12.1. Bilaga 1. Risk-och sårbarhetsanalys 2017

(1)

2017-05-11

Risk- och sårbarhetsanalys 2017

Vård- och omsorgsnämnden

(2)

Sid 2 av 15

Innehållsförteckning

Inledning ... 3

Bakgrund och lagkrav... 3

Syfte och mål ... 3

Metod ... 3

Nämndens prioriterade åtaganden ... 4

Nämndens kritiska beroenden... 4

Riskanalys ... 5

Riskmatris... 11

Åtgärder för riskerna ... 11

Sårbarhetsanalys genom förmågebedömning ... 12

Åtgärder för sårbarheterna ... 14

Resultat och slutsatser ... 15

(3)

Sid 3 av 15

Inledning

Detta dokument utgör risk- och sårbarhetsanalys (RSA) för vård- och omsorgsnämnden för 2017 och har arbetats fram av vård- och omsorgskontoret enligt kommunledningskontorets anvisningar.

Bakgrund och lagkrav

Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om kommuners och landstings risk- och sårbarhetsanalyser (2010:6) ska alla kommuner identifiera och analysera de risker som finns inom kommunen och som kan leda till en extraordinär händelse. En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun.

Syfte och mål

Syftet med RSA är att öka riskmedvetenheten och minska sårbarheter inom Sollentuna kommuns verksamheter och inom kommunens interna och externa kritiska beroenden, samt öka förmågan att klara sina prioriterade åtaganden.

Målet med genomförd RSA är att Sollentuna kommun ska få utökad kunskap om de risker och sårbarheter som är aktuella inom kommunen och på så sätt kunna skapa system som är robusta.

RSA ska även ligga till grund för den plan som ska finnas för att hantera extraordinära händelser.

Metod

För att svara mot syftet med denna analys har arbetet genomförts i följande steg.

Källa: Vägledning för risk- och sårbarhetsanalyser (MSB 2011) Figur: 1

RSA består av, som benämningen antyder, en riskanalys och en sårbarhetsanalys. Vård- och omsorgskontoret har i detta arbete genomfört två workshopar: en riskanalysworkshop och en workshop vad gäller sårbarheten. Frågan har också diskuterats i ledningsgruppen vid två tillfällen.

Beskrivning av tidigare RSA-arbete:

Senast nämnden antog en risk- och sårbarhetsanalys var i juni 2014.

(4)

Sid 4 av 15

Efter riskanalysworkshopen kan ett eller flera scenarion tas fram som ska förmågebedömas under sårbarhetsanalysworkshopen.

Nämndens prioriterade åtaganden

För att kunna analysera vilken påverkan olika händelser har på nämndens förmåga att utföra sitt uppdrag ska nämndens prioriterade åtaganden skrivas in i rutan nedan. Ett prioriterat åtagande är uppgifter som nämnden måste utföra även under påfrestning för att undvika oacceptabla

konsekvenser.

Kommunens kritiska beroenden

Kritiska beroenden är resurser som nämnden är beroende av för att kunna uppfylla sina

prioriterade åtaganden. Ett beroende definieras som kritiskt om det är svårt att ersätta den aktuella resursen med en annan. Kritiska beroenden kan vara interna eller externa.

Kritiska beroenden

Interna Externa

IT IT, tele

Telefoni Andra nämnder

Material beroende på krissituation Värmeförsörjning

Mat och dryck, filtar Vatten

Närvarande personal El

Transporter Kommunikationer

Tabell 1

• Verksamhet vid särskilda boenden

• Personer i ordinärt boende som får bistånd i form av omfattande hemtjänst eller har omfattande insatser inom LSS

• Trygghetslarm

• Hemsjukvård inom LSS-boende och DV

• Myndighetsutövning

(5)

Sid 5 av 15

Riskanalys

Identifiera de risker som kan inträffa i organisationen och som kan medföra konsekvenser för människors hälsa, miljö, egendom eller nämndens prioriterade åtaganden. Riskidentifieringen genomförs förslagsvis genom en workshop där alla enskilt, eller gruppvis, noterar risker på post-itlappar. Post-itlapparna med respektive risk värderas därefter utifrån sannolikhet och konsekvens, enligt bedömningsgrunderna nedan, och placeras sedan i en riskmatris (sid 8) som projiceras på en projektorduk. Efter vidare analys i tabell 2 ska sedan de tio högsta riskerna placeras i riskmatrisen (sid 8) i denna mall.

Bedömningsgrunder för sannolikhet och konsekvens.

Sannolikhet 1

Mycket låg

2 Låg

3 Medelhög

4 Hög

5 Mycket hög Inträffar var 30:e år Inträffar var 10:e år Inträffar 1 gång/år Inträffar 6 gånger/år Inträffar varje vecka

Konsekvens 1

Mycket begränsade

2 Begränsade

3

Allvarliga 4

Mycket allvarliga

5 Katastrofala

Små direkta

hälsoeffekter, mycket begränsade störningar i samhällets

funktionalitet,

övergående misstro mot enskild

samhällsinstitution, mycket begränsade skador på egendom och miljö

Måttliga direkta hälsoeffekter,

begränsade störningar i samhällets

funktionalitet,

övergående misstro mot flera samhälls-

institutioner, begränsade skador på egendom och miljö

Betydande direkta eller måttliga indirekta hälsoeffekter, allvarliga störningar i samhällets funktionalitet, bestående misstro mot flera

samhällsinstitutioner eller förändrat beteende, allvarliga skador på egendom och miljö

Mycket stora direkta eller betydande indirekta hälsoeffekter, mycket allvarliga störningar i samhällets

funktionalitet, bestående misstro mot flera

samhällsinstitutioner och förändrat beteende, mycket allvarliga skador på egendom och miljö

Katastrofala direkta eller mycket stora indirekta hälsoeffekter och/eller flera döda, extrema störningar i samhällets funktionalitet,

grundmurad misstro mot samhällsinstitutioner och allmän instabilitet, katastrofala skador på egendom och miljö

Figur 2

(6)

Sid 6 av 15

Välj ut de tio högst värderade riskerna från övningen innan, skriv in dessa i tabellen nedan (R1-R10) och analysera dessa närmare enligt kolumnerna nedan.

Identifierad risk/händelse

Möjliga orsaker till risken/händelsen

Konsekvenser (för hälsa, miljö, egendom och prioriterade åtaganden)

Kommentarer Sanno-

likhet (1-5)

Konse- kvens

(1-5)

Riskvärde (Sannolikhet*

konsekvens)

Kan risken accepteras?

(Ja/Nej) R1 Brand i särskilt

boende

 Elfel

 Levande ljus

 Dålig städning av el-artiklar

 Brukare som använder material felaktigt

 En brand som kan begränsas till en lägenhet och utan skador på

omgivande miljö kan skötas på

förvaltningsnivå.

 Vid mer omfattande brand behövs stöd av kommunens ledningsgrupp.

3 4 12 Ja

(7)

Sid 7 av 15 Identifierad

risk/händelse

likhet (1-5)

(1-5)

konsekvens)

(Ja/Nej) R2 Elavbrott  Avgrävd kabel

 Elbrist

 Elproduktionen får

driftstörningar

 Medicintekniska produkter slutar fungera:

- Infusionspump slutar producera dropp omgående.

- Syrgasmaskin- koncentrat håller i tre timmar - Medicinkyl håller

ett dygn

 Trygghetslarm riskerar sluta fungera efter en timme.

 Hemtjänst som använder kortläsare till sin lokal kommer inte in för att hämta nyckel till brukare.

 Efter ett par timmar kan det bli problem att hålla värmen.

 Telefoner som är anslutna till en växel slutar att fungera omedelbart.

 Reservkraftverk saknas vilket kan medföra allvarliga konsekvenser snabbt

2 4 8 Ja

(8)

risk/händelse

likhet (1-5)

(1-5)

konsekvens)

(Ja/Nej)

R3 Smitta Smittor i form av

influensa, calicivirus och andra smittor bryter ut med jämna tidsintervall.

Smittorna kan vara lokala och

pandemiska.

 Personalbortfall

 Oro

 Otrygghet

 Omlokalisering av verksamhet

Sannolikheten är beräknad på att smittor är återkommande varje år men konsekvenserna är svåra att styra.

4 3 12 Ja

R4 IT- stöd fungerar inte

Elfel, datahaveri mm.  HSL-journaler nås ej, vilket leder till en allvarlig risk för vårdtagarens hälsa.

 Handläggning och vårdplanering kan ej ske

 Beställningar kan inte tas emot av utförare och insatser kan inte påbörjas.

Komplexiteten är stor då det finns många beroenden till fungerande

hårdvara, exempelvis elektricitet.

2 3 6 Ja

(9)

risk/händelse

likhet (1-5)

(1-5)

konsekvens)

(Ja/Nej) R5 Allvarliga

trafikstörningar

 Besvärligt väder

 Olyckor  Personal har svårt att ta sig till jobbet vilket leder till risk att omsorgstjänster ej utförs.

 Brukare kan inte ta sig till och från sjukhus, vilket leder till risk för hälsa.

 Brukare som är ute på aktiviteter kan inte ta sig hem.

Om hemtjänsten ej kommer riskerar misstron mot samhället öka.

4 3 12 Ja

R6 Värmeavbrott  Brott på ledning

 Driftstörning i kraftverket

2 3 6 Ja

R7 Störningar i Dricksvatten- försörjningen

 Förstörd

dricksvattentäkt

 Förstörd vattenledning.

Fungerar inte dricksvatten-

försörjningen blir det stora problem att kunna upprätthålla hygienen samt kunna ge personer med omfattande

vårdbehov den vätska som de behöver.

Det är betydligt allvarligare om vattnet ej kan användas till något än om det endast inte kan förtäras.

1 5 5 Ja

(10)

risk/händelse

likhet (1-5)

(1-5)

konsekvens)

(Ja/Nej) R8 Störningar i

Livsmedels- hanteringen

Dålig

livsmedelshygien.

Störningar i både produktion och distribution.

Störningar inom livsmedelshantering en kan dels medföra att personer inte får sin mat, försenad eller att maten blir otjänlig.

1 1 1 Ja

(11)

Sid 11 av 15

Riskmatris

Ange (R1-R10) i rätt ruta efter sannolikhet och konsekvens.

Figur 3

Åtgärder för riskerna

För risker som inte kan accepteras bör åtgärder vidtas. Åtgärderna kan antingen förbygga orsakerna till risken eller begränsa konsekvenserna om den skulle inträffa.

I tabellen ska anges vilken risk åtgärden berör (R1-R10), beskrivning av risken, vilken åtgärd som ska vidtas, ansvarig för att åtgärden genomförs samt datum när åtgärden är genomförd.

R1- R10

Risk/Händelse Åtgärd Ansvarig Klar

(datum)

Smitta Alla verksamheter ska

arbeta i enlighet med MAS:ens övergripande mål för patientsäkerhetsarbete

Pågår

Trafikstörningar -

Brand i särskilt boende Samtliga utförare bedriver ett brandskyddsarbete i enlighet med avtal

Pågår Mycket

hög (5)

Hög (4) Allvarliga

trafikstör ningar

Smitta, Trafik

Medelhög (3)

Personal

Ökade krav

Brand i särkilt boende Låg (2)

IT-stöd fungerar

inte, Värme- avbrott

Elavbrott

Mycket låg (1)

Störning i livs- medelsha

ntering

Störning i dricksvatten

(1) Mycket begrän- sade

(2) Begrän-

sade

(3) All- varliga

(4) Mycket

allvarliga

(5) Kata- strofala

Konsekvens Sannolikhet

(12)

Sid 12 av 15

Sårbarhetsanalys genom förmågebedömning

Sårbarhetsanalysen genomförs genom att bedöma nämndernas förmåga att hantera ett specifikt scenario. Länsstyrelsen och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap har bestämt att ett eller två scenario ska förmågebedömas.

För att ytterligare stärka nämndens krishanteringsförmåga kan ytterligare ett scenario utformas utifrån den/de högst värderade riskerna. Ett scenario konstrueras genom att skriva ner händelsen, helst vid en specifik tid, orsaker till händelsen, sammanhang och direkta konsekvenser.

Utifrån respektive scenario, bedöm nämndens förmåga att hantera händelsen.

Förmågebedömningen sker genom MSBFS (2010:6) om kommuners och landstings risk- och sårbarhetsanalyser indikatorer för krishanteringsförmåga. Skriv in ”S1” för scenario 1 och ”S2” för scenario 2 i bedömd förmåga (1-4) och utveckla vad eventuella brister beror på, d.v.s. vilka sårbarheter som finns.

Bedömningsnivåer

Följande bedömningsnivåer används vid en samlad bedömning av nämnden förmåga att motstå allvarliga

störningar.

Nivå Beskrivning av förmåga

1 Förmågan är god

2 Förmågan är i huvudsak god, men

har vissa brister

3 Det finns en viss förmåga, men

den är bristfällig

4 Det finns ingen eller mycket

bristfällig förmåga

Figur 4

Indikator Förmåga nivå 1-4 Sårbarhet (bristen i förmåga beror på att…)

1 2 3 4

Ledning, samverkan och information Det finns en känd krisplan.

X

Känd krisplan finns inom förvaltningsledningen och regelbundna övningar görs på kommunnivå.

Krav finns på våra externa utförare att de ska ha aktuella krisplaner (regleras i avtal).

Beskrivning av scenario 1: Smittor i form av influensa, calicivirus och andra smittor bryter ut med jämna tidsintervall. Smittorna kan vara lokala och pandemiska. Konsekvenser kan t ex vara personalbortfall, oro, otrygghet och omlokalisering av verksamhet.

Beskrivning av scenario 2: Brand i särskilt boende kan t ex bero på elfel, levande ljus, dålig städning av el-artiklar eller brukare som använder material felaktigt. Konsekvenserna beror på brandens omfattning.

(13)

Sid 13 av 15

1 2 3 4

Det finns en regelbundet utbildad och övad beredskaps- och

ledningsorganisation.

X

Förvaltningsledningen deltar i kommunens regelbundna övningar.

Beredskapsorganisationen disponerar nödvändiga resurser i form av lokaler samt tekniska system för bland annat

kommunikation och lägesbild och den kan verka dygnet runt under minst en veckas tid.

Vi följer instruktioner från kommunledningen i frågan.

Det finns rutiner och tekniskt stöd för information till allmänheten och till media, samt för intern information.

Vi följer kommungemensam inriktning i frågan.

Det finns nätverk (t.ex. med andra myndigheter, nämnder,

kommuner, landsting eller näringsliv) för samverkan och att samverkansövningar genomförs regelbundet.

Vi deltar i kommunens

informationssäkerhetsnätverk och i andra nätverksarrangemang i det fall det är aktuellt för vår verksamhet.

Behov av samverkan med andra aktörer är identifierade och tillgodosedda.

X

Inom vård- och omsorgsnämndens

ansvarsområde finns fungerande samverkan med landstinget.

Informationssäkerhet

Det finns redundans och robusthet inom nämndens

kommunikationssystem (IT, tele, radio).

Nämndens använder kommunens gemensamma kommunikationssystem för IT, tele och radio.

Merparten av nämndens egna system är molntjänster.

Det finns tillräcklig förmåga hos nämnden att upprätthålla informationstillgångarnas konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet.

X

Förmågan blir nedsatt vid t ex ett omfattande strömavbrott, men nämnden gör bedömningen att de mest centrala funktionerna kan

upprätthållas på annat sätt.

Larm

Det finns övade larmrutiner.

X

På vård- och omsorgskontoret finns inövade larmrutiner och genomgång av dessa ingår i introduktionsprogrammet för nyanställda.

Enligt krav i avtal har alla externa utförare egna rutiner för larm.

Omvärldsbevakning

Det finns en omvärldsbevakning som tidigt kan varna för allvarliga kriser som kan leda till

extraordinära händelser.

X

Nämnden och kontoret arbetar kontinuerligt med omvärldsbevakning.

Det finns rutiner och tekniskt stöd för att snabbt sprida information till den egna organisationen och andra aktörer.

X

Förmågan påverkas av typen av kris, vid t ex omfattande strömavbrott begränsas förmågan.

(14)

Sid 14 av 15

1 2 3 4

Säkerhet och robusthet i verksamhetens infrastruktur Det finns redundans och robusthet

i nämndens infrastruktur.

Nämnden har ingen egen infrastruktur.

Reservkraft

Det finns testad reservkraft med en uthållighet om minst en vecka.

Nämnden har ingen egen reservkraft.

Möjlighet att flytta verksamheten till annan plats Det finns genomförda

förberedelser på den alternativa platsen.

X

Ej rimligt att ha förberett detta eftersom det helt beror på krisens art.

Flytt av verksamheten till alternativ

plats är övad. X Ej rimligt att ha förberett detta eftersom det helt

beror på krisens art.

Materiella resurser

Det finns materiella resurser för att motstå allvarliga störningar, vilka kan tas i bruk med kort varsel och som har uthållighet om minst en vecka.

X

Omfördelning av resurser kan göras vid behov.

Det finns förmåga att omfördela interna materiella resurser samt förmåga att ta emot

förstärkningsresurser.

X

Personella resurser

Det finns regelbundet utbildad och övad personal som är tillgänglig med kort varsel och som kan verka under minst en vecka.

X

Nämnden har begränsade personalresurser eftersom det är en beställarnämnd, men befintliga personalresurser är tillgängliga.

Utförare ansvarar för sin personaltillgång.

Det finns möjlighet att omfördela personal inom nämnden och dess ansvarsområde samt att ta emot förstärkningsresurser.

X

Samverkan

Behov av samverkan med andra aktörer är identifierade och tillgodosedda.

Nämnden har många parter att samverkan med eftersom nämnden är en beställarnämnd.

Åtgärder för sårbarheterna

För att minska ovan beskrivna sårbarheter behöver åtgärder vidtas. I tabellen ska anges vilken sårbarhet åtgärden avser, vilken åtgärd som ska vidtas, ansvarig för att åtgärden genomförs samt datum när åtgärden är genomförd.

Sårbarhet Åtgärd Ansvarig Klar (datum)

Kontaktuppgifter till alla utförare sparas elektroniskt och är inte åtkomliga vid ett längre strömavbrott.

Utskrift av kontaktuppgifter till samtliga utförare görs två gånger per år och sparas i en pärm som finns

tillgänglig på vård- och

Avdelning avtal och uppföljning

2017-08-31

(15)

Sid 15 av 15

Sårbarhet Åtgärd Ansvarig Klar (datum)

omsorgskontoret.

Tabell 5

Resultat och slutsatser

Vilka är de viktigaste slutsatserna, sammantagna bedömningarna?

Den sammantagna bedömningen är att vård- och omsorgsnämnden har en rimligt god

beredskap för de viktigaste riskerna inom området. I arbetet med risk- och sårbarhetsanalysen har även andra typer av risker identifierats, som är av en sådan karaktär att de inte hanteras som akuta kriser. Ett exempel på detta är vikten av omvärldsbevakning, för att i god tid fånga upp förändringar i samhället som ställer ökade och/eller förändrade krav på nämndens

verksamhet. Ett annat område så har diskuterats är risken för att en upphandlad verksamhet av någon anledning upphör med kort varsel. Denna typ av risk är det också nödvändigt att ha en beredskap för, även om hanteringen beror helt på omständigheterna för det inträffade.