Manual för
Verksamhetssystem
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1 INLEDNING 5
1.1 Manualen 5
1.2 Syftet med manualen 5
2 AFFÄRSIDÉ, POLICY OCH MÅL 5
2.1 Affärsidé 5
2.2 Policy för kvalitet, miljö och arbetsmiljö 6
2.3 Mål för verksamheten 6
3 VERKSAMHET OCH LEDNING 6
3.1 Beskrivning av verksamheten 6
3.2 Ledningen och organisationen 6
3.3 Identifiering av samhällets krav och regler 7
3.4 Uppföljning av kundernas behov och krav 7
3.5 Avvikelsehantering 7
3.6 Utveckling genom ständiga förbättringar 7
4 VERKSAMHETSPLANERING 8
4.1 Verksamhetsstyrning utifrån riskhantering 8
4.2 Organisation och ansvarsfördelning 8
4.3 Utbildning, medvetenhet och kompetens 8
4.4 Dokumentation och dokumentstyrning 9
4.5 Intern och extern kommunikation 9
4.6 Fastigheter, lokaler och förråd 9
5 SYSTEMATISK ARBETSMILJÖARBETE SAM (AFS 2001:1) 10
6 UPPFÖLJNING OCH REVISION 11
6.1 Ledningens genomgång och utvärdering 11
6.2 Interna revisioner 11
7 KALKYL OCH FÖRPROJEKTERING 11
7.1 Kalkyl och anbudsgenomgång 11
8 PROJEKTERING OCH UPPMÄTNING/INVENTERING 12
8.1 Förutsättningar, krav och mål för projekt 12
8.2 Dokumentstruktur och dokumentstyrning i projektet 13
8.3 Arbetsmiljösynpunkter under projekteringen 13
8.4 Miljöaspekter under projekteringen 13
9 INKÖP 13
9.1 Inköpsrutin 13
9.2 Leverantörsbedömning 14
9.3 Upphandling 15
10 PRODUKTION 15
10.1 KMA-plan, riskanalys och kontroller 15
10.2 Små projekt 15
10.3 Stora projekt 16
10.4 Kontrollplan och egenkontroller 16
10.5 Mötesrutiner och informationer under produktionstiden 16
10.6 Arbetsplatsplanering 17
10.7 Tidsplanering 17
10.8 Styrning av Bygghandlingar 17
10.9 Uppföljning under produktionstiden 17
10.10 Arbetsmiljöarbete 17
10.11 Byggherreansvar, BAS P och BAS U 18
10.12 Miljöarbete 18
10.12.1 Val av byggmaterial 18
10.12.2 Hantering av kemiska produkter 18
10.12.4 Energianvändning på byggarbetsplatser 19
10.13 Mottagningskontroll av inköpt material 19
10.14 Avvikelsehantering 19
10.14.1 Hantering av avvikelse och korrigerande åtgärder. 19
10.15 Ändrings- och tilläggsarbeten 19
10.16 Slutkontroll 19
11 ÖVERLÄMNANDE OCH SLUTMÖTE 20
11.1 Dokumentation inför slutbesiktning 20
11.2 Drift och skötselinstruktioner 20
11.3 Slutbesiktning 20
11.5 Avslutningsmöte 20
12 REKLAMATIONER 20
1 Inledning 1.1 Manualen
Denna manual beskriver vårt verksamhetssystem. I anslutning till varje avsnitt i manualen anges också hänvisning till de dokument som stödjer avsnittet samt var de finns tillgängliga.
Hänvisningar:
Rutin Verksamhetssystem\EPT\
Protokoll Verksamhetssystem\EPT\
Checklista/Mall Verksamhetssystem\EPT\
1.2 Syftet med manualen
Syftet med denna manual är att säkerställa en verksamhetsstyrning och ett resultat som på ett optimalt sätt tillgodoser företagets, anställdas, kunders och myndigheters krav och önskemål.
Hänvisningar:
Certifieringsregler Verksamhetssystem\EPT\1. Inledning
Bilaga 1 Produktkrav KMA Verksamhetssystem\EPT\1. Inledning Bilaga 2 Information och utbildningskrav Verksamhetssystem\EPT\1. Inledning Bilaga 3 Krav på rutiner Verksamhetssystem\EPT\1. Inledning
2 Affärsidé, policy och mål 2.1 Affärsidé
Som oberoende entreprenör skall EPT med erfarenhet, kompetens och engagemang erbjuda sina kunder det bästa alternativet vid fönsterbyte eller fönsterrenovering.
2.2 Policy för kvalitet, miljö och arbetsmiljö
Vår policy för kvalité, miljö och arbetsmiljö är åtaganden för företagets hela verksamhet och samtliga projekt samt styr på ett övergripande sätt verksamheten.
Hänvisning:
2.2.1 KMA-policy Verksamhetssystem\EPT\2. Affärsidé, policy och mål
2.3 Mål för verksamheten
Det övergripande målet för oss är att med lönsamhet uppfylla kunders och omvärldens behov och krav vad det gäller kostnad, kvalitet, miljö och arbetsmiljö.
Inför ledningens genomgång sammanställs och redovisas utfallet av målen.
Om målen inte uppfyllts ska en analys och ett åtgärdsprogram presenteras vid Ledningens genomgång.
De beslutade målen ska kommuniceras inom verksamheten.
Ansvarig för målen är Styrelsen. Målen redovisas och följs upp i dokument ”Verksamhetsmål”.
Hänvisning:
2.3.1 Verksamhetsmål Verksamhetssystem\EPT\2. Affärsidé, policy och mål 2.3.2 Sammanställning Måluppfyllelse Verksamhetssystem\EPT\2. Affärsidé, policy och mål
3 Verksamhet och ledning 3.1 Beskrivning av verksamheten
EPT är en oberoende fönsterentreprenör som med fastighetens bästa i fokus skall utföra
fönsterbyten/fönsterrenoveringar och relaterade byggnadsarbeten till större projekt eller fastighetsbestånd.
EPT arbetar endast i undantagsfall med fönsteråtgärder till enfamiljshus på privata marknaden.
3.2 Ledningen och organisationen
KMA-ansvarig i företaget är Styrelsen.
EPT:s organisation finns beskrivet i ett organisationsschema.
Hänvisning:
3.2.1 Organisationsschema Verksamhetssystem\EPT\3. Verksamhet och ledning 4.2.1-6 Befattningsbeskrivningar Verksamhetssystem\EPT\4. Verksamhetsplanering
3.3 Identifiering av samhällets krav och regler
Vi följer lagar och förordningar i samhället. Styrelsen ansvarar för att identifiera och tillse tillgång till relevanta lagkrav och andra krav som organisationen berörs av och som har samband med företagets verksamhet. Vid Ledningens genomgång redovisas förändringar i lagar och förordningar och konsekvenser för företaget diskuteras.
I varje projekt tas hänsyn till de olika krav som ställs och inarbetas i projektdokumentationen.
I bygglovspliktiga projekt tar KA (Kontrollansvarig enligt PBL) fram kontrollplanen. Projektledare tar fram ev.
ytterligare kontrollpunkter. Se vidare under avsnitten Projektering och Produktion.
Hänvisning:
3.3.1 Förteckning över lagar och krav Verksamhetssystem\EPT\3. Verksamhet och ledning
3.4 Uppföljning av kundernas behov och krav
Kundernas krav, förväntningar och upplevelse av det färdiga resultatet av projektet följs upp med kundundersökningar.
Hänvisning:
3.4.1 Rutin för kundundersökning Verksamhetssystem\EPT\3. Verksamhet och ledning 10.1.1 Projektdokument - Kundenkät boende Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
10.1.1 Projektdokument – Nöjdhetsförklaring TRV Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 3.4.2 Mall Årlig sammanställning
Kundundersökning
Verksamhetssystem\EPT\3. Verksamhet och ledning
3.5 Avvikelsehantering
Som en del av vårt förbättringsarbete åligger det samtliga anställda att rapportera avvikelser till KMA- systemansvarig. Avvikelserna sammanställs av KMA-systemansvarig och tas upp på Ledningens genomgång.
Exempel på avvikelser kan vara ej fungerande rutiner, saknade rutiner, brister i verksamhetssystemets dokument etc.
Om det dyker upp avvikelser ska en avvikelserapport fyllas i och skickas till KMA-systemansvarig. KMA- systemansvarig ansvarar för att alla avvikelser åtgärdas.
Hänvisning:
6.1 Rutin och blankett avvikelserapport verksamhetssystem
Verksamhetssystem\EPT\6. Uppföljning och Revision 6.4 Handlingsplan avvikelser-förbättringar Verksamhetssystem\EPT\6. Uppföljning och Revision
3.6 Utveckling genom ständiga förbättringar
En viktig del av verksamhetssystemet är ständiga förbättringar av företagets verksamhet som en följd av erhållna resultat från beslutade mål, besiktningar, kundundersökningar, egna uppföljningar och erfarenheter samt resultat från interna och externa revisioner. Detta hanteras årligen vid Ledningens genomgång.
Förbättringsaktiviteter dokumenteras i protokollet och följs upp för utveckling och förbättring.
Hänvisning:
6.1 Rutin och Dagordning för Ledningens genomgång
Verksamhetssystem\EPT\6. Uppföljning och Revision 6.4 Handlingsplan avvikelser-förbättringar Verksamhetssystem\EPT\6. Uppföljning och Revision
4 Verksamhetsplanering
4.1 Verksamhetsstyrning utifrån riskhantering
Vårt Verksamhetssystem är inriktat mot att på ett antal väsentliga punkter uppnå att levererade produkter uppfyller ställda krav. För att ytterligare skapa trovärdighet i företagets strävan att uppfylla kunders och samhällets krav och behov, innehåller systemet även krav på utbildning och administrativa åtaganden.
För säkerställande av verksamhetssystemets effektivitet har vi rutiner för att identifiera kvalitets-, miljö- och arbetsmiljörisker som kan vara aktuella för verksamheten som helhet och i respektive projekt.
Listan över verksamhetens risker stäms av och ev. kompletteras vid Ledningens genomgång. Beslut om ev.
ytterligare åtgärder behöver vidtas samt vem som ska utföra dessa och när det ska vara klart.
Risker i projekt identifieras under förprojektering och projektering. Se vidare under avsnitten Kalkyl/förprojektering och Projektering/uppmätning.
Hänvisning:
4.1 Riskbedömning Verksamheten Verksamhetssystem\EPT\4. Verksamhetsplanering 4.1.1 Mall Riskbedömning Verksamheten Verksamhetssystem\EPT\4. Verksamhetsplanering
4.2 Organisation och ansvarsfördelning
Ledningen är direkt ansvarig för den operativa driften av företagets marknadsinsatser och utveckling samt införande av nya tekniker och arbetsmetoder. Vidare har ledningen ansvaret för att de resurser som behövs ställs till förfogande för samtliga arbetsuppgifter vad gäller kvalitet, miljö och arbetsmiljö.
4.3 Utbildning, medvetenhet och kompetens
Samtliga medarbetare har en för sin arbetsuppgift lämplig utbildning och erfarenhet.
Alla medarbetare har dessutom fått utbildning och information i syfte att förstå verksamhetssystemets funktion och helhet. Utifrån detta samt behov identifierade vid individuella utvecklingssamtal, har en utbildnings- och kompetensplan upprättats.
Inför start av varje projekt eller uppdrag identifieras utbildningsbehovet av projektledaren. Det gäller även information/utbildning av berörda externa medverkanden i anpassad lämplig omfattning.
4.4 Dokumentation och dokumentstyrning
Verksamhetssystemet underhålls och uppdateras så snart krav, företagets verksamhet eller annat kräver detta. Beskrivning av hur uppdatering, tillgänglighet, arkivering och utformning ska göras, hur dokument lagras och sprids samt hur dokumenten är identifierade finns fastställt i en rutin.
Hänvisning:
4.4 Rutin för dokumentation och dokumentstyrning
Verksamhetssystem\EPT\4. Verksamhetsplanering
4.5 Intern och extern kommunikation
Den interna och externa kommunikationen syftar till att rätt information når rätt person vid rätt tidpunkt.
På projekt och uppdrag förs nödvändig information/kommunikation vidare, till kunder, anställda och under- entreprenörer, anpassat till projektens/uppdragens utformning. Detta fastställs och styrs i KMA-plan.
Frågor från media besvaras alltid av Styrelsen.
Interna möten hålls enligt mötesplan. Alla möten ska protokollföras med undantag för företagskonferens som följer ett program.
4.6 Fastigheter, lokaler och förråd
Entreprenadprojekt Täby har sin verksamhet uteslutande i förhyrda lokaler enl. nedan förteckning.
Styrelsen är övergripande ansvarig för hyreskontrakt och att lokalerna är ändamålsenliga.
Verksamhetsort Typ av lokal Ansvarig på plats
Täby Kontorslokaler
Sollentuna Lager
Förutom lokaler där verksamhet förekommer kan tillfälliga lagerutrymmen förhyras då projekten fordrar detta. Ansvarig är projektets projektledare och har befogenhet enl. befattningsbeskrivning.
För att säkerställa arbetsmiljö, kemikaliehantering och brandrisk går vi skyddsrond 1 gång per år.
Hänvisning:
4.6.1 Rutin och checklista Skyddsrond, kontor, förråd och verkstad
Verksamhetssystem\EPT\4. Verksamhetsplanering
5 Systematisk arbetsmiljöarbete SAM (AFS 2001:1)
Högsta ledningen är ansvarig för företagets systematiska arbetsmiljöarbete. Detta arbetsgivaransvar omfattar alla anställda och alla som är inhyrd arbetskraft. Ledningen kan fördela arbetsmiljöuppgifter till andra i organisationen under förutsättning att denne person har kompetensen.
Arbetsmiljöarbetet är en del av det dagliga arbete som syftar till att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs, och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.
Arbetet med att riskbedöma, undersöka, genomföra och följa upp arbetsmiljöarbetet är integrerat i verksamhetssystemet och följs upp vid Ledningens genomgång.
Hänvisning:
2.2.3 Arbetsmiljöpolicy Verksamhetssystem\EPT\2. Affärsidé, policy och mål 4.1 Riskbedömning Verksamhet Verksamhetssystem\EPT\4. Verksamhetsplanering 4.6.1 Rutin och checklista Skyddsrond, kontor, förråd
och verkstad
Verksamhetssystem\EPT\4. Verksamhetsplanering 5.6 Checklista analys av arbetsmiljörisker vid
förändring
Verksamhetssystem\EPT\5. SAM 10.1.1 Projektdokument – Riskanalys arbetsmiljö Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 5.1 Rutin och checklista introduktion nyanställda Verksamhetssystem\EPT\5. SAM 5.2 Uppgiftsfördelning för arbetsmiljö Verksamhetssystem\EPT\5. SAM 5.3 Sammanställning över aktuella Fördelningar av
arbetsmiljöuppgifter
Verksamhetssystem\EPT\5. SAM 5.4 Rutin och Arbetsskade- och tillbudsrapport Verksamhetssystem\EPT\5.SAM 5.5 Årssammanställning av arbetsskador, tillbud och
olyckor
Verksamhetssystem\EPT\5. SAM
5.7 Anhörigslista samtliga Verksamhetssystem\EPT\5.SAM
5.8 Krisplan Verksamhetssystem\EPT\5. SAM
5.8.1 Checklista Arbetsplatsolycka Verksamhetssystem\EPT\5. SAM 5.8.2 Checklista Arbetsplatsolycka – direkta åtgärder
på plats
Verksamhetssystem\EPT\5. SAM 5.9 Rutin och beskrivning av vårt SAM – schematisk
bild
Verksamhetssystem\EPT\5. SAM
6.1 Dagordning för Ledningens genomgång Verksamhetssystem\EPT\6. Uppföljning och Revision
6 Uppföljning och revision
6.1 Ledningens genomgång och utvärdering
Verksamhetssystemet är ytterst ledningens ansvar. Årligen genomför ledningen och berörda ”Ledningens genomgång” (intern uppföljning av verksamheten). Vid detta möte utvärderas verksamhetssystemet och förbättringar föreslås samt beslutas.
Som underlag till ledningens genomgång finns samlade erfarenheter från projekt, iakttagelser från interna och externa revisioner, noterade avvikelser, resultat från kundundersökning, resultat från SAM, samt resultat/avstämning av handlingsplaner/förbättringsplaner.
Hänvisning:
6.1 Rutin och dagordning Ledningens genomgång Verksamhetssystem\EPT\6. Uppföljning och Revision
6.2 Interna revisioner
Systemansvarig för KMA är ansvarig för att interna revisioner planeras och genomförs. Det kommande årets interna revisioner fastslås vid Ledningens genomgång.
Hänvisning:
6.2.1 Plan för Interna revisioner Verksamhetssystem\EPT\6. Uppföljning och revision 6.2.2 Checklista Intern Revision Entreprenad Verksamhetssystem\EPT\6. Uppföljning och revision 6.2.3 Checklista intern revision Små projekt Verksamhetssystem\EPT\6. Uppföljning och revision 6.2.4 Checklista internrevision
verksamhetssystem
Verksamhetssystem\EPT\6. Uppföljning och revision
7 Kalkyl och förprojektering 7.1 Kalkyl och anbudsgenomgång
Löpande tar entreprenadsäljare och Styrelsen ställning till vilka projekt som är intressanta för EPT att kalkylera och lämna anbud på.
I förprojekteringen avgörs hur projektet kommer att bli kvalitetsmässigt, funktionellt och ekonomiskt. Det är därför av största vikt att krav, mål, speciella förväntningar och risker framgår i detta skede.
Entreprenadsäljare gör ett platsbesök tillsammans med aktuell projektledare och gör en uppmätning.
Under förprojekteringsarbetet tas det även hänsyn till miljön, särskild vikt läggs vid val av byggmaterial och eventuella kemiska produkter. Se 9.1 nedan.
När vi tilldelas kontraktet upprättas en projektmapp. Vid ett större projekt bör entreprenadsäljaren kalla till ett överlämningsmöte mellan sälj-produktion. Där går man bl a igenom kontraktet, ställda krav, risker, vem som gör vad och när i projekteringsskedet.
Hänvisning:
7.1 Rutin projektval Verksamhetssystem\EPT\7. Kalkyl och förprojektering 7.2 Checklista platsbesök Verksamhetssystem\EPT\7. Kalkyl och förprojektering 7.3 Anbudsmappsrutin Verksamhetssystem\EPT\ 7. Kalkyl och förprojektering 7.4 Kalkylmall Verksamhetssystem\EPT\7. Kalkyl och förprojektering 7.5 Uppmätningsprotokoll
flerbostadshus, Anbudsunderlag
Verksamhetssystem\EPT\7. Kalkyl och förprojektering 7.6 Checklista vid överlämningsmöte
Sälj-Produktion
Verksamhetssystem\EPT\7. Kalkyl och förprojektering 7.7 Kalkyl och förprojekteringsprocess Verksamhetssystem\EPT\7. Kalkyl och förprojektering 8.2.1 Rutin projektuppläggning Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och uppmätning
8 Projektering och uppmätning/inventering 8.1 Förutsättningar, krav och mål för projekt
Projekteringsarbetet utförs av projektledaren som gör en uppmätning/inventering utifrån
kontraktshandlingarna. Detta görs för att säkerställa korrekt mått på fönster, rätt fönsteråtgärd och kvantitet på övrigt material. Uppmätning/inventering dokumenteras i uppmätningsprotokoll.
En inventering av farliga ämnen/material görs vid uppmätningstillfället. Vid misstanke om förekomst skickas ett prov för analys. Om positivt resultat anlitas certifierade saneringsföretag.
Projektadministratören upprättar aktuella pärmar till projektet. I projekt som omfattas av många fastigheter kan med fördel en separat fastighetspärm också upprättas.
I detta skede påbörjas upprättande av KMA-plan alternativt KM-plan och en separat Arbetsmiljöplan, utifrån beställarkrav (nedan benämnd KMA-plan) av projektadministratören i samråd med projektledaren. I
samband med detta görs en riskanalys i projektet. Hänsyn tas till de risker som identifierats vid
uppmätningen. I aktuell riskanalys anges åtgärderna för att minimera riskerna. Vid behov upprättas en fuktsäkerhetsbeskrivning.
I KMA-planen noteras en namngiven projektorganisation och entreprenadform. Där ska det som minimum finnas en ansvarig projektledare, samt den av beställaren utsedd byggarbetsmiljösamordnare för planerings- och projekteringsfasen (BAS-P) och utförandeskede (BAS-U).
Som bilagor till KMA-plan ska det minst finnas:
• Riskanalys av de identifierade riskerna.
• Kontrollplanen, där de relevanta kontroller som ska utföras framgår.
• Projektanpassade ordnings- och skyddsregler.
I de fall beställaren ställer krav på åtgärdsförslag så upprättas dessa för godkännande innan materialbeställning.
Hänvisning:
10.1.1 Projektdokument – Uppmätningsprotokoll FB Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 10.1.1 Projektdokument – Uppmätningsprotokoll Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
GB
10.1.1 Projektdokument – Uppmätningsprotokoll flerbostadshus, produktionsunderlag
Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 8.1.5 Mall Uppmätningsprotokoll FB/GB TRV Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och
uppmätning
10.1.1 Projektdokument – Riskanalys-KMA projekt Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
8.1.1 Mall KMA-plan Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och
uppmätning
10.1.1 Projektdokument – Kontrollplan-slutkontroll Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 10.1.1 Projektdokument - Egenkontroller Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 10.1.1 Projektdokument - Pärmregister Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 8.1.6 Projekteringsprocess Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och
uppmätning
8.2 Dokumentstruktur och dokumentstyrning i projektet
Dokumentstruktur och dokumentstyrning följer EPTs fastställda rutiner vilket även gäller bygghandlingar och protokoll.
Hänvisning:
4.4 Rutin för dokumentation och dokumentstyrning
Verksamhetssystem\EPT\4. Verksamhetsplanering 8.2.1 Rutin projektuppläggning Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och uppmätning
8.3 Arbetsmiljösynpunkter under projekteringen
Då vi åtagit oss BAS-P uppdrag innebär det att samordna projektering och planering med avseende på arbetsmiljön och ta fram en första version av projektets KMA-plan samt dokumentation över objektet.
8.4 Miljöaspekter under projekteringen
När projektet omfattas av rivningsarbete genomförs en materialinventering. Vanligtvis tillhandhåller beställaren en sådan. I samband med uppmätningen genomför vi en inventering av farliga ämnen. Om misstanke finns att det förekommer farliga ämnen skickas ett prov för analys. Vid förekomst anlitas ett certifierat saneringsföretag som godkänns av beställaren.
När en rivningsanmälan krävs ska oftast en rivningsplan upprättas och bifogas, detta ansvar ligger på
byggherren. I de fall beställaren ej upprättat en rivningsplan kan vi tillhandahålla en sådan, och främst då vid förekomst av farligt avfall.
Hänvisning:
10.1.1 Projektdokument - Rivningsplan Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
9 Inköp
9.1 Inköpsrutin
Inköpsarbetet planeras vad det gäller ekonomi, tid och struktur. Fördelning av ansvar klarläggs i varje upphandling.
Ytterst ansvarig för inköp är Styrelsen i övrigt styr befattningsbeskrivningarna, attestrutinen och leverantörsbedömningen inköpen.
Vi eftersträvar att alla produkter ska ingå i BASTA-registret SundaHus eller minst vara ”accepterade” i Byggvarubedömningen.
I projekten baseras förfrågningsunderlag på projekteringsresultat och uppmätningsprotokoll. Även specifika krav på ansvar och specifikationer (t.ex. teknisk prestanda, miljödeklarationer eller andra kriterier än priset) framgår. Arbetsmiljö- och miljöfrågor avseende varan eller hanteringen av denna beaktas också vid
kravställandet.
Vid inköp av underentreprenör ska det, efter att denne kontrollerats och godkänts enligt leverantörsbedömning, skrivas ett UE-kontrakt.
Hänvisning:
4.2.1-6 Befattningsbeskrivningar Verksamhetssystem\EPT\4. Verksamhetsplanering
9.1.1 Attestrutin Verksamhetssystem\EPT\9. Inköp
9.1.2 Lathund attest Verksamhetssystem\EPT\9. Inköp 9.1.3 Mall UE-kontrakt Verksamhetssystem\EPT\9. Inköp 9.1.4 Inköpsprocess Verksamhetssystem\EPT\9. Inköp 9.2 Leverantörsbedömning och
leverantörslista
Verksamhetssystem\EPT\9. Inköp
9.2 Leverantörsbedömning
Tidigare erfarenheter/referenser av produktleverantören ligger till grund vid bedömningen och utvärdering.
Vid anlitande av ny underentreprenör kontrolleras dennes F-skattsedel, ansvarsförsäkringar och ID06.
Konsulter och övrig extern kompetens upphandlas utifrån ett skriftligt behovsunderlag.
En viktig del i utvärdering av konsulter och övrig extern kompetens är att ta referenser och försäkra sig om att vederbörandes CV överensstämmer med det skriftliga behovsunderlaget. Därutöver framgår
bedömningskriterierna av leverantörslistan.
I avtalet med respektive konsult/extern kompetens framgår tydligt det resultat som förväntas och hur det ska avrapporteras.
Hänvisning:
9.2 Leverantörsbedömning och leverantörslista Verksamhetssystem\EPT\9. Inköp
9.3 Upphandling
Anbudsgivare hanteras på ett likvärdigt och rättvist sätt. Vid en upphandling av produkter och
underentreprenörer skickas samma förfrågningsunderlag som vi har fått samt uppmätningsprotokoll som underlag till anbud. Finns andra kriterier än pris framgår detta i förfrågningsunderlaget. Även hur avvikelse från förfrågningsunderlaget behandlas anges.
Anbud kontrolleras, så att de stämmer överens med förfrågningsunderlaget och ej antagna leverantörer informeras.
10 Produktion
10.1 KMA-plan, riskanalys och kontroller
Centralt för hela verksamhetssystemet är att de fönsteråtgärder och därtill relaterade arbeten EPT levererar uppfyller de kvalitets-, miljö, och arbetsmiljökrav kunden och samhället ställer.
Sättet att redovisa detta är i KMA-plan och via kontrollplan samt de egenkontroller som upprättas för varje projekt. Planerna anpassas till projektets förutsättningar och de krav som är relevanta.
Under produktionen kompletteras riskanalyser om det uppstår förändringar i projektet som kan medföra nya risker. Alla berörda informeras om uppdateringen.
Hänvisning:
10.1.1 Projektdokument Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
8.1.1 Mall KMA-plan Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och
uppmätning
10.1.1 Projektdokument - Kontrollplan-slutkontroll Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 10.1.1 Projektdokument - Egenkontroller Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 10.1.2 Mall Ordnings- och skyddsregler Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 10.1.4 Produktionsprocessen Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
10.2 Små projekt
EPT definierar små projekt som projekt med omfattning mindre än 200 timmar i montagetid eller servicejobb som behöver liten eller ingen projektering.
För små projekt används en generell KMA-plan och arbetsorder som är projektspecifik och kompletterar generell KMA-plan. På arbetsordern framgår förberedelser och fakta om projektet, beställarinformation, planering, riskanalys, kontroller och eventuella inköp.
För serviceuppdrag/små projekt samlas generell information i en Bilpärm som grund för det specifika som anges på arbetsordern.
Hänvisning:
10.2.1 Mall Arbetsorder inkl. riskanalys Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 10.2.2 Pärmregister
småprojekt/servicearbeten-Bilpärm
Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 8.1.2 Generell KMA-plan Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och
uppmätning
10.1.3 Generella Ordnings- och skyddsregler Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
10.3 Stora projekt
EPT definierar stora projekt som projekt med omfattning mer än 200 timmar i montagetid eller förekomst av allvarlig arbetsmiljörisk såsom PCB och asbest.
I en projektunik KMA-plan redovisas fakta om projektet och hur projektet arbetar med kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöfrågor (inkl. brandskydd och vem som är tillståndsansvarig). Dessa planer ska vara klara i en första version innan etablering och bygga på den plan som upprättats av BAS-P.
För stora projekt framkommer riskåtgärderna i riskanalysbilagor till KMA-plan.
Hänvisning:
8.1.1 Mall KMA-plan Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och uppmätning
10.4 Kontrollplan och egenkontroller
Kontrollansvarig enligt PBL (KA), utsedd av beställaren vid bygglovspliktigt projekt, tar fram en kontrollplan som fastställs vid Tekniskt samrådsmöte. Projektledare (PL) tar fram ev. ytterligare kontrollpunkter utifrån riskhantering, projektets förutsättningar och de krav beställaren/byggherren ställer. Om ingen Kontrollplan från KA finns tar PL fram hela Kontrollplanen.
• Kontrollerna enligt kontrollplan utförs av utsedd person/utförare.
• Egenkontrollerna signeras av utförare efter färdigställt arbete och lämnas in till projektadministratören.
• Innan anmälan görs till slutbesiktning genomförs en ”slutkontroll” av att alla kontroller, provningar mm.
enligt kontrollplan är genomförda och dokumenten är inkomna.
Hänvisning:
10.1.1 Projektdokument - Kontrollplan-slutkontroll Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 10.1.1 Projektdokument – Egenkontroller Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
10.5 Mötesrutiner och informationer under produktionstiden
Varje stort projekt inleds med ett dokumenterat internt startmöte där minst projektledare, projektadministratör och arbetsledare deltar.
Vid startmöte med beställaren bör förutom projektledaren även projektadministratören delta.
Mötesstruktur i övrigt bestäms för respektive projekt och förs in i KMA-planen.
Information till myndigheter, kringboende, personal och övriga berörda framgår av KMA-plan.
Information om krav och KMA-plan ges i samband med start av ny medarbetare/UE.
Hänvisning:
8.1.1 Mall KMA-plan Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och
uppmätning 10.1.1 Projektdokument – Checklista Internt
startmöte
Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
10.6 Arbetsplatsplanering
För att säkerställa en effektiv och väl fungerande arbetsplats kan en arbetsplatsplanering genomföras.
Speciell hänsyn tas till miljö- och arbetsmiljöaspekter, t.ex. transportvägar, plats för mellanlagring och avfallshantering, vilket framkommer på arbetsplatsdispositionsplanen (APD-plan). Även
brandsläckningsutrustning, utrymningsvägar, återsamlingsplats och placeringen av förstahjälpen utrustning framkommer på APD-planen.
Hänvisning:
10.1.1 Projektdokument - Checklista och mall APD-plan Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
10.7 Tidsplanering
Projektering/Uppmätning, beställning, leveranser, montage och besiktningar redovisas i en produktionstidplan. Uppföljning av tidplanen sker på byggmöten.
Hänvisning:
10.1.1 Projektdokument - Tidplan Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
10.8 Styrning av Bygghandlingar
Som underlag för produktionen används kontrakt/avtal, projekteringsresultat och uppmätningsprotokoll.
Förändringarna noteras i byggmötesprotokoll alternativt annan skriftlig kommunikation.
10.9 Uppföljning under produktionstiden
Uppföljning av projektet genomförs återkommande på de möten som hålls under byggtiden.
Detta innebär att de kontroller och den dokumentation som utförs gås igenom, där bland annat följande tas upp:
• Tidsplan
• Dagbok
• Egenkontroller
• Ev. Miljörisker
• Hantering/samordning för säker arbetsmiljö
• Resultat av genomförda KMA-ronder
• Ekonomi
KMA-ronder utförs enligt mötesplan i projektanpassad KMA-plan. Ronden utförs av projektledaren.
Hänvisning:
10.1.1 Projektdokument - Checklista KMA- rond/Skyddsrondsprotokoll
Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
10.9.1 Rutin projektekonomiuppföljning Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
10.10 Arbetsmiljöarbete
Arbetsmiljöaspekter (inkl. brandskyddsarbete) finns med som en integrerad del i hela byggprocessen. Detta säkerställs genom ett kontinuerligt arbete med riskidentifiering, skyddsronder.
När underentreprenörer anlitas ansvarar de för att skyddsrond utförs enligt överenskommelse i kontraktet.
När vi har egen personal utförs skyddsronder regelbundet av projektledaren tillsammans med eventuellt skyddsombud. Hur ofta är beroende på projektets omfattning, komplexitet och överenskommelse med beställaren. Detta framgår i den projektanpassade KMA-planen.
Hänvisning:
10.1.1 Projektdokument – Checklista/protokoll KMA-rond Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion 10.1.1 Projektdokument – Checklista/Protokoll Skyddsrond Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
10.11 Byggherreansvar, BAS P och BAS U
I ett flertal av våra projekt tar vi uppdraget, enligt skriftligt avtal med Byggherren, att vara BAS P och/eller BAS U. Detta uppdrag förpliktigar med utbildning och erfarenhet enligt lagkrav.
Hänvisning:
4.3.1 Utbildnings- och kompetensplan Verksamhetssystem\EPT\4. Verksamhetsplanering
10.12 Miljöarbete
Det förebyggande miljöarbetet finns med som en integrerad del i hela byggprocessen.
Vårt miljöarbete omfattas i huvudsak av avfallshantering och användning av kemiska produkter som byggs in i byggnader.
Det som behöver styras under projektets gång framgår i KMA-planen.
Hänvisning:
8.1.1 Mall KMA-plan Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och uppmätning 10.12.1 Val av byggmaterial
Miljöhänsyn är viktigt i EPTs beslut vid val av byggmaterial. Vi använder BASTA och Byggvarubedömningen som underlag vid våra val.
När underentreprenören står för vissa produktinköp eftersträvas det att produkterna i första hand är bedömda i BASTA-registret eller minst ”accepterade” i Byggvarubedömningen. Avviker produkter från detta ska det finnas en bra anledning och noteras som en avvikelse. Detta framgår i UE-kontraktet.
Hänvisning:
9.1.3 Mall UE-kontrakt Verksamhetssystem\EPT\9. Inköp
10.12.2 Hantering av kemiska produkter
I sällsynta fall används produkter med farosymbol. Om någon produkt med farosymbol köps in ansvarar inköpande person för att kemikalieförteckning upprättas och säkerhetsdatablad införskaffas.
Står underentreprenören för inköpet ska detta redovisas till projektledaren innan köpet görs. Detta framgår av UE-kontraktet.
Hänvisning:
10.1.1 Projektdokument-
Produktförteckning/kemikalierapport
Verksamhetssystem\EPT\10.
Produktion
9.1.3 Mall UE-kontrakt Verksamhetssystem\EPT\9. Inköp
10.12.3 Avfallshantering
EPT strävar efter att i möjligaste mån sortera avfallet på arbetsplatsen. Om det pga projektets art inte är möjligt transporteras avfallet till tillfälligt lager eller sorteras på avfallsstationen.
Hur avfall och farligt avfall ska hanteras projektspecifikt framgår av KMA-plan.
Farligt avfall borttransporteras enligt gällande föreskrifter.
Uppföljning av avfallshanteringen görs på KMA-ronder.
Hänvisning:
8.1.1 Mall KMA-plan Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och uppmätning
10.12.4 Energianvändning på byggarbetsplatser
EPT har i sin verksamhet en relativt låg energiförbrukning på projekten. Användandet av arbetsbodar
förekommer men det strävas alltid efter att få tillgång till befintliga lokaler hos beställaren som kan användas som personalutrymme, förråd eller arbetsutrymme.
10.13 Mottagningskontroll av inköpt material
Mottagningskontroll görs mot följesedlar av utsedd person. Detta framgår av KMA-planen.
Hänvisning:
8.1.1 Mall KMA-plan Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och uppmätning
10.14 Avvikelsehantering
10.14.1 Hantering av avvikelse och korrigerande åtgärder.
Avvikelsehanteringen på respektive projekt framgår i KMA-planen.
10.15 Ändrings- och tilläggsarbeten
I huvudsak förankras uppmätningsätor vid projekteringen och montageätor ska fotodokumenteras.
Projektspecifik hantering framgår i KMA-planen.
Hänvisning:
10.1.1 Projektdokument – ÄTA kronor/procent Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
8.1.1 Mall KMA-plan Verksamhetssystem\EPT\8. Projektering och
uppmätning
10.16 Slutkontroll
Vid slutkontrollen görs en genomgång att alla kontroller enligt kontrollplanen dokumenterade och utförda samt att andra intyg och protokoll enligt överenskommelse och krav är finns.
Hänvisning:
10.1 1 Projektdokument - Kontrollplan-slutkontroll Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
11 Överlämnande och slutmöte 11.1 Dokumentation inför slutbesiktning
Inför slutbesiktning är dokumentation framtagen så att det är helt klart vad som ska besiktigas och vad det ska besiktigas emot.
11.2 Drift och skötselinstruktioner
Drift- och skötselinstruktioner (DS), relationshandlingar samt övrig slutdokumentation (Intyg, protokoll, byggvarudeklarationer etc.) upprättas i enlighet med entreprenadkontrakt och finns tillgängligt före slutbesiktning.
11.3 Slutbesiktning
Slutbesiktning genomförs i enlighet med entreprenadkontraktet eller annan överenskommelse.
11.5 Avslutningsmöte
Framförallt vid större projekt hålls ett internt slutmöte inom produktionsgruppen. På mötet görs en utvärdering av vad som gått bra vad som gått mindre bra och vad vi kan göra bättre i syfte att samla och sprida erfarenheter samt ständigt förbättra oss. Tillämpliga delar ligger även som underlag vid Ledningens genomgång.
Hänvisning:
10.1.1 Projektdokument - Erfarenhetsåterföring Verksamhetssystem\EPT\10. Produktion
12 Reklamationer
Reklamationer hanteras av respektive projektorganisation.
