Malmö stad
Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 (2)
SIGNERAD 2020-10-01
Datum
2020-09-30
Vår referens
Lars Rehnberg Förvaltningschef lars.rehnberg@malmo.se
Tjänsteskrivelse
Uppdrag från nämnden att genomföra genomlysning av hela processen med upphandling av SFI som förevarit under mandatperioden
GYVF-2018-4765 Sammanfattning
Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden beslutade 2018-12-17 att uppdra till förvaltningsdirektören att genomföra en extern genomlysning av hela processen med upphandlad SFI-undervisning för avtalsperioden 2014 – 2018 i syfte att identifiera de mest kritiska faktorerna i olika skeenden, samt ge underlag för förbättrade rutiner och strukturer för kommande verksamhetsupphandlingar. Även funktioner som ligger utanför förvaltningen men ingått i processen ska inbegripas i genomlysningen.
Advokatfirman Vinge KB har på förvaltningsdirektörens uppdrag granskat upphandlingen av sfi och inkommit med en rapport den 22 september 2020. I rapporten redovisas underlag, den grundläggande ramen – avtal och förfrågningsunderlag, organisation och den praktiska hanteringen av avtalen, förändrade rutiner och arbetssätt - våren 2018, framtida rutiner och riktlinjer samt sammanfattande synpunkter.
Förslag till beslut
Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna granskningsrapporten och lägga denna till handlingarna,
Beslutsunderlag
G-Tjänsteskrivelse Granskningsrapport upphandling SFI 2014-2018
Beslutsplanering
Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens arbetsutskott 2018-12-06 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 2018-12-17
Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens arbetsutskott 2020-10-15 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 2020-10-22
Ärendet
Upphandling av sfi-undervisning genomfördes 2013 och uppdragsavtal ingicks med tre olika
2 (2) leverantörer. Avtalsperioden sträckte sig från 1 augusti 2014 med förlängning fram till 31 juli 2018. Under våren 2018 framkom att två av de upphandlade leverantörerna av sfi medvetet och systematiskt ägnat sig åt oegentligheter i redovisning och fakturering av sina utbildningar.
Begärda kompletteringar visade på att dessa oegentligheter pågått under en längre tid. De aktuella leverantörerna polisanmäldes, tilldelades rättelseanmaningar, vilket för en av leverantörerna även ledde fram till hävning av avtalet. Internt i gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen vidtogs även åtgärder där roller som ansvarat för
avtalsuppföljning respektive kvalitetsuppföljning som huvudman för utbildning samordnats i en gemensam funktion inom vuxenutbildningen i syfte att säkerställa en bättre uppföljning. Den 23 mars 2018 §48 informerade förvaltningsdirektören om den åtgärdsplan som har tagits fram med anledning av allvarliga brister i leverans enligt ingångna avtal med leverantörer inom sfi.
Sammanfattningsvis definierades i denna åtgärdsplan att förvaltningschefen genom sitt avtals- och upphandlingsansvar får uppdraget att säkerställa att de affärsmässiga kraven följs, säkerställa att avropen sker i enlighet med avtal. Parallellt med detta framställde förvaltningen, via juridiskt ombud, krav på ekonomisk kompensation till följd av de berörda leverantörernas agerande.
Detta resulterade i att förlikningsavtal ingicks genom vilka sammanlagt 32 mkr återbetalades.
Med grund i de erfarenheter som förvaltningen hade av det som skett under avtalsperioden för upphandlad sfi-undervisning förelåg ett behov av att göra en extern genomlysning av hela processen i syfte att identifiera de mest kritiska faktorerna i olika skeenden, samt ge underlag för förbättrade rutiner och strukturer för verksamhetsupphandlingar. Det var av det skälet angeläget att även funktioner som ligger utanför förvaltningen men ingått i processen fanns med i
genomlysningen.
Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden beslutade 2018-12-17 att uppdra till förvaltningsdirektören att genomföra en extern genomlysning av hela processen med upphandlad SFI-undervisning för avtalsperioden 2014 – 2018 i syfte att identifiera de mest kritiska faktorerna i olika skeenden, samt ge underlag för förbättrade rutiner och strukturer för kommande verksamhetsupphandlingar. Även funktioner som ligger utanför förvaltningen men ingått i processen ska inbegripas i genomlysningen.
Advokatfirman Vinge KB har på förvaltningsdirektörens uppdrag granskat upphandlingen av sfi och inkommit med en rapport den 22 september 2020. I rapporten redovisas underlag, den grundläggande ramen – avtal och förfrågningsunderlag, organisation och den praktiska hanteringen av avtalen, förändrade rutiner och arbetssätt - våren 2018, framtida rutiner och riktlinjer samt sammanfattande synpunkter.
Ansvariga
Lars Rehnberg Förvaltningschef
