Åstorps kommuns revisorer

(1)

Åstorps kommuns revisorer

Granskning av intern kontroll 2017 – Granskningsrapport Nr.

2017-07

Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom:

Mats Lindskog Jan Hennicks Kristoffer Glinka Mats Dwenger Martina Engberg

2018-03-08

(2)

Innehåll

1. Bakgrund och syfte, frågeställningar, revisionskriterier, avgränsningar och metod 2. Kommunens övergripande arbete med intern kontroll

3. Kommungemensamma kontroller 4. Kommunstyrelsen

5. Bildningsnämnden 6. Socialnämnden

7. Kultur- och fritidsnämnden 8. Bygg- och miljönämnden 9. Räddningsnämnden 10. Överförmyndarnämnden 11. Sammanfattande bedömning

(3)

Revisionskriterier

• Kommunallag (2017:725), 6 kap. 1 och 6 §§, 12 kap. 1 §

• Interna regelverk och policyer

Avgränsning

Granskningen avser kommunstyrelsen, bildningsnämnden, socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden, bygg- och miljönämnden, räddningsnämnden och

överförmyndarnämnden.

Metod

Granskningen har genomförts genom:

• Dokumentstudier av relevanta dokument.

• Avstämning med berörda tjänstemän utifrån framtaget frågeformulär (se svar i tabell med tillhörande kommentarer för respektive nämnd).

Bakgrund och syfte

Åstorps kommuns revisorer gör en årlig uppföljning av nämnder och styrelsens arbete med intern kontroll.

Granskningen ingår i revisionsplanen för 2017.

Frågeställningar

Revisorerna vill ha svar på följande frågeställningar:

• Genomförs en risk- och väsentlighetsanalys?

• Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i risk- och

väsentlighetsanalysen?

• Upprättas det en intern kontrollplan?

• Är kärnverksamheten representerad bland valda kontrollmoment?

• Sker uppföljning och återrapportering?

• Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas?

• Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser noteras?

1. Bakgrund och syfte, frågeställningar, revisionskriterier och metod

(4)

2. Kommunens övergripande arbete med intern kontroll

Enligt Åstorps kommuns reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige 2003-08-25 § 97, framgår att intern kontroll har en väsentlig betydelse både för den politiska

ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen ska bidra till att säkra att beslut tas på korrekta underlag. Internkontrollen ska även skydda mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel samt att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls.

I Åstorps kommun är varje nämnd ansvarig för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och kommunstyrelsen är övergripande ansvarig för internkontrollen i kommunen.

Kommunstyrelsen antar även årliga kommungemensamma kontroller.

Kommunstyrelseförvaltningen har en samordnande funktion och koordinerar intern kontrollarbetet i kommunen. Varje nämnd har utsett en ansvarig för arbetet med intern kontroll på

förvaltningsnivå. Kommunstyrelsen erhåller årligen en samlad rapportering av nämndernas arbete med intern kontroll.

Vid framställan av den årliga internkontrollplanen utgår nämnderna från en bruttorisklista och utifrån denna görs en bedömning av vilka risker som finns för att verksamheten inte ska kunna nå sina mål. Även riskbedömningen som utgår från processer och rutiner tas med i bruttorisklistan. Som underlag till bruttorisklistan ska även en dokumenterad risk- och

väsentlighetsbedömning upprättas.

Bedömning

Av vår granskning framgår att samtliga interna kontrollplaner för 2017 följer de kommunövergripande mallar som finns. Samtliga interna kontrollplaner är avrapporterade till respektive nämnd och

kommunstyrelsen under 2017 eller i början av 2018.

På nästföljande sidor presenteras en genomgång av hur respektive nämnd arbetar med intern kontroll utifrån de revisionsfrågor som fastställts för granskningen.

(5)

3. Kommungemensamma kontroller

Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Genomförs en risk- och väsentlighetsanalys?



2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i risk- och väsentlighetsanalysen?

- -

3. Upprättas en intern kontrollplan?



4. Är kärnverksamheten representerad bland valda kontrollmoment?

- -

5. Sker uppföljning och återrapportering?



6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas?



7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de

fall inga avvikelser uppdagas?



4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande 3 kontrollområden ut:

• Brevpost

• Policys

• Schablonersättning från Migrationsverket

5. Det sker en årlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2017 års interna kontrollplan rapporterades till kommunstyrelsen 2018-01- 10 § 10 (dnr 2016/465).

6. Vid uppföljningen identifierades avvikelser inom brevpost som kräver åtgärder inom

överförmyndarnämnden, bygg- och miljönämnden samt socialnämnden. Förslag på åtgärder presenterades för samtliga nämnder utom kommunstyrelseförvaltningen och överförmyndarnämnden. Bedömningen görs att

kontrollmomentet brevpost inte behöver genomföras inom bildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden 2018.

7. Kontrollmomentet brevpost genomfördes även 2017 eftersom uppföljningen 2016 uppvisade avvikelser. Övriga kontrollmoment är nya för 2017.

Kommentarer

1. I bruttorisklistan för 2017 identifierades 4 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 3 områden ut som kontrollområden.

3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan för 2017 upprättats. Planen antogs 2017-03-01 § 48 (dnr 2016/465).

(6)

3. Kommungemensamma kontroller

Bedömning

Vår bedömning är att de kommungemensamma kontrollerna följer kommunens reglemente för intern kontroll. Det genomförs risk- och väsentlighetsanalys och utifrån analysen tas en bruttorisklista fram.

Utifrån analysen tas en intern kontrollplan fram där kontrollmomenten uppdateras mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas. Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år. Däremot föreslås inte åtgärder i samtliga fall då avvikelser uppmärksammats.

(7)

4. Kommunstyrelsen

Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys?



4. Är styrelsens kärnverksamhet representerad

bland valda kontrollmoment?



4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande 9 kontrollområden ut:

• Delegationsbeslut

• Telefoni

• E-post

• Återsökning hos Migrationsverket

• Upphandling/avtal

• Elektroniska behörigheter

• Inpassering

• Förrådsverksamheten

• Avslut vid rekryteringsprocessen

5. Det sker en årlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2017 års interna kontrollplan rapporterades i kommunstyrelsen 2018-01-10 § 8 (dnr KSFD 2016/464).

6. Vid uppföljningen identifierades avvikelser avseende delegationsbeslut, e-posthantering, elektroniska

behörigheter, inpassering, förrådsverksamheten samt avslut vid rekryteringsprocessen. Till samtliga avvikelser

presenterades en åtgärd. Kontrollområdet delegationsbeslut föreslås kvarstå i 2018 års plan. Under 2018 kommer implementering av smarta kort att ske för samtliga anställda och i och med den automatiserade kontrollen görs

bedömningen att kontrollmomenteten elektroniska behörigheter och inpassering, trots uppvisade avvikelser, inte ska utgöra en del av 2018 års plan.

7.5 av de utvalda kontrollområdena 2017 var identifierade även för 2016 och samtliga uppvisade på avvikelser 2016.

Kommentarer

1. I bruttorisklistan för 2017 identifierades 13 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 9 områden ut som kontrollområden.

2. Ekonomiska, verksamhetsmässiga och juridiska risker tas i beaktan i risk- och väsentlighetsanalysen.

3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan för 2017 upprättats. Planen antogs 2017-03-01 § 47 (dnr 2016/464).

(8)

4. Kommunstyrelsen

Bedömning

Vi bedömer att kommunstyrelsens interna kontrollarbete sker i enlighet med kommunens reglemente om intern kontroll. Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska, verksamhetsmässiga och legala risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att kommunstyrelsen arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan där nämndens kärnverksamhet finns representerad bland valda

kontrollmoment. Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år och uppföljningen innehåller förslag till åtgärder i de fall avvikelser uppdagas. Vi noterar att kontrollmomenten uppdateras mellan åren i de fall inga avvikelser uppmärksammats. Sammantaget är vår

bedömning utifrån ovan att styrelsen har ett tillfredsställande arbete för intern kontroll i enlighet med gällande riktlinjer.

(9)

5. Bildningsnämnden



4. Är nämndens kärnverksamhet representerad





3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av bildningsnämnden 2016-12-13 § 75 (dnr 2016/93).

• Leverantörsfakturor

• Efterkontroll barnomsorgsavgifter

• Skolhälsovården

• Utdrag ur belastningsregistret

• Kap. 5 skollagen, granska beslut och rutiner

5. Det sker uppföljning och återrapportering en gång per år av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2017 års interna kontrollplan rapporterades i

bildningsnämnden 2017-12-11 § 103.

6. I uppföljningen framgår avvikelser avseende leverantörsfakturor och åtgärder specificeras. Övriga nämndspecifika kontrollmoment uppvisar inga avvikelser.

Eftersom samtliga skolor har skickat in upprättade rutiner för skollagens kap. 5 § 23 tas kontrollmomentet bort till nästkommande plan. I uppföljningen framgår även avvikelser avseende det kommungemensamma kontrollmomentet schablonersättning från Migrationsverket och åtgärder specificeras.

7. Samtliga kontrollområden 2017 har varit föremål för kontroll även föregående år. Detta trots att enbart två av kontrollmomenten uppvisade avvikelser i uppföljningen 2016.

Kommentarer

1. I bruttorisklistan identifierades 7 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 5 ut som kontrollområden.

2. Ekonomiska, verksamhetsmässiga och juridiska risker tas i beaktan i risk- och väsentlighetsanalysen.

(10)

5. Bildningsnämnden

Bedömning

Vi bedömer att bildningsnämnden följer reglementet för intern kontroll samt bedriver ett systematiskt arbete med den interna kontrollen genom användande av bruttorisklistan. Det genomförs en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska,

verksamhetsmässiga och legala risker. Uppföljningen innehåller kontrollmetod, resultat och föreslagna åtgärder för att häva riskerna.

De identifierade kontrollområdena för 2017 är desamma som för 2016 och 2015. Kontrollmomenten utdrag ur belastningsregistret och kap. 5 skollagen, granska beslut och rutiner, överfördes till 2017 års plan eftersom uppföljningen 2016 uppvisade avvikelser. För övriga

kontrollmoment uppvisade uppföljningen 2016 däremot inga egentliga avvikelser.

Vi noterar, precis som 2016 och 2015, att efterkontroll av

barnomsorgsavgifter återkommer som kontrollmoment. Vi bedömer att denna funktion inte behöver kontrolleras varje år då rutinen har införlivats med kontroller för att säkra att rätt inkomstuppgift är inrapporterad. Detta gäller även för kontrollmomenten i skolhälsovården.

Nämndens interna kontroll bedöms relevant för kärnverksamheten även om åtgärder bör vidtas som säkerställer att avvikelser avseende kontroll av registerutdrag görs årligen. Detta bedömer vi som särskilt viktigt, eftersom samma avvikelse noterades även 2016 och 2015.

Sammantaget bedöms mot bakgrund av ovan nämndens interna kontrollarbete vara tillfredsställande och i enlighet med gällande riktlinjer.

(11)

6. Socialnämnden





4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande 12 kontrollområden ut:

• Posthantering

• Genomförandeplaner inom myndighetsenheten

• Skydds- och förhandsbedömningar inom barn och familj

• HSL-dokumentation

• Utredningstid inom barn och familj

• Uppföljning av beslutade insatser inom barn och familj

• Handlingsplaner till varje ärende där samverkan finns med arbetsförmedlingen

• Relevanta underlag inom myndighetsenheten

• Genomförandeplaner inom funktionshinderverksamheten

• Genomförandeplaner och social dokumentation inom äldreomsorgen

• Relevanta underlag gällande ensamkommande flyktingbarn

• Riskanalys per individ gällande ensamkommande flyktingbarn

5.Enligt uppgift har socialnämnden på centrala direktiv övergått till enbart en uppföljning per år. Rapportering av uppföljningen av intern kontrollplanen 2017 skedde på nämndssammanträdet 2018-01-22 § 17 (dnr: Sn 2018/1).

6. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. I uppföljningen av 2017 framgår att i samtliga kontrollerade områden pågår åtgärder eller har åtgärder utförts. På grund av ej

tillfredsställande arbete föreslås kontrollmomenten relevanta underlag inom myndighetsenheten samt riskanalys per individ gällande ensamkommande flyktingbarn ingå i den interna kontrollplanen för 2018.

7. 10 av kontrollmomenten 2017 var föremål för kontroll även 2016. Kontrollmomenten relevanta underlag inom

myndighetsenheten och genomförandeplaner inom

funktionshinderverksamheten uppvisade ej avvikelser 2016.

Kommentarer

1. I bruttorisklistan för 2017 identifierades 14 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes samtliga ut som kontrollområden.

2. Ekonomiska, verksamhetsmässiga och juridiska risker beaktas i risk- och väsentlighetsanalysen.

3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan

upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av socialnämnden 2017-01-23

(12)

6. Socialnämnden

Bedömning

Vi bedömer att socialnämndens interna kontrollarbete sker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll.

Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska, verksamhetsmässiga och legala risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan där nämndens kärnverksamhet finns representerad bland valda kontrollmoment.

Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år och uppföljningen innehåller förslag till åtgärder i de fall avvikelser uppdagas. Vår bedömning är dock att nämnden bör uppdatera kontrollmomenten mellan åren ifall föregående års uppföljning inte uppvisade avvikelser. Vi gör

bedömningen att de kontrollmoment som år efter år inte uppvisar avvikelser snarare bör finnas med som en naturlig del av verksamhetens processer och årliga uppföljningar än som en del av den interna kontrollen. Sammantaget är vår bedömning utifrån ovan att nämnden har ett tillfredsställande arbete för intern kontroll i enlighet med gällande riktlinjer.

(13)

7. Kultur- och fritidsnämnden

Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej

1. Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys?













3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2016-12-07 § 43 (2016/36).

• Utdrag ur belastningsregistret

5. Rapporteringen av 2017 års interna kontrollplanen rapporterades i kultur- och fritidsnämnden 2017-12-05

§ 53 (dnr KFN 2017/39).

6. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultat av kontrollen och förslag på åtgärder.

I uppföljningen av 2016 framgår avvikelser avseende leverantörsfakturor och åtgärder specificeras. Övriga kontrollmoment uppvisar inga avvikelser.

7. Samtliga kontrollmomenten för 2017 var föremål för kontroll även 2016. Kontrollmomentet utdrag ur belastningsregistret uppvisade ej avvikelser 2016.

Kommentarer

1. I bruttorisklistan identifierades 3 riskområden. Av dessa riskområden valdes 2 områden ut som kontrollområden.

2. Nämndens samtliga verksamhetsområden finns inte representerade i risk- och väsentlighetsanalysen. I övrigt beaktas ekonomiska risker.

(14)

7. Kultur- och fritidsnämnden

Bedömning

Vi bedömer att kultur- och fritidsnämndens interna kontrollarbete sker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska och verksamhetsmässiga risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan. För att stärka nämndens styrning och uppföljning av intern kontroll gör vi bedömningen att nämndens kärnverksamhet bör finnas representerad bland valda kontrollmoment.

Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år och uppföljningen innehåller förslag till åtgärder i de fall avvikelser uppdagas. Nämnden bör dock uppdatera kontrollmomenten mellan åren ifall föregående års uppföljning inte uppvisade avvikelser

(15)

8. Bygg- och miljönämnden



7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas?

- -

3. En intern kontrollplan har upprättats i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Den interna kontrollplanen antogs av bygg- och miljönämnden 2017-02-21 § 18 (dnr 201/1).

• Attestregler

• Bygglov – administration enligt PBL

• Administration av inkommande ärenden till Miljökontoret

• Byggkontorets vidarearbete med LEAN 5. Uppföljningen av 2017 års interna kontrollplan rapporterades i bygg- och miljönämnden 2018-01-16 § 3 (dnr: BMND 2017/12).

6. I uppföljningen av 2017 framgår att i samtliga kontrollerade områden pågår åtgärder eller har åtgärder utförts. På grund av uppdagade avvikelser föreslås kontrollmomentet avseende attestregler och leverantörsfakturor överföras till nämndens interna kontrollplan 2018. Kontrollmomentet ”byggkontorets vidarearbete med LEAN” överförs till 2018 för att säkerställa att arbetet fortsätter med att implementera förbättringsåtgärderna.

7. Samtliga kontrollmoment för 2017 var föremål för kontroll även under 2016. Samtliga uppvisade dock avvikelser i uppföljningen 2016.

Kommentarer

1.I bruttorisklistan identifierades 8 riskområden. Av dessa valdes 5 områden ut som kontrollområden.

2. Ekonomiska, verksamhetsmässiga och juridiska risker beaktas i risk- och väsentlighetsanalysen.

(16)

8. Bygg- och miljönämnden

Bedömning

Vi bedömer att bygg- och miljönämnden interna kontrollarbete sker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska, verksamhetsmässiga och legala risker.

Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan där nämndens kärnverksamhet finns representerad bland valda kontrollmoment. Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år och

uppföljningen innehåller förslag till åtgärder i de fall avvikelser uppdagas. Sammantaget är vår bedömning utifrån ovan att nämnden har ett tillfredsställande arbete för intern kontroll i enlighet med gällande riktlinjer.

(17)

9 . Räddningsnämndens interna kontroll

(gemensam nämnd med Klippans kommun)

Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej

1. Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys?



6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? - -



2. Verksamhetsmässiga och juridiska risker tas i beaktan i risk- och väsentlighetsanalysen. Däremot beaktas inte ekonomiska risker.

3. I enlighet med reglementet för intern kontroll har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av räddningsnämnden 2017-03-07 § 12 (dnr 2017/000050).

4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande 3 kontrollområden ut:

• Insatstider

• Utbildning av personal

• Tillsyn enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor 5. Det sker uppföljning och återrapportering en gång per år av den interna kontrollplanen. Rapporteringen av 2017 års interna kontrollplan skedde 2017-12-29 § 41 (dnr 2017- 000310).

6. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen samt förslag på åtgärder. I uppföljningen av 2017 framgår att inga avvikelser har identifierats.

7. Samtliga kontrollmoment för 2017 var föremål för kontroll även för 2016. Inga avvikelser uppdagades för kontrollmomenten i uppföljningen av 2016.

Kommentarer

1.Räddningsnämnden utgör en gemensam nämnd med Klippans kommun.

Den gemensamma nämnden följer det interna kontrollarbetet i Åstorps kommun. Nämnden har sammanställt en bruttorisklista och identifierat 5 riskområden.

(18)

9 . Räddningsnämndens interna kontroll

(gemensam nämnd med Klippans kommun)

Bedömning

Vi bedömer att räddningsnämndens interna kontrollarbete sker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar

verksamhetsmässiga och legala risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan där nämndens

kärnverksamhet finns representerad bland valda kontrollmoment. Kontrollmomenten har dock varit desamma de senaste tre åren (2015, 2016, 2017) och inte påvisat några avvikelser, varpå vår bedömning är att dessa kontrollmoment bör finnas med som en naturlig del av verksamhetens processer och årliga

uppföljningar. Uppföljning samt återrapportering sker en gång per. Sammantaget är vår bedömning utifrån ovan att nämnden har ett tillfredsställande arbete för intern kontroll i enlighet med gällande riktlinjer.

(19)

10. Överförmyndarnämnden







6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? - -



3.Den interna kontrollplanen för överförmyndarnämnden antogs av

överförmyndarnämnden 2017-02-06 § 12 (dnr 2017/2).

4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande kontrollområde ut:

• Delegationsbeslut

5. Det sker uppföljning och återrapportering en gång per år av den interna kontrollplanen.

Rapporteringen av 2017 års interna kontrollplan skedde 2017-02-06 § 11 (dnr 2017/3).

6. I uppföljningen av 2017 framgår att 9

delegationsbeslut överklagats under 2017 och att dessa generellt har hanterats på ett korrekt vis.

Således har inga avvikelser uppdagats.

7. Kontrollområdet delegationsbeslut var en del av den interna kontrollplanen även 2016, men

granskningen kunde inte genomföras eftersom inga beslut överklagats till högre instans under 2016.

Kommentarer

1. I bruttorisklistan identifierades 3 riskområden. Av dessa riskområden valdes 1 område ut som kontrollområde.

2. Risker kopplade till kommunikation, verksamhet och juridiska risker tas i beaktan i risk- och väsentlighetsanalysen. Däremot beaktas inte ekonomiska risker.

(20)

10. Överförmyndarnämnden

Bedömning

Överförmyndarnämnden genomför en risk- och

väsentlighetsanalys som beaktar verksamhetsmässiga risker.

Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan. Dock gör vi bedömningen att nämndens kärnverksamhet i högre utsträckning bör finnas representerad bland valda

kontrollmoment. Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år.

(21)

11. Sammanfattande bedömning

Kontrollmoment enligt uppdrag Sammanfattande iakttagelse

1. Gör styrelsen/nämnderna en risk- och väsentlighetsanalys?

Kommunstyrelsen och samtliga nämnders interna kontrollplan är baserad på en risk- och väsentlighetsanalys samt framtagen bruttorisklista.

2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i risk- och

väsentlighetsanalyserna?

Samtliga risker beaktas enbart i kommunstyrelsens, bildningsnämndens, socialnämndens samt bygg- och miljönämndens interna kontrollplan.

3. Upprättas en intern kontrollplan? Kommunstyrelsen och samtliga nämnder upprättar en intern kontrollplan.

4. Är nämndernas kärnverksamhet representerad bland valda kontrollmoment?

Vår bedömning är att det finns förbättringsområden inom vissa nämnder.

5. Sker uppföljning och återrapportering? Samtliga interna kontrollplaner följs upp och återrapporteras inom angiven tidplan.

6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? Vår bedömning är att kommunstyrelsen och samtliga nämnder fattar beslut om förbättringsåtgärder i de fall avvikelser noteras.

7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas?

Vår bedömning är att det finns förbättringsområden inom vissa nämnder.

(22)

11. Sammanfattande bedömning

Vår bedömning

Utifrån genomförd granskning kan vi konstatera att Åstorps kommuns arbete med intern kontroll över lag sker på ett ändamålsenligt sätt och i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Kommunens

riskbedömningsarbete samt uppföljningen och återrapporteringen av kontrollmomenten följer en tydlig struktur.

Vi ser det som viktigt att nämnderna fokuserar på kärnverksamheten i den interna kontrollen och inte enbart på administrativa stödfunktioner och rutiner. Detta är av vikt för att kontrollera områden som är väsentliga för att nå målen med verksamheten. I detta avseende bedömer vi att vissa nämnder har förbättringspotential.

Vissa områden kontrolleras återkommande varje år och som tidigare år vill vi påpeka att dessa bör kartläggas noggrant för att utvecklas till fasta kontrollstationer i nämndens processer och årliga uppföljningar. Vi bedömer därmed att återkommande kontrollmål utan påvisade avvikelser inte behöver följas upp varje år inom ramen för nämndens interna kontrollplan.

I årsredovisningen för 2016 (KF 2017-05-29 § 66, dnr 2017/58) görs en sammanfattande bedömning att den interna kontrollen är väl fungerande och har en omfattning som bedöms som tillräcklig utifrån kommunens storlek och samlade verksamhet. Vid tidpunkten för denna granskning var årsredovisningen för 2017 inte antagen än.

Utöver skrivelsen i årsredovisningen gör kommunstyrelsen inte någon samlad bedömning av kommunens system för inter kontroll.

Vi noterar att kommunens reglemente för intern kontroll antogs av kommunfullmäktige 2003-08-25. Vår bedömning är att kommunstyrelsen bör tillse att reglementet revideras. Vi konstaterar även att de kommunala bolagen inte omfattas av reglementet.

Sammantaget är vår bedömning att nämnderna följer kommunens reglemente för intern kontroll och den interna kontrollen sker på ett ändamålsenligt sätt med vissa förbättringsområden.

2018-03-08

Frida Starbrant

Verksamhetsrevisor, KPMG

(23)

Bilaga 1.

Svar från tjänstemän

• Kommunstyrelsen– Annika Tublén (controller, kommunstyrelseförvaltningen), Merih Özbalci (administrativ chef/kommunjurist/kommunsekreterare, kommunstyrelseförvaltningen)

• Bildningsnämnden– Josefine Ahlin (ekonom, bildningsförvaltningen)

• Socialnämnden– Magnus Nygren (förvaltningsekonom, socialförvaltningen)

• Kultur- och fritidsnämnden – Josefine Ahlin (ekonom, bildningsförvaltningen)

• Bygg- och miljönämnden – Simon Jaldefjord (ekonom, kommunstyrelseförvaltningen)

• Räddningsnämnden – Simon Jaldefjord (ekonom, kommunstyrelseförvaltningen)

• Överförmyndarnämnden – Annika Tublén (controller, kommunstyrelseförvaltningen)