamla parallella system som är på väg ut. Idag är möjligheterna begränsade att bedriva effektiva och framåtsyftande insatser, det tar helt enkelt för lång tid och kostar för mycket.
Förvaltningen klarar inte att finansiera dubbla system, inte ens under en begränsad tid. Det innebär att effektiviseringsvinster vinster uteblir eller tar orimligt lång tid.
Kommunledningskontoret har inga svårigheter att rekrytera medarbetare generellt sett, men att rekrytera erfarna medarbetare är svårare.
Vi kan förvänta oss effektiviseringar inom administrationen på grund av uppdateringarna i Public 360. Frigör tid att arbeta mer med effektiva och tydliga rutiner. Medarbetare med
blandad kompetens gör att man kan arbeta inom olika delar av verksamheten beroende på var behoven är störst, exempelvis sekreterare och registrator, kommunjurist och utredare.
