Minnesanteckningar Cosmic Journalgrupp 2014

(1)

Minnesanteckningar Cosmic Journalgrupp 2014

Minnesanteckningar COSMIC

vårddokumentationsgrupp 141126

Närvarande: Elin Vykander, Anna-Lena Fureman, Monika Berg, Elisabeth Näslin, Marianne Nilsson, Annelie Olsson, Anna-Karin Andersson, Katarina Ljungbåge, Mattias Schindele, Maria Öhlund, George Gharibe, Annica Åreng, Marit Nääs (ant).

 Rapport från verksamhetsgrupps möte 141121: Fråga om

dokumentation av blodtryck: verksamhetsgruppen stöder förslaget – Publiceras i Centuri så snart som möjligt.

 Journaltabeller. Katarina och Elin presenterade excelfiler, se

konferens. Mattias kompletterar med referensvärden enligt MIG/News.

Maria, Katarina och Elin pratar ihop sig om detaljer i matrisen så det blir rätt, bland annat med flervals – envalslistor. Journaltabellerna skickas nu till Cambio för konfigurering. De kan kompletteras senare, innan breddinförandet. Rutiner kring hur man dokumenterar i

journaltabeller behöver utformas innan breddinförandet.

Marit och Katarina informerar om journaltabellerna på

projektledarmötet hus 3 plan 3 stora konferensrummet kl 10.20 på fredag. Projektledarna kommer också att få information om att de journaltabeller de vill ha som är klara 141205 kan konfigureras nu, det kommer att vara möjligt att komplettera dessa senare innan

breddinförandet efter prioriterad ordning. Varje projektledare ska göra en egen prioritering av de önskade journaltabellerna inom sitt

ansvarsområde. Vårddokumentationsgruppen kan göra ett förslag till horisontell prioritering men beslut om prioritering kommer att ligga i COSMIC verksamhetsgrupp/Eva Nilsson eller i styrgrupp/Nina Fållbäck Svensson.

 Hur göra med rondanteckningar? Hur få en översikt av vilka åtgärder som ska göras och är gjorda? Kan journaltabell användas? Ett sökord Rond med fasta alternativ? Bra är om ett av alternativen kan provas på BUM innan breddinförandet. Anna-Lena och Mattias arbetar fram ett förslag på en enkel journaltabell och återkommer.

 Vårdplaner: sår. Se utskick från Elisabeth. Mallen ska anpassas något till förhållanden i JLL. I mallen ska lämnas öppet och neutralt om vilka som ska konsulteras i nästa steg. Vårdplanen passar sjuksköterskor i sluten vård på övergripande nivå. Primärvården behöver en annan lösning, troligen en journalmall med fasta val. Elisabeth färdigställer vårdplanen under veckan tillsammans med Maria.

(2)

Hur lösa sjuksköterskornas vårdokumentation i slutenvården och behov av att uppdatera sökorden? Detta är en stor fråga, och det finns mycken oro i sjuksköterskeleden, vilket är naturligt, eftersom nuvarande lösning inte är bra. Om en vårdplan konstrueras som innehåller de sökord som finns på BUM skulle det troligen lösa mycket.

o Maria bygger en enkel i testmiljö som kan användas i

demonstration så att sjuksköterskor kan bilda sig en uppfattning om hur det fungerar.

o Marit försöker få tid på PL-mötet på fredag för att berätta om arbetet och bjuda in sjuksköterskor t ex den 17 december på ett möte (en superanvändare per centrum) där man kan diskutera ett färdigt förslag, eller ett fåtal. Bra är om Anna-Kerstin och en vårdutvecklare (Anna-Karin?) också kan vara med.

Vi konstaterar att vår vision är att erbjuda standardvårdplaner som underlättar arbetet för våra kollegor. Detta är ett viktigt

utvecklingsarbete.

 Journalmallar. Slutdatum är egentligen 1 dec, men de som är färdiga kontrolleras översiktligt av Maria, som kompletterar med

administrativa uppgifter, och skickar mallarna till Cambio som väntar på att konfigurera dem. Just hinner inget redigeringsarbete göras.

Mallarna handlar om önskemål från verksamheterna. Större ensningar ska projektledarna få göra (om det behövs) – som ett uppdrag från vårddokumentationsgruppen (där delaktighet behövs). Primärvården har samkört arbetet mer – en osäkerhet finns kring hur andra har gjort, en del kliniker har inte alls samkört. Vårddokumentationsgruppen arbetar med ramarna att förhålla sig till utifrån totalmaterialet och gör redaktionella ändringar, och ändringar som görs för att vi är mer insatta i systemet. Mötet 3 dec viks helt åt att vi hjälps åt med detta. Marit och Maria förbereder mötet.

Epikrismall och att diagnos* ska vara obligatoriskt i epikrismallen.

Hur lösa detta med en gemensam mall för alla. Andra yrkesgrupper ska inte skriva under diagnos. Kommer sökorden i rätt ordning? Går det ens att kombinera att ett sökord är obligatoriskt i en mall men inte i de andra? Maria undersöker detta. Ett alternativ är att läkare har en egen mall – andra yrkesgrupper har en gemensam (för att möjliggöra diagnos* som obligatoriskt i läkarmall).

 Frasminne – synpunkter från kirurgen på med, sin, el (korta ord som finns) och ul (som kan användas för ultraljud). Korta ord skrivs sällan med enter efter– det blir då inga problem. Ingen ändring görs för närvarande i listan över landstingsgemensamma ord.

 När är det OK att läsa journal på patient? Frågan har kommit upp då IVA kommer att vara teknisk enhet. Man ska läsa de uppgifter man behöver i syfte att ge patienten en god och säker vård, eller för att göra kvalitetskontroll. Mattias är insatt i ämnet och kan skicka ut

information i konferensen: frågor och svar till patientdatalagen. Ska det läggas ut på COSMIC-sidan? Vi får läsa och ta upp detta vid senare tillfälle.

(3)

 När ska journalen vara upprättad (= skriven och signerad)? Efter 2 veckor, men så snart som möjligt. Informationen ska föras över till det övergripande dokumentet: riktlinjer vårddokumentation. Marit ser till att det sker.

Nästa möte: onsdagen den 3 december 13-15 på lugnevägen i datasalen/grupprum. Tema: genomgång av journalmallar från projektledare.

Minnesanteckningar COSMIC

vårddokumentationsgrupp 141119

Närvarande: Elin Vykander, Marianne Nilsson, Annelie Olsson, Anna-Karin Andersson, Katarina Ljungbåge, Mattias Schindele, Maria Öhlund, Marit Nääs (ant).

 Journaltabeller. Katarina och Elin presenterade arbetet, som nästan är klart. Tre övergripande journaltabeller kommer att finnas. Mallarna ska skrivas över i exceldokument där samtliga uppgifter ska anges. Dessa kommer att kompletteras med klinikspecifika journaltabeller (få men nödvändiga). Mallarna ska vara färdiga på fredag.

De övergripande tabellerna är:

o In-/utfarter (alla kliniker). KAD- indikationer ska komplettera uppgifter om KAD (Anna-Karin kompletterar information och skickar till Katarina). CVK gäller skötsel av CVK.

o Observationer (alla kliniker). Här ingår NEWS som rad (ersätter MEWS) där användaren kan räkna ihop totalsumman själv. Information kan ges under informationssymbolen som beslutsstöd för åtgärder gällande svårt sjuka patienter.

o Vätskebalans (för kliniker i sluten vård och på Näva). Övrigt in och Övrigt ut kompletterar in-variabler och ut-variabler.

 Blodtryck dokumenteras i journalmall eller journaltabell. Marit sammanfattar ett beslutsunderlag för rekommendationer för beslut till verksamhetsgruppen, se konferens (efter mötet):

Primärvård

COSMIC vårddokumentationsgrupp föreslår att primärvården själva får avgöra (via projektledare) var blodtryck ska dokumenteras. Om det ska dokumenteras i journaltabell ska detta göras på alla

hälsocentraler av alla som tar blodtryck (distriktssjuksköterska, läkare, undersköterska, inklusive hälsorum). Om det ska

dokumenteras i journalmall ska detta göras under sökordet

(4)

Blodtryck, där uppmätta värden förs in. Detta ska göras av alla som tar blodtryck (distriktssjuksköterska, läkare, undersköterska, inklusive hälsorum). Frågan om hur uppgifter om blodtrycksvärde ska förmedlas till beställande enhet behöver lösas.

Öppen vård

COSMIC vårddokumentationsgrupp föreslår att öppenvården själva får avgöra (via projektledare) var blodtryck ska dokumenteras. Om det ska dokumenteras i journaltabell ska detta göras av alla på aktuell mottagning. Om det ska dokumenteras i journalmall ska detta göras av alla på aktuell mottagning under sökordet

Blodtryck, där uppmätta värden förs in.

Sluten vård

Slutenvården dokumenterar blodtryck i journaltabell. Den som tagit värdet för in det i journaltabell.

Konsekvensen av förslaget blir att aktörer i hälso- och sjukvården behöver lära sig att uppgifter om blodtryck finns dokumenterat i journaltabell för Observationer, och/eller under sökord Blodtryck.

 Baseline för vårddokumentation. Det finns ett behov att kvalitetssäkra den nivå kvalitetsmässigt som vårddokumentation sker på i nuläget – för att kunna följa upp förbättringar – försämringar, speciellt vad gäller dubbeldokumentation. Marit skriver upp frågan i konferensen på Aktivitetslistan i konferensen. Anna-Karin skickar till Mattias det arbete som gjorts angående detta för sjuksköterskor.

Nästa möte: onsdagen den 26 november 13-15 i stora konferensrummet plan 3 hus 3.

Minnesanteckningar COSMIC

vårddokumentationsgrupp 141112

Närvarande: Monica Berg, Elisabeth Näslin, Annelie Olsson, Anna-Karin Andersson, George Gharibeh, Annica Åreng, Anna-Lena Fureman (del av tid), Marit Nääs (ant).

 Vårdplaner. Vi försökte utreda begreppen: Vårdplaner används för att samla information/dokumentation över tid på samma plats, men också som stöd för användaren vad gäller vad som ska åtgärdas/dokumenteras, och för att uppmärksamma avvikelser. Standardvårdplaner innehåller samma information

(5)

för alla patienter, individuella vårdplaner innehåller de sökord som blir dokumenterade på. Nova Ward innehåller också

”vårdplaner”, men dokumentation sparas inte (journaltabeller går dock att dokumentera ifrån Nova Ward). Vi har sedan tidigare fokuserat på att upprioritera sjuksköterskans vårdplaner eftersom sjuksköterskans sätt att dokumentera blir förändrat med COSMIC. Vårdplaner för sår, andning, smärta och vårdplanering ska prioriteras enligt tidigare inriktning.

Teamövergripande vårdplaner som SIP och rehabplaner behöver också prioriteras. Erfarenheter från BUM visar att

andning/saturation dokumenteras i journaltabell, smärta ska enligt planen också dokumenteras i journaltabell. Vårdplanering kan kanske dokumenteras under ett sökord? Elisabeth

undersöker saken. Den vårdplan för sår som Linda skickat till oss liknar mer en mall, så Linda behöver också få information om vad en vårdplan är i COSMIC.

Beslut: Prioritera vårdplan för sår. Elisabeth, Annica,

tillsammans med Jonna och Linda ser över hur en gemensam vårdplan för sår skulle kunna se ut. Frågan - ett förslag på vårdplan för sår - tas upp igen 26 november.

 Journaltabeller. Katarina och Elin kunde inte närvara – därför diskuterades inte övergripande frågor.

 Blodtryck i journaltabell även för primärvården? Uppdrag kommer från COSMIC verksamhetsgrupp att genomlysa frågan ytterligare (beslut är fattat innan COSMIC

vårddokumentationsgrupp startade). Primärvårdsläkare är starkt kritiska. Att undersöka blodtryck är en mycket vanlig uppgift i primärvården, att diktera övrig information och sedan själv gå in och föra in uppgifter i journaltabell känns ologiskt och orimligt, eftersom det tar tid. För en primärvårdsläkare är det ofta inte intressant att kunna se blodtrycket i en journaltabell/graf.

Primärvårdsläkare vill ha blodtryck som sökord och diktera in aktuellt värde som sekreteraren skriver in. Den som är

intresserad av blodtrycksvärde/värden kan filtrera på sökordet blodtryck och läsa värden i kronologisk ordning. Om en sekreterare skulle kunna skriva in värdet i journaltabellen vore det annat, det faktum att en sekreterare inte kan det i R 8 (dock i 7.5) är en starkt bidragande faktor till att primärvårdsläkare protesterar.

 Diskussion: Det enda rimliga är att samtliga aktörer i

primärvården följer samma sätt att dokumentera. Sjuksköterskor och undersköterskor tar också blodtryck i primärvården, ofta på uppdrag av sjukhusvården, t ex i SPIK-studien. Förs värden in i journaltabell kan värden lätt läsas av sjukhusvården, eftersom journaltabellen är gemensam (inget brev behöver skickas – möjligen ett meddelande i Mesenger). Hälsorum – där patienter själva tar blodtryck, kan föras in i journaltabell av

undersköterska eller sjuksköterska. Inga diskussioner om att detta kommer att stöta på protester har nått

vårddokumentationsgruppen.

Det är tydligen på gång enligt Cambio att sekreterare ska kunna föra in värden i journaltabell men det är oklart när. Risker i

(6)

vårdens övergångar med att primärvården för in

blodtrycksvärden i journaltabell, respektive under sökord, medan sjukhusvården för in värden i journaltabell diskuterades och Marit fortsätter att föra in uppgifter i den riskanalysen efter mötet (riskanalys kommer att komplettera dessa

minnesanteckningar).

Beslut: Alla i primärvården ska dokumentera blodtryck på samma sätt.

Inget beslut togs om hur – frågan behöver diskuteras vidare på kommande möte. Under mötet lutade det åt att

Vårddokumentationsgruppen tycker att blodtryck ska skrivas i journaltabell – för att säkra kommunikation i övergångarna mellan primärvård och sjukhusvård.

 Eva Nilsson berättade om COSMIC verksamhetsgrupps uppdrag, hennes uppdrag i förhållande till Marits uppdrag/vårddokumentationsgruppens uppdrag.

Organisationsskissen gicks igenom. En projektorganisation arbetar med aktiviteter som ska utföras efter en tidplan, ibland med kort tid för handläggning. För både Marit och Eva ingår i uppdraget att tidplanen ska följas upp. Eva berättade också att varje enhetschef kommer att få tillsänt ett kontrakt som ska skrivas på så att projektdeltagarnas delaktighet i delprojektet säkras. Via enhetschefen ska alla delprojektdeltagare

återkomma till Marit med påskrivet kontrakt.

Nästa möte: onsdagen den 19 november 13-15 i konferensrum lungmottagningen hus 9 plan 4

Minnesanteckningar COSMIC

vårddokumentationsgrupp 141105

Närvarande: Maria Öhlund, Elin Vykander, Katarina Ljungbåge, Monica Berg, Elisabeth Näslin, Annelie Olsson, Anna-Karin Andersson, George Gharibeh, Annica Åreng, Mattias Schindele, Marit Nääs (ant).

 Journaltabeller: Finns någon kvarstående fråga att ha med i arbetet? Om det ej innebär för mycket arbete eller är komplicerat vore det bra att ha ett förslag där MEWS ingår, och ett utan. Observation/övervakning ska gälla både för öppenvård och slutenvård. I primärvården kommer det att stöta på stort motstånd att distriktsläkare själva ska föra in

blodtrycksvärden i journaltabell, och diktera resten. En betydande andel patienter i primärvården får sina blodtryck tagna vid ett

distriktsläkarbesök.

Journaltabeller skulle ha presenterats för projektledare verksamhet 141114, men det är inte möjligt att frågan blir klar under nästa vecka, också för att många är lediga / inte kan vara med på nästa möte i

(7)

COSMIC vårddokumentationsgrupp. Marit meddelar att journaltabeller inte kan presenteras. Projektledarna behöver inte arbeta lokalt med journaltabeller så att detta skjuts upp beräknas inte vara så stort problem. Det är bättre att visa ett arbete som är klart. Presentationen väntas kunna göras på projektledarmöte 141128.

 Vårdplaner i COSMIC. På projektledarmötet 141031 uppkom ett behov av att förmedla vad vårdplaner är, också för att kunna arbeta vidare med journalmallar. Vårdplaner betyder olika för olika yrkesgrupper. Maria bygger en standardvårdplan för neonatalvård med åtgärder – mål – resultat, som förhoppningsvis kan demonstreras på projektledarmötet (Maria kan dock inte vara med). Kan en vårdplan för vad som ska gälla för en viss patient = ”behandlingsplan” gälla per klinik och läggas upp som gemensamt dokument för aktuell klinik?

Hur kan vi fördela arbetet?

o Anna-Karin: Kollar Nanda (motsvarigheten till amerikanska VIPS) för att se om där finns fraser vi kan använda oss av i vårdplaner

o Elisabeth: ser över vårdplan för samordnad vårdplanering (sjuksköterskor)

o Anneli: kollar med Jonna/material om vårdplaner o Annica talar med Linda om vårdplan: hud (innehåll) o Maria arbetar med neonatalvårdplanen och undersöker

möjligheten gemensamma dokument för en klinik, så att besked kan ges på projektledarmötet 141114

Projektledarna ska få information om att vi centralt arbetar med vårdplaner för

o Smärta o Hud o Andning

o Samordnad vårdplanering (dokumentation sjuksköterskor)

Behov finns också av rehabplaner och samordnad individuell plan.

 Mattias redovisade arbetet med hur Varning och OBS ska

dokumenteras och överföras från VAS till COSMIC. Beslutsunderlaget är färdigt för beslut, och anpassat till kommande ändringar i COSMIC och nationella riktlinjer.

 Mattias berättade om sökordet Behandlingsstrategi – en del av gemensamma dokument. Ordet behandlingsstrategi är inte tydligt. Där ska till exempel dokumenteras beslut om 0 HLR. Är

Behandlingsbegränsning ett bättre sökord? Mattias kollar upp med Bertil Axelsson innan förslag på ändring kan ges från COSMIC

vårddokumentationsgrupp. Det finns möjlighet att under presentera vilket frasminne (t ex BS Enter) som ska gälla för att få fram den text som ska fyllas i under sökordet. Bra i detta sammanhang eftersom information som ska skrivas under sökordet är standardiserad.

 Marit berättade om information som getts till projektledare rör verksamheterna 141031. Informationen ligger också utlagd i

(8)

konferensen.

 Marit visar en organisationsskiss på etapp 2. Se dokument i konferensen.

 IVAs behov av mallar finns inte representerade. IVA har specifika behov och får komma med underlag om hur mallarna ska se ut för att passa dem.

 Marit berättar att det pågår ett arbeta om hur och var våld-

våldsutsatthet ska dokumenteras. Det lutar åt att det blir en egen mall, men inget är klart ännu. Sofia Kling och Pia Hedberg håller i frågan och rapporterar till Marit.

 Bedömningsinstrument: Annelie börjar undersöka om vi kan ha en central inriktning på hur bedömningsinstrument ska dokumenteras (sökord, blanketter, journaltabeller)

Minnesanteckningar COSMIC

vårddokumentationsgrupp 141029

Närvarande: Maria Öhlund, Katarina Ljungbåge, Monica Berg, Elisabeth Näslin, Annelie Olsson, Marianne Nilsson, Anna-Karin Andersson, Annica Åreng, Marit Nääs (ant).

 Övriga frågor:

Fler uppgifter i basinformation? T ex uppgifter om pacemaker? Frågan behöver behandlas som en särskild punkt, eftersom uppgifter generellt under basinformation behöver gås igenom. Det finns också behov av att lösa frågan om fördjupad medicinsk information per subspecialitet, t ex på neurologen, psykiatrin och hud (ej i basinformation? Annat sökord i journalmallar?

 ”Ge råd” ska även den som ger råd dokumentera? Se länkat dokument i riktlinjer Vårddokumentation. Den som ger råd måste inte dokumentera detta, men situationen ska här avgöra.

 Journaltabeller: Elin och Katarina redovisade sitt fina arbete med gemensamma journaltabeller. Instruktion till kollegor i verksamheterna kommer att vara: Detta basutbud finns. Vill ni ha tillval? Välj från tillvalslista för den enskilda patienten. Kommer er klinik att behöva också andra tillval? Skriv ned vad kliniken önskar.

Som det ser ut nu satsar vi på 3 gemensamma journaltabeller:

 In- och utfarter

(9)

 Observation/övervakning: ska gälla i öppenvård och slutenvård. Är Bastabell ett bättre namn (ska också gälla i primärvård)?

 Journaltabell för vätskebalans/dygnssammanfattning

Elin, Katarina och Annica fortsätter arbetet, och kommunicerar med andra vid behov. Det är en komplicerad fråga och det finns för många saker att reda ut innan vi kan presentera journaltabeller för projektledarna. Vi behöver forma rutiner för journaltabeller också.

Frågan om MEWS vid införandet behöver också utredas (är det lämpligt att föra in det vid breddinförandet?), den håller Mattias i.

Nästa projektledarmöte är 14 november. Frågan tas upp i COSMIC vårddokumentationsgrupp 12 november. Det är bra om ett förslag kan ligga ute i vår konferens innan dess.

 Journalmallar: Epikris. Diskussion om förslaget som Marit lagt ut kring sökorden Bedömning – Mål- Åtgärd –Resultat. Ska alla ligga som huvudsökord? Det passar paramedicinare, men inte andra yrkesgrupper.

Beslut: lägga Mål – Åtgärd – Resultat som undersökord till Bedömning.

 Marit och Maria gör tillsammans efter mötet det underlag som behövs till projektledare verksamhetsgrupperna.

Minnesanteckningar COSMIC

vårddokumentationsgrupp 141022

Närvarande: Maria Öhlund, Katarina Ljungbåge, Monica Berg, Anna-Lena Fureman, Annelie Olsson, Anna Kerstin Lejonklou, Marit Nääs.

 Övriga frågor:

 Hur förhålla sig till att/om beslut och riktlinjer inte följs? Detta är en ledningsfråga, och också en kommunikations-/utbildningsfråga.

Vi önskar att kulturen vid införandet är/blir att vi hjälper varandra att göra rätt nu och i framtiden. Marit lyfter frågan i

verksamhetsgruppen, med exempel som vi redan nu kan se.

 Problem med dikteringsrutiner kring basinformation. Vid mötet reviderades dikteringsrutinerna, se konferensen. Dessa ska

kompletteras med kort information om hur medicinsk information kortfattat kan sammanställas/från BUM.

(10)

 Fråga om beslut och hur det ska dokumenteras, och var besluten ska tas. Marit diskuterar frågan med Eva Nilsson. Tas beslut/förslag till beslut ska detta skrivas tydligt i minnesanteckningarna.

 Utskrivningsmeddelande/utskrivningsbesked. Planeras ligga som blankett. BUM arbetar med hur de vill att den ska se ut. Carina Träskvik har också fått uppdraget. Centrum medicin har arbetat med frågan tidigare. Om möjligt ska vi ha en JLL-övergripande blankett, så arbetet ska koordineras. Frågan tas upp vid något av kommande möten.

 Kort rapport från projektledarmötet 141017. Riktlinjer för

vårddokumentation presenterades där kort. Att journalen ska kunna förstås av patient väckte protester. Hos några. Behov finns av tillämpningsanvisningar. Generellt finns behov av exempel och utbildning, i de fall sättet att dokumentera blir föremål för stora förändringar

 Genomgång av riktlinjerna för vårddokumentation. Avsnittet med avvikelsebaserad vårddokumentation korrelerar inte med att vi

uppmuntrar till sammanfattande dokumentation vid arbetspassets slut.

Anna-Kerstin reviderar dokumentet i Centuri.

 Genomgång av uppdraget, se konferensen. Uppdraget betyder också att alla ärenden som rör uppdraget ska gå genom

vårddokumentationsgruppen. Marit stämmer av uppdraget med Eva Nilsson.

 Journaltabeller och arbetet framåt. Katarina visade hennes och Elins arbete med två journaltabeller: För in- och utfarter och för

observation/övervakning. Förslaget kommer att ligga ute i vår

konferens och frågan tas upp under nästa möte. Förslag på instruktionen för projektledare/införandegrupper (om inte Maria behöver ändra instruktionen på grund av tekniska orsaker): ”dessa två tabeller finns för slutenvård. De är standard. På patientnivå finns sedan möjlighet att välja andra tillval som finns i en lista. Den listan kan kompletteras om

verksamheterna har behov av detta. Kompletteringar går genom vårddokumentationsgruppen.”

George och Annica tittar på hur en journaltabell ska se ut i öppenvård.

Maria har skickat underlag till dem.

 Frasminne: Annelie har gjort en lista på frasminne för ord som skrivs ut via kortkommando. Hon lägger ut den i konferensen som förslag och listan med frasminnen fastställs under nästa möte. Förslag på instruktionen till projektledare/införandegrupper: ”denna lista

innehåller frasminnen för ord som är reserverade, och som ska gälla i hela hälso- och sjukvården. Det ska inte finnas andra frasminnen för de ord som finns med på listan. Verksamheterna kan önska fler frasminnen för

(11)

ord. Den gemensamma listan kan då komma att utökas.¹ Det kan också förekomma frasminnen för ord, som bara gäller för en klinik. Till detta kan verksamheterna önska frasminnen för meningar/stycken, som används ofta. Dessa kommer att gälla per klinik.”

 Egenvård: Anna-Kerstin är med i en arbetsgrupp som arbetar med att implementera hantering av frågan om egenvård i JLL (enligt SOSFS 2009:6, egenvårdsföreskriften). Frågan är högaktuell på BUM, som använder egenvårdplaner som nu skannas in. Ska vi ha vårdplaner för detta? Hur gör andra COSMIC-landsting? Annelie kollar med en kontakt i Uppsala, och skickar upplysningar till Anna Kerstin, som håller i frågan, och undersöker vidare.

 Journalmallar – instruktion till projektledare? Marit lägger ett förslag på formulering och stämmer av den med Maria till nästa gång.

 Övriga frågor från agendan hänskjuts till kommande möten.

Minnesanteckningar COSMIC

vårddokumentationsgrupp 141015

Närvarande: Maria Öhlund, Anna-Karin Andersson, Katarina Ljungbåge, Marianne Nilsson, George Gharibe, Elin Vykander, Monica Berg, Mattias Schindele, Marit Nääs (del av tid), antecknade.

Genomgång av uppdraget som reviderades, se konferensen.

Vips-modellen för omvårdnadsdokumentation: Uppdelning av information som den presenterats i VAS kommer att hållas mer sammanhållande i COSMIC. Frågan om Vips eller inte bedöms inte vara stor eller prioriterad inför breddinförandet.

Journalmallar: projektledare för verksamheterna kommer att med utgångspunkt i JLL-övergripande mallar få värdera vilka de vill ha i respektive verksamhet/klinik. Instruktionen kommer att vara att de ska utgå från den mall som innehåller flest sökord som olika grupper vill ha, och lägga till och ta bort sökord från den mallen. Ska Diagnos ICD vara obligatoriskt sökord? Det skulle underlätta hanteringen av journalen så att den blir komplett. Ska (om kurator använder den mallen) kuratorn då

1 Detta har vi inte diskuterat under mötet – kommentar (som också är en fråga) från Marit

(12)

använda KVÅ-kod samtal? Vi behöver följa upp denna fråga till förslag till beslut.

Epikrismall: en gemensam mall (ej att förväxla med gemensamma

dokument) kommer att bli mer lätthanterlig om den innehåller sökord som är dynamiska (+ före sökordet som expanderar när man klickar på det och t ex yrkesspecifika sökord kommer fram). Vi arbetar utifrån den lösningen.

Riktlinjer Vårddokumentation i COSMIC inför breddinförandet inklusive bilaga A, kommer att revideras och formuleras klarare efter detta möte.

Marit har också presenterat det för styrgruppen, med information om att sjuksköterskans sätt att dokumentera påverkas mest vid övergången till COSMIC, att journaltabeller kommer att användas för numeriska värden (inklusive att dessa inte kan föras in av medicinsk sekreterare) samt att inriktningen är att ha en gemensam epikrismall (som start på en mer enhetlig vårddokumentation).

Angående att föra in t ex blodtryck i journaltabell i primärvården: kommer det att bli ett problem? Vi fortsätter på det spåret, och har målsättningen att det kommer att fungera.

Till nästa gång:

 Maria mailar en aktuell lista på de journalmallar och journaltabeller som finns i COSMIC att utgå från för verksamheterna.

 Elin och Katarina ser över journaltabeller och enas om förslag på hur journaltabellerna ska se ut.

 Marit kommer med förslag på hur en gemensam epikrismall kan se ut.

 Anna-Karin och Marianne ser över risk- och konsekvensanalysen och kommer med förslag på kompletteringar.

 Mattias presenterar rutinerna för varning och smitta

Nästa möte: onsdagen 22 oktober 13-15 i grupprum 1 vid hörsalen (obs! byte av lokal)

(13)

13(17)

44175-1

Primärvårdsstaben Anna Sjövall

MINNESANTECKNING

Minnesanteckningar Cosmic Journalgrupp 2014 2018-04-23

Original lagras och godkänns elektroniskt. Utskrifter gäller endast efter verifiering mot systemet att utgåvan fortfarande är giltig.

Minnesanteckningar Vårddokumentationsgruppen 2014-09-24

Deltagare: Maria Öhlund Elisabet Näslin

Anna-Kerstin Lejonklou till kl 10.00 Mattias Schindele från 10.00 Monica Berg

Elin Vykander Gunilla Magnusson

Genomgång av riktlinjer vårddokumentation och fraser.

Vårddokumentation :

o Justeringar diskuterade i mindre grupp, Anna-Kerstin tog med sig synpunkter + att det finns synpunkter i mejlkonferensen.

Fraser

o Sedan tidi finns en idé om att acceptera förkortning som finns i SAOL utan att skriva ut dem (såsom ”t ex”, ”m fl”).

o Därtill tycker vi att etablerade medicinska förkortningar skall accepteras (såsom uttryck för organisation (”JLL”, ”IVA”, ”c-op”), analyser (”ekg”, ”CT”, ”CRP”), och diagnoser (”ALS”, ”MS”, ”ARDS”).

o Vi rekommenderar att fokus läggs på att skapa smarta längre fraser som kan användas som standardtexter i brev, remissvar, kallelser etc.

Behandlingsstrategi och brytpunktssamtal - vem dokumenterar?

o Beslut: Läkaruppgift att dokumentera detta Vårdplaner

Videolänk med Jönköping där goda exempel förevisades på både SVP och GVP

Inget stöd finns för att skapa standardiserade op-berättelser i nuläget inom Cosmic. Det pratas om standardformulär som ett utvecklingsområde.

(14)

14(17)

44175-1

MINNESANTECKNING

Vi diskuterade vilka vårdplaner som ska vara prioriterade inför starten utifrån sammanställningen som Anna-Karin har gjort.

Följande anses som prioriterade:

- Vårdprevention

- samordnad vårdplanering - hud

- andning - smärta

Önskar kopior på underlagen från Jönköping på dessa (om de har)

Tankar om övergripande struktur på beslutsordning:

 Nina F S tar beslut om övergripande riktlinjer för vårdplaner, vårddokumentationssätt etc

 VårdDok-gruppen beslutar i de enskilda vårdplanerna, journaltabellerna etc

 Verksamheten kommer med underlag, förslag och önskemål

1. Kunskapsunderlag (Jönköpings mall) skapas av antingen specifik enhet eller motsvarande

2. Lämnas till granskning av Vårddokumentationsgruppen, kan ev återlämnas för omarbetning

3. Godkännande av Vårddokumentationsgruppen (om det delegeras till denna grupp)

4. Kunskapsunderlaget lämnas för konfigurering 5. Testas i testmiljö

6. Färdig vårdplan till drift

Ansvarsfördelningen måste vara tydlig.

Minnesanteckningar COSMIC

vårddokumentationsgrupp 140827

Gruppen gav synpunkter på COSMIC vårdprocess som Marit sammanfattat i en reviderad bild av processen (se bilaga).

(15)

15(17)

44175-1

MINNESANTECKNING

Hur arbetsprocesser påverkas av övergången till COSMIC sammanfattades i olika grupper under mötet (sist i dessa anteckningar).

Möjligheter med COSMIC, att ta vara på, sammanfattades kort i olika grupper under mötet (sist i dessa anteckningar).

Risker med att övergå till COSMIC gällande vårddokumentation dokumenterades i olika grupper under mötet, och sammanfattades av Marit i ett utkast till risk- och konsekvensanalys (se bilaga).

Marit gör ett utkast till riktlinjer vad gäller vårddokumentation inför breddinförandet, se kommande bilaga.

Övriga synpunkter och frågor sammanfattas sist i detta dokument.

Inför möten i framtiden: Fika finns att köpa i cafeteria hus 2/3. Kaffepulver och tepåsar finns (rest från dagens möte), liksom hetvatten men deltagare behöver då ta med egen mugg

Mattias berättade om mötet han deltagit i, i Norra Regionen angående

vårddokumentation. Området är prioriterat och koppat till strävan efter attraktivare arbetsplats av landstingsdirektörerna. Inriktningen är gemensamma mallar för dokumentation med så lite fritext som möjligt (fasta värden), och att onödig, dubbel- och krånglig dokumentation ska undvikas. Mattias kommer att rapportera löpande till COSMIC vårddokumentationsgrupp angående arbetet i Norra regionen.

Landstingen har olika system men samarbete kring innehåll i vårddokumentation kommer att kunna ske.

Anna-Kerstin kommer att skicka ut inbjudan om föreläsning Carina Zetterberg (Socialstyrelsen) i hörsalen 19 september kl 13-16 (se separat inbjudan i konferensen).

Gunilla kom med synpunkten att om alla Centrum har en mapp för lokala COSMIC- rutiner är det möjligt för de olika enheterna att få draghjälp av varandra. Det är dock viktigt att rutiner hålls samman centralt så långt som möjligt. Marit för detta med lokala mappar för COSMIC vidare till Solveig Nesterud.

(16)

16(17)

44175-1

MINNESANTECKNING

1.1.1 COSMIC – påverkan på arbetsprocesser

Övergång till COSMIC gör det tydligt att användarna ska hålla sig till att dokumentera inom sitt eget yrkesområde, eftersom allas anteckningar ses i Vårdenhetens anteckningar i kronologisk ordning.

Den yrkesgrupp som får den största förändringarna är sjuksköterska i sluten vård.

Det är möjligt att skicka information i journaltabeller med mätvärden – skriva ut vid behov och skicka med patienten vid förflyttning till annat sjukhus. Samlat och lättöverskådligt.

Epikriser som ska skickas externt – t ex till kommunen, medicin direkt, andra sjukhus måste skrivas ut på papper.

Kompetens finns i JLL att använda vårdplaner. Den ska tas tillvara. Jönköping har mallar – kan de kopieras? Det är viktigt att starta med vårdplaner - visar

användarna på möjligheter till effektivare dokumentation i COSMIC.

1.1.2 Kvarstående frågor (oprioriterad ordning)

 Beaktar gruppen primärvårdens behov/risker (dsk dokumentera i omvårdnadsmall?)

 Hur påverkar användande av vårdplan dokumentation i vårdenhetens anteckningar (respektive yrkesrolls dokumentation i journalmall)?

 Ersätter NOVA behovet av att dokumentera ”kom ihåg”?

 Hur kan behandlingsserier dokumenteras i COSMIC?

 Är det möjligt att den som tar ett värde som ska föras in i journaltabell också kan föra in, och signera dem? I nästa version kommer inte

läkarsekreterare att kunna signera värden i journaltabell. Vad får detta för betydelse för hur läkare dikterar sin journalanteckning?

 Hur många journaltabeller ska vi ha i JLL?

 Uthopp från journaltabeller först eller sist?

 NOVA – en journaltabell för hela JLL eller en per enhet?

(17)

17(17)

44175-1

MINNESANTECKNING

 När ska händelser dokumenteras?

 Vad ska dokumenteras?

 Hur / vem hanterar uppdatering av blanketter i Crystal Report?

 Är ekonomisystemet kopplat till receptförnyelse?

1.1.3 Övriga frågor

Var syns skickeprover?

Var ser man skickade remisser?

PK och lokala anlyser?

Risker med uppdelade labflikar – hantering av det?

1.1.4 Synpunkter arbetsmiljö

 Läkemedelsanvisningar och hjälpmedelskort måste skrivas på papper – vilket tar mer tid…

 Sjuksköterskorna får ändra sitt sätt att dokumentera – får mindre att dokumentera. Behövs särskilda insatser?

 Problem finns i nuvarande konfiguration:

o Brev kan endast skrivas i COSMIC om de är kort – Mallen är för liten.

Sekreterare behöver skriva i Word på papper som sedan scannas o Enhet är inte förvald – användaren behöver klicka extra