Plats och tid Locknevisalen, tisdagen den 5 oktober 2021 kl. 13:00-17:30. Marie Nicholson (M) 13:00-15:15; 16:45-17:30 Helen Nilsson (S)

(1)

Sammanträdesprotokoll

Kommunstyrelsens arbetsutskott

Datum 2021-10-05

Plats och tid Locknevisalen, tisdagen den 5 oktober 2021 kl. 13:00-17:30 Beslutande Jacob Käll (C)

Marie Nicholson (M) 13:00-15:15; 16:45-17:30 Helen Nilsson (S)

Ola Gustafsson (KD) 15:15-16:45

Inte tjänstgörande

ersättare Ola Gustafsson (KD)

Övriga närvarande Carolina Leijonram, kommundirektör Marie Halldén, HR-chef

Roger Sjögren, ekonomichef

Anna Erlandsson Karlsson, administrativ chef Andreas Horste, samhällsbyggnadschef Tommy Dahlgren, gatuchef

Maria Larsson, administratör/ekonomiassistent

Anders Degerman, folkhälsosamordnare/verksamhetschef Thomas Svärd, utvecklingschef

Hanna Alsér, verksamhetsutvecklare administration Paragrafer 124-136, 138-143

Sekreterare Hanna Alsér Protokolljusterare Helen Nilsson

Justering sker genom digital signering.

(2)

Datum 2021-10-05

Innehållsförteckning

Paragraf Rubrik Ärendenr Sidnr

§ 124 Val av protokolljusterare 2021 2021/99 3

§ 125 Fastställande av dagordning 2021/100 4

§ 126 Kommundirektören informerar 2020/14 5

§ 127 Åtgärder med hänsyn till corona/ covid-19 2020/175 6

§ 128 HR-chefen informerar 2020/20 7

§ 129 Riktlinjer fördelning av arbetsmiljöuppgifter inom

Vimmerby kommun 2021/423 8

§ 130 Administrativa avdelningen - tillfällig organisation 2021/387 9

§ 131 Ekonomiavdelningen - information organisation 2021/436 10

§ 132 Uteserveringar 2021-2022 Taxor och Avgifter förslag 2021/421 11

§ 133 Ny biblioteksorganisation 2021/417 12

§ 134 Förslag till placering av ev. gåva 2021/409 13

§ 135 Antal ledamöter i kommunfullmäktige 2020/541 14

§ 136 Den demokratiska organisationen, översyn 2020/540 15 - 16

§ 138 Motorburen problematik 2021/394 17 - 18

§ 139 Finansrapport per 2021-08-31 2021/425 19

§ 140 Statusrapport Intern kontroll plan 2021 2021/426 20

§ 141 KSF - Detaljbudget 2022 2021/427 21

§ 142 Delårsbokslut per 2021-08-31 2021/429 22

§ 143 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt över nämnder och bolag

2019/204 23

Signature reference: 15b1f27f-21ad-46dc-bd6a-7f313cbc133b 2

(3)

Datum 2021-10-05

§ 124 2021/99 2021.4374

Val av protokolljusterare 2021

Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att utse Helen Nilsson (S) att jämte Jacob Käll (C) justera dagens protokoll.

(4)

Datum 2021-10-05

§ 125 2021/100 2021.4375

Fastställande av dagordning

Kommunstyrelsens arbetsutskott fastställer dagordningen för mötet med följande tillägg:

- Ärende 10 Ny biblioteksorganisation

- Ärende 23 Förslag organisation av Vimmerby kommuns styr- och projektgrupp för Mukono-samarbetet

- Ärende 22 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt över nämnder och bolag

- Ärende 14 Remiss – revidering av Kalmar läns åtgärdsprogram för miljömålen flyttas till nästkommande möte för Kommunstyrelsens arbetsutskott.

- Ärende 15 Ägardirektiv Kalmar Läns Pensionskapitalförvaltning AB flyttas till nästkommande möte för Kommunstyrelsens arbetsutskott.

(5)

Datum 2021-10-05

§ 126 2020/14 2021.4376

Kommundirektören informerar

Kommunstyrelsens arbetsutskott lägger informationen till handlingarna.

Sammanfattning

Carolina Leijonram, kommundirektör, informerar om aktuella frågor:

– Riskbedömning och handlingsplan för koncernledningens arbetsmiljö är uppdaterad.

– Träff har ägt rum med Kommunförbundets ledning i Kalmar län.

– Rekrytering administrativ chef/kommunikationschef samt verksamhetsutvecklare digitalisering pågår.

– Arbete pågår kring framtagande av demokratiskt årshjul där bl.a. den gemensamma ärendeprocessen kommer ingå samt fastställande av sammanträdesplan för 2022.

(6)

Datum 2021-10-05

§ 127 2020/175 2021.4377

Åtgärder med hänsyn till corona/ covid-19

Sammanfattning

Carolina Leijonram, kommundirektör, informerar om aktuell åtgärder med hänsyn till corona/covid-19:

– Regionen genomför uppsökande verksamhet pågår kopplade till medborgare som inte låtit vaccinera sig.

– Vaccination av barn i gruppen 12-15 år kommer startas upp inom kort.

(7)

Datum 2021-10-05

§ 128 2020/20 2021.4378

HR-chefen informerar

Sammanfattning

Information lämnas om de ändringar i LAS-regler som trädde i kraft 1 oktober 2021.

Förändringen innebär att flertalet personer konverterats till fasta tjänster. Den stora delen har skett inom socialförvaltningens område men även om barn- och

utbildningsförvaltningen.

Information lämnas också om upphandling av nytt HR-system. Ett omtag i

upphandlingen har fått göras. Information lämnas om förändringen i tidsplanen med anledning av detta.

Information om kommande upphandling av företagshälsovård. Förfrågningsunderlaget kommer skickas till KSAU:s ledamöter när underlaget publiceras.

Information lämnas om Vimmerby kommuns förhållningssätt till hybridarbete samt om prioriterade arbetsuppgifter för hösten 2021.

(8)

Datum 2021-10-05

§ 129 2021/423 2021.4379

Riktlinjer fördelning av arbetsmiljöuppgifter inom Vimmerby kommun

Sammanfattning

Statusrapport lämnas vad gäller arbetet med riktlinjer för fördelning av arbetsmiljöuppgifter inom Vimmerby kommun.

(9)

Datum 2021-10-05

§ 130 2021/387 2021.4380

Administrativa avdelningen - tillfällig organisation

Sammanfattning

Carolina Leijonram, kommundirektör och Anna Erlandsson Karlsson, administrativ chef/kommunikationschef lämnar information den administrativa avdelningen och den tillfälliga organisationen som kommer gälla. Tilldelningsbeslutet för interim chef är nu fördelat. Tillfällig chef blir Peter Åberg, Kunskapsbolaget som börjat 1 oktober 2021.

Peter Åberg presenterar sig vid dagens möte.

Uppdraget som nuvarande administrativ chef/kommunikationschef har haft kommer under en period att delas upp och en tillfällig projektchef föreslås tillsättas med ansvar för chef bibliotek/kontaktcenter, litternaturnod Vimmerby samt muséet Näktergalen.

Den tillfälliga organisationen föreslås gälla 2021-10-01 – 2022-08-31 med utvärdering i maj 2022. Inga ytterligare medel ska fordras för denna lösning för 2021. Eventuellt kan tillkommande kostnader bli aktuella för 2022.

Beslutsunderlag

KS 2021/387 Beslut 1 2021-09-21 Administrativa avdelningen - tillfällig organisation KS 2021/387 Organisationsskiss adm avd tillfällig org_2

KS 2021/387 Tjänsteskrivelse förslag organisationsförändring Adm avd_2

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen För kännedom

(10)

Datum 2021-10-05

§ 131 2021/436 2021.4383

Ekonomiavdelningen - information organisation

Sammanfattning

Roger Sjögren, ekonomichef, redogör för ekonomiavdelningens organisation och den renodling av tjänster som det planeras för. Syftet med förändringen är en ändamålsenlig organisation med god kompetens inom området.

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

(11)

Datum 2021-10-05

§ 132 2021/421 2021.4384

Uteserveringar 2021-2022 Taxor och Avgifter förslag

Sammanfattning

Tommy Dahlgren, Maria Larsson samt Andreas Horste, samhällsbyggnadsavdelningen lämnar information om förslag till taxor och avgifter för uteservering 2021-2022 samt tillämpningsanvisningar av dessa.

Ledamöterna ställer frågor om underlaget.

Beslutsunderlag

KS 2021/421 Uteserveringar 2021-2022 Taxor och Avgifter förslag KS 2021/421 Utdrag_Förslag_Taxor och avgifter SB 2022_210923

(12)

Datum 2021-10-05

§ 133 2021/417 2021.4387

Ny biblioteksorganisation

Sammanfattning

Många folkbibliotek är i, eller står inför, en omvandlingsprocess och där förutsättningarna att driva biblioteksverksamhet är under förändring.

Bibliotekets legitimitet i samhället ligger mycket utanför det som står skrivet i uppdraget. Bibliotekens strategiska roll för att stärka och stödja

kommuninvånarna förstärks genom ett ökat uppdrag kring samhällsservice och demokratisk delaktighet. Detta gäller även för biblioteksverksamheten i

Vimmerby kommun som nu ses över, samtidigt som ny verksamhet i form av kommunens kontaktcenter organisatoriskt kommer att ligga under

bibliotekschefens ansvarsområde.

En aktuell förändring på biblioteket i Vimmerby innebär att befattningen biblioteksassistent tas bort. Information lämnas om tidsplan för det arbetet lämnas.

Beslutsunderlag

KS 2021/417 Ny organisation Vimmerby folkbibliotek och kontaktcenter ver 4 KS 2021/417 Organisationsskiss Ny Organisation bibliotek och kontaktcenter

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen För kännedom

(13)

Datum 2021-10-05

§ 134 2021/409 2021.4390

Förslag till placering av ev. gåva till kommunen

Sammanfattning

Tommy Dahlgren och Andreas Horste, samhällsbyggnadsavdelningen redovisar för förslag till placering av ett konstverk som kommunen ev. kommer få ta emot som gåva.

(14)

Datum 2021-10-05

§ 135 2020/541 2021.4391

Antal ledamöter i kommunfullmäktige

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår Kommunstyrelsen föreslå

Kommunfullmäktige besluta att Vimmerby kommun bibehåller 49 ledamöter i fullmäktige.

Sammanfattning

Av skrivelse från Länsstyrelsen i Kalmar län framgår att länsstyrelsen i god tid före den 30 april 2022 emotser besked från länets kommuner om det antal ledamöter och

ersättare som ska utses till kommunfullmäktige.

En utvärdering av Vimmerby kommuns politiska organisation gick i våras ut på remiss till partierna. Av remissvaren framgår att det inte finns någon önskan från kommunens partigrupper att minska antalet ledamöter i kommunfullmäktige.

Beslutsunderlag

Antalet ledamöter och ersättare samt indelning i valkretsar vid val till kommunfullmäktige 2022, KS 2021.2730

Beslut DB 2020-11-11 § 9, Fråga om antal ledamöter i kommunfullmäktige, KS 2020.3472

Beslutet skickas till Kommunfullmäktige - - -

Länsstyrelsen i Kalmar län Med handlingar/ utan handlingar För kännedom/ för åtgärd

(15)

Datum 2021-10-05

§ 136 2020/540 2021.4392

Den demokratiska organisationen, översyn

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att besluta att nuvarande politiska organisation förlängs över mandatperioden 2023- 2026.

Sammanfattning

En utvärdering av den politiska organisationen ska ske, men tidpunkt för detta är inte satt. De remissvar som kommit in är en form av utvärdering, de behöver sammanställas och analyseras, och synpunkter behöver inhämtas från förvaltningarna.

Ett problem som identifierats är att kommunstyrelsens ansvarsområde omfattar både övergripande ledning och styrning och driftsansvar, och därmed har att hantera ärenden med mycket skiftande karaktär. Detta skulle eventuellt kunna lösas med annan

delegationsordning i stället för omorganisering. Därför behövs en utvärdering av nuvarande organisation och förslag till hur den kan förbättras.

I dagsläget finns inga interna resurser möjliga att avvara för utvärdering av den demokratiska översynen. Förslag till beslut innebär att den nuvarande politiska organisationen förlängs över kommande mandatperiod (2023-2026).

Beslutsunderlag

Beslut DB 2021-05-11 § 3, Utvärdering av den politiska organisationen

Beslut DB 2020-11-11 § 8, Utvärdering av den politiska organisationen – uppdrag SD: översyn av den politiska organisationen, synpunkter, KS 2021

(16)

Datum 2021-10-05

Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen

Med handlingar/ utan handlingar För kännedom/ för åtgärd

(17)

Datum 2021-10-05

§ 138 2021/394 2021.4394

Motorburen problematik

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att fördela 50 tkr ur posten för oförutsedda medel för att arbeta med motorburen problematik.

Ärendet Bakgrund

I Vimmerby kommun finns ett växande problem med motorburna personer som stör boende och som skapar otrygghet, ett problem som finns i stort sett i hela landet.

Tidigare insatser har gjort skillnad men då dessa insatser har gjorts i projektform har effekten klingat av för att till slut utebli.

Aktuell situation

Med hjälp av Scumball Sweden vill vi arrangera säkra och trygga bilträffar samt workshop om ”bra ljud i bil”. Syftet är att nå ungdomar med bilar som intresse för att därigenom kanalisera intresset för bilar och musikanläggningar i bilar till något positivt.

Genom att nå ungdomarna får vi tillfälle att skapa relation och dialog och därigenom bryta ett negativt mönster.

En viktig aktör är även polisen som bjuds in till träffar och som informeras kontinuerligt.

Åtagande Scumball Sweden:

För de 50 000 kr ska Scumball

- Ansvara för planering och genomförande av bilträffarna samt träffarna Ljud i bil - Ansvara för att träffarna genomförs på ett tryggt och säkert sett.

- Ansöka om polistillstånd

(18)

Datum 2021-10-05

Åtagande Vimmerby kommun:

- Erbjuda lokal och ev fika på planeringsträffarna - Delta i planeringen av träffarna

- Ansvara för att det finns s.k. betongsuggor samt ev annat material (efter överenskommelse med Scumball) på plats för bilträffarna

- Finnas på plats med minst en personal under bilträffarna

Analys av förslagets konsekvenser

Barnkonventionen: en del men inte alla i målgruppen vi avser att nå med detta samarbete är barn enligt barnkonventionen, dvs under 18 år. Med denna insats är målsättningen att kanalisera ett fritidsintresse till att bli något positivt (artikel 31). Det sker genom att lyssna på unga och göra dem delaktiga (artikel 12) på ett säkert och tryggt sätt (artikel 6).

Brottsförebyggande/trygghetsskapande: Polisen har tillsammans med Vimmerby kommun genomfört en Trygghetsundersökning i mer än 10 år. Den enskilt största orsaken till otrygghet är bilar som stör och kör för fort. Med erfarenhet från tidigare insatser tror vi att samarbetet med Scumball Sweden kan vara en viktig del för att minska otryggheten.

Resurser och finansiering

50 000 kr tas från oförutsedda medel

Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen

(19)

Datum 2021-10-05

§ 139 2021/425 2021.4397

Finansrapport per 2021-08-31

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen ge kommunfullmäktige i uppdrag att godkänna: finansrapport per 2021-08-31.

Sammanfattning av ärende

Enligt Vimmerby Kommuns finanspolicy, antagen KF 2021-04-06 § 50, ska

kommunstyrelsen två gånger per år lämna en rapport till kommunfullmäktige avseende kommunens finansverksamhet. I samband med delårsrapport har det sammanställs en finansrapport per 2021-08-31.

Beslutsunderlag

Finansrapport 2021-08-31 ID: 253283

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Med handlingar/för åtgärd

(20)

Datum 2021-10-05

§ 140 2021/426 2021.4400

Statusrapport Intern kontroll plan 2021

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att

- ge kommunfullmäktige i uppdrag att godkänna nämndernas statusrapportering avseende uppföljning av intern kontroll plan 2021

Sammanfattning

Samtliga nämnder har enligt anvisningarna redovisat status avseende uppföljning av intern kontroll plan 2021, se sammanställning i bilaga.

Totalt sett finns det 41 kontrollpunkter (inom parentes aprils siffror).

- Klara punkter 9st (7st) - Påbörjade punkter 23st (16st) - Ej påbörjade punkter 9st (18st)

Beslutsunderlag

Intern kontroll plan 2021 Statusrapport per 2021-08-31. Id 235280.

Med handlingar/för åtgärd

(21)

Datum 2021-10-05

§ 141 2021/427 2021.4404

KSF - Detaljbudget 2022

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår Kommunstyrelsen besluta att anta detaljbudget för KSF för 2022.

Sammanfattning av ärendet

Respektive avdelningschef har utifrån givna ramar arbetat fram en detaljbudget för 2022.

Detaljbudgeten håller sig inom tidigare av kommunfullmäktige fastställd budgetram med justeringar för CLA och Vimmerbyalliansens tillkommande prioriteringar.

Beslutsunderlag

KSF Detaljbudget 2022 Id 235287

(22)

Datum 2021-10-05

§ 142 2021/429 2021.4407

Delårsbokslut per 2021-08-31

Kommunstyrelsens arbetsutskott förslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige godkänna kommunens delårsrapport för 2021-08-31.

Sammanfattning av ärendet

Delårsrapporten 2021-08-31 för kommunen innehåller utöver kommunens resultat även en sammanställd redovisning för kommunkoncernen. Övergripande mål följs upp och väsentliga händelser beskrivs. Resultatet 2021-08-31 för kommunen slutade på 79,5 mnkr och för kommunkoncernen 89,2 mnkr. Nämndernas utfall jämfört med budgeten 2021-08-31 slutade på 30,9 mnkr.

Helårsprognosen för 2021 visar ett resultat på 38,9 mnkr för Vimmerby kommun.

Jämfört med budget är detta en positiv avvikelse på 28,1 mnkr. Till årets slut beräknas nettoinvesteringarna uppgå till 58,6 mnkr. I förhållande till 2021 års investeringsbudget på 80,0 mnkr är detta en minskning med 21,4 mnkr. Delårsrapporten kommer att kompletteras med revisionsberättelse från kommunens revisorer för behandling i kommunfullmäktige.

Beslutsunderlag

KS 2021/429, Id 235291 Delårsrapport 2021-08-31,

(23)

Datum 2021-10-05

§ 143 2019/204 2021.4411

Kommunstyrelsens uppsiktsplikt över nämnder och bolag

Kommunstyrelsens arbetsutskott noterar kommande och vidtagna åtgärder från Inköpscentralen och underrättar Kommunstyrelsen om åtgärderna.

Sammanfattning

Inom ramen för Kommunstyrelsens uppsiktsplikt har kommunens samverkan inom avtal- och inköp följts upp under 2021. Lars Thelin är ansvarig chef och har återkopplat de åtgärder som inköpscentralen har för avsikt att arbeta med för att bidra till ett högre deltagande från anbudsgivare vid upphandlingar:

1. Upphandlingsplan. Inköpscentralen uppdaterar den externa upphandlingsplanen för som är en information till potentiella anbudsgivare under oktober.

Uppdateringen kommer innehålla information om kommande planerade

ramavtalsupphandlingar, likt existerande. Komplettering med lokal information för Vimmerby kommer göras.

2. Statistik Vimmerby. Inköpscentralen tar fram historik på upphandlingar där V- by varit delaktiga helt eller delvis och upphandlingen resulterat i 0 – 3

anbudsgivare. Utifrån det försöker samordnare hitta eventuella mönster.

3. Uppstartsmöte. Fortsatt pilot hos inköpscentralen. Förslagsvis används Vimmerby som ”testkommun”.I den checklista som finns för uppstartsmöte finns frågor kopplat till leverantörsmarknad, dialogmöten osv.

(24)

Detta dokument är elektroniskt signerat och juridiskt bindande.

Justerare: Helen Nilsson

Ordförande : Jacob Käll Sekreterare: Hanna Alsér

Signature reference: 15b1f27f-21ad-46dc-bd6a-7f313cbc133b Kopia/bekräftelse på e-signerat dokument.

Signed by: HELEN NILSSON Date: 2021-10-20 14:30:41

BankID refno: 3f1dc9a0-867a-46ea-8cde-b7ffdf949c9f

Signed by: Nils Jacob Gösta Käll Date: 2021-10-13 15:32:24

BankID refno: d953457e-c2f1-405a-8ca5-a48d1cb5cc71 Signed by: HANNA ALSÉR

Date: 2021-10-15 13:24:58

BankID refno: 62f6b33e-b202-4434-a4cf-2ce7443491c0