Stockholms läns landsting
1 (2)Landstingsrådsberedningen SKRIVELSE
2013-06-05 LS 1304-0576
LANDSTINGSSTYRELSEN
1 3-06- 1 8 0001 0
Landstingsstyrelseå.
Samarbetsavtal avseende OpenLab
Föredragande landstingsråd: Torbjörn Rosdahl Ärendebeskrivning
Förslag till att Stockholms läns landsting, Stockholms stad, Länsstyrelsen i Stockholms län, Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola tecknar avtal avseende OpenLab, ett gemensamt forum för att analysera och hitta lösningar på komplexa
samhällsutmaningar.
Förslag till beslut
Landstingsrådsberedningen föreslår landstingsstyrelsen besluta
att Stockholms läns landsting ingår samarbetsavtal avseende OpenLab i enlighet med bifogat förslag
att uppdra åt landstingsstyrelsens ordförande att slutföra och underteckna samarbetsavtalet för OpenLab för perioden den i maj 2013 till den 31 december 2016.
Landstingsrådsberedningens motivering
Stockholms läns landsting har tillsammans med Stockholms stad, Länsstyrelsen i Stockholms län, Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola inlett ett samarbete för att gemensamt hitta lösningar på komplexa framtidsfrågor för den växande regionen.
OpenLabs verksamhet kännetecknas av att olika kunskapsområden arbetar tillsammans för att komma fram med förslag till innovativa lösningar. Det gör det möjligt för landstinget att ta del av olika typer av kompetenser och kunskapsområden för att lösa komplexa framtidsutmaningar. OpenLab kan även vara ett forum för rekrytering av framtida medarbetare. Resultaten kommer att utvärderas i en extern granskning efter två år.
JL Stockholms läns landsting 2 (2)
SKRIVELSE
2013-06-05 LS 1304-0576
Beslutsunderlag
Landstingsdirektörens tjänsteutlåtande den 15 maj 2013 Förslag till samarbetsavtal avseende OpenLab
Stockholms läns landsting
1 (3)Landstingsstyrelsens förvaltning TJÄNSTEUTLÅTANDE
2013-05-15 LS 1304-0576
Landstingsstyrelsen
Samarbetsavtal avseende OpenLab
Ärendebeskrivning
Förslag till att Stockholms läns landsting, Stockholms stad, Länsstyrelsen i Stockholms län, Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola tecknar avtal avseende OpenLab, ett gemensamt forum för att analysera och hitta lösningar på komplexa
samhällsutmaningar.
Beslutsunderlag
Landstingsdirektörens tjänsteutlåtande den 15 maj 2013 Förslag till samarbetsavtal avseende OpenLab
Förslag till beslut
Landstingsstyrelsen föreslås besluta
att Stockholms läns landsting ingår samarbetsavtal avseende OpenLab i enlighet med bifogat förslag
att uppdra åt landstingsstyrelsens ordförande att slutföra och underteckna samarbetsavtalet för OpenLab för perioden den 1 maj 2013 till den 31 december 2016.
Förvaltningens förslag och motivering
Sammanfattning
Stockholms läns landsting har i samverkan med Stockholms stad, Länsstyrelsen i Stockholms län, Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola arbetat fram konceptet Openlab. Det är en verksamhet och fysisk plats där studenter, lärare och forskare från Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns
högskola arbetar med uppdrag från Stockholms läns landsting, Stockholms stad och Länsstyrelsen i Stockholms län. Målet är ett gemensamt samarbete för att kunna analysera och hitta lösningar på komplexa
samhällsutmaningar. Landstingsstyrelsen föreslås nu besluta att
Stockholms läns landsting
2 ( 3 )TJÄNSTEUTLÅTANDE
2013-05-15 LS 1304-0576
Stockholms läns landsting ingår samarbetsavtal avseende OpenLab. Vidare att landstingsstyrelsens ordförande föreslås få i uppdrag att slutföra och underteckna avtalet om att OpenLab ska bedrivas med gemensam finansiering under perioden den i maj 2013 till den 31 december 2016.
Bakgrund
Stockholms läns landsting, Stockholms stad, Länsstyrelsen i Stockholms län, Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola har inlett ett samarbete med syftet att skapa en arena för att gemensamt hitta lösningar på komplexa framtidsfrågor för den växande regionen.
Kännetecknande för OpenLabs verksamhet är att olika kunskapsområden arbetar tillsammans för att komma fram med förslag till innovativa lösningar. Detta möjliggör för landstinget att ta del av olika typer av kompetenser och kunskapsområden för att lösa komplexa
framtidsutmaningar. OpenLab kan även vara ett forum för rekrytering av framtida medarbetare. De två initiala fokusområdena för OpenLab är: "Den växande staden" samt "Den hållbara staden". OpenLab ska kontinuerligt verka för att interdisciplinära kurser ges inom angivna teman.
En försöksverksamhet med OpenLab bedrivs år 2013 som en halvfartskurs för magisterstudenter där Stockholms läns landsting och Stockholms stad ger uppdrag åt studenter från olika discipliner. Kursen ges vid KTH men kan sökas av studenter från alla lärosäten i regionen.
Landstinget kommer att ge ett antal uppdrag per år till OpenLab. Uppdrag kommer att genomföras som magisterkurser. OpenLab kan även komma att bedriva multidisciplinär forskning utifrån de samhällsutmaningar som landstinget och de andra offentliga aktörerna identifierar. OpenLab planeras i ett första skede att bedrivas fram till år 2016.
Open Lab bedrivs under år 2013 i temporära lokaler på KTH campus men kommer att flytta in i nyrenoverade lokaler på KTH campus, Valhallavägen 79 under år 2014. Dessa lokaler planeras att vara en kombination av
arbetsplats/utvecklingsmiljö samt miljö för att visa upp länets samarbete med akademin och näringslivet genom direkta projekt och utställningar.
Som en av parterna kan landstinget använda dessa lokaler för olika typer av aktiviteter relaterade till OpenLab.
Överväganden
De utmaningar som kommer att belysas inom ramen för OpenLab stämmer väl överens med frågor som lyfts fram i strategiska styrdokument som Framtidsplan för hälso- och sjukvården samt Regional utvecklingsplan för
Stockholms läns landsting
3 ( 3 ) TJÄNSTEUTLÅTANDE2013-05-15 LS 1304-0576
Stockholmsregionen. Förvaltningen föreslår därför att landstingsstyrelsen beslutar att Stockholms läns landsting ingår avtal om samverkan i
OpenLab. Vidare att landstingsstyrelsens ordförande får i uppdrag att slutföra och underteckna avtalet om samverkan i OpenLab. Sådana justeringar av avtalet som inte påverkar Stockholms läns landstings kostnadsansvar och inte är av principiell beskaffenhet är möjliga för landstingsstyrelsens ordförande att göra. OpenLabs resultat kommer att utvärderas i en extern granskning efter två år.
Ekonomiska konsekvenser av beslutet
Samarbetet i OpenLab finansieras gemensamt mellan parterna. Stockholms läns landsting föreslås bidra med 3000000 kronor per år vilket motsvarar 30 procent av den totala finansieringen. För år 2013 blir kostnaden
1550 000 kronor vilket ryms inom befintlig budget. Kostnaden för perioden 2014-2016 finns med i föreslagen budget inför 2014 med planeringsåren 2015 och 2016.
Miljökonsekvenser av beslutet
I enlighet med landstingets Miljöpolitiska program 2012-2016 har hänsyn till miljön beaktats och slutsatsen är att det inte är relevant med en
miljökonsekvensbedömning i detta ärende.
Toivo Heinsoo Landstingsdirektör
Mellan Stockholms Stad genom dess kommunstyrelse, organisationsnr 212000-0142, Stockholms läns landsting, organisationsnr 232100-0016, Karolinska Institutet,
organisationsnr 202100-2973, Kungliga Tekniska Högskolan, nedan " K T H " , organisationsnr 202100-3054, Länsstyrelsen i Stockholms län, organisationsnr 202100-2247, Stockholms Universitet, organisationsnr 202100-3062, samt Södertörns Högskola, organisationsnr 202100-4896, nedan gemensamt benämnda "Parterna" och var och en "Part", har träffats följande
SAMARBETSAVTAL
avseende Open Lab
1. Bakgrund
Parterna har diskuterat möjligheterna för att skapa ett gemensamt samarbete för att bland annat kunna analysera och hitta lösningar på komplexa samhällsproblem. Samarbetet är tänkt att bedrivas under beteckningen OpenLab.
Parterna har tidigare tecknat en gemensam avsiktsförklaring med avsikt att hyra en lokal belägen på K T H Campus med adress Valhallavägen 79 för OpenLabs verksamhet under perioden 2014-2016.
Parterna har tidigare beslutat om ett gemensamt Intentionsdokument om OpenLab som närmare beskriver dess syfte och verksamhet.
2. Syfte
Parterna medverkar i ett strategiskt samarbete, benämnt OpenLab, vars syfte är att gemensamt bidra med förslag till lösningar på komplexa samhällsfrågor för den växande och hållbara Stockholmsregionen genom nya interdisciplinära samarbeten mellan traditionella
kunskapsområden. OpenLab är inte en egen juridisk person.
Open Lab ska
• bidra till nytänkande och nya interdisciplinära arbetssätt för att möta den växande och hållbara stadens utmaningar,
• tydliggöra och stärka samarbetet mellan parterna,
• stärka kompetensförsörjningen och öka kvalitén i de olika verksamheterna samt
• bredda studenternas arbetsmarknad och bidra till ökad anställningsbarhet.
3. Open Labs verksamhet och mål
OpenLab är ett samarbete mellan Parterna för att möjliggöra kurser och programverksamhet hos medverkande lärosäten. Verksamheten bedrivs i huvudsak i en lokal belägen på K T H Campus med adress Valhallavägen 79 som K T H hyr av Akademiska hus för bland annat OpenLabs verksamhet. Parterna har ett gemensamt ansvar för verksamheten. För kurserna tillämpas regelverk vid respektive lärosäte.
Kurser
OpenLab ska kontinuerligt verka för att lärosätena ger interdisciplinära kurser inom temana Den hållbara staden och Den växande staden. Dessa kurser har kursplaner som är fastställda vid samt examineras av respektive lärosäte.
Pro gramverksamheten
Inom OpenLab ska bedrivas aktiviteter som anknyter till och kompletterar de kurser lärosätena ger enligt ovan. Det kan vara seminarier, workshops, utställningar och andra aktiviteter som stärker de resultat som kurserna genererat. Aktiviteterna kan även vara forskningsrelaterad verksamhet där forskare vid lärosätena samt uppdragsgivare deltar.
OpenLab ska bland lärosätenas egna forskningsmiljöer uppfattas som en tillgång som hjälper till att utveckla forskningen vid lärosätena.
4. Parternas åtaganden
4.1 Parternas roller
Stockholms stad, Stockholms läns landsting och Länsstyrelsen i Stockholms län ska lämna förslag på frågeställningar till OpenLabs kurser. Dessa Parter ska i samband därmed också i rimlig omfattning kunna bistå med underlag, information och aktiv medverkan under kursernas genomförande.
Karolinska Institutet, K T H , Stockholms universitet och Södertörns högskola (Lärosätena) ska registrera och genomföra interdisciplinära poängbärande kurser som OpenLabkurser.
4.2 Finansering samt andra tillkommande intressenter
Finansieringen av OpenLab fördelas så att Stockholms stad, Stockholms läns landsting och Länsstyrelsen i Stockholms län gemensamt står för cirka två tredjedelar samt Lärosätena gemensamt för cirka en tredjedel för de kostnader som inte har annan finansiering. Den exakta fördelningen, Finansieringsfördelningen, mellan Parterna är följande:
Parter Andel
Stockholm läns landsting 30 procent
Länsstyrelsen 2 procent
Stockholms stad 30 procent
Karolinska Institutet 12 procent
K T H 12 procent
Stockholms universitet 12 procent Södertörns högskola 2 procent
Summa: 100 procent
Finansieringen avser kostnader för OpenLabs administration, programverksamhet, lokaler och kurser i den utsträckning som dessa kostnader inte täcks av lärosätenas anslag för
kursverksamhet. Verksamhetschefen ansvarar för att budgeten inte överskrids.
År 2013 uppgår den totala kostnaden att fördela mellan parterna till 5 160 000 kr. Budget för kommande år beslutas av Styrgruppen senast 31 oktober året före budgetåret.
Från år 2014 kan tillkomma extern finansiering från företag och andra aktörer som vill finnas i OpenLab samt projektmedel från andra finansiärer bland andra Vinnova eller E U . Om extern finansiering tillkommer på ett sådant sätt att Parternas bidrag totalt kan minskas, görs den minskningen proportionellt med bibehållen andel för varje part. Extern finansiering bör inte ske enbart med syfte på att få verksamheten att växa, utan ska bidra till att minska de offentliga aktörernas bidrag till finansieringen.
Medverkan från andra aktörer, till exempel företag, ska ske för att komplettera och stärka OpenLabs kurser och programverksamhet och ha en tydlig anknytning till dessa
verksamheter.
5. Organisation och beslut
En Styrgrupp skall bildas med en representant från respektive Part. För representant ska Part utse suppleant. Styrgruppen sammanträder efter behov dock minst två gånger årligen.
Stockholms stad är ordförande och sammankallande. Styrgruppen skall upprätta en arbetsordning som närmare anger hur det gemensamma samarbetet är tänkt att fungera.
Beslut i Styrgruppen fattas med övervägande majoritet, d.v.s. när minst 2/3 av
representanterna ställer sig bakom förslaget. Styrgruppen är endast beslutsför när 2/3 av styrgruppen är närvarande.
En fråga skall hänskjutas till Part för beslut när parts representant i Styrgruppen inte har mandat att besluta för Parts räkning. Budgetfrågor ska hänskjutas till respektive Part.
Av respektive Part beslutad budget är alltid är en begränsning vid beslut med ekonomiska konsekvenser.
Alla beslut i styrgruppen ska dokumenteras i protokoll som ska justeras. Dessa beslut kan i vissa fall leda till tillägg i detta samarbetsavtal.
Beslut om verksamhetens övergripande imiktning, ekonomi, ny parts inträde och övriga frågor av principiell art fattas av Styrgruppen. Vilka frågeställningar som ska användas inom ramen för kurserna beslutas också av Styrgruppen.
OpenLabverksamhet ska ledas av en verksamhetschef som är anställd på K T H .
Verksamhetschefen har ett ansvar för att verksamheten bedrivs i enlighet detta avtal samt är föredragande i styrgruppen. OpenLab ska årligen till Styrgruppen samt respektive Part senast den 1 oktober insända verksamhetsplan med budget för det kommande året samt senast den 1 mars verksamhetsberättelse inklusive bokslut och ekonomisk rapportering för det gångna året.
Verksamhetschefen ansvarar för att ta fram dessa dokument.
6. Tillgång till resultat/data
Parternas förhoppning är att OpenLabs verksamhet skall leda till intressanta och nyttiga förslag till lösningar på de problem som är relevanta för samarbetet. Avsikten är att resultaten skall tillgängliggöras och spridas i så stor utsträckning som möjligt. Verksamhetschefen ska informera studenter och andra eventuellt tillkommande parter om dessa förutsättningar.
7. Information om samarbetet
Part får inte nyttja annan Parts logotype, närings- eller varukännetecken utan föregående samtycke.
8. Sekretess
I förhållandet mellan Parterna tillämpas bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
9. Avtalstid och upphörande samt parts utträde
Detta samarbetsavtal gäller fr.o.m. den 1 maj 2013 t.o.m. den 31 december 2016.
För det fall ingen av Parterna sagt upp avtalet till upphörande senast sex (6) månader före avtalstidens utgång, förlängs avtalet med successiva perioder om ett och ett halvt (1,5) år med samma uppsägningstid. Uppsägning skall för att vara giltig ske skriftligen till de andra Parternas officiella ordinarie adress.
Vill Part inte längre delta i OpenLabs samarbete ska denne genom ett beslut i Styrgruppen uteslutas ur Samarbetsavtalet. Om så sker skall de kvarvarande Parterna besluta om en ny Finansieringsfördelning. Uppsägningstiden är tre (3) månader efter styrgruppsbeslutet. Det åligger frånträdande Part att fullgöra sina förpliktelser under uppsägningstiden.
Om förutsättningarna för OpenLab väsentligen ändras kan Parterna överenskomma om att detta Avtal ska upphöra. Om så sker har Högskolepart rätt att utfå skälig ersättning för utfört arbete samt för styrkta nödvändiga awecklingskostnader.
Bryter Part mot detta avtal är han på begäran av drabbad Part skyldig att vidta rättelse och fullgöra sina skyldigheter om fullgörelse rimligen kan påfordras.
10. Ny parts inträde
En ny part kan inträda i Samarbetsavtalet efter ett enhälligt beslut i Styrgruppen.
Anslutningen sker genom att Samarbetsavtalet ersätts av ett nytt avtal som skall påtecknas av samtliga Parter i det nya avtalet. I det nya avtalet skall det finnas med en ny
Finansieringsfördelning.
11. Icke-exklusivitet och begränsningar i deltagandet
Stockholms stads och Stockholms läns landstings medverkan i detta avtal begränsas av de särskilda inskränkningar som följer av svensk rätt, särskilt kommunallagen (1991:900).
12. Tillägg och ändringar
Tillägg och ändringar i detta avtal skall, för att bli gällande mellan Parterna, vara skriftliga och undertecknade av Parterna.
13. Force Majeur
Händelser utanför Parts kontroll som förhindrar uppdragets genomförande befriar Parten från skyldighet att fullgöra en förpliktelse, som förhindras av händelsen, utan rätt till eventuellt skadestånd från annan Part. Varje part är dock skyldig att, så långt det är ekonomiskt försvarbart, arbeta för att motverka skador av den inträffade händelsen.
14. Tvistelösning
Svensk rätt skall tillämpas på detta avtal. Tvist på grund av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandlingar. Är det inte möjligt ska tvist avgöras av Stockholms tingsrätt i första instans.
15. Adresser och kontaktpersoner
Varje Part ska hålla verksamhetschefen uppdaterad om namn och kontaktuppgifter på kontaktperson för respektive Part.
För det fall en Part behöver byta kontaktperson ska detta meddelas övriga Parter så snart som möjligt.
16. Avtalets giltighet
Detta avtal är till alla delar förfallet utan ersättningsrätt för någondera parten om inte Parterna senast den 31 augusti 2013 godkänner avtalet genom beslut som senare vinner laga kraft.
Detta avtal har upprättats i sju (7) likalydande exemplar, varav Parterna tagit var sitt.
Stockholm den 11 april 2013
Sten Nordin Finansborgarråd Stockholms stad
Torbjörn Rosdahl Finanslandstingsråd Stockholms läns landsting
Anders Hamsten Rektor
Karolinska Institutet
Peter Gudmundson Rektor
Kungliga Tekniska högskolan
Chris Heister Landshövding
Länsstyrelsen i Stockholms län
Astrid Söderbergh Widding Rektor
Stockholms universitet
Moira von Wright Rektor
Södertörns högskola
