MITTUNIVERSITETET
STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS
FÖRUTSÄTTNINGAR 2013–2017
Strategi för verksamhetens förutsättningar 2013-2017 Dnr: MIUN 2012/612
Foto: Sandra Pettersson.
Strategi för verksamhetens förutsättningar
Upprättad av:
Håkan Stenström (tf UD) Datum: 2013-12-09
Innehåll
1 Utgångspunkter... 4
2 Hög kvalitet och effektivitet... 5
3 Strategier... 7
3.1 Ledarskap, medarbetarskap, lika villkor...7
3.2 Kvalitet och effektivitet i stödverksamhet...7
3.3 Universitetsbiblioteket...8
4 Genomförande, uppföljning och utvärdering...10
4 | STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR
1 Utgångspunkter
Mittuniversitetet ska ha tre övergripande strategidokument. En utbildningsstrategi och en forsk- ningsstrategi är framtagna och beslutade. De fokuserar i sin helhet på respektive område. Där- utöver finns ett behov att uppmärksamma de områden inom universitetet som inte naturligt är antingen utbildning eller forskning utan som på olika sätt utgör viktiga förutsättningar och stöd för universitets så kallade kärnverksamhet. Det är dessa områden som har samlats i detta doku- ment under rubriken ”Strategi för verksamhetens förutsättningar”.
Verksamhetens förutsättningar är ett brett begrepp som här delas upp i tre olika strategiska områden; (1) lika villkor samt medarbetarskap och ledarskap; (2) kvalitet och effektivitet i stödverksamhet samt (3) biblioteket. De mål som ska gälla är följande:
att Mittuniversitetet ska präglas av alla människors lika värde och ge alla lika villkor.
Det innefattar såväl anställda som studenter. (område 1)
att Ledarskapet ska präglas av professionalism och engagemang och chefer ska utgöra goda föredömen. Det ska finnas en levande dialog kring verksamhetens behov och inriktning, en god arbetsmiljö och ett utvecklande medarbetarskap. (område 1) att Mittuniversitetets lärosätesövergripande stödverksamhet ska präglas av
professionalism, effektivitet och hög kvalitet. (område 2)
att Mittuniversitetets verksamhetsnära processer ska kännetecknas av behovs- anpassning, utvecklingsinriktning och tydlighet. (område 2)
att Universitetsbiblioteket/LRC ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning vid Mittuniversitetet samt erbjuda kreativa mötesplatser fysiskt och virtuellt. (område 3) att Universitetsbiblioteket/LRC aktivt ska delta i och stödja en ökad informationskompetens
hos studenter, lärare och anställda. (område 3)
Samtliga områden har som gemensam nämnare att de är centrala för att skapa förutsättningar för att uppfylla målen för forskning och utbildning, men de kan inte direkt spåras fullt ut i de formulerade målen för utbildning respektive forskning. De ryms inte heller i de mål som satts relativt olika index för forskning och utbildning. En strategi för verksamhetens förutsättningar är därför nödvändig för att säkerställa att sådana frågor uppmärksammas i universitetets utveckling.
Strategin ska innehålla strategiska ställningstaganden och definiera prioriterade insatsområden för att uppnå målen.
2 Hög kvalitet och effektivitet
Universitetens verksamhet är på ett avgörande sätt beroende av att universitetet är en attraktiv plats för människor som vill bidra till kunskapsutveckling och kunskapsförmedling.
Universitetet ska erbjuda en plattform för personlig utveckling och samverkan samt vara en naturlig plats för kunskapsproduktion och kritiskt tänkande.
Lika villkorsfrågor står högt på agendan inom universitet och högskolor, men det finns fort- farande skäl att utveckla arbetet. Ledarskap och medarbetarskap är vidare två viktiga delar i den attraktiva arbetsplatsen och behöver göras till föremål för särskilda insatser. Arbetet vid universitetet är krävande och ambitionerna i utvecklingsplanen kräver särskilda insatser för att vidareutveckla och förädla former för medarbetares delaktighet i arbetsplatsens utveckling och ledares kapacitet att fungera och utvecklas i sin roll; allt i syfte att nå målen som satts för utbildning och forskning.
Behovet av insatser drivs inte minst av det faktum att många medarbetare har ett stort eget ansvar för arbetsuppgifter inom både forskning, utbildning och administration. Det finns också en förväntan om att ett sådant ansvar ingår i arbetsuppgifterna som medarbetare vid universitetet. En övertänkt och systematisk hantering av både ledarskap och medarbetarskap är också en fördel vid kompetensförsörjning i och med att det ökar universitetets attraktivitet som arbetsplats.
Kraven på både effektivitet och kvalitet i verksamhetsstödet inom universitet och högskolor har ökat över tid. Från en situation när verksamhetsstödet var marginellt både till storlek och betydelse så har ökade krav, både från studenter, lärare, forskare och från omgivningen, lett till att verksamhetsstöd med hög kvalitet har fått en allt större betydelse för den långsiktiga kvaliteten i forskning och utbildning. Det finns idag också en mängd verksamhetskritiska system som byggts upp på lärosätes- eller sektorsnivå.
Samtidigt ökar också kraven på att stödet organiseras kostnadseffektivt vilket blir än mer vik- tigt i tider av ekonomisk åtstramning och ökad konkurrens om ekonomiska medel. Det är också nödvändigt att dimensionera verksamhetsstödet i en dialog med kärnverksamhetens behov och utifrån dess volym för att uppnå en följsamhet dem emellan.
SUHF:s arbete med en ny redovisningsmodell harmoniserar kostnadsredovisningen mellan olika lärosäten. I de första jämförelserna som gjorts är tendensen att mindre lärosäten andels- mässigt har en något högre kostnad för verksamhetsstödet än de större lärosätena.
Det torde finnas en del stordriftsfördelar som mindre lärosäten särskilt behöver finna former för att uppnå inom ramen för den verksamhetsvolym som man har. En tidigare genomförd jämförelse mellan Mittuniversitet och två andra universitet har också visat på särskilda möjlig- heter att uppnå en ökad effektivitet och kvalitet inom vissa funktioner vid lärosätet.
Statens satsning på en särskild servicemyndighet som förutsätts vara en resurs för delar av
6 | STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR
verksamhetsstödet innebär att enskilda myndigheter för mer generella administrativa upp- gifter antingen måste effektivisera sin verksamhet för att fortsatt organisera stödet i egen regi eller klara av att gå från utförare till beställare i de fall delar av verksamhetsstödet ska läggas över på servicemyndigheten. Generellt torde i vilket fall som helst beställarkompetensen be- höva utvecklas som en del i arbetet med att bättre formulera kvalitetskriterier och servicenivåer och möjliggöra en diskussion om hur utförandet på bästa sätt organiseras.
Verksamhetsstödet kan delas upp på flera olika sätt. I ett viktigt avseende kan man utgå från i vilken mån stödet är generellt eller specifikt. Det leder till två huvudgrupper av verksamhets- stöd, dels det som är neutralt i förhållande till vilken del av kärnverksamheten som stöds, dels det som är beroende av en nära anpassning till varierande förutsättningar och behov inom kärnverksamheten. För vart och ett behöver särskilda insatser formuleras och för den tidigare kategorin kan det finnas möjligheter att söka samverkan med andra lärosäten, andra myndig- heter eller den nyligen bildade servicemyndigheten. För den senare kategorin är det snarare förmågan att arbeta nära de olika akademiska miljöerna som har avgörande betydelse.
Mittuniversitetet har beslutat om en förändrad organisation som innebär att det adminis- trativa stödet samlas på två nivåer; central nivå och fakultetsnivå, med en ämnesorienterad avdelningsstruktur inom fakulteterna och en funktions- eller områdesindelad struktur inom gemensam förvaltning och bibliotek. Detta hänger samman med ambitionerna att organisera vissa uppgifter centralt och vissa uppgifter nära kärnverksamheten, men i båda fallen på ett sådant sätt att stödet kan genomföras effektivt och med den kvalitet som efterfrågas.
Ett genomgående tema i diskussionen om verksamhetsstöd är balansen mellan kostnads- effektivitet å ena sidan och kvalitetskrav och servicenivåer å andra sidan. Sådana resonemang behöver klargöras för att kontinuerligt kunna följa upp och förändra verksamhetsstödet. Det innebär även former för dialog och samverkan inom universitetet för att hela tiden forma stödet utifrån verksamhetens behov.
Universitetsbiblioteket är en central verksamhet för universitetet. Inom universitetsbibliote- ket finns ett sedan tidigare genomfört strategiarbete som hanterar frågor kring de särskilda förändringar som nya medieformer och förändrade behov från forskare och studenter ställer.
Flera av dessa frågor är också inkluderade i universitetets strategier för forskning och utbildning.
I den mån ytterligare frågeställningar är aktuella så bör de bli föremål för särskilda insatser även inom detta strategiarbete.
3 Strategier
3.1 Ledarskap, medarbetarskap, lika villkor
Mål
– Mittuniversitetet ska präglas av alla människors lika värde och ge alla lika villkor.
Detta innefattar såväl anställda som studenter.
– Ledarskapet ska präglas av professionalism och engagemang och chefer ska utgöra goda föredömen. Det ska finnas en levande dialog kring verksamhetens behov och inriktning, en god arbetsmiljö och ett utvecklande medarbetarskap.
Alla människors lika värde är en självklar och grundläggande förutsättning för verksamheten vid Mittuniversitetet. Såväl anställda som studenter ska behandlas och bemötas med respekt och värdighet och hänsyn ska tas till olikheter för att främja individens möjligheter till arbete eller studier. För ett universitet är kompetenta och engagerade medarbetare en nyckelresurs.
Därigenom blir ett gott ledarskap, ett väl fungerande medarbetarskap och en positiv arbets- miljö särskilt viktiga framgångsfaktorer. Ledare på alla nivåer ska vara engagerade och utgöra goda föredömen.
Insatser:
– Lika villkorsarbetet ska förankras och integreras i det dagliga arbetet i alla verksamheter – Värdegrundsarbetet behöver utvecklas.
– Ett professionellt ledarskap och former för en långsiktig ledarförsörjning ska stärkas.
– En god arbetsmiljö och ett utvecklande medarbetarskap ska stärkas.
3.2 Kvalitet och effektivitet i stödverksamhet
Mål
– Mittuniversitetets lärosätesövergripande stödverksamhet ska präglas av professionalism, effektivitet och hög kvalitet.
– Mittuniversitetets verksamhetsnära processer ska kännetecknas av behovsanpassning, utvecklingsinriktning och tydlighet.
8 | STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR
Delar av stödverksamheten bör i första hand organiseras lärosätesövergripande och utifrån enhetlighet och professionalism. Det gäller sådant stöd vars genomförande inte är direkt avhängigt av vilken del av den övriga verksamheten som stöds, det vill säga exempelvis ekonomi, personal, IT, lokaler samt delar av den fakultetsorganiserade administrationen. För denna del av det administrativa stödet behöver behov, organisation och uppdrag kopplas till kvalitets- nivåer och kostnader och det är nödvändigt med ett gott ledarskap så att styrning, arbetssätt, processer, system och strukturella lösningar kan förändras för ökad kvalitet och effektivitet.
Universitetets så kallade verksamhetsnära processer (för närvarande internationalisering, samverkan, lika villkor, kvalitetsutveckling, implementering av grundutbildningsstrategin och implementering av forskningsstrategin) kräver en bred samverkan, utifrån akademins skiftande behov, inom universitetet och har en direkt kvalitetspåverkan på universitetets kärn- verksamhet. Dessa arbetsformer behöver kontinuerligt utvecklas. Även processen informations- försörjning har en direkt kvalitetspåverkan på universitetets kärnverksamhet, men dess insatser återfinns under kapitel 3.3 Universitetsbiblioteket.
Insatser:
– Utveckla verksamhetsstyrningen för att kunna säkra relationen mellan behov, kvalitet, uppdrag och kostnader.
– Effektivisera stödverksamheten genom analys och utveckling av processer, struktur och systemlösningar.
– Utveckla styrning och arbetssätt för de verksamhetsnära processerna.
– Utveckla formerna för ledningsstöd.
3.3 Universitetsbiblioteket
Mål
– Universitetsbiblioteket/LRC ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning vid Mittuniversitetet samt erbjuda kreativa mötesplatser fysiskt och virtuellt.
– Universitetsbiblioteket/LRC ska aktivt delta i och stödja en ökad informations- kompetens hos studenter, lärare och anställda.
Ytterst är universitetsbiblioteket en del av kärnverksamheten på så sätt att läsande är en cen- tral del av all forskning och högre utbildning. Sedan lång tid tillbaka är det en självklarhet att böcker och tidskrifter vinner på att hanteras av en central ”processägare”, det vill säga ett bibliotek. Det moderna universitetsbibliotekets huvuduppdrag är att i vid bemärkelse bedriva lärandestöd. Man kan påstå att UB/LRC har en samlande position för lärandestödsprocessen vid Mittuniversitetet. Detta förstärks vid de lärosäten som likt Mittuniversitetet har gett biblioteket ett utvidgat uppdrag i att bedriva pedagogisk/didaktisk stödverksamhet.
UB/LRC har en central roll i att stödja och verka i de olika processer som bidrar till att studenterna får den bästa tänkbara utbildningen, det handlar om stödjande och utvecklande insatser riktade till både universitetets lärare och studenter. Till detta kommer en växande publiceringsstöds- verksamhet som riktar sig mot forskningen och som växer i spåren av ett ökat nationellt fokus på bibliometrisk uppföljning av forskningens genomslag.
Insatser:
– Säkerställa informationsförsörjningen genom att etablera nya plattformar för dialog och utveckla en flexibel budgetmodell
– Säkerställa en systematisk användning och integreringen av UB/LRC:s stödjande verksamheter i lärosätets utbildningar
– Leda en process som arbetar fram former för en sömlös integrering av lärandestödet vid lärosätet oavsett organisatorisk avdelning
– Utveckla bibliotekets publiceringsstödsverksamhet i riktning mot ett ”Centrum för publiceringsstöd”
10 | STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR
4 Genomförande, uppföljning och utvärdering
De strategier som identifierats i detta dokument, se avsnitt 3, ska preciseras och konkretiseras i handlingsplaner per område.
Instruktioner för hur handlingsplanerna ska vara utformande kommer att finnas. I handlings- planerna ska framkomma prioriteringsordning vad gäller såväl aktiviteter/projekt inom planerna som mellan dem. Aktiviteterna ska utgå utifrån respektive mål. I planerna ska även redan på- började aktiviteter/projekt inordnas så att ett samlat grepp tas. Exempel på sådana påbörjade projekt/aktiviteter är etablerandet av servicecenter, utveckling av stödsystem, t.ex. tjänsteplanerings- verktyget men också organisationsöversyn förvaltning etc.
Utgångspunkt för framtagandet av handlingsplanerna är omvärldsanalyser, dialoger och kravfångst från berörda intressenter. Dessa intressenter kan vara medarbetare/funktioner inom såväl kärnverksamhet som stödverksamhet, men i ett bredare perspektiv även studenter, blivande studenter, alumner, Mittuniversitetets samarbetspartner, myndigheter etc.
En del i arbetet med handlingsplanerna är att ta fram indikatorer för verksamhetens förut- sättningar. Indikatorerna ska avspegla strategins målformuleringar vad gäller effektivitet och kvalitet i de administrativa processerna, lika villkorsfrågor, ledar- och medarbetarskap, arbetsmiljö samt bibliotekets verksamhet.
Rektors ledningsgrupp (RLG) fungerar som styrgrupp i arbetet med strategin och handlings- planerna. Detta innebär att RLG har det övergripande ansvaret att samordna arbetet med handlingsplanerna.
Utvärdering av strategin och avrapportering till styrelse ska ske fortlöpande. Under 2017 ska en samlad utvärdering genomföras med avseende på genomförda aktiviteter och uppnådda effekter.
