Åstorps kommuns revisorer

(1)

Åstorps kommuns revisorer

Uppföljning av tidigare granskningar 2017 – Granskningsrapport

Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom:

Mats Lindskog Octavian Grindean Kristoffer Glinka Mats Dwenger Martina Engberg

(2)

Innehåll

Bakgrund, syfte och metod 3

Granskning av kultur- och fritidsnämndens styrning, uppföljning och intern kontroll

(Avser kultur- och fritidsnämnden) 4

Granskning av bygg- och miljönämndens styrning och uppföljning av livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen

(Avser bygg- och miljönämnden) 7

Granskning av måluppfyllelse i grundskolan (Avser bildningsnämnden)

10

Granskning av kommunens arbete mot ungdomsarbetslöshet

(Avser kommunstyrelsen, bildningsnämnden samt socialnämnden) 13

(3)

Bakgrund

Åstorps kommuns revisorer vill utifrån 2017 års

genomförda granskningar, se vilka åtgärder som nämnder och styrelse har vidtagit med hänsyn till

granskningsresultatet för respektive granskning.

Syfte

Syftet med granskningen är att följa upp vilka åtgärder som vidtagits utifrån identifierade

förbättringsområden/rekommendationer avseende följande granskningar:

• Kultur- och fritidsnämndens styrning, uppföljning och intern kontroll

• Bygg- och miljönämndens styrning och uppföljning av livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen

• Måluppfyllelse i grundskolan

• Kommunens arbete mot ungdomsarbetslöshet

Revisionskriterier

Uppföljningen utgår från de bedömningar och rekommendationer som lämnades i respektive

granskningsrapport samt utifrån de missiv som ansvarig nämnd lämnade som svar till revisionen efter det att granskningen kommunicerats.

Metod

De fem för uppföljningen aktuella granskningsrapporterna med tillhörande missiv samt nämndernas svar på respektive granskning har granskats. Utifrån detta underlag har ett antal frågor upprättats. Ansvariga tjänstemän har ombetts att besvara ett antal frågor rörande vilka åtgärder som vidtagits.

Inom ramen för uppföljningen har vissa parallella kontroller av lämnade uppgifter gjorts.

1. Bakgrund, syfte och metod

(4)

Bedömningar från granskningen 2017

• Vår sammanfattande bedömning är att kultur- och fritidsnämnden inte fullt ut bedriver en ändamålsenlig och tillräcklig styrning, uppföljning och intern kontroll avseende kultur- och

fritidsverksamheten.

• Av granskningen framgår att fullmäktige fastställt styrdokument i form av biblioteks-, fritids- och kulturplaner, där bildningsnämnden står som ansvarig. Dessa styrdokument utgör inte grunden i kultur- och fritidsnämndens formaliserade styrning och vi kan konstatera att nämnden inte genomfört någon samlad uppföljning av dessa planer. Det finns inte heller någon verksamhetsplan för 2017 där innehållet i styrdokumenten, framhålls och

konkretiseras.

• Vi bedömer att det finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom nämndens verksamhet. Vi noterar dock att delegationsordningen inte fullt ut är uppdaterad utifrån befintliga befattningar inom förvaltningen och vi efterfrågar ett förtydligande avseende beslutanderätten vid inköp av konst.

• Beträffande föreningsbidrag visar granskningen att det saknats dokumenterade rutiner för handläggning och uppföljning. Nya bestämmelser för kommunalt föreningsstöd har dock beslutats av kommunfullmäktige och avtalen som tecknats utifrån tidigare regelverk har sagts upp av kultur- och fritidsnämnden. Det nya regelverket blir gällande från och med 2018.

Granskning av kultur- och fritidsnämndens styrning, uppföljning och intern kontroll

Rekommendationer från granskningen 2017

• Kultur- och fritidsnämnden bör tillse att de av kommunfullmäktige beslutade målen, utvecklingsområdena och definierade

viljeinriktningarna för kultur- och fritidsverksamheten integreras i nämndens styrning, uppföljning och interna kontroll. Nämnden bör i detta avseende beakta kommunens uppdrag att verka för att det allmänna fritids- och kulturutbudet blir tillgängligt för de individer som ingår i kommunens LSS verksamhet.

• Kultur- och fritidsnämnden bör tillse att dokumenterade handläggnings- och kontrollrutiner upprättas avseende det kommunala föreningsstödet.

• Kultur- och fritidsnämnden bör i samråd med bildningsnämnden tillse att en dokumenterad roll och ansvarsbeskrivning upprättas för de chefer som innehar olika ansvar kopplat till kulturskolan.

• Nämnden bör utveckla sin interna kontroll och fastställa kontrollmål med koppling till nämndens kärnverksamhet.

Nämnden bör i sin risk- och väsentlighetsanalys beakta både legala, ekonomiska och verksamhetsmässiga risker.

• Kultur- och fritidsnämnden bör tillse att delegationsordningen uppdateras till att överensstämma med befintliga befattningar inom kultur- och fritidsverksamheten.

• Nämnden bör tillse att ansvaret för kommunens konst tydliggörs i nämndens reglemente samt att beslutanderätten avseende inköp av konst tydliggörs i nämndens styrdokument.

(5)

Kultur- och fritidsnämndens svar till revisionen (tjänsteskrivelse daterad 2018-01-30, beslut § 3 daterat 2018-01-30)

• Kultur- och fritidsnämnden fanns inte 2012 när bildningsnämnden antog planerna, därför står bildningsnämnden som ansvarig nämnd. 2012 när kultur-, fritids, och biblioteksplan kom till fanns inte kommunfullmäktiges övergripande fokusområden. Detta innebär att ovan nämnda planer måste revideras så att de korrelerar med kommunfullmäktiges fokusområden. Alla invånare inkluderas i programverksamheten för fritid- och kulturutbud.

• Kultur- och fritidschefen upprättar ett dokument kring handläggnings- och kontrollrutin avseende det kommunala föreningsstödet.

• Förvaltningschefen upprättar en roll- och ansvarsfördelning för de chefer som innehar olika ansvar kopplat till kulturskolan.

• Kultur- och fritidsnämnden utökar antalet kontrollmål i intern kontroll med koppling till nämndens kärnverksamhet. Detta sker i samband med 2019 års interna kontrollplan.

• Bildningsförvaltningen ger förslag på en reviderad delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden så att den överensstämmer med befintliga befattningar inom kultur- fritidsverksamheten.

• För att tydliggöra dels ansvaret för konst i reglementet och dels beslutanderätten avseende konstinköp i styrdokumentet ger

bildningsförvaltningen förslag på reviderad delegationsordning där det ska stå att "en av kultur- och fritidsnämnden tillsatt konstgrupp

tillsammans med konstansvarig tjänsteperson beslutar om konstinköp i kommunen” beslut av kultur- och fritidsnämnden 2016-03-09 (riktlinjer gällande kommunens konstsamling).

Granskning av kultur- och fritidsnämndens styrning, uppföljning och intern kontroll

(6)

Vår bedömning

Vår sammanfattande bedömning är att åtgärder i stor utsträckning har vidtagits med hänsyn till

rekommendationerna i tidigare granskning.

• Vi noterar att kultur- och fritidsnämnden har antagit ett styrdokument som kopplar samman nämndens verksamhet med de av kommunfullmäktige beslutade målen.

• Vi noterar att det har upprättats en handläggnings- och kontrollrutin gällande kommunalt föreningsstöd.

• Vi konstaterar att det har upprättats en uppdragsbeskrivning för kulturskolechefen.

• Vi noterar att internkontrollplanen för 2019, jämfört med 2018, har utökats med fler kontrollområden för att även inkludera nämndens kärnverksamhet i internkontrollen.

• Vi konstaterar att nämndens delegationsordning har uppdaterats för att överensstämma med befintliga befattningar inom kultur- och fritidsverksamheten.

• Vi konstaterar att ansvaret för kommunens konst har tydliggjorts i nämndens reglemente. Dock föreligger fortfarande risk för otydlighet vid beslut om konstinköp eftersom beslutanderätten delegerats dels tills

konstansvarig tjänsteperson och dels till förtroendevalda i konstgruppen, sk. blandad delegation.

Vad visar uppföljningen?

• Kultur- och fritidsnämnden antog 2018-05-08 vision och mål för 2019 som är kopplade till kommunfullmäktiges fokusområden och integrerade med kultur- och fritidsverksamheten, se bilaga ”Vision och mål 2019 KFN”. Alla invånare inkluderas i programverksamheten för fritids- och kulturutbud, även de invånare som ingår i kommunens LSS-verksamhet.

• Bildningsförvaltningen har upprättat handläggnings- och kontrollrutiner

gällande kommunalt föreningsstöd och det finns även en uppdragsbeskrivning för kulturskolechefen.

• I kultur- och fritidsnämndens plan för intern kontroll beslutade nämnden att addera ytterligare två kontrollmoment ”Att bokningsförfråganingarna inte blir besvarade i tid” och ”Att bidragsbetalningarna inte görs i tid”. Dessa två risker identifierade bildningsförvaltningen som viktiga kontrollmoment som kommer att kontrollera att förvaltningens kärnverksamhet är tillgodosedd. Legala och ekonomiska risker beaktades redan tidigare bl.a. genom kontrollmomenten ”Att vi inte anställer personer som har begått brott mot barn” och ”Att fakturan är beräknad och hanterad felaktigt”.

• Kultur- och fritidsnämndens delegationsordning reviderades 2018-03-13 och i gällande delegationsordning har titeln på delegaten rättats till så att den överensstämmer med den verkliga organisationen. Bl.a. har ”Fritidschef” och

”kultur- och bibliotekschef” ändrats till ”kultur- och fritidschef”. I gällande delegationsordning lades ärendetypen ”beslut om konstinköp i kommunen” till och där står att delegat är konstgruppen samt konstansvarig tjänsteperson. Där står även att konstgruppen utses vid varje mandatperiod och består av tre ordinarie ledamöter samt två ersättare. Kultur- och fritidsnämnden kommer i mars månad att besluta föreslå kommunfullmäktige om reviderat reglemente och en av ändringarna som finns i förslaget på reviderat reglemente är att ansvaret för kommunens konst samt beslutanderätten tydliggörs.

Konstgruppens sammansättning och ansvar tydliggörs även i detta förslag.

Granskning av kultur- och fritidsnämndens styrning, uppföljning och intern kontroll

(7)

• Av granskningen framgår att de påpekanden som Länsstyrelsen lämnade vid sin tillsyn 2014 avseende organisationen på

förvaltningsnivå har åtgärdats genom omorganisation och ny rollfördelning inom samhällsbyggnadsförvaltningen.

• Vi bedömer dock att bygg- och miljönämndens styrning av livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen inte varit ändamålsenlig och tillräcklig. Genom avsaknaden av en

uppdaterad behovsutredning och en samlad tillsynsplan för 2017 saknar nämnden förutsättningar att styra och följa upp

tillsynsverksamheten på ett ändamålsenligt och tillräckligt sätt.

Nämnden bör skyndsamt besluta om lagstadgade dokument inom verksamhetsområdet.

Granskning av bygg- och miljönämndens styrning och uppföljning av livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen

• Bygg- och miljönämnden måste årligen tillse att beslut fattas om behovsutredning och tillsynsplan i enlighet med gällande

lagstiftning.

• Bygg- och miljönämnden bör sträva efter en mer tydlig koppling mellan planering av tillsyn och budgetprocess.

• Bygg- och miljönämnden bör uttala mål och nyckeltal kopplat till tillsynsverksamhetens effektivitet.

• Bygg- och miljönämnden bör överväga en mer kontinuerlig uppföljning och intern kontroll beträffande tillsynsplanen.

• Rutiner och processer för ärendehantering och handläggning inom bygg- och miljönämndens ansvarsområde bör i större utsträckning formaliseras och dokumenteras.

• Bygg- och miljönämnden bör kontinuerligt se över delegationsordningen i syfte att säkerställa följsamhet till

organisation, lagstiftning och kommunövergripande styrdokument rörande personalfrågor, upphandling och inköp.

(8)

Bygg- och miljönämndens svar till revisionen (beslut § 48 daterat 2017-06-13)

Bygg- och miljönämnden har i nämndsplanen 2017 tagit upp tillsynsbehovet med en resursbrist på 1 000 timmar. En ny behovsutredning för 2018 kommer att tas fram efter budgeten för 2018 fastställs . Tillsynsplanen finns övergripande i Nämndsplanen 2017. I nämndens mål framgår det vilka tillsynsområden som ska prioriteras. När budgeten för 2018 är fastlagd kommer en tillsynsplan att tas fram utifrån givna resurser. Tillsynsplanen 2018 kommer på så sätt att ha en tydlig koppling till tilldelade resurser och vilka prioriteringar som kommer att göras. Arbetet med en tydligare koppling mellan tillsynsplanen och budgetprocessen har påbörjats i kommunen. Detta arbete har börjat med att nämndsplanen och nämndens äskande ska ske samtidigt.

I samband med LEANING, vilket syftar till att effektivisera och förbättra rådande processer, av miljökontorets verksamhet kommer olika nyckeltal tas fram som är kopplade till tillsynsverksamhetens effektivitet för att bland annat följa upp leanarbetet. Bygg- och miljönämnden anser sig få en god uppföljning av verksamheten med en halvårs- och helårsuppföljning samt information från miljökontoret vid varje nämndssammanträde.

Miljökontoret kommer under hösten att påbörja det LEAN-arbete som kommunen övergripande har initierat. Vilket kommer att leda till att valda processer och problemområden kommer att tydliggöras och belysas samt att rutiner kommer att arbetas fram for att uppnå vad som har framkommit under LEAN-processen.

Utarbeta arbetsrutiner och flödesschema är ett arbete som miljökontoret ständigt arbetar med allt eftersom behoven uppkommer.

Delegationsordningen som rör miljökontorets kärnverksamhet har uppdaterats enligt gällande organisation, arbetsmiljödelegationen har delegerats ner från förvaltningschefen till miljöchefen. Delegationsordningen rörande kommunövergripande styrdokument anser bygg- och miljönämnden ska komma från kommunledningen eftersom upphandling och inköp är övergripande i kommunen.

Bygg- och miljönämndens svar till revisionen (beslut § 48 daterat 2018-06-19)

I Åstorps kommuns revisionsberättelse 2017 hade revisionen synpunkter på bygg- och miljönämndens styrning av miljökontorets verksamhet.

Bygg- och miljönämnden har åtgärdat synpunkterna genom att:

• Besluta om en samlad verksamhetsplan för miljökontorets verksamhet 2018

• Besluta om en uppdaterad behovsutredning för miljökontorets verksamhet 2018

I protokoll från bygg- och miljönämndens arbetsutskott (2018-06-05, § 38) framgår att bygg- och miljönämnden föreslogs besluta att de åtgärder som vidtagits med anledning av revisorernas synpunkter innebär att revisorernas synpunkter är uppfyllda och tillgodosedda.

Granskning av bygg- och miljönämndens styrning och uppföljning av livsmedels-,

miljö- och hälsoskyddstillsynen

(9)

Vår bedömning

Vår sammanfattande bedömning är att åtgärder i stor utsträckning har vidtagits med hänsyn till rekommendationerna i tidigare granskning.

• Vi konstaterar att det både för 2018 och 2019 finns beslutade behovsutredningar och tillsynsplaner.

• Vi konstaterar att bygg- och miljönämnden får en frekvent och kontinuerlig uppföljning av hur tillsynen fortlöper, bl.a. i

förhållande till budget.

• Vi konstaterar att bygg- och miljönämnden följer upp

tillsynsverksamheten en gång i halvåret och att det finns mål och nyckeltal för att utvärdera tillsynsverksamhetens effektivitet. Vi noterar även att det finns specifika kontrollområden med fokus på tillsynsverksamheten i internkontrollplanen.

• Vi konstaterar att rutiner och processer för ärendehantering och handläggning har formaliserats och dokumenterats i

förvaltningsspecifika styrdokument.

• Vi konstaterar att nämnden kontinuerligt och frekvent uppdaterar delegationsordningen för att den ska vara aktuell gentemot både lagstiftning och kommunövergripande styrdokument och riktlinjer.

• Bygg- och miljönämnden beslutade den 2018-12-18, Bmn § 110 att godkänna miljökontorets verksamhetsplan och behovsutredning för 2019.

• I underlaget till verksamhetsplanen har miljökontoret tagit fram hur många timmar som är beräknade för planerad tillsyn. Planerade tillsynsintäkter jämförs med budgeterade intäkter. Varje månad från och med mars informeras nämnden genom budgetuppföljning. Varje halvårs görs en fördjupad översyn hur budgeten följs samt hur verksamhetsplanen har följts.

• I årsredovisningen anser sig bygg- och miljönämnden ha tydliga mål som är kopplade till tillsynsverksamhetens effektivitet. Bygg- och miljönämnden tar del av uppföljningen som redovisas varje halvår.

• Uppföljningen av tillsynsplanen sker genom budgetuppföljningen till bygg- och miljönämnden. Uppföljning sker varje månad från och med mars samt i halvårs- och helårsuppföljningen av verksamhetsplanen.

• Rutiner finns hur ärendehanteringen inom miljökontorets områden ska hanteras. Ärendehanteringen följer delegationsordningen.

• Bygg- och miljönämnden gör översyn av delegationsordningen vid årsskiftet varje år samt vid förändringar i lagstiftning, organisation och kommunövergripande styrdokument som rör bygg- och miljönämndens ansvarsområde.

Granskning av bygg- och miljönämndens styrning och uppföljning av livsmedels-,

miljö- och hälsoskyddstillsynen

(10)

• Intentionerna med organisationsmodellen är goda och även om skolledarnas olika roller kan upplevas som otydliga bedömer vi att om roller tydliggörs i organisationen är modellen ändamålsenlig.

• Skolledarna får stöd i sitt arbete genom exempelvis central elevhälsa, ekonom och administratörer. Det finns också många administrativa system som syftar till att effektivisera arbetet. En del av dessa system är ändamålsenliga, dock är de många och rektorerna upplever inte att de har förutsättningar att använda alla system på ett effektivt sätt. Skolledarna menar att det stöd som de kan få inom personalområdet (HR) är bristfälligt.

Förvaltningschefen menar att det finns förutsättningar för att förbättra detta stöd.

Granskning av måluppfyllelse i grundskolan

• Att bildningsnämnden i enlighet med 3 kap. 3 § skollagen ska tillse att alla elever ”ges den ledning och stimulans som de behöver i sitt lärande och sin personliga utveckling för att de utifrån sina egna förutsättningar ska kunna utvecklas så långt som möjligt enligt utbildningens mål.”

• Att bildningsnämnden bör utveckla sitt systematiska kvalitetsarbete genom att:

- nämnden som huvudman stärker kommunikationen mellan nämnd och personal både vad gäller det systematiska kvalitetsarbetets process och vilka åtgärder som vidtas.

- analysera skollokalernas ändamålsenlighet och om möjligt vidta åtgärder för att stärka förutsättningar för hög

måluppfyllelse.

- analysera och effektivisera användningen av olika administrativa system.

- analysera att skolledarna har förutsättningar att bedriva ett pedagogiskt ledarskap, till exempel genom att effektivt och adekvat stöd ges skolledarna i ärenden som berör personal.

• Att bildningsnämnden bör tydliggöra rektors och biträdande rektors olika roller för personalen samt följa upp att de leder det pedagogiska arbetet.

• Att bildningsnämnden bör följa upp att eleverna vid alla skolenheter har tillgång till elevhälsans olika insatser.

(11)

Bildningsnämnden svar till revisionen (tjänsteskrivelse daterad 2017-06-14, beslut § 48 daterat 2017-06-21)

• Bildningsnämnden får kontinuerlig information gällande elevernas kunskapsresultat, måluppfyllelse, analys av kunskapsresultat samt insatta åtgärder, för att eleverna ska nå så långt som möjligt i sitt lärande och i sin personliga utveckling. Information sker två ggr/år av respektive skolledarteam.

• Bildningsnämnden kommer genom förvaltningens försorg att få en tydlig redogörelse för hur det systematiska kvalitetsarbetet bedrivs. Åtgärder för att förbättra kvaliteten i arbetet redovisas två ggr/år då skolledarteamen redovisar sina analyser, vilka identifierade förbättringsområden det finns samt vilka insatser som kommer att ske.

• En långsiktig lokalstrategisk plan kommer att arbetas fram under hösten 2017 och våren 2018 i samverkan med lokalstrategen i Åstorps kommun. Utgångspunkt är att skapa funktionella lokaler för arbetet i förskola och skola, där lokalernas utformning och funktioner bygger på läroplanen för grundskolan (Lgr 11) och läroplan för förskolan (Lpfö98/2016) samt aktuell forskning om hur utformningen av lokaler främjar barnens och elevernas lärande.

• Bildningsnämnden kommer genom förvaltningens försorg att ha kontinuerlig uppföljning av användningen av olika system och

kompetensutvecklingsbehov hos skolledarna i kommunen. Skolledarna kommer att erbjudas kompetensutvecklande insatser gällande användandet av olika system i samarbete med HR-enheten i Åstorps kommun. Även när det gäller utvecklingsbehov i perspektivet att verka som ledare i det pedagogiska arbetet och utbildningens utveckling kommer det att erbjudas kompetensutvecklande insatser.

• Nämnden kommer genom förvaltningens försorg att genomföra förtydligande till all personal, gällande skolorganisationens struktur och funktion och hur denna motsvarar skollagens krav. Varje rektor kommer att redogöra för detta vid det nya läsårets uppstart.

• Bildningsnämnden kommer att få kontinuerlig uppföljning av elevhälsans arbete vid varje läsårs slut, när det gäller bl.a. tillgången på elevhälsans olika insatser. Uppföljningen kommer att genomföras av elevhälsans chef.

Granskning av måluppfyllelse i grundskolan

(12)

Vår bedömning

• Vi konstaterar att det finns en nära dialog mellan nämnd och förvaltning för att säkerställa att nämnden hålls uppdaterad på hur det ser ut i verksamheten och hur skolresultaten utvecklas.

• Vi konstaterar att befintliga skollokaler har inventerats och att förslag på åtgärder har tagits fram för att göra lokalerna mer ändamålsenliga. Att dessa framtagna förslag på åtgärder även verkställs anser vi vara av stor vikt.

• Vi noterar att bildningsförvaltningen samlar mycket information i ett enda gemensamt administrationssystem för att förenkla och effektivisera arbetet för de förvaltningsanställda och möjliggöra en enhetligare och mer övergripande administration.

• Vi noterar att det har genomförts en utbildningssatsning för att stärka struktur och styrning inom förvaltningen.

• Vi noterar att det har gjorts insatser för att informera

förvaltningspersonal om rektor och biträdande rektors roller.

• Vi noterar att elevhälsan återrapporterar till nämnden en gång per år gällande dess verksamhet.

• Bildningsnämnden får kontinuerlig information gällande elevernas kunskapsresultat, måluppfyllelse, analys av kunskapsresultat samt insatta åtgärder. Redovisningen sker två gånger om året vid nämndens sammanträden.

• Samtliga skolområden har kontaktpolitiker från bildningsnämnden som kontinuerligt besöker och deltar i verksamheten, exempelvis vid

föräldraråd, verksamhetsbesök.

• Bildningsförvaltningens projektledare som ansvarar för förvaltningens lokaler har i samverkan med chefer och personal inventerat

förskolelokaler och skollokaler och föreslagit åtgärder för att göra dem ändamålsenliga. Detta ger förutsättningar för en högre måluppfyllelse för alla elever.

• Bildningsförvaltningen samlar alla redovisningar, uppföljningar, rapporter och analyser i ett gemensamt system Stratsys. Bildningsförvaltningen har satsat på utbildning av skolledare under en treårs period med temat

”Styrkedjan i skolagsstyrda verksamheter”. Detta arbete ger en tydlig struktur med avstämningar och återkopplingar från chef, mellanchef och personal i verksamheten.

• Uppdragsbeskrivningar för rektor, rektor/förskolechef, biträdande förskolechef och biträdande rektor finns tillgängliga för all personal på kommunens intranät. Vid varje ny läsårsuppstart uppmärksammar cheferna detta.

• Elevhälsan redovisar och rapporterar till bildningsnämnden en gång per år kring alla de insatser som sker i elevhälsans regi.

Granskning av måluppfyllelse i grundskolan

(13)

• Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningen syfte och revisionsfrågor är att kommunstyrelsen och berörda nämnder i huvudsak har en ändamålsenlig och tillräcklig styrning och uppföljning för att kunna uppnå målet om minskad arbetslöshet bland ungdomar. Detta synliggörs genom att granskade nämnder har fastställt mål som berör ungas sysselsättning samt att det pågår olika åtgärder och projekt som berör målgruppen i syfte att stimulera egenförsörjning. Det finns även etablerade

samverkansforum och lokala överenskommelser som omfattar samverkan såväl internt mellan olika nämnder som med övriga samverkande myndigheter såsom Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Dock saknas konkreta aktiviteter och

indikatorer för utvärdering av måluppfyllelse samt dokumenterade processer för utvärdering av de arbetsmarknadsinsatser som erbjuds, något som enligt vår bedömning bör utvecklas i syfte att stärka styrning och uppföljning av arbetet.

• Avseende bildningsnämndens fullgörande av aktivitetsansvaret enligt skollagen noterar vi förbättringar i jämförelse med

revisionens tidigare granskning 2012. Detta genom att mål samt arbetsbeskrivning och handlingsplan för arbetet har utvecklats.

Dock bör nämnden säkerställa att verksamhetsuppföljningen återrapporteras två gånger per år till nämnden i enlighet med handlingsplanen. Av vår protokollgranskning kan vi konstatera att så inte har skett. I likhet med föregående granskning saknar vi även en fördjupad analys kring insatsernas resultat på längre sikt med särskilt fokus på lämpliga åtgärder för att få fler unga som

Granskning av kommunens arbete mot ungdomsarbetslöshet

• Berörda nämnder bör fortsatt utveckla konkreta mätvärden och aktiviteter avseende de mål som berör ungas sysselsättning.

• Kommunstyrelsen och bildningsnämnden bör utveckla formerna för analys, utvärdering och uppföljning av de insatser som erbjuds i syfte att säkerställa att erbjudna insatser matchar identifierade behov och får effekt för den enskilde.

- Bildningsnämnden analys bör särskilt fokusera på lämpliga åtgärder i syfte att få fler unga som berörs av aktivitetsansvaret att återgå till studier.

- Kommunstyrelsen bör utveckla dokumenterade riktlinjer och processer som tydliggör hur arbetsmarknadsinsatserna ska utvärderas.

• Berörda nämnder bör fortsatt aktivt verka för att samverkan med andra verksamheter och myndigheter, exempelvis

Arbetsförmedlingen, utvecklas. Detta i syfte för att säkerställa att målen med överenskommelsen kring minskad

ungdomsarbetslöshet efterlevs.

• Bildningsnämnden bör tillse att de insatser som görs inom ramen för det kommunala aktivitetsansvaret återrapporteras till nämnden två gånger per år i enlighet med handlingsplanen.

(14)

Kommunstyrelsens svar till revisionen (tjänsteskrivelse daterad 2018-01-09)

Inför verksamhetsåret 2018 har det i Stratsys redovisats aktiviteter för verksamheten. LEAN av processen i Ungdomsprojektet genomförd 2017 - underlag för förbättringar 2018.

Insatser inom ungdomsprojektet redovisas till uppdragsgivaren Arbetsförmedlingen på årsbasis utifrån gällande projektöverenskommelse och mål.

I arbetsmarknadsenhetens årsredovisning 2017 redovisas måluppfyllelse med andel i procent utifrån angivet uppdrag att minska arbetslösheten bland unga.

Under våren 2018 kommer arbetsmarknadsenheten införa programmet Accorda gällande enhetlig och enklare hantering av uppföljning, utvärdering och analys av arbetsmarknadsinsatser, integrationsarbete samt insatser inom DUA-nyanlända*. Det inkluderar även enklare återrapportering till KOLADA.

Fortsatt implementering under 2018 av Kompetensgarantier (yrkeskompetenser) för arbetsmarknaden inom verksamhetens lärlingssystem uppbyggt på checklista av kompetenser och arbetsgivares önskemål. Detta är komplement till den ordinarie uppföljning som görs med deltagare och uppdragsgivare utifrån varje individuell planering.

Under 2017 har följande aktiviteter genomförts och kommer vara igång under 2018:

- Projektöverenskommelse med Arbetsförmedlingen med utökad verksamhet för arbetsmarknadsenheten för 2018.

- Reviderad lokal överenskommelse DUA mellan AF och Åstorps kommun

- Lokal modell för fördjupad samverkan och överenskommelse gällande samarbete inom DUA - nyanlända Åstorp, Bjuv, Klippan, Perstorp och Arbetsförrnedlingen.

Revisionens synpunkter på behovet av ökad samverkan med andra verksamheter inom kommunen och andra myndigheter är korrekt och avgörande för om uppdraget att minska ungdomsarbetslösheten ska ge långsiktigt resultat. I det inbegrips att anamma nya förhållningssätt, metoder och mål samt arbeta med detta i samverkan med det regionala och lokala näringslivet.

* DUA = Delegationen för unga och nyanlända till arbete

Granskning av kommunens arbete mot ungdomsarbetslöshet

(15)

Bildningsnämndens svar till revisionen (tjänsteskrivelse daterad 2017-10-11)

Bildningsnämnden kommer utifrån genomförd granskning att följa upp och kvalitetssäkra verksamheten på följande vis:

• Bildningsförvaltningen har i sitt årshjul infogat att kommunens aktivitetsansvar ska återrapporteras på bildningsnämndens sammanträden i december och juni varje år. 2017 återrapporteras det vid sammanträdet i oktober och kommer därför inte återrapporteras igen i december 2017.

I samband med denna återrapportering gör förvaltningen en fördjupad analys som ligger till grund till återrapporteringen.

Socialnämndens svar till revisionen (tjänsteskrivelse daterad 2019-02-19, försening pga. att socialnämnden aldrig hanterat granskningen formellt i nämnden)

Socialförvaltningen arbetar mot ungdomsarbetslösheten utifrån verksamhetens rutiner för att varje enskild person ska få ett liv som

självförsörjande. Detta görs tillsammans med den enskilde samt kommunens samarbetspartners såsom Arbetsförmedlingen, vuxenutbildningen, Försäkringskassan och arbetsmarknadsenheten.

Åstorps kommun har överenskommelser och nära samarbete som tecknats mellan Åstorps kommun och Arbetsförmedlingen gällande vägen till självförsörjning. Detsamma gäller med kommunens arbetsmarknadsenhet och deras projekt, vars mål och syfte är att få individen självförsörjande.

I varje enskilt ärende inom ekonomiskt bistånd finns det en individuell handlingsplan utifrån individens behov, där handläggare upprättat en planering tillsammans med individen. En samverkan med interna eller externa parter inom kommunens gränser för att finna individens väg mot ett liv som självförsörjande sker också.

Gällande arbetslösa ungdomar har förvaltningen en möjlighet att remittera dessa till Finsamprojektet ”Ungsam”, som hjälper ungdomarna vidare med individuell planering mot arbete, praktik eller studier. Ungdomar mellan 16-20 år som avbrutit gymnasiet eller ej har fått fullständigt slutbetyg erbjuds vägledning via KAA (kommunalt aktivitetsansvar) som vi samverkar med vid behov.

Granskning av kommunens arbete mot ungdomsarbetslöshet

(16)

Bildningsnämnden

• I bildningsnämndens årsredovisning mäts ungas sysselsättning genom att nämnden har satt upp målet ”Fler unga i åldern 18-24 år skall beredas sysselsättning”. Genom bildningsförvaltningens arbete med KAA (kommunalt aktivitetsstöd) mäts hur många som bereds sysselsättning i ovanstående åldrar och under 2018 har 61 ungdomar avslutats från KAA, av dem är det 51 ungdomar som påbörjat studier i antingen IM-program eller

gymnasieprogram. I bildningsnämndens årsredovisning mäts detta även genom nämndens mål ”Följa upp samtliga individer i ålder 16-20 som inte går på gymnasiet”. Resultatet för 2018 är att samtliga individer i åldrar 16-20 år som inte går på gymnasiet har kallats till planeringssamtal. Studie- och yrkesvägledare på Komvux har haft kontakt med alla gymnasieskolor där Åstorp har elever.

• Bildningsnämnden och förvaltningen får kontinuerliga rapporter från kommunens KAA-samordnare om hur KAA-arbetet fortlöper, vilka åtgärder som vidtas och antalet unga som berörs av KAA.

• Bildningsförvaltningen samverkar och samarbetar aktivt med Arbetsförmedlingen för att säkerställa att målen med

överenskommelsen kring minskad ungdomsarbetslöshet efterlevs. I bildningsnämndens årsredovisning finns aktiviteten

”Samverkan med Arbetsförmedlingen för att få fler i åldern 18-24 år i studier eller arbete” så att kommunfullmäktiges fokusområde

”Fler i arbete och fler företag” ska uppnås.

• I bildningsnämndens årshjul står det inskrivet när det kommunala aktivitetsansvaret ska återrapporteras till bildningsnämnden.

Detta tas upp som ett informationsärende i juni och december.

Granskning av kommunens arbete mot ungdomsarbetslöshet

Kommunstyrelsen

• Feriejobben inom kommunen är från och med 2019 en verksamhet som drivs från arbetsmarknadsenheten där samtliga ungdomar som söker ett feriejobb blir kallade till en intervju. Dock blir inte alla erbjudna en tjänst.

• Arbetsmarknadsenheten har under hösten 2018 renodlat den interna

arbetsprocessen för att öka tydligheten för deltagare med att nå målet arbete eller studier.

• I arbetet med införande av Åstorps version av ”Trelleborgsmodellen” pågår ett nära samarbete med komvux samt arbetet med KAA för en och tydlig process för insatser och utvärdering av dessa. Uppföljningsverktyget Accorda är infört och samtliga deltagare samt anställda med anställningsstöd som har som syfte att komma vidare på arbetsmarknaden har sin planering och arbete med måluppfyllelse dokumenterat i detta system. Arbetet med uppföljning och dokumentation genomförs med varje ansvarig handledare i respektive aktivitet.

• Det redan goda samarbetet och överenskommelserna med Arbetsförmedlingen har förnyats för 2019. Befintliga utarbetade arbetssätt som tidigare drivits i projektform med Arbetsförmedlingen har nu implementerats och är den del av det ordinarie arbetet på arbetsmarknadsenheten. De budgetmedel för projekt som tidigare funnits i vår samverkanhar dock reducerats för kommande

verksamhetsår, vilket påverkar verksamheten. Utifrån det prioriterade uppdraget att motverka och minska utanförskap och segregation används den lokala arbetsmodellen för DUA-nyanlända för samtliga deltagare i våra

arbetsmarknadsinsatser. Samtliga i ungdomsverksamheten erbjuds praktik om inte arbete direkt är möjligt.

Socialnämnden

• Se ”tjänsteskrivelse daterad 2019-02-19” på föregående sida.

(17)

Vår bedömning

• Vi konstaterar att det finns specificerade mål ämnade att mäta ungdomsarbetslösheten samt aktiviteter för att motverka densamma. Det är dock av stor vikt att samtliga berörda nämnder fortsätter utvärdera och utveckla sina nämndspecifika mål och aktiviteter med fokus på ungdomsarbetslöshet för att öka deras ändamålsenlighet.

• Vi konstaterar att bildningsnämnden har ändamålsenliga rutiner för att följa upp genomförda insatser, däribland hur många ungdomar som återgår till studier.

• Vi konstaterar att kommunstyrelsen har utvecklat tydliga rutiner för hur arbetsmarknadsinsatser ska följas upp och utvärderas, bl.a. genom användandet av uppföljningsverktyget ”Accorda”.

• Vi konstaterar att samverkan inom kommunen och med myndigheter, såsom Arbetsförmedlingen, fortlöper och utvecklas kontinuerligt.

• Vi konstaterar att de insatser som görs inom ramen för det kommunala aktivitetsansvaret återrapporteras till bildningsnämnden två gånger per år vilket är i enlighet med handlingsplanen.

Malmö 2019-03-14

Simon Monti Danielsson Verksamhetsrevisor, KPMG