TreservaNYTT
November 2013
I den hä r utgä vän
Nyckelord ... ...2
Manualer ... ...2
Ekonominytt………... 2
Supportfunktionen ... ...3
Vårdplanepärm……….3
Oss går igång………..4
Väd ä r Treservä?
Treserva är ett nytt IT-baserat verksamhetssystem som ersätter VO.
Fullt infört 2014, kommer Treserva att beröra all personal inom Lidingö stads Äldre- och handikappomsorg. Även de pri- vata utförarna kommer att arbeta i systemet.
Allt fler börjar jobba i Treserva
Det är spännande att följa utvecklingen nu när allt fler börjar jobba i Treserva och Treservas GF-webb. I skrivande stund går den första gruppen på ca 60 medarbetare från OSS genom GF-webb utbild- ningen. Enligt plan ska de gå över och jobba skarpt i Treserva från 2 december. Nu i slutet av november och början av december kommer också LOV-utförare inom hemtjänsten att gå utbildning i GF- webben. De kommer sedan att börja göra sina genomförandeplaner i Treservas GF-webb. Det blir enhetligare och enklare för både utfö- rare och biståndsbedömare. För er som ännu inte anmält sig till utbildningen—det finns platser kvar både den 4 och 10 december, men skynda på, antalet platser är begränsat.
Det är svårt att få allt perfekt från början och än så länge är
Treserva i sin linda, vi stöter ibland på nya problem och måste hitta lösningar som fungerar för alla användare. För att det ska bli så smidigt som möjligt vill vi gärna ha in alla ärenden i vår ärende- brevlåda. I det här numret av TreservaNytt kan du läsa mer om hur vår ärendebrevlåda fungerar.
Den senaste tiden har det varit lite trögt att komma in i systemet.
Det kan bero på att många går in i GF-webben via Treservas klient- installation. Ni använder väl länken för att logga in i GF-webben?
Det är en snabbare och enklare väg än att gå via klientinstallation- en. Länken ligger direkt på första sidan av ÄHO:s webbplats och som länk under Verksamhetssystem på ÄHO:s webbplats.
Lycka till i Treserva arbetet
AGNETA ALDOR
PROJEKTLEDARE TRESERVA
Ä HO/TP-13:090Rev Ä
Viktiga datum
27 maj DR IFTSTART TRESERVA 10 juli Första ekonomikörningen i
Treserva (kompletterat med webbinfo/Excel ark) 7 augusti Andra ekonomikörningen i
Treserva (kompletterat med webbinfo/Excel ark)
September Kundfakturor skickas för första gången från Treserva September Treservautbildning för omvård-
nadspersonal i hemtjänst, boende, daglig verksamhet och socialpsykiatri
1 Oktober Hemtjänst, daglig verksamhet och Socialpsykiatri jobbar skarpt i systemet.
23 Oktober Utbildning av lotsar inom boen- den OSS—etapp 1
november Utbildning omvårdnadsperso- nal boende OSS—etapp 1 2 december Driftstart OSS—etapp 1 december Utbildning GF-webben för LOV-
utförare inom hemtjänst 17 o 18
december
Utbildning av lotsar OSS—
etapp 2 2014
Januari Utbildning omvårdnadsperso- nal OSS—etapp 2
3 Februari Driftstart OSS—etapp 2
Treserva manualer
2
Nyckelord GF-webben
I förra numret av TreservaNytt berättade vi kort om ett arbete med att ta fram nyckelord för dokumentation i GF-webben, som Anna Lang- hammer och Susanna Hauk har drivit. Nu är arbetet klart och avstämt med områdes- och enhetschefer. Ett antal nyckelord är inlagda i GF -webben. Nyckelorden kan, men behöver inte
vara samma som rubriken. Nyckelorden är fasta och kan inte ändras. Det är dessa man ska kunna gå in och söka på när man vill hitta rätt doku- mentation. Rubriken däremot är inte fast och det finns möjlighet att välja en annan rubrik. När det specifikt gäller den sociala dokumentationen, kommer Susanna Hauk under vintern att besöka de olika enheterna för att berätta mer om vad social dokumentation innebär och vad som ska stå i en social dokumentation.
Vi har gjort egna manualer som beskriver de processer som är speciella för Lidingö stad. Manualerna är självinstruerande och enkla att följa.
Arbetet med att ta fram manualer löpte parallellt med införandeproces- sen. Nu när Treserva är i drift och vi kontinuerligt utvärderar funktion- aliteten, behöver manualerna anpassas. Manualerna måste också juste- ras när det sker förändringar. Det innebär manualerna är en ”färskvara”
och att de kommer att uppdateras när behoven förändras. Ta därför som vana att alltid ladda hem och läsa manualerna på Ö-nätet, där är de all- tid uppdaterade med den senaste versionen. Inom kort kommer vi t ex att lansera en ny enhetschefsmanual för utförare som samlar ihop och ersätter alla tidigare manualer för utförare.
Registrering av tillfälligt uppehåll har varit föremål för en del missförstånd och det här är vad som gäller:
Tillfälligt uppehåll används om en kund för en viss period tillfälligt vistas någon annanstans och inga uppdrag utförs hos kunden.
Om kunden under en period som registrerats som tillfälligt boende flyttar, ska du bara frånvarorappor- tera fram till det datum kunden flyttar. Du ska inte frånvarorapportera hela månaden om kunden flyttar mitt i månaden. Till exempel: Om en kund flyttar från
hemtjänsten till särskilt boende under en och samma månad, ska hem- tjänsten frånvarorapportera enbart fram till det datum kunden flyttade in till boendet och inte frånvarorapportera hela månaden.
För mer information, kontakta Sara Schinzel
Ekonominytt – tillfälligt uppehåll
Ett ärendes väg
3
Det blippar till i mailboxen och ett nytt ärende har kommit in i Treservas supportlåda.
Vad händer då?
Följ med när TreservaNytt tittar närmare på ärendehanteringssystemet.
Ansvaret för Treservas supportlåda delas mellan projektet och förvaltningsorganisat- ionen och fördelas över gruppen, så att det alltid finns en utpekad person som har dag- ligt ansvar. Alla som är med i supportgruppen har lite olika kompetenser och bakgrund för att kunna svara så heltäckande som möjligt på de ärenden som kommer in. Den som
är ansvarig för dagen fördelar ärendena på de övriga resurserna i gruppen. De flesta ärendena är felanmäl- ningar, men det kommer också in behörighetsärenden och förändringsförslag.
Den som får hand om ärendet tittar först efter om det finns något liknande ärende tidigare, för att se om det redan finns en lösning på problemen. Om inte så går supportansvariga själva in och testar och ser vad som inte fungerar. Ibland är det fel i systemet, men ibland kan det vara handhavandefel, dvs användaren som har gjort fel. Ungefär 90 procent av alla ärenden kan gruppen lösa själva. Tio procent måste skickas vidare till leverantörens support.
Här är några tips från supportgruppen:
Försök beskriva så noga som möjligt vad ärendet gäller, bifoga gärna bild/skärmdump.
Skriv in dina kontaktuppgifter
Lämna gärna feedback till den som klarrapporterat, så att supportgruppen vet att det fungerar.
- Vi är fortfarande i en utvecklingsprocess och lär oss mer och mer om vad som fungerar och inte. Alla lösta ärenden och återkopplingen av dessa gör att vi kan ge våra användare bättre och snabbare service, säger Mi- kaela Schmidt, förvaltningsledare för Treserva.
I och med att den legitimerade personalen började arbeta i Treserva i slutet av maj, ska stadens äldreboen- den upprätta en tillfällig rutin, där alla vårdplaner skrivs ut och samlas i en pärm. Den legitimerade perso- nalen ska sedan gå igenom vårdplanerna med berörd omsorgspersonal. Rutinen är tillfällig, fram till dess att all personal börjat jobba i Treserva under 2014.
Högsätra servicehus var tidigt ute och hade sin vårdplanepärm klar vid driftstarten av Treserva. Phoebe Glavmark är sjuksköterska där och arbe- tar med att se till att den nya rutinen fungerar. För Högsätra är den tillfäl- liga rutinen inte bara en rutin, utan ett nytt och mer effektivt sätt att jobba.
– Det har blivit en stor förbättring jämfört med tidigare, säger Phoebe.
Egentligen rapporterade vi på samma sätt då också, men genom att vi nu gör en skriftlig dokumentation blir det mycket tydligare.
Dels gör omsorgspersonalen en signering på uppdraget på signeringslistan hos vårdtagaren, dels har dokumentationerna i social journal blivit bättre, så både sjuksköterska och omvårdnadspersonal vet precis vem, var, när och hur ett uppdrag ska genomföras. Det stärker teamarbetet.
Även om omvårdnadspersonalen inte ska börja jobba i Treserva förrän om ett par månader, så innebär den tillfälliga rutinen med vårdplanepärm en bra förberedelse inför övergången.
En annan dimension är att kontakten mellan omvårdnadspersonal och anhöriga blivit bättre eftersom man nu klart och tydligt kan se vilka insatser som gjorts.
– Vi är bara i början av processen, tycker Phoebe. Vi har kommit en bra bit på väg, men givetvis kan och ska vi göra förbättringar under tiden vi lär oss hur det fungerar.
Phoebe Glavmark, sjuksköterska på Högsätra servicehus uppdaterar vårdplanepärmen.
Vårdplanepärm stärker samarbete
Redaktion: projektgruppen Treserva, redaktör Beatrice Harling
Så hittar du information Internt:
Ö-nätet/Förvaltningar/
ÄHO/
Verksamhetssystem/
Treserva LOV utförare:
www.lidingo.se/näringsliv och arbete/Starta och driva företag/starta hem- tjänst, vård- och om- sorgsboende/Utförarwebb
OSS går igång
De grupper som från och med nu börjar jobba i Treservas GF-webb, har inte dokumenterat i VO tidigare, så för dem är det här ett nytt sätt att jobba.
Det finns många förväntningar i organisationen på att börja jobba med Treservas Genomförandewebb - GF-webben, men också lite oro.
– Vi ser fram mot att det kommer att bli mycket smidigare med allt samlat på ett ställe, säger Lotta Age, enhetschef. Det kommer också att bli mer enhetligt. Alla skriver sina socialjournaler och genomförande- planer på samma sätt och det blir mer verksamhetsrelaterat.
– Just det här med vad vi ska skriva är mina kollegor lite oroliga för när de börjar sin GF-webbutbildning, berättar Nadja Restau, som nu gjort sin andra lotsutbildning inom OSS. När jag går igenom GF-webben och de ser hur de ska skriva, känner de sig mycket tryggare.
Både Lotta och Nadja är överty- gade om att kvaliteten i journaler och genomförandeplaner kom- mer att bli mycket högre med ett mer standardiserat sätt att jobba och med bättre överblick. För Lotta som chef är det en stor för- del att enkelt ha tillgång till all dokumentation genom datorn.
Tidigare har materialet samlats i pärmar på enheterna.
Intresset är stort bland medar- betarna för att gå över till GF- webben.
– Personal som tidigare jobbat inom andra kommuner och som är vana vid att jobba med ett datoriserat journalsystem har varit förvånade över att vi inte haft något, så det är skönt att komma igång nu, säger Lotta.
Nu börjar den första gruppen från OSS arbeta skarpt i GF-webben den 2 december. Cheferna kommer att skicka brev till alla medarbetare med info om saker som ska göras gällande dokumentation fram till årsskif- tet.
– Under kurserna har några deltagare varit lite oroliga över att vi ska börja så snart, men det är lika bra att komma igång snabbt, medan kur- sen fortfarande är aktuell, säger Nadja. Vi säger helt enkelt att vi tar det viktigaste först, resten löser sig under vägen.
Nadja Restau, lots och Lotta Age enhetschef
