Postadress: Besöksadress: Telefon och Fax: E-post och webb: Bankgiro: Postgiro:
Box 3395 Kammakargatan 7 +46 8 22 14 13 info@projektforum.se 800-4251 35 83 53-1
Verksamhetsberättelse 2013
Ideella föreningen Svenskt Projektforum 802008-4102
Räkenskapsåret 2013-01-01—2013-12-31
Föreningen har under 2013 arbetat med följande vision och mission som riktmärke.
Föreningen SPFs vision är att vara det ledande forumet för alla olika intressenter i projekt, såsom projektägare, projektstyrgrupper, projektledare och projektmedlemmar inom olika branscher. Vi skall vara första val i olika frågeställningar som rör t.ex. certifiering,
erfarenhetsutbyte och kompetens-utveckling kring projekt. Vår förening skall ha positiv medlemstillväxt varje år.
SPFs mission är att lyfta fram projektledning som profession och projekt som arbetsform samt verka för att arbetsformen utvecklas och blir alltmer effektiv och professionell.
Genom att vara medlem i Svenskt Projektforum stödjer och påverkar Du utvecklingen av projekt som arbetsform och därmed också utvecklingen inom många områden.
Svenskt projektforum har under 2013 präglats av lyckade arrangemang, bra medlemstillströmning och utveckling av vår verksamhet framför allt inom certifieringsområdet.
Under 2013 har det skett en hel del förändringar i Svenskt Projektforums verksamhet, både på kansliet och inom styrelsen. Föreningen har dock lyckats hantera situationen på ett framgångsrikt sätt och skapat stabilitet för både verksamheten och personalen. Under året har styrelsearbetet utvecklats och strategiska ledningsgrupper sk SLG för de olika
verksamhetsområdena har bildats med representater från styrelsen och kansliet och
verksamhetsplaneringen har kunnat ske effektivt och strukturerat. 2013 års positiva resultat ger en stabil grund för framtida satsningar.
Föreningens tidning Projektvärlden har givits ut 4 gånger under året och den ansiktslyftning som genomförts har mottagits positivt.
Våra två konferenser Projektverktygsdagen 2013 och Projektforum 2013 har genomförts med ett bra resultat.
Under året har en fortsatt effektivisering av processer och föreningens IT stöd utförts vilket ger bra effekter .
Antalet IPMA Certifieringar fortsätter att stiga och under 2013 har vi haft 632 kandidater vilket är rekord. D-nivån haft 369 kandidater, C-nivån 139, B-nivån 72 och på A-nivån 2 st.
Under 2014 kommer de första engelska omgångarna erbjudas på B och C-nivå.
1. Medlemskap i föreningen
Medlemskap tecknas för 12 månader med rullande förnyelse. Vid ingången av 2013 hade föreningen 1526 betalande medlemmar och vid utgången 1593 betalande medlemmar. Detta är den beräkning som ger lägst medlemsantal, dvs de som betalat medlemskap under året.
Om vi även räknar de som är hedersmedlemmar, partnermedlemmar och nyanmälda samt de som fått påminnelser o.s.v. har föreningen 1850 medlemmar.
Utöver dessa medlemskap finns även en mängd medlemmar på kostnadsfria ”vän-
medlemskap (ca 300 st), samt en LinkedIn grupp med 3700 medlemmar och followers på Facebook (drygt 500).
Ingalill Abrahamsson ansvarar för försäljning av medlemskap och administrationen av medlemsregistert med kontaktuppgifter.
2. IPMA Certifiering
Intresset för certifiering har ökat under 2013. Målet för 2013 var att öka antalet certifieringar med 15% vilket överträffades. Det totala antalet certifierade har ökat med 19,1% jämfört med 2012.Under året har en avgiften för certifieringen höjts med ca 3%.
För att erbjuda alla nivåer gällande IPMA cerifiering är det från och med januari 2013 möjligt att genomföra A-nivå certifiering i Sverige. Detta har tidigare inte varit möjligt utan dessa certifieringsomgångar har genomförts av Dansk Projektledelse i Danmark.
Under året har även flera effektiviseringar av cerifieringsprocessen genomförts med förenkling av rutiner och processer.
Genom ca 55 omgångar har sammanlagt 632 kandidater genomfört certifiering varav 456 har blivit godkända.
Antal godkända certifieringar 2013 - Nivå A: 1 person
- Nivå B: 43 personer - Nivå C: 128 personer - Nivå D: 254 personer
Under året genomfördes två informationsmöten ett i Stockholm och Göteborg. Utöver detta genomfördes ett flertal interna presentationsseminarier om certifiering hos olika
organisationer.
Under 2013 har Isabelle Kalldin och Karin Berntsson ansvarat för administrationen av certifieringsverksamheten och koordinerar alla certifieringsomgångar med kandidater, assessorer, lokaler och dokumentation på Projectplace. Utöver detta så ägnas en stor del åt att bemöta kandidater och svara på frågor och annan praktisk hantering. Genomförda
certifieringar balanseras löpande och resultatavräknas när de är fullt genomförda.
Svensk Projektforum genomförde i oktober en såkallad intermediate check beträffande rätten att certifiera enligt IPMAs system. Granskningen utfördes av Werner Schmehr från IPMA i Tyskland. Rapporten innehåll inga anmärkningar.
2.1. Strategiska ledningsgruppen för certifieringsverksamheten
Strategiska ledningsgruppen (SLG) ansvarar för att övervaka, utvärdera, förbättra och utveckla certifieringsverksamheten. I IPMA SLG ingår även strategiskt ansvar för övriga IPMA produkter såsom IPMA registrering, IPMA Delta och IPMA Young crew.
Arbetet i IPMA SLG har under 2013 genomförts av fem medlemmar:
en medlem från SPF styrelse som även är ordförande för SLG
SPF’s verksamhetschef
en representant för assessorerna
certifieringsansvarig
en ytterligare medlem från SPF styrelse
SLG har månadsvisa möten och har under året arbetat med strategisk ledning och bla verkat för att stärka certifieringsprocessen och har bland annat arbetat fram underlaget för
införandet av IPMA nivå A.
2.2. Utvecklingsgruppen
Utvecklingsgruppen (Scheme Committee) utarbetar rekommendationer för underhåll och utveckling av certifieringsverksamheten. Medlemmarna i utvecklingsgruppen representerar viktiga intressenter till certifieringssystemet. Gruppen har för närvarande sju medlemmar.
Under året har gruppen arbetat med granskning av NCB 3.2 och sammanträtt 5 gånger.
2.3. Överklagandenämnden
Överklagandenämnden behandlar överklaganden från certifieringskandidater. Nämnden har tre medlemmar. Under året har sex överklaganden behandlats. Samtliga har noga övervägts och efter slutdiskussioner har samtliga avslagits. Av de sex överklaganden som gjorts var två relaterade till assessorers bemötande mot kandidater. Berörda assessorerar har vidtalats och det har även föranlett en översyn och kvalitetshöjning av assessorernas arbete överlag.
2.4. Operativa ledningsgruppen för certifieringsverksamheten
Operativa ledningsgruppen (OLG) fattar beslut i operativa frågor. Operativa ledningsgruppen består av SPF verksamhetschef, certifieringskoordinator samt certifieringsansvarig. OLG sammanträder varannan vecka.
2.5. Assessorer
Assessorer bedömer kandidater och rekommenderar godkännande eller underkännande.
Under året har tre assessorer avgått samt fem assessorskandidater rekryterats. Antal
assessorer är 27 st. Under året har två utbildningstillfällen för assessorer arrangerats. Under året har en arvodeshöjning på ca 3% för assessorerna genomförts vilket bla baseras på att det införts processsteg i cerifieringsprocessen vilket medför extra arbetsinsats för assessorerna.
2.6. Certifieringsansvarig
Certifieringsansvarig godkänner respektive underkänner kandidater baserat på assessorernas rekommendationer.
Certifieringsansvarig är Per-Olof Sandberg.
2.7. IPMA Certification Systems Panel (CSP)
CSP är ett internationellt forum för utbyte av erfarenheter och metoder gällande IPMA certifiering samt är en referensgrupp för IPMA Certification Validation Management Board (CVMB). CSP möts två gånger om året, i mars och september. Certifieringsansvarig eller ställföreträdande har representerat SPF vid CSP möten under året.
2.8. IPMA Utveckling
Under 2012 startades ett omfattande internationellt arbete på central IPMA nivå med att utveckla IPMAs kompetensbas, IPMA Competence Baseline (ICB) och regelverk, IPMA Certification Regulations and Guidelines (ICRG) med mål att harmonisera och modernisera IPMAs ramverk. Detta arbete pågår och nästa version av ICB 4.0 och ICRG 4.0 beräknas vara klart år 2015. Det är ett omfattande arbete som genomförs och arbetet utförs vid fåtal
personliga arbetsmöten, arbetsmöten via telefon samt stor del eget arbete däremellan. Det är några få personer som representerar Svenskt projektforum i detta arbete och det är viktigt att det är ett kärnteam som ges kontinutiet över tid för att få god framfart. Detta arbete utförs oavlönat men omkostnader i samband med resor täcks av SPF.
3. IPMA Registrering
IPMA registrering är en IPMA produkt med syfte att verifiera innehållet i
projektledarutbildningar med referens till IPMAs ramverk för projektledarkompetens. IPMA registrering infördes i Sverige under 2011 i form av en 3-årig pilot. I piloten var det tio stycken utbildningsföretag som genomgick denna verifiering. Då pilotperioden avslutas under 2014 har det under 2013 utförts ett arbetet med att utvärdera piloten samt behovet och potentialen med att fortsätta erbjuda IPMA registrering i Sverige. Beslut gällande IPMA registrerings fortsättning fattas av styrelsen inom kort.
4. Samarbeten
4.1. Skandinaviskt samarbete
Danmark, Norge och Sverige samarbetar i certifieringsfrågor, bland annat genom utbyte av assessorer. Under året har ett skandinaviska samordningsmöte anordnats. Ordförande i SLG, certifieringsansvarig samt assessor har representerat föreningen vid dessa möten.
4.2. Skandinavisk Infrastrukturkompetens
Samarbetet mellan Trafikverket, Statens vegvesen och Jernbaneverket i Interreg/EU projektet Skandinavisk Infrastrukturkompetens har pågått under 2013. SPF är i detta samarbete lead partner och ansvarar för kommunikation och ekonomisk redovisning.
Under 2013 har projektet levererat en EU-rapport om att identifiera gränshinder och genom denna undanröjt ett par gränshinder mellan Norge och Sverige. Under hösten har projektet färdigställt en EU rapport om individuell certifiering i bygg- och
anläggningsbranschen som kommer leda till en nytt system för säkerhet och kontroll på arbetsplatser.
5. Medlemskap i internationella organisationer
Svenskt Projektforum är medlem i International Project Management Association, IPMA, samt NORDNET, som består av de nordiska systerorganisationerna inom IPMA. Medlemskap i dessa organisationer ger medlemmarna möjligheter att delta i evenemang på den
internationella arenan för att knyta kontakter, utbyta erfarenheter och ungås med kollegor.
6. Nätverk
Det finns ett antal nätverk som presenteras på Svenskt Projektforums webbplats. Nätverken är helt behovsstyrda och startas av enskilda medlemmar.
Aktiva nätverk under året har varit:
nätverket för förändringsledning
myndighetsnätverket
nätverk projektstyrning
nätverk ABC för IPMA-certifierade
Projektnätverk i Väst vilket drivs tillsammans med Västsvenska handelskammaren 7. Arrangemang
Utöver Projektverktygsdagen och Projektforum har vi haft ett antal välbesökta
nätverksträffar, tillsammans med våra informationsseminarier om certifiering som hölls i Stockholm och Göteborg samt assessorsträningarna och Årsmöte så hade vi 2013 över 800 deltagare på våra arrangemang.
8. Media och kommunikation
8.1. Nyheter/medlemsbrev
Nyhetsbrev och medlemsutskick har fortsatt att vara en viktig kanal för att driva trafik till webbplatsen, för att hålla medlemmarna informerade om föreningens aktiviteter och för att få deltagare till föreningens evenemang. Under 2013 skickades i snitt två nyhetsbrev i månaden. Utöver nyhetsbreven användes mejlutskick till att till exempel distribuera deltagarbiljetter för event osv.
Som verktyg för utskick och uppföljning av dessa används MailChimp. Verktyget är integrerat med projektforum.se samt SPF:s CRM-system.
8.2. Webbplatser
projektforum.se har fortsatt vara den viktigaste kanalen för information för
projektintresserade, medlemmar och kandidater. Via personlig inloggning får medlemmar tillgång till extra material.
Föreningen har fortsatt vara aktiv i sociala medier. Mest framgångsrik har föreningens Linkedin-grupp varit. Gruppen hade vid årets slut ca 3700 medlemmar och innehåller alltid aktuella inlägg och diskussionstrådar. Linkedin är tillsammans med nyhetsbrev och
webbplatser en viktig kanal för att få deltagare till seminarier och events samt rekrytera nya medlemmar. Antalet medlemmar i gruppen ökar stadigt.
På Facebook har föreningen ca 500 personer som följer verksamheten. Separata Facebook- appar har tagits fram för att framhäva nyckeldelar av webbnärvaron och verksamheten, till exempel information om IPMA-certifiering, föreningen som sådan, videoklipp och
nyhetsbrev.
På Bambuser har föreningen sänt video live från event och seminarier, ett sätt att nå ut även till medlemmar som t ex på grund av geografisk avskildhet eller liknande inte kunnat delta.
Slides från eventen presentras på Slideshare.net. Alla digitala kanaler knyts ihop på projektforum.se och bidrar även till att föreningens varumärke syns tydligt i sökmotorer.
8.4. Tidningen Projektvärlden
Föreningens tidning Projektvärlden ges ut fyra gånger per år i en upplaga om 10.000 exemplar. Projektvärlden samdistrubueras med tidningen Chef till medlemmarna. Chef sponsrar föreningen mot att vi marknadsför oss hos dem genom förmånliga annonser och bilagor. Resterande del av upplagan går vanligast till adresser köpta från PAR eller annan adressleverantör. Totalt har vi en en spridning på 40.000 tidningar.
Tidningen är mycket uppskattad av läsare och annonsörer. Intresset har varit stort för att boka in annonser i kombination med annons på webbplatsen. Innehållet i tidningen är beroende av bidrag från medlemmar och andra för att spegla idéutvecklingen inom projektledning och projektstyrning samt olika aktiviteter.
9. Publikationer
9.1. Kompetens i Projekt, KiP
Kompetens i Projektledning, KiP, är den svenska översättningen av National Competence Baseline, NCB och utgör den svenska referensramen för utvärdering av kompetens i projektledning. Den används huvudsakligen i samband med certifiering av projektledare men även som underlag för utveckling av kursinnehåll samt planering av en indvids utvecklingsplan. KiP kan beställas på Svenskt Projektforums webbplats. Drygt 200 NCB har sålts utöver de som distribueras vid certifiering.
9.2. Competencies in Project Management
Competencies in Project Management är den engelskspråkiga motsvarigheten till KiP, en engelsk version av IPMAs referensram som har undertiteln National Competence Baseline for Scandinavia, NCB, som är gemensam för Danmark, Norge och Sverige. Competencies in Project Management kan beställas på Svenskt Projektforums webbplats.
9.3. Svensk ProjektTerminologi
Svenskt Projekt Terminologi är en ordlista med termer, begrepp och förkortningar inom projektledningsområdet, på svenska och engelska. SPT finns tillgänglig för medlemmar på Svenskt Projektforums webbplats.
9.4. Litteratur
Ett antal böcker om projektledning presenteras på Svenskt Projektforums webbplats och beställningar förmedlas till respektive förlag eller författare för betalning och leverans.
Ansvarig för att utse Årets projektbok är Pia Loinder som har en jury till sitt förfogande.
Böcker som väljs ut ska följa föreningens stadgar:
”Boken skall uppfylla föreningens verksamhetsparagraf (§2 i stadgarna), d.v.s. skall stötta utveckling, spridning och praktisk tillämpning av system för ledning och administration av projekt och liknande verksamhetsförlopp.”
Vinnartiteln presenteras på www.projektforum.se och Projektvärlden med ett
medlemserbjudande. Vi presenterar även boken vid något av våra arrangemang; Årsmötet, Projektverktygsdagen eller Projektforum.
10. Marknadsföring
Marknadsföringen har fokuserats för att göra Svenskt Projektforum och IPMA-certifieringen än mer känt. Vi har ett etablerat samarbete med Tidningen Chef och Utbildning.se som mediapartner i anslutning till våra arrangemang.
11. Organisation, ekonomi och administration
11.1. Styrelsen
Styrelsen har bestått av följande personer efter årsmötet våren 2013.
Ordinarie ledamöter
Rolf Berndtson, ordförande
Anders Sandberg, vice ordförande
Per-Olof Sandberg, ledamot och certifieringansvarig fr o m 1/1 2013.
Beatrice Silow, ledamot och ordförande i SLG IPMA, som hanterar certifieringsfrågor
Yvonne Djerf, ledamot
Maria Mellberg, ledamot och ordförande i SLG Medlem, som hanterar medlemsfrågor
Suppleanter
Marita Larsson, suppleant och ordförande i SLG Kommunikation, som hanterar kommunikationsfrågor
Björn Birk, suppleant
Åsa Ribbing, suppleant och ordförande i SLG Konferens, som hanterar alla SPF event
Markus Hällgren, suppleant
en halvdagskonferens om föreningens utveckling och strategiska mål.
11.2. Ekonomi
Resultatet för 2013 överträffade den lagda budgeten och resultatet blev 1.216.110 kronor efter skatt och dispositioner med en omsättning på 12,7 Mkr.
Certifieringsverksamheten står för cirka 60% av omsättningen, konferensverksamheten för cirka 20% och medlemsavgifter står för cirka 20%.
Under året har ett fortsatt kostnadsfokus präglat verksamheten och ambitionen har under året varit att ge medlemmarna nytta för sitt medlemskap och utföra uppskattade aktiviteter och evenemang i form av certifieringsverksamhet, nätverksträffar, utgivning av tidningen Projektvärlden och evenemangen Projektverktygsdagen och Projektforum. Ambitionen har även varit ett bygga eget kapital för framtida investeringar och aktiviteter.
Föreningen har upprättat en stabil budget för 2014 och styrelsen granskar noga varje kostnad i form av nya aktiviteter som inte är av karaktären löpande kostnader. Detta i syfte att
försöka skapa så mycket nytta som möjligt för de kostnader föreningen drar på sig. Ett mycket tydligt fokus ligger på att skapa medlemsnytta som syns.
11.3. Kansli och administration
Kansliet har under 2013 bemannats med följande personer
Katarina Ericsson, t.f. verksamhetsansvarig fram till 1/10 2013.
Pia Lundgren, verksamhetsansvarig 1/10 2013
Ingalill Abrahamsson, medlemsadministration, annonsförsäljning och evenemang.
Isabelle Kalldin, certifieringskoordinator
Emely Ekdakl, ekonomiansvarig
Claes Nordling, webbmaster och redaktör Svenskt Projektforum har på konsultbasis anlitat:
Andreas Lindberg, Alinea förlag som redaktör för Projektvärlden
Agneta Brodin för bokföring fram till 1/2 2013
Karin Berntsson som certifieringskoordinator.
Katarina Ericsson som certifieringsstöd och för genomgång av processer och system
11.4. Organisation
Organisationen har under 2013 stabiliserats. I styrelsen har vi arbetat med att utveckla arbetsformerna vilket givet mycket goda resultat.
Styrelsen har arbetat med:
att ta fram affärs och verksamhetmodeller för de olika verksamheterna
att fastställa strategiska mål för föreningen i form av vision och mission
genomfört en styrelseutbildning
arbetat med strategiska frågor för att utveckla verksamheten
infört månatlig ekonomisk uppföljning med prognoshantering
kostnadskontroll och styrning
När det gäller kansliet så började året med att Katarina Ericsson anlitats som tf
verksamhetsansvarig. Alla nya medarbetare har under året kommit in i sina roller och och arbetet med att tillsätta ordinarie verksamhetsansvarig påbörjades under våren. Den
nyrekryterade Pia Lundgren kunde starta på deltid under augusti och september och arbeter heltid från 1/10 2013.
Utvecklingen av processer och system har under året gått bra. Implementeringen av Sales Force för certifierings-verksamheten har gått bra och gett tidsbesparingar och förenklingar av administrationen.
Sammanfattningsvis fungerar nu såväl styrelsen som kansliet bra.
