Budgetunderlag 2022-2025

(1)

Budgetunderlag 2022-2025

Plan- och byggnadsnämnden

2022

(2)

2

Innehållsförteckning

1 Grunduppdrag ... 3

1.1 Bygglov och detaljplaner ... 3

2 Analys av verksamhetens resultat ... 4

2.1 Bygglov och detaljplaner ... 4

3 Omvärldsspaning ... 5

4 Analys av den egna verksamheten ... 6

5 Ekonomi ... 7

5.1 Driftbudget 2022-2025 ... 7

5.2 Kommentar driftbudget ... 7

5.3 Effektiviseringsbehov ... 8

5.4 Budgetreserv ... 8

5.5 Taxor och avgifter ... 9

6 Personal ... 10 Bilagor

Bilaga 1: Taxa Plan- och byggnadsnämnden 2021

(3)

3

1 Grunduppdrag

1.1 Bygglov och detaljplaner

Plan- och byggnadsnämnden ska

• ansvara för kommunens arbetsuppgifter vad gäller, detaljplanläggning,

bygglovsprövning, strandskyddsdispenser, baskartproduktion, uppgiftslämnande enligt lagen om lägenhetsregister.

• utöva aktiv tillsyn för att säkerställa att krav utifrån plan- och bygglagen uppfylls.

• säkerställa att bebyggelsemiljöer av kulturhistoriskt värde bevaras.ansvara för energiplanering och energirådgivning.

• ansvara för geotekniska utredningar av områden med risk för skred och naturolyckor.

(4)

4

2 Analys av verksamhetens resultat

Analysen beskriver hur kommunens verksamhet står sig i relation till andra kommuner avseende kvalitet och resurser.

2.1 Bygglov och detaljplaner

De resultat som finns att jämföra mellan kommuner (från Kommunens Kvalitet i Korthet, KKiK, på kolada.se) som gäller Plan- och byggnadsnämndens verksamhet är de resultat som mäter företagsklimatet. Dessa nyckeltal är hämtade ur SKR:s insiktsundersökning.

Utfallet 2020 för myndighetsområdet bygg ligger strax under snittet för Västra Götalands län och på samma nivå som snittet i landet. Utfallet ligger inom spannet för godkänt.

Serviceområdet som får bäst betyg är bemötande där utfallet ligger inom spannet högt. För serviceområdena information, tillgänglighet, kompetens och rättssäkerhet är utfallet inom spannet godkänt. Serviceområdet med mest utvecklingsbehov är effektivitet där utfallet ligger inom spannet lågt. Det som kunderna är minst nöjda med är handläggningstiden och

informationen på kommunens webbplats samt information kring ärendeprocesser.

Observera att mätningen görs på ärenden där hela bygglovsprocessen är genomförd. Enligt plan- och bygglagen måste den sökta åtgärden påbörjas inom två år efter det att beslutet om bygglov vunnit laga kraft och byggnationen måste avslutas inom fem år efter det att bygglovet vunnit laga kraft. Detta kan medföra visst eftersläp i mätningen då vissa ärenden kan pågå under flera år, med andra ord att effekten av effektiviseringsåtgärder i närtid synliggörs senare i mätningen.

Arbetet med att förbättra resultaten, framför allt vad gäller effektivitet och information, är högt prioriterat. Detta omfattar bland annat utvecklingen av e-tjänster och hemsidan. E- tjänster har introducerats under 2020 och utvecklingsarbete pågår med ytterligare under 2021. Utvecklingsarbete pågår att se över förvaltningens webbsidor i syfte att göra det enklare att snabbt hitta relevant information på kommunens hemsida. Förvaltningen har även påbörjat ett fördjupat samarbete med kommunens nyetablerade kontaktcenter för att säkerställa att kommuninvånare och näringsliv snabbt och enkelt kommer i kontakt med rätt person.

Effektiviseringsåtgärder omfattar bland annat den pågående översynen av förvaltningsinterna processer och rutiner. Exempel på detta är rutinerna kring bygglovsremisser samt

framtagande av en process där miljöenheten ges möjlighet att vara med och påverka i ett tidigare skede i planarbetet. Ett proaktivt agerande sparar kommunens resurser i form av tid, pengar och miljö samtidigt som det bidrar till en tillväxt som är mer långsiktigt hållbar.

(5)

5

3 Omvärldsspaning

Det är en stor efterfrågan på nya detaljplaner och än så länge märks ingen nedgång i

förfrågningar trots Coronapandemin och en befarad lågkonjunktur i byggbranschen. Flera stora planarbeten pågår, störst intresse för nya detaljplaner finns i centralorten samt de nordvästra delarna av kommunen. Det går dock att skönja ett ökat intresse i de sydvästra samt nordöstra delarna av kommunen. Som ett led i att kommunen växer har ett behov av nya

verksamhetslokaler för kommunal verksamhet uppstått varav det pågår arbete med lokaliseringsstudier av skolor och förskolor på flera orter i kommunen.

Detaljplaner påbörjade efter den första januari 2022 ska uppfylla ett nytt regelverk som är en del av det nationella arbetet med ett digitalt samhällsbyggande. Regelverket innebär att planbeskrivningens delar ska vara geografiskt kopplade till berört område i plankartans databas. I det dagliga arbetet innebär detta att vanliga ordbehandlare inte längre kan användas utan planbeskrivningen kommer att författas i kartsystemet. Leverantören räknar med att leverera programvara under fjärde kvartalet 2021 varpå kompetensinsatser kan påbörjas.

Coronapandemin har gjort att många av förvaltningens medarbetare arbetar på distans.

Uppgifter och processer som normalt sett sköts med personliga möten har hanterats på distans. Distansarbete ställer andra typer av krav på ledning, arbetssätt, arbetsmiljö och gränsdragning mellan arbete och privatliv. Troligt är att även efter pandemin kommer en del arbete utföras på distans, helt enkelt för att många arbetsuppgifter är platsoberoende.

Det ställer helt nya krav på förvaltningen som arbetsgivare. Förvaltningens chefer måste bli duktiga på att leda även på distans. Medarbetares individuella behov och önskemål får än större betydelse också i sken av att vara en attraktiv arbetsgivare. Samtidigt måste ett socialt sammanhang, en arbetsplatsgemenskap säkerställas för medarbetarna. Digitalisering,

distansarbete och nya arbetssätt för att lösa olika uppgifter ger också nya förutsättningar för förvaltningens behov av t.ex. kontorslokaler. Under året sker en översyn av förvaltnings behov av kontor och övriga lokaler.

(6)

6

4 Analys av den egna verksamheten

Analysen av den egna verksamheten beskriver förhållanden internt i verksamheten som påverkar grunduppdraget och hur nämnden ska hantera situationen.

Det finns en stor efterfrågan på detaljplaner både från privata exploatörer och från den kommunala verksamheten. Efterfrågan är störst i de centrala samt nordvästra delarna av kommunen. Mängden framtagna detaljplaner och även mängden detaljplaner som är under framtagande eller planerade att tas fram har ökat senaste åren. En viktig del vid framtagandet av en detaljplan är att beskriva hur genomförandet av planen skall ske, vilket kräver resurser från flera kompetenser inom främst kommunstyrelsens samt teknik- och servicenämndens ansvar. Då mängden detaljplaner ökar medför det en större arbetsbelastning på dessa kompetenser. Då det inte finns tillräckligt med resurser på dessa förvaltningar att bemanna med tillräcklig kompetens så finns stor risk att framtagandet av detaljplaner försenas.

(7)

7

5 Ekonomi

Ekonomiavsnittet beskriver hur kommunens verksamheter ska finansieras. Det avser både driftkostnader och investeringar.

5.1 Driftbudget 2022-2025

Budgetunderlag 2022-2025

Utfall 2020 Budget

2021 Budget

2022 Budget

2023 Budget

2024 Budget 2025 Total

Intäkter 10 109 9 915 10 083 10 347 10 625 10 903

Personalkostnader -11 970 -13 598 -13 945 -14 279 -14 617 -14 962

Övriga kostnader -2 855 -3 017 -2 938 -2 968 -3 008 -3 041

Nettokostnader -4 716 -6 700 -6 800 -6 900 -7 000 -7 100

Nämnd, ledning, adm

Intäkter 168 0 0 0 0 0

Övriga kostnader -777 -1 198 -1 103 -1 115 -1 134 -1 147

Nettokostnader -3 423 -4 917 -4 869 -4 972 -5 081 -5 189

Planverksamhet

Intäkter 2 051 2 730 2 772 2 864 2 930 2 999

Övriga kostnader -1 113 -850 -854 -858 -865 -870

Nettokostnader -2 074 -1 689 -1 767 -1 767 -1 797 -1 824

Kartverksamhet

Intäkter 985 847 861 791 814 837

Personalkostnader -669 -721 -740 -757 -776 -793

Övriga kostnader -124 -140 -142 -143 -145 -146

Nettokostnader 192 -14 -21 -109 -107 -102

Byglovsverksamhet

Intäkter 6 905 6 338 6 450 6 692 6 881 7 067

Övriga kostnader -841 -829 -839 -852 -864 -878

Nettokostnader 589 -80 -143 -52 -15 15

5.2 Kommentar driftbudget

Plan- och byggnadsnämndens budgetram för 2022 fram till 2024 fastställdes i

Kommunfullmäktige 2020-11-26. Driftbudgeten för Plan- och byggnadsnämnden uppgår till en nettokostnad om 6,8 mnkr 2022, 6,9 mnkr 2023 och 7,0 mnkr 2024. Driftbudgeten är

utformad i enlighet med kommunens anvisningar och kommenteras utifrån

verksamhetsområde. Eventuella förändringar av verksamheten i jämförelse med innevarande år kommenteras särskilt.

Nämnd / ledning / administration

Inga större förändringar väntas ske inom nämnd, ledning och administration i jämförelse med budget 2021.

Detaljplansverksamhet

Inom verksamheten för detaljplaner finns ingen större förändring i jämförelse med budget

(8)

8 2021. I jämförelse med prognos för 2021 och utfall 2020 krävs en ökad effektivitet inom detaljplansverksamheten för att nå ekonomiska resultat i enlighet med budget.

Kartverksamhet

Verksamheten erhåller årligen intäkter om 0,1 mnkr från lantmäteriet genom ajourhållningen av adress- och byggnadsinformation (ABT), nuvarande avtal har förlängts till och med år 2022.

Nämnden budgeterar inga intäkter genom ABT-avtalet för åren 2023 - 2025. De uteblivna intäkterna från lantmäteriet ställer ökade krav på effektiviseringar.

Bygglovsverksamhet

Inga större förändringar väntas ske inom bygglovsverksamheten i jämförelse med budget 2021.

Bygglovsverksamheten erhåller årligen statsbidrag från energimyndigheten avseende energi- och klimatrådgivning, motsvarande 0,3 mnkr. Nuvarande beslut sträcker sig till och med 2022.

Driftbudgeten ovan förutsätter att bidraget beviljas ytterligare och fortsätter fram till 2025.

Om bidraget uteblir kan det få konsekvenser avseende nämndens verksamhet för energirådgivning då verksamheten idag är till stor del finansierad genom statsbidraget..

5.3 Effektiviseringsbehov

För att säkerställa att så stor andel av behoven som möjligt kan tillgodoses med tillgängliga resurser pågår löpande ett effektiviseringsarbete. Detta omfattar bland annat det ovan

nämnda arbetet med utvecklingen av e-tjänster och hemsidan, där målet är att introducera ett antal e-tjänster under året samt att utveckla förvaltningens webbsidor i syfte att göra det enklare att snabbt hitta relevant information på kommunens hemsida. Förvaltningen har, som ovan nämnt, även påbörjat ett fördjupat samarbete med kommunens nyetablerade

kontaktcenter för att säkerställa att kommuninvånare och näringsliv snabbt och enkelt kommer i kontakt med rätt person. Dessa åtgärder innebär tidsbesparingar för både förvaltningen och för dem vi är till för.

Andra effektiviseringsåtgärder omfattar bland annat den pågående översynen av förvaltningsinterna processer och rutiner. Exempel på detta är rutinerna kring

bygglovsremisser samt framtagande av en process där miljöenheten ges möjlighet att vara med och påverka i ett tidigare skede i planarbetet. Ett proaktivt agerande sparar kommunens resurser i form av tid, pengar och miljö samtidigt som det bidrar till en tillväxt som är mer långsiktigt hållbar.

Förvaltningen har även satsat på att få ner personalomsättningen vilken de senaste åren haft en negativ inverkan på budgetföljsamheten och på uppfyllelsen av nämndens grunduppdrag.

En stabil personalsituation bidrar åtskilligt till en ökad effektivitet och kontinuitet i verksamheten och det underlättar även för kommuninvånarna att inte behöva byta handläggare mitt i ett ärende. Parallellt med arbetet för att minska personalomsättningen satsas det på att utveckla rutinerna för avgångar, rekrytering och introduktion. Detta eftersom viss personalomsättning är oundviklig, och när det inträffar behöver det kunna hanteras med minsta möjliga påverkan på verksamheten.

5.4 Budgetreserv

Nämnderna ska avsätta en del av sin budgetram till en reserv för oförutsedda kostnader.

Reserven ska hantera variationer i behov och för händelser som inte kunnat planeras in i budgeten från början.

Budgetreserv 2022 2023 2024 2025

Belopp (tkr) 50 50 50 50

Procent av bruttokostnaderna 0,3 0,3 0,3 0,3

(9)

9

5.5 Taxor och avgifter

Sammanställning samtliga taxor

Taxa/taxe-

område Kort beskrivning

av taxan Belopp 2021

Senast ändrine g av taxan i (åååå-KF

mm)

Förslag till ny taxa 2022 (samt kort motivering)

Nytt taxebelopp 2022 efter indexuppräkning eller uppräkning på

annat fastställt sätt (om uppräkning, ange vilket index/sätt) Plan-och

bygglovstaxa Se bilaga Se bilaga 201911 Inga förändringar utöver

indexuppräkning

Räknas upp enligt PKV

Taxa för tillsyn och prövning av strandskydd och kulturreservat enligt miljöbalken

Se bilaga Se bilaga 202011 I enlighet med

miljöbalkstaxan

Totala intäkter taxor och avgifter

Verksamhetsområde Utfall 2020 Budget 2021 Prognos 2021 Budget 2022

Planverksamhet 1 024 2 230 1 780 2 272

Kartverksamhet 881 747 747 761

Bygglovsverksamhet 6 582 6 015 7 015 6 130

Summa (tkr) 8 487 8 992 9 542 9 163

(10)

10

6 Personal

Nämnden ska redovisa de effekter på bemanning och kompetensförsörjning som identifierats utifrån bland annat omvärldsanalys, ekonomiska förutsättningar och effektiviseringsbehov.

Förvaltningen har även satsat på att få ner personalomsättningen vilken de senaste åren haft en negativ inverkan på budgetföljsamheten och på uppfyllelsen av nämndens grunduppdrag.

En stabil personalsituation bidrar åtskilligt till en ökad effektivitet och kontinuitet i verksamheten och det underlättar även för kommuninvånarna att inte behöva byta handläggare mitt i ett ärende. Parallellt med arbetet för att minska personalomsättningen satsas det på att utveckla rutinerna för avgångar, rekrytering och introduktion. Detta eftersom viss personalomsättning är oundviklig, och när det inträffar behöver det kunna hanteras med minsta möjliga påverkan på verksamheten.