Vård, omsorg, folkhälsa och Nya perspektiv Marie Åkerlind
Datum
2014-02-26
Förslag till regional förvaltningsorganisation av eHälsa
eHälsa är ett samlingsbegrepp, där eHälsa handlar om att göra hälso- och sjukvården till en integrerad del av vårt informationssamhälle. Detta innebär användning av informations- och kommunikationsteknologi för att möta behoven för personal, vårdgivare, beslutsfattare, patienter och deras
närstående, samt medborgare i stort, i vårdande och sjukdomsförebyggande syfte. Även på nationell nivå har man ändrat inriktning till att öka fokus på införandet, användningen och nyttan av tekniken snarare än den tekniska utvecklingen.
Bakgrund
Nationell eHälsa för vård och omsorg utgör regeringens officiella ståndpunkt för utveckling av IT inom vård och omsorg. Med en tydlig viljeinriktning att IT i vården måste samordnas för att vården ska bli bättre för patienterna och resurserna användas mer effektivt.
Det som händer nu är att nationella IT-tjänster ökar och det saknas ordnade former för hur utveckling, förvaltning och stöd till lokala verksamheter ska se ut. Det finns en nationell nivå men som inte har kapacitet att möta behovet av stöd från alla lokala verksamheter. Vi vill formalisera den regionala nivån
Lokal förvaltning
Regional förvaltning
Nationell förvaltning (Inera)
Återkoppling Återkoppling
Samtliga kommuner och landstinget har visat stort intresse av en fortsatt gemensam utveckling i länet. En gemensam uppfattning är också: ”För att lyckas med utveckling av e-tjänster i linje med nationell eHälsa är det nödvändigt att det sker gemensamt med alla berörda parter i länet.” Till berörda parter hör invånarna i Värmland, huvudmännen Landstinget, Värmlands kommuner, Region Värmland och privata vårdgivare.
Varför ska vi samarbeta och vilka behov finns av samverkan?
Regional förvaltning av eHälsa har frekvent diskuterats under de senaste åren. På uppdrag av beredningsgruppen på Region Värmland (Vård, omsorg, folkhälsa och Nya Perspektiv) har detta förslag tagits fram.
Det finns behov av kompetens- och expertstöd som hjälper verksamheterna att införa de nationella tjänsterna. Den regionala förvaltningsorganisationen är tänkt att vara ett stöd till verksamheter och ledning inom kommun och landstinget i regionen.
Lagar som styr nationell eHälsa är: Patientdatalagen (PDL), Personuppgiftslag (PUL), Offentlighets- och sekretesslag, Hälso- och Sjukvårdslagen (HSL), Patientsäkerhetslagen (PSL),
Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om stöd och service (LSS), mm. samt SOSFS föreskrifter Socialstyrelsen.
Vad händer om vi inte samverkar inom eHälsa?
Risken är att alla 17 organisationer skapar egna riktlinjer och rutiner för eHälsotjänster och att ingen samordning sker. Personal från samtliga
huvudmän måste avsätta mycket av sin arbetstid till att hålla sig á jour med nationella nätverk och förvaltningsgrupper, att vara pålästa inom samtliga tjänster. Följden blir att effektiviteten och kvaliteten sjunker trots att vi lägger mycket resurser på detta.
För att få en uppfattning om hur mycket tid som läggs inom eHälsa idag:
2 personer arbetar i projekt med samordningen inom eHälsa i länet idag, vilket motsvarar en heltidstjänst. Det arbete som läggs ner, behöver tas om hand även fortsättningsvis och bör förvaltas vidare av den regionala
förvaltningen.
År 2013 betalade RV ut motsvarande 2,9 Mkr för de arbetsinsatser personal inom regionen lagt ner inom eHälsa (stimulansmedel 2013). Det motsvarar 16 000 timmars arbete (endast hälften av arbetsinsatsen får ersättning) c:a 8 heltidstjänster. Arbetet med de nationella eHälsotjänster kommer att öka i takt med att nya tjänster införs. Detta framgår i CeHis handlingsplan för 2013-2018.
Stimulansmedlen har utbetalats från nationellt håll enbart i syfte att främja samverkan och att skapa förutsättningar, där det ska ingå en långsiktig plan för finansiering, organisation och samverkan inom eHälsoområdet i
regionen.
Ett exempel på arbete vi gör idag som kan effektiviseras:
En huvudman skapar en rutin för loggranskning av NPÖ som tar ca 40 timmar att ta fram. Denna kan sedan återanvändas av övriga 16 huvudmän, som leder till ökad effektivitet på 640 timmar (40 timmar x16 kommuner).
Därefter kan man räkna på punkten under ”Vad ska vi samverka om?” för att få en uppfattning om vad 17 huvudmän ska skapa rutiner för och hur mycket av arbetstiden som kan effektiviseras, genom regional samordning.
Kan man välja att avstå från eHälsa?
Ja, det kan man. Men vem förmedlar till medborgare/patienter/anhöriga att man inte kan få samma service och trygghet i vården där man avstår från arbetet med eHälsa?
Patienter/medborgare förväntar sig samma service och trygghet i vården oavsett vart man bor, eller vem som är huvudman eller utförare.
Redan idag pågår diskussioner hos andra huvudmän om NÄR man ska sluta faxa journaldokument, epikriser och läkemedelsordinationer efter avslutad vårdkontakt mellan huvudmän, då dessa finns tillgängliga digitalt redan idag.
Epikriser och läkemedelslistor kommer inte att faxas, information ska kunna inhämtas från nationella tjänster, oavsett huvudman.
Vad ska vi samverka om?
En regional förvaltningsorganisation skulle ha till uppgift att utifrån de nationella tjänsterna ta fram gemensamma riktlinjer, ge stöd till
medlemmarnas verksamheter och förvalta de nationella tjänsterna. Man kan inte lyfta bort något ansvar ifrån medlemmarnas lokala verksamheter men ge stöd inom ett stort antal områden.
Under 2014-2015 kommer arbetet att fokusera på de områden som lyfts fram i de nationella planerna. Regionala förvaltningen eHälsa ska svara på
verksamhets- och tekniska frågor, synkronisera arbetet mellan de lokala huvudmännen och öka utvecklingstakten i de gemensamma frågorna på följande sätt:
Förvaltningsaktiviteter:
Stödja verksamheten med i samband med avtalsskrivande, checklistor mm (kontakter med leverantörer)
Stödja verksamheten i anpassning till de nationella tjänsterna (verksamhetsutveckling)
svara på verksamhetsfrågor runt: HSA, SITHS, medarbetaruppdrag, säkerhetstjänster mm
enklare stöd vid tekniska frågor, t ex anslutning mot de nationella tjänsterna och tjänstekontrakt
ta fram gemensamma riktlinjer och rutinbeskrivningar, t.ex.
verksamhetsrutiner för logghantering, samtyckeshantering mm
samordna och samverka inom området Informationssäkerhet
vara applikationssupport för de nationella tjänster, stöd till lokal IT- support
stöd vid informationsspridning, utveckla och uppdatera publika webbsidor för informationsspridning av de nationella tjänsterna (nyheter, lagförändringar, rutinförändringar, mm)
sammankallande till regionala nätverk för erfarenhets- och kompetensutbyte
Delta i nätverk med t ex andra regioner
Ovanstående aktiviteter avser följande tjänster inom eHälsa:
Nationell katalogtjänst, HSA
Nationell identifieringstjänst, SITHS
Nationell Patientöversikt, NPÖ (Nationell åtkomst journalinformation)
Pascal IT-tjänster för stöd av läkemedelshantering (Ordination av dosläkemedel).
Nationell ordinationsdatabas NOD (läkemedelsförteckning, införs våren 2014 i NPÖ)
Inrättande av förvaltningsorganisation föreslås ske i två steg Arbetssätt
Arbetssättet under projekttiden 2014 och vid en eventuell fortsättning 2015, bygger på att varje huvudman ansvarar för:
Egen utvecklingsverksamhet och dess kostnader
Implementering av de nationella tjänsterna
Egen lokal förvaltning
Det krävs att varje huvudman har en egen lokal handlingsplan för eHälsa.
Handlingsplanen kan dock tas fram, och dess aktiviteter genomföras, med stöd av den regionala förvaltningsorganisationen. Den arbetar i sin tur utifrån en regional handlingsplan, fastställd av beredningsgruppen
(förvaltningsstyrgrupp). Den handlingsplanen upprättas vid Region
Värmland efter dialog med berörda huvudmän i länet och utifrån nationella krav och initiativ.
År 2014: Etablering
En gemensam förvaltning av nationella eHälsotjänster i Värmland hanterar verksamhetsfrågor för regionen mellan huvudmännen (landstinget,
kommunerna, Region Värmland).
Den regionala förvaltningen inkluderar inte teknisk drift, vilket sker lokalt hos varje huvudman eller nationellt hos Inera.
Förvaltningsorganisationen kan finansieras med nationella stimulansmedel som ett projekt under 2014 och utvärderas löpande för att hitta rätt nivå för fortsatt arbete.
Rekrytering av en förvaltningsledare görs under våren 2014. Stor vikt läggs vid verksamhetskompentens men även en stor förståelse för tekniken och dess samband. Anställningen blir en projektanställning på 6 månader (med möjlighet till förlängning/tillsvidareanställning) till en kostnad på ca 350 tkr för 2014.
År 2015:
Den regionala förvaltningen permanentas och beslut tas var
huvudmannaskapet ska vara. Förvaltningen bör finansieras med medel från verksamheterna i regionen.
Privata vårdgivare bör beaktas, när så är aktuellt, även ur ett finansieringsperspektiv.
Under de närmaste två åren bör följande byggas upp Förvaltningsorganisationen byggs upp med tre huvudområden:
Förvaltning/verksamhetsutveckling (ta fram gemensamma riktlinjer och rutiner)
Användarhandledning (direktstöd till verksamheterna)
Stöd (hjälp med införande lokal förvaltning av eHälsotjänster)
Samverkan mellan landstinget och kommunerna har pågått vid olika
grupperingar sedan starten av Region Värmland 2001, där Region Värmland haft den samordnande rollen och där landstinget och samtliga kommuner finns representerade. Arbetsgivaransvaret föreslås därför ligga hos Region Värmland.
Organisation och ansvar
Styrningen av eHälsa sker från nationell nivå genom SKL, Socialstyrelsen,
Vårdföretagarna, Famna och Socialdepartementet. Samtliga regioner och landsting har gett CeHis i uppdrag att skriva en nationell handlingsplan (2013-2018) som styr utvecklingen för kommuner, landsting och privata vårdgivare. Den styr våra lokala mål och strategier, infrastruktur och hur vi ska samordna oss med hjälp av nationella system och tjänster. Den nationella handlingsplanen är densamma för alla huvudmän i regionen.
Förvaltningsstyrning sker med representanter från landstinget, kommunerna och Region Värmland. På sikt kan även privata vårdgivare bli aktuella.
Förvaltningsstyrgrupp föreslås vara ”Beredningsgruppen” på Region Värmland (Vård, omsorg, folkhälsa och Nya Perspektiv), som
fastställer och beslutar om en regional handlingsplan som är förankrad hos alla huvudmän och därefter fattar erforderliga beslut.
Referensgrupp för information/rapportering är kommunchefsgruppen
Nätverksgrupp för verksamhetsfrågor är Socialchefsgruppen och eHälsosamordnare inom regionen.
Referensgrupp för teknikfrågor är IT-chefsgruppen inom regionen.
Finansieringsmodell
Oavsett ambitionsnivå och grad av samverkan behöver deltagande huvudmän komma överens om en modell för finansiering.
Det finns flera modeller att välja på, t.ex.
Proportionerlig, exempelvis belopp per innevånare
Rak, samma kostnader för alla parter
Vi rekommenderar finansieringsmodell Proportionerlig, exempelvis belopp per innevånare, som är väl känt sedan tidigare där Karlstads kommun och Landstinget betalar lika hög summa.
Uträkningar
Nedan ses förslag på uträkningar på en persons lönekostnad om 40 000 kr/månad, inkl. semesterersättning och sociala avgifter (44.33%), vilket ger en årslönekostnad på 740 330, 40 Kr.
Exempel 1. Proportionerlig fördelning av personalkostnader för regional förvaltning av eHälsa, ses nedan.
SCB Kommunfolkmängd 1 november 2013
Kod Kommun %
Totalt lönekostnad/år 1 person
1715 Kil 3,27% 23 032
1730 Eda 2,34% 16 481
1737 Torsby 3,33% 23 454
1760 Storfors 1,14% 8 029
1761 Hammarö 4,19% 29 511
1762 Munkfors 1,01% 7 114
1763 Forshaga 3,12% 21 975
1764 Grums 2,47% 17 397
1765 Årjäng 2,73% 19 228
1766 Sunne 3,61% 25 426
1780 Karlstad 24,26% 170 871
1781 Kristinehamn 6,61% 46 556
1782 Filipstad 2,91% 20 496
1783 Hagfors 3,34% 23 525
1784 Arvika 7,15% 50 360
1785 Säffle 4,24% 29 864
LiV 24,28% 171 011
100,00% 704 330
Exempel 2. Rak fördelning av personalkostnader för regional förvaltning av eHälsa, innebär en kostnad på ca 43 500 kr/huvudman.
Omvärldsanalys
Kommuner, landsting, CeHis/Inera och SKL
Kommuner och Landstinget i Värmland jobbar mycket med dessa frågor och behöver stöd.
SKL vill att vi jobbar tillsammans och tillhandahåller stimulansmedel för detta under 2013, samt även under 2014.
Efter 2014 utbetalas inte mer stimulansmedel, utan då ska man ha skapat organisation och arbetsformer för fortsatt regionalt arbete.
I övriga regioner runt om i landet pågår diskussioner kring verksamhetsstöd och regionalförvaltning inom eHälsa.
