Åstorps kommuns revisorer

(1)

Åstorps kommuns revisorer

Granskning av intern kontroll 2018

Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom:

Mats Lindskog Octavian Grindean Kristoffer Glinka Mats Dwenger Martina Engberg

(2)

Innehåll

1. Bakgrund och syfte, frågeställningar, revisionskriterier, avgränsningar och metod 2. Kommunens övergripande arbete med intern kontroll

3. Kommungemensamma kontroller 4. Kommunstyrelsen

5. Bildningsnämnden 6. Socialnämnden

7. Kultur- och fritidsnämnden 8. Bygg- och miljönämnden 9. Räddningsnämnden 10. Överförmyndarnämnden 11. Sammanfattande bedömning

(3)

Revisionskriterier

• Kommunallag (2017:725), 6 kap. 1 och 6 §§, 12 kap. 1 §

• Interna regelverk och policyer

Avgränsning

Granskningen avser kommunstyrelsen, bildningsnämnden, socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden, bygg- och miljönämnden, räddningsnämnden, överförmyndarnämnden och valnämnden.

Metod

Granskningen har genomförts genom:

• Dokumentstudier av relevanta dokument.

• Avstämning med berörda tjänstemän utifrån framtaget frågeformulär (se svar i tabell med tillhörande kommentarer för respektive nämnd).

Bakgrund och syfte

Åstorps kommuns revisorer gör en årlig uppföljning av nämndernas och styrelsens arbete med intern kontroll.

Granskningen ingår i revisionsplanen för 2018.

Frågeställningar

Revisorerna vill ha svar på följande frågeställningar:

• Genomförs en risk- och väsentlighetsanalys?

• Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i risk- och

väsentlighetsanalysen?

• Upprättas det en intern kontrollplan?

• Är kärnverksamheten representerad bland valda kontrollmoment?

• Sker uppföljning och återrapportering?

• Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas?

• Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser noteras?

1. Bakgrund och syfte, frågeställningar, revisionskriterier och metod

(4)

2. Kommunens övergripande arbete med intern kontroll

Enligt Åstorps kommuns reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige 2003-08-25 § 97, framgår att intern kontroll har en väsentlig betydelse både för den politiska

ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen ska bidra till att säkra att beslut tas på korrekta underlag. Internkontrollen ska även skydda mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel samt att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls.

I Åstorps kommun är varje nämnd ansvarig för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och kommunstyrelsen är övergripande ansvarig för internkontrollen i kommunen.

Kommunstyrelsen antar även årliga kommungemensamma kontroller.

Kommunstyrelseförvaltningen har en samordnande funktion och koordinerar arbetet med intern kontroll i kommunen. Varje nämnd har utsett en ansvarig för arbetet med intern kontroll på förvaltningsnivå. Kommunstyrelsen erhåller årligen en samlad rapportering av nämndernas arbete med intern kontroll.

Vid framställan av den årliga internkontrollplanen utgår nämnderna från en bruttorisklista och utifrån denna görs en bedömning av vilka risker som finns för att verksamheten inte ska kunna nå sina mål. Även riskbedömningen som utgår från processer och rutiner beaktas i bruttorisklistan. Som underlag till

Bedömning

Av vår granskning framgår att samtliga interna kontrollplaner för 2018 följer de kommunövergripande mallar som finns. Samtliga uppföljningar av de interna kontrollplanerna är avrapporterade till respektive nämnd och kommunstyrelsen under slutet av 2018 eller i början av 2019.

På nästföljande sidor presenteras en genomgång av hur respektive nämnd arbetar med intern kontroll utifrån de revisionsfrågor som fastställts för granskningen.

(5)

3. Kommungemensamma kontroller

Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Genomförs en risk- och väsentlighetsanalys?



2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i risk- och väsentlighetsanalysen?

- -

3. Upprättas en intern kontrollplan?



4. Är kärnverksamheten representerad bland valda kontrollmoment?

- -

5. Sker uppföljning och återrapportering?



6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas?



7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de

fall inga avvikelser uppdagas?



3.I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan för 2018 upprättats. Planen antogs av kommunstyrelsen 2018-01- 10 § 11 (dnr 2017/393).

4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande 3 kontrollområden ut:

• Brevpost

• Migrationsmedel som återsöks

• Schablonersättning för ensamkommande

5. Det sker en årlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder.

Uppföljning av 2018 års interna kontrollplan rapporterades till kommunstyrelsen 2019-01-09 § 20 (dnr 2017/393).

6. Vid uppföljningen identifierades avvikelser inom ”Brevpost” som kräver åtgärder inom kommunstyrelseförvaltningen och

överförmyndarnämnden, socialnämnden, räddningsnämnden samt bildningsnämnden. För bygg- och miljönämnden var resultat mycket positivt och en klar förbättring jämfört med tidigare år. Åtgärder gällande brevpost presenterades för socialnämnden och bildningsnämnden. Uppföljningen efterfrågade även åtgärder för räddningsnämnden. Bedömningen görs att kontrollmomentet brevpost behöver genomföras även 2019. Vi noterar att kultur- och fritidsnämnden inte var inkluderad i den övergripande uppföljningen av kontrollområdet ”Brevpost” men att området dock togs upp i nämndens egna uppföljning av intern kontroll. Vid uppföljning av kontrollområdet ”Migrationsmedel som återsöks” noterades även att en bidragsansökan avslagits då förvaltningen inte hade kunnat ta fram efterfrågade uppgifter.

7. Kontrollmomentet brevpost har genomförts även 2016 och 2017 eftersom uppföljningarna har uppvisat avvikelser. Övriga

kontrollmoment var nya för 2018 och uppföljningen föreslår att inget av dessa kontrollmoment behöver göras även 2019.

* Strecken på punkt 2 och punkt 4 indikerar att dessa två punkter inte är relevanta för den kommungemensamma kontrollen.

Kommentarer

Det görs en övergripande kommungemensam kontroll vars kontrollområden är desamma för samtliga nämnder samt kommunstyrelsen. Även om det är kommunstyrelsen som beslutar om och ansvarar för den kommungemensam kontrollen så finns det en enskild kommungemensam internkontrollplan och som därmed inte ingår i kommunstyrelsens internkontrollplan.

1. I bruttorisklistan för 2018 identifierades 5 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 3 områden ut som kontrollområden.

(6)

3. Kommungemensamma kontroller

Bedömning

Vår bedömning är att de kommungemensamma kontrollerna i stort följer kommunens reglemente för intern kontroll. Det genomförs en risk- och väsentlighetsanalys och utifrån analysen tas en bruttorisklista fram. Utifrån analysen beslutar kommunstyrelsen om en intern

kontrollplan fram där kontrollmomenten uppdateras mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas. Uppföljning samt återrapportering sker till kommunstyrelsen en gång per år. Däremot föreslås inte åtgärder i samtliga fall då avvikelser uppmärksammats utan endast i några av dem.

(7)

4. Kommunstyrelsen

Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Gör styrelsen en risk- och

väsentlighetsanalys?



2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt

reglementet) och juridiska risker i risk- och väsentlighetsanalysen?



4. Är styrelsens kärnverksamhet representerad bland valda kontrollmoment?



6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser

uppdagas?



7. Uppdateras kontrollmomenten mellan

åren i de fall inga avvikelser uppdagas?



• Brevpost (kommunövergripande kontroll)

• Delegationsbeslut

• Telefoni

• E-post

• Kontrollera så att informationen på astorp.se är uppdaterad

• Granska så att text på astorp.se är skriven utifrån språk- och tillgänglighetslagen

• Granska och kontrollera så att den grafiska guiden följs

• Att fakturor hanteras enligt regler och rutiner i ekonomihandboken

• Upphandling/avtal

• Förrådsverksamheten

• Avslut vid rekryteringsprocessen

• Rutiner kring VA-lån och för vinterjour

• Systemkoordination

• Att statistiksekretess röjs

5. Det sker en årlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2018 års interna kontrollplan rapporterades i

kommunstyrelsen 2019-01-09 § 19 (dnr KSFD 2017/394).

6. Vid uppföljningen identifierades allvarligare avvikelser inom följande kontrollområden:

Telefoni, E-posthantering, Att astorp.se är uppdaterad och skriven utifrån språk- och tillgänglighetslagen, Att den grafiska guiden följs, Upphandling/avtal samt Brevpost. Mer ringa avvikelser identifierades avseende Hantering av fakturor, Förrådsverksamheten samt Avslut vid rekryteringsprocessen. Förslag på åtgärder saknades för Telefoni, E- posthantering, Upphandling/avtal samt Brevpost. Av de kontrollmoment där avvikelse identifierades föreslås följande inte vara med i 2019 års plan: Att astorp.se är uppdaterad och skriven utifrån språk- och tillgänglighetslagen; Att den grafiska guiden följs;

Fakturahantering; Avslut vid rekryteringsprocessen. Vidare föreslås att samtliga kontrollmoment där inga avvikelser identifierades inte ska ingå i 2019 års plan.

Upphandling/avtal föreslås istället ingå i den kommungemensamma planen för 2019.

7.6 av de utvalda kontrollområdena 2018 var med även i 2017 års interna kontrollplan och 4 av dem uppvisade då avvikelser.

Kommentarer

1. I bruttorisklistan för 2018 identifierades 31 riskområden.

Utifrån dessa riskområden valdes 15 områden ut som kontrollområden.

2. Ekonomiska, verksamhetsmässiga och juridiska risker tas i beaktan i risk- och väsentlighetsanalysen.

3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan för 2018 upprättats. Planen antogs 2018-01-10 § 9 (dnr 2017/394).

(8)

4. Kommunstyrelsen

Bedömning

Sammantaget är vår bedömning att kommunstyrelsens interna kontrollarbete i stort sker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Vi noterar dock att kontrollområden återkommer från år till år trots att inga avvikelser identifieras. Vi vill uppmärksamma kommunstyrelsen på vikten av att kontrollområdena årligen värderas i risk- och väsentlighetsanalysen på ett sätt som säkerställer väl valda kontroller. Dessutom saknas det även förslag på åtgärder i en del fall där avvikelser har identifierats.

Styrelsen genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska, verksamhetsmässiga och legala risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att

kommunstyrelsen arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan där kommunstyrelsens

kärnverksamhet finns representerad bland valda kontrollmoment.

Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år och innehåller kontrollmetod, resultat och föreslagna åtgärder för att häva de flesta av riskerna. För några av avvikelserna saknas emellertid föreslagen åtgärd.

(9)

5. Bildningsnämnden

Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej

1. Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys?



4. Är nämndens kärnverksamhet representerad

bland valda kontrollmoment?







• Leverantörsfakturor

• Avstämning kontantkassor

• Skolhälsovården

• Utdrag ur belastningsregistret

• Migrationsmedel som återsökts (kommunövergripande kontroll)

5. Det sker uppföljning och återrapportering till nämnden en gång per år av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder.

Uppföljning av 2018 års interna kontrollplan rapporterades i bildningsnämnden 2019-01-30 § 7.

6.I uppföljningen framgår avvikelser avseende brevpost, avstämning kontantkassor, leverantörsfakturor samt skolhälsovården men åtgärder specificeras endast för de två förstnämnda. I fallet med

skolhälsovården har de tre inrapporterade avvikelserna hanterats och åtgärdats utan att det specificeras hur detta har gjorts. Gällande skolhälsovården görs även bedömningen att goda rutiner för avvikelserapportering existerar och att dessa revideras fortlöpande.

Övriga nämndspecifika kontrollmoment uppvisar inga avvikelser.

7. Vi noterar att kontrollområdet ”Utdrag ur betalningsregistret” hade en högre väsentlighetsgrad i uppföljningen jämfört med i den ursprungliga planen för intern kontroll.

8. Följande 4 kontrollområden för 2018 var föremål för kontroll även under 2017: Leverantörsfakturor, Skolhälsovården, Utdrag ur belastningsregistret samt Brevpost. Bortsett från den sistnämnda uppvisade samtliga kontrollområden avvikelser i uppföljningen för 2017.

Som tidigare nämnts uppvisade dock ”Brevpost” avvikelser i uppföljningen för 2018 medan ”Utdrag ur belastningsregistret” inte gjorde det.

Kommentarer

1. I bruttorisklistan identifierades 9 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 5 ut som kontrollområden.

2. Ekonomiska, verksamhetsmässiga och juridiska risker tas i beaktan i risk- och väsentlighetsanalysen.

3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan

upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av bildningsnämnden 2017-12- 11 § 104 (dnr 2017/136).

(10)

5. Bildningsnämnden

Bedömning

Vi bedömer att bildningsnämnden i stort följer reglementet för intern kontroll samt bedriver ett systematiskt arbete med den interna kontrollen genom användande av bruttorisklistan.

Det genomförs en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både

ekonomiska, verksamhetsmässiga och legala risker. Uppföljningen innehåller kontrollmetod, resultat och föreslagna åtgärder för att häva de flesta av riskerna. För några av avvikelserna saknas emellertid föreslagen åtgärd.

4 av de identifierade kontrollområdena för 2018 är desamma som för 2017 och 2016. 3 av dessa uppvisade avvikelser i uppföljningen för 2017 och undantaget ”Brevpost” som inte uppvisade några avvikelser för 2017 uppvisade istället avvikelser för 2018. Det motsatta förhållandet gäller för

”Utdrag ur belastningsregistret” som uppvisade avvikelser för 2017 men inte för 2018.

Nämndens interna kontroll bedöms relevant för kärnverksamheten även om åtgärder inte har vidtagits för samtliga identifierade avvikelser. Vidare noterar vi att väsentlighetgraden för ett av kontrollområdena hade ändrats i

uppföljningen jämfört med den ursprungliga planen för intern kontroll, något som riskerar att leda till otydlighet.

Sammantaget bedöms nämndens interna kontrollarbete i huvudsak vara tillfredsställande och i enlighet med gällande riktlinjer.

(11)

6. Socialnämnden

Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Gör styrelsen en risk- och

väsentlighetsanalys?



4. Är nämndens kärnverksamhet

representerad bland valda kontrollmoment?





7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas?



4. De 16 kontrollområdena var följande:

• Migrationsmedel som återsökts (kommunövergripande kontroll)

• Schablonersättning för ensamkommande (kommunövergripande kontroll)

• Behörighet och attesträtt

• Myndighetsenheten-genomförandeplaner

• Relevanta underlag och Riskanalys per individ för ensamkommande flyktingbarn

• Att nya och gällande rutiner följs

• Att gällande rutiner används

• Arbetsprocess och samverkan inom förvaltningen

• Dokumentationsgranskning

• Granska och följa upp placeringar av barn och unga

• Avstämning och uppföljning av sjukfrånvaro och frisknärvaro

• Avstämning mellan områden för att säkerställa biståndsanläggning

• Löpande granskning av beslutade insatser

• Granskning av biståndshandläggning

5.Socialnämnden har nyligen övergått till enbart en uppföljning per år.

Rapportering av uppföljningen av den interna kontrollplanen 2018 skedde på nämndssammanträdet 2019-02-19 § 22 (dnr: Sn 2019/1).

6. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. I uppföljningen för 2018 framgår att avvikelser identifierades för ”Brevpost” och förslag på åtgärder har tagits fram. Mer ringa avvikelser identifierades för ”Schablonersättning för ensamkommande” samt ”Att gällande rutiner används”. För den sistnämnda finns förslag på åtgärder. Vidare noterar vi att det i uppföljningen av internkontrollplanen framgår att följande kontroller ej har genomförts: Behörighet och attesträtt, Riskanalys per individ samt Dokumentationsgranskning. I flertalet kontrollerade områden pågår ett kontinuerligt förbättringsarbete.

7. 4 av kontrollområdena 2018 var föremål för kontroll även 2017. För samtliga av dessa 4 kontrollområden uppdagades avvikelser under 2017 års interna kontroll. Vi noterar samtidigt att även om avvikelser identifierades under 2017 så har det under 2018 inte skett en uppföljning av kontrollområdena ”Handlingsplan till varje ärende där samverkan finns med Arbetsförmedlingen”, ”Äldreomsorg – Genomförandeplaner och social dokumentation” samt ”Policys”.

Kommentarer

1. I bruttorisklistan för 2018 identifierades 15 riskområden. Utifrån dessa togs 16 olika kontrollområden fram då ett riskområde delades upp i två olika kontrollområden.

2. Ekonomiska, verksamhetsmässiga och juridiska risker beaktas i risk- och väsentlighetsanalysen.

3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av socialnämnden 2018- 01-22 § 18 (dnr 2018/1).

(12)

6. Socialnämnden

Bedömning

Vi bedömer att socialnämnden i stort följer reglementet för intern kontroll samt bedriver ett systematiskt arbete med den interna kontrollen genom användande av bruttorisklistan.

Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska, verksamhetsmässiga och legala risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan där nämndens kärnverksamhet finns representerad bland valda kontrollområden.

Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år och uppföljningen innehåller förslag till åtgärder i de flesta fall då avvikelser uppdagas. Ett antal kontrollområden som ingick i den ursprungliga internkontrollplanen för 2018 gjordes det emellertid ingen kontroll på. Detta bedömer vi som bristfälligt.

Kontrollområdena uppdateras mellan åren i de fall föregående års uppföljning inte uppvisade avvikelser. Dock noterar vi att några

kontrollområden där avvikelse uppdagades under 2017 inte togs med i 2018 års internkontrollplan. Här vill vi uppmärksamma socialnämnden på vikten av att kontrollområdena årligen värderas i risk- och väsentlighetsanalysen på ett sätt som säkerställer väl valda kontroller.

Sammantaget bedöms nämndens interna kontrollarbete delvis vara tillfredsställande och i enlighet med gällande riktlinjer.

(13)

7. Kultur- och fritidsnämnden













3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2017-12-05 § 54 (2017/40).

• Att fakturan är beräknad och hanterad felaktigt

• Att vi anställer personer som har begått brott mot barn

• Att antagna policys inte efterföljs

5. Uppföljningen av 2018 års interna kontrollplan rapporterades i kultur- och fritidsnämnden 2019-02-05 § 7 (dnr KFN 2019/3).

6. I uppföljningsrapporten av internkontrollplanen beskrivs vilka metoder som har använts, resultat av kontrollen och förslag på åtgärder. I uppföljningen av 2018 års interna kontrollplan framgår avvikelser avseende Brevpost och åtgärder specificeras. Övriga kontrollmoment uppvisar inga avvikelser. Dock noterar vi att kontrollområdet ”Att antagna policys efterföljs” inte har följts upp. Som vi nämnt tidigare noterar vi att kultur- och fritidsnämnden inte var inkluderad i den övergripande uppföljningen av kontrollområdet ”Brevpost” men att området dock togs upp i nämndens egna uppföljning av intern kontroll som berörs här.

7. Med undantag för ”Schablonersättning från Migrationsverket” var samtliga kontrollmoment för 2018 föremål för kontroll även under 2017.

Av 2018 års kontrollmoment var det endast kontrollmomentet ”Att fakturan är beräknad och hanterad felaktigt” som uppvisade avvikelser 2017.

Kommentarer

1. I bruttorisklistan identifierades 6 riskområden. Av dessa riskområden valdes 4 områden ut som kontrollområden.

2. Nämndens samtliga verksamhetsområden finns inte representerade i risk- och väsentlighetsanalysen. I övrigt beaktas ekonomiska risker och

administrativa risker.

(14)

7. Kultur- och fritidsnämnden

Bedömning

Vi bedömer att kultur- och fritidsnämndens interna kontrollarbete delvis är bristfälligt och därmed till fullo inte sker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Nämnden genomför en risk- och

väsentlighetsanalys som beaktar ekonomiska och administrativa risker men som däremot inte berör de verksamhetsmässiga riskerna. För att stärka nämndens styrning och uppföljning av intern kontroll gör vi bedömningen att nämndens kärnverksamhet bör finnas representerad bland valda kontrollmoment.

Vi bedömer att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista utifrån vilken en analys görs som slutligen resulterar i att en intern kontrollplan upprättas.

Uppföljning samt återrapportering till nämnden av den interna

kontrollplanen sker en gång per år och uppföljningen innehåller förslag till åtgärder i de fall avvikelser uppdagas. Nämnden bör dock se över val av kontrollområden i de fall de under flera år har genomförts utan att avvikelser har uppdagats. Vidare noterar vi att ett kontrollområde i den ursprungliga kontrollplanen inte följdes upp.

(15)

8. Bygg- och miljönämnden



• Att kommunens attestregler följs

• Bygglov – administration enligt PBL samt fakturering

• Administration av inkommande ärenden till Miljökontoret

• Byggkontorets vidarearbete med LEAN

• Miljökontorets vidarearbete med LEAN

• Att ingen jävsituation uppstår

5. 2018 års interna kontrollplan följdes upp och återrapporterades till bygg- och miljönämnden vid två olika tillfällen under året, en gång som en halvårs- och en gång som en helårsrapport. Halvårsuppföljningen rapporterades i bygg- och miljönämnden 2018-09-18, § 73 (dnr: BMND 2018/3).

Helårsuppföljningen rapporterades i bygg- och miljönämnden 2018-12-18, § 106 (dnr: BMND 2018/3).

6. I uppföljningen av 2018 års plan för intern kontroll framgår att avvikelser identifierats endast för kontrollmomenten ”Leverantörsfakturor” samt

”Bygglov” och att avvikelserna var av mindre allvarlig natur. I båda fallen pågår ett kontinuerligt förbättringsarbete sedan tidigare, något som även gäller för flertalet andra kontrollmoment där inga avvikelser uppdagades.

7. 6 av kontrollmomenten för 2018 var föremål för kontroll även under 2017.

Samtliga uppvisade avvikelser i uppföljningen 2017. På grund utav deras goda utfall i 2018 års uppföljning föreslås att följande kontrollområden kontrolleras i minskad frekvens och omfattning framöver:

• Att kommunens attestregler följs

• Administration av inkommande ärenden till Miljökontoret Kommentarer

1.I bruttorisklistan identifierades 10 riskområden. Av dessa valdes 8 områden ut som kontrollområden.

2. Ekonomiska, verksamhetsmässiga och juridiska risker beaktas i risk- och väsentlighetsanalysen.

3. En intern kontrollplan har upprättats i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Den interna kontrollplanen antogs av bygg- och

miljönämnden 2018-02-20 § 13 (dnr 2018/3).

(16)

8. Bygg- och miljönämnden

Bedömning

Vi bedömer att bygg- och miljönämndens interna kontrollarbete sker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll.

Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska, verksamhetsmässiga och legala risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan där nämndens kärnverksamhet finns representerad bland valda kontrollmoment. Uppföljning samt återrapportering sker två gånger per år och uppföljningen innehåller förslag till åtgärder i de fall avvikelser uppdagas.

Sammantaget är vår bedömning att nämnden har ett tillfredsställande arbete för intern kontroll i enlighet med gällande riktlinjer.

(17)

9. Räddningsnämndens interna kontroll

(gemensam nämnd med Klippans kommun)









2. Verksamhetsmässiga och juridiska risker tas i beaktan i risk- och väsentlighetsanalysen. Däremot beaktas inte ekonomiska risker.

3. I enlighet med reglementet för intern kontroll har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av räddningsnämnden 2018-01-23 § 3 (dnr 2018-000011).

• Uppföljande av insatstider

• Kontroll arbetsprov enligt AFS

• Kontroll att övningar genomförs enligt planering

• Uppföljning av utbildningsplan

5. Det sker uppföljning och återrapportering till nämnden en gång per år av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljningen av 2018 års interna kontrollplan

rapporterades 2018-12-18, § 53.

6. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen samt förslag på åtgärder. I uppföljningen av 2018 års interna kontrollplan har avvikelser identifierats för

kontrollområde ”Brevpost” och ”Kontroll att övningar genomförs enligt planering”. Åtgärder har föreslagits för båda dessa kontrollområden.

För övriga 3 kontrollområde identifieras inga avvikelser.

7. Följande 3 av 5 kontrollmoment för 2018 var föremål för kontroll även under 2017: Brevpost, Uppföljande av insatstider samt Uppföljning av utbildningsplan. Avvikelser uppdagades endast för

”Uppföljning av utbildningsplan” i uppföljningen av 2017 års interna kontrollplan.

Kommentarer

1.Räddningsnämnden utgör en gemensam nämnd med Klippans kommun.

Den gemensamma nämnden följer det interna kontrollarbetet i Åstorps kommun. Nämnden har sammanställt en bruttorisklista och identifierat 7 riskområden. Utifrån dessa valdes 5 ut som kontrollområden.

(18)

9. Räddningsnämndens interna kontroll

(gemensam nämnd med Klippans kommun)

Bedömning

Vi bedömer att räddningsnämnden i stort följer reglementet för intern kontroll samt bedriver ett systematiskt arbete med den interna kontrollen genom användande av bruttorisklistan.

Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar verksamhetsmässiga och legala risker men däremot inte ekonomiska risker. För att stärka nämndens styrning och uppföljning av intern kontroll gör vi bedömningen att nämndens ekonomiska risker bör finnas

representerade i risk- och väsentlighetsanalysen.

Vi bedömer att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan där nämndens kärnverksamhet finns representerad bland valda kontrollmoment. Kontrollmomenten var dock desamma under 2015, 2016 samt 2017 medan 2018 års interna kontrollplan hade 2 nya kontrollmoment. Av de kontrollmoment som varit med tidigare uppvisade endast ett av dem avvikelser.

Uppföljning samt återrapportering av den interna kontrollplanen sker en gång per år och uppföljningen innehåller förslag till åtgärder i de fall avvikelser uppdagas.

Sammantaget är vår bedömning utifrån ovan att nämndens interna kontrollarbete i huvudsak är tillfredsställande och i enlighet med gällande riktlinjer.

(19)

10. Överförmyndarnämnden

Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys?











3.Den interna kontrollplanen för överförmyndarnämnden antogs av överförmyndarnämnden 2018-02-05, § 18 (dnr 2017/395).

4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande kontrollområden ut:

• Utbetalda arvoden till ställföreträdare

• Länsstyrelsens tillsyn

5.Det sker uppföljning och återrapportering till nämnden en gång per år av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljningen av 2018 års interna kontrollplan

rapporterades till nämnden 2018-09-25, § 94.

6. I uppföljningen av 2018 års plan för intern kontroll framgår att avvikelser identifierades endast för ”Brevpost”. Dock saknas det förslag på åtgärder med hänsyn till avvikelsen. När det gäller

”Länsstyrelsens tillsyn” framgår det i uppföljningen att ytterligare arbete krävs inom området.

7. 2 av 3 kontrollmoment var nya för året. Endast ”Brevpost” var ett kontrollområde även under 2017 och uppvisade även då avvikelser.

Kontrollområdet ”delegationsbeslut” uppvisade mer ringa avvikelser under 2017 och bedömdes därför inte behöva tas upp för kontroll även i 2018 års interna kontrollplan.

Kommentarer

1. I bruttorisklistan identifierades 3 riskområden. Av dessa riskområden valdes 2 stycken ut som kontrollområde.

2. Risker kopplade till verksamhet och juridiska risker tas i beaktan i risk- och väsentlighetsanalysen. Däremot saknas ekonomiska risker i analysen.

(20)

10. Överförmyndarnämnden

Bedömning

Vi bedömer att överförmyndarnämnden i stort följer reglementet för intern kontroll samt bedriver ett systematiskt arbete gällande både analys och uppföljning av potentiella risker.

Överförmyndarnämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar verksamhetsmässiga risker. Vi bedömer att detta sker på ett systematiskt vis genom användandet av en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan. I analysen saknar vi emellertid de ekonomiska riskerna. För att stärka nämndens styrning och uppföljning av intern kontroll gör vi bedömningen att nämndens ekonomiska risker bör finnas representerade i risk- och

väsentlighetsanalysen.

Uppföljning samt återrapportering av den interna kontrollplanen sker en gång per år. I uppföljningen saknas dock förslag till åtgärder för samtliga identifierade avvikelser.

Sammantaget är vår bedömning att nämndens interna kontrollarbete delvis är tillfredsställande och i enlighet med gällande riktlinjer.

(21)

11. Sammanfattande bedömning

Kontrollmoment enligt uppdrag Sammanfattande iakttagelse

1. Gör styrelsen/nämnderna en risk- och väsentlighetsanalys?

Kommunstyrelsen och samtliga nämnders interna kontrollplan är baserad på en risk- och väsentlighetsanalys samt framtagen bruttorisklista.

2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i risk- och

väsentlighetsanalyserna?

Samtliga risker beaktas enbart i kommunstyrelsens, bildningsnämndens, socialnämndens samt bygg- och miljönämndens interna kontrollplan.

3. Upprättas en intern kontrollplan? Kommunstyrelsen och samtliga nämnder upprättar en intern kontrollplan i enlighet med beslutat reglemente.

4. Är nämndernas kärnverksamhet representerad bland valda kontrollmoment?

Vår bedömning är att det endast är kultur- och fritidsnämnden där kärnverksamheten inte är representerad bland valda kontrollmoment.

5. Sker uppföljning och återrapportering? Samtliga interna kontrollplaner följs upp och återrapporteras till ansvarig nämnd inom angiven tidplan. I en del fall kan vi konstatera att samtliga kontrollområden inte följts upp 2018.

6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? Vår bedömning är att i flertalet fall fattas inte beslut om förbättringsåtgärder i de fall avvikelser har noterats.

7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas?

Vår bedömning är att det finns förbättringsområden inom vissa nämnder.

(22)

Vår bedömning

Utifrån genomförd granskning kan vi konstatera att Åstorps kommuns arbete med intern kontroll inte fullt ut sker på ett ändamålsenligt sätt och i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Kommunens

riskbedömningsarbete samt uppföljningen och återrapporteringen av kontrollmomenten följer en tydlig struktur. Vi noterar dock att det finns brister både när det gäller att ta fram åtgärder för identifierade avvikelser samt att det i en del fall inte görs kontroller på samtliga kontrollområden som tagits upp i den ursprungliga internkontrollplanen.

I årsredovisningen för 2017 gjordes en sammanfattande bedömning att den interna kontrollen är väl fungerande och har en omfattning som bedöms som tillräcklig utifrån kommunens storlek och samlade verksamhet. Vid tidpunkten för denna granskning var årsredovisningen för 2018 inte antagen än. Utöver skrivelsen i

årsredovisningen gör kommunstyrelsen inte någon samlad bedömning av kommunens system för inter kontroll.

Vi noterar att kommunens reglemente för intern kontroll antogs av kommunfullmäktige 2003-08-25 (§ 97). Vår bedömning är att kommunstyrelsen bör tillse att reglementet revideras och uppdateras, bl.a. med anledning till att det i reglementet hänvisas till inaktuell lagstiftning. Vi konstaterar även att de kommunala bolagen inte omfattas av reglementet.

2019-03-14

Simon Monti Danielsson