2013-06-17
Upphandling av konsulttjänster inom revisionsområdet
Anbudsinbjudan
Haparanda Stad infordrar anbud på konsulttjänster inom revisionsområdet under tiden 2014-01-01 – 2016-12-31 med möjlighet för Haparanda stad att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) år.
Förfrågningsunderlaget innehåller följande delar:
1. Omfattning
2. Administrativa föreskrifter 3. Kravspecifikation – Leverantören 4. Kravspecifikation - Uppdraget 5. Avtalsvillkor
6. Anbudsprövning och utvärdering
Bilagor:
1. Årsredovisning för år 2012 för Haparanda stad 2. Revisionsberättelse 2012
3. Revisionsreglemente
4. Årsredovisning, Revisionsberättelse, Granskningsrapport 2012 för Bottenvikens Reningsverk AB (BRAB)
5. Årsredovisning, Revisionsberättelse 2012 för Haparanda Värmeverk AB 6. Årsredovisning 2012 för Högskoleförbundet Östra Norrbotten
7. Årsredovisning, Revisionsberättelse 2012 för Stiftelsen Haparandabostäder
Anbudet skall vara oss tillhanda senast 2013-09-23 För sent inkommet anbud kommer inte att prövas.
1. OMFATTNING 1.1 Omfattning
Upphandlingen avser sakkunniga revisorer till stadens förtroendevalda revisorer för granskning av den kommunala förvaltningen samt för ändamålsgranskning av de kommunala företagen, dvs biträde till lekmannarevisionen i dessa företag för 2014-2016 års verksamhet med rätt för beställaren (staden) att på option förlänga avtalet med ett (1) år.
Upphandlingen avser även revisionsbiträde till de förtroendevalda revisorerna i Östra Norrbottens Högskoleförbund.
Uppskattad volym kan inte garanteras och är inte förpliktigande för beställaren.
1.2 Information om Haparanda stad
Totalt antal invånare per 31 december 2012 var 9904 personer.
Mandatfördelning i kommunfullmäktige 2011-2014 S 21
C 4 M 6 V 3 KD 1
Nämnder
- Kommunstyrelsen tillika krisledningsnämnd - Socialnämnden
- Barn- och ungdomsnämnden - Samhällsbyggnadsnämnden
Stadens verksamhet och ekonomi framgår av bifogade verksamhetsberättelser.
Kommunala bolag och stiftelser – deras verksamhet och ekonomi finner ni i bifogade verksamhetsberättelserna
Haparanda värmeverk 50 %
Stiftelsen Haparandabostäder 100 % Bottenvikens Reningsverk AB 25 %
1.3 Revisorernas arbete
Haparanda stad har i dagsläge 5 förtroendevalda revisorer. Revisorerna arbetar samordnat med att granska hela den kommunala förvaltningen enligt stadens fastlagda revisionsreglemente samt god revisionssed i kommunal verksamhet.
2. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingsform
Denna upphandling genomförs enligt 6 kap. Lagen om Offentlig upphandling. Endast hela anbud accepteras. Staden kan komma att anta anbud utan föregående förhandling.
2.2 Anbudets lämnande
Anbudet skall vara skriven på svenska, undertecknat av behörig firmatecknare och inlämnas i slutet kuvert som tydligt märkts med "Anbud:
konsulttjänster inom revisionsområdet" och skickas till Haparanda stad
Revisionen
ATT. Bo Kronborg 953 85 HAPARANDA
OBS! Fax eller e-post godkännes ej som anbud med anledning av att sekretessen ej kan garanteras.
Inga lösblad godkännes utan anbuden skall skickas med sidnumrering och i konvolut/omslag.
Anbudsgivare får inte redigera eller förändra innehållet i bilagorna.
2.3 Sista dag för anbud
Anbudet skall vara oss tillhanda senast 2013-09-23
2.4 Anbudets giltighet
Anbudet skall vara giltigt t o m 2013-11-23
2.5 Antagande av anbud
Kommunstyrelsen beslutar i ärendet.
2.6 Frågor under anbudstiden
Endast skriftliga frågor besvaras. Frågorna skall vara skrivna på svenska.
Anbudsgivare uppmanas att i god tid inkomma med frågor/funderingar angående förfrågningsunderlaget, så att eventuella misstag/otydligheter kan rättas/förtydligas före anbudstidens utgång.
Frågorna skickas till Bo Kronborg via:
E-post: bo@kronborg.nu
2.7 Sekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen fram till den tidpunkt då tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutas. Anbudsgivare som vill att uppgifter om anbudet bör sekretessbeläggas uppmanas att noggrant specificera vilka uppgifter i anbudet som bör sekretessbeläggas och på vilka grunder anbudsgivaren anser att sekretess skall gälla (vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjs).
Observera att staden inte i förväg kan garantera sekretess.
2.8 Presentation
Anbudsgivarna kan komma att få presentera sitt anbud för stadens revisorer. Detta sker kostnadsfritt för staden.
3. KRAVSPECIFIKATION - LEVERANTÖREN 3.1 Intyg från myndigheter
Anbudsgivaren skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
Anbudsgivaren skall som bevis på att kraven uppfylls översända följande handlingar:
1. Revisorerna kommer att kräva in blanketten SKV 4820 Utländska anbudsgivare skall insända motsvarande dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar av skatter och avgifter.
2. Kopia på företagets registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet (motsvarande Sveriges Bolagsverket), under förutsättning att registreringsskyldighet föreligger.
I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra uppgifter som ingår i uppdraget skall även denna leverantör uppfylla ovanstående krav.
3.2 Ansvarsförsäkring
Anbudsgivaren skall bifoga kopia på ansvarsförsäkring eller intyg om ansvarsförsäkring.
3.3 Företagsfakta
Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga följande beskrivningar:
- Allmän beskrivning av företaget inklusive struktur, geografi, ledning, organisation, inriktning och affärsidé.
- Årsredovisning för senaste verksamhetsåret, omsättning på olika affärsområden, utrymme och strategi för utvecklingsarbete.
- Personalpolicy, Kvalitetssäkringssystem, kompetensutvecklingsprogram och miljöpolicy/uppgifter om företagets miljöarbete eller dylikt.
- Företagets kompetensbild.
- Företagets sammantagna erfarenhet av kommunal revision, konsult- och utbildningsverksamhet.
- Företagets bidrag till utveckling av kommunal verksamhet i form av utvecklingsprojekt, publicerade skrift etc.
3.4 Offererad personal och deras kompetens
Anbudsgivaren skall lämna en översiktlig beskrivning av företagets personal vilka offereras för tjänsten. Beskrivningen skall innefatta personalens
kompetens, erfarenhet etc. Beskrivningen skall enbart innefatta personal som anbudsgivaren kommer att tillhandahålla för uppdraget.
3.5 Utbildningar
Anbudsgivaren skall även lämna en presentation av företagets möjligheter att erbjuda utbildning och erfarenhetsutbyte till de förtroendevalda
revisorerna i staden.
3.6 Kontaktpersoner
Anbudsgivaren skall lämna information på vem som är kontaktperson avseende avtalsfrågor samt vem som är kontaktperson avseende beställning.
Namn, telefonnummer samt mail skall lämnas på personerna.
3.7 Underleverantörer och samarbetspartners
I den mån underleverantörer eller samarbetspartners anlitas, skall detta tydligt redovisas i anbudet. Samtliga underleverantörer och/eller
samarbetspartners skall redovisas i anbudet.
3.8 Krav på kompetens
Sakkunnig revision skall ha god teoretisk utbildning och god kännedom kommunal förvaltning. Sakkunniga skall inneha kunskap om den helhetssyn som krävs om den kommunala verksamheten för att objektivt kunna göra
erforderliga utvärderingar. Anbudsgivaren skall inlämna bevis på att ovanstående krav uppfylls.
4. KRAVSPECIFIKATION - UPPDRAGET 4.1 Uppdraget
Uppdraget skall omfatta att i enlighet med god revisionssed för kommunal revision biträda de förtroendevalda revisorerna i deras granskning av förvaltningen och i ändamålsgranskningen av de kommunala företagen. Det sakkunniga biträder i planering, genomförande, bedömning och
administration.
Uppdragets omfattning:
- Årlig analys av väsentlighet och risk samt underlag och förslag till revisionsplan.
- Årlig granskning av stadens samtliga nämnder och styrelser såsom föreliggande underlag för bedömning i ansvarsfrågan. Den årliga
granskningen innehåller redovisningsrevision, förvaltningsrevision samt granskning av den interna kontrollen. Den årliga granskningen fördjupas årligen med studier av mera analyserande karaktär utifrån den analys av väsentlighet och risk som de förtroendevalda revisorerna gör.
- Granskning av delårsrapport samt årsredovisning inklusive
koncernredovisning. Årsredovisningen för avtalsperiodens sista år skall granskas av det antagna revisionsbiträdesföretaget även om avtal för den nästkommande avtalsperioden slutes med annat företag.
- Underlag/förslag till de förtroendevalda revisorernas revisionsberättelse.
- Stöd och rådgivning till de förtroendevalda revisorerna. Önskar de förtroendevalda revisorerna skall anbudsgivaren delta i deras överläggningar med KF och KS, kommunala nämnder, styrelser och andra kommunala företrädare.
- Biträda lekmannarevisorerna vid revision i stadens företag med ändamålsgranskning och upprättande av granskningsrapporter.
- Vid behov deltaga i och vara sekreterare vid
avrapporteringssammanträden samt vid de förtroendevalda revisorernas sammanträden och möten (ca 10 sammanträden per år).
- Avrapportering vid revisionssammankomster beträffande pågående och avslutade uppdrag. För varje sådant uppdrag skall redovisas nedlagd tid och upplupna kostnader.
- Beredskap för att kunna hantera akuta behov och övriga erforderliga insatser.
Utöver dessa grundtjänster kan de förtroendevalda revisorerna komma att anlita anbudsgivarens övriga insatser. Dessa insatser skall ske till samma timpris som lämnas i anbudet för grundtjänsterna.
Anbudsgivaren skall fortlöpande redovisa pågående arbeten till de förtroendevalda revisorerna samt göra skriftliga slutliga redovisningar på alla uppdrag och projekt om inte annat överenskommits.
4.2 Krav på tjänsten
Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga följande beskrivningar:
- Sakkunnig bemanning på uppdraget, bakgrund, kompetens, erfarenhet och tillgänglighet. Minst en referens på sakkunniga med namn, mail, telefonnummer och adress. Referenserna skall innehålla exempel på genomförda revisionsprojekt i form av skrivna rapporter. Revisorerna kan komma att begära in fler referenser.
- Anbudsgivaren skall inneha kompetensen att arbeta med uppdragets alla delar dvs ekonomi, redovisning, verksamhets- och
förvaltningsredovisning, revisions- och utvärderingsmetodik, administration och konsultation samt kunskap att utvärdera de granskade verksamheternas informationssystem.
4.3 Insatser
Förutom insatser enligt en upprättad revisionsplan är vårt önskemål att anbudsgivare även lämnar förslag och idéer om effektivisering och utveckling av verksamheten dvs. idéer om kommunal revision i allmänhet. Därmed avses inte en ”färdig revisionsplan” utan snarare ett underlag av
anbudsgivarens tidigare erfarenheter- utkast på intressanta områden att granska etc.
4.4 Övriga uppgifter
I revisionsuppdraget som anbudet avser skall även ingå erforderligt stöd till stadernas förtroendevalda revisorer rörande följande:
- Löpande utredningar och inhämtning av faktaunderlag i ärenden av akut karaktär.
- Planering av revisionsarbetet.
4.5 Pris/ersättning
Anbudsgivaren skall lämna ett fast pris för respektive verksamhetsår och följande områden:
- Risk- och väsentlighetsanalys
- Granskning av ansvarsutövning i samtliga nämnder och styrelser
- Granskning av delårsbokslut
- Granskning av årsredovisning inklusive upprättande av revisionsberättelse
- Granskning av stadens koncernredovisning
- Sammanträden med de förtroendevalda revisorerna.
Dessa områden skall ingå i fasta priset. Priset kommer att utvärderas.
Granskning därutöver skall offereras med fast timpris.
I det anbudspriset skall ingå samtliga kostnader såsom lönebikostnader, arbetsgivaravgifter, omkostnader för restid, resor, eventuella traktamenten, logikostnader osv.
För tillkommande granskningar skall kostnadsunderlag redovisas.
5.0 AVTALSVILLKOR
Ett skriftligt avtal kommer att upprättas mellan de förtroendevalda revisorerna och det antagna företaget. I detta kommer bla. följande att inskrivas:
5.1 Parter 5.2 Uppdraget
5.3 Resurser och kompetens för uppdraget 5.4 Kvalitetssystem
5.5 Rapportering och dokumentation
5.4 Omfattning
Uppdraget skall utföras i enlighet med förutsättningarna angivna i
förfrågningsunderlaget och detta avtal. Förändringar av huvudmannaskap, ändrade verksamhetsinriktningar, ekonomiska eller organisatoriska
förändringar inom staden som påverkar avtalet kan medföra att revisorerna tvingas omförhandla hela eller delar av avtalet.
5.5 Avtalstid
Avtalstiden är 2014-01-01 till 2016-12-31 med möjlighet till ett optionsår med ett (1) års förlängning, om revisorerna så begär. Vid förlängning av avtalet gäller det med oförändrade villkor. Förlängningen bör göras skriftligen.
Oaktat ovanstående avtalsperiod äger revisorerna rätt att förlänga avtalsperioden i lämplig omfattning, i det fall överprövning enligt Lag
(1992:1528) om offentlig upphandling föranleder försening vid kommande upphandling.
5.6 Underleverantörer och samarbetspartners
Revisorerna skall godkänna leverantörens eventuella underleverantörer och samarbetspartners skriftligen.
Antagen leverantör svarar gentemot revisorerna för
underleverantörer/samarbetspartner som för sin egen verksamhet. Under- leverantören omfattas av samma krav som den kontrakterade leverantören.
Leverantören är ansvarig mot staden för underleverantör enligt avtalets villkor.
5.7 Utbyte av personal
Utföraren får inte utan medgivande från revisorerna byta ut i anbudet angiven personal.
5.8 Pris
Priset framgår i anbudet och är exklusive moms. Priset leverantören lämnat i anbudet skall inkludera alla kostnader och vara fast hela avtalsperioden inkl.
optionsåret.
5.9 Fakturering
Leverantören erhåller ersättning kvartalsvis mot faktura för under perioden utförda och redovisade uppdrag eller efter annan uppgjord
överenskommelse.
Fakturan skall innehålla:
fakturadatum, faktura- eller OCR-nummer, i klartext vad fakturan avser, brutto- samt momsbelopp
leverantörens juridiska namn, adress, plus- eller bankgiro samt organisations, momsregistrerings- eller VAT-nummer, uppgift om säljaren innehar F-skattsedel
Fakturan skall sändas:
Haparanda Stad Ref. ZH 001 Fack 760017 RO67
106 37 Stockholm
5.10 Avgifter
Fakturerings-, expeditions-, eller motsvarande avgifter godkännes ej.
5.11 Dröjsmålsränta
Eventuell dröjsmålsränta skall debiteras enligt räntelagens bestämmelser.
Dröjsmålsräntor understigande 150 SEK per faktura beaktas ej.
5.12 Betalningsvillkor
Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och faktura.
5.13 Meddelandeskyldighet
Båda parterna är skyldiga att informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande.
5.14 Äganderätt
Revisorerna behåller äganderätten över handlingar, dokument, uppgifter etc.
som upprättats och erhållits inom uppdraget även sedan avtalstiden gått ut.
Leverantören skall endast vid avtalstidens utgång överlämna all
dokumentation som upprättats och erhållits inom uppdraget. Överlämnandet skall ske utan extra kostnad för revisorerna.
5.15 Villkor
Leverantören äger ej rätt att ta emot andra uppdrag från staden utan godkännande av de förtroendevalda revisorerna.
5.16 Ansvar och försäkring
Leverantören skall ha personalansvaret för sin personal och svara för samtliga egna kostnader. Leverantören svarar för alla skador som utövaren, dess personal eller anlitad underentreprenör vållar tredje man vid utövandet av detta uppdrag. Leverantören är skyldig att teckna försäkring för hela avtalstiden som täcker företagets ansvar enligt denna bestämmelse. Staden svarar ej i något avseende för skador som uppstår med anledning av detta uppdrag.
5.17 Sekretess
Leverantör förbinder sig att inte för tredje part avslöja konfidentiell
information som företaget erhåller från revisorerna eller som på något sätt framkommer vid uppdragets genomförande. Med konfidentiell information avses även uppgifter som omfattas av sekretess enligt sekretesslagen.
5.18 Överlåtelse av avtal
Leverantören får inte till någon del överlåta sina rättigheter eller skyldigheter till någon annan utan revisorernas föregående skriftliga godkännande.
5.19 Tvist
Tvist angående tolkning eller tillämpning av avtalet och därmed
sammanhängande frågor avgörs i första hand genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte når uppgörelse skall tvist avgöras av allmän svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuell talan skall väckas i Haparanda tingsrätt. I avvaktan på att tvisten löses har revisorerna
tolkningsföreträde.
5.20 Bestämmelses ogiltighet
Skulle någon bestämmelse i avtalet eller del därav befinnas ogiltig skall detta inte innebära att avtalet i dess helhet är ogiltigt, utan skall i den mån ogiltigheten väsentligt påverkar parts utbyte eller prestation enligt avtalet, skäligen jämkas i avtalet.
5.21 Förtida upphörande
Revisorerna har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om leverantören:
- i väsentligt hänseende inte utför sina åligganden och rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftligt erinran
- försätts i konkurs, likvidation eller eljest är på sådant obestånd, att han/hon inte kan förväntas fullgöra sina åligganden
- inte erlägger skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunna domar eller beslut
- leverantören inte på ett affärsmässigt och etiskt sätt utför sina åtaganden
Hävs avtalet på grund av ovanstående är leverantören ersättningsskyldig för den skada eller eventuella kostnadsökningar som avtalsbrottet förorsakar.
Endera part äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse.
Leverantören äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan:
om revisorerna i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse.
5.22 Force Majeure
Följande omständigheter skall anses utgöra befrielsegrunder, om de inträffar efter det att avtalet trätt i kraft, eller om omständigheter inträffat
dessförinnan och om följderna härav inte kunde förutses före tiden för avtalets ingående, och avtalets fullgörande därigenom hindras:
arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda
militärinkallelser av motsvarande omfattning, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt.
För att part skall ha rätt att göra gällande sådan befrielsegrund skall denne omedelbart efter att ha fått kännedom om sådan omständighet, som kan utgöra befrielsegrund, underrätta den andra parten härom.
5.23 Försäkringar
Leverantören skall vid avtalstecknande och under hela avtalstiden inneha gällande företags- och ansvarsförsäkringar som är anpassad för den aktuella verksamheten.
Försäkringen skall täcka skada eller förlust, av såväl beställarens egendom som tredje mans egendom, vilken uppstått genom leverantörens oaktsamhet, försummelse eller underlåtenhet.
5.24 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till detta avtal skall för att äga giltighet vara skriftligen godkända av båda parterna.
5.25 Förbehåll
Avtalet gäller endast under förutsättning att revisorerna inte blir ålagd av domstol, i laga kraft vunnen dom, att vidta rättelse eller göra om
upphandlingen.
Preklusionsfrist = 10 dagar (elektroniskt), 15 dagar (med postgång)
5.26 Handlingarnas inbördes ordning Kontraktshandlingar kompletterar varandra.
Om handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat,
sinsemellan i följande ordning
1. skriftliga ändringar och tillägg till avtal med bilagor 2. avtal inkl bilagor och hänvisningar
3. förfrågningsunderlag med bilagor och kompletteringar 4. anbud
6. ANBUDSPRÖVNING OCH -UTVÄRDERING 6.1 Allmänt
Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud.
Prövningen av anbuden sker i tre steg:
1. Först prövas att anbuden uppfyller de krav som ställs på leverantören.
(avsnitt 3)
2. De anbud som uppfyller dessa krav genomgår därefter en prövning av att de ställda kraven på tjänsten är uppfyllda (avsnitt 4) och att avtalsvillkoren accepterats (avsnitt 5).
3. Revisorerna kommer sedan att utvärdera de anbud som kvarstår.
6.2 Utvärdering
Revisorerna kommer att utvärdera anbuden enligt den ekonomiskt mest fördelaktiga principen med hänsyn taget till nedan angivna och rangordnade utvärderingskriterier.
1. Kompetens/Kvalitet 55 % 2. Pris 45 %
Det anbud som erhåller högst poäng kommer att antas.
1. Kompetens/Kvalitet 55 %
Revisorerna kommer att bedöma anbudsgivaren utifrån samlat omdöme av det inlämnade anbudet; företaget, erfarenhet och kompetens inom verksamhetsområdet samt eventuella intervjuer. Revisorerna kommer att bedöma erfarenhet av revision inom kommunal verksamhet avseende:
Förvaltningsrevision, redovisningsrevision, samordnad revision, anbudsgivarens kvalitetssäkring för den typ av verksamhet som är föremål för upphandlingen samt genomförda utvecklingsinsatser inom det kommunala verksamhetsområdet. Revisorerna kommer särskilt att värdesätta anbudsgivarens strategier för kompetensutveckling, metodutveckling, kvalitetssystem och miljöarbete. Revisorerna kommer att bedöma er tillgång och tillgänglighet till specialkompetens avseende stadens olika verksamheter.
Den viktigaste faktorn är revisorernas samlade omdöme om hur väl uppdraget kan utföras av anbudsgivaren. Revisorerna kan i förekommande fall även komma att väga in egna erfarenheter av anbudsgivaren.
Revisorerna kommer att tillämpa ett tiogradigt betygssystem där det eller de anbud som bäst uppfyller utvärderingskriteriet får betyget tio (10). Övriga anbud får betyg utifrån hur mycket ”sämre” de är jämfört med de anbud som
bäst uppfyller utvärderingskriteriet. Betyget multipliceras sedan med viktningen.
2. Pris 45 %
Anbudsgivare som lämnat det lägsta totala priset erhåller 10 poäng och den som lämnat näst lägst pris erhåller 9 osv. Betyget multipliceras sedan med viktningen. Lämnar anbudsgivare samma pris erhåller dessa samma poäng.
Pris skall lämnas i enlighet med kapitel 4 punkt 4.5 Pris/ersättning.
7. AVSLUT
Med stort nöje ser vi fram emot att få ta del av Ert anbud!
För Haparanda stads revisorer Bo Kronborg, ordf.
