Plats och tid Kommunhuset, Mörbylånga 08:00-12:00, 13:30-15:15, 15:30-16:30. Beslutande. Övriga deltagande. Underskrifter

Justerare Utdragsbestyrkande

Plats och tid

Beslutande

Carl Malgerud (M), ordförande

Tomas Lind (FÖL), andre vice ordförande Birger Palm (S)

Ingvar Svensson (V) Anders Nyholm (M)

Bertil Lundgren (MP) ersätter Daniel Nilsson (C), §§ 16-23 Jacob Jonsson (S) ersätter Joel Schäfer (S)

Övriga deltagande

Clara Hoogland, sekreterare Anders Lindholm, VD

Annika Hermansson, ekonomichef

Niclas Beerman, teknisk chef Mörbylånga kommun, § 16

Underskrifter

Clara Hoogland Carl Malgerud (M) Tomas Lind (FÖL)

Sekreterare Ordförande Justerare

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 16 Information om Mörbylångas tekniska förvaltning

§ 17 Uppföljning av årsbokslut 2015

§ 18 Månadsuppföljning 2016

§ 19 Vattensituationen Borgholms kommun

§ 20 Förfrågan från Borgholms kommun om att överta

driften för den anlagda våtmarken i Rövik

§ 21 Genomförande av Röviksprojektet

§ 22 Pågående och planerade VA-projekt

§ 23 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen

§ 24 Användningsområden för muddringsmassorna på Ölanda

2016/27

§ 25 Underhållsplan för kommunens hamnar

§ 26 Projekt Inköp och upphandling - delrapport

§ 27 VD informerar

§ 28 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen)

§ 29 Meddelanden till styrelsen

§ 16 Dnr 2016/30

Information om Mörbylångas tekniska förvaltning

Styrelsens beslut

Informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Vid styrelsens studiebesök i Möbylånga kommun informerar tekniska förvaltningen om sin verksamhet. Verksamheten omfattar gång- och cykelvägar, gata, park, skog och hamnar, vindkraft, VA, fjärrvärme samt administration.

Samarbete i kommunen som är aktuellt rör VA-planen, framtagande av

verksamhetsområden, planer/detaljplaner, investeringsprojekt och myndighetsutövning.

Arbetet med vattenförsörjningen är ett stort arbetsområde, med anledning av den sämre tillgången till vatten på ön.

Dagens sammanträde

Tekniska chefen i Mörbylånga kommun, Niclas Beerman, redogör för den tekniska affärsverksamheten i Mörbylånga kommun.

Uppföljning av årsbokslut 2015

Styrelsens beslut

För 2016 ska extrabeställningar redovisas separat och innan arbetet påbörjas ska budget vara godkänd av beställaren.

Sammanfattning av ärendet

Resultatet för den skattefinansierade verksamheten 2015 är negativt med 1 594 tkr. En anleding till minusresultatet är extrabeställningar från kommunen på ca. 2 mkr på Gata- Park och Fastighet. Extrabeställningarna ingick inte i den antagna budgeten men

kostnaderna har burits av verksamheterna.

Resultatet för den taxefinansierade verksamheten är positivt med 5 617 tkr. Resultatet påverkas negativt av nedskrivningen för vindkraften med 11,6 mkr och av avsättningen för deponier med 1 550 tkr. En positiv påverkan har rättelsen av de ackumulerade vinsterna inom VA-kollektivet med 2,8 mkr.

Dagens sammanträde

Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att för 2016 ska extrabeställningar redovisas separat och innan arbete påbörjas ska budget vara godkänd av beställaren.

Skickas till

Kommunens ekonomiavdelning

§ 18 Dnr 2016/1

Månadsuppföljning för januari 2016

Styrelsens beslut

Informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Den skattefinansierade verksamheten visar ett negativt resultat för januari med 1 186 tkr.

För Gata-Park är inte intäkterna periodiserade i budgeten, och de 300 tkr som idag redovisas som ett negativt resultat, kommer under året att rättas till, när intäkterna kommer. Fastighetsförvaltningen har haft elkostnader på 157 tkr, utan budget för detta.

Budgeten baserades på att kommunen skulle betala alla elfakturor direkt, men nu ändrades detta och fakturorna kommer först till Borgholm Energi innan de går vidare till kommunen för betalning.

Den taxefinansierade verksamheten visar ett positivt resultat för januari på 3 597 tkr.

Likviditeten är fortsatt god.

Dagens sammanträde

Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Vattensituationen Borgholms kommun

Styrelsens beslut

Informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Resultatet av grundvattennivåmätningarna från januaris mätning visar på den lägst uppmätta nivån under januari månad sedan våra mätningar startade 1988. De låga nivåerna är resultatet av två tidigare torrår. 2014 var ett torrår med återkomsttid vart 20:e år och 2015 torrår med återkomsttid vart 10:e år.

Påverkan 2016-2017

En utredning gjord med avseende på hur grundvattennivåns läge påverkar det möjliga vattenuttaget (vattenbudget) i huvudtäkterna för Köpingsviks vattenverk i tre olika scenarier. Normalår 2016, torrår 2016 samt torrår 2016-2017. Dock finns alltid en osäkerhet vid denna typ av bedömningar.

Utredningen är genomförd av konsultfirman Structor som uppskattat den totala volymen i täkterna samt hur volymen och grundvattennivån påverkas av nederbörd, infiltration, vattenavrinning och vattenuttag i de olika scenarierna. Resultatet av rapporten samt föreslagna akuta åtgärder i korthet:

Scenario normalår 2016:

Grundvattennivån kan stiga med 0-0,3 m under året, inga allvarliga negativa konsekvenser uppstår.

Scenario torrår 2016:

Grundvattennivån kan minska med 0-1,3 m och grundvattennivån är under slutet av året 1- 2 meter under det normala. Det är troligt att vissa av våra brunnar kommer att sina,

alternativt få begränsad kapacitet. Åtgärder för begränsning av vattenuttaget kan vara motiverade.

Scenario torrår 2016 och 2017:

Grundvattennivån kan minska med 0,5-2,5 m och grundvattennivån är under slutet av år 2017 ca 2-4 meter under det normala. Flertalet av våra brunnar kommer att sina eller få en begränsad kapacitet. Förändringar i vattenkvaliten kan uppstå.

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 19 fortsättning

Köpingsviks vattenverk hamnar i ett sårbart driftläge med avsaknad av reservkapacitet.

Besparings- och ransoneringsåtgärder med prioritering blir förmodligen helt nödvändiga för att klara vattenförsörjningen.

Följande åtgärder är idag aktuella:

 Säkerställ att maximal mängd ytvatten infiltreras till grundvattnet så att

grundvattensänkningen i görligaste mån kan motverkas. Infiltration av ytvatten bedöms vara det effektivaste sättet att höja grundvattennivåerna.

 Översyn av brunnsinstallationer för att säkerställa att brunnarna fungerar även vid lägre nivåer. Eventuellt borrning av nya brunnar.

 Åtgärder för minskad vattenförbrukning bör inledas senast i maj 2016 om inte en betydande grundvattennivåhöjning sker under perioden februari-april.

 Upprätta ett geotekniskt kontrollprogram för kontroll av eventuella sättningar i områden med stor grundvattensänkning och silt/lera i grunden, eftersom stora ändringar i grundvattennivåerna kan påverka mark och byggnader.

Kommande aktiviteter

Ett samverkansprojekt med närliggande kommuner samt berörda myndigheter är initierat för att gemensamt hantera en situation med fortsatt lite nederbörd. Åtgärder är redan initierade och återrapporteras fortlöpande till styrelsen och ledningen.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Beslutsunderlag

Structor – Vattenförsörjning Borgholm-Köpingsvik vid torka 2016-2017

Förfrågan från Borgholms kommun om att överta driften för den anlagda våtmarken i Rövik

Styrelsens beslut

Informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Borgholms kommun har anlagt en våtmark i området mellan Löttorp och Hornsjön. Projektet har drivits i samarbete med länsstyrelsen, med projektslut

2015-09-01. Kostnader som uppstått före 2015-09-01 på totalt 520 000 kr har delats lika mellan Borgholms kommun och Länsstyrelsen. Dock återstod det vid projektslutet åtgärder som måste slutföras för att säkerställa våtmarkens funktion. Ansökan om miljödom för verksamheten måste också göras.

Borgholms kommun har ställt frågan till Borgholm Energi om möjlighet finns att dela på de kostnader som uppstått efter projektslutet samt även ta över den framtida driften av anläggningen under våren 2016. I önskemålet ingåräven att Borgholm Energi ska beställa, samt ta kostnader för projektets återstående åtgärder.

Ärendets behandling

Styrelsen beslutade 2015-11-19, § 329, att bevilja 170 tkr till våtmarksprojektet i Rövik och att överta projektet efter att avtal upprättats mellan samhällsbyggnadsförvaltningen och Borgholm Energi.

Styrelsen beslutade 2016-01-14, § 6, att uppdra åt VD Anders Lindholm att i dialog med samhällsbyggnadsförvaltningens chef klargöra förutsättningarna för projektet. Frågor att ta ställning till rör anläggningens utformande, den framtida driften, samt att säkerställa nyttan av projektet.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Vid möte med samhällsbyggnadsförvaltningen den 21 februari klargjorde de att de ställer sig positiva till att Borgholm Energi tar över och genomför projektet, samt att de bistår med resurser för övertagande och genomförande i form av personal. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Skickas till

Samhällsbyggnadsförvaltningen

§ 21 Dnr 2016/3

Genomförande av Röviksprojektet

Styrelsens beslut

Informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Borgholm Energi har beslutat att överta genomförandet av Röviksprojektet, den våtmark som kommunen har anlagt i området mellan Löttorp och Hornsjön. Syftet med projektet är att förbättra vattenkvaliteten på Hornsjöns vatten, som efter rening används som

dricksvatten, genom att våtmarken kommer att bidra till ett renare vatten i inloppet till Hornsjön. Känd kostnad för genomförande av projektet var vid beslutstillfället 170 tkr.

För att få våtmarken i drift ska två alternativ utvärderas: övertagande enligt ursprunglig plan, där delar av området görs om till våtmark, eller att hela området görs om.

Övertagande enligt ursprunglig plan

VA-avdelningen har fått offert på 378 000 kr exkl. moms för att förlägga kabel, bygge av servisväg, ny vall, pumpstation, 2 slussluckor, gångstig till inlopp, rostfria galler för säkerhet och vattendelare. I ovanstående beräkning finns inte kostnaderna för det tekniska inräknat. Detta omfattar pumpar, styrning, kommunikation etc och beräknas till 200 000 kr, exklusive den egna personalkostnaden. Åtgärderna är ett första steg för att få våtmarken i drift. Därefter kommer det att krävas mer resurser i form av underhåll etc. Kostnaden för detta är svårbedömd, men beräknas till ca 25 000 kr per år.

Hela området görs om till våtmark

Ett alternativ till att bygga servisvägen och installera pumpstationen är att göra om hela sänkan till våtmark och ersätta lantbrukarna för den betesmark de då förlorar. Görs hela området om till våtmark bör reningseffekten av vattnet i Hornsjön bli bättre.

De olika alternativen utreds vidare i samråd med samhällsbyggnadsförvaltningen.

Underlaget kan sedan ligga till grund för beslut av styrelsen i mars om vilka åtgärder som ska vidtas och för beslut om tilläggsbudgetering för de kostnader dessa beräknas uppgå till.

Ärendets behandling

Styrelsen beslutade 2015-11-19, § 329, med ett förtydligande 2016-02-10, § 20, att överta genomförandet av Röviksprojektet och den framtida driften av anläggningen.

VA-chefen Markus Wertwein-Ros uppdrogs att upprätta avtal om överförandet av

Justerare Utdragsbestyrkande har redovisats av samhällsbyggnadsförvaltningen.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att de olika alternativen utreds vidare av VA-chefen, i samråd med samhällsbyggnads-

förvaltningen.

Skickas till

Samhällsbyggnadsförvaltningen

§ 22 Dnr 2016/9

Pågående och planerade VA-projekt

Styrelsens beslut

Informationen är mottagen

Sammanfattning av ärendet

VA-projekt omfattar nyanläggningar av och renoveringar och underhåll på vattenverk som renar vatten, avloppsreningsverk som renar avloppsvatten, anläggningar för behandling av slam, samt nydragningar eller underhåll av rörledningar. VA-projekt utgör en stor del av verk-samheten och investeringarna inom Borgholm Energi. Att ha en god översyn och tydlig projektstyrning möjliggör planering av verksamheten och att nödvändiga medel kan budgeteras för projekten.

De största pågående projekten idag är Sanering Borgholms kommun, Djupvik-Lofta Etapp 3 och 4, Röviksprojektet, Runsten, Kolstad, Köping Tall, Spjutterum, Vattenmätare

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm redogör för statusen i de olika projekten. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen

Styrelsens beslut

Informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Mark- och Miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och Miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till Svea hovrätt som prövar målet i dess sammansättning som mark- och miljööverdomstol och vidare till Högsta domstolen. Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet.

Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m.

Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm redogör för aktuella ärenden i Mark- och Miljödomstolen.

Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, daterad 2016-02-03

§ 24 Dnr 2016/27

Användningsområden för muddringsmassor och makadam

Styrelsens förslag till kommunstyrelsen

Nedan angivna förslag på användningsområden godkänns.

Sammanfattning av ärendet

Muddringsmassorna som lagras på Ölanda består till största del av makadam och ska vara bortforslade inom 2,5 år. För att få användning för massorna på bästa sätt bör några projekt startas omgående. Antalet ton uppgår till 19 000 och med nedan föreslagna åtgärder minskar det med ca. 10 000 ton. En större mängd kommer även att kunna användas vid sluttäckningen av deponierna Rullbackarna och Kalleguta, men det är ännu oklart vilket det exakta antalet ton är.

Etapp 1 Byxelkroks hamn

3000 ton. Utfyllnad av hamnplanen ca. 8000 m2 i samband med VA utbyggnaden i Lofta frigörs mycket berg som transporteras till Byxelkrok. VA bekostar transport av makadam från Ölanda och tar med i retur. Vi får berg till Byxelkrok och VA får material till

rörläggningen. Vi delar på transportkostnaden. Ev. överskott lagras i Lofta för underhåll av cykelleden Äleklinta-Sandvik-Eskilslund samt vandringsleder. OK med markägare i Lofta.

Kräver en del förarbete med uppstart, inköp av tjänst från Ramboll för anbudsunderlag.

Cykelleden Lundegård-Ormöga

2500 ton. I och med detta så kopplas cykelleden på norra och södra Öland ihop. En sträcka på totalt 2000 m nybyggnad och ca 500 m upprustning av befintlig väg. Kräver inköp av tjänst för förhandling med markägare. Använder samma företag som cykelledsprojektet.

Följande projekt hänger ihop med utfallet av de två ovanstående:

Cykelleden Äleklinta-Grönvik (kustvägen)

2000 ton. Befintlig väg i dåligt skick. Lämpligt att utföra i samband med Loftaprojektet.

Cykelväg Köpingsvik- Öj 1000 ton.

Vandringsleder

Det finns ett ganska omfattande nät med vandringsleder i kommunen som behöver en rejäl upprustning. Vandringslederna blir alltmer populära turistmål och det ligger således helt rätt i tiden att satsa på dessa. Lederna finns redan, men behöver rustas upp, skyltas om och marknadsföras. Mörbylånga kommun jobbar mycket med sina leder och de hänger

Justerare Utdragsbestyrkande utredning innan start.

Ärendets hantering

Servicechef Hans Johannesson föreslår i tjänsteskrivelse, daterad 2016-02-02 att ovan angivna åtgärder för avsättning av muddringsmassor godkänns, samt att kommunstyrelsen avsätter 50 000:- till etapp 1, Byxelkroks hamn och 20 000:- till cykelleden Lundegård-Ormöga.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att föreslå kommunstyrelsen att godkänna föreslagna åtgärder för avsättning av muddringsmassorna.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, 2016-02-02

Skickas till

Kommunstyrelsen

§ 25 Dnr 2015/221

Underhållsplan för kommunens hamnar

Styrelsens beslut

Servicechefen uppdras att ta fram förslag på prioriteringsordning, driftsformer och tidshorisont för åtgärderna i underhållsplanen.

Sammanfattning av ärendet

Kommunstyrelsens arbetutskott har uppdragit åt servicechefen och

kommunledningskontoret att ta fram en hamnplan som ska klargöra renoverings- och underhållsbehov för kommunens samtliga hamnar och möjligheten att öka

hamnintäkterna (avgifterna) så att de bättre matchar genomförda och förväntade kostnader. Förutsättningarna för att eventuellt sälja eller bolagisera hela eller delar av hamnarna bör också undersökas.

Ärendets behandling

Styrelsen beslutade den 16 december 2015, § 341, att översända den hamnutredning som servicechef Hans Johannesson gjort till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens

arbetsutskott beslutade den 13 januari 2016, § 5, att styrelsen för Borgholm Energi lyfter underhållsplanen för att ta fram förslag på prioriteringsordning, driftsformer och

tidshorisont för åtgärderna på 5-10 års sikt.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att uppdra åt VD att ansvara för att ta fram förslag på prioriteringsordning, driftsformer och tidshorisont för åtgärderna på 5-10 års sikt. Prioriteringarna bör tas fram i samråd med det pågående arbetet med att sammanställa ansökningar till EU:s havs- och fiskeriprogram.

Skickas till

Projekt inköp och upphandling - delrapport

Styrelsens beslut

Informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Styrelseledamot Anders Nyholm och ekonom Daniel Petersson har utsetts till att ingå i ett projekt som ska se över och ta fram rutiner för inköp och upphandling. Projektet ska bidra till att Borgholm Energi vid inköp och upphandling följer lagens krav, är transparenta och informerar intressenter på bästa sätt.

I en delrapport redovisar projektet förslag på åtgärder för att förbättra arbetet med upphandlingar i bolaget:

1. Tydlig utsedd inköpsfunktion i företaget

2. Lättillgänglig hemsida med egen flik för upphandling 3. Utbildningsinsatser för egen personal

4. Leverantörsträffar 5. Avtalshantering

6. Se över är upphandlingsstrategi och inköpsrutiner.

En sammanfattande rapport med förslag till beslut gällande ovan angivna åtgärder presenteras vid styrelsemötet i mars.

Dagens sammanträde

Ledamot Anders Nyholm redogör för delrapporten. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Beslutsunderlag

§ 27 Dnr 2016/7

VD informerar

Styrelsens beslut

Informationen är mottagen.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm redogör för aktuella ärenden och möten

 Kosten

 Dammen på Ramsättravägen

 Internkontrollplan

 Vattensituationen

 Sponsring

 Fastighet

 Projekt Kommunikation

Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen)

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar vilka ärenden som är avslutade.

Dagens sammanträde

Aktuella uppdrag, som är beslutade av styrelsen, redovisas i bilaga.

Beslutsunderlag

Restlista, daterad 2016-01-14

§ 29 Dnr 2016/8

Meddelanden till styrelsen

Sammanfattning av ärendet

Styrelsen har tagit del av följande handlingar och information:

Kommunstyrelsen 2015-12-15, § 231

Ändring av principbeslut; Nedläggning av tomrör vid grävning/samförläggning på kommunal mark

Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-01-13, § 6

Ansvarsfördelning och skötsel av brandlarmsanläggningar i Borgholms kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-01-13, § 4

Fastighetsfunktionen kommunen / bolaget Kommunstyrelsen 2016-01-26, § 12

Uthyrningspolicy för Borgholm Energi AB:s och Borgholms kommuns bostadslägenheter