Besöksadress Stagneliusgatan 14B | Postadress Box 865, 391 28 Kalmar | Telefon 0480-45 15 00 | E-post gymnasieforbundet@gyf.se | www.gyf.se
CENTRAL KOMMUNIKATIONSPLAN – Coronaviruset
1.1 Bakgrund och syfte
Detta är ett arbetsdokument för arbetet kring hanteringen av coronaviruset, och dokumentet uppdateras löpande.
Med anledning av Coronaviruset spridning i världen och med Folkhälsomyndighetens höjda risknivå så arbetar Kalmarsunds gymnasieförbund och våra skolor förebyggande med att minska risken för smittspridning.
0 Kommunikationsplanen är ett stöd i planeringen för vilken som är den bästa kommunikationsinsatsen för gymnasieförbundets målgrupper, både internt och externt. Den ska ge svar på vad vi ska säga, genom vilka kanaler, när i tiden och till vem vi ska säga det.
Kommunikationsplanen är avgränsad till en förbundsgripande nivå utifrån den centrala riskbedömningen och handlingsplan för covid-19.
Planens syfte är att skapa en god planering och samordna samtliga kommunikativa insatser för bästa möjliga effekt.
Kommunikationsplanen tjänar också som ett internt diskussions- och förankringsunderlag.
1.2 Analys av nuläget
2021-11-26
Större delen av Sveriges invånare är vaccinerade. Trots att många är vaccinerade sker ändå smittspridning av covid-19. Vaccination stoppar inte smittspridning men hindrar från att bli allvarligt sjuk. Från höstterminen 2021 har alla elever i gymnasieförbundets skolor undervisning i skolornas lokaler. Informationsmaterial om att vaccinera sig har skickats ut till alla elever och antalet elever och personal Handläggare
Jenny Herlin Kommunikatör 0480-45 15 08 jenny.herlin@gyf.se
nationellt och regionalt i Kalmar län. Från och med 1 december införs nya restriktioner med anledning av att smittspridningen tagit fart.
1.3 Målgrupper
a.) Elever b.) Personal c.) Chefer
d.) Vårdnadshavare e.) Allmänheten f.) Förtroendevalda
1.4 Kommunikationsmål
a.) Elever
- ska känna sig lugna och trygga med att gå till skolan.
- ska veta hur de förebygger smittspridningen och hur de ska göra för att följa dessa råd.
- ska veta hur de ska agera om de är/blir sjuka.
- ska känna att de har den information de behöver vid ev. distans- och fjärrundervisning.
- ska veta om det förekommer smittspridning på skolan.
b.) Personal
- ska känna sig lugna och trygga med att gå till arbetet.
- ska veta hur de ska agera för att förebygga smittspridningen och följa dessa råd.
- ska veta hur de ska agera om de är/blir sjuka eller om deras elever blir sjuka.
- ska tycka att de har de bästa förutsättningarna för ev. distans- och fjärrundervisning.
- ska tycka att de har information om aktuella händelser och fattade beslut i organisationen.
- ska veta om det förekommer smittspridning på skolan.
c.) Chefer
- ska känna sig lugna och trygga med att gå till arbetet.
- ska veta hur de ska agera för att förebygga smittspridningen och följa dessa råd.
- ska veta hur de ska agera om de är/blir sjuka, eller om deras personal eller elever blir sjuka.
- ska tycka att de har den information de behöver för att kunna svara elever och personal på frågor som rör coronaviruset.
- ska tycka att de har den information de behöver för att kunna svara elever och personal på frågor som rör distans- och fjärrundervisning.
- ska tycka att de har information om aktuella händelser och fattade beslut i organisationen.
- ska tycka att de kan stå bakom fattade beslut så de kan ge tydliga direktiv och tydlig information till elever och personal.
- ska vara informerade om att det förekommer smittspridning på skolan.
d.) Vårdnadshavare
- ska känna sig lugna och trygga med att låta sina barn gå till skolan.
- ska få information om hur de och deras barn kan förebygga smittspridning.
- ska veta hur de ska agera om de eller deras barn är/blir sjuka.
- ska veta att deras barn har distans- och fjärrundervisning då det är aktuellt.
- ska känna att de har den information de behöver kring deras barns distans- och fjärrundervisning.
- ska veta om det förekommer smittspridning på sitt barns skola.
e.) Allmänheten
- ska förstå att gymnasieförbundet arbetar förebyggande med att minska smittspridningen.
- ska tycka att de får den information de behöver om hur förbundet arbetar med coronaviruset.
f.) Förtroendevalda
- ska tycka att de har den information de behöver om gymnasieförbundets arbete med coronaviruset och för att kunna fatta beslut som rör detta arbete.
- ska veta om det förekommer smittspridning i verksamheten.
1.5 Kommunikationsstrategier
• Vi ska arbeta kortsiktigt med kommunikationsplanen för att lösa de mest akuta situationerna.
• Vi ska arbeta strategiskt och proaktivt för att vara förberedda och därefter kunna informera på rätt sätt.
• Vi ska i vår kommunikation vara trovärdiga, tillgängliga och konsekventa.
• En aktiv omvärldsbevakning ska ge oss möjlighet att proaktivt hantera frågor som uppkommer.
• Ett aktivt nyhetsarbete ska sprida aktuell och saklig information om coronaviruset till förbundets målgrupper.
• Informationen ska ges i rätt tid, då mottagaren har behov av den.
• Vi samarbetar med andra berörda myndigheter, kommuner och parter för att nå ut med vår information brett.
• Vår kommunikationskedja ska följa styrkedjan och bestå av en tvåvägskommunikation.
1.6 Budskap och kanaler
Huvudbudskap
Gymnasieförbundet arbetar förebyggande med att minska smittspridningen av coronaviruset. Genom att vi följer de rekommendationer som Regeringen, Folkhälsomyndigheten, Region Kalmar och smittskyddsläkaren i Kalmar län ger så skapar vi förutsättningar för att minska smittspridningen.
Kanaler Interna kanaler
• Personliga möten
• E-post
• SundsNytt
• Insidan
• APT:er
• Google docs/delade dokument
Externa kanaler
• Webben
• E-post
• Affischer/posters
• Media
2.1 Kommunikation vid tecken på klustersmitta i verksamheten
När det finns tecken på smittspridning i vår verksamhet så ska vi informera elever, personal och förtroendevalda.
Informationen bör vara kortfattad och i stora drag innehålla:
• Ett bekräftat fall med koppling till verksamheten har konstaterats.
• Informera om att smittspårning pågår och att de personer som utsatts för smitta kommer att kontaktas separat.
• Påtala vikten av att följa Folkhälsomyndighetens allmänna råd (håll avstånd, handhygien, stanna hemma om du är sjuk)
• Informera om att alla ska vara uppmärksamma på symptom, även lindriga.
• Stanna hemma vid symptom och beställ provtagning på 1177.se
Förslag på innehåll i information
Information till berörda elever görs av rektor- Vad har hänt? Vilka grupper/elever är berörda? Vad händer med de som går i samma klass? Hur ska de agera? De ska vara uppmärksamma på symptom och rapportera sjukdom till mentor/lärare på vanligt sätt.
Vid beslut om fjärrundervisning, information till vårdnadshavare (för elever under 18 år) görs av rektor
- Vad har hänt? Vilka grupper/elever är berörda? Vad händer med de som går i samma klass? Hur ska de agera? De ska vara uppmärksamma på symptom och rapportera sjukdom till mentor/lärare på vanligt sätt.
Information till personal på skola/enhet görs av närmaste chef
- Vad har hänt? Hur hanterar skolan det? Vilka grupper/elever är berörda? Vad händer med de som inte är berörda? Hur ska de agera? De ska vara uppmärksamma på symptom och rapportera sjukdom till ansvarig chef på vanligt sätt.
3.1 Aktivitetsplan/kommunikationsmål, budskap och aktiviteter per målgrupp
Målgrupp Kom.mål Budskap Kanal Aktivitet Ansvarig Status
Elever Elever ska känna sig trygga med att gå till sin skola och få undervisning.
Elever ska veta hur de förebygger smittspridningen och hur de ska göra för att följa dessa råd.
Elever ska veta hur de ska agera om de är/blir sjuka.
Elever ska känna att de har den information de behöver och förutsättningarna för ev. distans- och fjärrundervisning.
Elever ska veta om det förekommer smittspridning på skolan.
Information om hur alla i skolan ska göra för att minska
smittspridningen. De ska veta hur de ska agera om de blir sjuka eller är i riskgrupp. Om undervisningen blir på fjärr- eller distans så ska de få information om hur länge och i vilken omfattning. Om det förekommer smittspridning på skolan så ska elever få
information om detta för att kunna följa rekommendationerna för att bromsa smittspridningen.
E-post Webb
Sociala medier
E-post med information skickas av skolledningarna kontinuerligt till alla gymnasieelever.
E-post med
förbundsövergripande information skickas ut vid behov.
Information
publiceras på skolans hemsida samt gyf.se för eleverna.
Viss information sprids via olika konton på sociala medier som t.ex.
lunchpaket via skolrestaurangernas konton.
Skolledning
Kommunikatör
Webbredaktörer/
Kommunikatör
Skolans publicerare/
Kommunikatör
Personal Personal ska känna sig trygga med att gå till sin
arbetsplats.
Personal ska veta hur de ska agera för att förebygga smittspridningen och följa dessa råd.
Personal ska veta hur de ska agera om de är/blir sjuka eller om deras elever blir sjuka.
Personal ska känna att de har den information de behöver för att kunna svara på frågor om ev.
distans- och fjärr- undervisning.
Personal ska tycka att de har de bästa förutsättningarna för distans- och fjärrundervisning.
Personal ska tycka att de har
information om aktuella händelser
Information om hur alla i skolan ska göra för att minska
smittspridningen. De ska veta hur de ska agera om de själva eller deras elever blir sjuka eller är i riskgrupp. Information om beslut som tas och som påverkar personalen och eleverna. Om undervisningen blir på fjärr- eller distans så ska personalen få information om hur länge och i vilken omfattning. Om det förekommer smittspridning på skolan så ska personal få information om detta för att kunna följa rekommendationerna för att bromsa smittspridningen.
E-post
APT:er
Webb/insidan/
SundsNytt
Sociala medier
E-post
E-post med information skickas kontinuerligt ut av skolledningarna.
Viktig information tas upp på personalens APT:er.
Information publiceras på förbundets insidan för personalen.
Viss information sprids via olika konton på sociala medier.
Alla press-
meddelanden skickas till all personal och alla förtroendevalda för kännedom innan det skickas till media.
Skolledningarna
Skolledningarna
Kommunikatör
Kommunikatör
Kommunikatör
organisationen.
Personal ska veta om det förekommer smittspridning på skolan.
Förtroendevalda Förtroendevalda ska tycka att de har den information de behöver om gymnasieförbundets arbete med
coronaviruset och för att kunna fatta beslut som rör detta arbete.
Förtroendevalda ska veta om det förekommer smittspridning i verksamheten.
De förtroendevalda hålls informerade om aktuellt läge på skolorna och får information om de förebyggande åtgärder som görs inom verksamheten.
Personliga möten/E-post SundsNytt
E-post Webb
Genom e-post och direktionsmöten hålls direktionen
uppdaterade.
Alla press-
meddelanden skickas till all personal och alla förtroendevalda för kännedom innan det skickas till media.
Förbundsledning/
Kommunikatör
Kommunikatör
Chefer Chefer ska känna sig lugna och trygga med att gå till arbetet.
Chefer ska veta hur de ska agera för att förebygga
smittspridningen och följa dessa råd.
Information om hur vi arbetar med att minska smittspridning i gymnasieskolan och på vuxenutbildningen. De ska veta hur de ska agera om de själva eller deras elever blir sjuka eller är i riskgrupp. Information om beslut som tas och som påverkar personalen och eleverna. Om det förekommer smittspridning på skolan så ska chefer få
information om detta för att kunna
E-post/ CSK
Personliga/digi tala möten/ E- post/Telefon
Central
riskbedömnings- protokoll
Riktlinjer, planer och beslut som tagits informeras genom möten eller via delade dokument.
CSK/HR-specialist
Förbundsdirektör/
VOC/Planerings- chef/
Kontin
Chefer ska veta hur de ska agera om de är/blir sjuka, eller om deras personal eller elever blir sjuka.
Chefer ska tycka att de har den
information de behöver för att kunna svara elever och personal på frågor som rör coronaviruset.
Chefer ska tycka att de har den
information de behöver för att kunna svara elever och personal på frågor som rör distans- och fjärrundervisning.
Chefer ska tycka att de har information om aktuella händelser och fattade beslut i organisationen.
Chefer ska tycka att de kan stå bakom fattade beslut så de kan ge tydliga direktiv och tydlig
följa rekommendationerna för att bromsa smittspridningen.
elever och personal.
Chefer ska vara informerade om att det förekommer smittspridning på skolan.
Vårdnadshavare Vårdnadshavare ska känna sig trygga med att ha sina barn i skolan.
Vårdnadshavare ska känna sig lugna och trygga med att låta sina barn gå till skolan.
Vårdnadshavare ska få information om hur de och deras barn kan förebygga smittspridning.
Vårdnadshavare ska veta hur de ska agera om de eller deras barn är/blir sjuka.
Vårdnadshavare ska veta att deras
Information om vilka
förebyggande åtgärder som görs inom gymnasieförbundets skolor för att minska smittspridningen och hur eleverna kan göra för att hjälpa till att minska
smittspridningen i våra skolor. De ska få information om hur de ska gå tillväga om deras barn blir sjuka eller är i riskgrupp. Om undervisningen blir på fjärr- eller distans så ska personalen få information om hur länge och i vilken omfattning. Om det förekommer smittspridning på skolan så ska vårdnadshavare få kännedom om detta i de fall då det är aktuellt för att kunna se till så att deras barn följer
rekommendationerna för att bromsa smittspridningen.
Brev/E-post
Webb
Sociala medier
Personligt brev/E- post till
vårdnadshavare för elever under 18 år.
Information publiceras på våra hemsidor och i vissa fall våra sociala mediekonton.
Skolledning Kommunikatör
Kommunikatör
barn har distans- och fjärr-
undervisning då det är aktuellt.
Vårdnadshavare ska känna att de har den information de behöver kring deras barns distans- och fjärrundervisning.
Vårdnadshavare ska veta om det förekommer smittspridning på sitt barns skola.
Allmänheten Allmänheten ska veta hur och på vilket sätt som gymnasieförbundet arbetar
förebyggande med att minska
smittspridning.
Allmänheten ska tycka att de får den information de behöver om hur förbundet arbetar med coronaviruset.
Allmänheten ska veta när och i vilken omfattning när
Information om vilka
förebyggande åtgärder som görs inom gymnasieförbundets skolor för att minska smittspridningen.
Information om beslut kring fjärr- eller distansundervisning ska informeras ut till allmänheten.
Webb
Sociala medier
Media
Information publiceras på våra hemsidor och i vissa fall våra sociala mediekonton.
Pressmeddelanden om viktiga beslut eller händelser skickas vid behov till media. Alla pressmeddelanden skickas till all personal och alla förtroendevalda för kännedom innan det skickas till media.
Kommunikatör
Kommunikatör
inför distans- och fjärrundervisning för gymnasieskolan och vuxen- utbildningen.
