Examensarbete
Kandidatexamen
Hantering av driftdokumentation inom statlig myndighet
En fallstudie utförd med fokus på utmaningar och möjliga förändringar
Management of operational documentation within a governmental authority
Författare: Albin Elebring & Niklas Hjertén Handledare: Ulrika Artursson Wissa Examinator: Jerker Westin
Ämne/huvudområde: Informatik Kurskod: GIK28T
Poäng: 15hp
Examinationsdatum:
Vid Högskolan Dalarna finns möjlighet att publicera examensarbetet i fulltext i DiVA.
Publiceringen sker open access, vilket innebär att arbetet blir fritt tillgängligt att läsa och ladda ned på nätet. Därmed ökar spridningen och synligheten av examensarbetet.
Open access är på väg att bli norm för att sprida vetenskaplig information på nätet.
Högskolan Dalarna rekommenderar såväl forskare som studenter att publicera sina arbeten open access.
Jag/vi medger publicering i fulltext (fritt tillgänglig på nätet, open access):
Ja ☒ Nej ☐
Högskolan Dalarna – SE-791 88 Falun – Tel 023-77 80 00
Sammanfattning
Dokumentation har i över 20 år beskrivits som en av de viktigaste artefakterna inom
förvaltningsarbete. Denna studie har utförts i samarbete med Trafikverket där problematik rörande hanteringen av driftdokumentationen påträffats. Vid bristande hantering av förvaltnings-
dokumentation når inte förvaltningsarbetet sin fulla potential. Denna studie syftar till att genom en kartläggning av nuläget på en avdelning av Trafikverket, beskriva problem och utmaningar som uppstår i en statlig myndighet gällande hanteringen av driftdokumentation i förvaltningsarbetet av ett system eller applikation. Studien syftar även till att beskriva huruvida en statlig myndighet kan förhålla sig till dessa problem och utmaningar i jämförelse med redan etablerade lösningsförslag och tillvägagångssätt.
Denna studie är av det kvalitativa slaget där data till studien insamlats genom dokumentstudier och intervjuer. Studien är en deskriptiv fallstudie som beskriver problem och utmaningar i den studerade verksamheten rörande dess hantering av driftdokumentation. Vidare beskrivs redan etablerade lösningsförslag till de identifierade problemen och utmaningarna samt hur en statlig myndig kan förhålla sig till dessa. Litteraturstudier har genomförts i syfte att samla in teori inom
forskningsområdet. Kringliggande områden där hanteringen av olika typer av dokumentation har använts i generaliseringssyfte.
Studien mynnar ut i en nulägesbeskrivning. Nulägesbeskrivningen utgår i grunden från en
litteraturstudie där en genomgång av tidigare studier och resultat från dessa sammanställts. Resultatet av litteraturstudierna nyttjades vid utformandet av intervjufrågorna och gav vägledning i urvalet av dokument som använts i studien. Det material som genererats från intervjuer och dokumentstudier har genom en tematisk analys bidragit med att skapa en beskrivande bild över nuläget för
dokumenthanteringen på avdelningen anpassad för studiens syfte. Vidare beskrivs tre möjliga förändringar som syftar till att hantera den problematik som upplevs.
Förändringarna innefattar två tekniska lösningar vilka är införandet av ett nytt dokumentationsverktyg samt ett rättighetsbaserat system för hantering av känslig information. Den tredje utgör en kulturell förändring där ett gemensamt ansvar för förvaltningen av driftdokumentationen lyfts.
Nyckelord:
Förvaltningsdokumentation, Driftdokumentation, Systemförvaltning. Systemförvaltning inom statlig myndighet
Abstract
Documentation has for over 20 years been described as one of the most important artefacts in maintenance work. This study was conducted in collaboration with the Swedish Transport
Administration where problems regarding the management of the operational documentation has been detected. Insufficient management of maintenance documentation results in maintenance work not reaching its full potential. This study aims to describe, through mapping of the current situation in a department of the Swedish Transport Administration, the problems and challenges that arise in a governmental authority regarding the management of operational documentation in the maintenance process of a system or application. The study also aims to describe how a governmental authority can relate to these problems and challenges in comparison with already established solution proposals and approaches.
This is a qualitative study where data was collected through document studies and interviews. The study is a descriptive case study that describes problems and challenges in the studied business regarding its handling of operational documentation. Furthermore, already established solutions to the identified problems and challenges are described and how a governmental authority can relate to these. Literature studies have been conducted in order to gather theory in the research area.
Surrounding areas regarding the handling of different types of documentation has been used for generalization purposes.
The study culminates in a current situation description. The current situation description is based on a literature study where a review of previous studies and results from these has been compiled. The results of the literature studies were used in the design of the interview questions and provided guidance in the selection of documents used in the study. The material generated from interviews and document studies has, through a thematic analysis, helped to create a descriptive picture of the current state of document management in the department adapted for the purpose of the study. Furthermore, three possible changes are described that aim to deal with the perceived problems.
The changes include two technical solutions where one is the introduction of a new documentation tool and the other a permission-based system for handling sensitive information. The third represents a cultural change where a joint responsibility for the management of the operational documentation is highlighted.
Keywords:
Operational documentation, Operating documentation, System management, System maintenance work in governmental authority
Förord
Det här examensarbetet omfattar 15 högskolepoäng och inkluderas i kursen GIK28T på det Systemvetenskapliga programmet vid Högskolan Dalarna.
Vi vill tacka vår samarbetspartner och samtliga personer i verksamheten som möjliggjort genomförandet av detta examensarbete. Vi vill rikta ett speciellt tack till vår handledare i
verksamheten samt hela driftenheten som varit denna studies utgångspunkt. Vi vill även tacka vår handledare på Högskolan som varit till stor hjälp vid utformningen av denna studie.
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 1
1.1 Bakgrund ... 1
1.2 Studerad verksamhet ... 2
1.3 Problematisering ... 2
1.4 Syfte ... 3
1.5 Forskningsfrågor ... 3
1.6 Avgränsning ... 3
2 Teoretisk referensram ... 4
2.1 Begreppsgraf ... 4
2.2 System Development Life Cycle - Förvaltning ... 5
2.2.1 Dokumentation i förvaltningsarbete ... 5
2.2.2 Olika typer av dokumentation ... 5
2.3 Hanteringssystem för dokumentation ... 5
2.4 Problematik och förändringsförslag inom området ... 6
2.4.1 Utdaterad dokumentation ... 6
2.4.2 Inkomplett dokumentation ... 6
2.4.3 Tillgänglighet och lagring ... 7
3 Metod ... 8
3.1 Forskningsprocess ... 8
3.2 Kvalitativ metodteori ... 8
3.3 Abstraktionsnivå ... 9
3.4 Litteraturstudie ... 10
3.5 Forskningsstrategi ... 11
3.6 Datainsamling ... 11
3.6.1 Dokumentstudie ... 11
3.6.2 Intervju ... 12
3.7 Dataanalys ... 13
3.8 Genomförande... 14
3.9 Etiska aspekter ... 14
4 Nulägesbeskrivning... 15
4.1 Nulägesbeskrivning av driftdokumentationshantering ... 15
4.1.1 Utformningsprocess av driftdokumentation ... 15
4.1.2 Lagring av driftdokumentation ... 15
4.1.3 Kontroll av driftdokumentation ... 16
4.1.4 Utmaningar ... 16
4.2 Önskvärda förändringar ... 20
4.2.1 Kontrollmekanism... 20
4.2.2 Central lagringsyta ... 20
4.2.3 Rättighetsbaserat system ... 20
4.2.4 Fastställda hanteringsrutiner ... 21
4.3 Informationssäkerhet i en statlig myndighet ... 21
4.3.1 Lagringsrestriktioner ... 21
4.3.2 Säkerhetsprövning av personal ... 22
4.3.3 Säkerhetsklassificering av information ... 22
5 Problemområden och möjliga lösningar ... 23
5.1 Problemområden ... 23
5.1.1 Utformningsprocess ... 23
5.1.2 Utdaterad och inkomplett information ... 23
5.1.3 Tillgänglighet & Lagring ... 24
5.2 Möjliga lösningar ... 24
6 Diskussion & Slutsats ... 26
6.1 Diskussion ... 26
6.1.1 Utformningsprocess ... 26
6.1.2 Utdaterad och inkomplett dokumentation ... 26
6.1.3 Tillgänglighet & lagring ... 27
6.2 Slutsats ... 28
6.3 Metodreflektion... 29
6.4 Förslag till fortsatt forskning ... 30
Referenser ... 31
Bilagor... 33
1
1 Inledning
1.1 Bakgrund
Den här studien ställer sig frågan varför problematiken kring hanteringen av dokumentation finns kvar år 2020.
Förvaltningsarbetet av en applikation sker i sista delen av systemutvecklingslivscykeln (SDLC). I detta stadie är systemet implementerat i den operationella verksamheten. Krav från omvärlden kan dock komma att påverka kraven på systemet. Förvaltningsarbetet som tillhör den sista fasen i SDLC innefattar felsökning av systemet, uppdateringar och uppgraderingar för till exempel maximering av prestanda, lägga till ytterligare funktioner, eller tillfredsställa andra behov som systemet bör uppfylla (Flodén, 2013).
Redan för 24 år sedan beskrev Pigoski (1996) att systemförvaltning är den överlägset mest kostsamma delen av ett systems livscykel. Trots att implementering av ett nytt system är en resurskrävande process, överträffar förvaltningsdelen av ett systems livscykel de resurser som spenderas vid införskaffning (Pigoski, 1996).
Nasir & Abbasi (2010) menar att systemförvaltning än idag är den mest kostsamma delen av ett systems livscykel där hela 75% av den totala kostnaden utgörs av förvaltningsarbete.
Systemförvaltning involverar en rad olika aktiviteter för att upprätthålla ett systems maximala
kapacitet till så låg kostnad som möjligt. Av dessa aktiviteter beskrivs dokumentationen som den mest betydelsefulla delen för att främja systemförvaltningsarbetet. Dokumentationen bistår en förvaltare med förståelse för systemet, vilket är särskilt viktigt vid förvaltning av gamla system. Avsaknaden av väsentlig dokumentation leder till att det tar längre tid innan förvaltningsarbetet kan påbörjas (Nasir &
Abbasi, 2010).
Både Pigoski (1996) och Pfleeger (2001) beskriver också avsaknaden av uppdaterad och relevant dokumentation som ett av de problem som påverkar förvaltningsarbetet allra mest. Systemförvaltare tvingas i avsaknaden av användbar dokumentation spendera tid på att studera systemet för att förstå det samt hur förvaltningsarbetet ska utföras (Pigoski, 1996), (Pfleeger, 2001).
Förvaltningsarbetet involverar olika sorters dokumentation beroende på användningssituation. Langer (2008) definierar samtlig dokumentation under en kategori, teknisk dokumentation. Tre exempel på dokumentation är systemdokumentation, supportdokumentation och driftdokumentation
(Informationsverkstan, u.å).
Systemdokumentationen berör det tekniska perspektivet av ett system. Informationsverkstan (u.å) beskriver exempel som systemarkitektur, kopplingar till andra system, beroenden, med flera, som typisk information inkluderad i systemdokumentationen. Denna typ av dokumentation nyttjas av både utvecklare, testare och förvaltare där tillgänglig information används vid till exempel förändringar av ett systems arkitektur eller vid integrationer med andra system (Informationsverkstan, u.å).
Supportdokumentation riktar sig istället till supportpersonalen inom företaget som använder denna till hantering av supportärenden. Supportdokumentationen består av olika felsökningsrutiner och
ansvarsfördelningen för inkommande ärenden och felsökning av dessa (Informationsverkstan, u.å).
Driftdokumentation är ett dokument där information om ett system eller applikation sammanställs.
Informationen berör bland annat konfiguration, fysisk placering av hårdvara, servernamn, och så vidare (Informationsverkstan, u.å). Driftdokumentationen riktar sig främst till systemförvaltare, men nyttjas även av utvecklare och testare (Informationsverkstan, u.å). Informationsverkstan (u.å) skildrar innehållet i driftdokumentationen att beskriva de olika miljöerna såsom produktionsmiljö,
utvecklingsmiljö och testmiljö.
2
1.2 Studerad verksamhet
Studien har utförts på en avdelning på Trafikverket. Avdelningen arbetar med att uppfylla
myndighetens behov och krav på IT-leveranser till de delar av myndighetens verksamhet som skapar och använder anläggningsinformation (Trafikverket, u.å).
Avdelningens olika IT-leveranser förvaltas delvis av en driftenhet där systemtekniker på enheten genom nyttjandet av bland annat driftdokumentation håller applikationer verksamma (Operativ ledare, driftenheten, 9, januari, 2020).
Driftdokumentationen syftar till att beskriva och specificera en applikations gällande driftrutiner. Den ska även verka som en stödjande funktion vid utförandet av systematisk felanalys vid felhantering.
Driftdokumentationen ska förenklat tillgodose en systemtekniker med den information som behövs för att kunna leverera drift av en applikation inom myndigheten (Trafikverket, u.å).
1.3 Problematisering
Hanteringen och utformningen av driftdokumentation fyller en viktig roll i förvaltningsarbetet av en applikation. Förvaltningsarbetet når inte sin fulla potential vid bristande hantering av
driftdokumentationen eller om vital information saknas (Nasir & Abbasi, 2010). Dokumentation utformas allt som oftast i binär form, till exempel i en Word-fil, vilket utgör svårigheter i hanteringen när flera parter är inblandade i utformningsprocessen menar Waits & Yankel (2014). En sådan utformningsprocess, där flera parter utformar en och samma dokumentation, har en negativ påverkan på dokumentationens innehåll på sikt (Waits & Yankel, 2014).
Som tidigare nämnt i bakgrunden av studien utgör förvaltning en stor del av det tekniska arbetet i ett system. Det är därför viktigt att dokumentationen är uppdaterad och innehåller nödvändig information för att underlätta förvaltningsarbetet och på så sätt minimera kostnader och drifttiden (Nasir &
Abbasi, 2010). Dokumentation som innehåller information som inte längre är aktuell för ett system kan till exempel leda till att systemet måste utforskas via dess källkod (Garousi, G, Garousi, V.
Moussavi Ruhe & Smith, 2013). Avsaknaden av nödvändig information i dokumentationen innebär också att det föreliggande systemet måste utforskas i syfte att samla in den information som behövs för att förvalta systemet (Moreno, 2014).
Vid förändringsarbete i en verksamhet är nulägesanalysen en väsentlig beståndsdel. Att förändra något utan tillräcklig förståelse för förändringens utgångspunkt leder sannolikt till ett icke
tillfredställande resultat. En nulägesanalys involverar tre olika perspektiv, analys av marknaden som verksamheten agerar i, analys av den egna verksamheten samt analys av företagets omvärld (Bang, 2019). SIMM är en analysmetod som består av ett flertal beståndsdelar och som används vid förändringsarbete. Verksamhetsdiagnos är den del i metoden som avser nulägesanalys och som i sin tur består av bland annat problemanalys, målanalys, styrkeanalys, med mera (Goldkuhl & Röstlinger, 2012).
Avdelningen som den här studien berör hanterar och underhåller en uppsjö av applikationer varje dag.
Inför studien framkom det att det pågår ett förändringsarbete gällande driftdokumentationen då problem kring hantering har uppmärksammats. Dessa problem grundar sig i ett bristande arbetssätt rörande hanteringen av driftdokumentation, vilket bland annat resulterat i olikheter vid
utformningsprocessen. Innehåll i driftdokumentation har till exempel stundtals visat sig både inkomplett och utdaterat (Operativ ledare, driftenheten, 9, januari, 2020).
3
1.4 Syfte
Studien syftar till att genom en kartläggning av nuläget på en avdelning av Trafikverket, beskriva problem och utmaningar som uppstår i en statlig myndighet gällande hanteringen av
driftdokumentation i förvaltningsarbetet av ett system eller applikation. Studien syftar även till att beskriva huruvida en statlig myndighet kan förhålla sig till dessa problem och utmaningar i jämförelse med redan etablerade lösningsförslag och tillvägagångssätt.
1.5 Forskningsfrågor
För att tillgodose studiens problemformulering och syfte ställs följande forskningsfrågor:
• Hur ser nuläget ut och vilka utmaningar har den studerade statliga myndigheten gällande hantering av driftdokumentation?
• Hur skulle möjliga förändringar av hanteringen av driftdokumentation kunna se ut?
1.6 Avgränsning
För att kunna möjliggöra ett djup i svaren på de frågor som formulerats i frågeställningen kommer studien avgränsas till en avdelning hos Trafikverket, den studerade myndigheten. Hanteringen av driftdokumentation skiljer sig mellan myndighetens olika avdelningar. Att undersöka flera
avdelningar skulle därför bli för omfattande för att kunna ge svar på forskningsfrågor och uppfylla syftet. Kartläggningen tar fokus på utformningsprocessen och lagring för hanteringen av
driftdokumentation. Detta då dessa aspekter uppfattats som mest aktuella utifrån den tidigare forskningen inom området som granskats inför studien.
Avdelningen valdes ut då det inför denna studie visat sig att flera aktörer inom avdelningen påvisat missnöje med dagens hantering av driftdokumentationen. Ämnet lyftes som förslag av avdelningens driftenhet där hanteringen av driftdokumentation ansågs vara ett betydande problemområde.
Driftenheten är den enhet som i störst utsträckning kommer i kontakt med driftdokumentationen i sitt arbete.
Nulägesanalys var för denna studie en alldeles för omfattande process där perspektivet analys av den egna verksamheten var av störst relevans. En fullständig nulägesanalys ansågs överflödig för att uppfylla studiens syfte. Istället utfördes en anpassad nulägesbeskrivning utifrån tematisk analys där relevanta aspekter identifierades utifrån litteraturstudier, intervjuer och interna dokument.
Trots att möjliga förändringar av hanteringen av driftdokumentation undersöks så är studien av en icke-normativ karaktär. Detta då den inte syftar till att generera något konkret förändringsförslag till studiens samarbetspartner. Istället eftersträvas deskriptiv kunskap rörande problematik och möjliga lösningar inom området.
4
2 Teoretisk referensram
I detta avsnitt kommer tidigare forskning presenteras. De källor som använts i denna studie består av vetenskapliga artiklar, journalartiklar, böcker med fokus på informatik, internet och
branschtidsskrifter. Nedanstående teori kommer att diskutera mer ingående vad driftdokumentation inkluderar och vad den är ämnad att främja för att bilda en uppfattning och utveckla en gemensam referensram av hur dokumentationen används. Kapitlet avslutas med identifierade problem och lösningsförslag i tidigare forskning. För att ytterligare förtydliga fokusområdet för studien har en begreppsgraf skapats för att förtydliga områdets fokus samt hur de olika begreppen hör samman. Det är viktigt att poängtera att flera av dessa källor utgår från hur dokumentation används i privat sektor medan hanteringen kan se annorlunda ut i en statlig myndighet. Till exempel ska myndigheter som lagrar data i molnet utföra en laglighetskontroll för varje enskilt fall av data som lagras i en molntjänst. Det finns inte fastställda bestämmelser för hur data ska hanteras i alla
lagringssammanhang utan det är situationsbaserat (Pensionsmyndigheten, 2015).
2.1 Begreppsgraf
Begreppsgrafen är en visualisering av de kopplingar som finns mellan begreppen som förekommer i teorin. Modellen avser även att förtydliga forskningsområdet för denna studie, därför är
driftdokumentation markerad. Krav från verksamheten avser allt ifrån utvecklandet av nya funktioner till mindre buggfixar. Kraven påverkar förvaltningen av ett förvaltningsobjekt, vilket kan vara en applikation eller ett system. System Development Life Cycle förklaras närmare i avsnitt 2.2 System Development Life Cycle - Förvaltning. Systemförvaltning och Förvaltningsprocesser förklaras i avsnitt 1.1 Bakgrund där teorin använts för att förklara begreppen. I denna studie utgör en Artefakt en produkt till exempel dokumentation tillhörande ett system vilket framgår i avsnitt 2.4.1 Utdaterad dokumentation. Mjukvarudokumentation är ett samlingsnamn för all dokumentation som är
förknippade med ett system. Teknisk, - system, - drift, - och användardokumentation förklaras mer i avsnitt 2.2.2 Olika typer av dokumentation.
Figur 1 - Begreppsgraf
5
2.2 System Development Life Cycle - Förvaltning
Flodén (2013) förklarar att det finns olika metoder och riktlinjer för systemutveckling. Författaren fortsätter förklara att den vanligaste metoden inom området utveckling och förvaltning är System Development Life Cycle (SDLC). SDLC består av en rad sekventiella steg vilka är Planering, Analys, Design, implementering samt Drift & underhåll. Systemförvaltningsprocessen är en iterativ process som fortlöper under systemet existens fram tills det avvecklas. Under samtliga förändringar i systemet under dess livstid ska systemdokumentationen finnas uppdaterad och tillgänglig (Flodén, 2013).
2.2.1 Dokumentation i förvaltningsarbete
Systemdokumentationen innehåller vital och grundläggande information angående de tekniska delarna av systemet då det innefattar den tekniska uppbyggnaden och designen av systemet tillsammans med hur det är programmerat. Informationen i ett dokument ska kunna främja framtida utveckling, expandering, förvaltning eller ändringar i systemet (Flodén, 2013).
Langer (2008) förklarar att utformningen av driftdokumentation ska anpassas efter användning. Den viktigaste aspekten är dokumentationens innehåll tillsammans med designen. Dessa två aspekter bör prioriteras eftersom dokumentationen ska innehålla nödvändig och korrekt information om systemet.
Informationen bör sedan framställas i ett tillfredsställande format då det bör vara enkelt att nå
informationen. Annars finns risken att innehållet inte uppfattas och dokumentationen inte kommer till användning (Langer, 2008).
2.2.2 Olika typer av dokumentation
Langer (2008) skiljer teknisk dokumentation och användardokumentation där den senare snarare är till för slutanvändaren av systemet. Langer (2008) beskriver den tekniska dokumentationen som omfattar alla tekniska parter av systemet. Denna dokumentation är mer inriktad mot programmerare och tekniker som behöver information kring systemets uppbyggnad, programmeringsspråk osv för att utveckla systemet vidare. Driftdokumentation som är en del av den tekniska dokumentationen å andra sidan bör innehålla vardagliga och periodiska förvaltningsprocedurer av systemet. Langer (2008) fortsätter förklara att i driftdokumentation omfattas verkställande-, backup- och diverse
förvaltningsprocesser som krävs för att systemet ska fungera operativt.
Dokumentationen som används inom förvaltningsarbetet behöver inte vara textbaserad. Inom området systemförvaltning och systemutveckling används dessutom UML dokumentation. UML som står för Unified Markup Language är de facto standard för det grafiska beteckningssystemet som komplement till alla typer av dokumentation (Fernández-Sáez, Caivano, Genero & Chaudron, 2015).
2.3 Hanteringssystem för dokumentation
Det finns flera olika dokumenthanteringssystem att välja mellan. Några viktiga egenskaper i ett dokumenthanteringssystem är lagring av olika typer av dokument, sökbarhet, åtkomstreglering till olika typer av dokument, övervakning som kontrollerar vem som öppnar vad, versionshantering som har möjlighet till återläsning av filer och olika kontrollmekanismer för när till exempel gammal dokumentation kan tas bort eller uppdateras (Uzialko, 2019).
Buchgeher, Klammer, Dorninger och Kern (2018) förklarar hur specialiserade dokumentationsverktyg på flera sätt kan främja hanteringen av mjukvarudokumentation. Dokumentationsverktyg kan bland annat generera en komplett och gällande dokumentation av ett system utifrån dess implementation.
Detta försäkrar att dokumentationen alltid är uppdaterad gällande de delar som kan genereras från systemets implementation. Ett dokumentationsverktyg kan även bistå med vägledning under
utvecklingsprocessen av mjukvarudokumentationen genom att till exempel förse med standardiserade dokumentationsmetoder och modeller. Detta bidrar till en mer universal mjukvarudokumentation i hela verksamheten. Vidare kan dokumentationsverktyg hjälpa till att automatiskt identifiera innehåll
6 som ej överensstämmer med verkligheten eller innehåll som är utdaterat som manuellt behöver uppdateras. Till sist kan dokumentationsverktyg också underlätta organisering genom att
tillhandahålla en enad åtkomstyta för en organisations mjukvarudokumentation (Buchgeher et al, 2018).
2.4 Problematik och förändringsförslag inom området
I detta avsnitt presenteras problemområden med tillhörande lösningsförslag rörande dokumentation i förvaltningsarbete.
2.4.1 Utdaterad dokumentation
Satish och Anand (2016) lokaliserade flera olika aspekter av problematiken inom området Software documentation. Studien har sammanställt problemen och lösningsförslag på en rad problem som diskuterats i tidigare forskning. Ett omfattande problem inom dokumentationsområdet som den tidigare forskningen tyder på är att dokumentationen inte är uppdaterad. Garousi, G, Garousi,
Moussavi, Ruhe & Smith (2013) beskriver att kvalitén och användbarheten av ett dokument påverkas av ifall dokumenten är uppdaterade, eller ifall de innehåller gammal och irrelevant information. När dokumentationen är utdaterad och inte längre stämmer överens med det system som ska förvaltas, blir konsekvensen att utforskningen av systemet sker via källkoden. Detta kan i sin tur skapa problem ifall det aktuella systemet är äldre då till exempel programmeringsspråk och arkitektur inte är lika enkel att läsa av (Moreno, 2014). Problematiseringen kring dokument som artefakt i systemförvaltningen tas dessutom upp i en artikel skriven av Fernández-Sáez et al., (2015) där det framgår att
förvaltningsarbetet till 53 % utgår ifrån källkoden på grund av att dokumentationen inte är uppdaterad.
Fernández-Sáez et al., (2015) fortsätter förklara att dokumentationen uppdateras endast efter önskemål från kund. Även i denna artikel framgår problemet med äldre system som nyttjas med avsaknad av tillförlitlig dokumentation.
Lösningsförslag - utdaterad dokumentation
Ett dokumenthanteringssystem kan användas för att kontrollera ifall informationen i dokumentationen stämmer överens med verkligheten (Buchgeher et al, 2018). Ett dokumentationshanteringssystem bör dessutom innehålla funktionalitet för att ge administratören information för när dokumentationen ska uppdateras eller tas bort. Dokumentationen bör uppdateras mer regelbundet för att kunna användas på ett bra sätt. Alla lösningar i teorin är inte tekniska. Satish, Mahendran, Puyalnithi & Thendral (2016) har identifierat ett lösningsförslag som grundar sig i att införa en mer positiv kultur för dokumentation bland den personal som utformar dokumentationen, samt förklara innebörden av uppdaterad
dokumentation. Detta menar författarna skapar motivation för att dokumentationen ska uppdateras frekvent (Satish, et al, 2016).
2.4.2 Inkomplett dokumentation
Dokumentation används bland annat för att få information om vad mjukvaran är ämnad att göra, vad den gör, hur den gör det och hur den används (Chomal & Saini, 2015). Problemet när dokumentation för ett system saknas eller när delar av dokumentationen inte är korrekt ifylld påminner om
konsekvensen för när dokumentationen är utdaterad. Det kräver att förvaltaren hittar ett annat sätt att få informationen om systemet eller applikationen som efterfrågas. Det kan till exempel innebära att analysera andra artefakter som finns kopplade till systemet eller gå in i källkoden och granska detaljerat för att hitta den del av systemet som är relevant (Moreno, 2014).
I artikeln How to save on software maintenance costs An Omnext white paper on software quality framgår det att 50% av systemförvaltningen går ut på att lära och förstå sig på systemet. Det tog 21,5% längre tid för programmerare att förstå sig på de delar av systemet som de skulle förvalta när dokumentation saknades. Författarna drar slutsatsen att med komplett dokumentation kan 12% av den totala kostnaden av förvaltningsarbetet sparas in. Det framgår även i studien att utan dokumentation framgick inte någon större skillnad gällande färdighet mellan duktiga och sämre programmerare. Med
7 komplett dokumentation fick de mer skickliga programmerarna ett bättre och effektivare resultat.
Författarna av studien drar slutsatsen att utan komplett dokumentation är det därför onödigt att lägga pengar på den bästa programmeringspersonalen eftersom de inte kommer prestera bättre utan dokumentation (How to save on software maintenance costs An Omnext white paper on software quality, 2014).
Christa, Madhusudhan, Suma & Rao (2017) förklarar vikten av förvaltning av olika system.
Förvaltningen bidrar med att systemet kan uppnå kraven från omvärlden som ställs på systemets kapacitet. De fortsätter förklara att upp till 70% av det tekniska arbetet i ett system utgörs av förvaltning. Problemet är dock att förvaltningsarbetet inte alltid prioriteras. Den största utmaningen inom systemförvaltning menar författarna beror på att det saknas korrekt dokumentation som håller hög kvalité. Många system som idag är i drift är äldre system. Dessa system kan bestå av komplicerad arkitektur och gammal mjukvara, ofta skriven i ett föråldrat programmeringsspråk. Det är därför svårt att förstå systemets uppbyggnad vilket påverkar förvaltningsprocessen. (Christa, et al., 2017).
Lösningsförslag - inkomplett dokumentation
Det finns många olika verktyg som skapats för att stödja dokumentationsprocessen. Dock används inte dessa verktyg i många verksamheter eftersom de inte uppfyller kraven från användarna (Chomal
& Saini, 2015). Resultatet av studien som Chomal och Saini (2015) utförde var ett verktyg som användes för att mäta kvalitén på dokumentationen. Detta gjordes genom en mall för utvärdering av dokumenten. Moreno (2014) har i sin studie tagit fram ett lösningsförslag som består av att delar av dokumentationen ska automatiseras. Detta görs genom en summering av olika artefakter förknippade med systemet. Resultatet av dokumentationen kan sedan användas för att anpassas till olika
förvaltningsprocesser. Forward och Lethbridge (2002) menar dock att även dokumentation som inte är helt komplett eller nyligen uppdaterad fortfarande är användbar. Risken att informationen i
dokumentationen är felaktig ökar dock.
2.4.3 Tillgänglighet och lagring
Utnyttjande och skapandet av teknisk dokumentation påverkas negativt av att befintliga verktyg och standardisering av dokumentationen inte uppfyller krav från slutanvändarna. Verktygen och
processerna är allt för omfattande och tar lång tid att applicera. Ofta utformas och lagras dokumentation i binära filer, i ett format som är svårhanterligt när det är flera delaktiga parter i utformningen av dokumentet, till exempel .docx (Waits & Yankel, 2014). Arbetssättet kan se olika ut i uppdateringsprocessen av dokumentationen. Ofta kommer dock informationen från långa email- konversationer mellan flera olika aktörer och privata filhanteringssystem. Arbetssättet kommer på sikt påverka synkroniseringen av innehållet i dokumentationen med förlorad information. Detta får i sin tur andra konsekvenser som bland annat minskad trovärdighet, säkerhetskopieringsfunktionalitet försvinner och förändringshistorik saknas (Waits & Yankel, 2014).
Lösningsförslag - Tillgänglighet och lagring
En lösning på problemet för lagring och tillgänglighet som Waits och Yankel (2014) diskuterar är att använda binära filer som till exempel wordfiler i ett versionshanteringsprogram. Programmet består av en gemensam lagringsyta där flera personer hämtar den senaste versionen av filen som önskas ändras för att sedan ladda upp det nya uppdaterade dokumentet i lagringsutrymmet. Lösningen menar författarna skulle lösa problemet att intressenterna inte har rätt version av dokumentationen.
Författarna fortsätter dock förklara att vissa problem kvarstår vid användning av
versionshanteringsprogram och binära filer. Bland annat, små ändringar i ett dokument kräver att hela dokumentet laddas om och manipuleras utan att några övriga ändringar i dokumentet utförts.
Slutsatsen av Waits och Yankel´s (2014) artikel är att dokumentationen ska lagras i klartext och inte i binära filer eftersom inläsningen av dessa filer kan förändras. Lagras dokumentationen i klartext kan informationen i dokumentet alltid läsas oavsett plattform eller program som öppnar filen. Att lagra dokumentet i klartext ihop med ett markeringsspråk effektiviserade även det valda
versionshanteringsprogrammet som hanterar filerna (Waits & Yankel, 2014).
8
3 Metod
I detta kapitel följer en beskrivning av tillvägagångssätt och utvalda forskningsmetoder. Tillhörande varje utvald metod följer en beskrivning, hur den har använts i studien samt varför. I det första avsnittet skildras en överblick av hela forskningsprocessen med utvalda beståndsdelar. Vidare i nästkommande avsnitt beskrivs studiens metodteori samt abstraktionsnivå. I de avsnitt som följer beskrivs utförandet av litteraturstudier, forskningsstrategi, datainsamlingsmetoder samt
datatriangulering. Ytterligare följer en processbeskrivning rörande besvarandet av studiens forskningsfrågor och syfte, dataanalysmetod och slutligen ett avsnitt där etiska aspekter skildras.
3.1 Forskningsprocess
För att sammanfatta studiens metod gestaltas forskningsprocessen och dess beståndsdelar i figur 2.
Modellen beskrivs av Oates (2006) som ett sätt att ge en översikt av vad som ligger till grund för arbetet, vilken forskningsstrategi som tillämpats, vilka datainsamlingsmetoder som nyttjats samt om metodteorin faller under kategorin kvantitativ eller kvalitativ. Till sist åskådliggörs utfallet av forskningsprocessen, ett tillägg i modellen presenterat av Sundgren (2013). Beståndsdelar av modellen som använts för denna studie illustreras markerade.
Figur 2 - Modell över forskningsprocessen (Oates, 2006; Sundgren, 2013)
3.2 Kvalitativ metodteori
I stora drag kan forskning delas in i två övergripande kategorier med hänsyn till dess innehåll, kvantitativ och kvalitativ forskning. Den kvantitativa metodteorin avser generera mätbara resultat medan den kvalitativa metodteorin främjar en djupare förståelse av det valda forskningsområdet (Björklund & Paulsson, 2012). Den kvalitativa metodteorin eftersträvar att skildra vad, hur och varför utifrån ett visst sammanhang (Björklund & Paulsson, 2012).
Denna studie är av det kvalitativa slaget då den syftar till att bidra med en djupare förståelse av den utvalda instansen av ämnet. Enligt Oates (2006) är det syfte och tillvägagångssätt som styr
metodteorin. Studien tillämpar fallstudie som forskningsmetod eftersom ett specifikt fall studeras med syfte att beskriva den studerade verksamhetens problem, utmaningar och tillämpningsmöjligheter.
Detta framgår under avsnitt 3.5 Forskningsstrategi.
9
3.3 Abstraktionsnivå
Studien kan gå igenom tre olika abstraktionsnivåer under utformningsprocessen. Figur 3 visualiserar ändpunkterna av abstraktionen där den ena änden består av teorin och den andra empirin (Björklund
& Paulsson, 2012). För den här studien tillämpades abduktion.
Figur 3 - Abstraktionsnivåer (Björklund & Paulsson, 2012)
Induktion - Innebär att studien utgår ifrån att verkligheten studeras. Detta görs utan att författarna läser in sig på ämnet eller utgår ifrån befintliga teorier. De teman och mönster som identifieras i verkligheten appliceras sedan till modeller och teorier som återfinns i litteraturen (Björklund &
Paulsson, 2012).
Deduktion - Är motsatsen till induktion där befintliga teorier inom forskningsområdet granskas och ligger som grund för studien. Teorierna används sedan för att identifiera dessa i empirin (Björklund &
Paulsson, 2012).
Abduktion - Innebär att abstraktionsnivån går mellan induktion och deduktion (Björklund &
Paulsson, 2012). Studien utgick ifrån efterforskning inom området innan intervjuer och
dokumentstudierna genomfördes. Detta för att få en bakgrund av problematiken inom området. Den tidiga efterforskningen möjliggjorde identifiering av fakta som var relevant för att besvara studiens frågeställningar och syfte. Genom efterforskningen identifierades teman som sedan användes för att utforma intervjufrågor och underlätta analysen av insamlade empiriska data. Vidare användes det insamlade empiriska materialet till att identifiera ytterligare teman och kategorier i litteraturstudier och tidigare forskning.
10
3.4 Litteraturstudie
Litteraturstudier har i denna studie använts för att bilda en tydligare bild av det valda
forskningsområdet samt för att säkerställa egenheten av studiens kunskapsbidrag. Litteraturstudier har vidare nyttjats för att, i samverkan med dokumentstudier samt insamlad empiriska data, utforma studiens problemformulering samt forskningsfrågor. I ett senare skede av studien har litteraturstudier även använts för att analysera den empiriska data som samlats in genom intervjuer av respondenter från den industriella samarbetspartnern.
För att erhålla relevant material till denna studies litteraturstudier nyttjades tre olika sökmotorer:
Google Scholar, DiVA samt Summon.
• Google Scholar är en sökmotor etablerat av företaget Google som möjliggör sökningar av vetenskapliga arbeten i form av artiklar, rapporter, böcker, med mera, över hela världen (Google, u.d.).
• DiVA (Digitala Vetenskapliga Arkivet) är en sökmotor där forskningspublikationer samt studentuppsatser från 49 olika lärosäten i Sverige sammanställts (DiVA, u.d.).
• Summon (Högskolan Dalarna) är en sökmotor där material från högskolans bibliotek finns att tillhandahålla. Utöver detta finns även högskolans alla publikationer tillgängliga,
fulltextartiklar, vissa databaser samt material från sökmotorn DiVA (Summon, 2019).
För att underlätta sökandet av relevant litteratur i databaser är det viktigt att innan begrunda koncept inom det valda forskningsområdet och definiera sökord utifrån dessa. Fördefinierade sökord
tillgodoser konsekvent och icke-redundant sökande (Oates, 2006). Då tidigare arbeten rörande driftdokumentation var undantagsmässigt otillräckligt har valet av sökord expanderats till
kringliggande samt mer abstrakta koncept. Sökorden har både uppkommit från förvaltningsarbete av mjukvara i sin helhet samt nära besläktade koncept så som systemdokumentation,
förvaltningsdokumentation, och så vidare. De sökord som nyttjats samt antalet träffar i de olika sökmotorerna presenteras i bilaga 1 i tabell 1.1. Samtliga sökord har även översatts och nyttjats på engelska för att inte undgå relevant litteratur för studien. De översatta sökorden samt antalet träffar i de olika sökmotorerna presenteras i bilaga 1 i tabell 1.2.
Funnen litteratur har utvärderats utifrån syfte, publiceringsår samt om litteraturen är ett akademiskt verk. Urvalsprocessens nästa steg innebar att utifrån sammanfattning, inledning och slutsatser
fastställa om den funna litteraturen var relevant för studien. Den litteratur som ansågs vara av intresse för studien lästes sedan igenom och sammanställdes i den teoretiska referensramen.
11
3.5 Forskningsstrategi
Nedan presenteras vald forskningsstrategi. En alternativ strategi hade kunnat vara Design and Creation. Varför denna strategi inte var lämpad för studien beskrivs i metodreflektionen.
Fallstudie var för denna studie en lämplig forskningsstrategi då ett specifikt område rörande systemförvaltning skulle studeras på djupet. Fallstudie lämpade sig även på grund av de olika datainsamlingsmetoder som kan kombineras. Det finns flera olika typer av fallstudier. Björklund &
Paulsson (2012) nämner fyra olika synsätt på studier: Explorativa, Beskrivande, Förklarande och Normativa.
Denna fallstudie föll under kategorin beskrivande då syftet med studien var att beskriva problem och utmaningar som uppstår i en statlig myndighet gällande hanteringen av driftdokumentation i
förvaltningsarbetet av ett system eller applikation, samt huruvida en statlig myndighet kan hantera dessa problem och utmaningar i förhållande till redan etablerade lösningsförslag och
tillvägagångssätt.
Oates (2006) beskriver att eftersom en fallstudie fokuserar forskningsområdet till en instans, är det viktigt att redogöra för vilken typ av instans detta är. Oates (2006) skildrar fem olika sätt att definiera studiens valda instans: Typiskt fall, Extremfall, Testbaserat fall, Bekvämlighetsfall samt Unik
möjlighet.
I denna studie går den valda instansen under kategorin typiskt fall. Ett typiskt fall innebär att fallstudiens resultat kan vara generaliserbart och möjligt att applicera i andra liknande situationer (Oates, 2006). Trots att studien utförs hos en specifik samarbetspartner i dess operativa miljö kan studiens resultat vara intressant för andra organisationer som verkar i liknande miljöer.
3.6 Datainsamling
I detta avsnitt beskrivs de datainsamlingsmetoder som nyttjats i studien. Alternativa datainsamlingsmetoder som utelämnats diskuteras i metodreflektionen.
3.6.1 Dokumentstudie
För att generera data samt skapa en grundläggande förståelse av området denna studie omfattar utfördes en dokumentstudie. Dokument beskrivs av Oates (2006) som en alternativ
datainsamlingsmetod till intervjuer, observationer och enkäter men kan likväl fungera som
komplement till samtliga metoder. Dokument kan delas in i två olika typer: befintliga dokument och forskningsgenererade dokument (Oates, 2006).
Befintliga dokument innefattar redan etablerade dokument som till exempel manualer, mallar och andra dokument som går att finna i de flesta organisationer (Oates, 2006). I denna studie har
dokumenttypen befintliga dokument nyttjats från verksamheten i fråga i form av bland annat riktlinjer, presentationer, rutinbeskrivningar och så vidare. Detta för att skapa en grundläggande förståelse av verksamhetens situation samt tillgodose material sammanhängande med förberedelser samt
utformning av intervjuer. Tillgång till organisationens intranät tillhandahölls för att erhålla dokument till studien. Utöver självständigt utförd dokumentsökning utgjordes även dokumentstudier av
dokument försedda av intervjurespondenter samt handledare.
Urvalsprocessen vid självständig dokumentstudie utgick ifrån de funna dokumentens rubriker. Ett dokument vars rubrik ansågs relevant utifrån studiens syfte och frågeställningar granskades mer ingående varpå beslut om dokumentets väsentlighet fastställdes. Dokument erhållna av respondenter och handledare granskades och valdes ut på samma sätt. Dokument som nyttjats i denna studie presenteras i bilaga 2 i tabell 1.3.
12 Dokumenten analyserades utifrån studiens syfte och frågeställningar med avsikten att utvinna
information rörande verksamheten generellt, hantering och styrning av dokument i verksamheten, säkerhets- och konfidentialitetsaspekter, lagrings-alternativ för dokument i verksamheten samt ingående information om driftdokumentation.
I studien har dokument använts i det inledande kapitlet i syfte att beskriva den industriella
samarbetspartnern. Vidare har dokument nyttjats i studiens resultatkapitel för att beskriva befintliga tillvägagångssätt, alternativ rörande lagring av information samt säkerhetsaspekter.
3.6.2 Intervju
För att i ett tidigt skede samla in relevanta data tillämpades semi-strukturerade intervjuer. En semi- strukturerad intervju tillåter respondenten att tala mer fritt kring ett specifikt tema vilket bidrar till en djupare förståelse (Oates, 2006).
Sju intervjuer utfördes där intervjufrågorna anpassades efter respondentens specifika roll i
organisationen, därefter utgick fyra uppföljningsfrågor via mejl i syfte att främja kunskapen rörande säkerhetsklassificering. Antalet intervjuer bestämdes inte i förväg. Utförandet av intervjuer pågick tills att det insamlade materialet, med svaren på följdfrågorna inkluderat, ansågs tillräckligt för att besvara studiens frågeställningar.
Valet av respondenter baserades på den roll i organisationen som respondenten besatt i syfte att övergripande täcka det område studien innefattar. En operativ ledare för driftenheten valdes ut för att skapa en generell överblick av situationen utifrån ett förvaltningsperspektiv, samt för att skapa underlag för de övriga intervjuerna. Vidare valdes två systemtekniker ut för att generera en mer ingående förståelse av situationen samt två tekniknära förvaltare för att förstå hanteringen av driftdokumentation utifrån en produktägares perspektiv. Till sist valdes två respondenter vars befattning kretsade kring informationssäkerhet i organisationen. Detta i syfte att erhålla en generell överblick av restriktioner gällande hantering och lagring av information.
Följdfrågorna utgick till den operativa ledaren för driftenheten samt de två tekniknära förvaltarna som medverkat i intervjuerna. Vidare skickades följdfrågorna till två ytterligare respondenter, en
enhetschef för driftenheten samt en produktionssättningsledare på avdelningen. Den operativa ledaren samt enhetschefen tillfrågades för att klargöra kunskapen kring säkerhetsklassificering på driftenheten samt för att få information rörande ytterligare respondenter för följdfrågorna.
Produktionssättningsledaren samt respondenter med befattningen tekniknära förvaltare tillfrågades då de på förslag av tidigare respondenter lades fram som lämpliga kandidater för frågorna.
Bakgrundsinformation om de utvalda respondenterna och dess befattningar i organisationen generades inför intervjuerna i förberedande syfte. Detta för att etablera en större trovärdighet av intervjuaren i respondentens ögon samt underlätta bearbetning av information mottagen av respondenten under intervjun (Oates, 2006). De teman och förbestämda frågor som intervjuerna kretsade kring skickades ut till respondenterna i förhand i syfte att undvika utebliven information. Detta ger respondenten tid att förbereda sig och förse med mer noggrant utformade svar under intervjun (Oates, 2006). För vidare förberedelser utfördes en testintervju över länk i syfte att kontrollera intervjufrågor samt den miljö där intervjuerna utfördes. Oates (2006) beskriver testintervju som naturlig del av förberedelseprocessen av en intervju. Samtliga intervjuer genomfördes över videolänk på grund av rådande pandemi under skrivandets stund. Samtliga intervjuer, förutom intervju nummer fem, spelades in i syfte att underlätta transkriberingsarbetet. Respondenten med befattningen informationssäkerhetsspecialist gav icke sitt godkännande för inspelning av intervju. Utförda intervjuer presenteras i bilaga 3 i tabell 1.4.
13
3.6.3 Triangulering
I den här studien används datatriangulering. Björklund och Paulsson (2012) beskriver
datatriangulering som användningen av flera olika datakällor till skillnad från metodtriangulering där flera undersökningsmetoder nyttjas på samma studerade ämne. Data har samlats in från olika källor så som intervjupersoner, litteraturstudier skrivna av olika författare och dokumentstudier där de olika källorna bekräftar varandra. Till exempel har intervjupersoner från undersökt myndighet bekräftat kartläggningen inom området från olika perspektiv. Detta presenteras mer ingående under kapitel 4 Nulägesbeskrivning.
3.7 Dataanalys
Studiens analys är uppdelad i två delar. Den första delen av analysen är en tematisk analys som syftar till att besvara studiens första forskningsfråga: Hur ser nuläget ut och vilka utmaningar har den studerade statliga myndigheten gällande hantering av driftdokumentation? Den tematiska analysen presenteras i kapitel 4, Nulägesbeskrivning. De teman som den tematiska analysen utgick ifrån identifierades vid behandling av det transkriberade intervjumaterialet.
Den tematiska analysen har som mål att identifiera teman och mönster som är relevanta för
forskningsfrågan. Processen för den tematiska analysen i studien utgår ifrån Oates (2006) och delar in data i tre kategorier: Icke relevant data, semi-relevant informativa data samt relevant data. När ovanstående kategorier tilldelats data, kopplades data från den sista kategorin till följande tre teman som identifierats vid granskning av det transkriberade intervjumaterialet:
• Nulägesbeskrivning av driftdokumentationshantering
• Önskvärda förändringar
• Informationssäkerhet i en statlig myndighet
Valet av ovanstående teman syftade till att besvara studiens första forskningsfråga samt tillfredsställa studiens syfte. Vidare nyttjades det sammanställda materialet från den tematiska analysen i den analysprocess som syftade till att besvara studiens andra forskningsfråga: Hur skulle möjliga förändringar av hanteringen av driftdokumentation kunna se ut?
Studiens andra analysdel som presenteras i kapitel 5 Problemområden och möjliga lösningar avsåg också en tematisk analys där etablerade problemområden funna genom litteraturstudier ställdes mot likvärdiga problem och utmaningar som identifierats i den studerade verksamheten. I kapitlets avslutande del sammanställdes upprättade lösningsförslag från teorin. Detta i syfte att kunna besvara studiens andra forskningsfråga: Hur skulle möjliga förändringar av hanteringen av
driftdokumentation kunna se ut?
14
3.8 Genomförande
Figur 4 visualiserar de processer som utförts för att besvara utvalda forskningsfrågor och tillgodose fastställt syfte. Syftet mynnade ut i två forskningsfrågor. Den första forskningsfrågan besvaras i kapitlet 4 Nulägesbeskrivning genom en tematisk analys och illustreras i figuren genom ett orange- markerat område som sträcker sig över både resultat- samt analysspalten. I figuren illustreras också de delar av det insamlade data som ingick i den tematiska analysen med grön respektive blå färgkod. Den andra forskningsfrågan besvarades i kapitel 5 Problemområden och möjliga lösningar genom en fristående analys som tillämpade litteraturstudier samt delar av den tematiska analysen, vilket framgår av pilens riktning från Nulägesbeskrivningen till problemområden och möjliga lösningar. Detta i syfte att jämföra problem och utmaningar i den studerade verksamheten, med etablerade problem och lösningsförslag från tidigare forskning inom området. Forskningsfråga 1 och Nulägesbeskrivning resulterade i utfallet som pilen från Nulägesbeskrivningen pekar mot. Forskningsfråga 2 resulterade i två olika utfall vilket visualiseras genom pilarna som utgår från Problemområden och möjliga lösningar.
Figur 4 - Modell över upplägg och genomförande
3.9 Etiska aspekter
De etiska aspekter som reflekterats över under genomförandet av denna studie involverar till allra största del de respondenter som involverats vid datainsamlingen. Andra etiska aspekter som övervägts rör den studerade verksamheten och de kontaktpersoner som tillhandahållits samt arbetet generellt.
Studien utförs i samarbete med en industriell partner vars verksamhet studeras utifrån ett problemområde som föreslagits av verksamheten i fråga. Ingen finansiering ligger till grund för studien, men däremot utgår ett arvode vid ett färdigställt arbete som anses användbart för
organisationen. Studien har inte vinklats för att uppfylla de krav som ställs för utdelning av arvode, utan för att presentera en objektiv bild av problemområdet och studiens resultat för att möjliggöra generalisering. Samarbetspartnern har även tillfrågats vad gällande nämnandet av organisationens namn i studien och har gett sitt godkännande gällande detta.
Gällande de respondenter som intervjuats har etiska aspekter kring inspelning av intervjuer samt respondentens anonymitet behandlats. Respondenten har i en första kontakt samt i samband med intervjutillfället tillfrågats angående medgivande för inspelning av intervjun. Har respondenten dock icke gett sitt godkännande vid första kontakten har respondenten inte tillfrågats igen, respondentens svar har respekterats. Respondenten informerades även om att inspelningen endast skulle nyttjas som stöd vid transkriberingsarbetet och inget annat. Respondenterna är också helt anonyma, endast respondentens befattning framgår i studien. De frågor som intervjuerna kretsat kring skickades ut i förväg i syfte att respondenten i lugn och ro skulle kunna förbereda sig samt välja hur de ville utforma sina svar. Respondenten har då även utifrån frågorna kunnat tagit ett beslut angående huruvida
medverkan på intervjun är aktuell över huvud taget.
15
4 Nulägesbeskrivning
I detta kapitel har den empiriska data som samlats in via intervjuer och dokumentstudier sammanställts och analyserats under tre avsnitt: Nulägesbeskrivning av
driftdokumentationshantering, Önskade förändringar och Informationssäkerhet i en statlig myndighet. Avsnitten är teman som identifierats utifrån det material som intervjuerna producerat.
Kapitlet syftar till att besvara forskningsfrågan: Hur ser nuläget ut och vilka utmaningar har den studerade statliga myndigheten gällande hantering av driftdokumentation?
4.1 Nulägesbeskrivning av driftdokumentationshantering
Nulägesbeskrivning av den studerade verksamheten har sammanställts under fyra delavsnitt som presenteras nedan.
4.1.1 Utformningsprocess av driftdokumentation
Utformningsprocessen avser den process då driftdokumentationen utformas, ändras eller uppdateras.
En visualisering av ett exempel av dagens process för utformning av driftdokumentationen
presenteras i avsnitt 4.1.4 Utmaningar, figur 6. Utformningsprocessen inkluderar involverade parter, lagring, den mall som används och hur dokumentet hanteras av varje part. Eftersom dagens
driftdokumentationsprocess enligt vissa respondenter anses vara otydlig och något problematisk beskrivs processen mer ingående under avsnitt 4.1.4, Utmaningar i utformningsprocessen.
Dokumentationshanteringsmodellen som används inom myndigheten visualiseras i bilaga 4, figur 5.
Modellen är dock inte endast kopplad mot driftdokumentation utan tillämpas för all typ av
information som används inom myndigheten för att utföra dess uppdrag oavsett format eller medium.
Skapa och märka innebär att dokumentet vid skapelseprocessen märks med vissa egenskaper som gör dokumentet sökbart. Använda och lagra inkluderar en säker lagringsyta där informationen kan användas av intressenter samt förvalta denna på ett sätt som inte påverkar dokumentationens innehåll.
Informationen i dokumentet ska dessutom utformas på ett standardiserat sätt. Bevara eller gallra syftar till hanteringen av dokumentationen efter att den färdigställts. Hanteringen ska ske enligt befintliga regelverk, interna som externa (Trafikverket, u.å).
4.1.2 Lagring av driftdokumentation
I dokumentstudierna som genomförts på myndigheten framkom det att ansvaret för lagringsplatsen inkluderar ansvar för de dokument som lagras på ytan samt hur lagringsplatsen används. Det innebär att de som nyttjar lagringsytan även ska vara införstådda med vart informationen ska lagras. Eftersom det finns flera olika lagringsalternativ där några exempel presenteras nedan finns det aspekter som valet av lagringsyta baseras på. Ett exempel som presenteras är att dokument som tillhör en
verksamhet ska lagras på ett sådant sätt att alla som har behov att komma åt dokumenten kan göra det.
Vidare framgår det att redundant lagring ska undvikas eftersom det medför negativa konsekvenser.
Exempel på konsekvenser som dubbellagring medför är ökad svårighet kring att veta vilket dokument som är gällande, att volymen lagrade data ökar i onödan och att sökträffarna blir missvisande. Nedan presenteras några exempel på de aspekter som påverkar valet av lagringsyta (Trafikverket, u.å).
Filformatet har en inverkan på lagringsplatsen eftersom filformat kan kräva olika lagringsplatser. Alla filformat kan t ex inte lagras i databaser. Storleken spelar också roll när valet av lagringsplats ska avgöras. Till exempel kan en större fil behöva lagras på andra lagringsytor än mindre filer för att kunna hantera filen på ett smidigt sätt. Tillgänglighet är en aspekt där det kontrolleras ifall det finns uttalade krav eller behov för till exempel sökbarhet, tillgänglighet och säkerhet. Det huvudsakliga målet är att rätt information ska nås av rätt person vid rätt tillfälle. Ägarskap avgör ifall det finns ett definierat ansvar för dokumenten som ska lagras. Ett exempel som nämns i dokumentstudien är ifall ett dokument är privat så ska det dessutom lagras på en yta som är avsedda för privat bruk där andra inte kommer åt dokumentet (Trafikverket, u.å).
16 Olika lagringsalternativ
Arbetsrum är en lagringsyta i SharePoint. Enligt dokumentstudien framgår det att arbetsrum är den primära lagringsplatsen för dokument som inte hör hemma i ett specifikt verksamhetssystem.
Arbetsrummet stödjer samarbeten i dokument, mallar, versionshantering och metadata. SharePoint arbetsrum är den aktuella lagringsytan för driftdokumentationen. Dokumentbibliotek lagras direkt i ett arbetsrum i SharePoint. Biblioteket är endast till för dokument som uppnår konfidentialitetsnivå 3 och 4. Detta lagringsalternativ är inte till för lagring av vanliga verksamhetsdokument eftersom
restriktionerna till rummet skiljer sig från det ovannämnda arbetsrummet. Filtjänst är en lagringstjänst som agerar komplement för lagring av dokument med anledning av till exempel storlek eller att formatet inte är lämpligt att lagra i ett arbetsrum, eller i annat verksamhetssystem. Filtjänster består av en mappstruktur där åtkomst sker via utforskaren. I mappstrukturen kan behörighetsnivåer sättas till respektive mapp. Lokalt lagringsutrymme på fristående enheter där dokument lagras på lokal hårddisk i arbetsdator, surfplatta, telefon eller liknande, samt andra typer av externa enheter ska undvikas.
Dokument ska istället önskvärt lagras på server för att möjliggöra säkerhetskopiering och åtkomst för andra. Det är dessutom viktigt utifrån ett informationssäkerhetsperspektiv att lagring av dokument på fristående enhet undviks (Trafikverket, u.å).
Driftdokumentationen ligger i dagsläget lagrad på driftenhetens arbetsrum. Ett arbetsrum är en lagringsyta i SharePoint med behörighetshantering av vem som har åtkomst till materialet i arbetsrummet. I dagsläget är det personal på driftenheten som har åtkomst till arbetsrummet. De tekniknära förvaltarna som äger och ansvarar för dokumentationen har inte åtkomst till detta
arbetsrum och kan därför inte komma åt sin dokumentation utan kontakt med systemtekniker (Intervju 1, 14 april, 2020).
4.1.3 Kontroll av driftdokumentation
I dagsläget finns det ingen rutin för att kontrollera ifall informationen i driftdokumentationen stämmer mer än att den operativa ledaren gör stickprov på vissa dokument. Det saknas alltså en
kontrollmekanism för att granska kvalitén och ifall dokumentationen är uppdaterad. Utdaterad information blir uppmärksammad först när problemet inträffat (Intervju 1, 14 april, 2020).
4.1.4 Utmaningar
I tabell 1.5 har de olika problemområdena som studien haft fokus på sammanställts i den vänstra kolumnen. Problemen har bekräftats av flera respondenter med olika befattningar som sammanställts i den högra kolumnen.
Utmaningar Respondentens befattning
Utformningsprocess Operativ ledare för driftenheten, Tekniknära förvaltare
Utdaterad & inkomplett dokumentation Tekniknära förvaltare, Systemtekniker Tillgänglighet & Lagring Operativ ledare för driftenheten,
Systemtekniker
Driftdokumentationsinnehåll - mall Systemtekniker, Tekniknära förvaltare Tabell 1.5
