KFN protokoll 2018-10-04

(1)

Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum

2018-10-04

Plats och tid: Trosa kommunhus, kl 18.00–20:30

Beslutande ledamöter: Lena Isoz (M) ordförande

Carl-Gustaf Lidbaum (L) 1:e vice ordförande Tommy Setzman (S) 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M)

Astrid Gustavsson (C) Inger Lager (S) Solweig Jansson (S) Inte tjänstgörande ersättare: Ann-Sofie Nyström (M)

Eva Skansgård (M) Joel Öhman (M) Björn Jaconelli (KD) Kjell G Johansson (S)

Övriga närvarande: Kerstin Tibbling, produktionschef

Sara Fältskog Eldros, kultur- och föreningschef Anneli Bradley, fritidsledare § 51-57

Klas Jättner, kulturskolechef § 51-57 Peter Hellmark, ekonom § 51-57 Melissa Bojang, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset 2018-10-05

Underskrifter: Paragrafer

§ 51-60 Melissa Bojang, sekreterare

Lena Isoz, ordförande

Tommy Setzman (S), justerande

Anslag/bevis

Organ: Kultur- och fritidsnämnden § 51-60

Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande

2018-10-04 2018-10-05 2018-10-31

Förvaringsplats för

protokollet: Trosa kommunhus

Underskrift:

Melissa Bojang, sekreterare

(2)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(15)

Kultur- och fritidsnämnden 2018-10-04

Innehållsförteckning

§ 51 Godkännande av dagordningen

§ 52 Delårsbokslut KFN 2018/63

§ 53 Information ungdomsfestivalen

§ 54 Avtal Västerljungs IF KFN 2018/73

§ 55 Revidering av sammanträdesplan 2018 KFN 2017/57

§ 56 Anmälan av delegationsbeslut KFN 2018/1

§ 57 Övriga anmälningsärenden KFN 2018/2

§ 58 Uppföljning tjänstekoncession Gästhamn – beslut om erinran

KFN 2018/74

§ 59 Hävning av verksamhetsavtal med Trosa Gästhamn AB för drift av Trosa gästhamn

KFN 2018/75

§ 60 Kultur- och idrottspriset 2018 KFN 2018/76

(3)

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

§ 51

Godkännande av dagordningen

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden ändrar föredragningslistan på följande sätt:

• Nytt ärende – Hävning av verksamhetsavtal med Trosa Gästhamn AB för drift av Trosa gästhamn (KFN 2018/75), tas upp som ärende 8.

• Nytt ärende – Kultur och idrottspriset 2018 (KFN 2018/76), tas upp som ärende 9.

___________

(4)

§ 52 KFN 2018/63

Delårsbokslut

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden överlämnar nämndens delårsbokslut 2018 till kommunstyrelsen.

2. Kultur- och fritidsnämnden godkänner nämndens helårsprognos för 2018.

___________

Ärendet

Verksamheterna redovisar per sista augusti ett positivt reslutat om ca 2600 tkr.

Prognos för 2018 väntas bli ett överskott om 1750 tkr.

Det är i första hand administration, lokaler samt kultur och förening som står för överskottet. Övriga verksamheter visar ett mindre överskott.

Bidragsreglerna har reviderats inför 2018 och ska utvärderas efter årets slut.

Vi har genomfört ett stort antal uppdrag, aktiviteter, översyner och utvärderingar av verksamheterna under året. Merparten av nämndens och verksamheternas nedbrutna mål följs upp i årsskiftet. Prognoserna för att nå målen är goda.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2018-09-25 – Delårsrapport per sista augusti med helårsprognos 2018

Kopia till

Kommunstyrelsen

(5)

§ 53

Information om ungdomsfestivalen

Anneli Bradley informerar nämnden om ungdomsfestivalen som ägde rum den 17–18/8. Festivalen blev lyckad, ca 240 ungdomar besökte på fredagen. Några av lördagens aktiviteter ställdes in pga. regn, trots det dök ca 70-180 ungdomar upp.

Det var lugnt inne på festivalområdet. Vakter och polis fanns på plats.

(6)

§ 54 KFN 2018/73

Avtal Västerljungs IF

Kultur- och fritidsnämnden lägger informationen till handlingarna.

___________

Ärendet

Västerljungs IF har under 2018 fått utvecklingsbidrag för lokal/anläggning.

Kontoret har efterlyst information från föreningen kring hur det årliga driftbidraget på 100 000 kr har använts. Det har framkommit att föreningen och kontoret inte har haft samsyn kring bidragets syfte, vilket har föranlett att ett nytt avtal som reglerar bidragets användning skrivs fram.

Ett nytt avtal som reglerar användningen av det årliga driftbidraget har formulerats och skickats till föreningen för godkännande.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse/PM med bilagor från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2018-09-19

(7)

§ 55 KFN 2017/57

Revidering sammanträdesplan 2018

Beslut

Sammanträdet den 29 november flyttas till den 6 december.

___________

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog, 2018-09-27

(8)

§ 56 KFN 2018/1

Anmälan av delegationsbeslut

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut

___________

Ärendet

Löpnr/

Dnr

Punkt i del.

ordning

Ärende och beslut Datum för beslut

Delegat, titel

1.1 Beslut skriftlig erinran Gästhamnen

2018-07-26 Lena Isoz, ordf.

4.3 Beslut om

ledarutbildningsbidrag, Friskis & Svettis

2018-04-16 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.3 Beslut om bidrag för

sommarlovsaktiviteter, Trosa Ridsällskap

sommarlovsaktiviteter, Trosa Taekwondoförening

sommarlovsaktiviteter, Trosabygdens

konstförening

sommarlovsaktiviteter, Trosa-Vagnhärad SK

sommarlovsaktiviteter, Västerljungs IF

(9)

föreningschef 4.3 Beslut om aktivitetsbidrag

+ driftbidrag, Trosa- Vagnhärads Tennisklubb,

föreningschef 4.3 Beslut om

arrangemangsbidrag, Vagnhärads hbf

ledarutbildningsbidrag, Trosa-Vagnhärads Kampförening

arrangemangsbidrag till Trosabygdens Kulturråd

föreningschef 4.3 Beslut om avslag

arrangemangsbidrag, Finska föreningen

föreningschef 2.2 Beslut om anställning, 1st

heltid

2018-08-06 Anneli Bradley, Fritidsgårdschef

(10)

§ 57 KFN 2018/2

Övriga anmälningsärenden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av anmälningarna.

___________

Ärendet

Kommunfullmäktige

– Beslut 2018-06-13 § 47. Budget 2019 för Trosa kommun.

– Beslut 2018-06-13 § 58. Reglemente för kommungemensamma behandlingar av personuppgifter.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog, 2018-10-04

(11)

§ 58 KFN 2018/74

Uppföljning tjänstekoncession Gästhamn – beslut om erinran

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden utfärdar:

1. En första skriftliga erinran utfärdas för bristfällig efterlevnad av

myndighetskraven gällande lagar och tillstånd. Som följd utfärdas ett vite om 5 000 kr.

2. En tredje skriftlig erinran utfärdas till entreprenören för Gästhamnen rörande återkommande underlåtenhet att redovisa kundenkäter på ett tillfredställande sätt, och samtidigt enligt avtalet utfärda ett vite om 15 000 kr.

___________

Ärendet

Myndighetskrav

Trosa kommun har bett att få ta del av samtliga anställningsavtal fr.o.m. 2017-01- 01 t.o.m. 2018-08-31 och rapport från personalliggare, för att kunna säkerställa att gällande lagar och tillstånd uppfylls. Uppmaningen har inte hörsammats.

Miljönämnden har 2018-10-01 fattat beslut om erinran gällande serveringstillstånd.

Uppföljning kvalitet gästsynpunkter

Vid kultur- och fritidsnämndens sammanträde den 7 juni 2018, KFN 2018/65, godkändes återrapportering av tjänstekoncession men med krav på att kommande kundenkäter ska genomföras enligt nämndens önskemål, vilket innebär en

periodiserad redovisning för juni, juli och augusti samt tydligt särskiljande av svar utifrån vilken användarkategori respondenten tillhör.

Kontoret har begärt att enkäterna ska kunna redovisas efter säsong, inför

nämndsammanträde 4 oktober 2018. Redovisning av enkäter har inkommit fredag den 28 september 2018.

Redovisningen avser perioden 2018-05-23 – 2018-09-09.

Redovisningen är inte uppdelad efter månad.

Inga svar har erhållits från Båtgäster.

Redovisningen anses ej vara komplett.

Entreprenören har inte utfört sina åtaganden enligt avtalet och rättelse har inte skett utan dröjsmål efter första muntliga erinran. Detta innebär att entreprenören brutit mot gällande avtal.

Första skriftliga erinran samt vite om 5000 kr rörande underlåtelse att redovisa enkät utfärdades 2017-10-05 KFN 2017/8, samt andra skriftliga erinran samt vite om 10 000 kr utfärdades 2017-12-05 KFN 2017/8.

Forts.

(12)

Forts. § 58

I och med att denna tredje erinran genomförs kan avtalet hävas enligt 8.1 punkt 1 i verksamhetsavtalet.

Förslag till beslut på sammanträdet

Lena Isoz (M): bifall till förvaltningens beslut med följande tillägg:

En första skriftliga erinran utfärdas för bristfällig efterlevnad av myndighetskraven gällande lagar och tillstånd. Som följd utfärdas ett vite om 5 000 kr.

Beslutsgång

Ordföranden frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt nytt förslag till beslut.

Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt det nya förslaget.

Ärendets beredning

– tjänsteskrivelse med bilaga från produktionschef Kerstin Tibbling, 2018-10-04

Beslut till:

Entreprenör Gästhamnen

(13)

§ 59 KFN 2018/75

Hävning av verksamhetsavtal med Trosa Gästhamn AB för drift av Trosa gästhamn

Beslut

1. Trosa kommun häver avtalet med Trosa Gästhamn AB utifrån 8.1 punkt 1 Hävande i verksamhetsavtalet gällande drift av Trosa gästhamn. Avtalet hävs per den 2018-12-31.

2. Kultur- och fritidsnämnden ger produktionschef för Kultur- fritid, teknik- och servicekontoret i uppdrag att vidta nödvändiga åtgärder för att verkställa hävandet av avtalet.

3. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar till förvaltningen att ta fram en tidsplan för ny tjänstekoncession/upphandling för drift av Trosa gästhamn.

___________

Ärendet

Företaget Trosa Gästhamn AB har bedrivit verksamhet i Trosa Gästhamn sedan 2006-12-22, först som hyresgäst och sedan 2016-01-01 i formen

tjänstekoncession. Nuvarande verksamhetsavtal gäller under perioden 2016-01-01–

2023-12-31, med kommunens option på två år.

Trosa Gästhamn AB har inte uppfyllt sin del av verksamhetsavtalet gällande drift av Trosa Gästhamn. Entreprenören har inte utfört sina åtaganden enligt avtalet och korrigerar inte utan dröjsmål de fel som påvisats av kommunen.

Trosa kommun har sedan avtalsperiodens början utfärdat sex erinringar i första och andra steg, samt utfärdat vitesbelopp om totalt 45 000 kr. Erinringarna gäller underlåtenhet att uppfylla betalningsskyldigheter, undermålig redovisning av kundenkäter, bristande städning och ordning .

Utöver dessa åtgärder har Trosa kommun under lång tid och vid upprepade tillfällen haft samtal med entreprenören om allvarliga brister i verksamheten. De flesta samtalen har inte resulterat i rättelse.

Trosa kommun konstaterar att entreprenören har brutit mot verksamhetsavtalet och inte kan anses bedriva en verksamhet som överensstämmer med Trosa kommuns förväntningar.

Forts.

(14)

Forts. § 59

Förslag till beslut på sammanträdet

Lena Isoz (M): bifall till förvaltningens beslut med följande ändringar:

–Trosa kommun häver avtalet med Trosa Gästhamn AB utifrån 8.1 punkt 1 Hävande i verksamhetsavtalet gällande drift av Trosa gästhamn. Avtalet hävs per den 2018- 12-31

– Kultur- och fritidsnämnden uppdrar till förvaltningen att ta fram en tidsplan för ny tjänstekoncession/upphandling för drift av Trosa gästhamn.

Beslutsgång

Ordföranden frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt föreslagna ändringar.

Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt de nya förslagen.

Ärendets beredning

– tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2018-10-03 – Verksamhetsavtal Trosa Gästhamn

– Analys av verksamheten i Trosa Gästhamn

Beslut till:

Entreprenör Gästhamnen

(15)

§ 60 KFN 2018/76

Kultur och idrottspriset 2018

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner kontorets förslag till pristagare.

___________

Ärendet

Kultur- och föreningschefen föreslår att Anita Gustafsson tilldelas Kulturpriset 2018, med följande motivering:

Anita är en äkta Vagnhäradsprofil, som arbetar hårt för att främja alla kommuninvånares kunskap om och stolthet över sin hembygds historia.

Genom sitt arbete som ordförande i Vagnhärads hembygdsförening bidrar hon till att utveckla föreningens verksamhet och stärka dess position i kulturlivet.

Vidare föreslår kontoret att Josefin Kjellström tilldelas Idrottspriset 2018, med följande motivering:

Josefin har varit aktiv inom ridsporten under många år. Det senaste året har hon utfört en mycket stark prestation inom grenen dressyr, och tagit sig från LC- till LA-nivå, med ett flertal medaljer och segrar på vägen.

Ärendets beredning

1. Tjänsteskrivelse/PM från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2018- 10-03

2. Nomineringar Kulturpriset 2018 3. Nomineringar Idrottspriset 2018

Beslut till

Kultur- och föreningschefen