Yrkeshögskolan Novias ledningssystem

(1)

Yrkeshögskolan Novias ledningssystem

– Manual

Bemöter kraven i

ISO 9001:2008 samt ISO 14001:2004 Beaktar kraven i 18001:2007

Vasa 2012

(2)

MANUAL

Sid 1 av 2 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia

Uppgjord Dokument Granskad Godkänd Datum

BN Manual_kap1-3.docx ML ÖA 13.10.2011

I Inledning

Från olika håll ställs krav på oss i vårt dagliga arbete. Dels ställer våra kunder och intressenter krav på våra verksamheter/tjänster/produkter dels förutsätter huvudmannen, AB Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi, att vi arbetar ekonomiskt och effektivt. Dessutom har statsmakten genom lagstiftning gett oss riktlinjer för vår verksamhet.

Föreliggande manual är en vidareutvecklad version av de manualer och handböcker som tidigare använts av Svenska yrkeshögskolan och Yrkeshögskolan Sydväst inom kvalitets- och miljöledning. Vidare har krav som finns i OHSAS 18001 beträffande arbetarskyddet beaktats.

Manualen utgör ett övergripande dokument i Yrkeshögskolan Novias ledningssystem och beskriver enheterna och deras arbetssätt, de administrativa funktionerna och deras sätt att stöda enheterna i deras verksamhet.

Genom att värna om vår kvalitetsmässiga konkurrenskraft, en hållbar utveckling och en god arbetsmiljö möjliggör vi en ekonomiskt tryggad framtid. Detta innebär att var och en i dessa hänseenden bör delta i den kontinuerliga förbättringen av våra tjänster och vår verksamhet. Med stöd av den under åren uppbyggda kvalitetskulturen och arbete med hållbar utveckling och arbetarskydd, vår samarbetsvilja och -förmåga har vi goda förutsättningar att uppfylla de krav som ställs på oss.

Örjan Andersson Rektor

Yrkeshögskolan Novia Vasa den 1 augusti 2008

(3)

MANUAL

BN Manual_kap1-3.docx ML ÖA 13.10.2011

1 Ledningssystemets omfattning

Yrkeshögskolan Novias ledningssystem omfattar all verksamhet. Ledningssystemet är strukturerat enligt ISO 9001:2008 och bemöter kraven i ISO-standarderna

9001:2008 och 14001:2004 samt beaktar kraven i OHSAS 18001:2007. Standarderna är till hjälp för att strukturera arbetet. De baserar sig på den fortlöpande cirkeln:

planera, utför, följ upp och förbättra.

2 Normativ hänvisning

Verksamheten inom högskolan regleras och styrs förutom av statsmaktens lagstiftning och upprätthållarens instruktioner av högskolans egna specificerande dokument. Vid upprättandet av ledningssystemet har dessa dokument beaktats och till dessa hänvisas i olika sammanhang.

3 Termer och definitioner

Vid behandling av kvalitetsledningsärenden benämns aktörerna inom högskolans verksamhet i linje med termer och definitioner i ISO 9001:2008 enligt nedan

leverantör - organisation - kund

Leverantör är den som tillhandahåller oss produkter. Med ordet produkt menas i detta ledningssystem varor eller tjänster.

Med ordet organisation menas i detta system Yrkeshögskolan Novia och med begreppet kund avser vi den som erhåller våra produkter. Begreppet kund har mera detaljerat beskrivits i kapitel 5.2 Kundfokus.

Vid behandling av miljöledningsärenden används i linje med ISO 14001:2004 och OHSAS 18001:2007 termen intressent för person eller grupp som har intresse av eller påverkas av vår organisations miljöprestanda respektive arbetsmiljöprestanda. I denna manual syftar begreppet miljöledning även på de saker som tillhör arbetsmiljöledningen.

I övrigt används terminologi i överensstämmelse med termer och definitioner i de ledningsstandarder vi följer.

(4)

MANUAL

BN Manual_kap4.docx ML ÖA 15.05.2012

4 Ledningssystem

Syftet med ledningssystemet är att:

Stöda förverkligandet av högskolans mission, vision, strategier och mål med hjälp av ett enhetligt och internationellt trovärdigt ledningssystem.

Kontinuerligt utvärdera och utveckla högskolans verksamhet

Förankra kvalitetsarbetet i hela högskolan hos både studerande och personal.

Etablera en aktiv dialog med utbildningsprogrammens referensgrupper och övriga arbetslivsrepresentanter

Befrämja en arbetskultur som garanterar att utvärderingsresultat utnyttjas för utveckling av högskolans verksamhet

Stöda de studerandes utveckling till kvalitets- och miljömedvetna yrkeskunniga medborgare som kan ta hållbar utveckling i beaktande i sin framtida verksamhet.

(5)

MANUAL

4.1 Verksamhetens grunder och strategier

En av de viktigaste uppgifterna för den högsta ledningen är att skapa en vision för hela organisationen och dess framtid.

Vid detta arbete har högskolans mission och vision uppgjorts enligt nedan. Missionen och visionen har fastställts av högskolans huvudman.

Mission

Yrkeshögskolan har till uppgift att

- Meddela sådan högskoleundervisning för yrkesinriktade expertuppgifter som baserar sig på arbetslivets och arbetslivsutvecklingens krav samt på forskning och konstnärliga utgångspunkter,

- att stöda individens yrkesutveckling,

- att bedriva tillämpat forsknings- och utvecklingsarbete som betjänar yrkeshögskoleundervisningen samt stöder arbetslivet och den regionala utvecklingen och tar hänsyn till näringsstrukturen i regionen samt att bedriva konstnärlig verksamhet

- att vid fullgörandet av sina uppgifter främja livslångt lärande

Till yrkeshögskolans uppgifter hör att i enlighet med yrkeshögskolelagen § 9 att ansvara för kvaliteten och den fortlöpande utvecklingen av den utbildning och övriga verksamhet som yrkeshögskolan ordnar.

Vision

Yrkeshögskolan Novia associeras med högklassig arbetslivsförankrad

högskoleutbildning, regional närvaro och hållbar ekologisk, ekonomisk samt social utveckling.

Visionen bryts ned i långsiktiga mål och kompletteras med strategier för hur målen ska nås. Verksamhetsutveckling har en central betydelse i denna process och för att klargöra kvalitets- och miljöledningsfrågornas roll har en särskild policy formulerats.

Verksam-

hetsidé Vision

Strategier Policy Mål

Framgångsfaktorer

(6)

MANUAL

För att klargöra högskolans roll på utbildningsmarknaden och i samhället har organisationens verksamhetsidé fastställts. Yrkeshögskolan Novias verksamhetsidé och policy behandlas i kapitel 5 Ledningens ansvar. Målsättning och –mätning behandlas i kapitel 8 Mätning, analys och förbättring.

Arbetet med att nå våra uppsatta mål består av att vi vidtar olika åtgärder och aktiviteter. De planer som beskriver dessa aktiviteter utgör våra strategier. Processen för uppgörande/uppdatering av strategi följer nedanstående processflödesschema:

Strategiprocessens olika faser förverkligas enligt nedan:

- Verksamhetsidén är uppgjord/uppgörs i linje med den av

utbildningsmyndigheterna och upprätthållaren givna uppgiften/missionen.

- Till grund för omvärldsanalysen ligger nationella och regionala översikter, strategier och behovskartläggningar samt information från personalens arbetslivskontakter, referensgrupper/samarbetsorgan med arbetslivs- representation och eget regionalt utvecklingsarbete.

- Nulägesanalysen görs av personalen på interna planeringstillfällen.

- Mål- och strategiformulering görs i ledningsgrupperna.

- Handlingsplan uppgörs av den som är ansvarig för måluppfyllelse och genomförande görs av utförarna i olika typer av projekt och aktiviteter.

- Uppföljning och feedback sker i form av årliga resultatmätningar samt genomgång av erhållna erfarenheter vilka beaktas vid uppdatering av strategin.

Högskolan har en övergripande strategi kompletterad med varandra integrerade understrategier för pedagogik, forskning och utveckling (FoU) samt regional utveckling. Dessa har i sin tur kontaktytor mot strategier för personalutveckling och kommunikation.

Omvärldsanalys

Nulägesanalys Verksam-

hetsidé

Mål- formulering

Strategi- formulering

Handlings- plan

Genom- förande

Uppföljning och feedback

(7)

MANUAL

De strategiska dokumenten granskas årligen. När granskningen visar att

ifrågavarande dokument behöver ändras revideras/uppdateras dokumentet och förs till nytt godkännande. Vid strategihanteringen tillämpas nedanstående

arbetsfördelning.

STRATEGI Publiceras Granskas av Revideras av Godkänns av YH-strategi, övergripande,

inkl int.

Intranet Rektor Upprätthållare Upprätthållare

Pedagogisk strategi, inkl virt och utb teknologi

Intranet PLG:s ordf PLG Styrelsen

Regional strategi Intranet FoU-chef LG Styrelsen

FoU strategi Intranet FoU-chef LG Styrelsen

Personalstrategi Intranet Förv.chef LG Styrelsen

Kommunikationsstrategi Intranet Komm.chef LG Styrelsen

Kvalitetsstrategi (manual.) Internet Kvalitetschef Q-team, LG Rektor

4.2 Grunder för verksamhetsledningen

I sin verksamhet eftersträvar högskolan hög kvalitet i sina processer och på sina produkter. För att förverkliga denna strävan arbetar man i de enskilda processerna enligt en förbättringscykel med stegen planera, utför, följ upp och förbättra.

Nedanstående bild visar hur ledningen av hela verksamheten sker. Verksamheten leds, i linje med uppställda mål, av de enhetsansvariga. Resultat presteras i respektive enhet. Med bestämda intervaller utvärderas resultaten vid ledningens genomgång.

Erfarenheterna från dessa utvärderingar är värdefulla när satsningar ska göras för att nya målsättningar ska kunna förverkligas. Bilden beskriver således processen för ständig förbättring av den totala verksamheten vid högskolan.

Utvärdering och

förbättring av verksamhet Målavtalsförhandlingar med undervisningsministeriet Ledningens genomgångar - externa revisioner - interna revisioner Förverkligande

av verksamhet Enhetsvisa processer, planer/rutiner för aktiviteter Ledning av

verksamhet

Processerna för målavtal med undervisnings- ministeriet Operativ ledning

(8)

MANUAL

I ledningssystemet ingår kvalitets- och miljöledning samt verksamhetsstyrning. Det ska säkerställa kvalitet i verksamheten, effektivitet och systematisk utveckling i enlighet med uppställda mål.

Målsättningarna fastställs i

- målavtal med undervisnings- och kulturministeriet

- budget, ekonomi- och verksamhetsplan med huvudmannen

- målavtal mellan rektor och chef för enhet (utbildande eller administrativ), inkluderar kvalitets samt miljö och/eller hållbarhetsmål

Målavtalsprocessen, bottom up and top down

För att få en beskrivning, helhetsbild, av högskolans verksamhet har ingående processer identifierats och en uppdelning gjorts i huvud- och stödprocesser enligt nedan. När en process utförs av en utomstående organisation sägs processen vara en utlagd process och processutföraren är vår leverantör.

Ledningsgrupp

Verksamhet

- utbildningsprogram, FoU etc.

Rektor YH Styrelse

Mål och mätare Förslag till mål

Ledningens genomgång

Ekonomi- och verksamhetsplan

Utv.åtgärder Resursbehov etc.

Mätning uppföljning Målavtal

UKM Huvudmannen

AB YHÅA

Enhetens genomgång

Ledningsgrupp

Enhetschef

(9)

MANUAL

4.2.1 Huvudprocesser och stödprocesser

I vår processbild betraktar vi de processer under vilka vi är i direkt kontakt med kunden som huvudprocesser. Våra kontakter med kunderna inleds när vi har den första kommunikationen med dessa och kommunikationen fortgår fram till dess att kundkontakten bryts. Kommunikationsprocessens ägare är de som har tjänster att erbjuda, inom YH- utbildningen de som är ansvariga för utbildningsprogrammens kvalitet och inom forskning och utveckling och övriga tjänster de som ansvarar för utförandet av dessa.

Kommunikation kan leda till att vi inleder processen för utveckling av ny produkt.

Utvecklingsarbetet sker i linje med de uppgifter på behov och krav på produkt som vi erhåller från kunderna. Processägare vid utveckling av ny produkt är den person som tilldelas ifrågavarande utvecklingsarbete.

När vi har en produkt, från tidigare eller som resultat av en utvecklingsprocess, kan utbildningsprocessen inledas. Processen för (YH-) utbildningarna inleds med antagning av studerande och fortsätter med utbildningar som åskådliggörs i våra läroplaner och avslutas när de studerande utexamineras. Processägare inom (YH-) utbildningen är de som ansvarar för utbildningsprogrammens kvalitet.

Högskolan har enligt lag och förordning också till uppgift att bedriva tillämpat forsknings- och utvecklingsarbete som betjänar högskoleundervisningen samt stöder arbetslivet och den regionala utvecklingen och tar hänsyn till näringsstrukturen i regionen. Processägare inom forskning och utveckling är FoU-ledarna.

Processen för övriga tjänster inbegriper såväl fortbildning som övriga åtaganden gentemot kund. Eftersom denna typ av tjänst kan variera får det avtal vi gör med kunden en central roll och tjänsten ska utföras enligt det sätt som man kommit överens om i avtalet.

Kommunikation med kund Utveckling av ny produkt

YH-utbildning

Forskning och utveckling Övriga tjänster

Stödprocesser

Kärn- verksamhet

(10)

MANUAL

Processerna (YH-) utbildning, forskning och utveckling samt övriga tjänster utgör högskolans kärnverksamhet. I de i processbilden inritade stödprocesserna arbetar man för att möjliggöra ett optimalt resultat i kärnverksamheten. Stödprocesserna kan vara stödande, koordinerande eller ledande eller en kombination av dessa.

Processägarskapet för stödprocesser finns definierat i stödfunktionernas ansvarsområdesbeskrivningar.

4.2.2 Miljöledning

Val av betydande miljöaspekter,

Rutin- beskriv

ning

Miljömål

Handlingsplan

Utvärdering, Yrkeshögskolan Novias manual

Ifall avsaknad kunde leda till avvikelse från policyn och de övergripande och detaljerade målen Identifiering av

miljöaspekter,

Görs när en ny enhet påbörjar arbetet, när verksamheten ändrar och/eller med högst tre års mellanrum. man ska även ta hänsyn till planerad eller pågående utveckling samt nya eller förändrade aktiviteter, produkter och tjänster.

I dessa beskrivs ansvars- fördelning, tillvägagångs- sätt, resurser, tidsplan, uppföljning för varje rele- vant nivå och funktion.

Handlingsplanerna uppdateras minst en gång per år.

Enhetens kvalitets- koordinator ansvarar för dokumenteringen Kontinuerlig förbättring:

minskning av den negativa miljöpåverkan, ökning av den positiva

För Yrkeshögskolan Novia & enhetsspecifika Inledande miljöutredning

De som inte kan styras tas inte i beaktande

Beakta : miljö-

lagstifningen (GQAP07), policyn, övergripande målen.

Beakta : miljö-

lagstifningen (GQAP07), tekniska möjligheter, budgeten, policyn, synpunkter från intressenter

(11)

MANUAL

Miljöutredning

Grunder för miljöledningsverksamheten finns i enheternas inledande

miljöutredningar. En miljöutredning omfattar beskrivning av verksamheten på enheten, enheternas miljöaspekter, utredning om ansvarspersoner och gällande miljölagstiftning samt granskning av gällande rutiner.

Identifiering av miljöaspekter

Med miljöaspekter avses delar av en organisations aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster som kan inverka på miljön. När detta görs ska man även ta hänsyn till planerad eller pågående utveckling.

Val av betydande miljöaspekter

Bedömning av alla miljöaspekters betydelse görs. De betydande miljöaspekterna väljs systematiskt ut på basis av protokollförda diskussioner på enheterna. Vid val av betydande miljöaspekter tas miljölagstiftningen, policyn, högskolans övergripande miljömål och åsikter från personalen i beaktande.

Rutiner för miljöaspekter

För produkter som kan sättas i samband med de identifierade miljöaspekterna upprätthålls, införs och underhålls dokumenterade rutiner för att styra situationer där avsaknad av dokumenterade rutiner skulle kunna medföra avvikelser från policyn och de övergripande och detaljerade målen. Ifall produkten är en betydande

miljöaspekt skrivs en rutinbeskrivning eller en handlingsplan för den, i vilket ingår driftkriterierna.

Lagar och andra krav

Miljösamordnaren ansvarar för insamling av miljölagstiftning och andra krav som organisationen berörs av och som är tillämpbara på våra betydande miljöaspekter.

Förteckningen över lagstiftningen uppdateras en gång per år, se GQAP07 Styrande dokument. Utvärdering av om förteckningen över miljö- och arbetsmiljölagstiftning följs görs en gång per år, se GQAP08 Hantering av redovisande dokument.

Mål och handlingsplaner

Utgående från ovanstående uppgörs övergripande och detaljerade mål samt handlingsplaner för att uppnå målen. Mer detaljerat beskrivs detta i kap. 5.4 Planering av mål och ledningssystem, kap. 8 Mätning, analys och förbättring samt i de enhetsvisa process- och rutinbeskrivningarna.

(12)

MANUAL

Enheterna presenterar sina val av betydande miljöaspekter och miljömål för

Yrkeshögskolan Novias ledningsgrupp På basen av de väljs gemensamma mål för hela högskolan. Målsättningarna fastställs enligt schemat målavtal mellan rektor och chef för enhet, på sidan 5 i kapitel 4.2.

Blanketter för ovannämnda process finns i rutinen GQAP30, Planering av miljöledningsverksamheten.

4.2.3 Arbetsmiljöledning

Verksamhetsprogram för arbetsmiljöledning (arbetarskydd)

Arbetsplatsens ledning fastställer verksamhetsmodellerna och verksamhetslinjerna för arbetarskyddet. Arbetarskyddets mål, ansvarsområden och befogenheter anges klart och tydligt och är inskrivna i verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet.

Formuleringen av målen för arbetarskyddet bygger på en bedömning av det arbete som utförts på arbetsplatsen samt av de hälsorisker och faror som finns i

arbetsmiljön och arbetsgemenskapen. I verksamhetsprogrammet har också principerna för verksamheten för att upprätthålla arbetsförmågan skrivits in.

Arbetsmiljöutredning

Grunder för arbetsmiljöledningsverksamheten finns i enheternas kartläggning av arbetarskyddets nuläge. En kartläggning omfattar bl.a. beskrivning av

arbetsuppgifternas art och personalen på enheten, enheternas vidtagna arbetarskyddsåtgärder samt en utredning om tillbuds stående resurser.

Verksamhetsplan för arbetarskyddet

Utgående från arbetsmiljöutredningen gör enhetens ledning upp en verksamhetsplan för arbetarskyddet och uppdaterar verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet.

Avtal angående företagshälsovård

Arbetsgivaren har ingått skriftliga avtal angående företagshälsovården antingen med en kommunal hälsocentral eller med någon privat läkarcentral som erbjuder företagshälsovård. Med respektive företagshälsovårdsleverantör uppgörs verksamhetsplan för företagshälsovård.

(13)

MANUAL

Lagar och andra krav

Miljösamordnaren ansvarar för insamling av lagstiftning och andra krav som organisationen berörs av och som är tillämpbara på vår arbetsmiljöledning.

Förteckningen över lagstiftningen uppdateras en gång per år. Se GQAP07 Styrande dokument

4.3 Ledningssystemets dokumentation

4.3.1 Ledningssystemets struktur och dokumentation

I högskolans ledningssystem finns styrande (specificerande) dokument på två nivåer samt redovisande dokument enligt tabell nedan:

Nivå Dokument Gäller inom området Dokumenttyp

1 Manual Yrkeshögskolan Novia Policy, funktions-

beskrivning 2 Process- och

rutinbeskrivningar

Yrkeshögskolan Novia Specificerande

Enhetsvisa process- och

rutinbeskrivningar

Respektive enhet Specificerande

Redovisande dokument

Där ifrågavarande aktiviteter utförs, funktionsvisa

Resultatblankett/

-formulär

4.3.2 Manualen och övriga specificerande dokument

Manualen är ledningssystemets övergripande dokument. I denna manual har högskolans verksamhetsidé, policy och ledningssystem beskrivits på ett övergripande sätt och hänvisningar för vidare information görs till olika specificerande dokument såsom process- och rutinbeskrivningar, planer, övergripande och detaljerade mål samt beskrivning av miljöledningens huvuddelar och hur dessa samverkar.

Manualens struktur, liksom högskolans ledningssystem, följer ordningen i standard ISO 9001:2008, utan uteslutningar. De krav i ISO 14001 och OHSAS 18001 som inte har motsvarighet i ISO 9001 har inkluderats i enlighet med standardernas

korsreferenstabeller.

(14)

MANUAL

Högkolans kvalitetschef ansvarar för upprätthållandet och utvecklingen av manualen.

Rektor godkänner i manualen ingående kapitel. Manualkapitlen registreras enligt datum då ifrågavarande kapitelversion godkänts.

En dokumenterad rutin ska uppgöras när avsaknad av sådan skulle kunna medföra avvikelser från policyn och de övergripande och detaljerade målen.

4.3.3 Styrning av specificerande dokument

Vid hantering av dokument på nivåerna 1 och 2 ska strävan vara att dessa ska finnas på högskolans intranät. Distributionen blir då en fråga om tillgång till ifrågavarande dokument och revideringsrätten av dokumenten blir liktydig med befogenheten att ändra i ifrågavarande dokument. Detta betyder att nätverksversionen är en kontrollerad kopia medan utskrifter av nätverkskopior ska betraktas som informationskopior, vilka inte revideras.

Kvalitetskoordinatorerna distribuerar ledningssystemets styrande dokument med hjälp av organisationens intranät.

Dokument av externt ursprung

De externa dokument som i huvudsak reglerar verksamheten inom högskolan har listats med gällande utgåva och informationspunkt och finns bland specificerande dokument. Andra dokument av externt ursprung såsom standarder, specifikationer, ritningar etc. övervakas projektvis av ifrågavarande projektansvarig.

En rutinbeskrivning som i detalj beskriver uppgörande och underhåll av specificerande dokument upprätthålls.

4.3.4 Styrning av redovisande dokument

Redovisande dokument visar vad aktiviteterna resulterat i, uppnådda resultat eller utgör bevis på utförda aktiviteter. Sådana dokument uppgörs och uppbevaras av den som ansvarar för ifrågavarande aktivitets utförande.

Hanteringen av redovisande dokument har fastställts.

(15)

MANUAL

BN Manual_kap5.docx KH ÖA 15.11.2012

5 Ledningens ansvar

5.1 Ledningens åtagande

Ledningens åtagande med avseende på kvalitet och miljö består av att skapa de förutsättningar som krävs för att erhålla god kvalitet i högskolans processer. Genom att analysera resultat från mätningar utförda enligt våra definierade

mätningsmetoder kan vi identifiera resursbehoven och fördela befintliga medel så att tillräckliga och adekvata personal- och materialresurser tillgodoses i syfte att förverkliga och upprätthålla policyn och uppnå våra mål.

För att se hur väl vi lyckas i vår verksamhet ska vi använda relevanta mål, målnivåer och mätmetoder. Dessa identifieras och genomgås årligen i respektive enhets ledningsgrupp. Enheternas ledning mäter aktiviteterna och granskar i sina genomgångar behovet av utveckling av ledningssystemet vid respektive enhet.

5.2 Kundfokus

En högskolas lärare i huvudsyssla, övriga personal i huvudsyssla och heltidsstuderande hör till högskolan som dess medlemmar.

De personer eller organisationer som vi är till för, som vi vill skapa värde åt utgör våra kunder enligt definitioner i ISO 9001:2008.

Samhället och som dess representant närmast undervisnings- och kulturministeriet (UKM) är som finansiär högskolans viktigaste kund. Lagstiftning har fastslagit högskolans uppgifter och årligen uppgörs avtal med UKM om omfattningen av dessa.

Dem som vi primärt skapar värde åt är våra studerande. Studerande erhåller en utbildning och är samtidigt som medlemmar i högskolan med i utvecklingen av verksamheten. Studerandekåren Novium sköter studerandes intressebevakning och utser studeranderepresentanter till beredande och beslutande organ.

(16)

MANUAL

Arbetslivet utgör (våra) studerandes framtida arbetsplats och vi skapar på så sätt indirekt värde åt arbetslivet som vi betraktar som vår sekundära kund. I detta värdeskapande samarbetar vi med arbetslivet.

Kunder som köper våra tjänster utgör våra externa kunder.

Med interna kunder avses den egna organisationens enheter och ansvarspersoner.

Med intressent avses person eller grupp som har intresse av eller påverkas av vår organisation.

Marknadsföring och samverkan med kunder och intressenter beskrivs i kapitel 7.2 Kundanknutna processer.

(17)

MANUAL

5.3 Verksamhetsidé och policy

Som ett övergripande ledningsåtagande har utgående från mission och vision verksamhetsidé och policy för organisationen upprättats.

5.3.1 Verksamhetsidé

Högskolans verksamhetsidé är att i ett nära samarbete med arbetslivet och genom arbete i nätverk med andra högskolor inom landet och utomlands och speciellt med Åbo Akademi

- ge en till det globaliserade arbetslivet och till dess utveckling anpassad kvalitativ högskoleutbildning samt erbjuda kundanpassad fortbildning - idka tillämpat forsknings- och utvecklingsarbete samt utföra företags- och

andra kundtjänster som stöder den regionala utvecklingen

- ha en stark regional förankring som bygger på en fortlöpande, interaktiv samverkan med strategiskt valda externa intressenter och därigenom etablera långsiktiga relationer

- inom disciplinerna för utbildningsprogrammen utveckla spetsområden, inom vilka vi har en framstående ställning inom landet samt åtnjuter internationellt erkännande

- främja hållbar ekologisk, ekonomisk och social utveckling inom högskolans ansvarsområde

5.3.2 Policy

Vi sätter studeranden i centrum.

Vårt mål är att vara en stark, attraktiv och ledande yrkeshögskola, där var och en åtar sig att uppfylla krav som ställs i de ledningsstandarder vi tillämpar.

Vår strävan är att genom ständig förbättring vara föregångare inom vår kärnverksamhet.

Vi verkar för en hållbar samhällsutveckling i ekologiskt, ekonomiskt och socialt hänseende.

Vi värnar om miljön genom att aktivt iaktta tillämpliga lagkrav, hushålla med resurser och förebygga föroreningar.

Vi utvecklar arbetsgemenskapen och slår vakt om trivsel, trygghet och hälsa.

Vi har en synlig medverkan i lokala och regionala utvecklingsprocesser.

Vi värnar om att ständigt utvecklas i våra arbetsuppgifter och värdesätter varandras kunskap.

Vasa den 1 augusti 2008

Örjan Andersson Rektor

Yrkeshögskolan Novia

(18)

MANUAL

5.4 Planering av mål och ledningssystem

5.4.1 Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljömål

Utgående från verksamhetsidén och policyn ska högskolan och enheterna ställa sina mål. I ledningens genomgångar noteras hur väl de uppsatta målen nåtts och där ges nya riktlinjer för kommande periods målsättning.

I implementeringen av policyn ska enheterna ha möjligheter att anpassa sin målsättning så att de för tillfället viktigaste sakerna utvärderas. De utbildande enheternas mål med avseende på kvalitet ska sättas så att kundkraven uppfylls och kundtillfredsställelsen ökar. Miljömålen bestäms på basis av betydande

miljöaspekter, miljö- och arbetsmiljölagstiftning, tekniska möjligheter, budget, policy och synpunkter från intressenter och kunder. De administrativa funktionernas mål med avseende på kvalitet och miljö ska sättas dels utgående från högskolans målsättning, dels från att dessa funktioner ofta representerar stödprocesser som på bästa möjliga sätt skall stöda högskolans kärnverksamhet.

I målavtalet beskrivs hur de övergripande och detaljerade kvalitets- och miljö/hållbarhetsmålen ska uppnås.

I ledningarnas genomgångar noteras hur väl de ställda målen nåtts och nya mål fastslås för nästa period i enlighet med respektive enhets behov och direktiv från högskolans ledning. Mätning, analys och förbättring har mer detaljerat beskrivits i kapitel 8.

5.4.2 Planering av ledningssystemet för kvalitet, miljö och arbetsmiljö Planeringen av ledningssystemet görs i avsikt att uppfylla de mål som vi själva uppställt och de krav som ISO 9001 och 14001 samt OHSAS 18001 anger samt för att bibehålla funktionen hos ledningssystemet när ändringar i högskolans verksamhet planeras och införs. Av detta framgår att våra mål kommer att vara kund-, miljö- och arbetsmiljörelaterade.

(19)

MANUAL

5.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation

5.5.1 Ansvar och befogenhet

Verksamhet och organisation

Utbildning, forskning och utveckling samt övriga tjänster för regional utveckling utgör högskolans kärnverksamhet. I högskolans organisationsplan ingår

utbildningsenheterna, FoU-enheten, forsknings- och utvecklingsinstitutet Aronia, fortbildning och en central förvaltning.

Upprätthållarens, AB Yrkeshögskolans vid Åbo Akademi, bolagsstämmans och bolagsstyrelsens liksom högskolans styrelses uppgifter och befogenheter finns beskrivna i huvudmannens bolagsavtal och bolagsordning samt i Yrkeshögskolan Novias instruktion.

Förvaltning

Rektor är högskolans ledande befattningsinnehavare och har det övergripande ansvaret för högskolans verksamhet och förvaltning. För olika stödprocesser finns en förvaltning bestående av rektorsämbetet, ekonomienheten och studiebyrån. Vidare finns organiserat under rektorsämbetet internationella enheten, biblioteket och IT- enheten.

Rektorsämbetet har som uppgift att, tillsammans med yrkeshögskolans övriga funktioner, utforma, upprätthålla och kontinuerligt utveckla yrkeshögskolans processer för utveckling och koordinering av utbildning, forskning och utveckling, förvaltning, kvalitets- och miljöledning, information, studeranderekrytering och internationell verksamhet. Rektorsämbetet leds av rektor. Till rektorsämbetet hör därtill prorektor, förvaltningschef, kvalitetschef och kommunikationschef vilka rapporterar till rektor. För personalärenden finns en HR-planerare och för

arbetarskyddsärenden finns en koordinerande arbetarskyddschef vilka rapporterar till förvaltningschefen. För samordning av miljöledningsarbete finns en

miljösamordnare som rapporterar till kvalitetschefen. Vidare finns en VD-assistent och annan behövlig personal.

Den internationella enheten leds av en för uppgiften utsedd chef som rapporterar till rektor.

För biblioteksverksamheten ansvarar en bibliotekschef. Bibliotekschefen rapporterar till prorektor.

(20)

MANUAL

För IT-verksamhet, datanät och datakommunikationssystem, ansvarar en IT-chef.

IT-chefen rapporterar till förvaltningschefen.

Ekonomienheten ansvarar för ekonomiförvaltningen. Enheten leds av ekonomichefen som rapporterar till rektor.

För skötseln av yrkeshögskolans gemensamma processer för studieärenden och studieregister finns en studiebyrå med en ansökningsbyrå för handhavande av gemensam ansökan och beredning av beslut för antagning av studerande.

Studiebyrån leds av en studiebyråchef som rapporterar till rektor.

Utbildning

En pedagogisk ledningsgrupp , bestående av enhetscheferna ansvarar med stöd av övriga utbildningsområdesansvariga för utvecklingen och koordineringen av utbildningarna. Vidare hör virtuella studier och utbildningsteknologi organisatoriskt under den pedagogiska ledningsgruppen.

Högskolans utbildningsverksamhet är indelad i utbildningsenheter, inom vilka undervisning ges för examensinriktad utbildning. Utbildningsenheterna leds av enhetschefer, vilka rapporterar till rektor. Över utbildningsenheters organisation och ansvarsfördelning har uppgjorts detaljerade enhetsbeskrivningar.

Forskning och utveckling (FoU)

Yrkeshögskolans forsknings- och utvecklingsverksamhet sker dels inom Yrkeshög- skolan Novias FoU-områden, dels inom forsknings- och utvecklingsinstitutet Aronia vid Åbo Akademi och Yrkeshögskolan Novia (nedan). FoU-verksamheten koordineras i en FoU-enhet och leds av en FoU-chef som samordnar och rapporterar FoU- verksamheten som helhet till rektor.

Ett FoU-områdes verksamhet leds av en FoU-ledare. FoU-verksamheten förverkligas i samråd med utbildningsenheterna på så sätt att varje FoU-område kan hänföras till minst en utbildningsenhet och varje utbildningsenhet har tillgång till minst en FoU- ledare. FoU-ledarna rapporterar till FoU-chefen.

Forsknings- och utvecklingsinstitutet Aronia har till uppgift att samordna, utveckla och bedriva tillämpad forskning och därtill ansluten utbildning som bedrivs gemensamt av Åbo Akademi och yrkeshögskolan. Aronias verksamhet leds av en ledningsgrupp och en föreståndare. Yrkeshögskolans styrelse utser, efter att ha hört

(21)

MANUAL

Åbo Akademi, en föreståndare för institutet. Föreståndaren rapporterar till FoU- chefen. Institutets verksamhet och organisering beskrivs närmare i skilt reglemente.

Rektor utser Aronias föreståndare eller någon av FoU-ledarna till yrkeshögskolans FoU-chef.

Fortbildning

Yrkeshögskolan Novias fortbildningsverksamhet tillsammans med

fortbildningsverksamheten vid Åbo Akademi bedrivs inom Centret för livslångt lärande vid Åbo Akademi och Yrkeshögskolan Novia.

Den yrkeshögskoleinriktade fortbildningsverksamheten leds av en vicedirektör, som väljs av yrkeshögskolans styrelse. Centrets förvaltning beskrivs i skild instruktion.

Yrkeshögskolans fortbildningsverksamhet sker inom fastslagna fortbildningsprogram som omspänner hela yrkeshögskolan.

Ett fortbildningsprogram leds av en fortbildningsplanerare som av rektor, på vicedirektörens och respektive utbildningsenhetschefs förslag, anställs eller utnämns bland personalen tillsvidare eller för viss tid om högst fem (5) år.

Fortbildningsverksamheten förverkligas i samråd med utbildningsenheterna på så sätt att varje fortbildningsprogram kan hänföras till minst en utbildningsenhet och varje utbildningsenhet har tillgång till minst en fortbildningsplanerare. Planerarna rapporterar till vicedirektören.

Fortbildningsprogrammen omfattar följande produktgrupper:

1. Specialiseringsutbildning 2. Uppdragsutbildning

3. Fortbildningsinriktade utvecklingsprojekt 4. Öppen yrkeshögskoleutbildning

Förutom den externa verksamheten arrangeras även intern personalfortbildning.

Planerarna tar initiativ till och organiserar i samråd med utbildningsenheterna utbildning utgående från externa kunders behov. Planeraren bedömer vilken slags produkt som bäst svarar till de identifierade externa behoven.

(22)

MANUAL

Enheternas organisation beskrivs närmare i enhetsdokument och ansvarsfördelningen framgår av befattningsbeskrivningarna. I

befattningsbeskrivningarna ingår bestämmelser om befattningshavares och arbetstagares ställning i organisationen, behörighetsvillkor, ersättare,

ansvarsområden, uppgifter och befogenheter. Befattningsbeskrivningarna godkänns av närmaste förman.

Figur 5.1 Yrkeshögskolan Novias organisationsplan

Fortbildning

Vicedirektör, YH-fortbildning

Utbildningskoordinering

Pedagogisk ledningsgrupp Enhetschefer Utbildningsområden Kontaktpersoner till utbildningsområden

Virtuella studier och utbild- ningsteknologi

Kontaktperson

Utbildningsenheter

Enhetschefer Styrelse

Förvaltning Rektor

Forskning och utveckling

Prorektor FoU

FoU-chef

● Centret för livslångt lärande

Aronia Föreståndare FoU-områden FoU-ledare

● Vasa, Seriegatan

● Vasa, Wolffskavägen

● Jakobstad

● Raseborg

● Åbo

Bibliotek Bibliotekschef

(23)

MANUAL

Yrkeshögskolan Novias ledning

Rektor

Rektor är högskolans ledande befattningsinnehavare. Rektor leder, utvecklar och övervakar högskolans verksamhet, förvaltning och ekonomi. Rektor leder

målavtalsförhandlingarna med undervisnings- och kulturministeriet liksom andra förhandlingar som berör hela högskolan eller flere ansvarsområden inom högskolan.

Rektor som utses av styrelsen för AB YHÅA fungerar som ordförande i högskolans styrelse. När rektor är förhindrad eller jävig sköts rektors uppgifter av i första hand prorektor och i andra hand förvaltningschefen. Om prorektors uppgifter besluter rektor.

Ledningsgruppen för högskolan, LG

För samordning av verksamheten finns en ledningsgrupp, LG. Rektor är

ledningsgruppens ordförande. Medlemmar i LG är rektor, prorektor, enhetscheferna, vicedirektören vid CLL, FoU-chefen, förvaltningschefen, ekonomichefen,

kommunikationschefen och kvalitetschefen. LG tar fram gemensamma linjer och strategier för verksamheten och stöder beredningen av ärenden för styrelsen och rektor.

Den pedagogiska ledningsgruppen, PLG

För samordning av utbildningsfrågor och pedagogisk utveckling inom högskolan finns en pedagogisk ledningsgrupp, PLG, bestående av enhetscheferna. Gruppen kan också bereda frågor för ledningsgrupp, rektor och styrelse. Som ordförande fungerar prorektor, eller ifall prorektor inte har ansvar för pedagogiska frågor, en av

enhetscheferna. Som föredragande i gruppen fungerar en pedagogisk utvecklare som är en pedagogisk sakkunnig inom högskolan.

Som verkställande och beredande organ för den pedagogiska ledningsgruppen fungerar ett pedagogiskt team, P-team. I P-team ingår förutom den pedagogiska utvecklaren en pedagogisk koordinator för varje utbildningsenhet. Dessa fungerar som enhetschefernas representanter. Som ordförande fungerar den pedagogiska utvecklaren.

Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöansvar

Varje enhetsansvarig ansvarar för implementeringen av policyn inom sin enhet och säkerställer att lagstiftningen följs på respektive resultatområde.

(24)

MANUAL

Varje person i förmansställning är ansvarig för att all personal inom ansvarsområdet som utför kvalitets- och miljöpåverkande aktiviteter är kvalificerad på basis av lämplig utbildning, fortbildning och erfarenhet.

Varje anställd i vår organisation är ansvarig för kvaliteten i sitt eget arbete, kan föreslå förbättringar och är skyldig att anmäla avvikelser som berör

ledningssystemet.

(25)

MANUAL

Tabell 5.1 Ansvarsområden direkt underställda rektor, ansvariga och deras ersättare

Ansvarsområde Befattning Ansvarig Ersättare

Övergripande ansvar för högskolans verksamhet och förvaltning

Rektor Ö Andersson B Forsström

K Heir

Forskning och utveckling Prorektor B Forsström Ö Andersson

Utbildningskoordinering PLG:s ordförande T Böckelman Ö Andersson Enheten i Vasa,

Wolffskavägen

Enhetschef J Waller E Englund

Enheten i Vasa, Seriegatan Enhetschef Å Nyberg-Sundqvist A-L Glasberg

Enheten i Jakobstad Enhetschef S Lillkung L Rebers

Enheten i Åbo Enhetschef E Huldén E Vartama

Enheten i Raseborg Enhetschef T Böckelman M Lindholm

FoU-enheten FoU-chef B Forsström J Erkkilä

Enheten för fortbildning Vicedirektör R Wallis D Staffans

(26)

MANUAL

Enheternas ansvarsområden och organisationsplaner

I specificerande dokument har enheterna dokumenterat sina ansvarsområden och organisationer. Motsvarande dokument för stödfunktionerna har också uppgjorts.

Ansvar, befogenheter och huvudsakliga arbetsuppgifter för enheternas personal har fastställts med skriftliga befattningsbeskrivningar.

5.5.2 Ledningens representant

Kvalitetschefen, som är ledningens representant, har befogenhet att säkerställa att den antagna policyn och principerna i ISO 9001 och 14001 samt OHSAS 18001 följs inom högskolan. Information om observerade avvikelser ska i första hand ges till ifrågavarande funktions ledning och enhetens kvalitetskoordinator. I det fall att ingen korrigerande åtgärd vidtas kan kvalitetschefen informera rektorn direkt i

ifrågavarande sak. Inom enheterna har de utsedda kvalitetskoordinatorerna likartade befogenheter som kvalitetschefen i respektive enhets verksamhet.

Arbetarskyddsorganisationen finns beskriven på intranet.

Kvalitetschefen, enheternas kvalitetskoordinatorer, miljösamordnaren och en representant från Studerandekåren Novium utgör högskolans

kvalitetskoordinatorgrupp, q-team. Q-team utvecklar, koordinerar och upprätthåller ledningssystemets dokumentation. Q-team bedriver kvalitetsarbete med

målsättningen kvalitetssäkring och ständig förbättring. Q-team bereder ledningens genomgångar och övriga till ledningssystemet hörande ärenden för rektors och ledningsgruppens beslut.

5.5.3 Intern kommunikation

Ledningssystemet beskriver organisationens verksamhet. För att säkerställa ledningssystemets funktion har upprättats processer (förfaranden) för kommunikation inom organisationen. Sådan kommunikation äger rum på ledningsgruppens och enhetsledningsgruppernas möten liksom på enheternas personalmöten. För att främja den interna kommunikationen utnyttjas högskolans intranät. Kommunikationen mellan förman och medarbetare sker förutom vid de årliga utvecklingssamtalen närhelst någondera parten har ett behov av att diskutera.

(27)

MANUAL

5.6 Ledningens genomgång

5.6.1 Allmänt

För att säkerställa ledningssystemets lämplighet, tillräcklighet och verkan ska högskolans och utbildningsenheternas ledningar med lämpliga intervaller granska systemet och jämföra det med den aktuella situationen och de krav som fastställs i de ledningsstandarder vi tillämpar. Ledningarna ska också granska och säkerställa systemets fortlöpande lämplighet och effektivitet i att uppfylla policyn och de fastställda målen samt i att ständigt förbättra ledningssystemet.

I samband med ledningens genomgång kontrolleras att resurser finns tillgängliga för att målsättningarna ska kunna uppnås.

Ovan beskrivna genomgångar utförs av högskolans ledning minst en gång per år och av utbildningsenheternas ledningar minst två gånger per år.

5.6.2 Underlag för genomgång

Dokumentation från interna och externa revisioner ska granskas och

ändamålsenligheten och lämpligheten av de korrigerande och förebyggande åtgärder som gjorts på basis av revisionerna ska verifieras. Hur högskolan uppfyller krav som den berörs av utvärderas. Andra mätningar, miljöprestanda, förändrade

förhållanden, kundreaktioner, information från externa intressenter och rekommendationer till förbättringar analyseras och utvärderas för eventuella åtgärder. Åtgärder beslutade vid ledningens tidigare genomgångar samt korrigerande åtgärders verkan följs upp.

5.6.3 Resultat av genomgång

Ledningens genomgångar dokumenteras och uppbevaras. Eventuella förändringar i policyn, målen och andra delar av ledningssystemet ska vara baserade på resultat från revisioner, ändrade förutsättningar och åtagandet om ständig förbättring.

Dokumenterad rutin för ledningens genomgångar har fastställts, GQAP02 Ledningens genomgångar.

(28)

MANUAL

BN Manual_kap6.docx EH ÖA 13.10 2011

6 Hantering av resurser

6.1 Tillhandahållande av resurser

All verksamhet sker i processer och varje steg tjänar det följande steget, där det följande steget ska betraktas som kund. Exempel på processbeskrivning, se kapitel 4, sidan 3. Varje anställd i organisationen är ansvarig för kvaliteten i sitt eget arbete och åtar sig härigenom att se till att inga avvikelser från det planerade sker i

processkedjan.

Genom att analysera resultat från utvärderingar och mätningar utförda enligt definierade metoder kan ledningen identifiera resursbehoven. Därefter fördelas befintliga medel så att tillräckliga resurser finns för att införa, upprätthålla och förbättra verksamheten samt för att öka tillfredställelsen hos kunder och samarbetspartners. Med resurser avses lämplig och yrkeskunnig personal och specialistkompetens, infrastruktur inom högskolan samt tekniska, finansiella och materiella resurser. Beträffande resursers tillgänglighet se kapitel ledningens genomgång i kapitel 5.6.

6.2 Personalresurser

6.2.1 Allmänt

Personalen påverkar kvalitet samt miljö- och arbetsmiljö. Personalen ska ha

nödvändig och lämplig teoretisk och praktisk kompetens för att kunna ansvara för sitt arbete. Detta gäller personer som i rollen som anställd eller på högskolans uppdrag utför uppgifter för Yrkeshögskolan Novia. En kontinuerlig personalutveckling är en väsentlig del av högskolans verksamhet. Personalutvecklingen ger också förståelse för behov av förändring och är ett medel genom vilket förändring kan förverkligas.

6.2.2 Kompetens, medvetenhet och praktisk upplärning

Personalutvecklingen tar fasta på behov av ökad kompetens i såväl kunskap som färdighet. Personalutvecklingsprocessen börjar med att identifiera behoven av utveckling, fortsätter med själva verkställandet och avslutas med att utvärdera om insatserna har gett önskat resultat.

Viktiga element i personalutvecklingen innefattar

a) noggrann utvärdering av de formella kvalifikationskraven för personalen och lämplig handledning och uppmuntran för utveckling

(29)

MANUAL

b) kvalificeringen ska leda till nödvändig utbildning och erfarenhet i enlighet med instruktion, lag och förordning

c) identifiering av utvecklingsbehov och -potential utgående från personalens arbetsuppgifter, kunnande, intresse, prestationer och arbetslivets utveckling d) personalens kompetens och utvecklingsbehov kartläggs under

utvecklingssamtal

e) upprätthållande och bevarande av lämplig dokumentation över utbildning och arbetserfarenhet

f) utbildning i organisationens policy, mål, rutiner, processer, krav och principer för kundtillfredsställelse samt betydelsen av att de följs g) årligen återkommande fortbildning om ledningssystemet, omfattande

introduktion för ny personal och utbildning för all personal för att

säkerställa personalens insikt i betydelsen av de egna aktiviteterna för att nå uppställda mål

h) beskrivning av personalens roller, ansvar och befogenheter i ledningssystemet

i) utbildning i processtyrning, insamling och analys av data, identifiering och analys av avvikelser, korrigerande åtgärder och kontinuerliga förbättringar j) utbildning angående betydande miljöaspekter, gemensamma miljömål och handlingsplaner och relaterad, verklig eller potentiell miljöpåverkan som kan kopplas till personalens arbete; fördelar för en hållbar utveckling som personalen kan åstadkomma genom en förbättrad personlig insats k) beaktande av kravet att personal som utför uppgifter med speciella

kompetenskrav, behörighetskrav eller med arbetsuppgifter som kan ge upphov till betydande miljöpåverkan ska vara kvalificerad för sina respektive uppgifter; undervisande personal ska ha tillräckliga och tidsenliga kunskaper i hållbar utveckling och behärska de centrala hållbarhetsaspekterna inom sitt ämnesområde

Utöver detta finns en personalstrategi, en rutinbeskrivning för personalutveckling, GQAP09 och introduktion för nyanställda, GQAP10.

Personal som är tillfälligt anställd får i samband med anställningen information om högskolans ledningssystem, se rutinbeskrivningen för personalutveckling, GQAP09.

(30)

MANUAL

6.3 Infrastruktur

Ledningen granskar och fastställer behovet av lämpliga och ändamålsenliga byggnader, arbetsutrymmen och tillhörande infrastruktur för verksamheten samt bedömer fortlöpande lämpligheten hos dessa för att nödvändiga kvalitetskrav ska uppnås. Ledningen ansvarar för att utrustning och stödtjänster är i

överensstämmelse med gällande kvalitetskrav på utbildningstjänster.

6.4 Verksamhetsmiljö

Organisationen fastställer och styr den verksamhetsmiljö (t.ex. buller, temperatur, fuktighet eller belysning) som krävs för att uppnå ställda krav på verksamheten.

(31)

MANUAL

BN Manual_kap7.DOCX TB ÖA 13.10.2011

7 Produktframtagning

Utbildning, forskning och utveckling samt regional utveckling utgör högskolans kärnverksamheter. För att dessa verksamheter ska hålla en hög standard arbetas kontinuerligt enligt förbättringscykeln planera – utföra – följa upp – förbättra.

Detaljerade uppgifter om detta ges i högskolans strategier, kvalitetsplaner och handböcker.

I denna manual gäller genomgående att där termen produkt används, menas även tjänster. Med produkt avses t.ex. utbildningar, FoU-tjänster eller olika typer av projekt. För närmare definition av termen kund se kapitel 5.2.

Produktframtagning följer fastslagna strukturer som beskrivs i flödesschemat nedan.

I det fall vi erbjuder en redan framtagen och tidigare godkänd produkt behöver processen för utveckling, enligt 7.3, inte genomföras.

Arkivering

Slut Utvärdering,

kap 7.6 Kap 8

Utförande/produktion, kap 7.5

Inköp/anskaffning, kap 7.4 Befintlig

Produkt Utveckling,

kap 7.3 Ny

Produktkrav fastställs, kap 7.2 Planering,

kap 7.1 Start

(32)

MANUAL

I processflödets olika steg följs Yrkeshögskolan Novias styrande dokument enligt tabellen nedan. För ledande, koordinerande och stödande processer har vid behov uppgjorts dokumenterade process- eller rutinbeskrivningar.

Kapitel 7

Produktframtagning

Kärnverksamhet

Utbildning FoU Regional

påverkan

7.1 Planering (grov) Utbildningsutbud

• Examensstadga

• Novia 2015

• Gemensam ansökan

• Examensinriktade utbildningar

• Påbyggnadsutbildningar

• Specialiseringsutbildningar

• Fortbildning

FoU-utbud

• Novia 2015

• FoU-strategi

Utbildning och FoU

• Novia 2015

7.2 Produktkrav

fastställs Upprättande av ny eller revidering av befintlig läroplan

Projektplan

Produktspecificering

Beakta strategin för regional påverkan 7.3 Utveckling

Upprättande av ny läroplan

Utvecklingsplan för produkt

Underlag vid

utveckling av produkt

Beakta strategin för regional påverkan

7.4 Inköp Inköpsrutiner Inköpsrutiner Beakta strategin för

regional påverkan 7.5

Utförande/produktion

Läroplan

Pedagogisk strategi Kvalitetsplaner för

utbildningsprogram och undervisning

Projektplan FoU-strategi Projekthandbok Projektrutin

Beakta strategin för regional påverkan

7.6 Utvärdering

Verifiering av inlärning Utvärdering av undervisning

Projektutvärdering Se projekthandboken - av pågående projekt - av färdiga projekt

Utvärdera den regionala påverkan

I samtliga steg av produktframtagningsprocessen ska de riktlinjer som dragits upp visavi kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöledning beaktas. Mer detaljerat om dessa nedan i kapitlen 7.1-7.6.

(33)

MANUAL

7.1 Planering av produktframtagning

Vid planering av produktframtagning ska följande aspekter fastställas:

a. Vilka krav och målsättningar ska produkten ha?

b. Behöver processer och/eller styrande dokument för produkten utformas?

c. Vilka är produktens specifika resursbehov (både vad gäller personal, tid, pengar, utrustning och material)?

d. Vilka uppföljningsaktiviteter krävs för att kartlägga/följa upp att produkten blev som planerat och fyller våra kriterier för kvalitet och miljö?

e. Vilka redovisande dokument behövs för att evaluera att

framtagningsprocesserna och den resulterande produkten uppfyller ställda krav?

7.2 Kund- och intressentanknutna processer

7.2.1 Fastställande av produktanknutna krav

Högskolans åtaganden gentemot kunderna kan vara uttalade eller underförstådda.

Åtagandena för produktanknutna krav dokumenteras, gås igenom och granskas enligt:

• gällande lagstiftning,

• de krav som specificeras av kunden, inklusive leverans och aktiviteter efter leverans,

• de krav som inte ställts av kunden, men som är nödvändiga för specificerad eller avsedd användning,

• ytterligare krav som bestäms av vår egen organisation.

Dessa åtaganden bör ingå i en beskrivning av produkten (tjänsten).

Produktbeskrivningar

När beslut fattats om att erbjuda en produkt (tjänst), bör resultaten av marknadsundersökningar, analyser och överenskomna åtaganden värderas, implementeras och dokumenteras i en produktbeskrivning.

Produktbeskrivningar kan vara t.ex.

- läroplaner, - projektplaner,

- specificerade offerter för säljtjänster.

(34)

MANUAL

7.2.2 Genomgång av produktanknutna krav

Innan Yrkeshögskolan Novia vidtar åtgärder för att erbjuda en produkt ska

produktkraven gås igenom noggrant. Efter denna genomgång kan t.ex. en kurs bjudas ut, ett anbud ges till en kund, ett kontrakt undertecknas eller en order godkännas samt ändringar i dessa accepteras.

Genomgången ska säkerställa att

- produktkraven definieras klart och tydligt, - krav som blivit ändrade är klarlagda,

- organisationen (Yrkeshögskolan Novia) har kapacitet och resurser att uppfylla definierade krav.

Ovan nämnda åtaganden refereras i produktbeskrivningen.

Avtalsändringar kan göras av de parter (funktioner) som ingått det ursprungliga avtalet. Efter ändringen ska den part som gjort ändringen informera alla berörda funktioner om ändringens innebörd.

Åtaganden och ändringar som berör t.ex. individuell studieplan beskrivs mer ingående i högskolans instruktion och examensstadga.

Vid åtaganden som hänför sig till andra produkter (tjänster) än de som fastslagits i utbildningsprogrammens läroplaner följs de specifikationer och planer som gjorts upp i samråd med beställaren. Då bör den dokumenterade

överenskommelsen/beställningen klargöra hur åtagna uppgifter utförs, rapporteras och verifieras så att de uppfyller specificerade krav.

7.2.3 Kommunikation med kund och intressent

En saklig och tydlig kommunikation med kunder och intressenter är avgörande för ett lyckat samarbete. Kommunikation omfattar all slags information, oberoende av informationssätt. Kommunikationen kan bl.a. handla om omfattning, tillgänglighet, kostnader och utförande.

Kommunikationen ska säkerställa att produkten (tjänsterna) motsvarar kundens behov och klargöra de insatser som kunden själv kan bidra med för ett lyckat resultat.

(35)

MANUAL

Budskapet om vad som är realistiskt att utföra på vår högskola/utbildningsenhet ska även vara sakligt. Detta budskap kan gälla omfattning i timmar, tidsplaner för leverans av tjänster samt ansvar och uppföljning.

Vid förfrågningar ska intressenten/kunden hänvisas till den ansvarsperson som förfrågan gäller. Kontrakt och order inklusive ändringar i dessa ska behandlas av den som har rätt att ingå och godkänna dessa. Vid förfrågningar, kontrakt och order ska kommunikationen ske med både intressenten/kunden och andra berörda inom Yrkeshögskolan Novia.

Hanteringen av interna och externa klagomål registreras, åtgärdas och följs upp snabbt och kontinuerligt, vid behov enligt rutin GQAP05 Behandling av avvikelser.

Yrkeshögskolan Novia kommunicerar sin verksamhet och policy till kunder och intressenter på webbplatsen: http://www.novia.fi. Extern kommunikation om miljöaspekter sköts av miljösamordnaren . Enhetens kvalitetskoordinator ansvarar för intern kommunikation av ledningssystemet, se GQAP08 Hantering av

redovisande dokument.

7.3 Utveckling

Planering och utveckling av helt nya produkter eller omfattande förändringar i befintliga produkter sköts enligt en separat process. I korthet ska denna process innefatta följande delområden:

- beskrivning av utvecklingsarbetets målsättning, - utvecklingsarbetets arbetsfaser,

- de metoder för granskning, verifiering och validering som tillämpas under varje fas,

- arbetsfördelningen och befogenheterna för utvecklingsarbetets ansvarspersoner samt

- dokumentation och rapportering

Utvecklingsarbetet beträffande nya läroplaner sker enligt processbeskrivning GQAP22 Upprättande av läroplan samt för övriga nya produkter enligt GQAP04 Utveckling av ny produkt.