Business Community Development - ATT UTVECKLA ETT AFFÄRS- COMMUNITY MED LEAN OCH INSLAG AV 7QM

Business Community Development

- ATT UTVECKLA ETT AFFÄRS- COMMUNITY MED LEAN OCH INSLAG AV 7QM

Högskoleingenjör Industriell ekonomi - Affärsingenjör Högskoleingenjör Industriell ekonomi - Logistikingenjör Okay Can Lanno Hama Farad Fatemi Fares Samara

Program: Industriell ekonomi - Affärsingenjör, Logistikingenjör 180 hp Svensk titel: Utveckling av företags community

Engelsk titel: Business Community Development Utgivningsår: 2020

Författare: Farad Fatemi, Fares Samara, Okay Can och Lanno Hama Handledare: Bo Månsson, Magnus Bengtsson, Sara Lorén

Examinator: Sara Lorén

Nyckelord: Företags community, Affärsutvecklingsstöd, Lean i butik, 7QM, Värdeskaparen.

Sammanfattning

I Gamlestaden finns det en stor blandning av småföretagare.Bland företagarna finns det ett stort kunskapsgap om hur man driver ett företag i Sverige och många av entreprenörerna har brist på kunskaper i svenska. Flera av dem har också startat företag som ett alternativ till arbetslöshet, främst där själva affärsidén är sekundär. Syftet med projektet är att genomföra en djupgående behovsanalys, genom uppsökande av dessa företag, för att skapa en tydligare bild och en djupare förståelse för vad som krävs för att näringsidkarna ska se värde i att investera tid och energi i respektive verksamhet.

Syftet med ett community arbete är att inkludera småföretag och enmansföretag i lokal

stadsutveckling genom att se till att deras behov, förhållanden och idéer tas om hand och har en allmän röst.

Drivhuset i Göteborg har gett oss ett par frågor som de vill ha svara på. Dessa frågor kommer att besvaras av de lokala företagen som blir besökta och intervjuas. Som ett verktyg utförs en djupgående behovsanalys som hjälper oss att ställa våra frågor till de företag intervjuas och denna behovsanalys hjälper oss att få en djupare förståelse för företagets verksamhet. Vetenskapliga artiklar och litteratur inom 7QM och lean kommer att användas för att besvara våra frågor i resultaten. Frågorna som besvaras är formade utifrån Drivhuset och de resultaten från våra intervjuer. En gemensam grund bygger på att alla engagerar sig, särskilt i utvecklingen som gäller för gamlestadens näringsidkare men också de enskilda aktiviteter som bedrivs i området. För att skapa en strukturerad plan där

näringsidkarna strävar mot ett support nätverk krävs ett kunskapsberikande "team" av externa aktörer med kunskap om hur man driver företag. Samtidigt är externa aktörer med kunskap inom lean/7QM en nyckelfaktor för att kunna fortsätta med implementeringen av företagsledning och andra viktiga lean-element som anses vara relevanta för utveckling. Ett gemensamt community med kunskap om implementering av lean och 7QM kan vara lösningen för att lokala näringsidkarna ser ett värde i att engagera sig i ett gemensamt arbete. För att möta näringsidkarna outtalade behov är det nödvändigt att utbilda sig om lean filosofi och betona dess betydelse i företagsledningen. En fullständig förståelse för lean-filosofin är avgörande för hur mottagligt värdet av dess implementering är. Därför anses det vara viktigt att betona de outtalade behoven för varje företag, så att näringsidkarna förstår att det finns faktorer som de kan förbättra för att utveckla sin verksamhet.

För att uppnå gemensam lönsamhet bland näringsidkarna i Gamlestan bör du öka ditt deltagande individuellt och bli mer involverad och samarbeta med andra företag. Detta är avgörande för att community projektet ska kunna utveckla verksamheterna individuellt och utveckla Gamlestaden som ett område. Näringsidkarna behöver stöd inom flera områden. En kontinuerlig handledning om hur du ska driva ditt företag smartare kan göras med hjälp av lean och med hjälp av tre viktiga lean-verktyg, 5S, daglig hantering och standardisering. För att kunna driva sin verksamhet måste näringsidkarna veta vad som gäller i form av regler och rättigheter. Därför är juridiskt stöd extremt nödvändigt för entreprenörer eftersom för majoriteten, är att driva ett företag i Sverige något nytt. Samarbete mellan interna och externa aktörer krävs för att verksamheterna och samhällets arbete når sin fulla kapacitet.

Abstract

In Gamlestaden there is a mix of different types of small businesses. Among the traders, there is a large knowledge gap about how to run a company in Sweden and many of the entrepreneurs have a lack of knowledge of the Swedish language. Several of them have also started companies as an alternative to unemployment, primarily where the business idea itself is secondary. The purpose of the project is to carry out an in-depth needs analysis, through outreach activities, to create a clearer picture and a deeper understanding of what is required for traders to see value in investing time and energy in each business. The purpose of such a community is also to include small businesses and sole proprietors in local urban development by ensuring that their needs, conditions, and ideas are taken care of and have a general voice.

On behalf of Drivhuset Göteborg, we have received a couple of questions that we will answer. Those questions will be answered by the local companies that we will visit and interview. As a tool, we carry out an in-depth needs analysis that will help us ask our questions to the companies we are going to visit and this needs analysis helps us to gain a deeper understanding of the company's operations.

Scientific articles and literature covering lean, as well as 7QM, will be used to answer our questions in the results. The questions we have chosen to answer are shaped based on the question from Drivhuset and the results we have received from our interviews. A common ground is based on everyone getting involved, especially in the development that applies to Gamlestadens traders but also the individual activities that are conducted in the area. To create a structured plan where traders strive towards a support network, a knowledge-enriching “team” of external actors with knowledge of how to run businesses is required. At the same time, external players with knowledge in lean/7QM are a key factor in being able to continue with the implementation of business management and other important lean elements that are considered relevant for development. A joint community with knowledge about the implementation of lean and 7QM can be the solution to the local traders seeing a value in getting involved in community work. In order to meet the unspoken needs of traders, it is necessary to educate about lean philosophy and emphasize its meaning in business management. A complete understanding of the lean philosophy is crucial to how receptive the value of its implementation is.

Therefore, it is considered important to emphasize the unspoken needs for each business, so that traders understand that there are factors that they can improve to develop their business.

In order to achieve communal profitability among the traders in Gamlestan, you should individually increase your participation and get more involved and collaborate with other businesses. This is crucial for the community project to be able to positively develop the activities individually and develop Gamelstan as an area. The traders need support in several areas. A continuous tutorial on how to run your business smarter can be done with the help of lean and the use of three crucial tools, 5S, daily management, and standardization. In order to be able to run their business, traders must know what applies in the form of rules and rights. Therefore, legal support is extremely necessary for entrepreneurs because for the majority, running a business in Sweden is something new. Cooperation between internal and external actors is required for the activities and the community work itself to reach its full capacity.

Förord

Först och främst vill vi tacka våra handledare för deras stöd, vägledning och kunskap under arbetsgången.

Vi vill även tacka Vd:n Mariah Ben Salem Dynehäll som trots omständigheterna ställt upp och hjälpt oss med intervjufrågorna samt vägledning och kontinuerligt stöd.

Med vänliga hälsningar.

Okay Can, Lanno Hama, Farad Fatemi, Fares Samara

Innehållsförteckning

1. INLEDNING

1.1 Kartläggning av Göteborgs socioekonomiska områden samt segregation………...8

1.2 Kartläggning av dagens situation i gamlestaden…….……….8

1.3 Drivhusets arbete………..9

1.4 Problemformulering………….……….9

1.5 Syfte………....………….………...…10

1.6 Frågeställning………..………....10

1.7 Avgränsningar………..………...10

2. Teori 2.1 Invandrarbakgrundens påverkan i ett ekonomiskt nätverk……….…………10

2.2 Varför community projekt?...………11

2.3Tidigare Community projekt………..……….11

2.4 Hur påverkar Community arbeten det mikroekonomiska näringslivet?...11

2.5 Lean Management………..12

2.6 Lean i praktiken………...………...12

2.7 Lean i butik………...…..13

2.8Kvalitetsförbättring -och ledningsverktyg (7QM)………..………....14

2.9Användning av kvalitetsförbättring -och ledningsverktyg (7QM)………...………...…...15

2.10 Processkarta…………....………...…...16

2.11 Framgångsexempel av denna typ av arbete med implementering av lean………....…...17

2.12 Framgångsexempel implementering av lean i hemtjänsten………..…....…...17

2.13 Stödpaket för en gemensam lönsamhet bland näringsidkare i gamlestaden…..…....…...18

3. METOD 3.1Kvalitativ studie……...……….………..18

3.2 Fallstudie……….………....19

3.3 Konceptval……….………...19

3.4 Value proposition design……….20

4. RESULTAT………..21

5. ANALYS 5.1 Hur kan småföretagen uppnå ökad gemensam lönsamhet………..24

5.2Vad skulle ett community behöva skapa för värde för näringsidkarna för att de skulle tycka att det är värt att engagera sig?...25

5.3 Vad skulle de vilja få för stöd av ett gemensamt community……….26

5.4 Vilka utmaningar och hinder kan uppstå vid en lean implementering………....26

6. DISKUSSION……….………..….. …27

7. SLUTSATS……….……….…31 REFERENSER

BILAGA 1, INTERVJUFRÅGOR FÖR NÄRINGSIDKARE

1. INLEDNING

Detta avsnitt kommer att inleda med den nuvarande situationen i Gamlestaden och kartlägga Göteborgs socioekonomiska områden samt beskriva Drivhusets arbete. Sedan kommer

Problemformuleringen och syftet till problemet att presenteras samt frågeställningarna och arbetets avgränsningar.

1.1 Kartläggning av Göteborgs socioekonomiska områden samt segregation

Göteborg är en storstad där det finns flera områden och miljöer där levnadsstandarden är bra och det är miljöer som är bra att växa upp och leva i. Samtidigt finns det mindre bra miljöer där

levnadsstandarden är mindre bra samt finns det stora ojämlika skillnader i livsvillkor. Det är ett faktum att den socioekonomiska segregationen i göteborg är påtaglig och allvarlig (Göteborgs Stad, 2017). Från förra jämlikhets rapporten från 2014 har flera områden i Göteborg förvärrats. Skillnaderna är resultatet av ett samhälle som har vuxit fram under en lång tid. På samma sätt måste man vara beredda på att resultaten av de insatser som görs idag kommer att dröja, ibland en hel generation fram i tiden. Vissa områden går åt helt rätt håll. I de områdena ska krävs det mer att göra. I de områdena där man ännu inte lyckats vända trenden behöver man både göra mer och göra bättre (Göteborgs Stad, 2017). För att kunna minska ojämlika skillnaderna måste olika nivåer, aktörer och arenor i samhället samarbeta.

Från ett ekonomiskt perspektiv så är förändringstrycket väldigt starkt inom svensk ekonomi, detta resulterar till att vissa jobb kan försvinna, ändras och även skapas. Detta är något som påverkar arbetsmarknaden stort. Kraven på att människor ska utvecklas och lära nytt under hela sitt arbetsliv ökar därför. Tryggheten på arbetsmarknaden handlar inte bara om anställningstid utan också om kompetens och förmågan att omvandla sin kompetens efter nya krav. Det avgör möjligheten till anställning, goda arbetsvillkor och rörligheten på arbetsmarknaden (Göteborgs Stad, 2017).

Näringslivet har en stor betydelse och spelar en viktig roll mot att motverka och minska segregation.

Exempelvis så kan arbetsgivare ta ett socialt ansvarstagande i form av finansiering och anordna aktiviteter och samlingslokaler (Regeringskansliet, 2018). Flera nystartade företag, speciellt byggföretag, hjälper genom att erbjuda praktikplatser och även anställa personer i området med socioekonomiska utmaningar där företagen är verksamma.

Byggföretag jobbar intensivt med att hålla en dialog med boende i samband med utveckling av bostadsområden. Närvaro av lokala näringsidkare och företag i områden med socioekonomiska utmaningar spelar stor roll för tillgänglighet för olika samhällsservice och områdets attraktivitet.

På lokal nivå kan ett aktivt näringsliv bidra med att skapa levande centrum och därmed ett attraktivare näringsliv (Regeringskansliet, 2018).

1.2 Kartläggning av dagens situation i gamlestan

I Gamlestaden finns en blandning av olika typer av småföretag, men några gemensamma nämnare kan konstateras. Bland näringsidkarna finns ett stort kunskapsglapp kring hur man driver företag i Sverige och många av företagarna har bristande kunskaper i svenska språket. Flera av dem har också startat företag som ett alternativ till arbetslöshet primärt där affärsidén i sig är sekundär.

Det har i sin tur lett till svårigheter att göra verksamheten lönsam och på grund av ett kontinuerligt sökande efter affärsidén har verksamheterna blivit spretiga och otydliga. Det i sin tur gör det svårt att uppnå lönsamhet tillsammans med kunskapsbrist kring företagsekonomi, marknadsföring, sälj och affärsutveckling. Gemensamt för denna målgrupp är också bristen på sammanhang, gemenskap och nätverk, vilket gör att de har svårt att hitta det stöd de behöver för att utvecklas.

1.3 Drivhusets arbete

“Engage in change - because Entrepreneurship is everybody’s business”. Så lyder Drivhusets motto, frågan är bara vad det betyder egentligen?

För att kunna utvecklas som företagare och lösa eventuella utmaningar som kan uppstå på

arbetsplatsen eller i samhället är det viktigt att skapa hållbara värden, oavsett sammanhang. Därför är det viktigt att man engagerar sig oavsett hur stort samhället är för att utföra de ändringar som krävs för att bygga ett bättre, starkare och hållbarare samhälle för företagarna. Drivhusets arbete handlar om att träna, utbilda, coacha och supporta människor med konkreta verktyg så att de kan utveckla och implementera nya ideer som gör skillnad (Drivhuset, 2020).

Med tanke på vår värld utvecklas ständigt och blir allt mer komplex så är det nästan omöjligt att veta hur morgondagen kommer se ut. Kraven på ökad flexibilitet, förmåga att hantera osäkerhet, förmåga att se möjligheter och ett innovationsstödjande ledarskap, kompetenser som ofta beskrivs som entreprenöriella blir större. Entreprenöriella aktiviteter ökar vår motivation, engagemang och känsla av meningsfullhet (Drivhuset, 2020).

Kompetenser och färdigheter kring värdeskapande blir högt prioriterat för att man ska kunna möta stora samhällsutmaningar och hantera de förändringar som sker på arbetsmarknaden och i samhället i stort. Att träna människors entreprenöriella förmågor ses som en huvuduppgift i drivhusets arbete (Drivhuset, 2020).

1.4 Problemformulering

I Gamlestaden finns en blandning av olika typer av små företag. Bland näringsidkarna finns ett stort kunskapsglapp kring hur man driver företag i Sverige och många av företagarna har bristande kunskaper i svenska språket. Flera av dem har också startat företag som ett alternativ till arbetslöshet primärt där affärsidén i sig är sekundär.

Det har i sin tur lett till svårigheter att göra verksamheten lönsam och på grund av ett kontinuerligt sökande efter affärsidén har verksamheterna blivit spretiga och otydliga. Det i sin tur gör det svårt att uppnå lönsamhet tillsammans med kunskapsbrist kring företagsekonomi, marknadsföring, sälj och affärsutveckling.

Gemensamt för denna målgrupp är också bristen på sammanhang, gemenskap och nätverk, vilket gör att de har svårt att hitta det stöd de behöver för att utvecklas. Dessa näringsidkares tuffa vardag leder till bristande motivation, små resurser att lägga tid på aktiviteter utanför sina egna affärsrörelser och ett lågt förtroende för offentliga myndigheter och andra aktörer som skulle kunna vara till hjälp.

1.5 Syfte

Syftet med projektet är att genomföra en fördjupad behovsanalys genom en uppsökande verksamhet, för att skapa en tydligare bild och en djupare förståelse för vad som krävs för att näringsidkarna skall se ett värde i att investera tid och energi i respektive verksamhet. Ensam är inte stark. Genom att skapa ett community i Gamlestaden, ökar möjligheterna till att sprida ny kunskap och kompetens till målgruppen, samtidigt som de kan använda varandra som ett stöd både i sin utveckling samt till sin vardag.

Meningen med ett sådant community är också att inkludera små företag och enskilda näringsidkare i den lokala stadsutvecklingen genom att säkerställa att deras behov, förutsättningar och idéer tas om hand och får en gemensam röst.

1.6 Frågeställning

- Hur kan småföretagen uppnå en ökad gemensam lönsamhet genom användning av Lean och 7QM?

- Vad skulle ett community behöva skapa för värde för näringsidkarna för att de skulle tycka att det är värt att engagera sig? Kan lean/7QM skapa ett värde?

- Vad skulle de vilja få för stöd av ett gemensamt community?

- Vilka utmaningar och hinder kan uppstå vid en lean implementering

1.7 Avgränsningar

I detta projekt kommer fokus vara inom området vid Gamlestaden. Det finns ett antal lokala

verksamheter som författarna i uppdrag från Drivhuset Göteborg ska besöka och intervjua. Syftet är att lägga fokus just på dessa verksamheter och kunna med hjälp av lean samt 7QM utveckla deras verksamhet utifrån våra frågeställningar. Man har utgått utifrån ett socialt och ekonomiskt perspektiv.

2. TEORI

2.1 Invandrarbakgrundens påverkan i ett ekonomisk nätverk

Enligt Zolin, Chang, Yang & Ho 2015 påverkar invandrarbakgrund företagsamhet när människor med utländsk bakgrund väljer att starta företag får de med stor sannolikhet enligt rapporten hjälp av individer i sin närhet som redan kan det främmande språket till en viss grad.

Man kan dela upp processen att starta ett företag i tre delar. Att starta upp ett företag kan benämnas som den första delen av hela företagsprocessen. Här lyckas oftast företaget att starta samt utveckla en viss bas inom entreprenörskapet. Den andra delen av processen är att driva företaget mot en lönsam verksamhet. I den sista delen av företagsprocessen ska företaget sträva efter efter en utökad lönsamhet dock är det här det brister enligt rapporten (Zolin, Chang & Ho, 2015) då företagarna har bristande kunskap om hur företag ska bedrivas.

2.2 Varför community projekt?

Att vara med i ett business community ger de involverade parterna en unik möjlighet för att vara med i ett stödnätverk, detta skapar även känsla av tillhörighet i nätverket vilket ett flertal små företag idag saknar. Känslan av att tillhöra en grupp och vara accepterad av resterande parter är ytterst viktigt för personlig utveckling som således gynnar detta självaste företaget genom bredare kunskap som tillhandahålls. Business communities leder även till professionell utveckling då en viktig del utav det hela är att lära sig av varandra och dela med sig av sin befintliga kunskap (M. Straza, 2019). Inom community projekten så finner man även olika typer av stöd för de involverade parterna. Problem som uppstår i samband med företagsamheten blir enklare att relatera till och man lär sig, samtidigt delar man med sig av sina erfarenheter så varje representant som finns inom communityn kan bli bästa versionen av sig själv. Därmed bedriver man företaget lönsammare.

2.3 Tidigare Community projekt

Drivhuset har tidigare försökt främja företagande i områden med sämre företagsamhet, dock har det hittills inte varit framgångsrikt. Under 2018 skapades en förening i södra biskopsgården på

vårväderstorget där respektive företag i hela torget var med. Varje företag representerades av en individ från respektive verksamhet. Det var från början tänkt att ett möte skulle äga rum i slutet av varje månad och företagen skulle diskutera sina svårigheter och sedan försöka komma fram till en hållbar lösning som gynnar gemene företag. Till en början hade föreningen en kontinuitet, då

medlemmarna var aktiva, dock slutade medlemmar sluta dyka upp efter cirka sex månader. Det finns många anledningar till varför inte föreningen kunde behålla kontinuiteten med uppslutningar, men en tydlig faktor som drivuset kom fram till var det inte fanns externa aktörer som kunde hjälpa till företagen med ekonomiska och juridiska frågor.

2.4 Hur påverkar Community arbeten det mikroekonomiska näringslivet?

Kopplingar mellan ett mikroekonomiskt näringsliv och community arbeten har bevisats ha en stark korrelation i majoriteten av fallen, i enskilda fall är korrelationen dessvärre vag. Community arbeten som påvisar framgång baseras oftast på statsvetenskapliga uppfattningar om vad ett community arbete är och hur det ska utföras, för att i största möjliga mån skapa en positiv omväxling för en

vidareutveckling (M.Wetzstein, 2013). Uppfattningar bygger oftast på teorier kring sammanslutning mellan exempelvis aktörer som ingår i community arbeten och ett mikroekonomiskt näringsliv.

Utomstående aktörer har påvisats vara väsentliga för att ett community projekt ska lyckas. Ett community projekt bygger grunden på att fylla kunskaps gapen för att jämna ut inkompetens, med utbildade aktörer till hjälp kan man vägleda det mikroekonomiska näringslivet genom ett community projektet med aktörer vars kunskap är fördelad baserat på behovet. Att styra upp ett community projekt kräver kontinuitet i längden, åtaganden samt en starkt målinriktad grupp av affärsinnehavare (M.Wetzstein, 2013).

I de enskilda fallen där korrelationen mellan community projekt och mikroekonomiska näringslivet varit vag har åtaganden av den individuella plikten att vara insatt i projektet föranlett orsaken till misslyckanden. Den individuella input varje verksamhet har att erbjuda i ett community projekt påverkar utfallet under utvecklingen, därför är det av stor vikt att sträva efter individuella åtaganden för utveckling men även gemensamt som ett community där affärsinnehavare möter varandra i frågor kring deras community för att sedan anförtro projektledare samt ingående aktörer för vägledning mot framgång.

2.5 Lean management

Lean är en filosofi för verksamhetsutveckling där fokus är att skapa maximalt kundvärde baserat på de resurser som finns. Det finns en mängd skäl till att satsa på Lean: det förenklar, ökar kvaliteten för kunden och ökar lönsamheten (L.Sörqvist, 2013).

Lean värderingar

“Kaizen” handlar om att alltid bli bättre. Att kunna som organisation lyfta fram hinder och problem till möjligheten att lösa dessa och utnyttja det som ett lärande moment istället för att leta efter syndabockar. Man ska istället ta ansvar som organisation och kunna ta ansvar för förbättringar samt även fokusera på interna och externa kunder.

Lean arbetssätt

Ett arbetssätt inom lean är att kunna kartlägga arbetsprocesser för att lyfta fram förbättringsåtgärder:

Flöden, tankesätt, kommunikation och göra rätt från början.

Lean verktyg

Sedan finns det praktiska och konkreta verktyg för att kunna steg för steg ta förbättringsarbetet vidare:

● ”5S Office Work Flow” som handlar om att Städa, Sortera, Strukturera, Standardisera och Skapa vanor

● Eliminera slöseri

● Tids- och energihantering för att rikta fokus på det som tillför värde och leder till målen

2.6 Lean i praktiken

Att skapa en lean verksamhetsstrategi

Man kan skapa en lean verksamhetsstrategi genom att införa viktiga ståndpunkter som först och främst är respekt för individen, det vill säga att man skapar delaktighet och engagemang för alla i organisationen. Att man eliminerar slöserier, man bör ta bort alla aktiviteter som inte skapar värde för kunden. Man bör standardisera arbeten så att man ständigt kan följa utvecklingen av processerna. Man bör alltid sträva efter att göra ständigt och systematiska förbättringar. Man bör hela tiden sätta kunden i centrum och ständigt utmana ens egna processer utifrån kundens resa. Medarbetarna bör ständigt se helheten och så behöver man ha en transparent organisation, information skall vara tillgänglig för alla medarbetare, samt att ledarskapet och medarbetarna skall vara engagerade. Verksamheten skall även ständigt ställa två frågor; gör man rätt saker? och gör man saker på rätt sätt? (L. Sörqvist, 2013).

Företaget, ledarskapet och medarbetarna bör även ständigt försöka att utvecklas och lära sig nya saker, nya sätt etc. Man skall alltid ha målet att vara bättre imorgon jämfört med idag.

Kaizen

“Kaizen” som översätts till “change for the better” är ett begrepp som alltmer förekommer inom verksamhetsstyrning. Kaizen är ett återkommande koncept vars innebörd är att kontinuerligt förbättra och utveckla verksamheten samt dess funktion i korrelation till kundcentrerad verksamhetsutveckling.

Konceptet används flitigt i företags relaterade sammanhang där samtliga inom verksamheten, för att få störst möjliga effekt involveras på olika vis.

5S

● Sortera

● Systematisera

● Städa

● Standardisera

● Skapa vana för

5s är en japansk metod som strävar efter en ordning som upprätthåller en välorganiserad arbetsmiljö på ett systematiskt sätt. Metoden resulterar i en säkrare arbetsmiljö, tidsbesparing, ökad effektivitet samt ger ett minskat behov av utrymme.

Lagerhållning med hjälp av Takt time (produktionstakt)

Takt time används för att balansera mellan överfulla samt bristfälliga lager baserat på mätningar. Det är viktigt att försöka förutse lagerhållningen i förväg baserat på tidigare trender. För att efterfrågan på en specifik vara ska bemötas krävs mätbara parametrar för att kunna svara på den signal som

lagerhållningen skickar ut i form av bristfälliga varor. Takt time är ett viktigt begrepp vars innebörd och effektivitet av metodval determineras av kundefterfrågan. Konceptet kan appliceras i samband med användning av den “inre” lagerhållningen utöver den “yttre” som även refereras till “lagret” som står öppet i butik. Produktionstakten har en korrelation till takten att “fylla upp hyllor” i butik med efterfrågade varor i en sådan takt att det inte som ovan nämnt blir överfulla eller även också bristfälliga “hyllor”.

2.7 Lean i butik

Genom att använda sig utav lean i butiken kan man få praktisk nytta för handelns butiker och anställda. Lean har som tidigare nämnts ett flertal verktyg, metoder och tankesätt som kan användas inom ett flertal industrier och områden. De verktyg inom lean som identifierats är viktiga och relevanta verktyg användbara inom daglig styrning, detta på grund av företagens storlek samt yrkesområden. Dessa verktyg är bland annat, tavelmöten, 5S och visualisering. Andra delar av lean som är relevanta är ständiga förbättringar, delaktighet, processanalyser, värdeflödesanalyser, elimination av slöserier samt standardisering via checklistor. Gällande utbildning insatser ska det hållas leanspel, seminarier och workshops (detta sker inom business communityt) om hur och vart i butiken dessa verktyg kan nyttjas samt vilka värden detta skapar för enskilda företag.

Varje butik samt företag bör använda mellan tre till fyra verktyg. Daglig styrning kan skapa värde för ett flertal av de butiker som är med denna studie i gamlestaden.

I business communityt är det tänkt att ha en styrgrupp som leder utvecklingen. Inom denna gruppen behöver man en ett fastare grepp på utvecklingen där de utnyttjar och lyfter fram erfarenheter och säkerställer spridning av dessa punkter inom communityt (Handelsrådet, 2018).

Något som kan underlätta arbetet inom den dagliga styrningen är tavelmöten. Genom att företagen i gamlestaden använder sig utav denna metod kan de enkelt i början av dagen få en överblick över hur det kommer att se ut för den aktuella arbetsdagen respektive arbetspasset.

2.8 Kvalitetsförbättring -och ledningsverktyg (7QM)

I “house of lean” består en av de grundläggande pelarna av “Kaizen” som översätts till “change for the better” I stora drag översätts Kaizen till “förbättring”. Vid planering och genomförande av förbättringsarbeten inom verksamheter använder man sig av generella verktyg som behandlar specifika frågor kring exempelvis kvalitetsförbättring eller ledning av verksamhet (Bergman &

Klefsjö, 2012). Kvalitet förbättring -och ledningsverktyg är essentiella för utveckling, användning av ovanstående verktyg kan ske på varierande nivåer beroende på storheten av verksamheten.

Nedanstående verktyg kan framstå som enkla och sammansatta, men har i praktiken en viktig roll för gemene verksamheter oberoende av storhet.

Nedanstående rubriker framhäver ett antal Kvalitetsförbättring -och ledningsverktyg som kan implementeras i arbetet kring Gamlestadens verksamheter.

Brainstorming

Är ett arbetssätt för att förutsättningslöst samla information om ett problem. Efter

insamlingen vidtar en strukturering och värdering för att få en bas för det fortsatta arbetet. En del kallar metoden "spånskiva".

Processkartläggning

En process är en uppsättning av resurser och aktiviteter som är kopplade till varandra och som omvandlar insats till utfall.

Datainsamling Ekonomisk utveckling:

- Köp -och försäljningsstatistik, månadsvis.

- Årsredovisning, följa upp.

Social utveckling:

- I helhet kan communityt samla in statistik från verksamheterna för att kartlägga utvecklingen i Gamlestaden

- Övriga frågor kring exempelvis tillstånd

- Observation av flöde och visualisering samt leanspel

Benchmarking

Utvärderar sin verksamhet kvantitativt eller kvalitativt i förhållande till dem som man uppfattar beter sig bäst inom respektive verksamhetsområde.

2.9 Användning av kvalitetsförbättring -och ledningsverktyg (7QM)

För att samtliga verksamheter i Gamlestaden ska uppnå en gemensam samt individuell utveckling är brainstorming ett avgörande verktyg. Brainstorming kan innebära att samtliga i gemene verksamheter inleder med frågor kring verksamheten, samt uppföljning med förslag för förbättring.

Diskussioner kring problemformuleringar och tillhörande lösningar kan vara grundläggande och enkla, att sedan därefter framhäva delmål och mål samt resultat man eftersträvar med påbörjad process innebär att verksamheten sammanfogar respektive problemformuleringar med tillhörande lösningar samt uppföljningsfrågor. Brainstorming kan ske kontinuerligt, på olika svårighetsgrader, det räcker med allt från anteckningar kring utveckling till avancerade brainstorming basert på

datainsamling och processkartläggning (Bergman & Klefsjö, 2012). Större verksamheter såsom Volvo och Audi använder sig av exempelvis fysiska tavlor på arbetsplatsen där arbetare kan komma med ideer kring utveckling, denna metod har efterföljts och hämtats från lean filosofin som skapats av Toyota. Utifrån större verksamheters användning av brainstorming konceptet, skulle verksamheterna i gamlestaden kunna få stor hjälp av den användningen även om deras verksamheter ses som lokala och avsevärt mindre.

Processkartan är ett bra verktyg för att kunna identifiera och konkretisera var problem uppstår, i vissa fall även varför de uppstår. Kartan kan vägleda identifiering och analysera personers olika åsikter gällande problemen.

Processkartläggning går ut på att visa verksamhetens viktigaste processer på ett grafiskt sätt. Genom att skapa en karta över vad som händer och hur olika processer fungerar är det betydligt lättare att se helheten och förstå sammanhanget. Processkartläggning visar tydligt var det finns flaskhalsar och förbättringsmöjligheter. Du kan se vilka aktiviteter som skapar mest värde och vilka som egentligen är helt onödiga.

I detta fall för att utveckla lönsamheten för våra lokala näringsidkare i gamlestaden skulle en

processkarta hjälpa oss få en djupare inblick på hur verksamheterna drivs och vad som behöver ändras för att verksamheten skall utvecklas. Med hjälp en kvalitativa studie så får man fram

bakgrundsinformationen som krävs för att kunna kartlägga processen. Det handlar om att ta reda vilka som är kunden eller kunderna, hur verksamheten skapar värde, vad som behövs för att skapa detta värde. Därav kan man anpassa kartläggning utifrån de behov som finns.

Datainsamling är en av grunderna för att utveckla en verksamhet inte minst i Gamlestaden,

datainsamling kan ske i efterhand och är inte direkt nödvändig vid brainstorming. Det kan däremot stärka ställningen vid senare utvecklingsstadier där brainstorming förekommer mer frekvent.

Datainsamling i Gamlestadens verksamheter kan ske genom exempelvis arbeten såsom detta, för att sätta en grund för läget, sedan är köp -och försäljningsstatistik viktigt för att utvärdera trender och säsongsvariationer. Att ha sådan kunskap om sin verksamhet är viktigt att ha som grund vid planer kring utveckling och eventuella förändringar i affärsiden.

Vid samtliga möten som enligt lean filosofin anses är nödvändiga kan verksamheter ta hjälp av varandra för att följa upp potentiella lösningar som kan gynna själva communityt samt deras individuella verksamhet.

I detta stadiet har ett community skapats och ingående verksamheter har blivit medvetna om att samarbetet mellan de är nödvändigt för att uppnå mål och förbättringar som de har.

Som ovan nämnt är Benchmarking ett annat begrepp för vad exempelvis Volvo och Audi har gjort i förhållande till Toyota, Volvo cars och Audi har i stora drag använt sig av konceptet benchmarking för att utveckla sin verksamhet.

Benchmarking innebär att företag och verksamheter utvärderar sin ställning kvantitativt eller kvalitativt i förhållande till de företag och verksamheter man uppfattar som ledande inom respektive verksamhetsområde. Syftet med benchmarking är att verksamheterna ska ta hjälp av ett redan fungerande koncept inom samma verksamhetsområde. Detta för att kunna utveckla verksamheterna samt för att kunna utvecklas in i det nya utvecklingsarbetet som sker i Gamlestaden.

2.10 Processkarta

Figur 1: Processkarta för verksamhetsförändring i gamlestaden.

Följs från övre vänster hörn till nedre höger hörn.

Figuren ovan beskriver vidtagna steg i processen vid utförande av arbetet. Samtliga steg i processen är avgränsade och direkt kopplade till kvalitetsförbättring -och ledningsverktyg (7QM). I flera av stegen handlar det om “trial and error” där felaktigheter samt mindre effektiva metoder elimineras för att sedan ersättas med mer framgångsrika metoder.

Grunden till processkartan bygger på datainsamling, problemformuleringar som sedan skall besvaras avses även också vara en grund till utformningen av processkartan. Ett konstaterat behov av

verksamhetsstyrning sker först efter att samtliga data i samband med problemformuleringar studerats.

När ett konstaterat behov av verksamhetsförändring fastställts fortgår stadiet till att planera verksamhetsförändringar, som baseras på insamlad data, men har stora inslag av vetenskapliga metoder för hur en planering av verksamhetsförändring sker.

En plan för genomförande av verksamhetsförändring utförs med hjälp av erkända teorier och filosofier kring lean filosofin samt simpla verktyg likt brainstorming. Här förekommer “trial and error” samt frågor kring vad som är mest värdeadderande av lean och dess strategier samt övriga strategier. Vid informering av verksamhetsförändring kan feedback vara en viktig nyckelfaktor till att förebygga mindre värdeadderande metoder och strategier innan arbetet fortgår.

En undersökning av implementering sker därefter och förslag till ytterligare verksamhetsförändring föreslås om sådana förekommer. Därefter undersöks om verksamhetsförändringar är godtagbar. Vid en godkänd verksamhetsförändring så implementerar man detta i verksamheten och avslutar processen.

2.11 Framgångsexempel av denna typ av arbete med implementering av lean

Praktisk nytta av lean för handelsföretag. KTH har utfört en studie som visar på goda exempel hur handelsbranschen kan tillämpa lean men som även belyser möjliga problem som kan uppstå. Med rätt arbetssätt kan lean ge stöd för för en god arbetsmiljö, hållbara förändringar och effektiva

verksamheter (Handelsrådet, 2018). Detta exempel, som man har kallat för “Lean i butik”, genomfördes genom att implementera lean i nio olika butiker. Innan man började med

implementeringen så besökte man dessa verksamheter och använde sig av ett kvalitativ genomförande i form av intervjuer för att kunna få en djupare förståelse av vad verksamheten behöver utveckla. Vid implementeringen av lean så fick man skapa sin egen vision av ett lean arbetssätt beroende på verksamheternas arbetssätt. De lean verktygen som man utgick ifrån var exempelvis daglig styrning, tavelmöte, 5S och visualisering (Handelsrådet, 2018). Förbättringarna som skapades med hjälp av lean var delaktighet, processanalys, värdeflödesanalys, elimination av slöserier, standardisering.

Framgångsfaktorerna som gjorde skillnad vid implementeringen och hade stor betydelse för utvecklingen av verksamheterna var ledningens/ledarnas kunskap, aktiva deltagande i

utvecklingsarbeten med arbetarna. Delaktighet leder till lärande och kompetenshöjning vilket leder till förbättrad motivation och arbetsinsats.

Kommunikation avgörande faktor för att förändringar skulle få en bra stöd av samtliga intressenter.

Ledningens roll är en viktig del av implementering. Om alla i ledningen är med i förändringen samt att man ska ha kunskap om vad filosofin går ut på. De positiva effekterna av detta arbetet var att lönsamhet ökar, svinnet har minskat och varorna är fräschare för kunderna. Bättre ordning och reda, harmonisk arbetssituation, större förståelse och medverkande för att utföra ett lyckad

utvecklingsarbete.

2.12 Framgångsexempel implementering av lean i hemtjänsten

För att hemtjänsten ska kunna prioritera kundens värde och att ha kunden i centrum har man utvecklat ett nytt arbetssätt med hjälp av lean filosofin, som både är relevant till kundens önskan och samtidigt tillgodoser kundens behov.

Vid implementeringen av lean i hemtjänsten så påbörjade man det nya arbetssättet i etapper och mindre mängder genom en testprocess. Med hjälp av det nya arbetssättet har kontinuiteten förbättrats och kundrelationer har blivit bättre. En stor förändring som man genomförde var att personalen fick en helhetsbild av arbetsuppgifterna och fick själva ta ansvar för detta. Inom detta ansvaret ingår att ta in vikarie samt att planera schemat. I och med den nya satsningen ska verksamheten stödja ständigt lärande i hemtjänsten så att de nya implementeringarna fungerar på ett bra och hållbart sätt.

Vid en fortsatt utveckling ska ledningen vara mer mottagliga i samband med problem som kan uppstå i systemet som gör att kvalitetet minskar.

Den ekonomiska effektiviteten vill man höja och det gjorde man genom att skära ner på personal, detta blev dock ett bakslag då man inte kunde tillgodose kundens behov. En viktig förutsättning för att kunna leverera en högkvalitativ service inom hemtjänsten är att först och främst sätta kunden i

centrum och sedan utgå ifrån det.

2.13 Stödpaket för en gemensam lönsamhet bland näringsidkare i gamlestaden

Vanligtvist innehåller stödpaket en form av ersättning för tidigare eller nuvarande ekonomisk förlust i samband med särskilda händelser som föranlett till den nuvarande ekonomiska situationen. I övrigt är stödpaket kopplat till situationer där ekonomin på något sätt sviktat i korrelation till dess ursprungliga lönsamhet under en period.

Ett stödpaket behöver inte nödvändigtvist utdelas i form av ersättning för en tidigare eller nuvarande ekonomisk förlust. Ett stödpaket kan även utdelas i förebyggande syfte eller även också för att driva en utveckling.

Stödpaketet som man vill ha tillgängligt i communityt skall innehålla ekonomisk stöd, juridiskt stöd samt även stöd inom lean. Ekonomiskt stöd i form av bidrag till tjänster som fasadrenovering.

Juridiskt stöd i samband med lagar och företagarens rättigheter. Ett stöd inom lean skall innehålla nedanstående för att redovisa möjligheter till slutresultatet:

-Lean introduktion -Förståelse för lean -Lean verktyg

3. METOD

Genomförandet av rapporten kommer ske med hjälp utav följande:

- Kvalitativa studier - Vetenskapliga artiklar - Litteratur

- Kvalitetsförbättring -och ledningsverktyg (7QM) - Lean Management

- Behovsanalys - Processkarta

Med hjälp av ett par frågeställningar som skapats av Drivhuset Göteborg skall de lokala

verksamheterna besvara dessa och detta gör de utifrån en intervju. Som verktyg ska en fördjupad behovsanalys genomföras vilket hjälper oss få en djupare förståelse om verksamheterna samt deras behov och hinder för att utvecklas.

Vetenskapliga artiklar och litteratur som omfattar lean samt 7QM kommer att användas för att besvara våra frågeställningar i resultatet och analysen. Frågeställningarna som har valts att besvaras är

formade utifrån drivhusets frågeställning samt resultatet framtaget från intervjuer. Med hjälp av processkartan kommer lean att tillämpas i butikerna.

3.1 Kvalitativ studie

Längst ner i arbetet bifogas intervjuerna med de verksamheterna, som i uppdrag av drivhuset intervjuats. Intervjufrågorna är grundfrågor till frågeställningar, där verksamheterna pratar om sina mål och utvecklingsarbete samt svårigheter och utmaningar.

3.2 Fallstudie

Implementeringen av ett community i detta fall går ut på att man utför en förstudie som bygger på uppsökande verksamhet och behovsanalyser för att utveckla och stärka små företag och enskilda näringsidkare. De uppsökande intervjuerna skall resultera i en analys för att testa hur lokala

communities skulle kunna byggas för att skapa värde och engagemang hos målgruppen små företag och enskilda näringsidkare i centrala Gamlestan. Resultatet av förstudien skall sedan spridas till stadsförvaltningen i Östra Göteborg, till de lokala näringsidkarna och de lokala fastighetsägarna.

När man ska implementera community arbeten i praktiken så är det viktigt att alla inblandade aktörer är med på att samarbeta och gå med på de villkoren som man tidigare kommit överens om. Om man kollar på ett exempel utifrån drivhusets tidigare försök från 2018 när man ville främja företagande i biskopsgården. Problemet man hade då var att det inte fanns externa aktörer som kunde hjälpa företagen med ekonomiska och juridiska frågor. Eftersom gamlestan såväl som biskopsgården är ett område med sämre företagsamhet samt ett område där många verksamheter har svårigheter med språk så är det oerhört viktigt att det ska finnas hjälp från externa aktörer för att de ska kunna utveckla deras verksamhet.

Många av dessa företag har problem med juridiska frågor där i vissa fall de kan bli utnyttjade vilket påverkar deras ekonomiska förmåga för att investera och utveckla deras verksamheter.

I teori så kan själva upplägget vara finslipat och enkelt men i praktiken så finns det flera barriärer som kan få ett community projekt att misslyckas, det här de interna och externa aktörerna ligger i fokus (M.Straza, 2020).

3.3 Konceptval

Ifall detta projekt visar sig gynna företagen i gamlestan och samtidigt öka lönsamheten så öppnar det ett flertal möjligheter i framtiden. Det kan exempelvis vara implementeringar av likasinnade

community projekt i områden med lika socioekonomisk bakgrund i Göteborg.

Områden som är intressanta för sådana projekt är de mest resurssvaga områden som identifierats av jämlikhets rapporten 2017 från Göteborgs Stad. Områden med sämst socioekonomisk bakgrund enligt rapporten är Bergsjön, Södra Angered, Norra Angered, Västra Biskopsgården. Frölunda, Kortedala, Centrala Angered samt Centrala Lundby. För att identifiera dessa områden används fem centrala mått och dessa är bland annat medelinkomst, eftergymnasial utbildning, förvärvsfrekvens, arbetslöshet samt familjer med försörjningsstöd.

Dessa mått ser i första hand inte ut att påverka företagsamheten i stadsdelen då det inte konkret säger något om självaste företagarna i området. Det är dock tydligt i undersökningen från gamlestan att en stor del av dessa faktorer även speglas på entreprenörerna i området.

Ett business community kan dock inte komma att se ut likadant ut för varje stadsdel då utmaningarna ser olika ut i respektive stadsdel (Göteborgs Stad, 2017).

Därmed måste det göras en grundlig förstudie för att hitta målgruppens specifika behov och hinder.

Därefter kan ett community skapas och inneha verktyg för att tillgodose den specifika stadsdelens behov. Detta kan leda till att buisiness communityn i olika stadsdelar inte är lika gynnsamma då det kan finnas behov inte går att tillgodose. Därmed går det inte att implementera likadana business modeller i varje stadsdel.

3.4 Value proposition design

Behovsanalysen, “Value proposition design”, är ett verktyg som hjälper dig säkerställa om en produkt eller en tjänst/ett arbete positionerat kring vad kunden värderar och behöver.

Behovsanalysen är uppdelad i två block. En som beskriver kundens profil och den andra som beskriver företagets värde behov.

Figur 2: Värdeskaparen (Drivhuset, 2020)

Vänster om bilden visar kundens profil och höger om bilden visar företagets värde behov.

Behovsanalysen har använts som ett verktyg för att intervjua de butikerna som drivhuset har gett oss i uppdrag att besöka. Verktyget har använts så som förklarat, arbetet har fokuserat på företagens värde behov och med hjälp av deras svar baseras en grund på våra svar till frågeställningarna.

Behovsanalysen har hjälpt oss att få en djupare förståelse om företagets verksamhet samt att säkerställa deras behov, förutsättningar och eventuella idéer för en utveckling (Drivhuset, 2020).

4. RESULTAT

Verksamheterna som har besökts i Gamlestaden har ett gemensamt problem som hindrar deras verksamhet från att utvecklas. Det finns ett stort kunskapsglapp inom hur man driver ett företag i Sverige då många av dessa verksamheter bedrivs av människor med invandrarbakgrund. Många har även ett stort problem med svenska språket vilket gör det svårt för dem att förstå grunderna inom att bedriva ett företag. Ett community arbete ökar möjligheterna till att sprida kunskap och kompetens samt skapa ett gemensamt stöd för att öka lönsamheten.

De typ av stöd som efterfrågas av näringsidkarna samt det typ av stöd som identifierats av

fallstudien är stöd i form av kunskap. Detta betyder alltså att näringsidkarna i gamlestaden behöver kunskapsstöd inom ett flertal områden. I detta fall så är det viktigt för verksamheterna i Gamlestaden att kunna få stöd från externa aktörer i form av juridisk stöd. Förutom juridiskt och ekonomiskt stöd har det även identifierats att olika typer av lean implementeringar kan komma att hjälpa företagen sitt utvecklingsarbete, främst ekonomiskt.

De identifierade lean verktyg som är relevanta för att verksamheterna ska uppnå en ökad lönsamhet är Kaizen, 5S, lagerhållning (Takt Time), ständiga förbättringar och delaktighet. Andra viktiga verktyg är exempelvis tavelmöten, eliminering av slöserier och standardisering via checklistor.

Ett av det största problem som näringsidkarna kan stöta på vid implementeringen av lean är att

företaget missar helheten och själva innebörden av lean. I en föreläsning där Niklas modig föreläser så påpekar han att lean inte handlar om att fånga den stora fisken, utan man ska skapa en process i organisationen som går ut på att alla fiskar hela tiden. Företagen bör alltså fokusera på att skapa en konstant organisation som säljer eller producerar, beroende på industrin. Man ska fokusera på att ständigt utveckla prestandan och man ska inte alltså inte se prestandan som något absolut.

För att skapa en strukturerad plan där näringsidkare strävar gentemot ett stödnätverk, krävs ett kunskapsberikande “team” av externa aktörer med kunskap kring hur man driver affärsverksamheter.

Vid analys av den datainsamling som utförts framhävs exempelvis komplikationer kring

tillståndsansökningar. Enligt intervjuer och vetenskapliga rapporter är kommunikationssvårigheter en grund till varför komplikationer kring tillståndsansökningar uppstår. För en ökad lönsamhet så krävs det ett “team” av externa aktörer som hanterar juridiska förfrågningar och ansökningar samt tillstånd åt verksamheterna vid behov. Frågan kring språkkunskap är åter i fokus vid gemensam utveckling och större vikt bör läggas för att utbilda. Ett framhävt återkommande problem är näringsidkare med invandrarbakgrund som inte innehar “fullständiga” språkkunskaper för att kunna bedriva sin verksamhet.

De viktigaste värdena inom business community som skulle resultera till en ökad lönsamhet är stöd, mål och engagemang. Ett community arbete bygger på att man i grunden fyller de kunskaps gapen som finns för att fylla hinder såsom inkompetens som i detta fall är ett problem för våra näringsidkare.

Ett stödnätverk som erbjuds av utbildade aktörer kan vara ett strukturerat sätt att vägleda näringsidkarna mot det stöd som krävs för att öka lönsamheten.

Processkarta över datainsamling samt genomförande

Figur 3: Processkarta för datainsamling och genomförande i gamlestaden.

Följs från övre vänster hörn till nedre höger hörn.

Figuren ovan beskriver vidtagna steg i processen vid utförande av arbetet. Datainsamlingen som genomfördes hos samtliga näringsidkare baseras på drivhusets riktlinjer. Efter samtal med drivhuset kom gruppen fram till att en undersökning i form av semistrukturerade intervjuer är den mest optimala av övriga befintliga undersökningsmetoder. En grund för intervjufrågor skapades där fokus lades baserat på läget kring Gamlestaden. En fältundersökning inleddes sedan, detta innebar att gruppen besökte gamlestaden och mer ingående lokaliserade samtliga näringsidkare som ingick i

undersökningen, dessa skulle omfatta valda näringsidkare i Artillerigatan i Gamlestaden. Vid kontakt valde ett antal näringsidkare att gå med på att intervjuas samtidigt som några vänligt nekade. “- Vilka ändringar skulle du vilja se i Gamlestaden?” var exempelvis en av frågorna som ställdes till

näringsidkarna.

Datainsamlingen studerades, analyserades och transkriberades innan ett gemensamt behov fastställdes. När ett gemensamt behov väl fastställdes planerades en verksamhetsförändring för att tillgodose det gemensamma behovet.

Drivhuset kontaktades återigen för att informera om datainsamlingen samt näringsidkarens behov i Gamlestaden. När gruppen sedan fastställt en samlad bedömning där relevanta

verksamhetsförändringar föreslogs, undersöktes även implementeringsmetoder för näringsidkare att använda sig av.

Ett återbesök skedde sedan, verksamhetsförändringar som tagits fram redovisades till näringsidkarna.

Samtliga verksamhetsförändringar var godtagbara och godkändes av berörda näringsidkare. Gruppen gjorde en bedömning att undersökningen samt processen kunde avslutas.

Praktiskt exempel av lean i butik

Totalt så besöktes 5 butiker i Gamlestaden. Storleken på anställda i butiken varierade samt att

butikerna representerade olika branscher. Vid besöken intervjuades butikschefen samt de anställda till den grad de var tillgängliga. Vid besöken observerades arbetssätt och olika metoder som skulle kunna effektiviseras med hjälp av lean och 7QM för att kunna göra verksamheten mer lönsam.

Matstugan Pizzeria

Vid besök av Matstugan Pizzeria i Gamlestaden träffade vi ägaren och två av de fyra anställda som var på plats. Under intervjuns gång så var de väldigt intresserade och positivt inställda för

förbättringsarbetet som utfördes i Gamlestaden. När vi framförde iden om ett community arbete så var de väldigt nyfikna på vad deras verksamhet kunde vinna på detta. Vidare förklarade vi hur ett

community arbete kommer att se ut och vad det går ut på. Vid frågan om hur deras verksamhet kan utvecklas och bli lönsammare så presenterade vi lean konceptet och det det kan hjälpa de att utveckla deras verksamhet. Ägaren och hans två närmaste anställda var väldigt intresserade och öppna för ideer om att använda sig av inslag lean för att effektivisera verksamheten.

Vid ett återbesök så fick vi observera deras arbetssätt och de olika metoderna som de använder sig av vid utförandet av deras jobb för att sedan kunna analysera deras arbetssätt och kunna effektivisera det med hjälp av lean.

Ett av problemen som ägaren och de anställda tog upp vid intervjuerna och som vi även märkte av vid genomförande av deras arbete var att de inte använder sig av deras råvaror till fullt. Det kunde vara att de fick slänga mycket av de färska råvarorna som de hade tänkt använda sig av. Ett sätt att tackla detta problem kan vara att utgå ifrån leans syn på slöserier, det vill säga muda. Detta tog vi upp med ägaren och framförde en ide om hur man kan minska denna typ slöseri. Detta kan genomföra genom att skapa en beställningsmall för att motverka ett överflödigt lager med råvaror, att man minst en gång i veckan går igenom sitt lager och skriva upp de råvarorna som man är i behov så man inte beställer in för mycket av allt.

En annan ide som vi tog upp för att kunna effektivisera och minska slöserier på var att införa 5S i deras arbetsmiljö. Med hjälp av 5s så kan man:

● Sortera råvaror som är i grund till pizzan (t.ex lök, skinka, ost, paprika etc.) för att det ska vara lättillgängligt.

● Städa hålla rent, ha det organiserat vid arbetsplatsen.

● Standardisera lägga mått på hur mycket råvaror som används vid varje tillagning, för att pizzan som tillagas ska smaka likadant oberoende av vem som har lagat pizzan. Pizzerian måste kontinuerligt leverera hög kvalitet, detta kan uppnås genom att använda sig utav en standardiserad tillagningsprocess. Därigenom kan pizzerian ständigt förbättra sin produkt då processes i något mån bli mätbar.

● Systematisera, att man har det som är nödvändigt, det vill säga grund råvarorna som man använder, lättillgängligt och rätt placerade för att man ska ha ett ergonomiskt utförande av arbetet.

● Skapa vana, utföra dessa moment kontinuerligt.

Genom att hjälpa verksamheten att bli effektivare så föreslog vi att de ska använda sig av daglig styrning. Denna modul inom lean filosofin är en väldigt konkret och omfattar de berörda, i detta fall de anställda. Daglig styrning är en mycket enkel och effektiv metod som vi anser skulle vara till hjälp för verksamheten. Med hjälp av tavelmöten får medarbetarna en större överblick och ser vad som kommer att ske under dagen. Därigenom kan medarbetarna planera dagen från start och se tydligt vart mer resurser bör läggas på. Det kan exempelvis vara att man under dagen behöver göra pizzasallad, såser, grilla kebab etc. Genom att planera i förväg slipper man till exempel att pizzasalladen tar slut mitt under rusningstiden. Utöver dessa faktorer är fördelarna att man får till ett samarbete, bland annat kan man kompensera för personalbrist eller annan typ av frånvaro. Därmed är delaktigheten hos de anställda oerhört viktigt och därför har vi föreslagit att alla anställda ska kunna utföra varandras arbete men samtidigt ska man ha en enskild arbetsuppgift för att använda sig av de anställdas fulla kapacitet, detta bidrar till ett effektiviserat arbetssätt.

Utifrån intervjuerna med Matstugan Pizzeria så har de tagit upp problem som de anser att de har inom sin verksamhet. Efter att observerat deras arbetssätt så tror vi mycket på att de strategierna som vi har redovisat ovan kan hjälpa Matstugan Pizzeria att effektivisera sin verksamhet och kunna bli

lönsammare.

5. ANALYS

5.1 Hur kan småföretagen uppnå en ökad gemensam lönsamhet genom användning av Lean och 7QM?

En ökad gemensam lönsamhet bland näringsidkare i gamlestaden kan uppnås genom att näringsidkare individuellt ökar sitt deltagande och engagera sig i den individuella såväl den gemensamma

utvecklingen. Enligt Fallstudien (3.2) är det viktigt att alla ingående parter skapar villkor som är mottagliga för resterande näringsidkare. En gemensamhet i grund bygger på att samtliga engagerar sig, speciellt vid utvecklingen som gäller gamlestadens näringsidkare men även den individuella verksamheten som bedrivs i området. Samtidigt är externa aktörer med kunskap inom lean/7QM en nyckelfaktor för att kunna fortgå med implementering av verksamhetsstyrning samt övriga viktiga lean moment som anses vara relevanta för utveckling.

Ett stödnätverk/program kan motverka individuella komplikationer som ovanstående, som i sin tur innebär en gemensam utveckling mot lönsamhet, sedan kan ett stödnätverk av ingående aktörer behandla näringsidkares förfrågningar och tillstånd för att undvika “missförstånd och lagstridiga handlingar i form av ansökningar”.

För att verksamheterna ska öka sin lönsamhet med hjälp av lean så är tre verktyg avgörande för företagen inom communityt. 5S är ett av dessa verktyg som går ut på att skapa ordning och reda på arbetsplatsen. Denna metod kan enkelt implementeras och appliceras i verkligheten hos gamlestadens näringsidkare genom att sortera, systematisera, städa, standardisera och skapa vana i butiken (L.

Sörqvist, 2013). Detta leder till att resurs slöserier minskas genom att inte slösa energi på obekväma och onödiga rörelser eller på att leta efter ett visst hjälpmedel. Förutom detta leder 5S till rent estetiska fördelar inom butiken från ett kundperspektiv.

Det andra lean verktyget som anses skapa fördelar för företagen från ett lönsamhetsperspektiv är fokusera på daglig styrning. Syftet med daglig styrning är att balansera leveransprocesser av produkt och tjänster, säkra ansvar och närvaro där verksamheternas värde skapas och visualisera momentan situation samt eventuella avvikelser, det vill säga användning av tavelmöten och visualisering

(Handelsrådet, 2018). En sådan tavla består i grunden av tre olika områden som besvarar på tre frågor, nuläget, mål och trender samt aktivitetslista. Detta leder till att medarbetarna har koll på planeringen och vad som behövs göra den specifika dagen, samt att medarbetarna har en insyn och överblick inom företaget. Detta kan samtidigt leda till att delaktigheten ökar inom företaget då varje medarbetare kan vara mer involverad i olika processer inom verksamheten.

Det tredje verktyget är standardisering, genom att standardisera olika typer av processer kan man definiera problem. Utan en standard kan man inte ha en avvikelse och utan en avvikelse kan det inte finnas ett problem. För företagen inom communityt kommer standardisering inom företagen se ut på olika sätt då verksamheterna befinner sig inom olika branscher. Standardisering är nyckeln till framgång inom lean, genom att utnyttja detta verktyg kan företagen skapa ett flertal värden och fördelar (Handelsrådet, 2018). Detta kan utnyttjas genom att exempelvis skapa checklistor för hur man utför olika arbeten eller arbetsprocesser.

Det kan vara att man skapar en checklista för hur man öppnar och stänger verksamheten, detta leder till att fler medarbetare kan utföra detta moment.

Ett annat syfte med detta är att medarbetarna befinner sig på samma stadie och ingen kan mer än någon annan vilket gör att man inte behöver förlita sig på någon mer än den andre.

5.2 Vad skulle ett community behöva skapa för värde för näringsidkarna för att de skulle tycka att det är värt att engagera sig? Kan lean/7QM skapa ett värde?

Genom gemensamma mål kan näringsidkarna i samförstånd arbeta mot en utveckling som gynnar gemene näringsidkare. Detta kan exempelvis vara mål som att locka fler människor till gamlestaden som även anses vara ytterst aktuellt i fallstudien. Då kan företagarna komma överens om faktorer som påverkar gamlestadens attraktivitet och därmed gemensamt jobba mot dessa mål. Gemensamma mål som dessa kan i långa loppet få många positiva effekter, om detta exemplet med målet uppfylls så leder det bland annat till ökad lönsamhet då Gamlestaden får fler besökare och därmed fler kunder.

Ett gemensamt engagemang för gamlestaden är avgörande för framgång och lönsamhet eftersom att det ger samtliga individer en tillhörighet och identitet. Att skapa en gemensam samhörighet till gamlestaden skulle öka till att fler personer gärna drar sig till området vilket skapar en ökad affärsverksamhet i förhållande till näringsidkare i området. Att en grupp människor söker sig till området resulterar till att fokuset ligger mindre på vad för butiker som finns där utan att individerna känner en sorts identitet av att befinna sig just i gamlestaden. Ett gemensamt engagemang för gamlestaden ökar möjligheterna för affärsverksamhetens struktur för framgång.

Detta har lett till att man har svårt att öka sin lönsamhet med kunskapsbrist kring företagsekonomi, marknadsföring, sälj och affärsutveckling. En gemensam nämnare för de flesta företagen som varit besökta i gamlestan är att de har problem med att identifiera sina faktiska behov för att utveckla sina företag. Ett tydligt exempel på detta är företaget ATM parabol som anser att försäljning av bildäck, mobilskal, ett avtal med western union för att skicka pengar tillsammans med att sälja paraboler skulle utveckla lönsamheten för företaget. Detta tyder på att en genomtänkt affärsplan och företagsstruktur saknas inom bolaget.

Ett gemensamt community med kunskap om implementering av lean och 7QM kan vara lösningen till att de lokala näringsidkarna ser ett värde i att engagera sig i ett community arbete. För att bemöta näringsidkares outtalade behov behöver man utbilda om lean filosofi samt framhäva dess innebörd vid verksamhetsstyrning (Bergman & Klefsjö, 2012). En fullständig förståelse kring lean filosofin är avgörande för hur mottagligt värdet av dess implementering är.

Därför anses det vara viktigt att man framhäver de outtalade behoven för respektive verksamhet, så att näringsidkare får förståelse för att det finns faktorer som de kan förbättra för att utveckla sin

verksamhet.

5.3 Vad skulle de vilja få för stöd av ett gemensamt community?

Kunskapen av att driva ett företag i Sverige är som tidigare nämnt mycket av problemen som verksamheterna i Gamlestaden har relaterat till. Ett ekonomiskt stöd är något som skulle behöva att genomföras för att dessa företag kan utvecklas samtidigt om man genomför community arbetet i området. Många av dessa företagare kommer från ett annat land med en annan kulturell bakgrund samt erfarenhet om hur man bedriver ett företag i deras respektive hemland (Zolin, Chang & Ho, 2015). Att bedriva en verksamhet i Sverige funkar inte på samma sätt som den bilden de har av att bedriva en verksamhet. Sedan att skapa omständigheter som i det långa loppet skapar ett enskilt hållbart ekonomiskt stöd i form av ett bidrag som de skulle kunna ta hjälp av för att utföra förändringar med exempelvis deras lokaler såsom renovering av fasad för att de ska kunna hålla samma moderna standard som de ändringar som kommer att ske i Gamlestaden. För att ett community arbete ska nå upp till sin fulla kapacitet och för att det ska vara ett lyckat utvecklingsarbete så är det viktigt att interna och externa aktörer har ett bra samarbete(M.Wetzstein, 2013). Detta för att problem och hinder skall lösas om det skulle uppstå i framtiden. Men även för att man ska kunna lösa

kortsiktiga lösningar samt problem som redan finns. Dessa företag har problem och om de ska leva upp till den nya standarden som Gamlestaden kommer att ha behöver de hjälp, annars skulle det kunna leda till att verksamheten går i konkurs i framtiden.

För att dessa behov ska kunna tillgodoses behövs som tidigare nämnt externa aktörer. Dessa externa aktörerna skall finnas tillgängliga för näringsidkarna inom företags communityt, där dem ska bestå av en ekonom samt en jurist.

5.4 Vilka utmaningar och hinder kan uppstå vid en lean implementering

Ett sätt att få positiva utfall av en lean implementering är att med hjälp av filosofin skapa en

verksamhet där huvudfokuset ligger på ständig lära och inte bara på slutresultatet (L. Sörqvist, 2013).

Förutom att missa helheten finns det traditionellt tre misstag organisationer gör när de utformar mätetalen som effektivitetsmått. Organisationer kan ofta ha bristande kunskap inom förståelsen av efterfrågans karaktär och kultur. Eftersom att lean filosofin i grunden är utformad utifrån produktion av enheter behöver man definiera och förstå efterfrågan utifrån verksamhetens egna behov och begränsningar. Ett tydligt exempel kan vara synen på produkter och enheter inom sjukvården, där patienterna blir självaste produkterna. När självaste produkterna är patienter blir det svårt att räkna genomsnittstid och ledtider då olika patienter har olika behov eller att behovet skiljer sig varje dag.

Detta kan exempelvis ske när en patient behöver hjälp i fem minuter en dag och 35 minuter dagen efter. Det finns alltså variation i systemet och den är varierande. Detta leder till att det blir svårt att ta ut genomsnittstider på behoven och därmed behöver man en annorlunda förståelse av efterfrågan.

Fokus på medarbetarnas prestationer kan leda till att tjänstens kvalitét inte prioriteras. Detta problem kan uppstå när man säljer en tjänst och endast fokuserar på att ens medarbetare i en

mottagningscentral ständigt ska ha så många samtal som möjligt.

Detta leder till att man ser antal samtal som produkt eller enhet och helt tappar fokus på att kvalitén i tjänsten som ska utföras för de som kontaktar mottagningscentralen för färdtjänst etc.

Det tredje förekommande misstaget som organisationer gör när de utformar mätetalen som

effektivitetsmått är att underminera organisationens förmåga att observera variation. Till exempel att se en transaktion som en kostnad, det vill säga att kostnaden ligger i flödet. Sedan även att man designar system efter hur efterfrågan ser ut i verkligheten. Även att man bör ha mätetal som relaterar till förmåga och tillfredsställa syftet.

6. DISKUSSION

Under arbetets gång har gruppen diskuterat möjliga utfall i resultat samt dess innebörd, fokus har i partier enbart varit på hur det kan se ut för näringsidkare under processen. Senare under vidare diskussioner har frågor och svar utvecklats till hur ett slutresultat kan gynna näringsidkare och småföretagare överlag i framtiden. Värdeskapande aktiviteter är ett av de återkommande termerna som nämns i utöver resultatet även också i övriga delar av studien. Innebörden av resultatet har ett stort intryck i hur det kan komma att se ut vid framtida implementeringar av exempelvis lean och dess verktyg men även också vilka intryck, kunskaper kring språk och affärsrelaterade frågor skapar.

Resultatet innehar termer som när de väl samspelar har en större innebörd i korrelation än enskilt utförda. Gemensam lönsamhet, engagemang, stöd samt utmaningar och hinder är termer som ingår i frågeställningarna. Dessa termer anses kompletterar varandra vid samspel, och skapar en

fundamentalisk grund till en framgångsrik process. Resultatet framhäver möjlig framgång vid utförande av samtliga aktiviteter som nämns i studien.

Innebörden av resultatet är transparent och ytligt men samtidigt väldigt grundlig och tydlig. Den påvisar komplikationer som kan förekomma vid utförande av ett värdeskapande arbete, inte minst vid implementering av kvalitetsverktyg och värdeadderande aktiviteter men även vid “implementering”

av, utveckling av övriga kunskaper som ovan nämnt. Ett engagemang och viljan att acceptera implementeringar är avgörande för hur resultatet av ett arbete kan se ut.

Lean arbetet kan beroende på vilka verktyg som används och i vilken omfattning implementeringen sker påvisa blandade resultat. Processkartan i punkt 2.10 visualiserar hur aktiviteter utförs stegvis för att uppnå en så framgångsrik implementering av lean i verksamhet som möjligt, däremot innebär det inte att att ett framgångsrikt resultat nödvändigtvist uppnås. Processkartan är skräddarsydd och anpassad till näringsidkare i Gamlestaden men kan även överses och skapa en grund för övriga verksamheter som väljer att efterfölja en processkarta som involverar en lean implementering. Varje steg i processen i grund är avgörande för hur en avslutad process kan komma att se ut, som tidigare nämnt är engagemang en nyckelfaktor till varför processer lyckas, inte minst vid lean implementering.

Att involvera samtliga i processen och dess utförande har en stor betydelse för resultatet av den avslutade processen. Sedan kan stegen i processen överses och anpassas i efterhand. Som tidigare nämnt är Processkartan även ett bra verktyg för att kunna identifiera och konkretisera var

komplikationer uppstår och i vissa fall även varför dessa förekommer.