2016-10-03 Ver 3.2 FG RPVA
Vårdkontakt- och efterregistrering (Kassa) i Cosmic
VÅRDKONTAKT- OCH EFTERREGISTRERING (KASSA) I COSMIC
... 1
1 ADMINISTRERA KASSAN ... 2
1.1.1 Öppna kassan... 2
1.1.2 Stänga kassan (kassaavstämning och avslut) ... 2
1.1.3 Kontrollera avstämning innan kassan stängs för dagen: ... 3
1.1.4 Kassaperioder – ingående kvitton ... 4
2 KASSABILDEN ... 4
2.1.1 Vårdmottagarens besök ... 6
2.1.2 Kvittolistan ... 6
2.1.3 Information om kassan ... 7
2.2 REGISTRERING AV PATIENT ... 7
2.2.1 Medlemskap för patient ... 7
2.2.1.1 Asylsökande ... 9
2.2.1.2 Skyddad identitet ... 9
2.3 BETALREGISTRERING ... 9
2.3.1 Patientavgift ... 9
2.3.2 Frikort ... 10
2.3.3 Varor... 10
2.3.4 Betalningssätt ... 11
2.3.4.1 Kontant/Frikort ... 11
2.3.4.2 Faktura ... 12
2.3.5 Besökskostnad ... 13
2.4 MAKULERING ... 13
2.5 REGISTRERA UTEBLIVEN KONTAKT ... 15
3 REGISTRERINGSÖVERSIKTEN ... 16
1 Administrera kassan
1.1.1 Öppna kassan
Öppna Meny-Registrera vård-Vårdkontakt och efterregistrering
Markera vald kassa och klicka på knappen Öppna kassa.
Man får upp en ruta där man kan välja Växelkassa. Denna funktion ska inte användas. Ange växelkassan till 0 kr och klicka på Ok.
Kassan öppnar sig och registreringar kan göras.
1.1.2 Stänga kassan (kassaavstämning och avslut)
Att stänga kassan innebär att man får en sammanställning av de registreringar som är gjorda sedan förra stängningen, en kassaperiod. Kassan nollställs och man kan börja registrera på en ny kassaperiod. Kassan ska stängas varje dag efter att sista registreringen är gjord. Kassastängning kan man göra när man är inloggad i kassan. Klicka på stängningsknappen längst ner eller klicka på X uppe till höger, på samma sätt som när man loggar ut.
Välj ”Logga ut och stäng kassan” i popup-menyn.
I popup-menyn ska det vara i bockat för utskrift av avstämningskvitto.
Välj OK och kvittot skrivs ut.
På kvittot finns uppgifter om kassa och kassaställe. Här finns också öppningstid och stängningstid.
Längst ner på kvittot står Summa.
Kontanter: Summa kontanter man ska ha i kassan sedan växelkassan dragits ifrån. Makuleringar är frånräknade. Kontanter registreras enbart av två kassor i landstinget, särskild instruktion finns för dessa.
Betal-kredit: Summan för betal/kreditkort.
Fakturor: Summan för antalet fakturor, makuleringar är frånräknade.
Stängningskvittot skrivs under och lämnas tillsammans med övriga uppgifter som redovisning till Redovisningsstöd, Kundtjänst ekonomi.
För information angående rutiner för kassaavstämningar se dokumentet Checklista – Cosmic kassaverksamhet som finns på webben:
http://intern.ltkronoberg.se/upload/Dokument/Informationsteknik/Checklista%
20kassan%20Cosmic%20ver%202%20101214.pdf
1.1.3 Kontrollera avstämning innan kassan stängs för dagen:
Öppna Meny-Registrera vård-Kassaperioder
Välj datum från dagen innan och till dagens datum.
Markera den kassan som ska kontrolleras. Till höger visas de kassaperioder som finns inom det framsökta tidsintervallet.
Markera den avstämning som ska kontrolleras.
Högerklicka och välj skriv ut kopia på avstämningskvitto. Nu är ett avstämningskvitto utskrivet utan att kassan har stängts.
1.1.4 Kassaperioder – ingående kvitton
Man kan se alla registreringar gjorda under en kassaperiod i funktionen Kassaperioder. Den finns under Registrera vård/Kassaperioder.
Välj tidsperiod och markera vilken kassa som ska visas.
Markera och högerklicka.
Välj Visa kvitton. Då visas en lista med de registreringar som är gjorda under kassaperioden. Denna går att skriva ut.
Kopia på avstämningskvittot kan skriva ut härifrån.
2 Kassabilden
Till vänster finns en lista över dagens bokade patienter.
Välj datum (förvalt dagen datum) och vårdande enhet eller alla i urval.
Kontakterna sorteras efter status i följande ordning uppifrån: Bokad, pågående, makulerad och utebliven. Sortering görs vid uppdatering. Det går att manuellt sortera alla kolumnerna genom att klicka på tabellhuvudet.
Kolumnen längst till vänster kan innehålla två olika symboler.
”En liten hög med pengar” markerar att kontakten är betalregistrerad.
Bokstaven ”i” i en ring markerar att här finns information till kassapersonalen.
Sätter man muspekaren över symbolen kan man läsa informationen. Den kommer även upp när man registrerar.
Efter registreringen kan man läsa informationen om man klickar över patienten till högersidan igen och symbolen finns då uppe i högra hörnet av kassabilden.
Färgen på raden till vänster anger kontaktens status:
Grönt anger status bokad
Orange anger status anlänt
Rosa anger status pågående (status sätts i besökslistan eller akutliggaren)
Vit anger status utförd (status sätts i besökslistan eller akutliggaren)
Grå anger att kontakten är makulerad
Lila anger att kontakten är registrerad som utebliven
2.1.1 Vårdmottagarens besök
Under fliken Vårdmottagarens besök till vänster i kassabilden visas en patients kontakter på den enhet man söker fram (enheter som finns i urvalet).
Längst ner i kassabilden finns en bockruta för att ange att kvitto skrivs ut.
Förval är satt för att utskrift ska ske.
2.1.2 Kvittolistan
Under fliken Kvittolista till vänster i kassabilden visas en patients alla kontakter i Regionen det senaste året. Man kan alltså se om patienten har betalat så mycket att han/hon är berättigad till frikort.
Finns det belopp i kolumnen Avg reducering är dessa registrerade under en period när patienten har frikort.
2.1.3 Information om kassan
Längst upp till höger i kassabilden finns en symbol med ett litet hus. Klickar man på den får man fram information om kassan.
Man kan här enkelt se hur mycket kontanter man ska ha i kassan.
2.2 Registrering av patient
En bokad patient flyttas över till höger sida för registrering genom att man dubbelklickar på patienten. De uppgifter som finns i bokningsunderlaget förs över som förvalt för registrering. Markören finns vid första fält där uppgifter måste registreras. För det mesta är det Legitimationssätt och fältet är
blåmarkerat.
Det finns en bockruta för att välja om betalregistrering ska göras.
2.2.1 Medlemskap för patient
I kassabilden får alla patienter som är folkbokförda i Kronobergs län och alla utomlänspatienter automatiskt uppgift om medlemskap i listboxen Kund. Den vårdande enheten styr så att rätt kundavtal visas.
Kundavtalen innehåller de patientavgifter som är aktuella för patientens medlemskap.
För patienter som inte har uppgift om län i patientuppgifterna måste man gå in i patientkortet och lägga till Medlemskap. Detta görs i fliken Medlemskap.
För patienter som saknar svenskt personnummer måste man först ta ut ett reservnummer innan de kan registreras i Cosmic, välj därefter rätt medlemskap
Utländska patienter ska ha medlemskap utland (turist)
Utlandssvenskar ska ha medlemskap utvandrad. (svenskt personnummer, folkbokförd i ett annat land)
För asylsökande skrivs in LMA-kort under fliken Frikort och välj medlemskap asyl.
Patienter som vistas i Sverige utan tillstånd ska ha medlemskap tillståndslös
Välj Ändra, skriv aktuellt medlemskap på raden namn och klicka på sök.
Markera aktuellt medlemskap under sökresultat och klicka över till rutan för valda enheter, välj ok och spara.
2.2.1.1 Asylsökande
Lägg in uppgifter om LMA-kortet i patientuppgifterna under fliken frikort.
Välj medlemskap Asyl
Medlemskapet styr att rätt kundavtal visas. Kundavtalet för asylsökande innehåller särskilda patientavgifter för asylsökande.
2.2.1.2 Skyddad identitet
Patienter med skyddad identitet har inga uppgifter om adress, län, kommun, och församling i Cosmic. Man ska inte lägga in något län i patientuppgifterna.
Patienterna kommer att registreras som Kronobergs patienter.
Man kan skicka faktura till patienter med skyddad identitet. Fakturan
adresseras till en särskild person i Landstinget som skickar fakturan vidare till Skatteverkets förmedlingstjänst.
2.3 Betalregistrering
2.3.1 Patientavgift Välj Patientavgift för besöket.
Regler för patientavgifter finns i dokument på webben:
http://intern.ltkronoberg.se/hem/Om-
landstinget/Arbomr/Ekonomi/Tillampning-av-taxor-och-avgifter/
Regler för utländska patienter:
http://intern.ltkronoberg.se/hem/HoS/HoS-personal/Vard-av-personer-fran- andra-lander/
2.3.2 Frikort
Frikort registreras genom att klicka på knappen Frikort och sedan klicka på
”Lägg till”. Fyll i alla uppgifter och klicka på OK.
Frikorten blir giltiga direkt efter att de är registrerade.
Det finns enbart en avgiftsreducering att välja på och det är Upp till Frikort.
Funktionen för att beräkna Upp till frikort öppnas när man väljer Upp till Frikort. Fyll i tidigare inbetalat belopp och klicka på OK så ser man hur mycket patienten ska betala för det aktuella besöket.
2.3.3 Varor
Köp av varor kan registreras tillsammans med en besöksregistrering.
Ska man registrera enbart ett varuköp utan en besöksregistrering måste man ändå ange en vårdkontakt. Man använder då:
Kontakttyp, 12. Administrativ kontakt
Vårdtjänst, Varor, intyg, vaccin, åtgärder mm
Patientavgift, 60. Ej vårdkontakt 0 kr Vårdval Kronoberg-primärvård
Kontakttyp, 37 Mottagningsbesök utanför grunduppdrag enskilt, användes vid ej sjukvård
Vid raden för Varor klickar man på ”Ändra” så visas en ruta där man kan välja varor från olika varugrupper. Det går att för en vara t ex kopior ange ett antal som man vill ta betalt för.
På vissa varor kan man ändra priset. Det finns ingen markering på en sådan vara men det går det att göra en förändring i fältet för Pris.
2.3.4 Betalningssätt
2.3.4.1 Kontant/Frikort
Ska patienten inte betala någon avgift används betalsättet Kontant/Frikort.
2.3.4.2 Faktura
Faktura skickas från ekonomisystemet med postens e-brev.
När man väljer betalningssätt faktura måste man kontrollera med
patienten till vilken adress fakturan ska skickas. Adresserna lägger man upp i patientkortet. Reglerna i Cosmic är att om det finns en Fakturaadress
skickas fakturan dit. Finns ingen sådan kollar systemet om det finns en God man/Förvaltare. Finns ingen sådan kollas om det finns Särskild postadress och finns ingen sådan hämtas Folkbokföringsadressen. Till vistelseadressen kan inte fakturor skickas.
OBS! Finns en gammal fakturaadress som inte längre gäller måste den tas bort.
Har man tagit ut ett reservnummer på en patient och adressen har blivit ofullständig går det alltid att lägga in en faktura adress i efterhand så att fakturan till patienten kommer rätt.
Adresser till utlandet skrivs med postnummer fem nollor och det riktiga postnumret för adressen skriv in först i fältet för ort.
Välj land från listan i fältet land.
När någon annan än patienten betalar för t ex intyg måste dessa fakturor skrivas manuellt utanför systemet. Det finns ingen funktionen för detta i Cosmic ännu.
Fakturaunderlag skickas till Redovisningsstöd, Kundtjänst ekonomi, se länk nedan
http://intern.ltkronoberg.se/hem/HoS/HoS-personal/Blankettarkivet/
2.3.5 Besökskostnad
För utomlänspatienter och utländska patienter måste man ange en besökskostnad. Det är den kostnad som ett annat landsting eller
Försäkringskassan ersätter Region Kronoberg för dessa patienter. Patienten betalar alltså inte den avgiften.
Välj den avgift som stämmer med typen av besök.
Har patienten betalat hela vårdavgiften ska besökskostnaden vara ”13 Patienten betalar hela vårdavgiften”.
2.4 Makulering
Makulering sker enklast genom att man högerklickar i tidbokslistan i kassabilden och väljer ångra.
Dialogruta kommer upp där man anger vad man vill makulera.
Väljer man Betaldel. Då ångras enbart betalningen. Symbolen för betalning försvinner från tidboksdelen till vänster men status är kvar som anlänt (orange). Dubbelklicka över kontakten och gör om betalregistreringen.
Väljer man Återgå till bokningsdata makuleras både betalningen och kontaktregistreringen (status återgår till bokad, grön) och man kan göra om registreringen från början i kassan. Har man råkat registrera fel patient från listan är det här makuleringssättet man använder.
Väljer man Kontakt kommer även bokningsunderlaget att makuleras och kontakten försvinner från tidboken.
I den bild som kommer upp skriver man in anledningen till att man makulerat och användar-id och klickar på Ok
Vid makulering skrivs ett makuleringskvitto ut. Det ska skrivas på av patienten om pengar lämnas tillbaka. Får inte patienten pengar tillbaka ska den som makulerar skriva på makuleringskvittot. Makuleringskvittot lämnas med redovisningen.
Makulering av faktura bör ske samma dag som den registrerats. Gör man det senare måste patienten informeras om att den första fakturan inte ska betalas.
Makuleringen skapar en kreditfaktura som går till ekonomisystemet som på så sätt vet att den första fakturan inte ska betalas. Gör man en ny registrering kommer det att komma en ny faktura till patienten.
2.5 Registrera utebliven kontakt
Markera kontakten i tidbokslistan till vänster i kassa och högerklicka.
Välj Utebliven
Välj patientavgift för besöket. Det finns särskilda avgifter för uteblivna/för sent avbokade besök. För barn som normalt inte betalar för besök ska i det fall de uteblir registreras med patientavgift. Frikort gäller inte för uteblivna besök, funktion för det finns i Cosmic.
Kontakter med status uteblivet visas med lila färg.
3 Registreringsöversikten
Registreringsöversikten öppnas från Meny-Registrera vård. Här visas alla registrerade kontakter i både öppen och sluten vård. Öppenvård under fliken Vårdkontakter och slutenvård under fliken Vårdtillfällen.
Väljer man att söka på en patient kan man söka ett år.
Sökning på Alla vårdmottagare kan bara göras på en månad i taget.
Man kan bocka i Visa hierarki och markera en kontakt för att se historiska uppgifter kring registreringar i den nedre delen av bilden. Det går att se historik för både kontakten och vårdåtgärden (vårdtjänsten).
