Beskriv ord och förkortningar som inte ingår i PPS ordlista i syfte att öka läsförståelsen. Är läsarna obekanta med PPS, hänvisa då till PPSsom

(1)

Projekt test

Hawkeye

Projektplan

Hawkeye | Projektplan Utgåvehistorik för dokumentet Basfakta Projektet, övergripande beskrivning Idé och mål Leverans och överlämning Organisa | | | | | |

| | | | |

tion Tidsplan och resursbehov Arbetsformer Risker Projektkalkyl Referenser Testar 1

Testar 2

Utgåvehistorik för dokumentet

Utgåva Datum Kommentar

– – –

Basfakta

Projektplanen godkänd av

Beställare/Projektägare Projektledare Datum

Namn på beställare/projektägare, ex Ronnie Kron Namn på projektledare, ex. Carina Holm

Definitioner

Ord/förkortning/akronym Förklaring

ord förklaring

– –

Bilagor

Exempel

Redovisa vad som skiljer mellan de olika utgåvorna genom att övergripande ange vad som har ändrats, syfte och orsak till ändringen av projektplan. Hänvisa till eventuella beslutsunderlag.

Projektplanens giltighet bekräftas genom underskrifter av respektive part.

Beskriv ord och förkortningar som inte ingår i PPS ordlista i syfte att öka läsförståelsen. Är läsarna obekanta med PPS, hänvisa då till PPS- som en referens.

ordlistan

Här redovisar du vilka delar av projektplanen som är representerade i form av bilagor. Bilagor ingår i åtagandet i motsats till referenser som bara utgör underlag. I tabellen nedan listas de bilagor som ingår. Använd gärna Link-funktionen och lägg till länkar till sidor (sök fram, lägg attachment och/eller lägg in websidor)

För att skapa nya till denna sida underliggande Confluence-sidor, klicka Create och skapa sidan - lägg sedan in sidan i dokumentet via Link- funktionen.

(2)

Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum

1 Kravbeskrivning -

2 Lösningsbeskrivning -

3 Projekttidsplan -

4 Ansvar och befogenheter enligt PPS -

5 Projektkalkyl -

6 Dokumentförteckning -

Projektet, övergripande beskrivning

Projektets omfattning

Framgångsfaktorer

Samband med andra organisationer eller projekt

Idé och mål

Bakgrund

Projektidé

Projektmål och målprioritering Mål

Projektmålets prioritering

Prioritering

Resultat Tidpunkt

Kortfattad och övergripande sammanfattning om projektet, projektets karaktär och den insats projektet medför.

Beskriv de förutsättningar, samband och inberoenden som kommer att bidra mer än annat till att projektet lyckas.

Beskriv projektets kopplingar till, och placering i, sin omgivning. Hur är kopplingen till linjeorganisation(er)? Vidare ska det här framgå om det är ett enskilt projekt eller om det ingår i ett program. Här kan även eventuella allianser och samarbete med andra företag framgå

Beskriv kortfattat bakgrunden till projektet genom att tydliggöra historik och det behov som ligger till grund. Denna information bör kunna tas från projektdirektivet. Även orsakssamband och kopplingar till verksamhet i linjen och/eller hos kund där projektet finns kan vara bra att beskriva.

Projektidén skall beskriva kopplingen mellan effektmålet och projektmålet. Projektidén ska sammanfatta syftet med projektet och vad projektet bidrar med. Använd formuleringen ”Projektet bidrar till … genom att…”.

Redovisa sammanfattande projektets mål, vid vilken tidpunkt allt är levererat/överlämnat samt lista vilka leveransobjekt som resultatet består av och den totala kostnaden

Redovisa balansen i projektets målbild mellan dimensionerna Resultat/Tidpunkt/Kostnad. Underlag bör framgå av projektdirektivet och anges lämpligen som decimaltal med summan = 1,0.

(3)

Kostnad

Avgränsningar

Leverans och överlämning

Leverans och godkännande

Leveransobjekt 1

Innehåll Mottagare Leveransprocedur och godkännande Datum

– – – –

Leveransobjekt 2

– – – –

Leveransobjekt n

– – – –

Överlämning och godkännande

Objekt/Innehåll Mottagare Överlämningsprocedur och godkännande Datum

– – – –

Organisation

Projektorganisation

Ansvar, befogenheter

Förtydliga projektets mål genom att ange vad som INTE ingår i resultatet. Kan vara vad andra projekt, beställaren, eller linjeinstanser ansvarar för, alternativt vad som inte kommer att utföras alls.

Beskriv innehållet i projektets olika leveransobjekt. Ange vem som är mottagare, dvs. den som ska godkänna leveransen. Under ” Leveransprocedur och godkännande” beskrivs hur leverans och godkännande ska gå till samt kriterier för godkännande. Vid komplexa leveranser kan bilagor användas för att förtydliga detaljer kring paketering, leveransprocedur och godkännandekriterier (t.ex. krav-och lösningsbeskrivning).

Beskriv innehållet i det som projektet skall överlämna till förvaltningsorganisationen över tiden. Ange vem som är mottagare, dvs. den som ska godkänna överlämningen av ansvaret för resultatet. Under ”Överlämningsprocedur och godkännande” beskrivs hur överlämning och godkännande ska gå till samt kriterier för godkännande. Vid komplexa leveranser kan bilagor användas för att förtydliga detaljer kring paketering, överlämningsprocedur och godkännandekriteria (t.ex. krav- och lösningsbeskrivning).

Beskriv projektorganisationen, roller i projektet med namngivna nyckelpersoner, lämpligen i form av ett organisationsschema. Använd gärna organisationsbilden PPS-mallen ”Projektplan, presentation” och klistra in resultatet här.

(4)

Tidsplan och resursbehov

Förutsättningar och inberoenden Förutsättningar

Inberoenden

Nr. Beskrivning Ev. Godkännandekriteria Ansvarig Datum

– – – – –

Projekttidsplan

Beslutspunkter, milstolpar

Följande beslutspunkter (BP) och milstolpar (MS) är definierade:

Datum BP MS Beskrivning

- - - -

Resursbehov Resurs, kompetens

Utbildning

Resurs, utrustning mm

Beskriv ansvar och befogenheter för olika rollerna inom projektet. Enklast är att referera till bilaga och här endast ange de ändringar och undantag som gäller för detta projekt. Använd i så fall PPS-mallen ”Projektorganisation, roller” som bilaga.

Beskriv det utgångsläge och/eller de antaganden som sammantaget utgör utgångspunkten för projektet och projektplanen. Förutsättningarna kan vara av teknisk-, resurs- eller administrativ karaktär.

Lista de yttre förutsättningar som måste vara klara vid en given tidpunkt för att ett visst arbete inom projektet skall kunna starta. Kan vara resultat från andra projekt eller verksamhetens/kundens åtaganden.

Projekttidsplanen visas lämpligen som ett Gantt-schema och kan vara en bilaga.

PPS-mallar som kan nyttjas: ”Projekttidsplan” i MS Project-format, ”Projekttidsplan” i PowerPoint (se mall för Projektplan, Presentation).

Beskriv viktiga avstämningspunkter i form av milstolpar och beslutspunkter.

Beskriv behovet av personella resurser under projektets löptid, lämpligen grafiskt. När så krävs redovisa behovet uppdelat per kompetensslag eller per resursägare.

Nyttja gärna PPS-mallen ”Resursbehovsplan” och klistra in resultatet här.

Beskriv den eventuella utbildning som projektgruppen behöver för att nå projektmålet.

Beskriv den typ av utrustning och/eller de lokaler som projektet behöver. En tabell är lämplig om det är mycket utrustning eller annat som behövs.

(5)

Inköp

Arbetsformer

Kravdialog

Ändringshantering

Informationsspridning

Dokumenthantering

Kvalitetssäkring Projektanalys

Kvalitetsplan

Lärande

Sekretess, säkerhet

Miljö

Beskriv de inköp som görs av personella resurser, material, utrustning eller delar av projektets resultat. Är det många leverantörer listas dessa lämpligen i en tabell med kort beskrivning av resultat, leverantör och tidpunkt. I de fall där det är många inköp skapas en separat

upphandlingsplan som bilaga till Projektplanen.

Beskriv hur, i vilka former, kravdialog kommer att genomföras för att säkra en nöjd kund. Beskriv hur arbetet med referensgrupper kommer att bedrivas. Vilka som kommer att beröras när, och hur återkopplingen till projektet skall ske, bör framgå.

Beskriv tillvägagångssätt och ansvarsfördelning vid avvikelser och ändringar.

Beskriv hur projektinformation sprids internt och externt. Redovisa hur och när projektdokument skall distribueras till olika målgrupper och hur muntlig information kommer att lämnas. Enklast är att använda PPS-mallen ”Informationsmatris” och referera till den som bilaga. Beskriv de regelbundna möten som kommer att finnas i projektet. Om det blir många möten i projektet är det lämpligt att skapa en bilaga för planering av möten.

Redovisa hur de dokument projektet producerar ska hanteras, dvs. hur projektets dokument ska utgåvemärkas och lagras. Lista eventuella dokument som skall granskas. Om granskningen berör många dokument, eller om dokumenten kan identifieras först under genomförandet, är det lämpligt att skapa tabellen som en bilaga. Ange då också vilka instanser eller personer som genomför dokumentgranskning.

Beskriv hur, när samt ange vilka instanser eller personer som genomför projektanalys, dvs. i vilken form egenskaps- och/eller projektgranskning skall genomföras.

Redovisa planen för hur formell kvalitetssäkring ska gå till. Utgå från eventuella formella kvalitetsplaner enligt verksamheten. PPS-mallen för ” Kvalitetsplan” kan eventuellt användas.

Beskriv de aktiviteter som projektet har planerat in för kontinuerligt lärande och gjorda erfarenheter samt hur denna kunskap förs vidare till omgivningen. Beskriv hur avveckling skall gå till vad gäller resurser (medarbetare, utrustning och lokaler) och var projektets slutrapport kommer att finnas tillgänglig för andra.

Beskriv vilka sekretessregler som gäller avseende tillgång till arbetsplats, information om projektet och de resultat som produceras. Här beskrivs också säkerhetsregler för hur man hanterar arbetsmaterial etc.

(6)

Administrativa rutiner

Risker

Risklista

Riskhantering

Projektkalkyl

Referenser

Dokument som refereras till i projektplanen:

Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum

– – –

Beskriv hur projektet ska ta hänsyn till miljöaspekter och personsäkerhet. Referera till eventuella instruktioner och regler inom verksamheten.

Beskriv hur tidsrapportering, reserutiner, konton, attestregler och övrig administration ska hanteras. Referera om möjligt till organisationens befintliga rutiner och ange här endast eventuella undantag.

Redovisa de risker som har identifierats under förberedelsearbetet. Redovisa också vilka åtgärder som är genomförda eller skall genomföras.

Använd gärna PPS-mallen ”Risklista” och referera till den som bilaga.

Beskriv planen för riskhanteringen under projektets genomförande. Här beskrivs projektets planerade åtgärder för att hålla riskbilden aktuell och mäta förändringen av riskbilden.

Redovisa antalet timmar och de utlägg som krävs för att genomföra projektet, lämpligen per arbetspaket, samt riskpott. Den sammantagna kalkylen redovisas förslagsvis som en S-kurva. Projektkalkylen kan vara en bilaga, nyttja gärna PPS-mallarna ”Projektkalkyl” och ” Resursbehovsplan”.

<Redovisa vilka dokument som projektplanen refererar till. Referenser bör finnas till dokument som utgör underlag för projektets förberedelser, som t.ex. ”Business case” och ”Projektdirektiv”. Referenser kan även finnas till dokument som beskriver projektets arbetssätt, som t.ex Produktionsmodell.