Mötesanteckningar: Persondatabas fas 3, Styrgruppsmöte 4
Närvarande Jan-Martin Löwendahl, CIO Göran Svensson, IT-ansvarig (K) Helle Sörensen, administrativ chef (F) Anna Jensen, Sigma nBiT AB
Glenn Palstam, Sigma nBiT AB
Ej närvarande Inge Svensson, personaladministrationschef (CA) Börje Sennung, IT-chef (M) (projektchef)
Kopia för
kännedom till Thomas Bjerkhede, Sigma nBiT AB Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nBiT AB
Datum 2002-04-22 Mötesdatum 2002-04-18
Tid 09.00 – 11.00
Plats Kugghjulet, CA plan 1
Nästa möte 2002-05-06 klockan 9.00-11.00
Agenda:
1 Lägesrapportering ... 2
1.1 INFORMATIONS- OCH UTBILDNINGSPLAN... 4
1.2 EKONOMI OCH TIDSPLAN... 5
1.3 TILLÄGGSBESTÄLLNING, KONTOHANTERINGSPROCESSEN... 5
Revisionsinformation
Utgåva Datum Kommentar
1.0 2002-03-18 Skapat av Anna Jensen
1 Lägesrapportering
Glenn visade en bild över driftsättningens status per vecka 15. PDB går i produktion i nästa vecka, dvs. vecka 17.
Status per anpassning:
Ladok
o Där läser PDB data, det är testat och det fungerar. GU-Ladok är också med, och vi får data från dem med ungefär samma frekvens. Det som inte är intressant just nu är adress från GU-studenterna, för deras adress ska inte hanteras i PDB.
PDBreg
o Det fungerar, Helle och Karin satt och testade en hel förmiddag. I stort fungerade det bra, bara några småsaker att förbättra som Jens har åtgärdat.
PDBadmin
o Har också testats av Helle och Karin, fungerade också bra i stort sett.
CDKS
o Christer Bernérus är inte klar med anpassningarna i CDKS. Det är troligt att CDKS inte är färdigt till driftsättningen vilket innebär att vi blir tvungna att koppla CDKS till PDB en vecka senare (V18) än planerat (V17).
Trax
o PDB är klart för att ta emot en fil från Trax, men anpassningen i Trax är inte påbörjad. Numera finns en utsedd systemägare för Trax (Ulf Redsäter) och
förhoppningen är att anpassningen i Trax kan göras under sommaren för att vara klar inför höstens terminstart. Börje sköter kontakten med Ulf samt Consilium som är tänkta att göra anpassningen i Trax.
SLÖR/PIR
o PDB ska skicka email till PIR (löneadministratörerna). Utvecklingen i PDB är klar till 95%, det som ännu fattas är det script som sänder emailet. Troligen klart under V17.
CTS
o Samma sak som med PIR, det är samma script som fattas.
KA
o Jens håller på med detta just nu, men han skulle vilja göra det så bra som möjligt för KA, och skulle vilja lägga mer arbete på detta. Han vill byta ut en del Ladok-
läsningar i KA och läsa från PDB istället, vilket skulle förenkla i KA och förbättra performance. Han undrar hur styrgruppen ställer sig till det?
o J-M säger att om det ryms i budgeten så känns det rimligt. Det beror som sagt på kostnaden.
Resax
o Själva anpassningen är klar, men jag tror inte att Jens har testat och skickat någon fil till Pia Grankvist än.
WebKat
o Göran Stiegler jobbar på detta, och förhoppningsvis blir han klar till slutet av nästa vecka.
o Innan vi lägger ut WebKat till allmän användning vill vi också se att informationen i PDB håller tillräcklig god kvalitet.
o J-M påpekar att det borde finnas möjlighet att skicka ett mail från WebKat där användaren själv kan tala om vilka av hans/hennes uppgifter som eventuellt är fel.
o WebKat är i dagsläget en intern version (intranät) där man kan se både anställda och studenter. Senare kommer en extern version där man bara kan se anställda. J-M säger att det är viktigt att det båda finns.
Driftdokumentationen
o Denna är nästan klar, helt klar vecka 17.
Systemdokumentationen
o Under utveckling, klar vecka 18.
Användarinstruktionerna
o Är under framarbetning, de skall vara klara tills utbildningen börjar på tisdag nästa vecka, då de skall delas ut.
Diskussion:
o J-M: det vore bra med en lista på statusen på anpassningarna, där framför allt riskerna och problemen finns med. Dvs lite text till bilden, kanske som bilaga.
Vad behöver göras för att anpassningen skall vara ”godkänd” i bilden?
Glenn berättar att kontrollen/testen med hjälp av sekreterarna sker i tre steg;
1) En PDBreg-användare kompletterar personuppgifter för sin institution.
2) En PDBreg-användare per sektion kompletterar sin respektive institution.
3) Samtliga PDBreg-användare kompletterar sin respektive institution/sektion.
Mellan dessa tre steg rättas eventuella uppdagade fel/brister.
o Göran undrar om det finns en tidsplan för detta? Glenn svarar att det inte finns någon nedskriven tidsplan. J-M anser att vi bör ha en sådan.
Glenn berättar att sekreterarna behöver börja med att göra en del jobb i PDB genom att se över sina anställda i PDB, eftersom de roller som finns i PIR - och därmed i PDB – inte är alla roller. Sekreterarna behöver se över och notera de roller som finns på de anställda på deras sektion/institution, som inte finns i PDB.
o J-M påpekar att Karin har nog de flesta roller i Clickview, så det vore nog bra att försöka göra en batchmatchning där först. Alla ledningsfunktioner, t ex dekan, prefekt etc. finns i alla fall i Clickview.
Det andra som sekreterarna måste göra är att kolla igenom rumsnummer och anknytning.
J-M kommenterar att han tycker att projektet skall sitta ner tillsammans med Henrietta och honom och diskutera igenom detta ordentligt.
o Göran: jag har fått en lång lista på kontonamn och epostadresser som jag skall kolla igenom, betyder det att jag måste göra det innan nästa vecka? Det tar kanske en vecka för mig att fixa detta. Är det meningsfullt att ni får 40 då och 40 då? Glenn svarar att han tror inte det, det är bättre att få allt på en gång. Det är önskvärt att uppgifter kommer in så snart som möjligt för att kunna driftsätta WebKat, men inte nödvändigt för att kunna driftsätta PDB.
1.1 Informations- och utbildningsplan
Glenn berättar att informationsplanen är i stort sett klar, förutom att vi skall annonsera när vi är igång med PDB.
Utbildningen kör igång nästa vecka (17) och fortgår under vecka 18 också. Totalt finns det 16 utbildningspass att välja mellan, och varje pass är två timmar långt.
Diskussion:
o Göran: Angående de båda mailen som gått ut, så var chefsmailet för krångligt, och
”trist” för att cheferna skall läsa det. Min dekanus läste bara de första sju raderna…
1.2 Ekonomi och tidsplan
Glenn berättar att det är gungor och karuseller fortfarande i tidsplanen och ekonomin.
Summan av dessa gungor och karuseller är att det finns en marginal på 100 timmar just nu.
Diskussion:
o Göran påpekar att det verkar som om det blir förseningar så fort Chalmersfolk skall göra något i projektet. Detta är ju ett tydligt ledarskapsproblem!
Glenn kommenterar att en annan orsak till detta kan vara organisationen inom IT-
verksamheten på Chalmers, det finns flera beställare och man gör jobb på så många olika ställen.
o J-M vill använda Glenns prognos för totalsumman i PDB-projektet vid diskussionen om kostnaden för kontohanteringsprocessen. Om det finns marginal och blir ett överskott i PDB, så kan detta överskott användas i kontohanteringsprocessen.
1.3 Tilläggsbeställning, Kontohanteringsprocessen
J-M presenterar övergripande idén med projektet rörande kontohanteringsprocessen, och visade utdrag ur PDFen.
Kommentarer på PDFen:
o Göran kommenterar att det är en risk att ha med Chalmersresurser i utvecklingsdelen i projektet, eftersom det är ett kritiskt projekt med stor tidspress och det kan vara svårt att säkerställa att Chalmersresurserna kan lägga den tid som krävs i projektet.
o Helle undrar hur det kommer sig att Inge är ansvarig för denna processen? J-M svarar att det är för att det har med persondata att göra, och det finns en klar koppling till PDB.
o Göran undrar om vi har råd med detta projekt, och dessutom undrar han om Chalmers klarar av det. Det är ett kritiskt projekt och det är mycket ont om tid!
o J-M säger att om vi inte gör något alls så har vi ju i princip gett upp.
o Helle undrar vad som händer om vi inte blir klara i tid, vad har vi istället då? J-M svarar att det kommer att finnas en kartlagd process, och några verktyg som går att använda. Men det är implementeringen som är det viktiga, om inte det fungerar så blir det ju stopp detta år.
o Göran föreslår att vi delar upp det så att vi har en tydlig beslutspunkt (BP6) vid leverans av processkartan, och då beslutar om vi går vidare, och framför allt hur. Man kan säga att projektet delas upp i två etapper.
o Vi vill alltså driva projektet enligt trappstegsmodellen, där varje leverans skall kunna vara användbar i sig.
o Göran: Det känns fel att IT skall ta alla kostnader, vi kanske borde ta en tredjedel etc.
Helle påpekar att om man skall ta in andra finansiärer så har inte de samma kunskaper som IT-folket. Det gäller ju att förstå vad projektet innebär och vad det handlar om.
2 Avslutning
Diskussion:
Glenn påpekar att det är osäkert vad som händer i överlämningen av PDB. Vi har driftsansvarig (Darío), applikationsansvarig (Karin) och systemägare (Inge), men vad händer med programkoden? Vem skall ta hand om den?
o J-M säger att koden hamnar ju i knät på systemägaren, och behövs det göras
förändringar i koden som inte kan tas hand om av driftsansvarig, så får Chalmers ta in konsulthjälp.
Mötet avslutas, och nästa styrgruppsmöte är 2002-05-06 klockan 9.00-11.00. Då är det beslutspunkt 6 och 7 som skall passeras.
Vid protokollet Justeras
Anna Jensen Glenn Palstam
